1.教师角色业务流程
教师角色主要进行三项任务：论文录入、著作教材录入、科研项目申报。以科研项目申报为例，教师首先进行项目申报，分院秘书负责教师申报任务初审，若初审不通过则返回修改，若初审通过则进入下一步主管部门审核，若通过则进行科研立项，立项后教师要更新课题进展情况，结题阶段需录入成果信息，同时项目结题后将成果计入教师档案并得到相应的考核分。
2.主管部门业务流程
主管部门主要进行项目管理、论文管理、教材管理等。以项目管理为例，主管部门需对教师申报课题进行评审并出具评审意见，项目立项后要对项目进展进行监督并反馈意见，项目结题后要进行评审并反馈结果。
二、系统功能设计
1.主要功能
科研管理信息系统研究和开发的主要内容是开发适合职业院校科研管理工作要求，能够适应我院科研项目过程化管理及绩效考核所面临的各类问题，主要有以下几个方面：
（1）各级各类部门、组织科学研究信息的统一和科研信息公开；
（2）一般职业院校涉及的各类科研项目的申报管理；
（3）建设期内各科研项目的进度管理；
（4）科研成果（如专利、论文、著作）管理；
（5）科研获奖管理；
（6）科研考评管理；
（7）科研管理信息系统的基本架构及与以上问题的适应性；
（8）具体开发相关的各类问题。
2.预期目标
根据对职业院校科研管理工作要求，结合我院科研项目过程化管理及绩效考核所面临的各类问题研究，开发出一个能够适应一般职业院校科研工作管理，特别是能够适应我院今后科研管理工作要求的信息管理系统。具体指标如下：
（1）能够识别系统管理员、教师用户、教研室用户、分院用户、部门用户等五种身份的人员，并分配各类人员的职能。
（2）教师用户能够进行公告通知阅览、个人信息修改、科研项目申报、科研进度维护、科研项目结题、科研成果上传、科研获奖信息填写等功能。
（3）教研室用户能够进行公告通知阅览、本教研室科研人员添加与查询（汇总）、本教研室科研项目审核与查询（汇总）、本教研室科研进度查询、本教研室科研成果和获奖查询（汇总）、本教研室科研考核查询（汇总）。
（4）分院用户能够进行公告通知阅览、本分院科研人员添加与查询（汇总）、本分院科研项目审核与查询（汇总）、本分院科研进度查询、本分院科研成果与获奖查询（汇总）、本分院科研考核查询（汇总）。
（5）部门用户能够进行公告通知、全院科研人员查询（汇总）、全院科研项目审核与查询（汇总）、全院科研进度查询、全院科研成果与获奖查询（汇总）、全院科研考核查询（汇总）。
（6）系统管理员拥有以上所有权限并根据需求调整和优化系统结构、功能等。
3.功能结构设计
（1）科研管理信息系统主页设计“浙江广厦建设职业技术学院科研管理信息系统”，与科研处网站结合为一个统一平台。
（2）进入系统后选择菜单包括“个人信息、公告与通知、课题申报、科研进度、科研成果、考核结果、统计与查询”等。
（3）“课题申报”菜单下提供网上课题填表申报格式，格式具体内容按学院课题申报内容设计。“科研进度”菜单下提供项目中期报告、结题报告等相关信息。“科研成果”菜单下提供论文信息、教材基本信息、获奖信息等的填写及电子稿上传功能，并需限定填写无空字段，保证研究成果的真实性（如“期刊名”为必填字段以保证该论文已正式发表）。“考核结果”由科研立项、结题或获奖情况结合学院教学管理考核指标体系自动产生，以表单呈现。“统计与查询”提供部门、分院、教研室、个人的四级分类方式。
（4）按照不同角色进行统计查询设计：为教师提供历年“个人论文、科研、著作”等信息的查询和统计功能；为教研室和分院提供本部门科研、和教材编写的汇总查询；学院科研处提供历年核心期刊查询，各分院科研课题进展情况的查询，各分院课题、论文、教材编写情况的查询，各分院科研考核情况查询等。
（5）输入模块主要输入教师科研、和教材编写的基本信息，系统为教师或其他部门职工提供本人的论文录入、科研课题的录入和教材编写（已出版）的录入信息窗口。分院秘书负责对教师录入的信息进行初步审核（课题以立项和结题为标准，论文主要检查是否非法出版刊物，教材以已出版为标准）（分院、部门不负责教师个人科研信息的录入）。科研处负责对其他部门职工科研、论文、教材编写的一次性审核，对分院初审的科研、论文和教材编写进行终审。系统提供全院每年各分院、部门的所有科研成果、出版教材和的统计功能，并自动计算考核成绩。
（6）系统提供数据备份，并可采用手动备份或定期自动备份两种方式。
三、系统实现
1.软条件
各级领导高度重视科研工作，是项目实施的最根本保证。我院组成“职业院校通用科研管理信息系统的研究和开发”课题组，团队成员具有丰富的管理经验和网站开发能力，所有课题组成员都来自一线，项目负责人同时兼任教务处管理人员，有2人拥有丰富的网站项目开发经验。这是本系统得以实现的“软条件”。
2.硬实现
近年来，国家不断加强对高职院校的重视，很多高职院校得到蓬勃发展，在这个基础上，高职院校的科研能力和科研成果的成绩也不断得到突破和发展。但还有一部分高职院校由于处在发展的初期，科研能力低，在科研成果的研发与信息技术的结合上还存在一些问题。
(一)科研成果研发周期长
在高职院校当中，虽然各个学科都有专门的科研小组和实验室，学校也投入了大量的设备和资源，但教师在科研上存在态度不端正，对科研不重视，小组合作探究能力差，对相关课题研究的资料搜集少，对于科研探索的分工不明确等问题。甚至有些课题研究从课题报告到科研成果的形成要好几年，使各级拨给的课题研究的专项资金没有得到充分利用。长此以往，导致高职院校的科研成果研发周期长，工作效率低。
(二)忽视了对信息技术资源的充分运用
科学研究和科技成果创新的根本目的是结合人们的实际生活和思想实际，能够创造出更多指导人们生活的先进理论。所以，科学研究必须以社会实践为基础，重视对信息资源的了解与掌握。而当前高职院校在科研方面忽视了对网络资源的利用，对课题研究的现状缺乏认识，对国内外相关的研究成果缺乏了解。高职院校的教师在课题研究中忽略了对相关文献资料的借鉴和已有理论的创新，这都是由于他们没有充分利用信息技术，没有最大限度地获取丰富的科研材料。
(三)高职院校科研信息化管理效率低下
高职院校的科研信息化管理方式陈旧，工作效率低下。在科学研究方面，还是依靠传统的人工完成。从科研项目的确立、中期的资料整理到成果的鉴定，包括科研成果的登记、汇总，整个科研过程中资料的搜集、文件的上传下达等都是以书面表达的形式完成的。材料的采集、问卷调查的收集和资料整理大多是依赖人工来完成的，造成高职院校的科研管理人员任务繁重，办事效率低下。
二、关于当前高职院校信息化管理的调查研究
(一)调查对象:某省20所高职院校。
(二)调查目的:通过对选取的高职院校科研信息化管理的现状调查，并对这些学校实施完整的信息化管理，跟踪调查学校的科研情况。通过实验证明在高校进行科研信息化管理创新的意义。
(三)调查时间:2013年1月12日—2013年7月12日。
(四)调查方法:综合使用访谈法、问卷调查法、实践研究法。
(五)调查内容:抽取某省20所高职院校，对它们在科研上的资料下载、网络资源共享、科研成果电子化管理的情况进行调查。
(六)实验过程:在调查完成后，对这20所高职院校实施科研信息化管理进行为期半年的跟踪调查，对它们在科研方面运用科研信息化管理的情况进行及时反馈和修改建议。
三、高职院校科研信息化管理方式的创新
当前各高职院校越来越重视科研成果的研发，它不仅代表着一个学校的科研水平，也直接关系到教师职称的评定。但高职院校的科研在发展的早期还存在一些问题，针对这些问题，应结合当前高职院校的发展实际和信息技术的时代背景，对高职院校的科研信息化管理进行创新。
(一)增强教师的科学研究意识
在高职院校当中，无论是对教师自身素质的提高，还是对学校的升格来讲，教师的科研意识都至关重要。但当前高职院校教师的科研意识比较薄弱。通过科研信息化管理方式的创新，可以将各个类别的科研课题进行分类整理，方便资料的查阅和整理。把相关的管理规定、申报要求发表到网站上，提供与课题相关的有效的信息资源，使教师能够及时地了解、搜集和鉴别国际国内相关课题的研究成果和最新动态，开阔教师的视野，树立科研的意识，及时地调整自己的研究方向，增加自己的知识储备，并且能够把获得的信息吸收消化，有选择地进行深加工，使其真正运用到自己的课题研究中去。
(二)创新科研管理的信息化管理机制
传统的高校科研管理，从课题的筛选到资料的搜集，包括成果的登记、查阅和汇总都是采取传统的人工完成的。这样不仅大大降低了高校科研的效率，而且使很多科研资源得不到充分的利用，资源遭到了浪费。所以必须建立完善的科研信息管理体系，高职院校应设置专门的电子阅览室，为学生和教师提供免费的信息查询资源，实现资源的共享，建立科研成果展示的档案管理系统，通过网络关键词的搜索找到与课题相关的理论成果，从而为现阶段的课题研究提供更多的理论依据和帮助。
(三)建立完整的电子信息管理系统
要实现高职院校科研信息化管理，就必须充分利用计算机信息技术，对资源进行重新整合，重视资源整合过程中的共享，使科研的审批制度更加公开透明，使信息交流更加方便快捷。注重数据资料的完整性和高效率，不仅有利于提高办事效率，也方便了科研人员之间的互动与交流，使他们能够通过网络在线，探讨课题研究中的问题和课题研究的最新动态，提高高职院校管理人员的管理效率和服务水平，使他们摆脱过去资料搜集与整理的繁琐工作，能够真正把时间和精力用在科研的分析与成果的促成上。
四、小结
1一般科研项目管理内容
一般意义上，项目管理是指从项目立项到项目计划、项目实施、项目监控、项目收尾、项目评估等的全生命周期管理。项目管理涉及的知识体系中包含九大管理领域，主体领域是范围管理、时间管理、费用管理、质量管理，4个辅助领域为：人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理，还有一项综合管理即整体管理，也叫计划管理。科研项目作为一类特殊项目，在项目的生命周期及项目管理内容方面有其自身的特点。科研项目管理包括项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理。科研院所项目管理涉及领导层、管理层、课题负责人、科研专业人员以及外部专家或第三方机构，各类参与者在项目全生命周期中分别承担不同的职责。
2核科研项目管理特征分析
核科研项目管理在管理领域基本框架之外，还应突出强调4个方面。
2.1创新管理
创新是对科研项目产出物的要求之一，这种创新既包括发现或发明获得的成果，又包括成果的应用推广。
2.2知识管理
科研项目的成果是知识产品，科研项目的群体是知识密集型人才，因此科研管理理念变革、科研研究过程、科研能力提升、以及科研产品管理都属于知识管理的范畴。
2.3不确定性和风险管理
在科研项目管理过程中，由于研究过程及研究成果中存在着各种不确定性，导致科研项目管控难度很大，较一般工程管理而言在进度、成本、质量等方面具有更大的风险。
2.4安全保密管理
科研工作一般是行业中先进知识成果的密集领域，由于核行业本身的敏感性以及对安全的高度重视，决定了安全、保密管理在核科研项目管理领域具有极为重要的地位，这一特征是核科研项目管理与一般科研项目管理的主要特征。由于科研项目管理在知识领域的特殊性、不确定性和风险因素的增多、科研项目的可交付成果是知识产品以及核科研安全保密特殊要求等特征，导致一般项目管理的时间、费用、质量的管理目标，不能成功地控制和解决核行业基础科研项目管理中由于技术和知识本身的变化带来的新情况。因此，在进度、费用、技术创新、风险管理、安全保密等方面对核科研项目管理过程提出了不同于一般工程项目的更高要求。
3核科研项目管理信息化建设
重点结合核科研项目管理的特征分析，在信息化建设中，应着重考虑以下方面：（1）计划进度管理：由于存在诸多不确定性因素，应加强对时间进度的严格控制，要求管理层制订详细的项目计划、严格执行计划并能够及时了解项目进展情况。（2）知识管理：核科研项目是一项知识密集型活动，课题专家及科研人员应最先了解并跟踪相关领域最先进的知识成果，并在此基础上进行突破；此外，过去的问题和经验也应作为一种知识资源进行管理和共享。（3）成果鉴定与评价：科研项目成果检验是一项专业性很强的工作，要通过同行专家评审及第三方机构科研查新工作，为项目的新颖性及科研水平提供权威、客观的说明和论证。（4）安全保密：核科研项目与一般科研项目相比，对安全保密的要求更为严格，在信息化过程中应充分考虑该方面需求，为科研工作提供安全保障。（5）针对科研项目过程中存在的各种风险因素，应加强对项目的风险管理，包括风险识别、分析、处理、跟踪、记录以及风险模拟、预警、预测等，从而有效降低/规避项目风险。（6）应当为科研院所领导层及时提供所需的项目相关信息，用于辅助领导层决策。
二、信息化在核科研项目管理中的应用
1总体框架核行业科研管理
框架应以项目中心为核心管理目标，结合PMP项目管理的精髓，围绕核科研项目特征突出关键需求点，为各类用户提供更为规范化、科学化、精细化的引导和控制，为核行业科研院所真正实现清晰化的项目管理提供强大支撑。表现层：直接面向科研用户，包括内部科研决策/管理/专业人员以及外部专家/第三方机构用户。通过表现层规范信息化应用入口，对内外用户提供服务。应用层：按照应用模块灵活配置，各应用模块独立进行分工协作，具有很强的扩展性。接收客户来自表现层的请求，在应用层这里进行处理。应用层具有分布式的结构设计。支撑层：也是逻辑事务层，各种业务应用逻辑都包含在支撑层模块中，采用组件技术进行开发，每个应用组件的运行、策略、事务处理在应用服务器上，相互独立，具有很好的可移植性。数据层：主要包括大型关系型数据库及其所存储管理的企业业务数据。这些数据来自各个业务管理系统，通过一定的逻辑模式和权限许可，有关用户调阅或者组合分析，形成业务管理或者管理决策信息。
2应用层功能划分
按照科研项目管理涉及人员的分类，将总体框架的应用层功能划分为3层，即：决策层、管理层、执行层。
2.1决策层应用
主要包括：报表查询、风险分析、综合性分析，由科研院所领导决策层使用。（1）报表查询：为领导层了解项目执行情况提供各类报表，使领导层从整体、宏观的角度了解项目情况，辅助决策；（2）风险分析：对项目风险进行智能化分析、模拟、预测，为如何规避/降低风险的决策提供支持；（3）综合性分析：通过数据转换、多维分析/联机分析处理（OLAP）和数据挖掘（DM）等技术，为领导层提供包含与项目、合同、财务等有关的深层次、综合性信息。
2.2管理层应用
主要包括：计划管理、进度控制、成本管理、质量管理、安全保密、人力管理、采购管理、风险控制、项目评价、科研查新、业务流程、文档管理等，主要由科研项目管理层人员使用。（1）计划管理：科研项目计划管理包括的主要内容有：估算整个项目的工期；制订项目工期计划；对项目活动顺序、项目活动工期和项目活动所需资源进行分析，并根据分析制订工期进度计划。（2）进度控制：科研项目进度控制跟踪各项任务完成情况，根据项目工期计划进行进度分析，识别可能或已经影响进度的任务或因素，采取必要措施，进行进度控制。（3）成本管理：项目成本管理，是为保障项目实际发生的成本不超过项目预算而开展的项目资源计划、项目成本估算、项目预算编制和项目预算控制等方面的管理。（4）质量管理：科研项目的特点决定了科研项目的质量目标很难完全用量化的方法控制，只能是定性和定量方法的结合。项目质量管理包括两个方面的内容：其一是项目工作质量的管理，其二是项目产生物的质量管理。（5）安全保密：作为核行业科研项目管理的特征之一，包括了对安全保密相关的人员、设备/介质、文档资料、制度规范、网络等的保密管理。（6）人力管理：包含人员档案、培训管理、病事假管理、电脑考勤、绩效考评、薪资计算、出差外出、人员任务管理以及相关报表。（7）采购管理：项目采购管理是指为保障项目顺利进行而进行的物资需求计划、物资采购、物资管理等活动。（8）风险控制：由于科研项目存在大量的不确定性，因此风险控制是科研项目管理过程中极为重要的一环。包括科研项目风险的识别、分析、处理、跟踪、记录等过程。（9）项目评价：该功能由参与评审的外部专家使用。这里的项目评价指对科研成果的评价，即对科研项目成果的学术水平或重要性进行评价。由于科学研究的“质量”这个概念非常复杂，难以用完全量化的方法进行评价，因此需要结合定性的同行专家评审法和定量的指标评价法来进行。包括同行专家信息管理、评价准备、评价过程管理、评价结果记录等。（10）科研查新：是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，根据《科技查新规范》进行操作，并作出结论（查新报告）的过程。包括科研查新机构信息管理、查新结果及报告管理等内容。（11）业务流程：是指贯穿整个科研项目管理证明周期的以流程方式执行的各项工作，包括：从项目申报、项目立项到项目评估收尾的各项审批流程。（12）文档管理：项目过程中产生的Word、Excel、Pdf、图片等各类文档，都可以按照项目的关系，分门别类地进行归档，并执行相应的文档授权管理。
2.3执行层应用
主要包括：知识管理、问题管理、业务流程、文档管理等，由科研项目组的科研专业人员使用。业务流程与文档管理两项功能与管理层相同。（1）知识管理：科研项目，无论其产品还是参与项目的工作人员都具有知识密集型的特点，因此对于知识的管理与共享有很高的需求。知识管理包括：科研成果管理、论文论著管理、专利管理、商标管理、获奖信息管理、著作权管理、域名管理。（2）问题管理：科研工作的知识性决定了参与科研项目的人员之间需要进行频繁的知识/经验交流与分享，通过共享这些问题处理经验，可以在最短时间内解决问题，并将问题处理经验转化为单位的知识库管理，包括问题、问题回答、问题统计与查询等。
三、小结
1．1项目管理
1．1．1纵向项目管理
纵向项目是指从国家、部委、省（市）政府等拨款资助的研究项目．系统的纵向项目管理主要包括立项登记、过程管理、项目变更管理、结题管理等．由于科研人员需要在各级政府科研管理部门的不同系统中申请纵向项目，因此无需在本系统申报．获得政府批准立项的项目需要在本系统中立项登记，纳入学校科研管理流程．纵向项目信息录入采用个人登记—院系审核—科研院／文科处审核的流程．也允许院系或科研院／文科处直接录入立项登记信息．
1．1．2横向项目管理
横向项目是指学校与企业合作的项目．系统的横向项目管理主要包括立项登记、结题管理等．横向项目管理的特点是要记录比较丰富的委托单位（甲方）信息，系统满足了对甲方单位信息的规范性、完整性要求．横向项目信息录入采用与纵向项目管理相同的流程．
1．1．3校级项目管理
校级项目的管理流程与纵向项目类似，所不同的是增加了申报流程．校级项目申报采用在线填写申报书的模式，通过OFFICE控件以及申报书的预先配置，减少了教师录入信息的量，科研院／文科处可以同时收集到可供统计的校级项目信息和WORD申报书材料．通过专家评审模块，可以邀请校内外专家开展项目申请书的评审工作．被批准的项目，其申报信息直接纳入立项登记，无需重复填写。
1．1．4项目预算管理
科研人员在填写项目信息时，可以一并填写项目预算，通过学校数据交换平台将预算信息连同项目信息同步到财务系统中．
1．2科研经费管理
科研经费管理是科研管理的核心任务之一，其主要内容包括登记项目预算，到款经费的确认、分配与统计，各项管理费的提取、预算执行进度管理等．经费管理流程通过数据交换平台与财务系统实时交互．针对交大科研经费管理的复杂性需求，项目经费管理做了如下流程规范：（1）科研院／文科处可以灵活地设置项目类别、不同学院的经费分配比例；（2）财务系统每天将最新的到款信息同步到科研系统中，供科研人员认领和查询；（3）科研人员在线认领项目经费，只需把来款与本人负责的项目关联即可；（4）院系科研秘书可在线审核认领项目经费，保障数据的真实性、准确性；（5）科研院／文科处可以对认领的到帐信息进行经费的分配；（6）科研院／文科处可以打印出经费分配单或分配表，经费认领数据同步至财务系统；（7）系统实现了项目管理费退免／减免申请、经费校内转账审批等科研业务审批流程．
1．3科研成果管理
科研成果管理包括论文、著作、获奖、技术标准和专利等的管理．系统支持期刊库的管理，方便教师准确地找到论文的期刊信息，方便学校对论文等级的评定．交大使用专利事务所的软件管理专利，为使科研管理系统也能实现对专利的管理，系统实现了强大的EXCEL数据导入功能，能根据导入数据的单位、成员姓名等信息，匹配校内单位人员信息，极大地减少了录入工作量．并且对于国内专利、国际专利、PCT专利、软件著作权开发了不同的管理功能．系统还增加了技术标准管理模块．各类成果都能够关联到作者的科研项目上，方便科研项目的结题管理．
1．4科研基地管理
科研基地指国家（省）级重点实验室、工程研究中心等科研机构．基地管理不仅包含基地相关的科研项目和成果信息，对基地的人、财、物和研究方向等都存在管理需求．本系统实现了对科研基地成员、资源、项目、成果的管理，可以从科研项目、成果模块直接采纳基地成员参与的项目和成果，自动生成基地年报．
1．5查询与统计
在系统的所有管理业务模块都建立了查询功能，还单独设置了主课题查询、子课题查询、科研详情查询等满足不同用户需要的查询模块．例如，科研详情查询满足科研人员查询本人全部科研信息的需求，把个人的科研项目、成果、经费等信息整合在一起．科研统计作为科研管理部门定期开展的工作，是为学校科研决策提供支撑的一项重要工作．通过系统的科研统计功能，不仅方便管理员简单地自定义报表，还可以设置常用报表筛选条件，保存设置条件后，今后需要时只需要选择已保存的条件即能生成需要的报表．
1．6系统权限管理
系统设计了数据管理权限－菜单管理权限－子分类（例如项目类别）管理权限三层权限架构，满足不同的权限管理需求，方便科研院管理员对权限的设置．
2系统创新点
2．1科研与财务一体化
通过学校既有的数据交换平台，打通了科研项目－财务经费管理之间的信息孤岛，加强科研经费预算管理，重构科研经费管理流程，实现了科研项目经费管理的一体化，切实方便教师和管理部门．在管理制度和管理体制上，学校研究制订了“科研经费管理办法”，建立了科研经费管理的专门机构和专职岗位，提供编制项目预算、办理到款经费、经费使用过程监督和决算编制与审核等全过程服务．在信息系统中，重新设计并实现新的科研经费管理流程，通过学校数据交换体系，新建或重建财务系统和科研系统中的相关功能模块，保障科研经费管理相关数据的交换、共享和业务协同。
2．2校级项目在线申报
从2009年开始，教育部、财政部在中央高校全面推广了高校基本科研业务费制度，用于支持高校的自主科技创新．基本科研业务费已经成为中央高校稳定的政府资助非竞争性科研经费的来源，在学校科研总量中所占的地位越来越重要．教师通过申请基本科研业务费开展的科研项目在系统中称为校级项目．为了鼓励青年教师及附属医院医务人员投入科研工作，交大开展了各类校级项目的申报工作，针对校级项目的申报流程系统做了一些创新．校级项目由科研院管理整个流程．项目申报是项目管理的起始点，申报方式既要在数据库中采集到有用的数据，又要生成方便阅读的Word文件，还要让青年教师熟悉纵向项目申报方式，交大采用了类似政府纵向项目申报的模式．既可以填写详细的项目数据，也能将申报书通过线上提交．通过采购一套成熟的Office控件，预先将校级项目的申报书模板配置到系统中，并将基本信息中的字段内容配置到该模板上，科研人员填写完整的项目基本信息后，大部分的项目信息都会直接出现于在线申报书上，包括了成员、预算等扩展表内容．完善申报书上其他信息后，即可提交审核．实现了项目信息的入库、申报书生成提交的统一．
2．3专家评审管理
校级项目是否通过立项，需要校内外专家进行评审，系统开发了在线专家评审功能．首先，丰富了专家库的信息，通过增加专家信息，方便将专家通过校内／外、不同领域、不同研究方向进行划分；其次，在遴选专家方式上，既可以通过领域选择专家，也可以在设定专家数量后随机遴选，达到公平的目的．最后，通过邮件将申报书等材料发送专家，专家只需要通过邮件内的链接，即可登录系统进行评审．评审的结果，可以在科研院管理员的页面进行统计和展示．如果专家比较忙，评审较慢，系统还支持邮件催办功能．
2．4科研机构管理
在数字大学整体架构中，交大按照国家标准GB／T29808《高等学校管理信息》中规定的TB02标准集“校内单位基本数据类”的要求统一管理校内组织机构，建立了包括院系部处、附属医院、国家重点实验室等科研基地在内的组织机构树．该组织机构树通过SOA架构分发到科研系统中．然而，学校的科研管理业务与其他管理业务一样是复杂的，并不是所有部门在科研系统中都完全按照组织树进行管理．因此，我们设计了一个解决方案，通过在已经分发到科研系统中的组织机构树筛选出学院级的科研机构，避免了大量不进行科研活动的单位在系统中出现，同时也解决了某些挂靠学院的机构按学院同等级别进行科研管理的需要．校内科研人员可以通过学校统一身份认证服务登录科研系统．而对于尚未纳入统一身份管理的校外人员（如附属医院医生、已参与科研活动但尚在办理进校手续的人员），在系统中增加了校外人员维护模块．添加附属医院管理员账号后，附属医院管理员可以维护本院科研人员的登录账号．通过校内统一身份认证和系统后台认证的两种模式，满足校内外人员登录系统的需求．
3建设效果
交大科研管理信息系统已存储了1988年至今的全部科研项目，以及科研成果和其他科研信息，通过系统在科研管理中的实际应用，系统已新生成了28000多个项目、15000多条成果数据．系统的成功应用，有效地改善了科研经费管理工作，推进了科研项目管理的科学化、制度化和标准化，提高了科研管理和服务的效率．
4结束语
1．1科研管理信息化
当今网络信息技术的迅猛发展，其应用范围已渗透到了人们工作和生活的各个方面，信息化也越来越受到人们的重视。科研是高校人才培养的重要资源，高校作为人才培养的重要基地，也逐渐体会到信息化建设的重要性。为了更好的优化科研管理模式，不断提高科研管理效率和水平，建立科研管理信息系统，实现科研管理信息化也成为各个部门的重要议题。在高校的日常管理工作中，科研管理占有举足轻重的地位，科研管理水平的高低也会对学校的发展产生深远的影响。科研管理信息化建设是提高高校科研管理水平的重要途径，而高水平科研管理能够促进创新性科研成果的产生。因此，高校应努力提高科研管理信息化水平，加快建设科研管理信息化，以此来提高科研管理水平，提升高校科研竞争力。
1．2科研管理系统
科研管理系统，是应用于各科研管理机构进行科研项目管理、成果管理及科研统计等科研管理的信息化系统。该系统摒弃了传统的人工统计方法，能够得出准确的各角度视图，建立统一的数据模型，该系统可以使科研决策者及时掌握整个机构的科研整体状况，合理分配资源，提升科研管理水平及效率。科研管理系统平台分为两个部分，分别是科研信息网和科研管理系统。科研信息网是高校科研活动信息和交流的平台，该部分和科研活动相结合，适时科研相关信息，提升高校科研知名度。平台的核心部分是科研管理系统，主要实现科研业务管理功能，支持教师、院系、科研管理部门三级用户使用，面向全校教师开放。科研管理系统主要包括人员管理、项目管理、论文管理、成果管理、著作管理、专利管理、奖励管理、学术管理、系统维护等模块。
2高校科研管理信息化建设的意义
网络信息化时代，科研管理信息化是科研管理的重要变革，促进科研管理决策规范化、科学化，提高科研管理的工作效率和业务水平，实现科研管理信息化就显得尤为重要。
2．1促进高校科研管理规范化
高校科研管理工作的目标是科研管理的规范化，科研管理信息化的建设过程也就是一个贯彻管理规范的过程。信息技术发展本身就要求数据的规范性，不规范的数据难以通过计算机作业。随着高校的不断发展，高校的科研数据也越来越繁杂，因此，通过人机交互界面技术来处理分析数据，可以有效地规范数据，提高了信息加工处理和分析的效率，也使得科研管理工作进一步规范化。
2．2提高科研管理工作效率，提升科研水平
科研管理信息化具有方便、快捷、简化工作流程、节约人力物力、提高工作效率等优点。科研管理信息化的建立，各有关单位可以及时登录科研信息网查询相关科研信息，实现科研资源共享;科研管理部门利用科研管理系统实时、准确统计出全校科研相关信息，免去繁琐的表格统计，节约了纸张，提高了工作效率，使有限的科研资源得到优化配置，产生最大效益，提升高校的科研水平。
2．3提高科研管理决策水平
科研管理部门利用科研管理系统统计出的科研信息进行分析，针对具体问题，汇总不同方面的管理资料，实时掌握各项管理指标的变动情况，形成一个动态的数据中心，进而全面、实时、准确地提供相关科研信息，对症下药，修改或制定有利于科研管理工作人员的相关政策和文件，服务于科研工作者，为全校科研工作的整体推进提供重要参考，为辅助高校科研管理决策和制定科研政策提供了有力支持。
3高校科研管理信息化建设的几点建议
无论是对高校自身发展还是对社会的贡献，高校科研管理信息化体系建设意义重大。虽然我国政府相关部门建立了教育科研网以及高校建立的校园网为高校科研管理信息化进程提供了基础保障，但是高校科研管理信息化体系仍是一个非常复杂的系统，数据呈现多、广、散等特点，采集和录入工作繁琐，涉及多个部门协调作用。因此，高校在信息化建设过程中必然会遇到各式各样的问题，而这些问题亟待解决。
3．1改革陈旧的管理模式，完善相关管理制度
随着信息技术在科研管理工作中的不断应用，高校传统的科研管理模式已不能适应信息化的要求，这就要求科研管理部门必须建立新的管理模式，完善相关科研管理制度，以适应科研工作的进一步发展。科研管理信息化建设是改革的重要手段，只有充分重视和做好信息化建设与管理模式和管理制度的匹配适应工作，才能加速科研管理模式的转型，不断对科研管理模式进行相应的改革和创新，改进原有管理系统中冗余的、不合理的工作流程，改进现有的管理制度和管理方法，建立与先进的信息技术手段相适应的组织模式与工作流程，促使管理部门组织结构逐步朝着网络化的方向发展，从而在根本上提高科研管理水平。
3．2加强科研管理队伍建设
为实现科研管理信息化，高素质科研管理队伍建设成为重要前提和保证。只有不断提升科研管理工作者的管理水平及业务能力，才能为科研管理信息化建设提供长期有力的支持，促进高校科研管理工作良性发展。当前，信息技术的发展对高校科研管理工作人员提出了新的要求;同时，管理信息化也为科研管理人员的学习和提高提供了更为灵活的方式，更大的空间、广度及时间自由度，管理人员将从传统的经验型管理者转变为学习型管理者，有助于充分发挥主观创造性思维能力，培养整个团体的学习气氛，加强自身建设，建立可持续发展的团体。
3．3加强信息维护，提高信息利用率
科研管理信息化的建立过程中，基础数据库是信息系统的核心。由于基础数据库的建立需要科研人员录入、逐级审核等繁琐的程序，因而科研管理系统信息化的发展必然带来相关的安全问题，为此要实行专人管理和维护，也要根据科研管理工作管理任务和目标等的改变对系统做出必要的更新和改进。各高校一定要提高安全意识，建立局域网与互联网两个相互独立的布线系统，还要对重要的数据建立相应的数据备份、恢复机制。在保证管理系统中数据质量的前提下，加强各职能部门的有效沟通，与人事、财务、教务等部门实现信息共享，提高全校科研信息共享的效率。
4结语
开发和建设科研管理信息系统是利用信息技术和网络技术突破传统科研管理模式存在的弊端，构建代替人工、信息共享、学科化服务、数据分析的快捷、准确、高效的科研管理新模式。其工作流程是科研人员通过系统对科研工作进行日常管理，科研管理人员的工作主要是对信息的审计和更高层次的利用。而科研管理信息系统具有远程性、规范性、动态性、集约性等特点，能很好地收集、整合与传递科研信息，提高工作效率，保证科研数据的及时性和准确性，较好地解决传统科研管理带来的程序繁琐且重复的弊端。系统管理工作的动态性和参与性为科研人员提供了日常科研工作的信息化管理平台。
2系统设计
2．1基本原则与目标
研究所科研管理信息系统是基于网络的科研信息数据管理平台，在系统整体过程中要充分把握规范性、安全性、实用性、可靠性、可扩充性原则，采用面向对象的程序设计语言和模块化的软件开发方法。系统建设目标是建立一个能够覆盖研究所主要科研业务管理的计算机信息管理系统。以网络为平台，利用计算机网络技术简化人工管理流程，通过信息的一次录入，实现信息多方共享、综合分析加工和信息的批量导出导入，满足不同管理层次对各类信息的需求。
2．2功能设计
系统除了能够实现数据录入、权限浏览、报表打印、留言板等功能外，还需要实现节点推送功能、关联查询功能、统计/汇总功能和批量导入导出功能。节点推送功能:系统将业务流程串接起来，将节点任务推送给相关人员，并及时反馈相关工作任务和要求。关联查询功能:系统支持全信息的查询和关联功能，当用户需要了解一个项目时，系统能把项目相关信息一并展现给用户。统计/汇总功能:系统通过数据库层汇总分析原始数据，自动形成报表和数据，无需人工参与加工。批量导入导出功能:系统能够实现标准格式文件的批量导入，如任务书、开题报告、中期检查报告、结题报告等，也可根据需求将数据批量导出。
2．3结构设计
根据科研管理的业务范围和管理要素，科研管理信息系统主要包含以下功能模块。信息模块:该模块由科技处基于门户网信息动态、最新通知和学术活动公告。项目管理模块:该模块是系统的关键部分，主要包括课题立项、开题、结题和成果申报管理。由用户通过权限账号进行全过程管理，包括课题研究过程性文件和成果，科技处通过管理员权限进行浏览审核并反馈。成果管理模块:用户登录后，通过该模块对个人成果进行填报和管理，包括论文、著作、获奖等方面的信息。研究生管理模块:该模块属于用户信息管理和课题管理一体化的部分，主要包括用户基本信息、选课明细和课题管理相关内容。研究生通过登录该模块，填报入学基本信息，选课明细，提交课题研究过程中的所有文件。科研条件管理模块:该模块对研究所科技资产进行统计管理。用户管理模块:该系统设置3种用户类型，分别为科技处系统管理员、各科室领导管理员、科研人员，并根据用户角色和单位不同分配不同的权限。另外，系统还通过网站提供日常所需的科研相关文件下载功能。
3系统技术实现
系统采用基于J2EE技术框架的B/S构架，以Eclipse+JBossTools为开发平台，以MicrosoftSQLServer2005为数据库平台，应用Tomcat6．0轻量级服务器，采用JSF、JavaBean、JPA等多种开发技术，在WindowsServer2003或WindowsXP以上操作系统环境运行。科研管理信息系统在开发和完善时需重点考虑以下问题。一是系统的安全性。为确保研究所科研信息的安全，系统通过权限管理为每个用户分配相应的角色，不同的角色使用户使用的系统功能和查看信息的范围得到控制。除系统管理员外，所有用户只可修改自己所添加的数据。此外，系统还提供了操作日志记录功能，用户在系统的所有操作都有所可查，进而保证了用户的操作都是可审计、可追溯的。二是系统的可维护性。系统采用模块化设计，每个功能模块的编程、调试独立进行。三是与现有系统的集成。结合研究所科研人员内部局域网账号，系统开发局域网内部系统的统一认证功能，方便用户注册。
4结语
(一)科研管理信息化系统构建方案。开发集学校行政管理、教学科研活动、学生管理等全校事务为一体的校园网络平台，依托校园网平台构建相对独立的功能应用系统:科研管理信息化系统、人事管理信息化系统、研究生管理信息化系统等。科研管理信息化系统通过校园网络平台调用人事系统中的全校科研人员数据以及研究生系统中的全校研究生数据，经过处理形成自身的人员数据库。科研管理信息化系统从科研管理的业务内容、日常流程出发，按照规范管理的要求，构造一个相互联系、相互沟通的科研信息环境，使得科研信息的收集、传递、处理、贮存、反馈、利用都能在这个系统中正常运行，并且还能适应内外环境条件的变化，充分发挥科研信息的作用。科研管理信息化系统应包括以下模块:纵/横向项目管理，经费管理，成果管理，基地管理，学术活动管理，考核管理，统计管理等。
(二)科研管理信息化系统模式。科研管理信息化系统的使用权限有以下用户:科研人员、院系科研秘书、院系科研管理人员、纵/横向科研管理人员、系统管理员。科研人员即一线科研教师，科研人员进行科研项目、科研成果、获奖成果的申报、登记、查询、统计以及相关进展维护。系统中绝大部分业务数据源是由所有科研人员的输入产生的。院系科研秘书，可以审核、查询、统计本学院的科研人员在系统中的所有科研信息。院系科研管理人员一般是二级学院院长或科研院长，主要可以查看本学院的所有科研信息。纵/横向科研管理人员是学校科技处管理人员，分别负责全校纵/横向的管理，主要有审核、维护、统计、查询等权限。系统管理员一般是科技处领导、分管科研校领导，可以查询、统计纵/横向所有数据。以校园网络为平台，建立的科研信息化管理模式(如图2所示)，其核心是一个功能强大的网络科研信息化管理系统，它将成为联系校级科研管理部门、各学院或二级机构以及科研人员个人的枢纽，对各个部门、个人提供的凌乱数据进行规范、分析、归类与整合，科技处、各学院或二级机构以及科研人员都将化身为一个个与之相连、各尽其职的信息载体，均可通过科研信息管理系统进行实时的交流并随时向系统提供、获取信息。
(三)科研管理信息化系统功能模块。系统框架采用B/S/DBMS三层模式设计，即浏览器+WEB服务器+数据库服务器的三层结构系统。系统功能由科研信息管理和科研信息服务两大部分，前者主要为科研管理人员构建网络化管理体系，实现科研管理现代化;后者主要为学校教师提供科研信息服务。1.科研信息管理部分。其主要由科研管理人员使用，帮助学校科研管理人员轻松完成科研信息的管理，并且使科研管理工作更加科学化、规范化。科研信息管理部分主要包含以下模块:一是纵向项目管理:主要包括纵向项目的立项管理、变更管理、结题管理、项目过程管理、项目维护、项目查询;二是横向项目管理:主要包括横向项目的立项管理、变更管理、结题管理、项目维护、项目查询;三是经费管理:对项目经费如立项经费、到帐经费、校配套经费等基本信息进行管理，建立经费明细;四是成果管理:主要包括论文管理、著作管理、获奖管理、专利管理、软件著作权管理、成果推广管理、鉴定成果管理对各种成果进行登记、审核、维护、查询功能;五是基地管理:主要包括基地信息管理、基地申报管理;六是学术活动管理:主要包括学术交流管理、学术报告管理、学术会议管理;七是考核管理:主要包括考核方案管理、考核计算、考核结果查询、考核结果管理、考核工作量分摊;八是统计管理:提供业务部门要求的各种统计信息;九是系统管理:主要对模块查看授权、角色权限、对象属性、相关参数设置的系统本身的管理。2.科研信息服务部分。其主要由纵向项目管理、横向项目管理、成果管理、基地管理、考核管理等几个模块组成。主要由教师使用，方便教师主动参与到学校的科研管理工作中来，并为教师提供科研信息服务。
二、结语
