关键词：档案 特点 问题 建议
人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础，是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案管理工作必须严格执行国家有关档案保密的法规和制度。
一、人事档案的特点
档案信息的专业性强。人事档案是记录职工个人在工作期间的经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，记载的信息具有很强的专业性。
档案内容划分细致。人事档案的内容涉及履历材料；转正定级、改变工种、工资变动审批材料；考核鉴定、自传材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、派及社会团体材料；培训学习材料；选拔、任用及免职材料；其他可供组织参考的材料。包括九大类，十九小项。
人事档案的保密性。人事档案涉及一些职工个人隐私，在管理上一定要严格遵守档案的保密制度，坚持原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事，不得泄露档案内容，确保人事档案的安全性。
二、当前人事档案管理中存在的不足
1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要不丢失、不毁损，能够应付查档、调档就可以了，对档案工作不重视、不关心，人员培训、场所经费落实不到位，档案管理工作自然也就做不好了。
2.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手较多，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。管理手段也比较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，容易造成档案毁损，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作力度不够
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离的情况愈加严重
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
三、对目前人事档案管理的几点建议
1.健立健全科学合理的人事档案管理制度
对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须要进行改革，及时建立更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
2.进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案
管理理念更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，经常深入各科室之中，主动了解情况，收集档案资料，并要求员工如实填写履历表，客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。
3.注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。
4.加强人事档案管理现代化和信息化建设
一般认为，要做到人才使用安全，减少用人风险，就应当强化人事档案管理。在这方面，中共中央组织部、国家人事部早在1988年12月1日就联合发出了《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》，继后又在1989年11月3日联合发出了《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》，1996年12月2日联合了《流动人员档案管理暂行规定》。文件强调：流动人员档案的管理应按照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担流动人员档案的管理工作；任何人不得私自保管他人或本人档案；流动人员的人事档案管理，必须坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的查阅、借用和转递应遵守有关规定；档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按规定做好；任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。
人事档案管理实际存在强化和弱化两种倾向
（一）人事档案管理的强化倾向
截至2001年末，全国各级政府人事部门所属人才流动服务中心保管的人事档案已达268万份，此外，还有数以千万计的人事档案仍由各级党委组织部门或政府人事部门保管。其中尤以国有单位、特别是国家机关和事业单位对人事档案更为重视，在接收流动人员前总要先索取和审阅其档案，既重视了解拟接收人员的现在，也重视考察其过去，以增加对拟接收人员的信任度。
（二）人事档案管理的弱化倾向
我国的人才流动其实是从人事档案管理的松动开始的。长期以来，用人单位都遵循“先审阅档案后决定是否接收”的思维定式开展工作，但是从20世纪80年代起，这种思维定式和工作套路逐渐被打破了。率先打破这种思维定式和工作套路的地区是我国第一批经济特区——深圳、珠海和汕头。据调查，1980至1987年间到深圳求职的人员多属没有办理户口迁移手续、没有转递人事档案、没有原单位介绍信的“三无人员”。在深圳，不少单位在无档案、无党团组织关系、无原单位介绍信的情况下用人。率先打破这种思维定式和工作套路的单位是乡镇企业、外资企业和私营企业。全国最新的非公有制企业人才资源调查显示，非公有制企业高级人才所占比例已经超过国有企业，在非公有制企业489.9万专业技术人员中，具有高级职称的占7.3％，高出国有企业2.3个百分点。另据分析，绝大多数非公有制企业高级人才都来自国有企业，非公有制企业往往是在无从审阅其档案和不审阅其档案的情况下接收他们的。
对人事档案管理走向的基本看法
鉴于以上分析，人事档案管理究竟应当强化还是弱化呢？笔者的基本看法有三：
（一）我国人事档案管理应当强化而不是弱化
就国家而言，搞好流动人员的人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，就用人单位而言，认真审阅拟接收人员档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就流动人员自身而言，档案是自己从学校到各个工作单位的珍贵历史证明，实行养老保险社会统筹之后，流动人员参加养老保险统筹还须通过档案中记载的工龄来确认，因此，人事档案在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用，我国的人事档案管理应当强化而不是弱化。
（二）改革我国人事档案管理势在必行
我们看到，虽然人事档案无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用，但表现出来的却是各级党委组织部门、政府人事部门及其所属人才流动服务中心对人事档案管理的“一头热”，而众多用人单位和个人却不十分看重人事档案。据调查分析，目前由各级政府人事部门所属人才流动服务中心集中保管的人事档案虽然已近300万份，其中20％已成为无人问津的死档，而这60万份左右的人事档案之所以无人问津，一是因为档案内容陈旧贫乏，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况，二是因为寄存和查阅档案实行的是有偿服务。既然人事档案的内容陈旧贫乏。其作用自然就大打了折扣。既然人事档案实行的是有偿服务，自然就成为不乏不愿或无力为此项消费而支出的服务对象。再者，人事档案由各级政府人事部门所属人才流动服务中心集中保管和实行垄断性经营的做法也很值得商榷，这不仅不利于人才中介机构之间的公平竞争，影响国内人才市场与国际人才市场的接轨，还容易滋生国家公职人员的腐败行为。因此我认为改革我国的人事档案管理已经势在必行。
（三）应当从实行人事档案管理无偿服务做起
根据以上分析，改革我国的人事档案管理不仅势在必行，而且已成当务之急，我国加入世界贸易组织之后所面临的国际人才竞争态势更要求各级党委组织部门和政府人事部门提速人事档案管理改革。为此，特提出如下建议。
1、将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专事人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
一、干部人事档案审核中查找出的问题及成因
随着审核工作的逐步进行，我们发现有以下几个问题比较突出，主要问题集中在出生日期、参加工作时间、学历材料方面：
1.出生日期的问题。档案材料出生日期前后记载不一致（重点审核的是档案中最早材料和最新材料是否一致）。有的是阴阳历的差别，前后相差一个月；年龄上前后不一致最多的相差2岁；有的是档案最早材料出生日期有涂改，有些涂改是清晰可辨的，有些是涂抹后再改的无法进行辨认。这些问题早在开展人事档案审核之前就事实存在着，但这个问题一直未引起重视，更未作为一个重点工作进行整改。经过分析，这两种情况产生的原因：一是人事档案的当事人，由于档案意识薄弱，在填写个人相关档案材料时不够认真细致而导致信息前后记载不一致，或者某些人出于自身利益考虑，弄虚作假。比如，按照文件规定，应当以人事档案中形成时间最早的材料来认定出生日期，大部分同志的最早材料为“入团志愿书”，有些同志或是因不够入团年龄，为了入团把年龄填大。二是人事档案管理部门，在工作中有时比较被动，对归档材料把关审核不够严格，从而造成档案材料的失真情况发生。
2.参加工作时间的问题。审核过程中发现参加工作时间前后记载不一致。我们人事组织部门通常通过“参加工作时间”来确定职工的工资、养老、保险等各种待遇。比如说，参加工作早一年或晚一年，就涉及到工龄的长短，从而导致工资等待遇的不同。参加工作时间主要通过《转正定级表》、《应征入伍登记表》等来认定。而不一致的情况，主要是由于人事档案当事人自己填写档案材料的不认真造成的。
3.学历材料的问题。在档案审核过程中，我们发现有些人学历材料不完整的现象。主要缺少“高考报考登记表”、“授予学位决议书”等。这些现象产生的原因为：首先，由于我国办学形式多种多样，甚至还有从国外取得学历的，由此产生了多种多样的档案学历入档材料，从而造成标准把握难度大。其次，虽然在人事档案归档要求上有明确规定，但各校在学历材料上仍存在名目、种类等不同，这就加大了我们管理部门的收集和鉴别难度。再次，由于人事档案材料的形成部门在工作中，把关不严、不认真负责，不及时形成、移交应归档材料；人事档案管理部门把关审核不够严格等等，也客观上造成档案学历材料的不完整情况。当然，对此次审核出现此种情况的，我们采取即使在“学信网”（中国高等教育最权威网站-省教育厅指定的学历查询网站）上可以查到相关学历，也责令当事人返回学校查找缺失学历材料，对于查找到的原始材料及时归档，没有查找到的，也需要由学校根据相关记载依据开具证明放入档案才可承认其相关学历。
二、针对存在的问题提出相关建议如下：
1.提高职工档案意识。我们以此次审核为契机，通过定期开展知识讲座等形式进行档案宣传，做到日后填写档案材料时对自己认真负责。
2.提高部门管理人员的意识。档案管理人员应有严谨认真的工作态度，按照政策和规章制度的要求进行管理，并不断学习档案业务知识，提高自身管理水平，从而减少问题材料的出现，确保档案材料的真实完整。要及时与档案材料形成部门建立良好的沟通，规范材料格式、书写内容等，以确保形成材料真可用，对不符合要求的材料一经发现、及时解决。
3.加强监督机制和建立良好的管理模式、沟通模式。加强监督，可以建立“问责制”，发现弄虚作假的干部要进行问责，同时也要对帮助作假或因工作失误的干部根据实际情况问责，加大惩罚力度，起到警示作用。
4.规范工作方法。我们通过这次审核工作，解决了许多问题，在日常工作中应当延续这种形式，形成工作制度并落实。比如，可以制定这样的表格进行登记；（例如图表）这个表格是我们在审核过程中边审核边填写的，这个表格的填写可以让我们在日后的工作中对人事档案内容一目了然，对查找出的问题及时更正。
此外，要加强人事档案的信息化建设。档案信息化是今后档案工作的发展方向，使用不联网的档案专用机，建立档案数据库，录入主要档案信息，告别纸质档案的单一使用模式，从而提高档案的利用效率。
1.1保证人事档案的真实性、完整性
个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。
1.2实现人事档案管理的目的
实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。
1.2.1按程序归档
档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。
1.2.2档案规范化整理
档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。
1.2.3建立符合标准的设施
档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。
2增强档案信息化管理水平
提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。
3增强档案管理人员整体素质
人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的，人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息，包括：基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的，不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度，实现人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作记录，这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革，需要调整人事档案管理重心，改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向，传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理，见物不见人，无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式，始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念，从社会需求的角度出发，以为人服务为中心，突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约，将死档案变为活信息，从而促进市场经济的全面协调发展。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。
第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。
第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事档案管理
（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
（2）加强管理，保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求，所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关，对材料进行验明正身，有疑问的材料进行调查核实，从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关，鉴别后的归档材料一定有理有据，严肃认真地进行材料鉴定，检查材料是否准确，手续是否清楚，重点信息是否完整，确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订，由专门的单位进行取送，要求档案公章完整，个人不能私自带出人事档案。
关键字：人事档案管理；意识；机制；科学化；法制化；道德素质
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。当然人事档案作为广义档案中的一种，也具有一般意义上档案的属性，即：人事档案的作用是客观存在的，但出于静态的档案，它的作用又是潜在的，要使潜在的价值变为现实的直接价值，要受到一定条件的制约。既受到社会、经济、法律、文化等条件的制约，同时也受到人们档案意识和管理水平的影响。
一、社会、经济、法律和文化是我们一时之间无法改变的大环境，但是档案意识和管理机制和水平确实可以实实在在改变的
第一，处于信息化时代的我们必须要有最基本的人事档案意识。在很多的企事业单位，人事部门的工作人员很多都不是档案管理专业和相关专业出身，大多工作人员都对档案管理意识比较淡薄，对人员的资料管理和备案都采取无所谓的态度，这种不专业化的做法常常会给我们其他部门的人员调度和安排造成一定不必要的麻烦，如果遇到突发事件，也不能及时选择和派遣相关有经验和技术的员工。从员工自身来讲，也需要培养自己的档案管理意识，很多人在自己的档案方面采取无所谓的态度，而导致自身档案的丢失或者不完整，这不仅给档案收集也给档案的整理带来不必要的麻烦。
第二，单位的管理机制也是影响人事档案管理和档案有效利用的重要因素，作为新世纪的企事业单位，对于信息的采集和利用也应该有相对应的管理机制，利用工程的观念来对人事的录用、调度、撤销等进行有秩序有条理的管理。做到有秩序和有条理，就要求企事业单位建立健全有效的管理机制，建立相关的管理部门，首先需要在每一个部门内部进行各个员工的信息采集，尽量做到信息的完整、准确和清晰，其次对人员的档案进行归类和整理，尽可能做到归类标准化和整理科学化，然后再由各个部门按时递交由档案管理部门进行进一步的整理和归类，处理以后的档案信息要进行存档管理，存档看似简单，却包括很多繁琐的工作。每一个环节都要求做到认真细致，这样才能保证人事档案的有效管理和有效的利用。
第三，科学是第一生产力。人事档案管理在前期的发展是缓慢的，究其本质原因，就在于科学的落后，而今随着科技的快速发展，我们的生活方式也随之发生了翻天覆地的变化，计算机的出现导致了从实物的流动到人才的流动以及信息的流动方式都在一天一天变化着，这些变化带动了人们交流方式和思维方式的转变，当然企事业单位人力资源管理的模式也进入了新的改革历史时期，当今市场上有很多以计算机为基础的管理软件业随之应运而生，简单的人事信息录入就可以实现有效和迅速的人力资源管理，不得不说计算机的出现使档案管理实现了一个飞跃性的发展。综上所述，我们在管理人员的时候需时刻提醒自己严格的人事管理理念以及建立健全的管理机制和购入先进的人事档案管理软件。
二、基于当今普遍的人事管理传统模式和手段，我们要做的还有很多
第一，现在的人事档案管理一般都重政治轻业务。人事档案在反映一个人的情况都是注重业务和政治两方面。但传统的人事档案反映政治方面、家庭历史和社会关系方面的东西较多,而能动态反映某人情况的信息,如人员的身份认定、出境出国情况、合同项目转让、发明专利项目、业绩考核、职称评定、各类荣誉称号、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事协议、养老金、失业金的缴纳等情况,则少之又少，现代人事管理应将人事档案资料尽量做到充分和完整，必要时可以加入个人的影像资料，以便更好的利用。
第二，人事档案一般作为政治要素，也必须将其法制化，做到档案收集有序性，档案存档保密性和档案利用安全性。要加大对《档案法》的宣传力度,通过宣传教育,进一步增强公民的法制观念,提高政治觉悟,认清制假危害，另外,还必须加大《档案法》的监督和执法力度,要告诫、引导广大干部职工人人都要具备档案意识,要本着对历史负责、对自己负责的态度,严肃认真地记载自己的每一张履历,要加重对涂改、伪造档案行为的制裁。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为,不管是什么人,都要本着法律面前人人平等的原则,要毫不犹豫地绳之以法,予以坚决打击。我们必须树立这样一种观念,即不管是什么情况,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度,并认真贯彻执行,才能有效地避免虚假档案的产生。
第三，人事档案管理从信息收集开始就决定了人事档案的质量高低，所以做好人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,因此,要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可，这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把“三关”。一是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要亲自进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断问题文件材料的源头。二是严把人事档案材料的转入关,各部门平时在积累文件、材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别。三是严把人事档案转递关。在人事调动时,档案人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类、编号、装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。
第四，人事档案作为所有机关和企事业工作首要的先决条件，人事档案必须做到真实可靠。这就需要从制度上防范假文凭，从源头抓起,要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象,国家各级各类学校、教育培训主管部门要采取有力的措施,严格执行教育部门学籍管理规定,把好入学关。在日常的教学管理过程中,对那些需要继续学习深造的干部和企业管理人员,单独设立学籍档案,实施教学质量的全过程重点监控,帮助和督促他们保质保量的完成学业。对于少数不按时上课,不认真完成作业,学习困难,企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生,应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度,从制度上防范假文凭,保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。
当然在保证法制的情况下，更重要的是要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质。档案工作人员是档案工作的主体,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识,熟悉各个环节的工作,只有这样,才能使档案管理工作有条不紊,更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养,来增强自己的使命感和责任感,通过责任心的加强,提高档案管理的服务质量和服务水平。
参考文献：
【1】 吴宝康.档案学概论【J】.1989
1.事业单位人事档案的现代化管理水平不高
随着现代科学技术的飞速发展，事业单位人事档案管理工作的技术手段也在不断更新，虽然事业单位人事的其他各方面工作都已经逐渐步入了信息化以及现代化的阶段，但是大多数事业单位人事的档案管理工作还是靠手工操作完成的。现代化的技术手段在档案管理方面效率很高，而且还能降低档案管理工作的难度，增强事业单位人事档案管理工作的质量和效率，相反，如果事业单位人事档案管理工作的现代化水平低下，工作的难度就是增加。
2.流动人员档案处理不及时
在实际管理过程中，有的事业单位对流动人事管理效率低下，处理不够及时。比如有的工作人员在由单位人转化为社会人过程中，出现了分过弃档不用的情况，导致档案成为死档，不仅会给当事人带来不利影响，也会给事业单位人事部门带来极大的不便，降低人事档案管理的效率。另外，如果对流动人员档案处理不及时，也会影响到事业单位人事工作的正常运行。
二、做好事业单位人事档案的措施
1.健全事业单位人事档案工作的管理制度
要保证事业单位人事档案管理工作顺利进行，改变事业单位人事档案管理工作的现状，必须要有完善的管理制度来规范事业单位人事档案管理工作，逐步健全事业单位人事员工的业务档案，提升员工的思想以及业务素质。只有建立完善的事业单位人事档案管理制度，才能为人事管理各项工作提供必要的依据，提高人事管理的效率。
2.注重事业单位人事档案管理的基础性工作
事业单位人事档案管理工作主要是对事业单位人事的档案材料进行收集和管理，增强档案管理的实效性和针对性。事业单位人事档案管理应该确保有一定的周期性，要定期对工作进行检查、整改以及自建，并且对档案管理的日常工作进行质量监控。对材料信息的管理要统一集中，而且要对收集的档案材料按类归档，提高档案管理的条理性，避免出现混乱的情况，造成不利影响。人事档案管理人员要树立现代化管理意识，保证档案管理的规范性和科学性。同时要不断积累经验，创新管理方法和手段，做好人事档案的管理工作。
3.发挥事业单位人事档案管理的新功能
需要进行归档保存的文件，在对其进行管理的过程中，一定要遵循档案的自然形成规律，而且要保证材料之间的联系，对档案进行系统的存储和利用，发挥档案的新功能和新作用。事业单位人事的档案一定要尽可能保存原件，并且要统一规格，妥善保存，不断完善相应的管理制度，避免出现损毁或者丢失的情况，给人事档案管理带来各种不便。
4.推行事业单位人事档案管理的信息化
