摘要：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。
关键词：企业职工档案管理
1当前企业职工档案工作存在的问题
1.1现行企业职工档案管理体制落后职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，有的在企业主管部门管理，有的在企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。
1.2企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。
1.3企业职工档案管理不规范，利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。
1.4档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
2加强企业职工档案管理的建议及措施
2.1明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。
2.2强化档案意识，提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。
［关键词］国有企业 改制 员工档案 管理
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以来国家逐步对国有企业进行改制，2004年4月9日四平市人民政府印发了《四平市人民政府印发关于推进国有企业改革问题的若干规定的通知》，由此拉开国有企业改制的序幕。市委市政府高度重视，攻难克坚，一鼓作气打响了国企改革的攻坚战。地方政府筹措大批资金对厂办集体企业、区街集体企业进行改制。据统计，到目前为止改制涉及员工近十四万人，这些退出国有、集体企业员工的档案管理工作任务十分繁重，过去由企业管理的员工档案，大部分要移交到就业服务机构托管，这部分人再就业、退休、异地就业、续缴社会保险费等业务都要由就业服务机构去做。经过各级就业服务部门不辞辛苦的工作，这项繁重的工作已经步入正轨。
大批解除劳动合同人员个人档案委托就业服务机构，不仅仅是工作任务繁重，不断加强个人档案管理，认真分析个人档案信息，通过档案调档分析再就业状况以及社会保险费续缴状况对于做好人力资源和社会保障工作至关重要。从现有个人档案资料分析，存在的问题比较突出。
一、档案记录不够完整，问题比较突出
国有企业改制、集体企业改制，解除劳动合同人员年龄结构普遍偏高，这部分人大部分是上世纪50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期间参加工作的人员，档案管理比较混乱，出生日期、工种记载等都不够规范，出生日期与身份证记载不一致的问题也比较突出。造成这个问题的原因是多方面的，既有个人因素，也有政策因素。众所周知在计划经济体制下，国有企业招工要受指标限制和就业年龄限制，搞到招工指标的人千方百计地把自己超过当初国家规定年龄或者没有达到最低就业年龄的子女送进国有企业，这就造成个人档案记载不真实。至于特殊工种记载由于国有企业众多，期间工种名录也不够规范，一个工种多种叫法的现象比较普遍，例如“装卸工”有的企业记载为“搬运工”。再有就是期间十几年国家没有调整职工工资，直至改革开放以后1983年国家进行一次工资普调，1986年进行一次普遍增加工资，当初还搞一次3%增加工资，员工档案记录并非每年都有增加工资审批表，造成工种记录断档。
二、拖欠社会保险费问题比较普遍
1986年我们国家在劳动用工、工资分配、社会保险领域实行重大改革，用工打破铁饭碗实行劳动合同制，工资打破八级工资制实行工效挂钩、工资总额包干管理办法，实现按劳分配。在社会保险制度改革过程中改变企业负担养老办法，实行社会统筹，这项改革是在试点的基础上逐步推开的。尽管国家在改革过程中投入了大量人力物力和财力，但是在改革过程中由于企业效益差别等原因，造成一些企业欠缴社会保险费，甚至个别企业到改革开始仍然没有为员工缴纳社会保险费，因此造成一批员工拖欠社会保险费问题。在改革过程中国家，地方政府筹措资金、改制企业筹措资金，参加改制的员工有的也承担一部分社会保险费，基本上把改制截止前欠缴的社会保险费补缴到位。但是改制后这部分员工与企业解除劳动关系，没有实现再就业的社会保险费又出现新的欠缴。
三、面临退休高峰期
关键词：企业员工 档案管理 对策
企业员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是员工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业员工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的员工身份无法核定、有关政策无法落实、员工退休手续无法办理等问题屡见不鲜。加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。
一、企业员工档案管理的基本情况
1.企业员工档案的管理方式
以油田企业为例，按照员工身份实行组织、劳资部门分级管理是目前油田企业员工档案管理的普遍模式。
2.企业员工档案包括的内容
企业员工档案主要包括履历材料、自传材料、评定岗位技能鉴定考核考察材料、学历及培训材料、政审材料、入党入团材料 、奖励材料、处分材料、工资、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、 退休（退职）审批表等。
二、当前企业员工档案工作存在的问题
1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应
企业员工档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠，对员工档案管理要求不一致。大中型国有企业领导班子成员档案，由各级组织部或企业工委代管；部分企业中层以上员工的档案，由人才中心或档案馆代管；有的企业还是按计划经济时期的管理方式将企业员工档案分成干部、工人档案分别管理，干部按组织部门的要求进行分类管理，工人则按劳动部门的要求进行分类管理，员工在企业中岗位及身份界定不清，这种管理方式，有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度，给企业的员工档案管理工作带来不便。
2.企业员工档案管理工作制度不完善
个别企业以追求利润为目的，存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在员工档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。
3.企业员工档案管理不规范，利用率低
一是企业员工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业员工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。
二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已调离本单位，但其员工档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。
三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。
四是建档、存档时间滞后影响档案管理的质量。由于管理模式的变更，致使员工档案的建档、补档、存档发生变化，特别是存档资料量的减少和时间的滞后，将会给员工档案内容鉴定和工作开展带来影响。
4.档案管理人员素质不高
档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业员工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理员工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
5.档案保管条件太差，影响了档案的安全
档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。
三、加强企业员工档案管理的对策
1.创新员工档案内容，严把进档材料质量
创新员工档案内容，就是要转换档案材料内容的重点，要收集、筛选、鉴定、整理员工的“德、能、勤、绩、廉”等方面的材料，从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，并保证进档材料的质量。员工档案管理人员要坚持原则，认真审核，严格把关，真正要做到“六不归档”：即不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档、填写不符合规定的材料不归档、国家不承认的不归档，与政策不符的不归档。
2.创新管理方式，实现员工档案管理数字化、现代化、信息化
纸质档案最具原始凭证性，但在人员流动性大的情况下，纸质型员工档案在传递过程中易导致个人信息失真或磨损毁坏。这就要求纸质型档案转换成电子型档案，通过电子信息手段，建立个人征信体系和社会信用制度。
3.创新员工档案管理制度，实行员工档案管理社会化
要从企业的实际出发，建立科学合理的员工档案管理制度。明确规定档案工作的年度方针和目标，以及专兼职档案员在档案工作中的责任和义务，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖惩分明，从而调动档案管理人员的工作积极性。档案的收集要及时、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时的补充、收集。档案的鉴别必须遵循“去伪存真”的原则，档案的整理归档要严谨、科学，档案的借阅应根据具体情况具体分析，严格保密制度，只有维护了企业员工档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理利用，为企业人力资源管理提供更好的服务。
关键词：水电厂；档案管理；问题；对策
近年来，随着人事制度的持续改革和深入，企业用工形式呈现多元化发展，企业员工人事档案管理制度也在不断改革和发展。企业员工的人事档案是员工历年来学习、工作等社会活动的真实、完整记录，也是企业人事部门在招用、调配、考核、任用人才的重要依据材料，对于促进企业人才引进、培育和发展都有着非常重要的作用。为了便于企业员工人事档案的存放和管理，我国在各地相继建立了人才市场，但企业员工档案管理工作依旧存在很大的问题，其中管理混乱、档案损毁丢失等现象屡见不鲜，其员工档案管理问题尤为突出。以我国水电厂为例，全国各地大中型水电厂不下百家，在职员工多大数百万人，如此庞大的人事档案管理工作给企业带来不小的压力，因此，加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。
一、水电厂企业员工档案管理存在的问题分析
1.对员工档案重要性缺乏足够的认识
目前，我国水电厂企业员工档案管理整体上观念相对落后。由于员工档案管理工作对于提高企业经济效益没有明显的联系，使得一些单位领导对于档案管理工作存在一些误区，也就是造成了企业对于员工档案管理工作的忽视。企业对员工档案重要性缺乏足够的认识，认为其不能给公司带来直接的经济收益，投入再多也做不出明显成绩，对于档案管理，保存得当、不丢失缺损就好，也因此，在对于员工档案管理上，其资金、人才等方面的投入相对欠缺，造成档案存放和管理条件较差，管理人员投入力度不足，档案管理场所、经费以及人员投入得不到有效保障，档案管理工作自然出现问题百出的情况。
2.档案管理人员素质参差不齐
我国水电厂企业员工档案管理人员整体素质参差不齐，给企业员工档案管理工作带来很大的影响。一方面，由于对档案管理的重要性缺乏科学的认识，管理人员也就并不把档案管理工作当回事，并不积极主动，从而工作中屡见失误，造成了一些员工档案的丢失、破损等现象；另一方面，档案管理人员整体学历不高、老龄化现象严重，由于档案管理人员工作相对单调乏味，其相关福利待遇也不高，具备专业管理素质的年轻人员并不热衷于企业人事档案管理工作，因此，在职管理人员多为临近退休、学历不高的高龄工作人员；此外，档案管理工作也需要管理人员具备专业的管理技能，然而，在我国水电厂企业中，除一些相对效益较高的大型水电厂重视档案管理人员的自身管理素质之外，多数水电厂企业档案管理人员并不具备专业的档案管理能力，给档案管理工作带来很大的问题。
3.档案管理缺乏科学标准和统一规范
目前，我国的档案管理机制相对欠缺，并未建立统一的档案管理条例和准则规范，同样会给档案管理带来很大的影响。一方面，由于缺乏科学统一的管理标准，各水电厂对于员工档案管理工作相对混乱，对于档案编号、排序、接受、调离等业务程序缺乏科学的标准流程，使得在档案管理过程中出现错拿、错改等各种问题；另一方面，由于缺乏相应的规范限制，也使得企业员工档案操作违规现象严重，企业员工档案属于机密资料，管理人员缺乏规范意识，也会造成档案被私自打开、更改、带离等现象出现。
4.档案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我国水电厂企业员工档案管理出现问题的一大因素。随着计算机技术的不断提高，档案管理也逐渐向数字化、信息化方向转变。然而，目前我国水电厂企业员工档案管理方式整体相对落后，其信息化管理方式的普及程度较低，远远跟不上时展的步伐。档案的信息化管理离不开计算机硬件和软件的支持，由于企业员工档案信息量大，经常出现档案繁冗及积聚量大等问题，如果硬软件跟不上，则很容易造成系统迟钝、缓慢，甚至出现系统崩溃；此外，企业员工档案管理是一项较为繁琐庞大的工作，而我国大多数企业档案管理使用的软件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前为止，企业员工档案管理相关软件的开发与应用还比较落后。
二、提高水电厂企业员工档案管理效率的有效对策
1.强化宣传教育，提高企业对员工档案管理的重视
企业只有认识到了员工档案管理的重要性，才能有效提高档案管理质量。为此，一方面，要加强档案管理工作的宣传教育，提高企业领导对档案工作重要性和必要性的认识，促使企业领导增加对档案管理的资金和人力投入，优化档案管理环境，改善档案管理工作条件和人员配置，提高档案管理工作效率；另一方面，通过教育和引导，提高档案管理人员对工作的重视，增强档案管理人员的责任感，组织档案管理人员学习档案法律法规，提高做好档案工作的积极性和自觉性。
2.加强人才培训，建立高素质的档案管理人才
企业员工档案管理工作并不是简单的存放管理，需要管理人员既具备高度的工作责任感和扎实的档案管理专业知识，尤其是对于科技发展迅速的今天，更要求管理人员具备运用先进管理方法和技术手段实现档案科学化管理的能力。为此，首先要提高档案管理岗位的福利待遇，吸引年轻优秀的档案管理人才；其次要加强档案管理人员的培训工作，有针对性的举办档案管理相关基础知识和管理技能培训，提高档案管理人员的专业技能和综合素质；此外，企业还应定期组织档案管理人员到先进单位学习交流，提升档案管理经验和操作技能，促进档案管理工作健康平稳发展。
3.加强制度建设，建立科学统一的管理标准和规范
建立健全企业员工档案管理制度有助于提高企业员工档案管理效率。首先，要规范档案管理工作流程，通过制定档案工作相关管理标准和技术标准，规范档案管理人员的日常操作流程；其次，建立统一的档案管理标准，对员工档案的分类、编目等执行标准进行统一规范，做到档案文件排列有序、保管期限准确易查、案卷封面美观统一，以方便档案的保管和利用；再次，加强对档案管理的法制规范，严厉禁止员工档案被私自查阅、更改和带离，一经发现，严惩不贷，保证员工档案的信息安全。
4.转变管理方式，提高档案管理的信息化水平
企业应转变陈旧落后的管理观念和方式，运用现代企业管理方法，提高档案管理的信息化水平。为此，企业应在员工档案管理中尽快普及电子文件归档以及档案管理数字化，实现档案存储的信息化，不断提高档案管理的现代化水平。为提高档案管理的快捷服务和工作效率，企业应加快数字化档案管理进程，实现数字化管理的完美应用，不但加强档案管理相关软件设施和硬件设施的投入，强化档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作，如内部局域网的构建、各种通信子网、宽带网的建立、数据库管理系统以及相关操作系统的建设和应用、高性能服务器、大容量储存设备等等，以实现数字化管理软、硬件的及时更新与支持。
三、结束语
企业员工档案管理对于企业人才建设和经济发展至关重要，管好、用好员工档案是企业必须履行的重要职责。水电厂企业具备接受员工档案资质，就必须对员工档案安全管理负责，通过科学的方法和负责的态度，切实做好企业员工的档案管理工作，提高企业员工档案管理效率，确保企业员工档案的信息安全。
作者:张云 单位:湖南省电力公司东江水力发电厂
参考文献:
[1]张庆瑜.提高企业人事档案管理水平的理性思考和路径分析[J].经营管理者，2014，（16）：254.
【关键词】规范；员工；档案管理；提升员工素质
随着人力资源的学历教育与社会培训的进一步推广与加强，社会经济的日益多样化与不断的发展，企业对人力资源的需求也在不断的增加，企业员工进一步的增加，为了规范管理本企业的员工，促进企业员工合理分配，建立和规范企业员工档案管理，以提高人力资源的使用效益与合理流动。
一、新员工的档案管理
（一）学历教育毕业后初次参加工作的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
新聘用员工报到应到人事部门办理以下手续：（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从学历教育学校转来的员工档案并进行登记管理
（二）从本企业以外的单位调入的员工的档案管理
1、填写新员工的入职申请表
（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续；（6）与原单位解除劳动关系的证明文件。
2、签署劳动合同及确定试用时间
新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。
（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。
3、接收从其他单位转来的员工档案并进行整理归类
凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，并及时整理装订进入员工档案袋。
二、转正后的员工档案管理
为规范公司员工的转正程序，做到既有章可循又保证转正考核流程的良好实施，特规定：转正员工的人事档案初级建立必须具备：员工登记表、身份证复印件、学历证复印件、员工转正申请表、员工转正考核鉴定表、员工转正通知书、劳动合同书。员工必须具备以上档案内容、人事部方可为其建立企业员工人事档案，缺以上任何一项者将影响转正。
人事处负责公司人员的转正手续的办理、审核并通知财务对转正人员做出薪资待遇标准的调整。相关部门负责新入职人员试用期间对其进行在岗培训及转正人员的初步审核。符合转正条件的员工需提前一周到人事处领取《员工转正申请表》并认真填写，报于部门负责人审核，部门负责人全面了解试用期内员工工作情况及需求，如实评价员工的个人鉴定，指出员工的缺点与不足，并提出改善建议并签署是否同意转正的意见。转正材料签批后转人事处，由人事处审核并提交符合规定的转正人员信息给财务部以调整员工薪资用。
各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理员移交归档。
（一）分类别、分部门进行对档案进行管理
档案管理员应对管理档案及时进行更新、存档、维护，以确保人事档案的可追溯性。员工人事档案由人事部专人负责保管、整理。任何人不得以任何名义私自查阅人事档案资料。因特殊原因需查阅档案时，必须经人事处及分管领导批准，并登记查阅原因说明，方可查阅。档案保管员只给其提供与查阅原因相关部分的档案内容。查阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。
（二）转递人事档案注意做好保密工作
转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。转递人事档案材料通知单分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。
（三）临时人员寄存的档案管理（代管档案管理）
员工离职时均不允许带走个人人事档案，离职员工档案在离职满三年后，在与企业无任何纠纷条件下经本人同意后销毁或寄还本人。
三、加强档案管理对企业人才合理管理与流动的好处与作用
（一）有利于企业内部人力资源发挥效益
企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。
（二）企业人事档案管理对企业的重要性
企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
（三）企业人事档案管理对个人的重要性
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
（四）改进档案管理的传统模式，为企业生产建设服务。人力资源档案管理，必须适应现代企业管理的要求，积极扩展管理职能，利用现代计算机技术与现代信息技术，使人力资源档案管理工作真正适应企业地发展需要，为企业的生产建设提供有力的坚强保障。现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。
1.利用现代化的管理技术和管理方法
充分利用现代化的管理手段为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。
2.健全管理体制，保证人事档案的真实性
企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。
3.加强人事档案管理队伍建设
管理队伍是企业发展的核心力量，档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用。高素质的档案管理队伍，不但是人事档案管理自身的需要，也是企业人事制度改革的重要任务。企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系。从大的方面来讲，企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲，人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，进而保证人事档案队伍的整体素质。
新时期加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷，还要正视这种缺陷，并采取积极的措施来克制这种缺陷，进而使人事档案管理完善化和科学化。
参考文献：
[1]四川路桥通锦房地产开发有限公司人力资源管理制度汇编.
关键词：档案管理系统 档案借用 档案归还
中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
2、系统功能分析
本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：
(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。
(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。
(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。
(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。
(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。
(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。
(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。
(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。
(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。
(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。
3、系统主要窗体详细设计
3.1 档案管理窗体设计
档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。
3.2 数据记录组合查询窗体设计
本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。
3.3 档案借用和归还窗体设计
当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。
4、结语
该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。
参考文献
[1]张增强.Delphi7实用教程.第一版第三次印刷.北京:中国铁道出版社,2003.5.
一、企业档案的全过程管理，就是指档案管理工作要贯穿于企业科技与文书材料的形成、运转、收集和归档这一全过程，也就是说要从这些文件和材料的初始形成阶段直到最后归档阶段，都要进行有效的管理和控制。
先以文书材料来说，当一份对外发文或者是内部行文开始拟稿时，我们就要严格按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定与要求去做。例如文种使用和文号编制是否正确，书写用笔和文稿用纸是否符合要求等等，都应当一一按照规定办，不能草率马虎。按照公文处理和档案管理规定，拟写公文必须用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔，不宜用原珠笔，更不能用铅笔、彩色笔等;用纸应当积极推行A4或A3幅面纸。在这里还要提出的是，当我们在工作中运用计算机打印文件或表格时，一定要注意根据公文处理规定中的要求，控制好图文区的尺寸，以便于文件和表格今后归档时的装订。现在我们有的人在用计算机打印文件或表格时，漫无边际，顶天立地，天头、地脚、订口预留的白边很少，这给档案装订带来了极大不便，而且这样打印出的文件和表格也不美观、大方。
同样，当我们收到一份外来文件需要办理时，也要按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定和要求去做。例如文件办理后有没有将办理情况和办理结果简要的填写在文件处理单上，在办理文件中形成的需要上报的文字和报表有没有随文件留底以便与文件一起归档备查等等。在这个问题上需要指出的是，不少文件经办人员在文件处理单上应当填写的各个栏目里，往往简简单单地只写了“已阅”、“已办”、“已报送”等字眼，至于这个文件究竟如何办理的，办理后有没有形成自己的文件?向上级报送的什么材料?这些都无从查考。而按照公文处理规定，应该将办理文件的情况用简明扼要的文字填写在公文处理单上，如果在办文中形成了自己的文件或者有材料和报表上报给了上级机关，都应当把原件附在上级来文的后面一起归档。只有上下文件一起归档后，才能对今后工作的查考利用产生价值，否则只有上级来文而没有本单位文件归档，企业档案室岂不成了上级机关的文件保管室了。
再以科技文件材料来说，一个新产品从开发研制至试生产再到正式批产，这一全过程中所形成的许多文字、计算和图样材料，只要是对企业今后的产品开发研制和生产经营有查考利用价值的，都应当进行有效的管理和控制，做好这些材料的积累和预立卷。由于开发研制一个新产品往往需要较长的周期，少则一二年，多则三四年甚至五六年，因此对科技文件材料的管理还必须分阶段进行，每当一个阶段(例如调研阶段、设计阶段、试制阶段等)结束时，都应当及时做好这一阶段所形成的文字、计算和图样材料的收集与归档工作。否则的话，时间越长，材料的散失和损坏越多，甚至会造成无法弥补的损失。
基建工程项目材料的管理和控制，也存在与科技文件材料同样的情况，由于工程项目周期长和子项目多，对这类材料的管理也必须分阶段进行，决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话，无疑是为时已晚，早期的工程项目材料必然散失多、损坏多，给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。这就是我们所说的档案的全过程管理。
二、档案的全方位管理，就是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的有价值的文件和材料，都应当按照企业的有关规定进行收集和归档。
在这个问题上有两种倾向:一种倾向是认为自己的部门不是企业的重要部门，工作中没有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，没有归档保存的价值，所以档案管理工作与我们这个部门没有多大联系。在这种错误认识的支配下，这种部门往往不注意文件和材料的积累与收集，甚至在文件和材料的形成过程中也很随便，不按照企业有关规定去做。另一种倾向是把自己的部门看得太重要，认为自己部门在工作中所产生的文件和材料具有一定的保密性，不宜归档。这种认识也是不对的。作为企业的档案室，它是企业中管理档案的专职部门，它有为企业保守秘密的工作纪律，不会也不允许将企业秘密对外泄露，因此企业的其他部门完全可以放心地将所有应当归档保存的文件和材料交由企业档案室管理。事实上，企业的全部档案都收归档案室保管，才是防止企业秘密外泄的重要保证，也是使企业各类信息和资源得以积累、传承的根本保证。
为了实施企业档案的全方位管理，一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度，明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围，并且根据企业职能部门的调整和变化，适时地作出修订和补充，使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面，有了规章制度之后，工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员，要学会转变立场、转变观念，要把企业各个职能部门作为自己的服务对象，在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助，而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题，提出整改意见。
在实施企业档案全方位管理中，多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基建工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围，纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明，只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施，科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。
三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系，因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。
有人可能会说这种提法太宽泛了，企业档案管理工作怎么会牵涉到每一个职工呢?或许是大家一时没有想到这个问题，我们每一个职工都填写过职工履历表，都签订过劳动合同书，这些就是档案。你如果在填写或者签订过程中，不按照规定的要求去做，将来这份履历、这份合同就有可能会给你带来意想不到的麻烦甚至是不可弥补的损失。最近两年，笔者所在企业有不少老年职工到企业档案室里来查找自己二十多年前办理的领取独生子女费的申请书。为了什么?为了自己退休时能够领取一笔一次性的独生子女补贴费。当时办理的独生子女证因为保管不善遗失了，没有证就不能给你补贴费。这就想到了厂里还有当时办理独生子女证的申请书。当这些老年职工找到这份材料时都很高兴，说多亏了厂里保管得好。还有不少职工在评聘职称时要查找自己当年获奖的材料，也很高兴地在企业档案室查到了有关材料，派上了用场。这样的事例都使职工确确实实感受到了档案的价值和它与自己的密切联系。
