关键词：项目、管理、沟通、协调
中图分类号：C29 文献标识码：A
1、项目团队内部的协调管理
项目团队在其建设管理过程中肯定会出现这样那样的冲突。处理冲突的总体管理策略, 是要积极倡导和激发有建设性的良性冲突, 同时要尽量避免和消除有破坏性的恶性冲突。要建立团队成员对目标和价值的共有理解和共同愿景, 倡导合作团队成员的价值观存在差异, 导致他们可能具有不同的信仰结构、理解度和择优规则。因此, 不同的价值观和观点可以导致对正确批评的误解,并引起不适当的反应。在这种情况下, 通过培训、座谈、讨论等形式, 增强团队成员对目标和价值的共有理解, 可以起到减少情感性冲突的作用。要建立团队内有效的相互沟通协调渠道。有效的沟通协调有利于减少团队内部不必要的认知性冲突和情感性冲突的发生。要达到沟通协调的效果, 采取适当、有效的沟通协调形式及建立有效的沟通协调渠道是十分必要的。一是创造更多的机会促使团队成员相互了解; 二是加强合作促使团队成员相互作用; 三是保持良好的习惯促使团队内成员善于倾听。要设置和激发潜在的认知性的低水平冲突。认知性的冲突对项目团队来说是必不可少的, 所以, 可以适当激发认知性的低水平冲突。这种冲突激发了员工针对不同观点进行讨论, 对团队的工作业绩产生积极的影响。
2、项目利益相关方的协调管理
利益关系的协调是工程施工项目实施最有效的保障。因此，施工项目各利益相关方（业主、设计单位、监理单位、供料商、分包商、当地政府等）的利益出发点存在着很大的差别，施工项目的顺利实施必须在有效的处理和协调各利益相关方错综复杂的利益关系，这个过程的顺利进行必须有充分的沟通协调做保障。提高项目全体员工的沟通协调意识，尤其是项目领导班子与各部门部长的沟通协调意识特别重要。项目领导班子与各部门部长在项目管理团队组建时分别是各管理团队的领导，在日常的团队管理中一定要时刻注意团队内部及外部的沟通协调，保证信息通畅、准确。在施工项目管理中不断改进沟通协调管理，能够科学的组织、协调、指挥和控制施工项目实施施工生产的整个过程，从而顺利的达到预定的项目管理目标，使团队的工作效率得到提高，取得更加显著的工作成果。良好的施工项目沟通协调管理为项目的成本、质量、安全、工期四大目标的实现提供有力的保障，更是施工项目团队管理目标能否实现的关键。如果一个施工项目团队内部及项目团队与团队外部的沟通协调不能充分的进行，则施工项目团队的最终结果注定只能是失败，施工项目的目标也就注定无法实现。所以，准确及时的沟通协调项目内、外部关系是确保项目成功的重要因素。
3、提升项目团队沟通协调管理水平的一些建议
⑴提高建筑施工项目团队成员沟通协调过程中准确发送信息的能力。沟通协调前, 沟通协调各方应做好充分的准备, 对沟通协调活动要解决的问题、要达到的目的有完整的、清晰的理解, 信息内容要用对方能力解的文字、语言、口气等表达出来。努力提高信息发送者的文字语言表达能力和非语言要素的运用能力。发出的信息要有针对性、言简意赅, 不使用模糊的语言。
⑵“ 有效地倾听” , 提高准确接收信息的能力。各方在沟通协调过程中要特别注意“ 有效地倾听” , 个体沟通协调是所有层面沟通协调的前提和基础。有效的沟通协调, 要求团队成员特别是管理者要有意识地发挥努力去倾听, 关注内容而不仅仅是表达形式和技巧, 重视对关键词的理解, 从整体上把握。倾听过程中, 要善于观察, 重视非语言要素的作用。
⑶管理者推动, 团队成员参与, 建设有利于沟通协调的组织文化。建筑施工项目团队要变封闭式、防御性的沟通协调氛围为开放式、鼓励性的沟通协调氛围。传统的管理原则倾向于防御性沟通协调模式, 进而导致封闭式的沟通协调。团队成员的不确定感也强化了这种倾向。因此, 要求项目团队乃至组织的管理者身体力行, 以积极的态度创造开放式、鼓励性的沟通协调氛围, 使团队成员之间、团队成员与管理者之间、团队与项目相干方之间在鼓励性的氛围中, 充分利用感情交流, 进行开放式的沟通协调。
⑷善于恰当地运用语言是沟通协调的关键。在项目日常管理活动中，项目团队时常要与工程分包方、劳务分包方、监理方、设计方、业主、政府职能部门等进行沟通协调，以利于工程顺利地进行。根据各方的文化程度恰当地运用语言会起到事半功倍的效果。比如，由于我国的劳务的作业人员大多数是农民工，文化程度普遍较低，在对劳务分包方进行《施工技术交底》、《安全技术交底》等的时候，应采用他们能明白的口头语言进行讲解，甚至还要了解他们的地方语言才能互相沟通。
⑸换位思考是沟通协调成功的关键一环。在项目日常的管理活动中，对内、外的沟通协调工作是每一个管理者天天必做的工作之一。为了沟通协调的成功，我们往往要做大量的准备工作，有时甚至还要召开预备会，以确定沟通协调的目的、目标，找准对方的思路及我方的应对措施进行换位思考。如果不这样，犹如一拳打在棉花上，得不到应有的反应，或者成了牛头不对马嘴，各表达各自的思想，使沟通协调工作陷入僵局。
⑹把握沟通协调的环境与时机, 多方式并用, 重视反馈, 畅通沟通协调渠道。针对不同的场合、不同的对象, 建筑施工项目团队要选择合适的沟通协调方式或多方式综合运用。高效地运用工地项目会议、往来函、交谈等沟通协调方式。项目团队领导和成员在沟通协调过程中要把握时机, 适时表态, 张弛有度。要有效地进行沟通协调的追踪与反馈, 弄清对方是否真正了解。理顺正式的沟通协调渠道, 利用和引导好非正式的沟通协调渠道.在一定意义上, 非正式沟通协调是形成良好团队氛围的条件之一。
⑺完善建筑施工项目团队沟通协调管理的制度建设。鉴于建筑项目的特点, 要求项目团队根据项目相关方的沟通协调需求、可选择的沟通协调技术、项目的制约因家和假设, 制定切实可行的沟通协调管理规划, 并加以严格执行, 以明确项目的利害关系者、信息收集和分发渠道的结构、信息发生的日程表、待分发信息的形式、更新和细化的方法。建立项目管理信息系统, 完善会议机制, 保管好项目沟通协调交流的文档资料。
【关键词】企业管理；部门沟通；沟通与协调
从团队建设的角度来说，部门间的有效沟通协调可以增强团队凝聚力和战斗力，从而可以更好地完成各项具有挑战性的工作；从工作绩效的角度来说，部门间的有效沟通协调可以实现资源共享，信息畅通，从而提高工作效率，避免重复工作，节省人力、物力和财力；从整个公司的发展角度来说，部门间的有效沟通协调可以促进公司内部的良性发展，使公司朝着高效、快速、健康的方向发展，对于实现公司的发展战略具有不可轻视的意义；从个人的发展角度来说，部门间的有效沟通协调可以促进企业员工的成长，使他们相互了解，相互学习，相互帮助，相互信任，形成共同进步的文化氛围。企业规模越大，组织内部设立的职能部门越多，那么通过沟通与协调来融洽团队，容纳冲突，疏导矛盾也就越重要。
一、沟通的阐释
我们所讲沟通，是指企业部门之间的沟通。从组织管理的角度分析，沟通至少可以分为三个层次：技术层次，心里层次和管理层次。换言之，我们可以把沟通看成是一种具有专门技术的过程；一种心里活动；一种管理工具。所谓有效沟通，是指在恰当的时候及适宜的场合用得体的方式表达思想和感情，并能被别人正确理解和执行。
二、协调的阐释
我国经济发展中，明确提出“协调”的概念是在20世纪70年代末80年代初。协调是指事物间关系的理想状态以及实现这种理想状态的过程，是指在尊重客观规律，把握系统相互关系原理的基础上，为实现系统演进的总体目标，通过建立有效的运行机制，综合运用各种手段、方法和力量，依靠科学的组织和管理，使系统间的相互关系达成理想状态的过程。其要点是对“理想状态”的判断和把握。“理想状态”是指为实现系统总体演进目标，各子系统或各元素之间相互协作、相互配合、相互促进而形成的一种良性循环态势。
三、企业部门之间沟通与协调的障碍
首先，缺乏沟通导致信息闭塞，重复工作，效率低下，形成信息壁垒。其次，缺乏沟通可能导致各自为阵，没有战斗力，执行力下降。一个缺乏沟通的团队，其实就如一盘散沙，没有战斗力，也没有执行力。再次，缺乏沟通往往导致部门间出现信任危机。由于不沟通，造成不了解，由于不了解，导致不信任，这对于一个团队是多么不幸的事。加强沟通，了解需要合作的部门对于实现预期目标具有十分重要的意义。最后，缺乏沟通，严重时会减缓公司发展速度，甚至动摇公司根基。然，部门间缺乏沟通造成的不良影响远远不止以上几个方面，还有如不利于团队的共同进步、不利于员工身心健康等。
四、保证企业部门之间有效沟通与协调的对策
实现部门间的有效沟通与协调的途径很多，归纳起来，主要有以下六大措施：其一，沟通，从心开始。世界上最深的地方是人心，而打开人心的钥匙是真诚。企业每个员工都应该真诚待人，真诚做事，真诚沟通。其二，沟通，部门领导要带好头。部门领导之间，除了应建立正常的工作关系之外，还应建立较好的私人关系，要带头交流，引导、鼓励部门成员与其他部门成员的交流，建立融洽的部门关系。其三，沟通，在活动中加深了解，增进交流。这是实现有效沟通的重要方法，也是常见的方法。其四，沟通，应充分利用现代科技。其五，沟通，应形成一个机制。机制在日常工作中具有重要作用，它可以让人们有规律地去做同一类事情，并具有连续性。其六，沟通，需要公司的大力倡导，要让沟通形成一种文化，一种信念，一种常态。加强部门间的沟通，不仅需要方法，更需要全员的积极参与，需要每个人都以大局为重，把各部门的目标统一到公司的目标上来，形成合力，一起去开创公司发展的新局面。
沟通与协调不利是很多企业都存在的老毛病，企业的机构越是复杂，其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者，便已被层层扼杀，而高层决策的传达，常常也无法以原貌展现在所有人员之前。而企业部门之间沟通协调的不利往往影响整个企业的运作和发展。虽然企业的情况千差万别，但导致沟通不良的关键还是在于观念与体制――其实观念与体制的改变（或是改革）都并非难于登天，需要我们不断的去探索、去遵循、去执行。
参 考 文 献
[1]徐显国.冲突管理[M].北京大学出版社，2006-11-01
[2]余世维.有效沟通.社科音像.2005-12
一 、沟通提升管理
有效的沟通能让管理者与员工融为一体，使人际关系融洽和谐，激发人的工作动力，提高个人的工作绩效。从这种意义上讲：现代企业管理基础就是沟通。办公室的日常事务工作，要善于在日常工作中观察沟通、分析思考，使沟通成为促进办公室管理的剂。没有沟通，就没有管理。沟通可以增进了解、融洽关系、消除矛盾、减少隔阂、降低内耗，是提升企业正常运转的助推器。办公室工作的服务与协调职能充分体现了沟通在管理中的有效性。
首先，办公室工作要紧紧抓住单位的工作中心，围绕本单位工作重点，充分发挥办公室全员的主观能动性。鼓励大家积极、主动地反映情况，发表意见，达到工作协调、管理有序、效率提高的目的。同时，有效地沟通可提高办公室工作的预见性，特别是可及时捕捉到工作中尚未被人们注意的倾向性、苗头性的问题，这样才能超前安排工作，做到以变应变，以不变应多变，使工作忙中有序，在被动中求主动，发挥办公室服务工作的主动性。
其次，办公室工作的组织和协调职能，决定了处理好办公室内部与外部关系的重要性。办公室既要协调各个不同岗位职能的工作，又要协调办公室与其他部门的关系，进而充分发挥各方面主观能动性和个人的聪明才智，以有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。因为办公室处于联系上下、沟通左右、协调各方的地位，决定了它在组织和协调时，就要从提升管理效能出发，多角度协调工作，求同存异，把各部门、各单位的积极性，引导到确保企业工作任务完成上来，形成统一、协调、有效的工作机制，从而达到提升管理的目的。
二、沟通彰显价值
沟通管理是创造和提升企业精神和企业文化，完成企业管理根本目标的主要方式和工具，只有良好的管理沟通才能打通人们的才智与心灵之门，激励、挖掘人的潜能，更好地为企业创造价值。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。有资料表明，企业管理者70%的时间用在沟通上，诸如开会、谈话、作报告、招待、拜访、约见等是最常见的沟通方式；另外企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的，无论是工作效率低，还是执行力差，归根结底都与沟通有关。这 “两个70%的例证”再次表明了管理沟通的重要性和实用性。
一要“全方位”沟通。首先，办公室人员要有较强的政治意识、责任意识和服务意识，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策。其次，办公室人员要站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部员工的意见和建议。要善于增强集体合力，树立团队协作精神和服务意识，善于对上加强沟通联系，对内加强沟通管理，对外搞好沟通协调，对下做好沟通服务。惟其如此，方能使办公室工作做到顺畅、有效。
二要“全天候”沟通。对于员工反映的问题和各管理部门需要协调解决的事情一定要及时沟通，做到件件有交代，项项有落实；对职责以外没有部门抓的工作或暂时职责不明的工作，办公室首先要义不容辞地承担起来，然后再沟通上下左右，协调内外各方，做到工作不留空档，以保证各项工作的全面推进。
三要“全过程”沟通。对任何一件经办或承办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。为此，就要做到时时刻刻、事事处处沟通。做到既不让领导安排的工作和员工急需的事情在手中延误，又不使领导和员工产生误解，使管理沟通创造效益，沟通服务彰显价值。
三、沟通提高效率
沟通服务是办公室工作的最重要手段之一，是提高工作效率的有效途径。加强沟通意识和提高沟通服务水平，建立有效的沟通管理和无障碍的服务沟通渠道，确保时时有服务，处处有沟通，对提升工作效率有着积极的作用。
首先，加强内部沟通。要通过随时随地、随人随事和即时通信等形式，宣贯管理理念，反馈工作动态，跟踪督察结果。
其次，加强外部沟通。要通过学习和交流，把兄弟单位优秀的管理经验和好的工作方法，应用在办公室管理工作之中，全面加强基础管理，提高员工素质，保证各项工作持续、有效、快速、协调发展。
关键词：教学秘书 沟通 协调
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0272-02
一、沟通协调能力概述
1.沟通协调的含义
沟通协调是指在工作中管理者妥善处理好与上级、同级、下级等之间的关系，尽量减少摩擦，从而调动各方面工作积极性的能力。一个优秀的管理者，要想做到下级安心、上级放心、同级热心、内外齐心，必须要有良好的沟通协调能力。
2.沟通协调对管理者的要求
首先，积极沟通。重视且乐于沟通，愿意与人建立联系，在遇到沟通障碍时，能够以积极的心态和正确的方法对待冲突和矛盾，而不是强权或回避；其次，换位思考。能够打破自我中心的思维模式；尝试从对方的角度和立场考虑问题，体察对方感受，促进相互理解；再次，及时反馈。重视信息的分享；用心倾听各方的意见，并根据实际情况及时做出调整和回应。
著名的周哈利窗模型根据对信息的“暴露”和“反馈”把个体在交流时的心理分成了四个区域，即开放区、盲区、隐藏区和未知区。该理论认为改善沟通协调工作的实效性应该从缩小隐藏区和盲区两方面入手。缩小隐藏区是增加信息的暴露程度，坦诚的与他人分享信息，让其他人更了解信息，扩大开放区，减少未知区；缩小盲区是指提高他人对管理者和信息的反馈程度，这样可以促进沟通双方的理解和友善，同样可以扩大开放区，减少未知区。
二、高校教学秘书沟通协调工作的主要内容
1.与相关部门之间的沟通协调
相关部门指教务处、学生处、财务处等职能部门。在高校具体教学管理过程中，教学秘书应该做到积极主动与相关处室保持紧密的联系，比如认真配合教务处协调安排本系各专业教学计划的落实，组织学生选课，配合组织各类统考工作的报名、收费、审核学生名单、落实监考人员；根据财务部门的相关规定核算外聘教师和自有专职专任教师的课时费等。
2.与院系领导之间的沟通协调
与院系领导的沟通协调主要是指充分发挥参谋和辅助作用，协调院系领导之间就相关问题及时加强沟通、交换意见，避免互不通气、矛盾集聚，影响集体的团结与和谐。作为教学秘书应该给自己准确定位，充分发挥参谋和辅助作用，就所在部门的教育教学情况特别是存在的主要问题及时向领导提供全面而准确的信息。在汇报过程中，沟通协调要讲究有效的方法和技巧，如实反映相关情况，做到不利于团结协作的话不说，偏激片面的话，闲话、气话不传，争取让领导之间互相理解、相互支持、步调一致、融洽共事，积极营造和谐相处、团结协作的先进集体。
3.与任课教师之间的沟通协调
与教师之间的沟通协调主要是指积极做好桥梁和纽带的角色。高校教师的教学工作具有相对的独立性，部分教师不实行坐班制度，而且在独立学院和民办院校，教师队伍中还有一定比例的外聘教师。作为高校尤其是独立学院的教学秘书平时要加强与校内外任课教师沟通，了解他们的思想动态，结合他们的实际情况进行课程安排、教室安排、考试安排、成绩登录和教师工作计算等方面的工作，尽量避免发生教学事故。
4.与在校学生之间的沟通协调
根据现代大学生的特点，高校教学秘书与学生之间的沟通协调应体现尊重、理解、包容等特点，对学生在各个方面进行积极正面的引导。对学生的咨询，应给予耐心的解答；加强与与学生的沟通交流，了解他们的生活、学习和思想状况；对学生选课、补考、学籍、成绩等相关工作要适当听取学生的意见和建议。同时，在教育教学过程中可能会存在着学生学习能力与教师教学能力之间的矛盾，教学秘书必须进行适当的协调，使效果达到最佳。
三、高校教学秘书在沟通协调工作中面临的问题
1.沟通协调职责有待明确
作为高校管理人员的教学秘书，是在教务处和院系的双重领导下进行相关的工作。关于教学秘书的岗位职责，尽管各个高校或多或少都有规定，但是具体的职责范围不明确，尤其在独立学院和民办高校，教学秘书要负责教学管理、科研、学籍、考试、排课、与外聘教师的沟通等。岗位职责内容的不清晰直接导致了沟通协调职责范围的不明确。
2.沟通协调渠道有待通畅
在高校中，教学秘书是部门与部门之间、教师与领导之间、教师与学生之间沟通的桥梁与纽带。教学秘书的日常工作要受到领导、教师与学生的多重监督，其沟通协调各方面关系的渠道相对不通畅，这一点主要在独立学院和民办高校中教秘与领导、老师之间表现的较为明显。在独立学院和民办高校中，职工均没有事业编制，职工和学校之间是雇佣与被雇佣的劳动关系，故职工在工作中就处处得察言观色，小心谨慎。教学秘书尽管属于管理者，但是没有实际的参谋权，只是教学管理决策的传达者和执行者。部分领导、老师和学生对教学秘书岗位和角色缺乏正确的认识，无论大事小事甚至是一些琐事都会找到教学秘书，为了维持和谐的工作关系，教学秘书不好意思推辞。久而久之，沟通协调渠道的不畅通会引发教学秘书对岗位的厌倦感。
3.沟通协调效果有待提升
教学秘书岗位职责范围较广，所以其沟通协调的效果总体不佳，这一点在独立学院和民办高校中教秘与学生之间表现的比较明显。独立学院和民办高校的生源跟公办院校相比总体素质有一定的差距。独立学院和民办高校的学费相对较高，学生大多数家庭经济条件比较好，经济条件的优越感使学生缺乏一定的团队意识和社会责任感，这在无形之中增加了教学秘书与学生沟通协调的难度。教学秘书的一些工作得不到学生的理解和认可，学生自认为学费较高，对教学秘书角色缺乏正确认识，仅视其为服务者，对其工作缺乏一定的尊重。当对工作的付出与回报不对等时，会影响到教学秘书的工作热情，甚至引发师生之间的抵触、对立情绪。
4.教学秘书素质有待提高
目前在各个高校中，大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不相匹配，其知识结构、学历层次和技术职称等于本专业的任课教师还有一定的差距。随着科技的进步，教学秘书的教育教学管理工作越来越趋向于现代化、数字化、网络化、信息化，这对教学秘书自身的综合素质相应也提出了更高的要求。部分教学秘书对岗位角色和工作内容缺乏争取的认识，认为教秘工作就是一些琐事的处理，未充分意识到先进的管理工具对有效提升沟通协调效率的重要性。久而久之，传统的工作方式必然无法适应现代化的办公要求，从而导致办公效率低下，影响工作热情，不能积极主动地投入到工作中去。
四、有效提升高校教学秘书沟通协调工作创新与实践水平的建议
1.强化服务意识
优质的服务可以使教学秘书在领导、教师和学生中树立良好的威信，从而得到大家的信任、认可和支持，有效激发教学秘书的工作热情，促进同事之间、师生之间构建融洽和谐的关系，进而推进教育教学的有序进行。所以教学秘书应根据岗位职责准确定位，强化服务意识，提高服务质量，树立以师为人和以生为本的理念，设身处地从教师和学生的角度进行换位思考，围绕着教育教学工作的中心问题，为领导、教师和学生提供优质的人性化的服务。
2.增强协调能力
高校教学秘书位于教育教学活动的枢纽位置，在工作中需要沟通协调左右，贯穿教学上下，联系部门内外，所以有效的沟通协调能力是教学秘书应该具备的基本能力之一。有效的沟通协调需要技术和技巧，主要体现人际沟通，组织协调和较强的亲和力。比如教学秘书要把上级部门或兄弟院系的有关事宜或重要文件及时准确地传达给所在部门的相关领导和教师，同时将学生对教学情况的信息反馈认真加以汇集整理分析，以保证教育教学有序进行。在上情下达，下情上报的过程中要做到客观、公正，积极营造融洽、祥和、互相信任的良好工作氛围。
3.培养敬业精神
教学秘书工作看似简单，实际上是一份相对琐碎复杂的工作，这就要求教学秘书要一丝不苟地认真对待教育教学管理中的每个环节，同时也对教学秘书的道德修养和业务能力也提出了较高的要求。作为一位合格的教学秘书，要具有高度的事业心和、责任感以及任劳任怨的无私奉献精神，忠诚高等教育事业，热爱本职工作，对领导、教师和学生要热心、耐心，面对教育教学过程中出现的问题要冷静理性，不急躁，不冒失，按照相关的规定，采用合理有效的方式来处理沟通协调过程中出现的问题，切实保证教学秩序稳定。
4.加大创新力度
教学秘书工作尽管繁琐、工作量大，但其中相当一部分工作具有例行性和程序性的特点。例行性和程序性并不意味着一成不变、墨守成规。教学秘书应该结合相关的教育法规和所在部门教育教学的实际情况，既尊重客观规律，又敢于打破传统的工作模式，在看似程序化的工作中打破传统的工作模式，在沟通协调观念、方法和技巧上大胆地寻求创新，提高为领导、教师和学生服务的效率和水平。只有自身的综合素质不断提高，创新能力不断增强，教学秘书才能在教育教学管理过程中创造性地高效率地展开相关的工作。
参考文献
[1]刘天瑞.高校教学秘书工作探析[J].中国科教创新导刊.2011（22）.
[2]艾娇.论新时期高校教学秘书的角色定位及工作职责[J].科教文汇（上旬刊）.2011（02）.
[3]孙惠娟.高职院校教学秘书工作探析[J].文教资料.2010（12）.
一、领导重视是谋事成事的关键
领导干部是拥有法定权力、责任和义务，在领导活动过程中占据一定职位的指导者、指挥者和组织者。作为具有组织、规划、协调和控制等决事权的领导人，肩负着领导一个单位的重要责任，“在其位，谋其政”，身为单位的领导干部，不能发挥领头雁的作用，工作缺乏主动，不汇报不过问、不重视不落实，那么单位的发展将无从谈起。大海航行靠舵手，领导干部只有肯谋事、敢谋事，善谋事，才能办更多有益于单位发展的事情。
肯谋事，是领导干部对待工作的态度，是想做事的具体体现。敢谋事，是领导干部敬业精神的表现。善谋事，是领导干部综合素质和能力的体现。
善谋事，要从多种因素考虑：一是要吃透上级精神。二是要了解下情，看是否符合职工群众意愿。三是了解实际，看是否符合单位的特点。
领导的重视是成事谋事的关键，只有单位领导高度重视了，从自身干事创业的奉献精神出发，把各项工作加以落实到行动中，发挥其组织协调的领导能力、果敢决断的决策力，充分调动起各个部门、人员之间的工作积极性，通过协作配合高速有效地完成某项工作。从近几年利津局在预算管理方面的经验分析，该局领导班子奋发有为，分工明确职责清晰，能够扑下身子潜心工作，尤其对项目预算的储备申报充分发挥了领导决策能力，胸怀全局一盘棋，审时度势，在强调落实任务的同时，领导干部与职工齐思共想，结合单位工程特点和需要组织编制入库项目预算，力求从项目上向上级取得资金支持，推动该局稳定长远的发展。
二、加强沟通与协作，提高工作效率
作为水利事业的基层单位，根据职责与权限，部门设置较多，岗位分工也较细化，如何使各部门之间在各司其职，各负其责的前提下，更好的完成同一个工作目标，那就要加强沟通与协作，以团队精神形成合力来发挥集体的潜能。
1、提高沟通意识，建立部门间的融洽关系
“同心山成玉，协力土变金”，部门之间关系处理的融洽与否，直接影响到事业单位的运转效率。由于单位内部各个部门均已明确了所属的职能范围，部门成员由于缺乏沟通意识，在寻求协作方面不够主动，在处理需与其他部门合作解决的问题时，倾向于孤军作战，由于沟通意识上的缺乏造成了单位整体上沟通氛围的缺失，从来不利于跨部门的有效沟通和业务工作更全面开展。再者是工作人员自身沟通能力欠缺，遇到问题时，缺乏主动通过沟通来解决的观念，往往通过上级领导来进行协调，绕了很大的一个圈子，耽误了自己和领导的时间，导致沟通成本的高昂;工作人员种种在沟通技巧上、能力上的不足，使自身只能从本部门的角度考虑，其他部门不予配合便会产生抱怨等情绪，从而使部门工作人员之间产生或多或少不融洽的关系。
2、形成有效机制，建立部门间的沟通平台
由于部门之间的沟通大部分是临时性的，而没有形成一种有规律的集体的行为，加之受到部门内部各项烦琐事物的牵绊，部门之间的沟通往往受不到足够的重视，使某些工作产生了或拖延、或应付、缺乏严谨、相互推诿等一系列的问题，因此亟需建立起相关的有效机制，为加强部门之间的沟通与协作搭建起一个平台。利津局在预算管理项目储备方面，根据单位实际情况，建立并制定了相应的制度，有效提高了项目预算储备的沟通协作效率。
部门的沟通与协作是解决工作难题的重要途径，也是实现部门和谐相处和提高整体工作效率的有效手段。为此，各有关部门要围绕中心大局，立足长远，进一步加强部门沟通与协作意识，打破现有独立的解决某一个点或是局部问题的思路，做到问题主动提出、及时处理、彻底沟通、责任明确、有效督办、限时反馈，实现每个环节的有序衔接，强化责任意识，合力解决工作中的难题，转变工作方式，建立健全部门协作机制，确保各项工作快速、有效地落实。
3、整合各部门目标，形成统一思想
事业单位的经营活动需要多个部门、环节的处理，虽然单位有整体上的目标，但专业化的分工划分到各个部门时，因为不同的侧重点而致使目标的差异性，如工程管理科侧重防洪工程的管理运行维护，防办部门侧重汛期洪水的防御，而预算项目管理则不单纯是财务部门的业务。如果单位在处理全局性工作的问题上，没有形成统一的思想，就容易使各个部门产生“多一事不如少一事”的想法。因此，必须整合各部门各自为政的目标，在整体利益最大化的前提下，合理调整各个部门的目标，保证符合单位的大方向，达到各部门相协调的效果，同时改变相应的绩效考核标准，与整体的目标相一致，达到部门之间有效的沟通与协作，有利于单位的发展。
从以上各方面分析，利津局在预算项目管理中充分体现了部门的沟通与协作，从预算项目的储备申报、方案实施、资金管理、绩效考评各个环节，相关业务部门与财务部门都保持了密切的沟通与协作。通过多方努力协作配合，较为专业合理地编制了项目支出预算，为更好的服务单位的中心工作争取了可靠的资金保障。通过沟通协作，使各部门对项目的执行、资金使用多个环节进行了监督约束，增强了预算执行的严肃性。通过沟通协作，有关财务信息及时传递，使负责项目的相关部门掌握了项目资金支付动态，项目追踪问效和反馈及时，及早发现问题及早处理，切实提高了资金的使用效益。
三、几点建议
1、部门之间沟通的途径不够，还需不断加强
部门之间需要增进了解，沟通途径还不够，沟通不仅体现在部门间的业务工作中，还有在人员上，以及上下级单位对口业务部门之间。通过有效及时的沟通，增加相互之间的理解，消除隔阂，才能把共同的工作做专，做细，做深，做到位。
一、沟通协调能力概述
1.沟通协调的含义
沟通协调是指在工作中管理者妥善处理好与上级、同级、下级等之间的关系，尽量减少摩擦，从而调动各方面工作积极性的能力。一个优秀的管理者，要想做到下级安心、上级放心、同级热心、内外齐心，必须要有良好的沟通协调能力。
2.沟通协调对管理者的要求
首先，积极沟通。重视且乐于沟通，愿意与人建立联系，在遇到沟通障碍时，能够以积极的心态和正确的方法对待冲突和矛盾，而不是强权或回避；其次，换位思考。能够打破自我中心的思维模式；尝试从对方的角度和立场考虑问题，体察对方感受，促进相互理解；再次，及时反馈。重视信息的分享；用心倾听各方的意见，并根据实际情况及时做出调整和回应。
著名的周哈利窗模型根据对信息的“暴露”和“反馈”把个体在交流时的心理分成了四个区域，即开放区、盲区、隐藏区和未知区。该理论认为改善沟通协调工作的实效性应该从缩小隐藏区和盲区两方面入手。缩小隐藏区是增加信息的暴露程度，坦诚的与他人分享信息，让其他人更了解信息，扩大开放区，减少未知区；缩小盲区是指提高他人对管理者和信息的反馈程度，这样可以促进沟通双方的理解和友善，同样可以扩大开放区，减少未知区。
二、高校教学秘书沟通协调工作的主要内容
1.与相关部门之间的沟通协调
相关部门指教务处、学生处、财务处等职能部门。在高校具体教学管理过程中，教学秘书应该做到积极主动与相关处室保持紧密的联系，比如认真配合教务处协调安排本系各专业教学计划的落实，组织学生选课，配合组织各类统考工作的报名、收费、审核学生名单、落实监考人员；根据财务部门的相关规定核算外聘教师和自有专职专任教师的课时费等。
2.与院系领导之间的沟通协调
与院系领导的沟通协调主要是指充分发挥参谋和辅助作用，协调院系领导之间就相关问题及时加强沟通、交换意见，避免互不通气、矛盾集聚，影响集体的团结与和谐。作为教学秘书应该给自己准确定位，充分发挥参谋和辅助作用，就所在部门的教育教学情况特别是存在的主要问题及时向领导提供全面而准确的信息。在汇报过程中，沟通协调要讲究有效的方法和技巧，如实反映相关情况，做到不利于团结协作的话不说，偏激片面的话，闲话、气话不传，争取让领导之间互相理解、相互支持、步调一致、融洽共事，积极营造和谐相处、团结协作的先进集体。
3.与任课教师之间的沟通协调
与教师之间的沟通协调主要是指积极做好桥梁和纽带的角色。高校教师的教学工作具有相对的独立性，部分教师不实行坐班制度，而且在独立学院和民办院校，教师队伍中还有一定比例的外聘教师。作为高校尤其是独立学院的教学秘书平时要加强与校内外任课教师沟通，了解他们的思想动态，结合他们的实际情况进行课程安排、教室安排、考试安排、成绩登录和教师工作计算等方面的工作，尽量避免发生教学事故。
4.与在校学生之间的沟通协调
根据现代大学生的特点，高校教学秘书与学生之间的沟通协调应体现尊重、理解、包容等特点，对学生在各个方面进行积极正面的引导。对学生的咨询，应给予耐心的解答；加强与与学生的沟通交流，了解他们的生活、学习和思想状况；对学生选课、补考、学籍、成绩等相关工作要适当听取学生的意见和建议。同时，在教育教学过程中可能会存在着学生学习能力与教师教学能力之间的矛盾，教学秘书必须进行适当的协调，使效果达到最佳。
三、高校教学秘书在沟通协调工作中面临的问题
1.沟通协调职责有待明确
作为高校管理人员的教学秘书，是在教务处和院系的双重领导下进行相关的工作。关于教学秘书的岗位职责，尽管各个高校或多或少都有规定，但是具体的职责范围不明确，尤其在独立学院和民办高校，教学秘书要负责教学管理、科研、学籍、考试、排课、与外聘教师的沟通等。岗位职责内容的不清晰直接导致了沟通协调职责范围的不明确。
2.沟通协调渠道有待通畅
在高校中，教学秘书是部门与部门之间、教师与领导之间、教师与学生之间沟通的桥梁与纽带。教学秘书的日常工作要受到领导、教师与学生的多重监督，其沟通协调各方面关系的渠道相对不通畅，这一点主要在独立学院和民办高校中教秘与领导、老师之间表现的较为明显。在独立学院和民办高校中，职工均没有事业编制，职工和学校之间是雇佣与被雇佣的劳动关系，故职工在工作中就处处得察言观色，小心谨慎。教学秘书尽管属于管理者，但是没有实际的参谋权，只是教学管理决策的传达者和执行者。部分领导、老师和学生对教学秘书岗位和角色缺乏正确的认识，无论大事小事甚至是一些琐事都会找到教学秘书，为了维持和谐的工作关系，教学秘书不好意思推辞。久而久之，沟通协调渠道的不畅通会引发教学秘书对岗位的厌倦感。
3.沟通协调效果有待提升
教学秘书岗位职责范围较广，所以其沟通协调的效果总体不佳，这一点在独立学院和民办高校中教秘与学生之间表现的比较明显。独立学院和民办高校的生源跟公办院校相比总体素质有一定的差距。独立学院和民办高校的学费相对较高，学生大多数家庭经济条件比较好，经济条件的优越感使学生缺乏一定的团队意识和社会责任感，这在无形之中增加了教学秘书与学生沟通协调的难度。教学秘书的一些工作得不到学生的理解和认可，学生自认为学费较高，对教学秘书角色缺乏正确认识，仅视其为服务者，对其工作缺乏一定的尊重。当对工作的付出与回报不对等时，会影响到教学秘书的工作热情，甚至引发师生之间的抵触、对立情绪。
4.教学秘书素质有待提高
目前在各个高校中，大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不相匹配，其知识结构、学历层次和技术职称等于本专业的任课教师还有一定的差距。随着科技的进步，教学秘书的教育教学管理工作越来越趋向于现代化、数字化、网络化、信息化，这对教学秘书自身的综合素质相应也提出了更高的要求。部分教学秘书对岗位角色和工作内容缺乏争取的认识，认为教秘工作就是一些琐事的处理，未充分意识到先进的管理工具对有效提升沟通协调效率的重要性。久而久之，传统的工作方式必然无法适应现代化的办公要求，从而导致办公效率低下，影响工作热情，不能积极主动地投入到工作中去。
四、有效提升高校教学秘书沟通协调工作创新与实践水平的建议
1.强化服务意识
优质的服务可以使教学秘书在领导、教师和学生中树立良好的威信，从而得到大家的信任、认可和支持，有效激发教学秘书的工作热情，促进同事之间、师生之间构建融洽和谐的关系，进而推进教育教学的有序进行。所以教学秘书应根据岗位职责准确定位，强化服务意识，提高服务质量，树立以师为人和以生为本的理念，设身处地从教师和学生的角度进行换位思考，围绕着教育教学工作的中心问题，为领导、教师和学生提供优质的人性化的服务。
2.增强协调能力
高校教学秘书位于教育教学活动的枢纽位置，在工作中需要沟通协调左右，贯穿教学上下，联系部门内外，所以有效的沟通协调能力是教学秘书应该具备的基本能力之一。有效的沟通协调需要技术和技巧，主要体现人际沟通，组织协调和较强的亲和力。比如教学秘书要把上级部门或兄弟院系的有关事宜或重要文件及时准确地传达给所在部门的相关领导和教师，同时将学生对教学情况的信息反馈认真加以汇集整理分析，以保证教育教学有序进行。在上情下达，下情上报的过程中要做到客观、公正，积极营造融洽、祥和、互相信任的良好工作氛围。
3.培养敬业精神
教学秘书工作看似简单，实际上是一份相对琐碎复杂的工作，这就要求教学秘书要一丝不苟地认真对待教育教学管理中的每个环节，同时也对教学秘书的道德修养和业务能力也提出了较高的要求。作为一位合格的教学秘书，要具有高度的事业心和、责任感以及任劳任怨的无私奉献精神，忠诚高等教育事业，热爱本职工作，对领导、教师和学生要热心、耐心，面对教育教学过程中出现的问题要冷静理性，不急躁，不冒失，按照相关的规定，采用合理有效的方式来处理沟通协调过程中出现的问题，切实保证教学秩序稳定。
[关键词]办公室;主任;沟通协调;艺术
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.067
[中图分类号]G647.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-00-01
良好的沟通对于协调办公室工作具有促进作用，有效的沟通交流是开展各项办公室活动的基础。如果办公室主任的沟通协调能力出现问题，很可能在学校出现紧急情况时，无从下手。沟通协调艺术的使用不仅能处理人际关系，还能缓解矛盾。因此，办公室主任要掌握这项艺术，在面对高校领导、高校各系主任和办公室内部工作人员时，采用不同的沟通协调手段。
1 面对高校领导时的沟通协调艺术
高校院系的办公室主任需要协调好和高校领导间的关系，对于高校领导的指示和意图，要懂得分析和领会。结合不同高校领导的处事风格、处事能力、处事习惯等，分析高校领导的个性特点，懂得利用沟通协调艺术，明确领导意图，并积极配合领导完成任务。实际工作中，高校领导之间难免出现分歧和矛盾，此时，作为院系的办公室主任经常要扮演“灭火器”的角色，针对问题的矛盾进行沟通协调。如果领导间的矛盾非常严重，且不断加剧，系办公室主任一定要在了解清楚原因的情况下，进行劝导，避免妄下评论，导致矛盾恶化。当领导间的矛盾没有出现好转时，办公室主任一定要发挥“灭火器”的功能和作用，竭尽所能地帮助领导化解矛盾。作为领导的得力下属，办公室主任在履行职责时，一定要客观真实地传达大家的要求，并提出自己的看法等，做到“动之以情，晓之以理”，有效发挥沟通协调艺术的作用，使领导能欣然接受。系办公室主任一定要善解人意，及时了解领导心中所想，并要懂得顾全大局，将维护领导间的团结作为首要任务。如果因为工作失误，导致领导间的矛盾，一定要勇于承担责任。如果不是自己的原因，也一定要首先考虑领导之间的团结，适当转移话题;或劝导情绪不是太激动的一方先行离开，稍后再议，避免领导的形象受损，有失身份。采用有效的方式进行沟通协调，帮助领导解决实际问题。
2 面对高校各系主任时的沟通协调艺术
系办公室主任应把握好与高校各系主任之间的关系，做到谦虚，彼此尊重。正所谓“尊重别人，就是尊重自己”，进行沟通交流时，要懂得倾听他人的意见，尊重他人看法，避免独断独行。良好沟通的基础就是彼此尊重，开展各项活动时，一定要发挥积极合作、互相配合、互相支持的精神，一旦出现自己能力范围内无法解决的问题，系办公室主任应主动协调沟通，寻求各系主任支持和配合，并向高校的领导及时反映，寻求领导的帮助，在领导和各系主任的共同配合下，使活动能顺利开展。遇到问题时，办公室主任应主动沟通，沟通时一定要把握好时间和地点，尽量选择在各系主任的办公室进行商讨，尽量选择各系主任不忙时，避免在各系主任上课前或较忙时，仓促地进行沟通协调，因为此时的协调通常无法得到满意的效果。选择好时机进行沟通协调时，需要注意对方的态度，一旦各系主任态度强硬，需要办公室主任充分发挥沟通协调艺术，巧用幽默的方式调节气氛，冲淡他们的消极情绪，积极化解矛盾，灵活运用规劝疏导式协调、命令式协调、建议式协调、会议式协调、商榷式协调、随机式协调和沟通式协调等协调方法，解决实际问题。
3 面对办公室工作人员时的沟通协调艺术
院系的办公室主任与办公室的工作人员的关系，关系到办公室气氛的和谐友好，同样有助于办公室各项活动和工作的顺利开展。行为的引导有时比语言的引导更具有实际效用，系办公室主任作为办公室工作人员的领导者，一定要以身作则，树立好榜样的作用，积极遵守高校的各项规章制度，带领办公室工作人员积极努力工作。系办公室主任在日常生活中，应多与办公室工作人员进行沟通交流，了解他们的工作进度和工作中遇到的困难，懂得做一个“聆听者”，耐心听取工作人员的想法和看法，并及时给予正确的意见或引导。合理运用沟通协调的方式，有助于系办公室主任解决工作人员间的矛盾。例如，办公室工作人员之间产生矛盾，系办公室主任进行沟通协调时，需要结合实际情况选择合适的沟通方式。如果因为私人原因产生矛盾，需要通过“交叉沟通”的方式，分别与矛盾双方进行沟通，了解事情的具体情况，帮助矛盾双方分析引起矛盾的原因，并积极寻求解决方法;如果不是私人原因产生的矛盾，而是因为公事，就需要系办公室主任选择恰当的时机做“和事佬”，让矛盾双方当面沟通交换意见，并且共同协商。此时，系办公室主任需要积极地进行劝导，协调矛盾双方，最终达到解决矛盾的目的。
4 结 语
沟通协调是一门艺术，能化解生活中的矛盾，高校院系的办公室主任如果能掌握沟通协调艺术，有助于促进与领导、各系及办公室工作人员之间的团结与合作。合理运用沟通协调艺术解决工作中遇到的问题，能帮助办公室主任提高工作效率，从而帮助高校顺利开展各项活动。
主要参考文献
[1]骆峤嵘.浅谈办公室主任的沟通协调艺术[J].办公室业务，2008（8）.
