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档案管理指导思想范文

时间:2023-05-17 16:11:36
档案管理指导思想

第1篇

——变事后治理为制度治理和全程治理

人事档案质量审核工作及人事档案清理工作的做法,均属于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事档案积累的数量和整理质量,但是却没有从根本上改变人事档案管理的整体制度水平,即建立可以从根本上保证人事档案数量和质量的制度规范,防止日后再一次的清理、审核。所以转变人事档案管理的“治理”思想,变事后治理为制度治理和全程治理,才能保证人事档案的齐全完整和质量优化。

第一,整体设计规则。保证制度建设的体系性和有机关联性,避免制度建设的零散性和矛盾性。

第二,整体推进规则。人事档案管理工作制度体系一旦确立之后,就应当采取整体推进的方式予以落实和实施。不能搞所谓“成熟一个,推出一个,落实一个”的亦步亦趋式的制度执行,因为这样会造成执行者的困惑。由于新制度和旧制度(未改变的传统制度)在内容规定上会存在这样或那样的冲突和对立,在旧的(原有的)制度未被废止之前,新的制度很难达到预期制度治理的目标。所以,坚持整体推进规则,为保证人事档案改革工作的正常进行,是必须要予以遵守的一项基本行为和思想规则。

第三,长期实践规则。“实践是检验真理的惟一标准”,这是中国改革开放最重要的理论思想成果。在人事档案治理思想中,我们也应始终坚持这一重要指导思想,不能认为人事档案的管理制度体系一旦建构完成,就不能加以改变了,而应当根据人事档案信息发挥作用的规律性和特点,以及国家和社会物质文明、精神文明和政治文明建设的总体要求,及时调整人事档案管理制度中的“不和谐”因素和规定事项,保证人事档案作为社会人力资源管理重要信息资源的实现。

第四,有效落实规则。对人事档案进行有效治理的思想观念、制度体系、保证措施的落实,是衡量人事档案管理改革工作成效的重要尺度。没有落实,好的观念和思想及合理化建议只是停留在“学术思想交流”层面,而在国家的人事档案管理政策、立法和制度层面却毫无反映,那么再好的“治理”思想和制度构想都只能成为泡影和空中楼阁,无异于“画饼充饥”。

第五,系统更新规则。对制度内容的调整或改革,不可只针对其中的某一项制度搞“小型手术治疗”,而应该充分注意到人事档案管理制度的整体性和内容的相互关联性,对制度的“诊断”和“治疗”均应全盘考虑,作到整体更新,以达到联动高效的制度建设目标。

二、“规制”思想

——变管制、控制为规制

通常意义上的“规制”是指依据一定规则对特定社会背景下组织的人事档案管理活动进行限制。其内容包括:规制的依据,即国家对人事档案管理的规制不是随意进行的,必须有比较充分的依据;规制的主体,即由什么组织和部门来制定和监督“规则”的执行;规制的范围,即规制所涉及的人事档案管理工作的具体领域和范围;规制的对象,即规制作用的组织、团体和人员;规制的特性,即规制实质上是一种限制。国家可以通过制定有关人事档案管理工作的政策,激励社会组织为其从业人员建立完善的人事文件材料和相关数据资料的积累、保存、鉴选和利用制度,并通过提供有关的制度范本,引导各社会组织自觉地维护人事档案相对人的合法权益(如知情权、修改建议权、无偿的信息获取权等)。国家应根据现代社会人才流动的特点,从直接控制的管理模式中走出来,扮演一个游戏规则制定者和监管者的角色,并逐渐形成一种社会激励机制和规范机制。这种变革思想,不仅可以使国家,特别是政府有关部门有效地减少管理成本和大量的事务性劳动消耗,而且可以充分地利用各种社会组织的资源,达到国家人力资源管理的目标。实践表明,政府部门如果什么都直接去管,反而会出现许多人事档案管理活动中的漏洞,“挂一漏万”,而采用规制思想,则可以使整个社会的管理更加井然有序。

在计划经济时代,国家对人事档案的管理思想是直接管制性的,而在市场经济时代国家对人事档案的管理思想则应当是更多地采用“规制”思想,间接地实现管理目标。从目前理论界的研究成果看,一种主流意见就是对“体制内人员”的人事档案采用直接“管制”的方式,严格地加以控制;而对“体制外流动人员”的人事档案则采用“引导”方式来进行管理。这种思路看起来是一种比较稳妥的人事档案改革思路,但是并没有真正起到良好的现实作用,其有效性依然值得怀疑。因为,这种所谓的改革思路依然是以承认传统的人事档案管理制度基本合理为前提,并没有真正触及社会转型变革后人事档案管理工作所暴露出来的实质性问题。正如近年来中组部组织开展的人事档案审核工作,虽然是想对“体制内”的国家公务员的“干部档案”管理规范化做一些有益的工作,但是却使得整个社会中的许多单位和部门“闻风而动”,大规模地开展人事档案材料的“补充和完善”工作。尽管在客观上起到了一些积极作用,但由于“事后补充的材料”并不是伴随着人事管理、人力资源管理工作“自然形成的”,所以在一定程度上影响了人事档案内容的真实性,也给许多单位和部门的人事档案管理工作带来了额外的工作负担,甚至出现了“画虎不成反类犬”的情形。因此,转变管理理念,真正按照市场经济的规律行事,是每一位关注人事档案管理改革的人士都应首先确立的基本指导思想。

人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段,而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。按照实事求是的思想观点,尊重人才,客观地反映和记录有关人员的德、才、能、绩等方面有价值的信息,才是新时代人事档案工作的基本出发点。基于此,我们认为当今中国人事档案管理改革首先应该消除的就是计划经济时代残留的旧思想和旧观念,为每一位参与国家建设和社会活动的“社会人”都留下比较客观的历史记录,而不应该使“人事档案”成为某些特殊人群的“专有物”。无原则地放开所谓“社会流动人员”的人事档案管理的思想,无助于国家掌握社会人才分布和使用状况,以及人员能力、社会诚信等状况,也会在一定程度上损害国家的根本利益。“以人为本”是我们制订有关人事档案管理政策和人事档案管理法律法规的重要指导思想,符合人员合理流动的客观需要,同时也能够体现“社会公平”原则。

三、“公开透明”思想

——赋予人事档案相对人以合法的知情权

人事档案的内容是否向相对人公开,是反映一个国家公民人权状况的重要尺度。从历史角度来看,我国的人事档案和户籍档案的管理理念和管理模式都是建立在对国民进行有效地区性控制的指导思想和观念基础上的。通过“户籍档案”把人控制在一个地域范围内,通过“人事档案”把人控制在一个“单位”内,从而实现对人的严格控制。这种政策和做法在封建时代和社会发展初期对有效管理社会居民,维护社会稳定,充分利用社会人力等确实起到了一定的积极作用。但是随着社会生产力的发展,特别是城市化和信息化的发展,越来越多的人开始在城乡之间、单位或部门之间流动,寻求能够充分发挥自身作用、创造更多价值的机会。与此同时,一些现代企业和单位为了谋求更强的生存和竞争优势,创造更多的经济效益和社会效益,也采取各种措施招揽人才。正是在这种人与组织的交互需求的驱动下,社会人才和普通劳动者开始打破了传统社会的“户籍”和“人事”管理的藩篱,从一个地区到了另一个地区,从农村来到了城市,从一个单位来到另一个单位,从一个部门来到了另一个部门。然而,我们不难看到,我们的社会管理体制和相关的政策和制度并没有及时做出调整和改变,“生产关系”和“上层建筑”层面所暴露出来的问题也日益突出。在目前情况下,我们国家的有关部门已经对“户籍管理制度”进行了较大幅度的改革,并取得了一定的成效。如“城市绿卡”制度的实施,城市外来务工人员管理政策的变革等都张显了党和政府适应时展需要和努力改革的决心。然则对于“人事”管理制度和“人事档案”管理制度方面的改革却依然存在着“雷声大、雨点小”的问题。一方面理论界、法学界、新闻界等社会层面的呼声很高,理论研究也提供了许多改革现状的思路,可是在实践层面却未见有什么根本性的变革措施出台。就社会各界人士关心的人事档案知情权问题来说,我们的组织部门、人事部门和社会劳动与保障部门都依然故我地明文规定“禁止本人查阅自己及直系亲属的档案”或“本人不得查阅自己及直系亲属的档案”。这类规定的法律依据是什么呢?也许只是按照“战争年代”或“以政治为纲时代”的封闭性管理要求所确定的“惯性”做法和规定,“顺水推舟”地沿袭下来罢了!

我国《宪法》所规定的“中华人民共和国的一切权力属于人民”的法律精神应该成为我们的组织人事部门变革我国传统的、僵化的人事档案管理体制根本性的指导思想和法律依据。还权于民,把本应属于公民的人事档案知情权还给每一个人事档案相对人,并不是组织和人事档案部门及社会劳动保障部门对人事档案相对人的施舍和怜悯,而是历史性地重新确认了人事档案相对人应当享有的基本民利——对记录自己德、才、能、绩等各方面数据和信息的人事档案的知情权。

知情是人事档案相对人对有关组织和单位错误记录和不合理、不合法的“组织结论”进行申述的前提。新的人事档案管理制度中必须明确规定相对人的这种基本民利。就实践层面所反映出来的问题来说,多数相对人的合法权益受到损害的根源就是对自己人事档案内容的不知情,不知道自己曾经工作过的单位对自己做出过什么样的“结论”。例如,一位到某所大学进行深造的学生在毕业后很难找到工作,后来才知道自己的人事档案中有一条这样的记录:“该同志由于经济方面的问题从本单位辞职”。这种不明确的组织揭露被许多用人单位误认为是:该同志由于在经济上存在贪污、渎职等方面的问题,所以才被迫离职求学的。类似的问题还存在很多,有的组织为了限制人员的合理流动就在人事档案中“塞入”了一些不客观的“组织结论”,致使一些相对人长期无法找到工作,甚至造成终生的消极影响。凡此种种,无不说明实施人事档案管理透明体制的必要性。

四、“多元管理”思想

——将人事档案的建档权和管理权赋予用人单位,彻底改变“档随人走”的一元化管理思想

作为我国人事档案管理的一项典型制度就是“档随人走”,相对人在组织之间的工作调动发生时,其人事档案也要转到相应的组织或单位的有人事档案管理权的部门集中管理。“档随人走”这一制度的设计初衷是为了给用人单位提供一套完整的反映相对人以往历史经历的记录材料,然而在实际执行的过程中,该制度规定却已经暴露出诸多问题。这些问题归纳起来主要有:

第一,人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具。在一些用人单位看来,你不是人才吗,你不是想流动吗,我偏不允许你流动,不给你调档,看你怎么办?急需人才的单位由于档案相对人的人事档案不能正常转出,也不能正常接收聘用。虽然有些走在改革开放前列的单位,“冒天下之大不韪”,为有关急需人才“重新建档”,但却都苦于没有政策依据,只能当作权宜之计。

第二,人事档案被一些“弃档”者视为“鸡肋”,成了事实上的“无头档案”。由于目前社会用人、用工制度的变革,一些用人单位也不需要人才原单位提供什么人事档案,只要你人来工作就行了,所以,这些人员的人事档案就成了名副其实的“无头档案”——找不到档案相对人下落的人事档案。人事档案的功能和作用丧失殆尽!管理这些人事档案就成了社会的一种负担,没有什么管理效益可言。

第三,由于一些人员在办理出国手续、医疗与社会保险、子女就学等事项的过程中发现自己的人事档案还有用,所以到有关单位或人才交流服务中心及社会劳动保障部门去寻找相关的政策所要求提供的“人事档案证明”材料,却发现本人的人事档案已经被转到了原籍所在地的档案馆或街道,而且记录不全。一些人找到了自己的人事档案后却发现原来人事档案中的相关证据材料根本就不存在;一些相对人即使找到了自己人事档案的下落,也被人才交流服务中心所要求补交的巨额管理费吓倒,不得不无功而返;一些出国回来报效祖国的留学人员也发现自己的人事档案内容匮乏,无法给用人单位提供相对完整的人事档案证明材料。

重视人才的能力和在新单位中的工作业绩,已经成为越来越多用人单位的基本诉求。消除人事档案的一些不应存在的政策,已经成为社会发展的普遍呼声!放开人事档案的建档权和管理权,让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。因此,在人事档案管理体制的变革方面,改变“一元管理”制度设计的内容,实行“多元管理”的新制度,即坚持人事档案管理的“属地原则”(档案在哪个单位形成,就保存在哪个单位)和用人单位的建档原则(每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案),不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性,而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。

参考文献:

1、邓绍兴:《完善干部人事档案工作管理体制的管见》,《档案与建设》,2008年第1期。

第2篇

——变事后治理为制度治理和全程治理

人事档案质量审核工作及人事档案清理工作的做法,均属于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事档案积累的数量和整理质量,但是却没有从根本上改变人事档案管理的整体制度水平,即建立可以从根本上保证人事档案数量和质量的制度规范,防止日后再一次的清理、审核。所以转变人事档案管理的“治理”思想,变事后治理为制度治理和全程治理,才能保证人事档案的齐全完整和质量优化。

第一,整体设计规则。保证制度建设的体系性和有机关联性,避免制度建设的零散性和矛盾性。

第二,整体推进规则。人事档案管理工作制度体系一旦确立之后,就应当采取整体推进的方式予以落实和实施。不能搞所谓“成熟一个,推出一个,落实一个”的亦步亦趋式的制度执行,因为这样会造成执行者的困惑。由于新制度和旧制度(未改变的传统制度)在内容规定上会存在这样或那样的冲突和对立,在旧的(原有的)制度未被废止之前,新发布的制度很难达到预期制度治理的目标。所以,坚持整体推进规则,为保证人事档案改革工作的正常进行,是必须要予以遵守的一项基本行为和思想规则。

第三,长期实践规则。“实践是检验真理的惟一标准”,这是中国改革开放最重要的理论思想成果。在人事档案治理思想中,我们也应始终坚持这一重要指导思想,不能认为人事档案的管理制度体系一旦建构完成,就不能加以改变了,而应当根据人事档案信息发挥作用的规律性和特点,以及国家和社会物质文明、精神文明和政治文明建设的总体要求,及时调整人事档案管理制度中的“不和谐”因素和规定事项,保证人事档案作为社会人力资源管理重要信息资源的实现。

第四,有效落实规则。对人事档案进行有效治理的思想观念、制度体系、保证措施的落实,是衡量人事档案管理改革工作成效的重要尺度。没有落实,好的观念和思想及合理化建议只是停留在“学术思想交流”层面,而在国家的人事档案管理政策、立法和制度层面却毫无反映,那么再好的“治理”思想和制度构想都只能成为泡影和空中楼阁,无异于“画饼充饥”。

第五,系统更新规则。对制度内容的调整或改革,不可只针对其中的某一项制度搞“小型手术治疗”,而应该充分注意到人事档案管理制度的整体性和内容的相互关联性,对制度的“诊断”和“治疗”均应全盘考虑,作到整体更新,以达到联动高效的制度建设目标。

二、“规制”思想

——变管制、控制为规制

通常意义上的“规制”是指依据一定规则对特定社会背景下组织的人事档案管理活动进行限制。其内容包括:规制的依据,即国家对人事档案管理的规制不是随意进行的,必须有比较充分的依据;规制的主体,即由什么组织和部门来制定和监督“规则”的执行;规制的范围,即规制所涉及的人事档案管理工作的具体领域和范围;规制的对象,即规制作用的组织、团体和人员;规制的特性,即规制实质上是一种限制性行为。国家可以通过制定有关人事档案管理工作的政策,激励社会组织为其从业人员建立完善的人事文件材料和相关数据资料的积累、保存、鉴选和利用制度,并通过提供有关的制度范本,引导各社会组织自觉地维护人事档案相对人的合法权益(如知情权、修改建议权、无偿的信息获取权等)。国家应根据现代社会人才流动的特点,从直接控制的管理模式中走出来,扮演一个游戏规则制定者和监管者的角色,并逐渐形成一种社会激励机制和规范机制。这种变革思想,不仅可以使国家,特别是政府有关部门有效地减少管理成本和大量的事务性劳动消耗,而且可以充分地利用各种社会组织的资源,达到国家人力资源管理的目标。实践表明,政府部门如果什么都直接去管,反而会出现许多人事档案管理活动中的漏洞,“挂一漏万”,而采用规制思想,则可以使整个社会的管理更加井然有序。

在计划经济时代,国家对人事档案的管理思想是直接管制性的,而在市场经济时代国家对人事档案的管理思想则应当是更多地采用“规制”思想,间接地实现管理目标。从目前理论界的研究成果看,一种主流意见就是对“体制内人员”的人事档案采用直接“管制”的方式,严格地加以控制;而对“体制外流动人员”的人事档案则采用“引导”方式来进行管理。这种思路看起来是一种比较稳妥的人事档案改革思路,但是并没有真正起到良好的现实作用,其有效性依然值得怀疑。因为,这种所谓的改革思路依然是以承认传统的人事档案管理制度基本合理为前提,并没有真正触及社会转型变革后人事档案管理工作所暴露出来的实质性问题。正如近年来中组部组织开展的人事档案审核工作,虽然是想对“体制内”的国家公务员的“干部档案”管理规范化做一些有益的工作,但是却使得整个社会中的许多单位和部门“闻风而动”,大规模地开展人事档案材料的“补充和完善”工作。尽管在客观上起到了一些积极作用,但由于“事后补充的材料”并不是伴随着人事管理、人力资源管理工作“自然形成的”,所以在一定程度上影响了人事档案内容的真实性,也给许多单位和部门的人事档案管理工作带来了额外的工作负担,甚至出现了“画虎不成反类犬”的情形。因此,转变管理理念,真正按照市场经济的规律行事,是每一位关注人事档案管理改革的人士都应首先确立的基本指导思想。

人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段,而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。按照实事求是的思想观点,尊重人才,客观地反映和记录有关人员的德、才、能、绩等方面有价值的信息,才是新时代人事档案工作的基本出发点。基于此,我们认为当今中国人事档案管理改革首先应该消除的就是计划经济时代残留的旧思想和旧观念,为每一位参与国家建设和社会活动的“社会人”都留下比较客观的历史记录,而不应该使“人事档案”成为某些特殊人群的“专有物”。无原则地放开所谓“社会流动人员”的人事档案管理的思想,无助于国家掌握社会人才分布和使用状况,以及人员能力、社会诚信等状况,也会在一定程度上损害国家的根本利益。“以人为本”是我们制订有关人事档案管理政策和人事档案管理法律法规的重要指导思想,符合人员合理流动的客观需要,同时也能够体现“社会公平”原则。

三、“公开透明”思想

——赋予人事档案相对人以合法的知情权

人事档案的内容是否向相对人公开,是反映一个国家公民人权状况的重要尺度。从历史角度来看,我国的人事档案和户籍档案的管理理念和管理模式都是建立在对国民进行有效地区性控制的指导思想和观念基础上的。通过“户籍档案”把人控制在一个地域范围内,通过“人事档案”把人控制在一个“单位”内,从而实现对人的严格控制。这种政策和做法在封建时代和社会发展初期对有效管理社会居民,维护社会稳定,充分利用社会人力等确实起到了一定的积极作用。但是随着社会生产力的发展,特别是城市化和信息化的发展,越来越多的人开始在城乡之间、单位或部门之间流动,寻求能够充分发挥自身作用、创造更多价值的机会。与此同时,一些现代企业和单位为了谋求更强的生存和竞争优势,创造更多的经济效益和社会效益,也采取各种措施招揽人才。正是在这种人与组织的交互需求的驱动下,社会人才和普通劳动者开始打破了传统社会的“户籍”和“人事”管理的藩篱,从一个地区到了另一个地区,从农村来到了城市,从一个单位来到另一个单位,从一个部门来到了另一个部门。然而,我们不难看到,我们的社会管理体制和相关的政策和制度并没有及时做出调整和改变,“生产关系”和“上层建筑”层面所暴露出来的问题也日益突出。在目前情况下,我们国家的有关部门已经对“户籍管理制度”进行了较大幅度的改革,并取得了一定的成效。如“城市绿卡”制度的实施,城市外来务工人员管理政策的变革等都张显了党和政府适应时代发展需要和努力改革的决心。然则对于“人事”管理制度和“人事档案”管理制度方面的改革却依然存在着“雷声大、雨点小”的问题。一方面理论界、法学界、新闻界等社会层面的呼声很高,理论研究也提供了许多改革现状的思路,可是在实践层面却未见有什么根本性的变革措施出台。就社会各界人士关心的人事档案知情权问题来说,我们的组织部门、人事部门和社会劳动与保障部门都依然故我地明文规定“禁止本人查阅自己及直系亲属的档案”或“本人不得查阅自己及直系亲属的档案”。这类规定的法律依据是什么呢?也许只是按照“战争年代”或“以政治为纲时代”的封闭性管理要求所确定的“惯性”做法和规定,“顺水推舟”地沿袭下来罢了!

我国《宪法》所规定的“中华人民共和国的一切权力属于人民”的法律精神应该成为我们的组织人事部门变革我国传统的、僵化的人事档案管理体制根本性的指导思想和法律依据。还权于民,把本应属于公民的人事档案知情权还给每一个人事档案相对人,并不是组织和人事档案部门及社会劳动保障部门对人事档案相对人的施舍和怜悯,而是历史性地重新确认了人事档案相对人应当享有的基本民主权利——对记录自己德、才、能、绩等各方面数据和信息的人事档案的知情权。

知情是人事档案相对人对有关组织和单位错误记录和不合理、不合法的“组织结论”进行申述的前提。新的人事档案管理制度中必须明确规定相对人的这种基本民主权利。就实践层面所反映出来的问题来说,多数相对人的合法权益受到损害的根源就是对自己人事档案内容的不知情,不知道自己曾经工作过的单位对自己做出过什么样的“结论”。例如,一位到某所大学进行深造的学生在毕业后很难找到工作,后来才知道自己的人事档案中有一条这样的记录:“该同志由于经济方面的问题从本单位辞职”。这种不明确的组织揭露被许多用人单位误认为是:该同志由于在经济上存在贪污、渎职等方面的问题,所以才被迫离职求学的。类似的问题还存在很多,有的组织为了限制人员的合理流动就在人事档案中“塞入”了一些不客观的“组织结论”,致使一些相对人长期无法找到工作,甚至造成终生的消极影响。凡此种种,无不说明实施人事档案管理透明体制的必要性。

四、“多元管理”思想

——将人事档案的建档权和管理权赋予用人单位,彻底改变“档随人走”的一元化管理思想

作为我国人事档案管理的一项典型制度就是“档随人走”,相对人在组织之间的工作调动发生时,其人事档案也要转到相应的组织或单位的有人事档案管理权的部门集中管理。“档随人走”这一制度的设计初衷是为了给用人单位提供一套完整的反映相对人以往历史经历的记录材料,然而在实际执行的过程中,该制度规定却已经暴露出诸多问题。这些问题归纳起来主要有:

第一,人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具。在一些用人单位看来,你不是人才吗,你不是想流动吗,我偏不允许你流动,不给你调档,看你怎么办?急需人才的单位由于档案相对人的人事档案不能正常转出,也不能正常接收聘用。虽然有些走在改革开放前列的单位,“冒天下之大不韪”,为有关急需人才“重新建档”,但却都苦于没有政策依据,只能当作权宜之计。

第二,人事档案被一些“弃档”者视为“鸡肋”,成了事实上的“无头档案”。由于目前社会用人、用工制度的变革,一些用人单位也不需要人才原单位提供什么人事档案,只要你人来工作就行了,所以,这些人员的人事档案就成了名副其实的“无头档案”——找不到档案相对人下落的人事档案。人事档案的功能和作用丧失殆尽!管理这些人事档案就成了社会的一种负担,没有什么管理效益可言。

第三,由于一些人员在办理出国手续、医疗与社会保险、子女就学等事项的过程中发现自己的人事档案还有用,所以到有关单位或人才交流服务中心及社会劳动保障部门去寻找相关的政策所要求提供的“人事档案证明”材料,却发现本人的人事档案已经被转到了原籍所在地的档案馆或街道,而且记录不全。一些人找到了自己的人事档案后却发现原来人事档案中的相关证据材料根本就不存在;一些相对人即使找到了自己人事档案的下落,也被人才交流服务中心所要求补交的巨额管理费吓倒,不得不无功而返;一些出国回来报效祖国的留学人员也发现自己的人事档案内容匮乏,无法给用人单位提供相对完整的人事档案证明材料。

重视人才的能力和在新单位中的工作业绩,已经成为越来越多用人单位的基本诉求。消除人事档案的一些不应存在的政策性功能,已经成为社会发展的普遍呼声!放开人事档案的建档权和管理权,让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。因此,在人事档案管理体制的变革方面,改变“一元管理”制度设计的内容,实行“多元管理”的新制度,即坚持人事档案管理的“属地原则”(档案在哪个单位形成,就保存在哪个单位)和用人单位的建档原则(每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案),不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性,而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。

参考文献:

1、邓绍兴:《完善干部人事档案工作管理体制的管见》,《档案与建设》,2008年第1期。

第3篇

——变事后治理为制度治理和全程治理

人事档案质量审核工作及人事档案清理工作的做法,均属于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事档案积累的数量和整理质量,但是却没有从根本上改变人事档案管理的整体制度水平,即建立可以从根本上保证人事档案数量和质量的制度规范,防止日后再一次的清理、审核。所以转变人事档案管理的“治理”思想,变事后治理为制度治理和全程治理,才能保证人事档案的齐全完整和质量优化。

第一,整体设计规则。保证制度建设的体系性和有机关联性,避免制度建设的零散性和矛盾性。

第二,整体推进规则。人事档案管理工作制度体系一旦确立之后,就应当采取整体推进的方式予以落实和实施。不能搞所谓“成熟一个,推出一个,落实一个”的亦步亦趋式的制度执行,因为这样会造成执行者的困惑。由于新制度和旧制度(未改变的传统制度)在内容规定上会存在这样或那样的冲突和对立,在旧的(原有的)制度未被废止之前,新发布的制度很难达到预期制度治理的目标。所以,坚持整体推进规则,为保证人事档案改革工作的正常进行,是必须要予以遵守的一项基本行为和思想规则。

第三,长期实践规则。“实践是检验真理的惟一标准”,这是中国改革开放最重要的理论思想成果。在人事档案治理思想中,我们也应始终坚持这一重要指导思想,不能认为人事档案的管理制度体系一旦建构完成,就不能加以改变了,而应当根据人事档案信息发挥作用的规律性和特点,以及国家和社会物质文明、精神文明和政治文明建设的总体要求,及时调整人事档案管理制度中的“不和谐”因素和规定事项,保证人事档案作为社会人力资源管理重要信息资源的实现。

第四,有效落实规则。对人事档案进行有效治理的思想观念、制度体系、保证措施的落实,是衡量人事档案管理改革工作成效的重要尺度。没有落实,好的观念和思想及合理化建议只是停留在“学术思想交流”层面,而在国家的人事档案管理政策、立法和制度层面却毫无反映,那么再好的“治理”思想和制度构想都只能成为泡影和空中楼阁,无异于“画饼充饥”。

第五,系统更新规则。对制度内容的调整或改革,不可只针对其中的某一项制度搞“小型手术治疗”,而应该充分注意到人事档案管理制度的整体性和内容的相互关联性,对制度的“诊断”和“治疗”均应全盘考虑,作到整体更新,以达到联动高效的制度建设目标。

二、“规制”思想

——变管制、控制为规制

通常意义上的“规制”是指依据一定规则对特定社会背景下组织的人事档案管理活动进行限制。其内容包括:规制的依据,即国家对人事档案管理的规制不是随意进行的,必须有比较充分的依据;规制的主体,即由什么组织和部门来制定和监督“规则”的执行;规制的范围,即规制所涉及的人事档案管理工作的具体领域和范围;规制的对象,即规制作用的组织、团体和人员;规制的特性,即规制实质上是一种限制性行为。国家可以通过制定有关人事档案管理工作的政策,激励社会组织为其从业人员建立完善的人事文件材料和相关数据资料的积累、保存、鉴选和利用制度,并通过提供有关的制度范本,引导各社会组织自觉地维护人事档案相对人的合法权益(如知情权、修改建议权、无偿的信息获取权等)。国家应根据现代社会人才流动的特点,从直接控制的管理模式中走出来,扮演一个游戏规则制定者和监管者的角色,并逐渐形成一种社会激励机制和规范机制。这种变革思想,不仅可以使国家,特别是政府有关部门有效地减少管理成本和大量的事务性劳动消耗,而且可以充分地利用各种社会组织的资源,达到国家人力资源管理的目标。实践表明,政府部门如果什么都直接去管,反而会出现许多人事档案管理活动中的漏洞,“挂一漏万”,而采用规制思想,则可以使整个社会的管理更加井然有序。

在计划经济时代,国家对人事档案的管理思想是直接管制性的,而在市场经济时代国家对人事档案的管理思想则应当是更多地采用“规制”思想,间接地实现管理目标。从目前理论界的研究成果看,一种主流意见就是对“体制内人员”的人事档案采用直接“管制”的方式,严格地加以控制;而对“体制外流动人员”的人事档案则采用“引导”方式来进行管理。这种思路看起来是一种比较稳妥的人事档案改革思路,但是并没有真正起到良好的现实作用,其有效性依然值得怀疑。因为,这种所谓的改革思路依然是以承认传统的人事档案管理制度基本合理为前提,并没有真正触及社会转型变革后人事档案管理工作所暴露出来的实质性问题。正如近年来中组部组织开展的人事档案审核工作,虽然是想对“体制内”的国家公务员的“干部档案”管理规范化做一些有益的工作,但是却使得整个社会中的许多单位和部门“闻风而动”,大规模地开展人事档案材料的“补充和完善”工作。尽管在客观上起到了一些积极作用,但由于“事后补充的材料”并不是伴随着人事管理、人力资源管理工作“自然形成的”,所以在一定程度上影响了人事档案内容的真实性,也给许多单位和部门的人事档案管理工作带来了额外的工作负担,甚至出现了“画虎不成反类犬”的情形。因此,转变管理理念,真正按照市场经济的规律行事,是每一位关注人事档案管理改革的人士都应首先确立的基本指导思想。

人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段,而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。按照实事求是的思想观点,尊重人才,客观地反映和记录有关人员的德、才、能、绩等方面有价值的信息,才是新时代人事档案工作的基本出发点。基于此,我们认为当今中国人事档案管理改革首先应该消除的就是计划经济时代残留的旧思想和旧观念,为每一位参与国家建设和社会活动的“社会人”都留下比较客观的历史记录,而不应该使“人事档案”成为某些特殊人群的“专有物”。无原则地放开所谓“社会流动人员”的人事档案管理的思想,无助于国家掌握社会人才分布和使用状况,以及人员能力、社会诚信等状况,也会在一定程度上损害国家的根本利益。“以人为本”是我们制订有关人事档案管理政策和人事档案管理法律法规的重要指导思想,符合人员合理流动的客观需要,同时也能够体现“社会公平”原则。

三、“公开透明”思想

——赋予人事档案相对人以合法的知情权

人事档案的内容是否向相对人公开,是反映一个国家公民人权状况的重要尺度。从历史角度来看,我国的人事档案和户籍档案的管理理念和管理模式都是建立在对国民进行有效地区性控制的指导思想和观念基础上的。通过“户籍档案”把人控制在一个地域范围内,通过“人事档案”把人控制在一个“单位”内,从而实现对人的严格控制。这种政策和做法在封建时代和社会发展初期对有效管理社会居民,维护社会稳定,充分利用社会人力等确实起到了一定的积极作用。但是随着社会生产力的发展,特别是城市化和信息化的发展,越来越多的人开始在城乡之间、单位或部门之间流动,寻求能够充分发挥自身作用、创造更多价值的机会。与此同时,一些现代企业和单位为了谋求更强的生存和竞争优势,创造更多的经济效益和社会效益,也采取各种措施招揽人才。正是在这种人与组织的交互需求的驱动下,社会人才和普通劳动者开始打破了传统社会的“户籍”和“人事”管理的藩篱,从一个地区到了另一个地区,从农村来到了城市,从一个单位来到另一个单位,从一个部门来到了另一个部门。然而,我们不难看到,我们的社会管理体制和相关的政策和制度并没有及时做出调整和改变,“生产关系”和“上层建筑”层面所暴露出来的问题也日益突出。在目前情况下,我们国家的有关部门已经对“户籍管理制度”进行了较大幅度的改革,并取得了一定的成效。如“城市绿卡”制度的实施,城市外来务工人员管理政策的变革等都张显了党和政府适应时展需要和努力改革的决心。然则对于“人事”管理制度和“人事档案”管理制度方面的改革却依然存在着“雷声大、雨点小”的问题。一方面理论界、法学界、新闻界等社会层面的呼声很高,理论研究也提供了许多改革现状的思路,可是在实践层面却未见有什么根本性的变革措施出台。就社会各界人士关心的人事档案知情权问题来说,我们的组织部门、人事部门和社会劳动与保障部门都依然故我地明文规定“禁止本人查阅自己及直系亲属的档案”或“本人不得查阅自己及直系亲属的档案”。这类规定的法律依据是什么呢?也许只是按照“战争年代”或“以政治为纲时代”的封闭性管理要求所确定的“惯性”做法和规定,“顺水推舟”地沿袭下来罢了!

我国《宪法》所规定的“中华人民共和国的一切权力属于人民”的法律精神应该成为我们的组织人事部门变革我国传统的、僵化的人事档案管理体制根本性的指导思想和法律依据。还权于民,把本应属于公民的人事档案知情权还给每一个人事档案相对人,并不是组织和人事档案部门及社会劳动保障部门对人事档案相对人的施舍和怜悯,而是历史性地重新确认了人事档案相对人应当享有的基本民主权利——对记录自己德、才、能、绩等各方面数据和信息的人事档案的知情权。

知情是人事档案相对人对有关组织和单位错误记录和不合理、不合法的“组织结论”进行申述的前提。新的人事档案管理制度中必须明确规定相对人的这种基本民主权利。就实践层面所反映出来的问题来说,多数相对人的合法权益受到损害的根源就是对自己人事档案内容的不知情,不知道自己曾经工作过的单位对自己做出过什么样的“结论”。例如,一位到某所大学进行深造的学生在毕业后很难找到工作,后来才知道自己的人事档案中有一条这样的记录:“该同志由于经济方面的问题从本单位辞职”。这种不明确的组织揭露被许多用人单位误认为是:该同志由于在经济上存在贪污、渎职等方面的问题,所以才被迫离职求学的。类似的问题还存在很多,有的组织为了限制人员的合理流动就在人事档案中“塞入”了一些不客观的“组织结论”,致使一些相对人长期无法找到工作,甚至造成终生的消极影响。凡此种种,无不说明实施人事档案管理透明体制的必要性。

四、“多元管理”思想

——将人事档案的建档权和管理权赋予用人单位,彻底改变“档随人走”的一元化管理思想

作为我国人事档案管理的一项典型制度就是“档随人走”,相对人在组织之间的工作调动发生时,其人事档案也要转到相应的组织或单位的有人事档案管理权的部门集中管理。“档随人走”这一制度的设计初衷是为了给用人单位提供一套完整的反映相对人以往历史经历的记录材料,然而在实际执行的过程中,该制度规定却已经暴露出诸多问题。这些问题归纳起来主要有:

第一,人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具。在一些用人单位看来,你不是人才吗,你不是想流动吗,我偏不允许你流动,不给你调档,看你怎么办?急需人才的单位由于档案相对人的人事档案不能正常转出,也不能正常接收聘用。虽然有些走在改革开放前列的单位,“冒天下之大不韪”,为有关急需人才“重新建档”,但却都苦于没有政策依据,只能当作权宜之计。

第二,人事档案被一些“弃档”者视为“鸡肋”,成了事实上的“无头档案”。由于目前社会用人、用工制度的变革,一些用人单位也不需要人才原单位提供什么人事档案,只要你人来工作就行了,所以,这些人员的人事档案就成了名副其实的“无头档案”——找不到档案相对人下落的人事档案。人事档案的功能和作用丧失殆尽!管理这些人事档案就成了社会的一种负担,没有什么管理效益可言。

第三,由于一些人员在办理出国手续、医疗与社会保险、子女就学等事项的过程中发现自己的人事档案还有用,所以到有关单位或人才交流服务中心及社会劳动保障部门去寻找相关的政策所要求提供的“人事档案证明”材料,却发现本人的人事档案已经被转到了原籍所在地的档案馆或街道,而且记录不全。一些人找到了自己的人事档案后却发现原来人事档案中的相关证据材料根本就不存在;一些相对人即使找到了自己人事档案的下落,也被人才交流服务中心所要求补交的巨额管理费吓倒,不得不无功而返;一些出国回来报效祖国的留学人员也发现自己的人事档案内容匮乏,无法给用人单位提供相对完整的人事档案证明材料。

重视人才的能力和在新单位中的工作业绩,已经成为越来越多用人单位的基本诉求。消除人事档案的一些不应存在的政策性功能,已经成为社会发展的普遍呼声!放开人事档案的建档权和管理权,让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。因此,在人事档案管理体制的变革方面,改变“一元管理”制度设计的内容,实行“多元管理”的新制度,即坚持人事档案管理的“属地原则”(档案在哪个单位形成,就保存在哪个单位)和用人单位的建档原则(每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案),不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性,而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。

参考文献

1、邓绍兴:《完善干部人事档案工作管理体制的管见》,《档案与建设》,2008年第1期。

第4篇

档案管理工作必须坚持融入现代化的管理理念。伴随着社会的进步,社会管理的理念越来越先进,社会管理的理论也越来越丰富,在档案管理工作中,有必要结合这些先进的管理理念,将其与档案管理工作紧密结合起来,突出档案管理工作的特色,形成适应档案管理工作发展需要的管理理念。另外,科学发展观作为我们社会发展的指导思想,可以为档案管理工作提供强大的思想宝库。我们可以从其中提取出适合档案管理工作的指导思想,从而在档案管理工作的指导思想上,能够站得高,看得远,对档案管理工作有一个系统的指导。档案管理工作中必须坚持引进现代化的技术手段,伴随着科学技术的全面发展进步,全社会都在接受科学技术进步的冲击,没有一个领域可以避免,档案管理工作当然也不例外。现有的技术条件下,我们已经实现了单一纸质档案到纸质档案与电子档案并存的存储路径。并且可以借助计算机技术与网络技术搭建现代化的档案存储与查询平台。我们还可以借助多媒体手段,实现档案内容的丰富多彩,立体展现,实现档案存储的多媒体化,使得档案管理工作的服务质量成倍的增长,当然同时增长的还有档案管理工作者的工作量和辛苦。

二、档案管理工作中应坚持以人为本

档案管理工作最终的目的正是为了给社会发展提供服务、提供参考,为了人的发展提供基本服务等。所以,档案管理工作中自身就蕴涵着服务的工作,要为社会发展提供服务,要为人的发展提供服务,要为决策者决策提供参考,要为历史留下痕迹等等。那么这些服务的完成,都离不开坚持以人为本的理念。科学发展观的核心理念正是以人为本,科学发展观中强调发展要依靠人民,发展为了人民,这个理念同样适用于档案管理工作。譬如以学校为例,档案管理工作的完成在很大程度上要依靠各个部门及其工作人员的配合,反过来,其工作的完成也正是为了整个学校的发展,可以为各个部门及其工作人员服务。我们社会的发展要坚持以人为本,一切工作都要为了人民的利益,我们的工作也同样要以人的需求作为工作的出发点与落脚点,以人民的利益作为我们工作的第一目标和动力源泉。于是,在档案管理工作中,我们也要坚持以人为本,坚持以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,以人的需求作为档案管理工作的目标与动力源泉。档案管理工作在很大程度上是对人和事的档案的收集与整理,我们在档案管理工作中坚持以人为本,以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,即体现了对人民利益的关注与关心,也体现了档案管理工作的人性化,也体现出来档案管理工作的社会价值。档案管理工作是一项社会事业,但其归根结底还是为了社会的发展,为了人的发展而提供的一项服务,体现以人为本的理念也是其应有之意。

三、档案管理工作中要坚持全面协调可持续

伴随着信息时代的到来,管理理念与技术的进步,为档案管理工作的发展与改进带来了变革的契机。档案管理工作的发展与改进中,应坚持全面协调可持续的发展。档案管理工作的全面协调发展就是指,不论是管理理念还是管理技术都应该有一个全面的进步,而不能一条腿长一条腿短。当前社会的档案管理工作中,存在的一个突出问题就是,档案管理工作中已经引进了不少的现代化档案管理技术,但是这些技术并没有完全发挥出其应有的作用,其中很大一部分却成为了聋子的耳朵——摆设。原因就在于,档案管理部门或者是档案管理的上级部门并没有重视档案管理工作,或者说没有现代化的档案管理理念,其档案理念依然停留在原来的水平上,并没有随着档案管理技术的提高而提高,导致现代化的管理技术不能发挥其应有的作用。另外,档案管理的理念和技术都能够跟上以后,档案管理人员的思想意识和业务水平的提高也非常重要,否则,火车头跑的再快,后面没有车厢,也是不能拉货的。档案管理工作的全面协调发展的要求由此可见一斑。档案管理工作的可持续,也是档案管理工作中的一个重点,档案管理工作应该有一个科学的适当的规划,来保证档案管理工作的可持续发展。我们可以按照管理的理论,为档案管理工作做一个规划,规划又可以分为短期规划与长期规划,这样档案管理工作的改进与发展,既有短期目标,又有长期目标,足以保证其实现可持续的发展。

四、档案管理工作中应坚持统筹兼顾的思想

统筹兼顾是我们党在长期社会主义建设实践中形成的重要历史经验,是我们处理各方面矛盾和问题必须坚持的重大战略方针,也是我们党一贯坚持的科学有效的工作方法。同志说过:“我们的方针是统筹兼顾、适当安排。”在档案管理工作中,我们依然要坚持统筹兼顾的思想。档案管理工作中,我们不仅要顾及档案的收集工作,更要注意档案的整理、保存工作(重要的档案还要备份),还要提供档案的查询服务等等。档案管理工作不能说是千头万绪,但是也是非常繁重复杂的,再加上现代化技术手段的融入,档案管理工作现在的工作量确实不小。那么,在繁重复杂的工作中,我们就有必要引入和坚持统筹兼顾的思想,合理安排好各方面的工作,从而更好地完成档案管理的工作。在档案管理工作中,我们有必要在收集档案时就分清楚档案的重要性,决定是简单的整理保存还是要再做详细的分类整理,并加以备份,并设置合理的查询权限,以保证档案的查询功能的实现。在档案管理工作中,我们还要统筹档案管理工作人员的思想意识与业务能力,统筹档案管理工作领导人员的思想认识与管理理念,将现代化的技术手段有效的融入工作人员和领导人员的工作中,并对他们进行适当的培训,让他们有运用现代技术手段的意识,甚至有创新和改进档案管理工作的意识。只有这样,我们的档案管理工作才能真正取得全面协调可持续的发展。

五、小结

第5篇

档案管理工作必须坚持融入现代化的管理理念。伴随着社会的进步,社会管理的理念越来越先进,社会管理的理论也越来越丰富,在档案管理工作中,有必要结合这些先进的管理理念,将其与档案管理工作紧密结合起来,突出档案管理工作的特色,形成适应档案管理工作发展需要的管理理念。另外,科学发展观作为我们社会发展的指导思想,可以为档案管理工作提供强大的思想宝库。我们可以从其中提取出适合档案管理工作的指导思想,从而在档案管理工作的指导思想上,能够站得高,看得远,对档案管理工作有一个系统的指导。档案管理工作中必须坚持引进现代化的技术手段,伴随着科学技术的全面发展进步,全社会都在接受科学技术进步的冲击,没有一个领域可以避免,档案管理工作当然也不例外。现有的技术条件下,我们已经实现了单一纸质档案到纸质档案与电子档案并存的存储路径。并且可以借助计算机技术与网络技术搭建现代化的档案存储与查询平台。我们还可以借助多媒体手段,实现档案内容的丰富多彩,立体展现,实现档案存储的多媒体化,使得档案管理工作的服务质量成倍的增长,当然同时增长的还有档案管理工作者的工作量和辛苦。

二、档案管理工作中应坚持以人为本

档案管理工作最终的目的正是为了给社会发展提供服务、提供参考,为了人的发展提供基本服务等。所以,档案管理工作中自身就蕴涵着服务的工作,要为社会发展提供服务,要为人的发展提供服务,要为决策者决策提供参考,要为历史留下痕迹等等。那么这些服务的完成,都离不开坚持以人为本的理念。科学发展观的核心理念正是以人为本,科学发展观中强调发展要依靠人民,发展为了人民,这个理念同样适用于档案管理工作。譬如以学校为例,档案管理工作的完成在很大程度上要依靠各个部门及其工作人员的配合,反过来,其工作的完成也正是为了整个学校的发展,可以为各个部门及其工作人员服务。我们社会的发展要坚持以人为本,一切工作都要为了人民的利益,我们的工作也同样要以人的需求作为工作的出发点与落脚点,以人民的利益作为我们工作的第一目标和动力源泉。于是,在档案管理工作中,我们也要坚持以人为本,坚持以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,以人的需求作为档案管理工作的目标与动力源泉。档案管理工作在很大程度上是对人和事的档案的收集与整理,我们在档案管理工作中坚持以人为本,以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,即体现了对人民利益的关注与关心,也体现了档案管理工作的人性化,也体现出来档案管理工作的社会价值。档案管理工作是一项社会事业,但其归根结底还是为了社会的发展,为了人的发展而提供的一项服务,体现以人为本的理念也是其应有之意。

三、档案管理工作中要坚持全面协调可持续

伴随着信息时代的到来,管理理念与技术的进步,为档案管理工作的发展与改进带来了变革的契机。档案管理工作的发展与改进中,应坚持全面协调可持续的发展。档案管理工作的全面协调发展就是指,不论是管理理念还是管理技术都应该有一个全面的进步,而不能一条腿长一条腿短。当前社会的档案管理工作中,存在的一个突出问题就是,档案管理工作中已经引进了不少的现代化档案管理技术,但是这些技术并没有完全发挥出其应有的作用,其中很大一部分却成为了聋子的耳朵——摆设。原因就在于,档案管理部门或者是档案管理的上级部门并没有重视档案管理工作,或者说没有现代化的档案管理理念,其档案理念依然停留在原来的水平上,并没有随着档案管理技术的提高而提高,导致现代化的管理技术不能发挥其应有的作用。另外,档案管理的理念和技术都能够跟上以后,档案管理人员的思想意识和业务水平的提高也非常重要,否则,火车头跑的再快,后面没有车厢,也是不能拉货的。档案管理工作的全面协调发展的要求由此可见一斑。档案管理工作的可持续,也是档案管理工作中的一个重点,档案管理工作应该有一个科学的适当的规划,来保证档案管理工作的可持续发展。我们可以按照管理的理论,为档案管理工作做一个规划,规划又可以分为短期规划与长期规划,这样档案管理工作的改进与发展,既有短期目标,又有长期目标,足以保证其实现可持续的发展。

四、档案管理工作中应坚持统筹兼顾的思想

统筹兼顾是我们党在长期社会主义建设实践中形成的重要历史经验,是我们处理各方面矛盾和问题必须坚持的重大战略方针,也是我们党一贯坚持的科学有效的工作方法。同志说过:“我们的方针是统筹兼顾、适当安排。”在档案管理工作中,我们依然要坚持统筹兼顾的思想。档案管理工作中,我们不仅要顾及档案的收集工作,更要注意档案的整理、保存工作(重要的档案还要备份),还要提供档案的查询服务等等。档案管理工作不能说是千头万绪,但是也是非常繁重复杂的,再加上现代化技术手段的融入,档案管理工作现在的工作量确实不小。那么,在繁重复杂的工作中,我们就有必要引入和坚持统筹兼顾的思想,合理安排好各方面的工作,从而更好地完成档案管理的工作。在档案管理工作中,我们有必要在收集档案时就分清楚档案的重要性,决定是简单的整理保存还是要再做详细的分类整理,并加以备份,并设置合理的查询权限,以保证档案的查询功能的实现。在档案管理工作中,我们还要统筹档案管理工作人员的思想意识与业务能力,统筹档案管理工作领导人员的思想认识与管理理念,将现代化的技术手段有效的融入工作人员和领导人员的工作中,并对他们进行适当的培训,让他们有运用现代技术手段的意识,甚至有创新和改进档案管理工作的意识。只有这样,我们的档案管理工作才能真正取得全面协调可持续的发展。

第6篇

    档案管理工作必须坚持融入现代化的管理理念。伴随着社会的进步,社会管理的理念越来越先进,社会管理的理论也越来越丰富,在档案管理工作中,有必要结合这些先进的管理理念,将其与档案管理工作紧密结合起来,突出档案管理工作的特色,形成适应档案管理工作发展需要的管理理念。另外,科学发展观作为我们社会发展的指导思想,可以为档案管理工作提供强大的思想宝库。我们可以从其中提取出适合档案管理工作的指导思想,从而在档案管理工作的指导思想上,能够站得高,看得远,对档案管理工作有一个系统的指导。档案管理工作中必须坚持引进现代化的技术手段,伴随着科学技术的全面发展进步,全社会都在接受科学技术进步的冲击,没有一个领域可以避免,档案管理工作当然也不例外。现有的技术条件下,我们已经实现了单一纸质档案到纸质档案与电子档案并存的存储路径。并且可以借助计算机技术与网络技术搭建现代化的档案存储与查询平台。我们还可以借助多媒体手段,实现档案内容的丰富多彩,立体展现,实现档案存储的多媒体化,使得档案管理工作的服务质量成倍的增长,当然同时增长的还有档案管理工作者的工作量和辛苦。

    二、档案管理工作中应坚持以人为本

    档案管理工作最终的目的正是为了给社会发展提供服务、提供参考,为了人的发展提供基本服务等。所以,档案管理工作中自身就蕴涵着服务的工作,要为社会发展提供服务,要为人的发展提供服务,要为决策者决策提供参考,要为历史留下痕迹等等。那么这些服务的完成,都离不开坚持以人为本的理念。科学发展观的核心理念正是以人为本,科学发展观中强调发展要依靠人民,发展为了人民,这个理念同样适用于档案管理工作。譬如以学校为例,档案管理工作的完成在很大程度上要依靠各个部门及其工作人员的配合,反过来,其工作的完成也正是为了整个学校的发展,可以为各个部门及其工作人员服务。我们社会的发展要坚持以人为本,一切工作都要为了人民的利益,我们的工作也同样要以人的需求作为工作的出发点与落脚点,以人民的利益作为我们工作的第一目标和动力源泉。于是,在档案管理工作中,我们也要坚持以人为本,坚持以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,以人的需求作为档案管理工作的目标与动力源泉。档案管理工作在很大程度上是对人和事的档案的收集与整理,我们在档案管理工作中坚持以人为本,以人的需求作为档案管理工作的出发点与落脚点,即体现了对人民利益的关注与关心,也体现了档案管理工作的人性化,也体现出来档案管理工作的社会价值。档案管理工作是一项社会事业,但其归根结底还是为了社会的发展,为了人的发展而提供的一项服务,体现以人为本的理念也是其应有之意。

    三、档案管理工作中要坚持全面协调可持续

    伴随着信息时代的到来,管理理念与技术的进步,为档案管理工作的发展与改进带来了变革的契机。档案管理工作的发展与改进中,应坚持全面协调可持续的发展。档案管理工作的全面协调发展就是指,不论是管理理念还是管理技术都应该有一个全面的进步,而不能一条腿长一条腿短。当前社会的档案管理工作中,存在的一个突出问题就是,档案管理工作中已经引进了不少的现代化档案管理技术,但是这些技术并没有完全发挥出其应有的作用,其中很大一部分却成为了聋子的耳朵——摆设。原因就在于,档案管理部门或者是档案管理的上级部门并没有重视档案管理工作,或者说没有现代化的档案管理理念,其档案理念依然停留在原来的水平上,并没有随着档案管理技术的提高而提高,导致现代化的管理技术不能发挥其应有的作用。另外,档案管理的理念和技术都能够跟上以后,档案管理人员的思想意识和业务水平的提高也非常重要,否则,火车头跑的再快,后面没有车厢,也是不能拉货的。档案管理工作的全面协调发展的要求由此可见一斑。档案管理工作的可持续,也是档案管理工作中的一个重点,档案管理工作应该有一个科学的适当的规划,来保证档案管理工作的可持续发展。我们可以按照管理的理论,为档案管理工作做一个规划,规划又可以分为短期规划与长期规划,这样档案管理工作的改进与发展,既有短期目标,又有长期目标,足以保证其实现可持续的发展。

    四、档案管理工作中应坚持统筹兼顾的思想

    统筹兼顾是我们党在长期社会主义建设实践中形成的重要历史经验,是我们处理各方面矛盾和问题必须坚持的重大战略方针,也是我们党一贯坚持的科学有效的工作方法。毛泽东同志说过:“我们的方针是统筹兼顾、适当安排。”在档案管理工作中,我们依然要坚持统筹兼顾的思想。档案管理工作中,我们不仅要顾及档案的收集工作,更要注意档案的整理、保存工作(重要的档案还要备份),还要提供档案的查询服务等等。档案管理工作不能说是千头万绪,但是也是非常繁重复杂的,再加上现代化技术手段的融入,档案管理工作现在的工作量确实不小。那么,在繁重复杂的工作中,我们就有必要引入和坚持统筹兼顾的思想,合理安排好各方面的工作,从而更好地完成档案管理的工作。在档案管理工作中,我们有必要在收集档案时就分清楚档案的重要性,决定是简单的整理保存还是要再做详细的分类整理,并加以备份,并设置合理的查询权限,以保证档案的查询功能的实现。在档案管理工作中,我们还要统筹档案管理工作人员的思想意识与业务能力,统筹档案管理工作领导人员的思想认识与管理理念,将现代化的技术手段有效的融入工作人员和领导人员的工作中,并对他们进行适当的培训,让他们有运用现代技术手段的意识,甚至有创新和改进档案管理工作的意识。只有这样,我们的档案管理工作才能真正取得全面协调可持续的发展。

第7篇

关键词:国家档案局九号令;档案馆;收集档案范围;规定;对比分析

2011年11月21日,国家档案局“第九号令”,公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(以下简称“新规定”),那么,新规定与1986年的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》(以下简称“旧规定”)对比,有什么新的突破和不同呢?笔者谈点自己的看法。

1 形式

新规定是以国家档案局“令”的形式来的,旧规定是以国家档案局“通知”的形式的。根据《国家行政机关公文处理办法》第二章公文种类的规定,“令”适用于依照有关法律公布行政法律和规章,宣布施行重大强制性行政措施。“通知”适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。因此,从公文形式上来看,新规定形式的规格要比旧规定形式的规格高。从的内容事项上来看,按照《立法法》的规定,国家档案局第九号令属于行业部门行政规章,其规定的内容事项应当属于执行法律或者国务院的行政法规、决定、命令的事项[1],其所规定事项的法律权威性和强制执行性也比旧规定要强。

2 制定目的和依据

新规定是依据《档案法》及其实施办法、《全国档案馆设置原则和布局方案》而制定的,其目的是“为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系,划定各级档案馆收集档案的范围”。旧规定是依据《档案馆工作通则》而制定的,其目的是“为了完好地保存和有效地利用党和国家的档案财富,把档案馆真正建设成为永久保管档案的基地,党和国家各项工作利用和研究档案资料的中心”。从制定目的和依据上来看,旧规定只是着眼于有效地保存和利用档案,把档案馆建设成永久保管档案的基地这个角度来规定收集档案工作的,已不完全适应我国档案事业发展现状和档案馆现实情况。特别是在近几年实施“以科学发展观指导档案工作”、建立“三个体系”、实施“三大战略”的前提下,旧规定的局限性和滞后性更加明显。而新规定站在全国档案资源体系框架建设的高度,划定各级各类档案馆收集档案的范围,并将其纳入法制化管理架构中,不仅标志着我国档案资源建设步入新的发展阶段,而且,完善了我国建设覆盖人民群众档案资源法规体系框架的基本轮廓。新规定的实施和导向性,必将对实施“三大战略”、全面加强“三大体系”建设起到积极的推动作用[2]。

3 收集档案工作指导思想

新规定收集档案工作的指导思想是“要贯彻科学发展观、以人为本的理念,在档案行政管理部门的监督指导下,按照统一规划、分级管理的原则,依法开展档案收集工作,将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆”。旧规定收集档案工作的指导思想是“在维护党和国家历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理原则,将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案,完整齐全地收集进馆,建立内容丰富、结构合理的馆藏体系”。 从新旧规定的收集档案工作指导思想上来看,新规定有以下几个特点:一是体现了我国档案工作指导思想的演变。杨冬权在2010年全国档案局长馆长会议上指出:“十一五”期间,档案工作指导思想的突破前所未有,主要表现在“以科学发展观指导档案工作”,提出建立“三大体系”,实施“三大战略”[3]。从旧规定“在维护党和国家历史真实面貌的前提下”到新规定“要贯彻科学发展观、以人为本理念”的转变,正是我国档案工作指导思想突破、演变结果的反映。二是与“十二五”时期我国档案事业的主要目标任务相衔接。2010年,杨冬权在阐述“十二五”时期的主要目标任务时指出:“十二五”期间,凡是涉及人民群众的档案,凡是人民群众需要利用的档案,凡是对经济社会发展有用的档案,都要纳入档案资源建设体系,为此,各级各类档案馆要及时修订档案接收范围,注意把民生档案、重要二级机构档案、企业档案、驻外机构档案、电子档案等纳入接收范围,及时接收进馆;要以征集、交换、接受捐赠、接受寄存等形式,加强档案收集工作;要以馆际合并、合作、设立分馆、集中备份、馆室合作、信息合作、网络共享等形式加大资源整合[4]。新规定的指导思想正是基于建立档案资源体系基础之上而确立的,其实质是与“十二五”档案事业发展的目标任务相融通、相一致的。只有深入贯彻这一指导思想,并用以指导收集档案工作,才能深入、有效地开展收集档案工作,为档案资源体系建设奠定坚实的基础。三是确立了依法开展档案馆收集档案工作的指导思想。与旧规定相比,新规定将档案馆的收集工作纳入法制轨道,确立了依法开展档案馆收集档案工作的指导思想,这不仅是依法行政、依法治档工作的一大进步,而且,更有利于档案馆收集档案工作的健康有序开展。四是着眼于建设档案资源体系全局。旧规定的指导思想是着眼于馆藏体系建设,以“建立内容丰富、结构合理的馆藏体系”为指导。新规定的指导思想则是着眼于各级各类档案馆之间的档案资源体系建设,以统一规划、分级管理,“建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系”为指导,其全局性、宏观指导性更强。

4 收集档案工作的主体

在收集档案工作主体上,旧规定以各级国家综合档案馆为主体,突出各级国家综合档案馆对档案收集的主导地位。而新规定在构建“覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系,划定各级档案馆收集档案的范围”的原则下,将各级国家综合档案馆与各类部门、专业、企事业档案馆并列作为收集档案工作的主体,同时,又在规定具体的收集档案内容时,对国家综合档案馆有所偏重。这样的设计,既强调了各类部门、专业、企事业档案馆收集档案工作的主体地位,又突出了各级国家综合档案馆在收集档案工作中的主导作用,可以说,这是新规定在国家档案资源体系建设理念下的一种创新。