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档案一体化管理(合集7篇)

时间:2023-05-17 16:11:36
档案一体化管理

档案一体化管理第1篇

1.婚姻登记人员与档案人员管理一体化。按照传统的做法,婚姻登记工作人员负责婚姻登记过程中文件材料的收集和归档。登记材料是从婚姻管理的角度出发运作,与婚姻档案的静态管理没有衔接,人员也属于两个部门,没有统一整体的业务规范,这样往往会出现归档材料不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象。归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理,花费大量的时间进行重复性工作。在电子文件管理方面,登记录入人员虽然在操作系统中输入了大量的人员信息,但由于登记和档案两个系统不衔接,有些档案需要的字段和信息没有包括在内,致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入,工作繁琐而重复。文档一体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来,有更多的时间投入到档案的利用工作中去,提高档案的利用率。同时更有效地通过前端过程控制保证了归档文件的齐全、完整。登记人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证,对登记人员、档案人员要实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责,为实现文档一体化的目标提供组织和人员上的保证。

2.纸质文件材料控制与纸质档案管理一体化。纸质文件材料控制指婚姻登记工作中,工作人员对婚姻登记材料进行有效的动态过程控制。登记材料控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作,主要活动包括登记材料的申报、审批、整理和归档。相比之下,纸质婚姻档案管理是一种静态的管理模式,档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质婚姻档案进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等,便于查询和利用。在实际工作中,静态的档案管理工作前移,将档案管理的方法、理念融入到登记工作过程的控制中去,档案人员对登记人员进行登记材料验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训。登记工作结束后,登记档案直接上架,以期实现纸质登记材料控制与纸质档案管理的一体化。

3.电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中,工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》,用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件,包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统,用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接,建立文档一体化软件,针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中,要实现登记材料全部电子化,同时优化两个操作系统,通过开发一体化软件,使文控操作系统与档案管理系统相结合,逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。

二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件

1.建立统一的标准规范体系。建立婚姻登记材料前端控制、档案管理统一的标准规范体系是实现婚姻文档一体化的基础。标准规范体系是登记人员、档案人员工作的标准和依据,这些标准体系文件的建立是婚姻登记、档案现代化管理工作的基础,是科学管理和有效利用婚姻档案的保障,同时有效促进了登记材料的标准化和档案管理的规范化。实行文档一体化必须严格遵循统一的专业化标准规范,实现婚姻档案管理的规范化。

档案一体化管理第2篇

关键词:图书 档案 一体化管理

中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2013)04(b)-0204-01

随着信息网络时代的到来,人们对于信息资源的需求发生了根本性的改变,不在满足于单一的信息资源,而是需要无空间、时间、地域、借阅限制的多元化信息服务,内容新颖、类型完整多样、来源广泛的信息。信息的网络化和数字化正在成为这个时代的发展趋势,在这种大背景下,图书馆与档案馆如何快捷、准确地为读者提供高效的服务, 进行信息资源整合、实现信息资源共享迫在眉睫。

1 图书档案一体化管理的必要性

1.1 图书档案一体化管理是时展的产物

每个图书馆、档案馆的馆藏建设各有差异,侧重点不同:有的馆藏量大而全,有的馆藏量少而精,有的侧重单一专业的图书资源,有的面对所有读者,图书范围广。由于空间、时间上的差异,图书资源不能共享,读者只能利用附近的图书资源,造成图书馆、档案馆的信息资源没有得到充分利用。解决图书馆、档案馆不同程度的侧重与局限性的最好办法就是实现文献档案资源共享,做到相互之间沟通融合共享来弥补自身的局限和不足。单一的、没有资源流通共享的图书馆、档案馆的馆藏建设已经不能满足读者对于信息多样化与深层次需求,这种现状使得图书馆和档案馆面临一个新的挑战,必须寻找到一个新的方法实现图书馆、档案馆的持续发展,满足读者在新时代背景下对于资源的需求。图书馆、档案馆的网络化资源共享平台无疑是最好的选择。构建图书档案的一体化网络,建立一个与互联网对接的平台,快速进入信息高速公路,打通信息交叉服务的隧道,才能实现信息资源全球共享,加快信息现代化建设的进程,方便读者快捷地查阅所需的信息。

1.2 图书、档案实行一体化管理是信息管理一元化的需要

随着科学技术的不断进步,学科间相互交叉、相互渗透,现代科学技术正不断的走向综合化、一体化。全球互联网广泛普及,信息传播速度的加快,信息网络化迅速发展,形成了一个巨大的信息资源库和信息资源网络系统,为信息资源的交流和共享提供了发展的技术基础。信息管理一体化的整体优势凸出,利用信息管理一体化使得图书、档案的管理更加合理,将会发挥更大优势,提高资源利用率,是学科整合的需要,通过一体化管理实现资源共享也是图书馆事业和档案事业自身的发展需求。图书馆和档案馆馆藏的特点各有不同,都具有一定的局限性,单一使用无法将满足信息时代读者对信息资源的综合化的需求,所以只有在图书档案管理上实现一体化,利用网络实现资源信息共享,才能满足当今相互渗透和交叉极为频繁的学科要求,才能满足社会进步和科学发展对图书档案管理的要求。在现代网络急速发展的大环境下,图书档案一体化管理给学科和信息提供了一个交叉整合的平台。

2 制约图书档案管理一体化的因素

2.1 管理体制相对落后,不统一

我国现行的图书、档案系统虽同出一源,但现在却分属于不同的系统,这样就形成了图书、档案部门各自为政,彼此之间缺乏联系沟通协作,形成了独门独院的现象,阻碍了信息的互通、交流和共享,制约了图书档案一体化的实施和资源共享的实现。这种管理体制也使得档案图书系统难以进行交流和实现数据共享,在这种无交流的情况下各自进行着自我建设,导致了数据和信息大量重复,造成资源配置不合理,人力、物力、财力的巨大浪费的现象出现,严重制约了数据信息资源的有效发展和合理利用,不符合科学发展的理念。

2.2 综合性人才匮乏

图书、档案的一体化管理尤为需要人才队伍的支持,它的实现需要一批具有新型知识结构、掌握多学科知识、熟悉各领域发展的高素质综合性专业人员队伍。但实际上,由于现有人才培养模式,真正精通图书管理学、档案管理学理论和实践技能的人并不多,在实践中具有这方面组织能力的人才则更为短缺,这严重制约了图书管理一体化建设的发展进程,影响了信息资源管理水平。

2.3 信息基础设施不健全

信息基础设施是实施图书、档案管理一体化必须构建的网络环境。当前,我国大部分高校的信息基础设施已初具规模,但图书馆、档案部门的信息设备还远远不够,特别是档案管理机构,多是微型计算机单机操作,有些甚至仍然靠人工手工翻阅查找。同时,校园网络带宽较窄、容量有限制约着图书、档案的一体化。图书馆信息资源服务对象仅限于全校师生,利用率相对较低,造成了信息资源的浪费,不利于图书管理资源的交流和共享。另外,由于档案资料的内容和来源与图书资源相比有很大的不同,多是信息资源内容比较专指、明确,保存形式是纸质版,导致对网络结构的存取要求不同,尚需开发专门的信息管理系统。

3 建立图书档案一体化管理的具体实施步骤

通过制定相关法律法规和行业标准来指导、调节和规范信息资源一体化的管理体制,在宏观上实现国家对档案图书一体化建设的保障和指导作用。建立图书、档案一体化管理的协调中心,确保图书档案信息资源共享的顺利进行。同时,相关管理部门应该对于图书档案一体化管理的重要性和迫切性,部门整合、人力统筹的必然性有一个宏观全面的意识;对于图书档案一体化管理的发展趋势有一个清晰的发展蓝图,转变消极态度,只有在充分认识到一体化管理的必要性时,图书档案一体化管理才能出现成效,才能有发展空间,才能推动体制和政策上的改革,加快图书档案一体化管理的步伐。加强图书、档案管理方面人才的培养,另外,也要对现已在职的图书、档案工作人员进行相关的培训,促使他们掌握图书、档案一体化管理方面的理论和实践知识,更好的落实一体化管理。

参考文献:

[1] 李丽君.高校图书、档案一体化建设与资源共享[J].兰台世界,2006(6).

[2] 江福兰.高校图书档案一体化管理探析[J].科技情报开发与经济,2007(17).

[3] 关晓春.浅谈图书档案一体化管理[J].黑龙江科技信息,2012(13).

档案一体化管理第3篇

[关键词]电子档案;文档一体化;管理分析

文档一体化管理,是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展,“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用,文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。

一、文档一体化管理的内容及其发展

我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展,随着计算机技术尤其是网络技术的发展,文档一体化理论和实践也不断深化和发展。

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文书到档案的数据畅通、完整性。包括:文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化。

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用,提高工作效率。在实际工作中,文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担,对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作,稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理,为了提高工作效率,“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。

文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有效地结合起来,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

二、电子文件与档案

随着以计算机为主的信息技术的发展,电子文件作为办公自动化的直接产物,正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角,给办公、管理等领域带来巨大的影响,档案部门也不例外。

(一)电子文件及其特点

电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比,它具有以下特点:

1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号,可供人们直接阅读;电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号,读写都依赖计算机。

2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分,内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件,载体原件与复制件的区别较显著;电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系,内容可以同载体分离并转移到另一载体上,因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态;此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成,因而存在着虚拟状态。

3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的,并作为文件真实性的重要标准,构成文件的组成要素;电子文件的实体结构并非一目了然,而其内容与载体可以分离,因而结构有时对读者并无实际价值,所以电子文件适于建立逻辑结构,以便识别每份文件并显示其组成部分。

(二)电子文件的影响

电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式,以及它在网络技术下快速传递等特点,使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利:一方面使信息处理走向无纸化,减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力,另一方面可以利用计算机实现快速检索,提高查全率和查准率,有效地满足人们的利用需要;同时,计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过,也正是电子文件的以上特点,在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时,也给档案部门带来了新的挑战。

1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性,给电子文件和档案的管理带来了困难,即难以确认电子文件的原始性,档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定,更难以保障。

2.电子条件下,文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。

(三)电子档案的发展趋势

尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理,而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响,传统方式还将在相当长时间内存在,在许多办公室,计算机文件已取代手写的文件;计算机辅助设计,已在许多企业取代手工制图,并制定了相应的国家标准;诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单;也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比,其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决,但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实:美国司法部诉微软公司的案件中,电子邮件已作为重要的诉讼证据;我国《合同法》认可电子文件的合法性;国家颁布的关于CAD的标准承认电子档案的合法性;全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。

在信息技术飞速发展的今天,计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案,到现在不少单位档案部门与业务部门联网,计算机已经从“文件、档案的管理——检索”,发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储,方便、迅速的检索和利用,与其说是发展趋势,不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战,才能在新形势下由必然王国走向自由王国。

参考文献:

[1]张武军.电子文件文档一体化管理中的问题[J].中国档案, 2005(8).

档案一体化管理第4篇

【关键词】文档管理一体化 文档一体化的现状 文档管理一体化的意义

一、文件管理与档案管理一体化

(一)文件、档案一体化的概念。文件管理与档案管理一体化主要是指实现文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。文件、档案一体化主要从文书管理和档案管理的角度出发,实现文件生成、办理以及档案归档的全过程的管理。实现文档一体化,从而保证文件内容的完整性和数据结构的一致性。

(二)文件管理与档案管理的关系。目前国内外对文件、档案管理一体化还没有一个明确统一的概念,但是文件管理与档案管理间存在的互相依存、密不可分的关系却显而易见,这种关系主要表现在以下几个方面:1.文件管理与档案管理相辅相成。一方面档案是由文件发展而来的,文件的质量直接影响档案的质量,另一方面档案管理是文件管理的延伸和发展,目前文件管理和档案管理已经成为一个不可分割的系统管理工程;2.档案部门必须有专职文件管理人员的参与,这是保证文档一体化管理质量的前提条件。目前国外一些重要的机关部门,已经普遍实现档案人员参与文件管理,国内多数机关和企事业单位则都没有设置机关档案室等专职文件管理机构,现行的文件大多交由制作人员或者承办人员自行妥善保管,文件中心大多作为档案系统的分支机构,往往保管一些企业或机关的半现行的文件。档案部门应设置专门的文件管理机构,配备专职的文件管理人员,为机关档案科学化管理的实现奠定基础。

(三)文件管理与档案管理密不可分,文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。在国外大部分的档案管理部门和人员都会参与文件的管理工作,但是档案管理人员并不能完全取代文件管理人员,文件管理人员只有和档案管理人员相互沟通、密切配合,才能实现档案管理和文件管理的有效配置,保障文件管理的质量,更好的为档案管理服务。

二、文件管理与档案管理一体化现状

80年代之前,我国一直沿用传统的文件与档案分开管理的工作体制,随着经济社会的发展,传统的工作体制已经不能满足社会的发展需求,其弊端也逐渐显露出来。为了提高工作效率,适应社会经济的发展,文件管理与档案管理一体化的思想逐渐被提出,然而由于传统思想的束缚和环境的局限性,这种科学的管理体制在一定的时期内并未真正实现。

当前,在我国企业档案管理大致可以分为两种形式,一种是沿用传统的卷为单位的管理,实行部门立卷制度,各部门在每年的6月把整理好的上一年度相关文件转移到档案室,再由档案室负责整理和编目保存。另一种则是实行文件、档案的一体化管理模式,具体实施则是由各部门的档案负责人通过档案管理系统进行文件案卷以及卷内文件的著录,通过插入附件的方式实现对档案全文的管理,使用这种方式对档案文件的著录使电子文件原文在档案管理系统中有了相应的目录,同时,还可以在服务器上为原文留有单独的空间,提高工作效率,降低错误发生的几率。

三、实现文件档案管理一体化的意义

目前,我国各个领域已经普遍推行办公自动化,并逐步实现文件档案管理一体化,文档一体化管理可更加科学合理,有利于树立更合理科学的文档管理体制和管理理念。文件和档案一体化管理在文书处理的过程中科学利用管理系统,形成完整的数据信息,避免重复工作,使文件管理的收发、登记、运转等工作完整有序,从而使文件管理各项工作达到精细化,完成案卷达到系统化和查找利用的标准化。

四、加快文件管理与档案管理一体化实现的措施

在信息技术高速发展的今天,文档管理一体化的发展已经具备了一定的理论和实践基础,文档管理一体化的建设是一个庞大的系统工程,所涉及的文件信息的面积较为广泛,要求我们必须认真对待,具体要求我们从以下几个方面做起:

(一)立足档案管理现状,完善档案管理体系。在现有的档案管理机构组织体系的基础之上,建立健全文档管理的组织体系,由于我国受传统体制的影响较深,至今没有全面打破传统的管理模式,文档管理一体化并没有真正实现,因此我们必须在现有的基础之上,建立健全文档管理机构组织体系,降低文档管理一体化体系变革的风险。

(二)结合我国现有的国情,建立具有中国特色的文档管理一体化理论。我国的档案管理一体化与其他国家相比存在一定的差别,所以要创建具有中国特色的文档管理一体化就必须立足于我国的国情。我国有国家规模的档案事业,有“集中统一”的管理原则,有延伸到文书工作前沿的档案管理触角――档案室,有保存永久性档案的各级档案馆,并形成了严密的网络,这就是我国的“档情”。从理论上看,它符合文件生命周期理论和前端控制思想,从实践的角度看,它更有利于文件的全程控制,更有利于文档管理一体化。当我们用文件生命周期理论来考察文书档案工作,对我们现存的档案室(或档案馆)应当积极保护并发展,它实际上已经承担了管理处于中间性、过渡性阶段的文件的任务,这是中国特色的基本国情所决定的。

五、结语

文件管理和档案管理一体化是现代办公自动化的主要发展趋势,只有不断增强对文档一体化管理的认识,才能使档案管理适应新时期的发展潮流,只有将文档一体化的科学理念实践于当前文档管理工作中,才能把文件管理和档案管理有效结合,实现前编控制和全程管理,更好的适应信息时代的发展和需求,服务于现代化的信息建设。

参考文献:

[1]向立文:档案数字化建设中若干问题的研究[D]湘潭大学;2004

[2]余然:社会转型期档案信息伦理建设研究[D]安徽大学;2006年

[3]赵雪群:“微机文档一体化管理系统”开发中几个问题的认识[J]档案学通讯;1994年01期

[4] 张莉萍,陈洁:基于C/S结构的文档一体化系统的设计与实现[J]上海工程技术大学学报;1997年01期

档案一体化管理第5篇

关键词: 文档;电子档案;模式;管理

中图分类号:G271;TP39 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2012)04-0129-010引言

所谓一体化的管理,就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统,进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前,实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段,它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的,两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线,对其进行分别管理,这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生,使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制,都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中,计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计,电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此,电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

1文档一体化模式下电子档案管理步骤

档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动,包括鉴定、归档、整理、保护、检索(著录和查询)、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比,电子档案管理工作正在发生着显著的变化,很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲,档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面:

1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成,电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型:一种是对于计算机网络上形成的电子档案,信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行,这种系统一般都设计有自动记录的功能;另一种是对于单机形成的电子档案,其工作的措施和方法与纸质档案大致相似,表现为存储载体的积累与收集。

1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内,然后再计算机上对电子档案进行整理,使之有序化,然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中,传统案卷的概念(包括形式和内涵)已经消亡,取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。

1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案,它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储,由于分布式数据库技术的运用,使得这一种技术手段得以实现。

1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用,有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体,只需接收在线归档的电子档案即可。这样,档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作,更好地为利用者提供档案信息服务上来。

2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展,它被逐渐应用于档案管理工作之中,这样既减轻了管理人员的工作负担,又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善,自动化程度也将越来越高。

2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造,而且不留痕迹,因而鉴定工作存在很大困难,需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同,即审阅档案的内容,甄别其科学的、历史的和现实的价值,进而确定其保管期限。

2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同,因此保密工作也不同于传统档案的保密工作,电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同,但是其泄密的途径和渠道也更加多样化,存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。

2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务,网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此,数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络,为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息,我们要做好网计算机中的档案的保密工作。

2.3.2 传输中的档案的保密目前,许多因特网站点都为自己增设安全保护机制,以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然,仅仅采用这一保密措施是远远不够的,加密方法有两种,一种是硬件加密;另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。

参考文献:

[1]石桂华.浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理,2011,(5):153-154.

[2]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横,2011,(5):45-46.

档案一体化管理第6篇

关键词:文档一体化;档案管理;运用

文档一体化简单的说就是将档案与文档依照相应的模式结合起来共同管理,这对解决海量电子文件信息资源管理问题具有积极的作用。目前我国的档案管理工作还未完全实现文档一体化,但是某些局部环节已经依照此种方式进行管理,效果非常好。

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化,但是相比较而言,国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国,目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式,随着信息技术的发展,信息标准化数据格式已经形成,已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟,研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就,为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍,同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究,这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中,很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段,我国很多文档一体化软件被研发出来,这些软件功能不同,有些用于整合档案管理业务,而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件,无论是在功能上,还是在兼容方面都所有进步,甚至已经达到了国际水平,但也有一些研发出来的软件并不尽如人意,之所以会出现此种问题,主要是由两方面原因造成:第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑,只希望尽快研发出来赚取利益;第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流,因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库,在最初设计时,设计人员就将该数据库看作是储存引擎,而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展,也能够进行自我维护,恢复组件、同时还具有可以移植的特点,因此应用前景非常好。整个系统框架如下:

第一,领域对象是由一些层次结构对象构成,它们是对不同业务模型的抽象,如果需要完成这些状态数据的存储,通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二,持久佣TRIPjxpAPI进行了DAO封装,实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持,完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射,对业务层隐藏了TRIPjxpAPI,降低了业务层的开发难度,缩短了系统的开发时间。

第三,业务层的组成是业务逻辑对象,Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单,使各层间以松耦合的方式进行无缝整合,在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四,表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现,使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能,同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能,从而即做到了对原有文档的高效开放利用,又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示,从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页,使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化,Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器,保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的,在前述研究的基础上,基于实践类文档的应用设计出系统的原型,并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中,把用户类型分为几大类,分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索(包括全文检索)、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据,如若应用关系数据库,系统无法满足于各类档案文档需求,也难以达到各类附件的需求,即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来,要对其进行全文检索也具有一定的难度,并且若数据量非常大,并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题,几乎无法解决,因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明,非结构化的TRIP数据库应用效果比较好,这主要是因为这种数据库具有非常多的优势:

第一,可以进行跨平台大数据存储,采用的是二进制数据形式,对数据对象大小并没有任何要求,实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件,同时还能够自主完成抽取文本信息工作,之后再将其存放到倒排文件中,用户就能够因此对全文内容快速有效的查询;第二,TRIP数据库不仅检索功能强大,检索速度也异常的快。TRIP既是数据库,也是搜索引擎,用户能够将档案信息储存起其中,如果有需要也会立即检索出来;第三,TRIP数据库具有多层次机制,首先,系统的登录采用了用户身份认证的方法;其次,对数据库的访问权限的方法,在数据库级别,创纪录的水平,领域层三个层次分别授权,访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中,而且如果是重要的文件还能够进行备份处理,这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效,系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲,其可以检索并浏览系统中所有开放的信息,但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息,而无法操作其他的论文文档。

3 结语

综上所述,可知随着技术以及档案管理理论的发展,文档一体化定会在档案管理中发光发采。现如今,我国正应用TRIP数据库来解决文档一体化存在的问题,这对实现档案管理中完全应用文档一体化有着积极的作用。

参考文献

[1] 杨要科,杨艳. 文档一体化中电子文件的存储研究[J]. 兰台世界. 2014(23)

[2] 杨茜茜. 数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标[J]. 档案学通讯. 2014(02)

[3] 高艳霞,张慎武. 电子档案的非结构化存储方案浅议[J]. 兰台世界. 2012(02)

档案一体化管理第7篇

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化,但是相比较而言,国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国,目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式,随着信息技术的发展,信息标准化数据格式已经形成,已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟,研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就,为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍,同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究,这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中,很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段,我国很多文档一体化软件被研发出来,这些软件功能不同,有些用于整合档案管理业务,而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件,无论是在功能上,还是在兼容方面都所有进步,甚至已经达到了国际水平,但也有一些研发出来的软件并不尽如人意,之所以会出现此种问题,主要是由两方面原因造成:第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑,只希望尽快研发出来赚取利益;第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流,因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库,在最初设计时,设计人员就将该数据库看作是储存引擎,而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展,也能够进行自我维护,恢复组件、同时还具有可以移植的特点,因此应用前景非常好。整个系统框架如下:

第一,领域对象是由一些层次结构对象构成,它们是对不同业务模型的抽象,如果需要完成这些状态数据的存储,通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二,持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装,实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持,完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射,对业务层隐藏了TRIPjxpAPI,降低了业务层的开发难度,缩短了系统的开发时间。

第三,业务层的组成是业务逻辑对象,Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单,使各层间以松耦合的方式进行无缝整合,在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四,表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现,使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能,同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能,从而即做到了对原有文档的高效开放利用,又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示,从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页,使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化,Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器,保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的,在前述研究的基础上,基于实践类文档的应用设计出系统的原型,并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中,把用户类型分为几大类,分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索(包括全文检索)、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据,如若应用关系数据库,系统无法满足于各类档案文档需求,也难以达到各类附件的需求,即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来,要对其进行全文检索也具有一定的难度,并且若数据量非常大,并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题,几乎无法解决,因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明,非结构化的TRIP数据库应用效果比较好,这主要是因为这种数据库具有非常多的优势:

第一,可以进行跨平台大数据存储,采用的是二进制数据形式,对数据对象大小并没有任何要求,实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件,同时还能够自主完成抽取文本信息工作,之后再将其存放到倒排文件中,用户就能够因此对全文内容快速有效的查询;第二,TRIP数据库不仅检索功能强大,检索速度也异常的快。TRIP既是数据库,也是搜索引擎,用户能够将档案信息储存起其中,如果有需要也会立即检索出来;第三,TRIP数据库具有多层次机制,首先,系统的登录采用了用户身份认证的方法;其次,对数据库的访问权限的方法,在数据库级别,创纪录的水平,领域层三个层次分别授权,访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中,而且如果是重要的文件还能够进行备份处理,这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效,系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲,其可以检索并浏览系统中所有开放的信息,但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息,而无法操作其他的论文文档。