目前，各地的税务档案在初期一般采取分散和粗放式管理。各税务分局、稽查局的业务档案分开管理，缺少统一的部门协调，档案种类多、载体多、管理杂乱，给税务档案的查阅和利用带来了诸多不便。如今，这种管理方式已经不适应税收事业发展的需要。要想维护税务档案的安全性和完整性，最大限度地提高档案的利用率，必须对税务档案进行集约化管理，实现档案管理效能的最大化。
一、档案集约化管理的优越性
为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：
（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。
（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。
（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。
（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。
（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。
（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。
二、完善档案集约化管理的应对措施
档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：
（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。
（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。
（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。
（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。
（五）加强培训，提高素质。档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、强烈的事业心和高度的责任感，还要掌握档案学基础理论和税收业务专业知识以及计算机应用、办公自动化、信息管理等技能，能够适时、全面地提供税收征管信息，为税收事业发展建言献策。为适应这一变化，必须对档案管理人员进行培训，培养档案管理复合型人才。可以对档案管理中心的专职档案员以及分散在各税务分局、稽查局、机关各部门的兼职档案员进行全面培训、统一管理，提高全体干部职工的档案管理意识，营造关心、支持档案工作的良好环境。
地税走过的16年是从无到有、由弱到强、披荆斩棘的16年，是积极进取、开拓创新、与时俱进的16年，是强化征管、勇于改革、连年完成并超额完成各项收入任务的16年，更是坚持“两手抓、两手都要硬”、依法治税、三个文明协调发展的16年。这一光荣集体离不开像这样兢兢业业、默默无闻、聚沙成塔的地税人的辛勤耕耘。 ，1994年参加工作，刚走出校门的他，被分配到的边远山区大河口乡财政所工作。在艰苦的工作和生活环境中，没有怨天尤人、自暴自弃，而是积极投身于财税事业，当过农税管理员、税收会计、地税所长、办公室副主任，有过从山区所到坝区分局、到县局机关的税收征管经验和顽强拼搏的感受。这一切不仅磨砺了他的意志，塑造了他的品质，让他懂得了诚实的可贵、责任的重大，也更坚定了他从事税收事业的信心。他热爱税收工作，无论是税收一线的专管员，边远山区的地税所长，还是繁琐的会计业务、枯燥的文字工作，他都能以饱满的热情投入到本职工作中去，尽心尽职，无怨无悔。锐意进取，努力打造新时期地税人新形象每个时代，都有勇立潮头、敢于在风口浪尖上搏击的先锋；每个行业，都有身先士卒、不计得失、在或显或隐的岗位上不断攀登的排头兵。1998年财税体制改革，农税成建制划转地税部门管理，大河口乡成立地税所，他勇敢地挑起了只有2人的地税所长的担子，地税所成立之初可以说是条件简陋、环境艰苦，工作和生活都非常的困难。但是他没有在困难面前屈服，没有被困难吓倒。他自从跨进地税部门、成为一名光荣的地税干部那天起，就认真贯彻落实党的税收政策，坚持与时俱进，开拓创新，坚持“一切为经济服务，一切为发展聚财”的工作方针，坚持“廉洁勤政，高效服务”，战胜了种种困难，取得了优异的成绩，获得了同事赞扬，受到了领导的肯定。而年轻的他，在这个伟大的地税事业当中，就像一棵小树苗一样，经历了风雨洗礼之后，也逐渐成熟，慢慢的成长为一名政治合格、业务精通、能力突出、廉洁勤政的地税干部。认真学习，完善自我。在这十六年当中，他不论在什么时候，在什么情况下，都坚持认真学习，学习党的方针、政策，学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习税收业务和财会知识。因为他深知无论是做什么工作，无论在什么时候，不管是要为党和人民作贡献，还是要为地税事业做一些有益的事，都必须有过硬的本领。他还坚持理论联系实际，在学中干，干中学，向经验丰富的老同志学习，向身边的同志学习，不断提高自己，不断充实自己，不断创新思维，创新观念。锐意进取，展示自我。在这16年当中，他经历了地税三次机构人事制度改革，每次他都是以锐意进取、积极向上的精神，正确而又平和的心态，主动参与竞争上岗，积极投身改革热潮。伟大导师列宁说过：“职务本身不能给你带来才能，但是职务可以让你充分发挥才能。”因此他立志用自己的聪明才智为地税作贡献，同时也借以实现他自己的人生价值，一展自己的远大抱负和理想。他从基层调入机关从事票证管理工作后，在8月的第二轮机构人事制度改革中被竞聘为办公室文秘和档案管理员，在10月的改革中，他被竞聘为县地税办公室副主任。通过十六年的努力，他由年轻稚嫩到成熟干练，由懵懂无知到精通业务，由力不从心到独当一面，都是他自身不断努力、不断超越自己的结果。开拓创新，开创地税档案管理工作新局面档案岗位见精神。在从事办公室文秘和档案管理员期间，他坚持认真学习各类业务知识和政策法规，经常查阅一些有关公文写作、档案管理和计算机知识等方面的参考书，不断更新和武装头脑，养成了勤奋好学、学以致用的良好学风，全面提高自身素质，不断提高机关综合事务的处理能力。在档案工作这个清贫淡泊的岗位上，他没有消沉、气馁，而是认真学习，主动掌握档案业务知识，以满腔的热情投入到工作中，做到了干一行、爱一行，为了能熟练地掌握档案业务知识，他找来了大量的档案业务书籍，刻苦钻研，勤于思考，不耻下问。通过自己整理档案，熟练地掌握了档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等业务知识，每年归档的文件材料收集齐全、分类清楚、装订结实、整齐美观。档案管理上台阶。在档案管理工作中，他和办公室全体人员积极探索，勇于创新, 以计算机信息系统为依托，规范化管理为手段，先后制定《县地税局机关档案流程图》、《县地方税务局机关档案室档案数量统计表》，修改完善《档案管理人员岗位职责》、《县地税局档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及《档案工作岗位责任制》、《文件、材料收集归档制度》、《档案鉴定制度》、《档案借阅管理制度》、《档案保密管理制度》、《档案复制制度》、《档案统计制度》、《档案库房管理制度》、《档案销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《电子文件的归档保管制度》等十多项档案工作相关制度。经过多年的努力，机关档案形成了资料完整齐全、管理科学规范、分门别类便宜查 找的良好势头，各门类档案整理规范, 电子文件管理和归档网络运行, 档案目录数据库基本建成。机关档案室有会计档案1109卷，文书档案1276卷，科技（基建）档案26卷，农业税及税改档案67卷，声像、照片、目录卷67卷。5月16日, 经县档案工作“八项工程”建设星级达标考评组考评, 一致认为县地方税务局机关档案室在管理体制、设施设备、业务建设、开发利用、信息化建设、家庭档案建设六个方面已达省党政机关档案室建设五星级标准, 考核分为144分(总分150分，141分为达标分)。经县档案局审核，同意考评组意见，批准县地方税务局机关档案室建设晋升五星级标准。成为县首家党政机关档案室建设达五星级标准的单位，为快速发展的地税事业提供有效服务。 调研宣传结硕果。在工作中他脚踏实地，善于思考，经常开展调研。他撰写的《加强地方税收建设，促进县域经济发展》一文在楚雄州地方税务研究会第六届税收论文评选活动中，获三等奖；撰写的《对新时期数字档案信息安全管理工作的认识》一文，被州地税局筛选上报省档案管理部门作为“档案安全保障体系建设研讨会”的调研文章。他并不伟岸，却在平凡的工作岗位上做出了不平凡的业绩；他并不张扬，却用自己扎实的工作作风在默默奉献；他并没有什么豪言壮语，却在用自己的实际行动实现着俯首甘为孺子牛的诺言。办公室工作肩负着当家理财，为领导作好参谋的重任，坚持厉行节约、勤俭持局是他的理念，他始终牢记自己是地税局的一员，是领导身边的一兵，言行举止都注重约束自己。16年来，他和地税事业同呼吸、共命运，见证了地税事业的发展壮大，也磨砺了他的意志和品质。在这16年的工作、学习和生活当中，他谦虚而不虚伪，坦诚而不尖刻，果断而不武断，处事周到而不圆滑，待人热情而不轻浮；对工作认真负责，对同志关心爱护，时时刻刻不忘自己是一个共产党员、一名地税干部，处处注意维护党的形象，维护地税的形象，廉洁勤政，严谨自律，为地税事业的发展做出了自己应有的贡献。
[关键词]地税 档案管理 思考
一、常山县地税档案管理现状
近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。
二、档案在税收征管中发挥积极作用
常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在:
一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。
二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入iso9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。
三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。
四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。
三、常山县地税档案管理工作中存在的不足
过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足:
一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。
二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。
三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。
四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。
四、完善征管档案管理的几点建议
一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符合精简、统一、效能的原则,有利于解决重复管理档案、重复工作的问题,能有力地推动机关档案管理机构的高效运作。实行由县局统一管理,各分局不再独立管理档案,原有档案全部移交县局综合档案室集中管理。县局各部门档案工作职责由原来的直接管理为协助管理,主要负责收集、整理档案资料,并按要求将上一年档案资料移送县局综合档案室。这样既可以节省人力、物力、财力,又可以集聚多种因素,较大力度加强县局机关档案室建设,完善功能,提升总体质量,而且还可以减轻分局的工作压力,更好地投入税收征管工作中去。
[关键词]地税档案管理思考
一、常山县地税档案管理现状
近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。
二、档案在税收征管中发挥积极作用
常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在:
一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。
二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入ISO9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。
三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。
四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。
三、常山县地税档案管理工作中存在的不足
过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足:
一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。
三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。
四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。
四、完善征管档案管理的几点建议
一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符合精简、统一、效能的原则,有利于解决重复管理档案、重复工作的问题,能有力地推动机关档案管理机构的高效运作。实行由县局统一管理,各分局不再独立管理档案,原有档案全部移交县局综合档案室集中管理。县局各部门档案工作职责由原来的直接管理为协助管理,主要负责收集、整理档案资料,并按要求将上一年档案资料移送县局综合档案室。这样既可以节省人力、物力、财力,又可以集聚多种因素,较大力度加强县局机关档案室建设,完善功能,提升总体质量,而且还可以减轻分局的工作压力,更好地投入税收征管工作中去。
[关键词]地税 档案管理 思考
一、常山县地税档案管理现状
近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。
二、档案在税收征管中发挥积极作用
常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在:
一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。
二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入ISO9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。
三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。
四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。
三、常山县地税档案管理工作中存在的不足
过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足:
一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。
二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。
三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。
四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。
四、完善征管档案管理的几点建议
一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符合精简、统一、效能的原则,有利于解决重复管理档案、重复工作的问题,能有力地推动机关档案管理机构的高效运作。实行由县局统一管理,各分局不再独立管理档案,原有档案全部移交县局综合档案室集中管理。县局各部门档案工作职责由原来的直接管理为协助管理,主要负责收集、整理档案资料,并按要求将上一年档案资料移送县局综合档案室。这样既可以节省人力、物力、财力,又可以集聚多种因素,较大力度加强县局机关档案室建设,完善功能,提升总体质量,而且还可以减轻分局的工作压力,更好地投入税收征管工作中去。
[关键词]地税 档案管理 思考
一、常山县地税档案管理现状
近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。
二、档案在税收征管中发挥积极作用
常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在:
一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。
二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入ISO9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。
三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。
四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。
三、常山县地税档案管理工作中存在的不足
过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足:
一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。
二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。
三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。
四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。
四、完善征管档案管理的几点建议
一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符合精简、统一、效能的原则,有利于解决重复管理档案、重复工作的问题,能有力地推动机关档案管理机构的高效运作。实行由县局统一管理,各分局不再独立管理档案,原有档案全部移交县局综合档案室集中管理。县局各部门档案工作职责由原来的直接管理为协助管理,主要负责收集、整理档案资料,并按要求将上一年档案资料移送县局综合档案室。这样既可以节省人力、物力、财力,又可以集聚多种因素,较大力度加强县局机关档案室建设,完善功能,提升总体质量,而且还可以减轻分局的工作压力,更好地投入税收征管工作中去。
关键词：税务档案无纸化建设档案管理
税务档案管理是税收征收管理的重要组成部分。商事制度改革对税务档案的管理提出了新要求，登记材料一次提交多部门使用，势必加大税务资料的无纸化程度。虽然笔者所在单位已在税收现代化管理方面作出了大量的探索实践，例如互联网地税局网上申报纳税、纳税服务一站式受理，但是征管改革的实践使税务资料出现多种载体、文件形式并存的情况，特别是非纸质资料将越来越多地应用于征管各项工作。面对这种情况，税务档案管理理应突破现有管理模式，打破传统思维定势，适应无纸化管理的新趋势。
一、双套制税务档案管理模式存在的问题
为了确保税务资料的证据价值和使用的便利性，笔者所在单位长期以来一直存在纸质资料与电子文件并行的双套制档案管理模式，也就是说大多数税收业务流程是以双轨并行的方式进行操作的，特别是在税务资料生成、运转过程中纸质资料和电子文件二者共存、相互交叉。税务档案双套制是文件介质转换时期不可避免的现象，虽然它起到了双保险的作用，但是也带来了很多新问题。
（一）双套制增加了成本，降低了管理质效
采用双轨运行模式的税收征管事项，需要对税务电子文件和纸质资料同时进行管理保存，两种版本文件同步伴随业务流程运行，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。这样既增加了人为的工作量，又增加了管理成本，更增加了税收征管工作的流程和环节，进而影响导档案工作的质量和效率。
（二）双套制存在两种档案内容不一致的问题
双套制存在两种档案内容不一致的现象较为严重，即电子文件和纸质资料的内容信息出现不一致时以谁为准的问题。在实际工作中，大多采用以纸质档案为准的原则，但是从档案学角度来看，档案的本质属性是原始记录性，凭证性、参考性是档案的一般属性。当两种载体同时具有档案属性时，以工作过程中第一次产生的完整记录载体作为原始记录。而这就意味着如何解决上述矛盾是档案部门需要思考的问题。
（三）双套制下电子文件资源利用率难以提高
双套制条件下很多电子文件很难复制成纸质原件。许多税收征管活动已不再采用纸张形态，电子文件因为要以信息形态实时输入，而无法或难以转化为纸质文件，例如使用BJCA数字证书用户的缴款。这种税务纸质资料与电子文件并行的管理模式，使得档案部门往往会将精力集中于纸质资料的收集、归档，而忽视对电子文件的管理，导致电子文件的利用价值难以发挥。
二、实现税务档案无纸化建设的优势税务档案无纸化建设是依照法律法规，利用数据网络技术，实现纳税人报送的纸质资料最少化，税务机关发放给纳税人的纸质资料最少化，以及税务机关内部流转和管理的纸质资料最少化，最大限度地减少纸质资料，提高税务资料的电子化率，在符合法律规定的范围内实现无纸化办公，降低税务资料、税务档案的管理成本。税务档案无纸化建设是技术上的变革，更是管理上的革命，不能简单地认为其就是办公纸张的减少。其优势表现在以下几个方面：
（一）降低运行成本
实行税务档案无纸化管理，不仅能够减少纸张数量，而且由于取消不必要或重复的纸质纳税资料的申报，取而代之采用电子报送的方式，可以降低纳税人的纳税成本。同时还能够把业务人员从繁杂的纸质征管资料管理中解放出来，减轻纸质税务资料后续管理的工作负担，降低税收征管和税务档案管理成本。
（二）提高税收征管质效
实行税务档案无纸化管理，既可以实现税务信息不重填、不重报、不重录，减少人为的失误和反复，又能够加快税收征管事项办理速度，减少业务流程，缩短时间，提高税收征管的质量和效率。
（三）提高档案管理质效
传统税务档案管理的重要工作是资料收集和文件归档，它需要依靠税务资料形成到归档各环节工作人员的高度负责。纸质资料随业务流程办理过程流转环节多、经手人员多、管理不规范，常出现收集不齐、容易丢失的现象。而实现税务档案无纸化管理，全程以电子文件单轨运行，简化了人工结转的签字、运输等环节，有效预防了税务资料丢失的风险。同时电子文件的数据为归档提供基础，能够更好地为档案查询利用提供便捷途径，提高税务档案管理的效率。
需要注意的是，随着互联网地税局的建设，全程电子化的税收征管事项将逐步增加，全程电子化成为税务档案无纸化管理的前提和基础，但是全程电子化并不等于无纸化，应从管理模式和制度要求上进行彻底变革。也就是说，置身电子政务的大环境下，税务档案管理工作要摆脱传统文件管理模式的束缚，将视线从纸质文件转向电子文件，实现税务档案无纸化管理。
三、实现税务档案管理无纸化建设的具体措施
税务档案管理无纸化可以朝着以电子文件为主、纸质文件为辅，以计算机为主要工作方式和手段的方向发展。逐步在税务机关内部审批、审核环节和纳税人的申报、申请过程中实现单轨运行无纸化办公，提高办公效率。
