院在工作活动中形成的各种载体档案，是医院的重要资源和宝贵财富。随着医院服务模式的转变，医院档案信息化管理工作中必将成为医院管理的重要组成部分。医院档案信息化管理已势在必行，现就医院档案管理信息化的重要性进行分析，并提出了实现医院档案管理信息化的措施及建议。
【关键词】 医院综合档案信息化 重要性 措施
1 医院综合档案管理的现状
医院档案涵盖了医院管理的各个方面，包括文书、人事、病历、财务、基建等很多重要档案。但由于医院对档案管理的意义认识不足，重视不够，医院档案管理还处在比较落后的手工管理阶段，存在着设备技术落后、存储空间有限、资料容易遗漏、检索困难、查找麻烦的诸多不足，使档案开发利用率低，发挥的作用不大，医院综合档案管理已跟不上医院日趋发展的需求。加之，在医院人才培养中，一直以来重视医疗技术人员素质的培养，没有把档案人员素质的提高和继续教育纳入计划和要求。档案工作队伍存在着专业知识老化，知识面窄，知识结构不合理、缺少高层次的档案专业人才等问题。许多档案人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。这些情况已严重阻碍了医院档案事业的发展。
2 实现医院档案管理信息化的重要性
（1）档案信息化是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以促进医院信息化建设和规范化管理，提高医院信息化管理水平。随着医院信息化建设的不断深入，HIS、PACS、LIS、OA等系统已渗透在医院各个领域，电子病历的使用，办公自动化的实现，使医院档案管理信息化已迫在眉睫。档案的信息化建设业已成为医院档案工作发展的必然趋势和工作重点，它的发展与成熟也势必对医院的现代化管理带来更深远的影响。
（2）档案信息化是加强医疗卫生工作的需要。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员的医、教、研、学提供丰富、翔实的信息资源，而且也能为医院领导的决策和管理提供准确、完整、可靠的原始数据，而档案信息化在充分发挥档案的这些功能方面有着独特优势。随着医疗业务的不断深入和发展，档案信息资源的开发和利用也显得更为重要。对于承担着日益繁重的医疗卫生任务的综合医院而言，实现档案信息化是适应医疗业务工作需要和时展的必然要求。
（3）档案信息化可为医疗业务工作提供高效、优质的服务。实现档案信息化，改善档案管理工作，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能改变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为医院的医疗、教学、科研等业务工作服务。
（4）档案信息化可使信息发挥最大效益。随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。
3 医院档案信息化管理的应对措施
（1）医院档案管理纳入医院发展规划。档案信息化管理应紧密联系医院的发展战略，医院领导要充分认识到，医院多年积累的档案对医院发展的重要性，只有医院领导足够重视和支持，把医院档案管理纳入发展规划，才能把医院综合档案管信息化落到实处。
（2）加强档案信息化建设中软件配套工作。建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是档案工作向信息化迈进的必由之路。档案信息化建设应与医院的网络建设同步进行，实现资源互补。我院信息中心已在筹划档案网络与医院网络的设密权限，尝试以档案室为中心将院内相关计算机进行内部联网。将信息建立在统一的管理平台上，方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料，在实现资源共享的同时也体现了数字化档案管理的时效性。医院正在逐步完善档案信息网络系统，逐步实现办公自动化一体化的构想。
（3）加大资金投入，完善信息化设备。在档案信息化管理中，首先需要配置稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施，以满足信息化环境下档案资源的采集、管理、利用等基本需求。根据实际条件，配置扫描仪、刻录机、音视频数字化采集和转换设备、数码相机、数码摄像机，存储设备等现代化设备。并在医院内部构建一个档案网络平台。把数字档案存储在专门的数据服务器上，档案检索工作站通过网络访问，为用户提供查询、更新、事务管理等服务。促使档案管理逐步从传统的手工、经验管理向现代化的科学管理迈进。
（4）加强档案管理人员培训。要实现医院档案信息化，提高档案管理的质量和档案资源开发利用的效率，需要利用现代科学技术手段和方法进行管理，这就要求医院档案工作者不仅要具备档案管理专业知识素养，还要具备熟练掌握现代化信息技术的能力。医院要采取多种方法培养和提高档案工作者的综合素质，通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要。
（5）信息化档案安全防范。档案管理人员必须要有风险防范意识，联合医院信息中心部门，加强档案信息系统的实时监控，防止电脑黑客的资取、篡改档案信息和破坏档案信息系统。同时，要给档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵。同时，作好档案的保密工作。
总之，实现医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，是医院现代信息管理的重要组成部分。档案工作者要充分认识到加强档案信息化管理的重要性，不断提高自身的素质，熟练运用现代设备和信息技术，创造性地开展工作，促进医院的档案事业蓬勃发展。
参 考 文 献
关键词： 高校；档案工作；现代化
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0252-010引言
综合档案工作是学校档案管理工作中最重要的部分，完善的档案管理对学校历史资料的保存将起到至关重要的作用。学校的教学、科研、管理和对外交流等重大活动，只有齐全、完整的归档、存档，才能确保过程的完成；否则，学校就会遗漏自己的历史，也不能为未来的发展和决策提供准确的参考。随着高校管理的现代化，档案管理工作也必须顺应学校发展的需求，加快档案工作的现代化进程，有效地保护、开发利用档案信息资源，促进档案事业与其他各项事业全面协调发展，更好地为高等学校的发展服务。
1高校档案工作现代化的目标
1.1 高校档案工作标准化包括档案工作业务范围的规范化、档案术语的标准化以及档案工作技术与设备的标准化等一系列内容，它是档案工作现代化的基础部分，可利于各单位档案工作者的学术和业务交流，同时提高工作效率。
1.2 档案工作管理现代化①思想现代化。强化服务意识，拓展服务领域，主动提供资料和服务，提高档案利用率，更好地为学校发展服务。②管理方法规范化、科学化。建立统一的、科学的、规范的技术方法，使档案管理工作的水平得到切实地提高。
1.3 档案技术与设备的现代化①采用先进的库房设备、自动化管理的技术和设备等，用现代技术与设备储存、保护、利用档案。②运用现代光学技术实现档案的高密存贮，最常见的包括计算机输出缩微技术，快速扫描技术，光盘存贮技术，全息超缩微技术，应用普通缩微摄像技术等。③运用计算机进行档案的登记、统计和库存管理，运用计算机技术实现档案管理的自动化，将档案的编目与检索，档案部门的行政管理等都实行网络化。
1.4 档案工作人员的专业化档案工作人员要具有较高的科学文化水平和职业素质，热爱并适合从事该岗位的工作，能够主动学习现代化的管理技术和方法，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。
2实现高校档案工作现代化的措施
2.1 制定总体规划制定出切实可行的档案管理工作的现代化规划，是实现档案工作现代化的基础和前提。档案人员要对实现档案现代化的长期和近期任务做到心中有数，减少因目标不清而造成的人才、物力的浪费，保证每一环节的效益。
2.2 增强档案管理现代化意识 长期以来，人们一直认为实现管理现代化就是配置先进的技术设备，引进先进的技术经验，而忽视了科学管理的重要性。必须充分认识到只有科学管理才能做到信息灵通、决策准确、规程合理、工作效率高、内外职能协调，节省人力、物力和财力。要不断学习创新，加强交流，制订出一系列科学的、统一的规则和技术规范，用科学的管理方法来规范档案工作。
2.3 解放思想，强化服务意识进一步提高对做好新时期档案工作重要性的认识，明确档案工作是党和国家事业的重要组成部分，也是全面落实科学发展观、统筹经济社会协调发展、建设社会主义和谐社会的一项重要的基础性工作。学校各级档案部门要解放思想，不断创新服务机制，拓展服务领域，提高服务质量。改变过去“重管轻用”、“重量轻质”的陈旧观念，打破“你来我查”的被动局面，主动提供资料和服务，提高档案利用率，积极为各级领导决策服务，为广大师生群众服务，为学校发展服务。
2.4 加强档案收集、整理工作，进一步加快档案信息化建设步伐
首先是实现档案网络化建设。为了给高校创造更大的经济效益和社会效益，更好地为利用者提供全方位的优质服务，我们可以实现非保密档案信息资源的社会共享和网上利用，要在档案室相关网站上建立档案信息网页，实现远程在线查询。其次，是档案的数字化。为了实现档案的数字化管理，我们要建立档案目录数据库，研究制定档案信息数据库建设规划。一是实现档案进馆前的数字化。收集和接收其他各种形式的电子文件及其生成环境，把电子档案连同相应的纸质档案一并列入档案部门的接收范围。妥善做好电子文件的积累、鉴定、著录、归档、保密等方面工作，按照文档管理一体化的要求和国家有关档案信息化技术规范的规定，将文档进行分门别类的规范化管理，另一方面，校园网上直接接收电子文件，实现校内文件材料网上传递、存储、立卷、归档等功能，依托校园网，进行文档一体化建设。二是对原有馆藏档案的数字化。通过手工录入、直接扫描、缩微胶片转换等手段，使这些信息合并到现有档案资源数据库中。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，把纸质档案、胶片、照片等信息进行数字化处理。第三，做好档案工作必须做好档案管理的业务工作，为满足当前利用需求和实现自动化管理，达到收集完整、整理有序、系统准确、保管安全的目标，我们要首先做好档案管理的业务工作，任何组织或个人不得把职务范围内形成的文件材料据为已有，各部门要高度重视档案资源建设，严格文件材料归档制度。各部门应当按规定要求及时向档案室移交档案，不得分散保存，实现集中统一的档案管理，档案室要着眼社会需求，改善馆藏结构，拓宽接收和征集范围。总之，要想实现档案信息化与社会信息化的同步协调发展，我们就要使档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设同步实施，不断提高档案信息化水平，将档案信息化工作纳入学校信息化建设。
2.5 要注重培养专业技术人才档案管理技术越先进，对档案专业干部的素质要求就越高。要搞好档案建设，必须要有一支高素质的档案管理队伍，要实现档案工作的现代化，必须扎实认真地开展档案干部队伍建设。要从政治、工作、生活上关心支持档案干部，根据档案事业发展的需要，适当增加档案专业技术职务岗位设置结构比例。要坚持以人为本、牢固树立人才资源是第一资源的思想，以人才资源开发推动档案工作发展，进一步优化档案干部队伍结构，积极选调专门人才和优秀年轻干部充实档案干部队伍，把档案人员的培训提高纳入专业技术人员培训的整体规划，建立良性的队伍和吐旧纳新机制，努力建设一支政治强、观念新，业务精、作风实的档案工作队伍，不断推动档案事业更好地向前发展。高校教学改革发展离不开档案工作，高校档案部门要努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代档案事业体系。把档案的管理和利用与高校教学、科研结合起来，抓住机遇，加快发展，建立健全档案工作现代化系统，更好地为高校改革和建设服务，在促进高等教育发展中发挥积极作用。
一、强化档案队伍建设的重要性和必要性。
政府机关档案不仅是国家档案的重要来源，而且给予机关工作起到必不可少的凭证和参考作用。但是在市场经济条件下，一部分档案管理人员对档案管理的重要性缺乏足够的认识，对机关档案工作的职责范围、工作内容等认识不到位，甚至存在片面性，认为档案管理工作可有可无。档案管理人员的业务素质水平，直接影响档案管理工作的质量。
（一）加强档案队伍建设，是提速档案管理信息化的基础
加强档案管理队伍建设，造就档案管理的骨干队伍，是实现档案自动化系统建设的基础。只有加快实现档案管理队伍的信息化步伐，增强档案管理队伍对信息技术的认识程度，提高辨别能力和处理能力，才能满足日益增长的档案信息资源的需求，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。
（二）加强档案队伍建设，是提高档案管理现代化的关键
在当今网络技术日益普遍、市场竞争日益激烈的挑战下，档案管理工作面临着许多新情况、新特点、新问题，因此要不断地提高档案队伍的管理水平、业务能力、理论、技能等方面的素质以及职业修养、作风修养，提高档案管理人员的综合素质，才能适应不断发展的档案事业。
（三）加强档案队伍建设，是提升档案管理科学化的保障
科学规范的档案管理，才能与时俱进，才能适应新形势的需要，才能为档案工作的发展提供坚实的保证。提升档案管理的科学化，要不断完善各项管理制度，严明队伍岗位职责和纪律，加大监督指导力度，强化职业道德建设，充分发挥档案管理队伍的作用，才能开创档案管理工作的新局面，实现档案管理工作的科学化、制度化、程序化、规范化。
二、现阶段档案干部队伍中存在的问题及原因
随着社会经济的不断进步和档案事业的不断发展，社会各方面对档案的需求加大，要求也越来越高，档案管理队伍中也逐渐出现了许多新情况和新问题：
（一）队伍年龄老化。就拿扬州市江都区来说，在区直各机关、企事业单位中的专兼职档案干部大多数年龄较大，有的是利用临近退休甚至返聘退休的干部从事档案工作。就扬州市江都区开发区档案馆来说，共7名在职干部，45岁以上的有3名，40岁以上的有3名，35岁以下的则无一人。
（二）专职队伍不齐。部分单位专兼职档案干部存在不稳定性，经常变动。有的档案干部除负责档案工作外，还兼有文书、机要和内勤等工作，还有部分单位的档案干部因业务水平限制，不得不请人代为加工整理档案。这些，都在一定程度上影响了本单位档案工作的正常开展。
（三）整体素质不高。知识水平普遍较差，电脑知识普遍缺乏。由于档案干部年龄偏大且变动频繁，再加上经费原因，培训工作没有及时跟上，多数基层档案人员对业务不是很熟悉，对电脑软件系统操作也不熟练，不能很好地适应新时期档案工作的需要。
（四）班子建设不强。档案局（馆）领导班子成员由于业务水平的限制，成员中没有配备非常精通业务的，大部分是外单位选调进来的，没有从本部门本系统提拔干部，也不同程度地影响了档案事业的健康快速发展。
究其原因有二：一是领导重视程度不够。认为档案工作不能直接产生经济效益，不能直接完成某项经济指标，可有可无。二是队伍配备随意性较大。在确定人员时有较大的随意性，没有考虑档案工作的特殊性和对工作人员的特殊要求，导致选配档案人员时出现主观随意性。三是岗位配备不合理。在很多机关部门中常常出现一人多岗的现象的出现，致使档案人员兼职过多，有些单位干脆花钱请人来整理档案，完了把档案一锁了事，束之高阁，不再管它，从而失去了档案工作的意义。
三、强化队伍建设增强档案管理综合能力
档案事业的发展依赖于档案工作队伍的建设，切实加强档案工作队伍建设，努力打造一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍，是档案工作适应新形势要求的重要任务。
（一）健全档案工作队伍用人机制
选用高素质人才，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。一要完善人才录用机制。要引进录用一些有文化专业知识，有专业技术技能、热爱档案工作的人才，充实档案队伍，为档案工作上水平提供人力保障。二是完善人才使用机制。要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，要建立人才使用制度，做好档案人员的稳定工作，促进档案工作的持续稳定发展。三是完善人才考核机制。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考察工作实绩，奖优罚劣，树立榜样，大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹，在社会上形成一种理解、尊重档案人员的良好社会风气，从而推动档案事业健康、有序地发展。
（二）提高档案工作队伍综合素质
注重学习，提高综合素质。一是提高政治素质。认真学习马列主义、思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，认真学习贯彻科学发展观，使广大档案人员具有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律，以及爱岗敬业、乐于奉献的精神，要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的思想，不记名利、不患得失，真正履行好档案工作的重要职责。二是提高业务素质。在社会主义市场经济条件下，档案工作面临许多新情况、新问题，为此，档案人员要努力学习档案法律知识和档案专业理论知识，学习现代化技术、知识，不断了解当今世界科学发展的趋势，注意学习和掌握新知识、新技能，特别是计算机和网络时代档案工作的知识和技能，为做好档案工作打下坚实基础，以不断适应新时期档案工作发展中面临的新情况、新问题。三是提高实践素质。加强对档案人员的档案编研、档案信息开发、档案保护、档案法制和档案人员职业道德等方面的专业实践知识教育，切实保持档案人员实践知识的连续性，切实提高档案人员的实践能力。
（三）增强档案工作队伍四种意识
一、农村经济合同的范围
农村经济合同主要包括村权属的荒山、荒地、房屋、厂房、果园、水塘等集体资产、资源的承包、租赁、对外投资合同及土地流转合同，村民委员会依法投资开发的建设项目合同以及合作开发的建设项目合同等其他村级经济事项涉及的合同。
二、农村经济合同的签订程序
农村经济合同的签订应依相关法律规定，按范本签定。因农村经济合同标的特殊性，签订前，还须按“三资”管理要求经几道程序，对村集体资产的处置及集体投资或合作开发的建设项目，应按民主理财的“六步”程序法进行。
所谓“六步”程序法即为如下六步。
第一步：由党支部提议。村党支部、村民委员会、村集体经济组织、十分之一以上村民联名或五分之一以上村民代表联名提出的项目议案由村党支部统一受理，并拟出初步意见。
第二步：村“两委”联席会议商议。村党支部拟出初步意见后，村支部书记应及时组织召开“两委”联席会议，研究提出具体意见和建议。
第三步：党员大会审议。对于“两委”联席会议形成的意见，党支部应及时召开党员大会进行讨论和审议，党员会议参加的人数应超过全体党员的2/3，审议的事项，必须实到会半数以上的党员同意后，方可向村民会议或村民代表会议提交。
第四步：议案公告。党员大会通过的议案在提交村民会议或村民代表会议前，要采取书面文字形式向村民进行公告，广泛听取群众意见，公告时间不少于三天。
第五步：村民代表会议或村民大会决议。村民会议和村民代表会议是农村民主决策的基本组织形式。一般情况下，农村的重大事项可由村民代表大讨论决定。议案经公告后，党支部和村委会应及时组织召集村民会议或村民代表会议，对议案进行讨论表决。乡党委政府应派人参加会议。表决的结果及时上报乡党委政府备案。
第六步：结果公布。对村民会议或村民代表会议形成的决议，要通过公开栏及时进行公布，公布时间一般不少于三天。决议事项应在村党支部领导下游村委会具体组织实施。
经以上这六步程序通过后，依法签订经济合同，并上报乡经营管理站审核，无异议后，由分管领导审批，并由乡经营管理站备案。对5000元及以上工程建设项目，在履行以上民主议事“六步”程序后，应由村两委班子组织，依法实施公开招投标，招投标项目必须经村民会议或村民代表会议讨论通过，并在招、投标10日前公示。新建项目要编制预算，报乡镇经营管理站审核。
特殊情况需要变更合同的，必须由村两委研究提出意见，报乡经营管理站审核，再经乡分管领导审批，提交村民会议或村民代表会议决定，再及时办理合同变更手续，并报乡镇经营管理站备案。由乡镇经营管理站按村建立经济合同台账，并同经济合同款项票据一并输入“三资”管理软件，实现经济合同管理工作的“四化”管理，即现代化、规范化、制度化、法制化管理。
三、农村经济合同的监督和管理
各村签订经济合同时，合同内容应由乡镇委派相关专业人员进行把关、完善和修改。合同签订后，应及时到乡镇经营管理站审核、鉴证，留一份原件在乡镇经营管理站备案。凡是程序不合法、内容不合法的经济合同，坚决退回，对合同内容不健全、不完善的进一步的规范。
对因工作不深不细，特别是违反规定，擅自、私自、随意签订经济合同的村负责人，将视情节给予组织处理或党纪、政纪处分；造成经济损失的，由当事的村负责人进行经济赔偿；构成犯罪的，依法追究当事人的责任。
对不采取招标、投标等方式或利用职权压价发包、出租集体资源的，以及私自决定应由民主讨论决定事项的，由乡镇人民政府责令限期改正，照成经济损失的，主要负责人应当依法予以赔偿。
未经村民会议或村民代表会议讨论决定，以集体名义签订农村集体经济合同的，由乡人民政府对村两委主要负责人进行批评教育，并责令限期改正，造成损失的有责任人承担。对拒不改正的，是村党支部成员的，按党纪有关规定给予相应的处理，是村民委员会班子成员的，依法给予罢免；构成违纪的，给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。
各村民主理财小组负责本村经济合同的监督工作。乡镇经营管理站要认真履行职责，配合乡镇纪委，结合村党风廉政建设工作，对经济合同履行中双方当事人应遵守的主要条款及内容提前予以告知，并在事后及时跟踪检查落实情况。凡涉及合同约定资金的，乡镇经营管理站每月根据合同约定时间、金额，进行催收，对多次告知仍不交纳的，乡镇经营管理站将冻结其备用金。
合同到期，乡镇经营管理站下发通知，提示村委及时进行安排。
四、农村经济合同的归档管理
农村经济合同档案是否齐全完整规范、真实可靠，是保障新农村政治稳定、村务公开的基础，因此，农村经济合同档案管理工作，应认真、规范，达到“有档可查、有档可依、档在事明”的档案管理效果。做好农村经济合同的归档管理应从以下方面入手：
(一）借助三资清查工作，加大对前期已签订农村经济合同的清查力度。通过“三资”清查，将村档案室的经济合同档案及合同附件以及散存在个人手中的合同档案，统一按照档案法的规定，采取村级农村经济合同档案乡镇管理的方法，全部由村移交到乡镇档案室代为保管，乡镇为村提供合同复印件，以便日常利用。对一些口头合同或协议要统一采用书面合同或协议形式依据合同法和农村集体资产管理的“六步”程序形成正规的档案，并于其他合同一并交由乡镇档案室代为保管。最后由乡镇合同管理部门将村交来的经济合同统一按村分类做文字归档，同时将合同的基本信息和签订流程输入“三资”管理软件，并将文字档案扫描入电脑，做成电子文档保管，实现合同的现代化管理。确保合同档案的安全保管和有效利用。
(二）所有合同必须建立台账，登记造册。原有集体经济合同复印件报乡镇档案室保管。对于现在已发包或租赁的集体资产、资源，原则上尊重历史、注重现实、维持现状，重在今后管理。但存在严重问题或明显违规违法的，要重新规范或予以纠正。
乡镇有关部门在指导村签订经济合同时，至少要签订一式三份，甲乙双方各执一份，第三份由乡镇档案室保管，由乡镇委派专人管理，对各村的经济合同分村管理，分类别按档案管理要求归档，并形成长效机制。
(三）加大对经济合同档案工作的投入。乡镇、村档案室均应尽快配备铁制档案柜，并配有电脑，用来保存电子文本的经济合同档案，提高村级经济合同档案的管理水平。
助推中西部县级档案馆建设
经过7年左右的调查、规划、审批，中西部地区县级综合档案馆建设项目已于2010年启动。虽然好事姗姗来迟，但其结果必将对我国档案事业产生深远的影响；而不为众人所知的是，该项目的成功启动，也与人大代表的奔走呼号密不可分。
针对中西部地区县级档案馆馆库残旧、库容不足、设备落后、保管条件差等严峻的现实情况，加快中西部地区国家综合档案馆规范化建设的呼声愈加强烈。在2009年召开的十一届全国人大第二次会议上，来自湖北的叶青、周洪宇代表不约而同提出以国家扩大内需为契机，充分发挥新一轮积极财政政策的优势，将国家综合档案馆建设纳入重点投资对象，抓紧建设一批符合《档案馆建设标准》、充分体现档案工作社会性、文化性、基础性、开放性特点的现代国家综合档案馆；他们还指出中西部地区地方财政基础较为薄弱，应将档案馆新建和改建、扩建纳入国家支持范围，作出具体部署，建立以项目为支撑的档案馆建设投资体制。
在2010年召开的第三次会议上，来自云南的徐向东、江西的涂勤华等代表再次呼吁国家财政部、国家发改委尽快启动中西部地区县级综合档案馆建设项目，加大对边疆民族地区的投入力度，为国家档案信息资源的安全保管和开发利用创造必要的基本条件。新疆的苏胜新等7位代表联名提交了2份建议，恳请国家全额投资新疆自治区新建档案馆，并针对新疆各地、州、市档案馆建设问题提出了具体的参照标准，认为新疆处于、反恐怖斗争的第一线，具有与同样的地理条件、特殊情况，档案工作在维护民族团结、社会稳定中具有不可替代的重要作用，建议将新疆各地、州、市档案馆的建设问题按照自治区模式解决，使各地、州、市档案馆馆合条件达到要求。
短短2年间的6件建议，反映了人大代表的真切呼声及对档案工作的重视，推动了中西部县级档案馆建设项目的最终落实。
期盼建立劳动用工信誉档案
改革开放以来，市场经济大潮中企业竞争已基本市场化，企业的所有信息暴露无遗；另一方面，劳动者的个人信息却带有计划经济时代的“人事档案”色彩，容易形成信息盲电为企业带来潜在损失。而劳动者在劳资纠纷中往往处于弱势，人事档案在实际中又难以发挥应有的作用。于是建立劳动用工信誉档案制度逐渐成为广大用工单位和劳动者的期盼。
为此崔真基等代表在十一届全国人大第一次会议上建言：一是将管理人事档案的事业单位改制为劳动者信誉档案管理部门，实现信誉档案市场化；二是通过对从事人才流动领域的企业进行监管和赋权，将其转型为提供劳动者信誉档案的市场化企业；三是建立保障机制，确保信誉档案真实公正；四是由非政府组织构建信誉体系。在该代表提供的一个案例中，由人事劳动社会保障局牵头推行的“个人信用档案卡”，既包括了个人基本信息、受教育经历和工作经历，也记载着单位鉴定、自我鉴定和人事部门意见，作为人事档案的延伸和补充，为我们提供了一些可借鉴的经验。
加快《档案法》修订步伐
《档案法》颁布至今20多年，虽然在1996年修订过一次，但随着社会经济的快速发展，其所调整的档案服务对象、范围、时效都发生了变化，档案管理的方法、手段也发生了变化，尤其是电子档案产生与信息化进程推进，使《档案法》的修订迫在眉睫。纵观近几年人大代表呼声较高的问题，大致包括如下内容：明确档案局馆体制；建立相应保障体系；加强档案资源管理及提供利用；重新确定移交、开放时间；增强执法刚性等。
1.扩大档案开放主体范围
在实际工作中，《档案法》中未规定提供利用的机构如行政机关、企业事业单位却在档案开放中扮演着重要角色，引发了不小争论，就此王宪榕等代表在第二次会议上建议扩大档案开放主体范围，将行政机关、企业事业单位、其他组织纳入其中，并规范档案利用的程序。
关于档案馆的职能，目前已定义为档案永久保管基地、爱国主义教育基地、现行文件查阅服务中心、电子文件中心和档案信息利用中心。但是这些职能的增加，在《档案法》中并未体现，显得合理却不“合法”；也正因为相关法律条文的缺失，造成了目前工作中运转不畅、人员编制紧缺、管理经费紧张等问题。因此孙建国等代表在第一次会议上提出《档案法》应明确规定档案馆的体制、性质和职责。
2.明确档案属地管理和集中管理原则
档案资源建设是档案事业一项基础性、具有战略意义的工作，是开展一切档案工作的前提和保证。然而目前，这项工作在取得成就的同时也面临尴尬的境地，其中一个重要方面便是行政条块分割导致的档案资源管理混乱。地方国家综合档案馆所保管的多是当地党委、政府所属部门的红头文件，各地的国土、建设、房管等主管部门自立标准，大量占有国家档案资源。为此孙建国等代表在第一次会议上建言：档案资源管理实行档案属地管理的原则，即凡属本地的所有挡案资料，不分行政隶属关系或专业门类，须按时向当地国家综合档案馆移交，实行集中统一管理。徐景龙等代表在第二次会议上提出，各类专业档案馆设置需要经国家或省档案行政管理部门审批，县、区级不宜设专业档案馆，以利于档案资源整合。章联生等代表在第二次会议上提出，县级以上行业主管部门设立各类专业档案馆，须报同级档案行政管理部门批准，同时建议《档案法》第十一条修改为：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向国家综合档案馆移交档案”，虽然只是“档案馆”与“国家综台档案馆”几字之差，其内涵的差异显而易见。
3.引入“离任档案审核”机制
为了减小领导不作为对档案资源建设和档案安全的不利影响，赵林中、章联生等60位代表分别在第一、二次会议上引入了“离任档案审核”概念，建议将机关、团体、企业事业单位法定代表人的“离任档案审核”纳入《档案法》，法定代表人离任时，应严格按照档案管理的有关规定，办理档案交接手续，由同级档案行政管理部门进行审核，作为推行一把手抓档案的法律保障。
受上世纪政府优位理论等思想的影响，1987年颁布的《档案法》主张加强档案管理，较多地强调了行政相对人的义务，而与档案利用权等有关的权利规定较少。近年来随着法制观念的普及和深入，与档案工作者、档案利用者相关的各种权利讨论不断浮出水面，引起广泛关注。例如，“公民、法人和其他组织有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利”被视为一项基本的档案权利而得到代表们的普遍认同，在《档案法》修改中呼声较高。又如，司法实践中经常发生档案保管部门丢失档案给当事人造成损失的案例，目前法院对此还没有统一的处理赔偿标准，因此赵林中等代表建议在规定具体责任人及部门的刑事、行政责任的同时，制定相应统一赔偿条款及赔偿标准。
4.规范电子文件与电子档案管理
电子文件是反映档案载体变革的新鲜事物，虽然国家有关部门及部分省、市出台了电子文件与电子档案管理暂行办法，但在当前社会档案意识形成的阶段，此类档案规章对于规范电子文件、电子档案工作所起的作用十分有限。在过去3年的全国人大会议上，多位代表都提出将二者纳入法律调整范围，在“档案”的定义中将其与文字、图表、声像一同列举，以便从国家法律层面上规范电子文件与电子档案的管理。同时，代表们认为应对电子文件的形成、收集、鉴定、归档等实行全过程管理与控制，通过严格的管理制度和技术措施，保证电子文件安全保管和有效利用。
[关键词]行政执法 行政管理 档案管理
[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）07-0058-01
《中华人民共和国行政处罚法》1996年3月17日第八届全国人民代表大会第四次会议通过，1996年3月17日中华人民共和国主席令第六十三号公布，自1996年10月1日起施行。行政处罚法的颁布实施为我国的行政处罚法制化奠定了基础，也为根除滥罚款、乱处罚毒瘤提供了强有力的手术刀。《中华人民共和国行政复议法》1999年4月29日第九届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过，1999年4月29日中华人民共和国主席令第十六号公布，自1999年10月1日起施行。行政复议制度是在加强我国民主政治建设特别是行政法制建设中，创设的一项旨在防止并纠正违法或者不当行政行为，保护公民、法人和其他组织合法权益，监督行政机关依法行政的法律制度。纠正违法和不当的行政行为，监督行政机关依法行政，保护公民、法人或其他组织的合法权益是制定行政复议法的根本目的。是为违法行政处罚、行政审批设置的一道重要防火墙，这个防火墙一旦失去作用，违法行政的病毒必然泛滥成灾。如何发挥行政复议防火墙作用，值得各级法制建设专门机构认真思考，值得在工作中严细认真地做好行政复议工作，把违法行政拦截在防火墙下，让行政机关的行政处罚、行政审批更加阳光，更加得民心，合民意，顺应时展和社会进步的潮流。
行政处罚、行政复议不仅仅要严格执行国家法律法规，对于行政处罚、行政复议档案管理问题也必须按照《档案法》执行，要认真做好行政处罚、行政复议立卷归档工作，妥善保管行政处罚、行政复议档案，为行政应诉以及案例分析保存完整的历史资料，也为行政机关依法做好行政处罚、行政复议工作奠定基础。
行政复议从申请人递交行政复议申请、立案、审理到做出行政复议决定整个过程中形成的一系列法律文书是行政复议档案的基础资料，按照法律位阶原则，法律位阶从高到低依次是：根本法、基本法、普通法、行政法规、地方性法规和行政规章。“上位法优于下位法，后法优于先法”这是法律法规的位阶原则和颁布顺序原则进行认真审理，依据具体情况做出符合实际情况、符合法律规定，并且整个行政复议程序合法的行政复议决定。
行政处罚问题中的乱罚款、滥处罚问题由来已久，并且长期以来不能得到根本治理，《行政处罚法》颁布后对于历史上的有关行政处罚的红头文件必须进行清理，做好清理行政处罚依据、细化行政处罚标准、实施重大处罚报告制度，从法律的角度为行政处罚戴上紧箍咒。行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。
行政复议、行政处罚案卷档案管理遵循一案一卷的原则，有利于保密，还要方便使用，案卷档案管理实行统一管理制度。整理、装订、立卷要由案件承办人负责办理。凡是反映案件真实情况的事实材料均应收集到档案中来。行政处罚、行政复议决定执行完毕，要做到及时将案件材料立卷归档。
行政处罚、行政复议档案管理要本着“依法治档、管理创优、利用创效”的档案工作目标，坚持把依法管理，健全行政处罚、行政复议档案管理机构，完善行政处罚、行政复议档案规章制度，实现行政处罚、行政复议档案管理信息化、现代化。
一是加强行政处罚、行政复议档案工作的组织领导。要充实行政处罚、行政复议档案管理工作的领导力量，配备专职行政处罚、行政复议档案管理员，明确分管领导、责任部门和工作人员，对行政处罚、行政复议档案工作履行监督、检查和指导的职责，并坚持将档案工作纳入领导议事日程，确保档案工作各项管理措施的落实到位。
二是积极推进队伍建设。调配思想素质高，文化素质较好，热爱行政处罚、行政复议档案事业的同志从事兼职档案工作，在行政处罚、行政复议档案管理体制上实现规范化管理，不断提高行政处罚、行政复议档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。
【关键词】地方;融资平台;档案管埋
随着社会经济形势的发展，政府不断拓宽投资渠道、加大融资力度，以服务地方经济发展。在地方政府投融资平台设立的过程中，形成了承载着融资平台成长历史的缩影的材料，如项目贷款、信托贷款、融资租赁、企业发债、融资工作其他方面的文件材料等一系列重要的材料，这些，随着一系列不确定因素的产生，可能会导致档案材料的不完整或丢失、损毁，因此确立一套科学规范的平台档案管理办法势在必行。
一、 地方融资平台档案管理的意义
地方融资平台档案是地方政府拓宽投融资渠道，提高地方政府对各种资源的综合运用能力的重要依据，是反映融资工作过程最真实、最完整的具有保存价值的历史记录，其管理和使用对地方政府的财政管理、资产审核、债务清理等都具有极其重要的作用。
因此，融资平台档案的管理在政府职能的管理工作中的地位和作用非常突出，它能够帮助政府摸清家底，根据发展需要对运用能力、融资规模、资金使用等重要方面进行战略调整，以优化资源配置，最大限度地发挥融资平台的作用，增强竞争力，提高融资效益。
二、 地方融资平台档案管理的内容和特点
（一） 地方融资平台档案管理的内容。地方融资平台是指由地方政府及其部门和机构等通过财政拨款或注入土地、股权等资产设立，承担政府投资项目融资功能，并拥有独立法人资格的经济实体。
它通过举债融资，为地方经济和社会发展吸纳商业银行贷款、筹集资金，建立资金池，拓宽了地方政府的投融资渠道，提高了地方政府对各种资源的综合运用能力，同时，使城市基础设施建设项目的运作更加市场化、专业化。
按照融资项目的时序性，融资平台档案的内容可分为：1.项目贷款档案。包括流动资金借款合同、授信额度协议、人民币流动资金贷款合同、委托贷款借款合同、委托贷款不可撤销担保书、保证合同、委托债权投资协议、委托债权投资资金使用及账户监管协议、委托债权投资项目融资顾问服务协议、借款合同。2.信托贷款形成的文件材料。包括人民币借款合同（中、长期）、抵押合同、上级关于有关工程项目的批复、固定资产贷款合同、保证合同、最高额抵押合同、项目实施的请示、工程项目投资建设合同书、最高额借款（信用）合同、房地产抵押合同、信贷业务委托协议、担保承诺、反担保保证合同、资金支付协议、应收账款债权转让协议、公证书、资金托管合同及股东会决议。3.融资租赁形成的文件材料。包括融资租赁合同等有关材料。4.企业发债形成的文件材料。包括集团公司董事会决议（公司债券相关事宜）、关于发行企业债券的请示、区、市、省级发展改革部门转报文件、主承销商对发行本次债券的推荐意见、债券发行申请材料审核表、发行企业债券可行性研究报告、发债资金投向的有关原始合法文件、发行人最近三年的财务报告和审计报告、担保人最近一年的财务报告和审计报告及最近一期的财务报告、企业债券募集说明书、企业债券募集说明书摘要、公司债券承销协议书、公司债券承销团协议及模分配表、公司债券发行网点表、担保文件、第三方担保相关文件、应收账款质押相关文件、市政府有关决议、人大常委会有关决议、投资建设与转让收购协议书、公司债券债权协议、公司债券持有人会议规则、公司债券偿债及监管账户监管协议、信用评级报告、信用评估报告、法律意见书、公司《企业法人营业执照》（副本）、中介机构从业资格证书复印件、主承销商资质证明文件、会计师事务所资质证明文件、信用评级机构资质证明文件、律师事务所资质证明文件、各承销团成员的资质证明文件、监督银行/债权人资质证明文件、债券发行有关机构联系方式、国家发展改革委要求提供的其他文件、债券发行使用项目的项目建议书、建设用地的预审意见、工程项目可行性研究、报告及批复、环评报告、工程项目建议的批复、建设项目选址意见书、工程规划选址红线图、债权协议、公司基本信用信息报告、公司已发行债券存续期相关情况的报告、公司债券质量控制审查报告、发行人及中介机构关于本期债券的信用承诺书、公司资产构成情况的说明。5.融资工作其他方面的文件材料。包括抵押人与有关银行（行）的银团贷款抵押协议、固定资产贷款合同、项目建议书及的批复、对外担保内审审批表等。
（二）融资平台管理档案的特点。融资档案作为一种专门档案，专门反映融资平台工作业务，它除了具有档案的基本属性之外，还具有区别于文书档案、会计档案等其他门类档案的特性，这是由融资平台档案的特殊性、专业性所决定的。1.真实性。融资平台档案是承担政府投资项目融资功能的经济实体，通过举债融资，为地方经济和社会发展吸纳商业银行贷款、筹集资金的过程中的融资行为及其效果的事实记载和反映。融资平台档案以真实性为根本，以对融资项目清楚，定性准确、处理合法为准则，其形成的档案具有高度的真实性。2.成套性。融资平台档案一般是以每个融资项目为单位整理的，每个项目都是由一整套密切联系的、不可分割的融资材料组成，与融资程序中的融资立项、实施、形成贷款形式等一一对应，环环相扣，不可分割，同一项目中的档案不能分散，不同融资项目档案材料不能混放。3.保密性。融资平台档案不仅反映了融资部门的融资工作，而且记录了融资项目执行国家政策、法律、法规的情况，融资平台档案涉及到融资单位项目具有一定的保密性，要考虑不同材质的档案的特殊保管，对融资平台档案管理提出更高的要求。
三、对融资平台档案建设的思考
融资平台档案是政府经济实体档案管理工作的重要组成部分，融资平台档案的质量直接影响到融资工作质量。相关领导和档案人员都必须重视此项工作，充分认识到它在地方经济建设和发展中的作用，改变过去只要项目实施，轻视项目归档的观念，按照融资平台档案管理规定，实行边融资边收集整理，融资项目结束，档案材料入库，切实加强融资平台档案管理工作。
（一）建立健全融资平台档案管理制度，促进融资平台档案工作的规范化、制度化、科学化。融资平台档案应根据《归档文件整理规则》，结合自身融资工作实际，制定适合本单位的融资平台档案管理办法，建立科学的档案管理制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求，实施“科学归集、分类规范、集中储存”的管理原则，实行边融资边收集整理、融资项目结束，档案材料入库的责任制度。
同时，融资平台档案管理要遵守法律、法规，建立健全安全、保密、利用制度，采用先进手段和科学方法保管档案，切实维护和保障融资平台档案的完整性、齐全性、正确性。避免由于档案人员的变动、融资工作人员变动等一系列不确定因素的产生，导致档案资料的不慎丢失或损毁，促进融资平台档案管理的规范化、制度化、科学化水平，发挥融资平台档案服务全局的作用，提升其实用价值和利用效率。
（二）制定科学合理的融资平台档案管理方法，满足现代化档案管理需要。档案工作的数字化和标准化构成了档案工作现代化的两个主要方面，两者缺一不可，相辅相成。融资平台档案要采用纸质档案与电子文件数据同时归档的方法，实施“标准化管理，电子（数字）管理”的综合管理方式。
1.标准化管理：要以规范的工作程序与方法，强化收集、简化整理、细化检索、深化利用，简便、高效科学地开展归档工作。档案管理人员要将应归档的材料收集、归类、排序、编码、输目、鉴定、保管，形成一一对应的纸质文档和电子文档，以达到方便利用，提供快速的目的。
