关键词：高校；计划生育档案；档案管理；信息化
一、高校计划生育档案管理信息化建设的重要性
计划生育档案是国家档案的重要组成部分之一，它担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。计划生育档案管理是计划生育工作的基础，它复杂烦琐，受基础条件、观念制度、人力和经费等因素的制约和影响，存在着诸多问题和薄弱环节。为了更好地服务新形势下的高校管理工作，最大限度地发挥计划生育档案的作用，提升档案管理水平，推动和实施计划生育档案信息化管理是大势所趋。
（一）可以提高高校计划生育档案管理的质量与效率
高校档案工作不仅记录了该校发展的主要历程，而且体现出一个学校的服务水平。将信息技术运用于高校计划生育档案管理可以提高工作效率，并且顺应了高等院校发展的需求。计划生育档案管理信息化后能够清晰地掌握育龄人员的基本情况和动态变化。计划生育档案管理信息化后，相较于传统的计划生育档案管理工作效率明显提升。例如，手写纸质的计划生育档案在搬运、存放的过程中极易破损和遗失，一旦发生这样的情况，就会给计划生育管理工作带来极大的不便，而使用信息化技术则可以避免这一问题。
（二）可以推动高校计划生育档案管理标准化、规范化
计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况［1］。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度［2］。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率［3］。
二、高校计划生育档案管理实行信息化时存在的主要问题
（一）管理制度不完善
一是档案收集方面。由于制度不完善，计划生育档案在收集的过程中缺乏完整的记录。二是档案保管方面。计划生育档案管理工作中要经常变更档案信息，但因保管制度不完善，极易造成档案丢失、损坏。三是档案利用方面。由于制度不完善，部分档案无法实现应有的价值，极大地降低了档案利用率。计划生育档案管理制度不完善，严重影响工作人员的工作态度和积极性，工作人员缺乏对计划生育档案管理工作重要性的认识，工作责任不明确，工作不积极，不能及时、准确地整理高校计划生育相关数据资料，这些问题严重阻碍了计划生育档案管理信息化进程。
（二）人员素质参差不齐
当前，高校计划生育档案管理人员仍以兼职为主，大部分没有接受过系统而全面的培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；同时，其对于计算机的实际操作能力欠缺，不能完全适应信息化档案管理工作的要求。随着信息技术的不断发展，计算机在档案管理工作中已成为不可替代的工具，但由于工作人员不具备相应的计算机操作能力，这样在统计数据的过程中难免出现错误，工作效率和质量就难以提高。档案专业知识不足、计算机实际操作能力低，这些都严重影响计划生育档案管理信息化的推进。
（三）管理方式有待更新
高校计划生育档案工作虽然引入了计算机等信息化技术设备，但由于人员信息化能力不够，很多工作仍以传统方式为主，信息化水平较低，不能及时分析计划生育工作开展的情况，也就难以确定下一步的工作任务。
三、推进高校计划生育档案信息化管理的措施
（一）制定完善的、规范的管理制度及管理标准
高校要想实现计划生育档案管理信息化，就要从完善各项规章制度开始。根据相应的法律法规和管理规定，从计划生育档案管理的实际工作入手，制定一套完整的计划生育档案管理制度，使具体工作责任到人，做好相关数据和信息的保密工作。为保证计划生育档案管理工作正常开展，要明确具体步骤和流程，因此制定规范的管理标准必不可少。规范的规章制度及管理标准可以使工作人员充分认识到计划生育档案管理工作的重要性，进一步提升高校计划生育档案信息化管理水平。
（二）重视高素质复合型人才的培养
信息时代，计划生育档案管理人员面临着新的要求，一般的业务技能已经不能适应时代需求。高校计划生育档案管理人员应该既了解计划生育法律法规，又精通档案管理的专业知识，同时具备一定的计算机操作能力。档案管理信息化是对计划生育档案工作新的要求，也是档案人员努力的方向。档案管理信息化与计算机技术息息相关，不管是数据的录入、汇集、统计，还是文件的编著等，都离不开计算机技术，因此掌握一定计算机操作能力的高素质复合型人才是实现档案管理工作信息化的保障，直接决定着档案管理信息化的速度和质量。这就要求计划生育档案管理人员要掌握和运用现代化的科技手段和先进的管理技术，以此更好地适应工作的需要。高校要充分利用自身的资源对档案管理人员开展在职教育，不断增强档案管理人员的信息化意识，同时提高档案管理人员的信息化技术水平。
（三）采用先进统一的信息化管理设备
高校计划生育档案涉及教职工、学生及流动人口，人员类别较多，档案的数量也在逐年增加，如果继续采用传统的方式来记录各项信息，将会给工作人员带来很大的困难。因此，高校有必要引进先进的信息化管理设备，将计划生育档案原有的纸质信息转变为利用率更高的电子档案。而完善计算机设备这一硬件条件，是实现档案信息化的前提。因此，高校应采购先进统一的信息化管理设备，促进计划生育档案管理工作高效开展。
（四）注重资源共享
随着社会的不断发展，计划生育工作也在与时俱进，无纸化办公正在成为重要的办公方式。计算机技术的应用，不仅能促进档案信息高速传递，而且能够以创新的工作方式充分实现档案信息的资源共享。高校要注重资源共享，以提高各种计划生育的信息平台、信息系统、管理数据库处理计划生育档案的工作效率。
结语
高校计划生育档案管理信息化建设是一项长期的、繁杂的工作，它将信息化技术应用到了计划生育档案管理中，是高校整体信息化建设的重要组成部分。信息化管理是新时期高校计划生育档案工作的客观需求，是计划生育档案管理的大势，更是计划生育工作取得重要进展的突破口。在信息化技术飞速发展的今天，高校计划生育档案管理工作也应与时俱进，积极推进档案管理信息化建设工作，只有这样，才能跟上时展的步伐。
参考文献
［1］潘莉.加强企业档案管理信息化建设之我见［J］.兰台世界，2013（增刊1）：153.
［2］所英芳.论信息化档案管理的基础工作［J］.中国科技信息，2006（1）：66-67.
【关键词】教学档案 归档范围 档案意识 数字化建设
高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
一、教学档案的特点及重要作用
教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。
二、高校教学档案的归档范围
教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
三、教学档案管理的现状
从高校档案的现状，我们不难发现，高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就，但随着时代的发展，很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。
3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。
四、加强教学档案管理工作的建议
1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。
4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。
参考文献
［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).
［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.
［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).
［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报，2006，（9）.
［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.
［6］浅谈高等学校教学档案管理.
一、高校档案概述
1.高校教学档案的涵义
高等院校教学档案是指教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料。它是各系、部教研室教研人员进行教学活动和课题研究的成果，是教学、教研水平的真实记录。教学档案是宝贵的历史、文化财富，是珍贵的教学、科学技术资源，它在高校的教学、科研工作及其他各项管理工作中都具有重要的作用。
2.高校教学档案的范围
(1)上级机关下达的有关教育、教学工作的指令性、指导性文件，包括教育改革、教学计划、专业设置、教学评估、招生等方面的计划、规定、通知等；教育部、教育厅召开有关教育工作的会议文件及会议发言、交流材料；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度（包括校历、专业设置、班级代号等）；校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介材料；教务处会议记录，召开的重要会议（如教学工作会议）记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表（年度以上）等。
（2）学年教学运行计划，任课教师名单及职称；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核课程安排进度表、考试试题、试题分析等；教师培训的计划进修成绩单、鉴定表等；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲实验指导书、实践环节指导书（毕业设计、认识实习、生产实习、调研、下厂、电子工艺、金工实习、测绘、测量、学年作业）等。
（3）学校承担的高等学校统编教材的规划；上报推荐教材情况的材料，学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等（含一等）以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级（教育部高教司、教育厅高教处）以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等。
（4）学生学籍管理材料：新生学籍登记卡、学生名册、学生学籍变动（留级、休学、转学、转专业、复学、退学等方面）的材料；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）及学生处分材料；毕业论文材料；历届毕业生人数和成绩评定材料。
（5）对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片（含底片）、录像带以及制作的光盘等材料。
3.高校教学档案的特点
（1）来源分散性。教学档案其中一部分来自学校教务部门，如学校教学工作和教学改革的文件，教学计划，教学制度、办法、规定、条例等，但是教学档案的大部分来自直接从事和参与教学实践过程的教师和学生。与其他类型的档案相比，教学档案明显具有来源分散的特征。
（2）知识性。档案是储存知识的一种载体，它本身蕴藏着丰富的知识，是人类积累知识、传播知识的一种有效手段，因而教学档案具有知识的属性。教学档案记载着教学和科研活动中大量有价值的信息、数据、成功的经验和失败的教训、技术成果和科学理论等等，是一座知识的宝库。因而对于教学档案来说，档案这种知识属性表现得更为明显。
（3)完整性。因为教学档案的内容有着延续性，要求教学档案在整理归档时应特别注意它的完整性、整体性。每一届学生从入学到毕业需要三年至四年甚至更长的时间，特别是实行学分制、选课制和允许暂时中断学业外出谋业及入伍转业后再继续上学等情况出现以后，将每个学生的档案收集完整并不容易，所以收集时必须注意它的完整性，对转入转出、留级退学的学生，入伍转业、外出谋业的学生都要有材料证明。因此，教学档案具有完整性。
二、教学档案在教学评估中的作用
1.教学档案是教学评估检查评价的指标要求
《普通高等学校本科专业办学水平评估方案》对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确的界定，所有这些指标体系的支撑材料都集中体现在高等学校的教学档案材料之中。在二级指标“教学管理”评估等级标准中，“A”级明确要求“各类教学文档齐全”，实质上是对教学档案的管理质量提出了标准化要求。所以，完整的教学档案不仅是高等学校教学管理规范化的基本要求，也是高等学校办学水平和办学实力的重要原始记录和佐证材料。
2.教学档案是教学评估的基础和依据
高等学校的档案是高校“历史”的真实写照，记录和反映了学校发展的全过程，是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动所形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史真迹，能够从一个方面体现高校的管理水平和发展历史。而教学评估所依据的信息材料则大多取自于教学档案。在教学档案中，教育教学活动发生的源流本末、过程细节，在档案中都有着真实的记载，它记录着学校的教改和教学规划、招生、毕业生、学籍及有关学风、教风等情况。是评估人员查考过去的工作情况，作出综合评价的主要依据。只有向评估组提供有关的教学类系列档案，包括学生管理、教师管理、教学管理、实验室管理等管理制度法规性档案，以及教学计划、课程教学大纲、实纲、毕业实习指导书等教学基本档案，才能够反映出学校的教学管理情况，充分体现学校的教学管理水平。只要档案记录完整、系统、准确，无论评价工作程序、组织机构、指标体系如何繁多，最后都能借助于大量的档案材料通过分析调查，做出对教学工作客观、全面的评价。
3.教学档案直接影响到教学评估的结果
教学评估能够决定一所院校在同类院校中的地位和其在社会上的声誉，而高校档案工作的水平和准确高效地运用各类档案价值的技巧，又决定了高校能否顺利进行教育教学评估并得到客观公正的评价。可以说，教学档案是否完整和齐全，直接影响到教育评估的结果。因为高校教学档案是高校教学工作中积累起来的重要历史资料，是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录，是教学管理工作的缩影；它直接或间接地展现了教学工作的全貌，揭示了评估对象的教学质量和管理水平，是衡量管理单位教学质量、学术水平、管理水平的重要尺度。
三、加强高校教学档案工作的对策思考
1.加强档案宣传，增强档案意识
由于档案工作在教学评估中有着重要作用，档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展，从而影响教学评估。因此，首先，学校领导要高度重视档案工作，将档案工作纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；其次，学校要利用传播媒体、各种会议等形式，广泛开展档案宣传活动，让各级领导和部门，广大教职员工和学生，充分认识档案的重要性，重视档案的平时收集和积累，充分调动全体师生员工形成档案、保护档案的积极性和自觉性，增强人们的档案意识。
2.重视部门立卷，夯实档案基础
文件材料的收集、整理、立卷工作是高校档案工作的一项长期基础工作，档案资料的齐全与否，完全直接影响教学评估的质量。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确指出学校各部门均为立卷单位，部门立卷已经作为制度为越来越多的学校所接受。因此，要高度重视部门立卷工作，坚持学校统一进行校内收发文制度，抓好学校收发文登记和部门收发文登记这两个环节，重点指导重点档案门类、重点归档部门重要事件的归档工作。
3.加强业务培训，提高人员素质
档案干部队伍建设的主要内容之一，是提高队伍素质。大力加强学校专、兼职档案干部的教育培训工作，是提高干部队伍素质的重要途径，在专（兼）档案人员组成的档案工作群体中，专职人员似枝干、兼职人员如绿叶，两者相辅相成，这个群体必须不断提高业务水平，增强业务能力。因此，加强学校档案干部队伍建设必须注重培训工作。要由学历教育向岗位培训转变，采用各种形式，有计划、有步骤地加强对学校档案人员的培训，提高档案管理人员的素质。
4.加强教学档案管理工作数字信息化建设
推动教学档案管理工作数字信息化技术的进程，学校应安排专项经费搭建档案管理信息系统的平台，要有熟悉计算机系统开发的专业人员参与教学档案的系统管理，要培训和提高专兼职档案管理人员的计算机应用能力和水平。要训练养成在纸质文档生成和归档时必须同时生成和递交电子文档的习惯，并制定计划对历史纸质文档进行数字化处理。档案管理的数字化信息技术还包括传输技术、网络技术和安全技术，要有专人负责这些技术的研究、引进和应用。
【关键词】教学档案 归档范围 档案意识 数字化建设
高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
一、教学档案的特点及重要作用
教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。
二、高校教学档案的归档范围
教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
三、教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。
3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。
四、加强教学档案管理工作的建议
1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。
4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。
参考文献：
［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).
［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.
［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).
［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报，2006，（9）.
［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.
［6］浅谈高等学校教学档案管理.
【关键词】教学档案 归档范围 档案意识 数字化建设
高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
一、教学档案的特点及重要作用
教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。
二、高校教学档案的归档范围
教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
三、教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。
3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。
四、加强教学档案管理工作的建议
1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。
4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。
参考文献：
［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).
［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.
［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).
［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报，2006，（9）.
［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.
［6］浅谈高等学校教学档案管理.
教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。
二、高校教学档案的归档范围
教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
三、教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。
3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。四、加强教学档案管理工作的建议
1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。
4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。
【摘要】随着高校教育教学工作的蓬勃发展，高校档案管理特别是教学档案的科学管理显得尤为重要。本文就高校教学档案的重要作用及存在问题进行了分析，提出了解决这些问题的可行的措施。
【关键词】教学档案归档范围档案意识数字化建设
参考文献：
［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).
［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.
［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).
［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报，2006，（9）.
［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.
［6］浅谈高等学校教学档案管理.
关键词：教学档案 分类 措施
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
高职院校的教学档案是高职学校在教学中的最直接的形式，具有一定的价值文字、文件、图片、录像、声音、软件等不同形式的资料的总和。高职档案教学管理主要的是：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；制定学校关于档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全校的档案工作进行监督、检查和指导；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案和有关资料；负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用工作，按照有关规定对全校乃至社会开放档案资源，提供利用服务，开展档案学及相关学科专业人才培养与培训工作，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，开展国内外档案学术研究和交流活动。
1、高职学校的教学档案分类
1.1教学党群类档案
是上级机关颁发的关于党务工作的文件材料,校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、书记校长碰头会、总支书记会、分党委书记联席会、党政中心组学习会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件,校党委召开的工作会议文件材料党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结），党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿,反映校党委领导任职期间重要活动的有关材料，表彰奖励有关材料，党群系统启用和作废印章的文件和印模，分党委、党总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复，分党委、党总支、直属支部重要执行经验介绍、调查材料、会议记录和统计表，党员申诉、复查、撤消处分形成的材料，有领导重要批示和有重要查处结果的，请示、批复、通知。
1.2教学行政类的档案
上级机关颁发的关于行政事务的文件材料，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等，党和国家领导人、上级机关领导等视察、检查本校工作时形成的文件材料（包括题词、录像、照片等）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本，有关全校性工作的调查材料和经验总结，本校与外单位开展合作交流所形成的记录、纪要、协议等文件材料，高职学校行政管理工作中形成的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，没有刊号的非正式出版物及各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等。
1.3教务类档案
教学制度、教学改革、规定、办法、条例、总结等重要的，部门关于教学工作制发的文件材料，学校召开教学工作会议的文件材料，教学检查、教学评估、教学成果评奖材料，教师工作量的规定及考核材料，上级机关关于学科、专业设置与实验室建设的文件材料，校关于学科、专业设置与实验室建设制发的文件材料。招生计划、招生简章、专业介绍、新生录取名册等重要的。学生学籍变更文件材料，上级机关关于招生工作的文件材料，表彰、奖励师生的文件材料（先进集体、先进个人、奖学金），教学实习、生产实习的计划、报告、总结等材料，毕业生分配、就业规定、办法等重要的，学校关于教材工作制发的文件材料。自编、主编教学指导书、实习指导书、习题集和参考材料，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料，,毕业生派遣证存根，社会调查、社会实践的计划、报告、总结等材料。
1.4教学科研类档案
科研行政管理文件材料，上级有关科研工作方面的文件，科研成果管理文件材料， 科研经费管理文件材料，课题研究计划、设计实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料），数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计划结果），配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等，鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见），科研成果报告表，科研成果奖励申报与审批材料，成果宣传媒体报导材料。
1.5教学仪器设备类档案
物质工作、设备工作计划、报告、总结、调查材料校仪器设备申购报告、计划、论证报告、批复、长期经费分配方案，有关仪器、设备工作的规定、办法、制度等开箱记录及装箱单、验收记录，索赔来往函件及结果文件技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
2、完善中职院校的教学档案管理的措施
2.1健全档案管理制度
要在高职学校中加强宣传，普及档案管理的基础知识，增强学院领导的管理，应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
2.2提高档案人员的素质
档案工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。按学校的有关规定收集、整理本部门招生、教学、科研、设备等活动中形成的不同载体的文件材料，并负责本部门文件材料的立卷归档和整理、保管、移交工作。兼职档案员应积极参加学校档案馆和上级业务主管部门举办的档案业务学习与培训，不断提高档案工作水平。
2.3加快教学档案管理信息化建设
近年来，随着国家实施高职学校建设工作，对高职学校加大了教学方面的投入，建立一些的基础设施，保障档案的信息化建设，配备了很多的计算机，建立了档案管理网络，加快了高职学校的档案管理的信息化建设，配备了不少的现代化设备，加强的档案管理的软件开发利用，采用成熟的档案管理软件，建立数字化的档案，最大的限度发挥了档案的信息化的建设作用。
2.4加强档案资料的检查
档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，千方百计确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
参考文献：
[1]杨敏.浅谈高职院校系部教学档案管理[J].浙江档案,2004,(7):33-33.
[2]王飞.高职院校院系(部)二级管理体制下教学档案管理的探讨[J].湖南工业职业技术学院学报,2011,11(1):121-122.
[3]杨洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报（高等教育版）,2007,10(z1):184.
[4]田琼.高职院校教学档案管理亟待解决的几个问题[J].档案时空,2010,(6):38-39.
[5]张文君.浅谈如何加强职业院校教学档案管理[J].职业,2012,(14):156-157.
