[关键词]档案；流程；重组
[中图分类号]G270 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0116 — 02
知识管理的实质并不是要运用等级化的组织结构对知识进行控制，而是要求实施知识管理的组织对其机构进行精简，取消各种官僚层次，发展扁平化的组织机构，以有利于知识的共享和创新。这就决定了在实施知识管理的组织内，知识不可能单向线性地流动，知识管理的职能也不可能集中于某一个人或某一个职能部门，而是需要众人分工协作—由各个部门分别执行知识管理的大部分职能，并在各自的领域中找出管理其知识的最佳方法。当然为避免信息孤岛现象的产生，以上管理的实现都要通过制定统一的政策来统筹和协调，在知识整合的基础上进行。
一、变被动服务为主动服务
传统的档案管理侧重于对档案实体的保管，强调保护档案的完整与安全，因此形成了一套单一线性的管理方式，缺乏服务的理念。这种以馆藏决定利用服务的方式有悖于知识经济时代知识共享与创新的要求，所以要充分发挥档案信息资源的优势就必须用“以用户为中心，变被动服务为主动服务”的指导思想对传统的档案管理流程进行重组。具体来说：
第一，计算机网络技术和通讯技术等现代信息技术虽然是档案管理流程重组的技术基础，但档案管理流程重组的实质并不是传统档案管理流程的简单计算机化，而是以现代信息技术为手段对档案管理流程进行的再造。
第二，档案管理流程重组是要改变传统档案管理侧重于实体保管的单一线性的管理方式，加强对档案信息的管理，建立起双向交流的机制，通过用户需求分析和档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件用户信息反馈机制，使知识的提供符合用户问题解决的需要，满足知识交流和档案利用服务非线性的要求。
第三，档案管理流程重组的核心是档案管理中信息流的重组。
二、档案管理中信息流的重组
在传统档案管理中，每份档案都经历了接收/征集、整理、立卷归档、鉴定、保管等实体管理过程，但这显然不能适应知识经济时代对档案信息进行管理，特别是对电子文档进行有效管理的需要。因为传统的档案管理流程难以保证档案收集的完整与齐全，会影响档案价值的实现，更不利于知识共享和知识创新的实现。可见档案部门要开展知识服务就要在现代信息技术的支持下，对档案管理中的信息流进行整合。而且这种整合既不是对传统手工管理流程的计算机模拟，也不是管理步骤的简单合并，而是对档案信息流进行的再造和重新设计。从总体上说，在此过程中应做到：
1.档案工作者参与信息流程设计，监督文档处理的全过程
在信息流重组前文件管理和档案管理是两个不同的流程，两者之间通过文件实体的交接构成业务衔接。但是由于两者执行各自主管机关制定的制度与标准，因此在鉴定文件价值时常常会出现矛盾。为了保证归档文件的完整、齐全以及归档文件的质量，档案人员不得不长期对文件形成部门进行业务指导，将工作延伸到了文件管理领域。这大大影响了两个部门的工作效率，造成了资源的极大浪费。
在信息流重组后档案工作者监督文档处理的全过程，提高了工作效率。具体来说就是档案工作者要积极参与组织机构整个信息流程的设计，将自己的价值取向在文件生成之前就注入此程序中，并利用他们的专业技能和专门知识来定义流程中档案方面的基本概念，提出鉴定、保存等方面的具体要求，以确保电子环境下档案的真实可信、完整齐全，以及档案信息的可利用和可理解性，从而实现对文档信息流的有效管理。这不仅可以加强部门间的合作，更能简化工作流程，改变文档“分而治之”带来的文档管理条块分割、效率低下的现状，清除传统文档管理中的雷同环节，从而使得信息流更为顺畅，以利于组织内知识的传递和交流。
档案工作者通过参与信息流程设计，将文档管理流程很好地融入组织管理流程之中，保证了信息流的顺畅流动，档案知识库的组建，这既满足了组织机构实施知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识管理的需要，也提高了它们的管理效率。当然在此过程中，由于工作重心逐渐从原先对档案实体的保管转向对电子文档处理全过程的监督，档案工作者将更能有效地运用自身文档管理方面的隐性知识向各业务部门提供档案管理方面的知识服务，逐步实现从单纯的档案保管者向知识审计员、知识提供者的过渡，从而适应电子环境下文档管理的要求，保证知识资源的完整可靠，知识更新的实现。
2.档案鉴定工作前移
在信息流重组前档案工作者对每份档案开展价值鉴定，鉴别其是否具有永久保存的价值。信息流重组后，由于在电子环境下传统的文件概念及其物质形态已不复存在，而且需要鉴定的文件数量过大，所以档案工作者必须参与信息流程的设计，将鉴定工作所涉及的相关要求在文件产生之前即在计算机系统设计阶段就确定下来，而且这种鉴定也将更侧重于对职能、业务和风险的分析。
另外，档案鉴定工作的前移也使得逐份鉴定向“批处理”的转变成为可能，适应了电子环境下文档数量激增和对电子文档科学管理的要求。
3.组建档案知识库
在信息流重组前档案部门通过组织馆藏为其开展服务提供保障，而且馆藏建设也偏重于实体管理和实体信息的有序化。在信息流重组后档案部门通过组建档案知识库为其知识服务的开展提供知识资源的保障，组建档案知识库是档案管理流程重组的重要环节，它侧重于知识的开发与获取、知识的挖掘与整理、知识的检索与更新等方面。
可见，组建档案知识库不仅为档案部门知识服务的开展提供了知识资源的保障，同时也符合创建学习型组织的要求，是显、隐性知识互动的需要，有利于组织知识的积累、学习和知识创新的实现。
4.引入用户需求反馈机制
在信息流重组前档案部门采取单向线性的实体管理方式，以馆藏决定服务的内容，没有考虑到用户的需求。而知识服务是的宗旨是用户问题的解决，所以在流程重组后档案管理流程中必然要引入用户需求反馈机制，只有这样才能保证档案部门动态地了解用户的需求，提供主动服务。
用户需求反馈机制连接着档案部门和知识寻求者，它的设立是档案部门开展知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识服务的必要环节。可以说，档案部门开展的知识服务正是通过对用户反馈信息的不断分析，在逐步解决用户问题的过程中动态实现的。因此离开了用户需求反馈机制的设立，档案部门的知识服务就无从谈起。
三、在档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的区别和联系
在开始具体讨论档案管理中信息流的重组之前，明确其与文档一体化之间的关系非常有必要。
文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。它包括：文档实体生成一体化，即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档管理一体化，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现；文档信息一体化，利用时不用考虑信息是文件信息还是档案信息，用一条检索命令即可查到所需的全部文档信息；文档规范一体化，文档一体化是一项要求规范程度很高的工作，国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档案局都制定了相应的文档管理规范，这是全国文档管理的规范，也是实现文档一体化的主要依据。由此我们不难看出在档案管理中实施信息流的重组和实施文档一体化管理既有相似性又有区别。
1.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的共同点
（1）两者都包含了对整个文档生命周期进行全过程管理的思想
无论是信息流的重组还是文档一体化管理都认同文件生命周期理论中文件与档案只不过是同一事物在不同阶段的不同名称的思想，提倡对整个文档生命周期作系统考虑，进行全面管理。
（2）两者都看到了传统文档“分而管之”的弊端
传统的文件、档案管理分属不同的职能部门，形成了两套独立的管理流程，这两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，工作环节时常重复，价值鉴定标准也不统一。这就使得档案工作者为保证归档文件的完整与安全不得不对文件形成者进行业务指导，将工作延伸到文件管理领域；甚至在不少组织中文件形成者和档案工作者是由同一人兼职。其中的弊端显而易见：既不利于信息的流动也会影响管理的效率。
（3）两者都需要现代信息技术的支持、档案工作者素质的提高信息流的重组和文档一体化管理都离不开现代通讯技术，特别是计算机网络技术的支持，同时也都需要档案工作者知识结构的调整、素质的提高。
（4）两者的实施都是为了管理效率的提高
信息流的重组和文档一体化管理的实施都能使信息的产生、传递、存储和利用等形成一个较为全面合理的网络结构，便于对档案信息资源的检索、归纳和提炼，是科学决策和提高行政管理效率的需要。
2.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的不同点当然档案管理中信息流的重组与文档一体化从本质上讲是不同的：
（1）两者的指导思想不同
在档案管理中实施信息流的重组体现了知识管理“以人为本”的管理思想，因为知识是与人紧密联系的，所以对知识的管理在很大程度上也是对人的管理。档案管理流程中信息流的重组是文档管理与人的管理的融合，有利于挖掘人脑中的隐性知识，激发人的创造力：而文档一体化管理注重的仍然是对文档信息内容的管理，其中并没有体现对人进行管理的要求。
（2）两者的管理流程不同
档案管理中信息流的重组并非简单的文档管理流程的重组，而是将文档管理流程作为整个组织管理流程的有机组成部分来考虑的，因此档案管理中信息流的重组也要适应组织管理流程重组的要求；而文档一体化仅从文书和档案工作的全局出发，侧重于文档处理过程的整合，并未将其置于整个组织管理的大系统中去考虑。
（3）两者所要实现的具体目标不同
在档案管理中实施信息流的重组是知识管理的要求，所要达到的目标是用户问题的解决，因此它是以用户为中心，在主动服务思想的指导下展开的，在此过程中档案知识库的组建是其重要环节之一；而文档一体化管理所要实现的目标是管理的简化，其着眼点仍是管理，仍然是由管理来决定服务的内容，是一种被动服务，因此在这一过程中无需组建档案知识库。
（4）两者实现的方式不同
【关键词】电子档案管理系统；流程管理；应用
在社会各个领域中，档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中，一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用，电子档案大量使用与其复杂性也同时增加，以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等，于是，在电子档案管理系统设计中，流程管理得到了普遍重视与应用，并且取得了很好的效果。
一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施
（一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。
（二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。
二、流程管理在电子档案管理系统中的应用
（一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。
（二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。
在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。
三、结束语
综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。
参考文献
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[2]杨颖琦.供电企业培训档案标准化、流程管理[J].中国电力教育,2013(33):161-162.
1.1客户档案的智能化管理
档案的收集、传递、鉴别、归档流程如图1所示。（1）实现营销业务的“四个自动”，即营销业务自动生成，岗位人员自动提醒、自动催办，工作质量自动考核。营销业务自动生成：客户档案跟随营销系统业扩流程实时传递，实现流程化传递，自动获取营销业扩流程节点信息（业扩流程、周期性用电检查流程、表计轮换流程等），自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表。将档案进程与业扩进程进行关联。业务人员完成营销流程环节，在档案系统中自动生成相应的档案流程环节。岗位人员自动提醒、自动催办：将营销业务流程和相应的档案流程进行实时比对，针对业务人员48h内未完成的相应档案流程环节，系统将定位到人，自动发出催办信息，督促业务人员及时完成纸质档案的可视化工作，确保业务工作完成后资料归档的及时性。提示信息分为待添加信息、待发送信息、待移交信息、待移交卷宗、合同预警信息和业扩时限预警信息六大类。工作质量自动考核：与国家电网公司营销系统接口，自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表，细化、量化营销各岗位档案资料收集、归档工作的职责和工作量；按照绩效考核规则，细分归档时限、档案质量、流程时限等各项考核指标，利用系统自动分析统计功能、生成业务人员的月度绩效考核分和月度岗位排名。同时还支持对供电单位、基层班组进行考核排名。（2）纸质档案全部实现可视化，有效提高档案利用率。通过档案整理流程，将纸质档案扫描上传，进行可视化处理，并添加影像文件上传模块，全面实现客户纸质档案可视化。操作过程中大量应用数影仪、身份证读卡器以及条码管理等电子技术，极大地简化了档案可视化的过程。同时，为保证清晰可查，电子档案采取一户一档，每户分为业扩档案（再按业务流程类别细分）、用检档案、计量档案、电费档案和其它档案（影像文件）五类，分页面按归档日期显示。实现了档案的快速查询和借阅，提高档案信息利用率，为营销稽查业务常态化开展提供条件。（3）电子档案实行一户一档管理，纸质档案以时间为单元随机存档。纸质档案仅在司法纠纷、特殊情况借阅（需审批）等情况下使用，日常工作中均在档案系统内在线查阅档案。纸质档案的归档变得非常方便，大大简化纸质档案收集工作量，实现了按局集中保存，大大提升客户档案的标准化管理水平。（4）全面应用条形码管理技术，确保每份纸质档案均能准确定位、快速查找。为每份档案、卷宗设置条形码，并伴随着档案的收集、传递、鉴别、归档全过程流转，大大方便了档案查询，同时先进的计算机检索功能也为后期的档案快速查询和存放提供了有力的保障。为了快速查询客户电子档案，在档案系统中设计了查询模块，支持各种条件下的模糊查询。（5）客户档案室按统一标准集中建设，统一管理。按照分级集中、专业管理的原则，撤消了原有的8个客户服务中心和33个供电营业所的基层班组档案室，改为以局为单位集中建设标准化客户档案室，进行电力客户档案的统一管理。档案室参照浙江省电力公司《标准化电力客户纸质档案库建设导则（试行）》的要求，根据实际客户档案数量和发展规划建造。标准化客户档案室的建成从根本上保障了档案标准的统一，有效避免了因档案室分散、基本设施差等原因造成档案保存、移交过程中出现的遗失、损坏等情况。档案室重复建设的投资费用、档案移交等相关营运费用，以及档案室管理人员均大大减少。同时，为进行更专业、更规范的档案管理创造了良好的条件，有利于推进档案数字化、信息化管理。
1.2业务流程的过程化管控
建设电力客户档案管理系统，不仅要管理好客户档案，还要通过对档案的管理来促进营销业扩流程的管控。为此，从流程、节点、档案的关系入手，通过做到“3个保证”，达到“档案管节点、节点控流程”的目的。（1）保证档案质量。根据不同的业扩流程类别，自动生成必备档案目录。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来限制流程节点的进程，进而对整个流程质量实现全过程掌控。同时，为了进一步保证电力客户电子档案和纸质档案的质量，嘉兴电力局建立了质量审核“三道关”，即本人自查自审、档案收集员审查、稽查监控岗位抽查。（2）保证流程时限。档案流程跟随营销业扩流程实时流转。业务人员在营销系统内触发流程节点后，48h内必须将该节点中产生的纸质档案作电子化处理并发送至档案收集员，否则，系统将通过“时限预警”模块自动进行“归档提醒”，督促业务人员及时完成纸质档案的电子化工作。全自动时限预警功能涉及营销系统内触发的所有业扩流程，并根据国家电网公司的业扩时限规定，将流程信息生成为红、黄、绿3种状态。时限预警功能的实现为岗位人员、管理人员及时掌控所有业扩在途流程情况提供了一个可视化平台。（3）保证合同有效。针对供用电合同在电力客户档案中的特殊性以及重要性，嘉兴电力局在档案系统中专门增设了合同管理模块。在合同签订环节，由岗位人员对合同签订日期、到期日期、是否自动续签等信息进行确认。系统自动跟踪合同是否有效，对1个月内要到期的合同进行提醒，对7天内到期的合同进行预警，确保合同的有效。
1.3工作绩效的全员化考核
开展全员绩效考核，实现营销业务的闭环管理。以客户档案为切入点，实现了业扩绩效指标的量化考核，建立了供电单位、基层班组和业务人员的三级绩效考核体系。依据智能电力客户档案管理系统应用情况，编制并了《智能电力客户档案系统考核办法》，对供电单位和基层班组的考核细分了环节完成率、归档及时率、纸质档案移交及时性、业扩时限、合同有效和档案质量等6项指标。环节完成率指档案系统中已完成电子档案的环节数除以营销系统中完成的流程数，要求达到98%以上。归档及时率指档案系统中48h内发出的流程环节数除以营销系统已完成产生档案的环节数，要求达到90%以上。纸质档案移交情况指完成营销业务后电力客户纸质档案的移交情况，要求在5个工作日内移交。在途业扩流程超期情况指每个在途业扩流程各环节的时限情况，要求不超过国家电网公司规定的时限。非居合同有效性指非居合同有效情况，要求不超期。档案质量指稽查中心每月不定期对档案的质量进行抽查的情况。同样，对业务人员细化了电子档案归档、纸质档案移交、档案质量、流程时限4大指标，对档案收集员细化了档案收集、档案完整性、档案质量3大指标。利用档案系统的自动分析统计功能，每月都将生成业务人员、基层班组以及供电单位的月度绩效考核分和月度岗位排名。
2应用效果
“档案管节点、节点控流程”的客户档案精益化管控模式的推广应用，填补了国家电网公司营销业务支持系统全方位、全过程客户档案电子化管理的空白，实现了电力客户档案、业扩报装流程、全员绩效考核的精益化管控，实施效果显著。
2.1有效提高档案归档质量
智能电力客户档案管理系统与国家电网公司营销业务支持系统联动，对客户档案形成了“自动生成、自动提醒、自动催办、自动考核”的智能化苏敏怡.电力营销管理信息系统的建设与应用[J].市场论坛，2006（8）:52-53.周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力，2011，24（7）:77-79.处理流程，档案管理实现了“人管”到“机管”的转变。完成电子卷宗的归档后，纸质档案统一归入总档案室，由专人管理、维护，需要查阅时，只需查阅该户在档案系统中的电子档案，方便快捷，优化了工作流程，提高了工作效率。市电力局稽查监控中心以1个月为周期，对各供电分局、县（市）供电局的档案质量逐一进行抽查。对稽查中发现的问题按性质严重程度分为重要问题和一般问题纳入局精益化评价体系进行评价。系统运行近一年来，档案质量得到极大的提高，涉嫌“三指定”等性质较为严重的问题得到整改，涉及业务规范、档案卷面质量等工作差错且影响程度较轻的问题也得到有效控制。
2.2有效提高档案集约化水平
客户档案统一归集到嘉兴电力局档案室实行集约化管理后，基层营销班组无需再配建标准化档案室，节省了人力、物力成本，避免了档案管理重复投资，节约了运营费用。
2.3有效提升业扩服务质量
优化了业扩运行管理模式，尤其是业务同城受理后，各基层供电服务窗口之间无需再进行业务资料的人工传递，人、车辆、时间等均实现了优化配置。同时，日常表计轮换、业务变更等工作也无需再把新档案归到原来的档案盒，大大减轻档案维护工作量。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来管控流程节点的工作质量，档案系统与营销系统共同实现了对档案质量、流程时限、供用电合同的双重监控，对缩短客户工程流程时限、防范合同逾期、提高供电服务满意度大有裨益。业扩流程运转更加顺畅，业扩报装超时限流程比率从2.23％下降到0.26％，合同有效率保持100%。2.4实现工作效率最优化客户档案精益化管控模式的建立，不仅为管好档案创造了条件，更为加强业扩流程管控和实施全员绩效考核提供了手段。建立客户档案精益化管控模式，实时统计业务人员的绩效考核成绩，每月自动生成业务人员的月度绩效考核分和月度绩效排名，使岗位人员的工作质量一目了然，有利于激发岗位人员的责任心、竞争意识和工作积极性，有利于实现工作效率的最优化。自实行客户档案精益化管控模式以来，全局平均归档及时率达到95%以上，各业务环节档案完成率达到98%以上。
3结语
关键词：任职教育；教学档案管理；流程优化；全寿命周期
一、任职教育教学档案管理需求分析
（一）任职教育教学档案特点
任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任职教育教学档案管理问题
教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。
（三）教学档案管理系统应用现状
传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。
二、教学档案全寿命周期管理
（一）全寿命周期管理思想
在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。
（二）教学档案全寿命周期系统
教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。
三、教学档案全寿命管理系统设计
（一）系统设计思想
1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。
（二）系统功能设计
教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。
（三）用户与职能设计
系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。
四、教学档案全寿命管理流程优化
教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下
（一）档案建立流程
系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。
（二）档案管理流程
档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。
（三）档案传阅流程
档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，
五、档案全寿命管理系统使用制度
（一）用户端使用控制
院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。
（二）制定档案参考标准
院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。
（三）定期组织档案数据评比
定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。
参考文献
[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).
[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).
[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).
[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).
[5]温颖.教学业务档案管理系统的研究与实现[J].计算机时代,2019(10).
[6]张世英.高校专业教研室教学档案一体化管理体系建设研究[J].陕西教育,2013(4).
关键词：任职教育；教学档案管理；流程优化；全寿命周期
一、任职教育教学档案管理需求分析
（一）任职教育教学档案特点
任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任职教育教学档案管理问题
教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。
（三）教学档案管理系统应用现状
传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。
二、教学档案全寿命周期管理
（一）全寿命周期管理思想
在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。
（二）教学档案全寿命周期系统
教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。
三、教学档案全寿命管理系统设计
（一）系统设计思想
1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。
（二）系统功能设计
教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。
（三）用户与职能设计
系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。
四、教学档案全寿命管理流程优化
教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下
（一）档案建立流程
系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。
（二）档案管理流程
档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。
（三）档案传阅流程
档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，
五、档案全寿命管理系统使用制度
（一）用户端使用控制
院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。
（二）制定档案参考标准
院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。
（三）定期组织档案数据评比
定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。
参考文献
[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).
[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).
[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).
[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).
[5]温颖.教学业务档案管理系统的研究与实现[J].计算机时代,2019(10).
流程管理是一种较为科学的管理模式，其中心是对从输入到输出的业务流程进行规范化的构造，其目的是使管理绩效得到有效的提高。在流程管理中，最为重要的要求就是系统化、流程化和规范化。在电子档案的流程管理当中，应当先对其安全性基础进行保证，同时确保该过程能够有效的面向用户[1]。在档案的产生、保存、利用、销毁等整个周期内，都应当实时监控电子档案管理流程。对于电子档案生命周期当中出现的各种问题，应当迅速采取相应的措施进行解决。所以在电子档案流程管理中，对于分层模式的建立，应当确保电子档案严格按照相关的规范和标准进行操作。
二、电子档案的安全性
在档案管理工作当中，安全性是人们长期以来十分关注和重视的问题。而对于电子档案来说，相关的安全性研究大多偏向于档案信息保存方面的信息安全，例如电子档案的永久保存、长期存取等。但是，在电子档案信息的实际应用过程中，相关的安全性研究却十分缺乏。而这一阶段恰恰是电子档案的安全最容易受到影响和威胁的阶段。在生成了电子档案之后，随着时空的传递，档案职能活动也会发生变化。在系统内部流转的过程中，所涉及到的技术环境、管理流程等都十分复杂。在此过程中，对于电子档案信息安全问题的解决，如果单纯的用技术手段进行处理，所面临的难度将会十分巨大。因此，在实际的流程管理当中，应当以层次化的管理目标为基础，对安全管理模型进行构建，制定与其相匹配的安全管理策略。在电子档案管理的过程中，与安全性有关的问题主要包括访问控制、鉴别、可用性、完整性及机密性等，因此在安全管理策略的制定中，应当对这些方面的问题加以重视。
三、安全管理策略
1.安全管理指导思想
在档案管理的相关规定中，指出了对于国家关于数字档案馆建设、电子文件管理的相关精神应当进行充分的落实，不断的推动数字信息采集、电子文件接收、档案数字化等方面的建设。在文书类档案的长期保存中，应当制定相应的格式标准，推动研究文书类档案长期保存格式化产品和转化工具的发展。在公共档案信息资源共享服务的基础上，打造一站式的档案信息资源服务与共享平台，从而更好的为社会提供档案信息服务。随着数字档案资源的不断增加，以及多样化的媒体形式发展，通过图像、视频、移动信息、数据库、软件、电子出版物、音频及文本等多种形式进行了体现，涉及到十分广阔的信息内容领域。而在数字档案资源的迁移和转换过程中，积累了数量庞大的元数据，增加了档案管理和保存的成本。在过去的档案管理中，需要进行档案封存。因此，在电子档案安全管理当中，保存在数字档案馆当中，具有凭证价值的电子档案，以及相应的元数据也需要进行封装保存，并将其中的内容和信息进行抽取，形成可利用的电子档案副本。
2.档案数字资源和数字副本
档案数字资源指的是各种档案资源，以数字的形式存在，其中包含了不同级别和类别的在线生成归档电子文件，以及数字化处理不同载体档案之后所产生的档案数字副本。同时，还包括产生与应用和保管需求的档案数字副本。由此可以看出，在档案数字资源当中，同时包括了电子档案和档案数字副本。档案数字副本指的是档案数字化处理所形成的副本，其中主要由电子档案和其他档案两个方面的内容。电子档案副本是对电子档案中的信息和内容进行抽取，使之保持与电子档案一致的内容，只是其中不包含电子档案元数据信息，也没有相应的凭证价值。它的作用仅限于查询信息。其他档案数字副本则是将纸质、录像、实物、照片及录音等档案转换为数字形式。
3.流程管理下的层次模型
在电子档案的整个生命周期中，安全管理策略都发挥着重要的作用，其中包括文件的流转、移交、应用、保管、归档及生成等流程。因此，需要利用系统化流程对其进行规范，同时在各阶段中明确边界范围[2]。在安全机制方面，要打破原有的形式，提高电子档案安全管理策略的有效性，同时采用全新的管理理念，这样才能够有效确保文件的完整性、安全性、可用性和真实性，实现电子档案管理的安全。在实际管理中，为了提高流程管理的效率和效果，应当层次性的划分电子档案安全模型，可分为保管层、应用层、流程层、生成层等部分。
4.应用层的安全策略
电子档案流程管理的过程具有系统化的特点。在生成层中，对于系统生成的电子文件，档案管理部门应当重视其保存的有效性，确认电子文件的保存价值，同时进行有效的维护与归档。在保管层中，电子文件归档后产生的电子档案，一定要确保其完整性和真实性。由于电子档案的来源不同，因此在格式、内容等方面，难免存在一些差别。所以，在有效保存电子档案载体的同时，也应当保存相应的软硬件平台、数据、技术等相关信息内容。在应用层当中，用户所使用的是电子档案副本，而不是电子档案。此时的电子档案已经连同元数据一同被封存，不会面向用户。因此，在数字档案馆当中所提供的，通常都是电子档案副本，不具有凭证价值。
四、安全管理策略的内涵
1.电子档案副本信息属性
在数字档案馆中，用户在使用电子档案副本时，会有很多的使用信息产生。而数字档案馆在保管电子档案副本时，也会产生很多管理信息。对电子档案副本的实际应用，也会产生权限、对象、主题、数量、内容、时间及密级等相关信息。在数字档案馆统计和分析对象、重点、数量、时段、频次、内容及目的等过程中，上文信息都具有重要的意义。其作用主要在于，对这些数据信息的管理和利用，能使数字档案馆的职能管理得到加强，从而拓展其管理职能，在新技术的应用之下，能推动数字档案馆的快速发展。由于这些信息产生于电子档案副本的活动过程中，因此也是管理信息中的一个重要部分。
2.应用层电子档案副本
在电子档案的生成层和保管层当中，将会形成元数据信息，其作用是对电子档案的凭证作用和原始性提供保障。电子档案副本形成于对电子档案内容信息的抽取，在数字档案馆当中，电子档案副本的作用是满足用户的应用需求。在数字档案馆所面对的用户当中，主要目的是通过对相关信息的搜索和查阅，解决相应问题。所以，电子档案副本具有与原档案相同的内容，能够满足用户的实际应用需求，因此，在电子档案副本当中，不需要具备凭证价值。
3.电子档案和元数据的封装保存
元数据是与文件有关的结构数据和背景信息，在电子文件的管理中，以及文件完整性、安全性、可用性、真实性的确保等方面，都发挥着重要的作用。在电子文件管理中，需要与元数据系统进行关联，并保证在电子档案整个生命周期内，都要保持着这种关联性。在过去的电子档案安全管理中，日常管理工作需要采集各类档案的资源数据，例如未归档资料信息数据、个人上传数据、现行文件数据、日常增量数据等。同时对电子原文批量上载和标准格式数据的导入导出，提供相应的支持。而在电子档案的迁移、流转、整理过程中，都将会由更多的元数据产生。在电子档案安全管理策略中，对于鉴定完毕的电子文件，档案馆将其接收，然后封装保存电子档案及其元数据。在这些元数据当中，包含有电子档案生成层和保管层的全部数据信息，其中也包括了电子文件转化为电子档案的整个过程，同时记录了原始的信息，为电子档案的凭证价值提供了保障[3]。将电子档案与元数据共同进行封装保存，能够是电子档案的凭证性和原始性得以保证。这样，在形成电子档案的过程中，才能够产生原始、永久、真实的历史信息记录。
五、安全管理策略中的关键性问题
1.安全机制与安全服务
在基于流程管理的电子档案安全性当中，主要包括电子档案在生成和应用当中的安全问题。在相关技术、管理、策略等方面，都具有极高的重要性，同时也对不同安全体之间的内在联系进行了体现。在电子档案安全管理当中，采用的安全性技术原则就是技术保障。对于技术保障，应当注重技术应用的有效性、技术标准的规范性、技术手段的科学性等。安全管理主要是利用文件管理、人员要求、管理过程、信息技术等，为文件在保管、归档、生成过程中的完整性与可靠性提供保障。电子档案的机密性与安全性，是通过封装保存实现的。通过这种方式，完成电子档案安全管理的任务。安全策略主要是基于相应的规范和计划，对管理手段和各项措施实施的正确性进行确保，从而可靠、全面的保护电子档案的可用性、完整性、真实性和安全性。
2.电子档案副本转换的系统规范
在电子档案的安全管理当中，为了提供更为基础有效的保障，可以在安全管理策略中，进行系统规范的建立。从电子档案到电子档案副本的转换，其目的在于提高电子档案应用和开发的效率和效果。因此，在实际进行转换操作的过程中，应当对电子档案的安全性、可用性、完整性、真实性等方面必须严谨，避免信息在转换当中发生损坏或丢失。此外，在制度、控制、标准、技术等方面，都应当进行相应的安全管理规范与标准的建立。
3.电子档案的永久保存
【关键词】科技档案; 信息化
当今世界已经进入创新密集时代，知识加速涌现，技术爆炸发展，科技创新与产业变革同时迸发，历史性地聚集在一起。信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志。
一、科技档案管理背景
随着信息化社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重点已经开始向信息化转移，档案信息化建设成为档案事业发展的必然趋势。同时，档案信息化建设也是档案部门进一步深化改革、推动科技进步、提高服务效率的必然选择。
二、科技档案管理信息化项目建设
（一）制度与组织机构建设。科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头，建设信息化项目组织机构，制定信息化建设管理制度及流程、为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等支持。
项目组织机构应包括所主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员等。
由所主管领导担任项目主管，负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作;档案部门主管负责科技档案信息化规章制度的制订，档案资源的数字化、系统建设等工作的协调;信息部门主管对档案信息化建设过程中遇到的问题进行协调，档案管理人员负责数据信息的著录、收集、整理、入库、保管、利用和维护等工作;信息管理人员负责档案信息系统的软硬件的调试、升级维护、网站的维护、信息的安全与保密等工作。
（二）信息系统建设。一是科技档案信息资源的数字化。 科技档案信息资源的数字化是信息化项目建设的关键步骤，数字化程度的高低、数字化质量的好坏直接影响着信息服务质量的优劣。
档案数字化包括纸质档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化等，其中大量的工作是纸质档案的数字化。纸质档案的数字化包括两个不同层次：一是档案目录的数字化，二是档案全文的数字化。
可采用扫描录入等方式，按档案原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经光学字符技术识别后，采用文本格式存储档案内容辅之以全文检索数据库两种不同方式。
相对于传统的手工检索工具，档案目录的数字化已经突显了极大的进步，这一点是有目共睹的，但档案目录的数字化远不是档案管理的全部内容，而档案全文的数字化能够全面、系统地显示档案管理的全部内容，在不触动档案原文的条件下，可以借助计算机网络的优势，方便快捷地查阅各类档案的详细内容，通过局域网、磁盘、阅读器等工具，即可实现异地查询、浏览及信息交流等，有效地拓宽了档案信息资料的传递空间，因此档案全文的数字化才是档案数字化管理的发展方向，也是信息化项目建设的主要内容。
档案全文的数字化不仅包括纸质文件的数字化，还应包括音像文件、数据文件的数字化。对于音像文件、数据文件，除了将其运用光盘进行复制、保存外，还应通过专业的软件进行处理，并可进行在线浏览，而不是将光盘存在库房里，需要利用时，再将光盘借出使用。
由于大多数光盘中的文件占用空间极大，所以对这部分文件的数字化工作，应好好规划其存储方式、存储地点。
二是科技档案管理工作自动化。摒弃传统的手工工作，将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里，借助计算机及系统来完成日常的管理工作，从而实现科技档案管理工作的自动化，这也是信息化系统设计的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论，文件从产生到作为档案被保存并利用，直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。
在系统的设计中，管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能，使文件产生后，由编写者发起流程，依次经过校对、审核、直至归档的流转过程，参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成，并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。
归档完成后，由科技信息档案室统一下载打印，并做后续的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐，减少了纸质打印量，节约了时间，提高了工作效率，将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。
三是科技档案管理工作流程化。在科技档案管理工作中，涉及的流程主要有文件生成流程，文件审批流程，文件分发流程、试验数据分发流程、文件更改流程、文件作废流程、全文浏览审批流程、文件借阅（调阅）流程。
文件生成过程流程化：为各类型的文件设置相应的生成流程，作者点击相应的文件类型，在文件的各模块中，输入相应的内容，即在系统中自动生成一份完整的报告。
档案借阅（调阅）流程化：包括纸质档案借阅、光盘档案借阅及会议（现场）档案调阅流程化;纸质档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件，检索到需要的档案条目，点击“纸质档案借阅”，填写借阅用途，发起借阅申请，系统自动进入纸质档案审批流程，依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批，审批同意后，由档案库房管理员在后台档案利用模块，根据申请的相关信息及审批情况，调用《纸质档案借阅审批表》，进行下载打印并作借阅处理。光盘档案借阅流程化：申请人输入相应的查询条件，检索到需要的光盘档案条目，点击“光盘档案借阅”，填写借阅用途，发起借阅申请，系统自动进入光盘档案审批流程，依次为申请人所在科室领导审批、项目管理部门领导审批、主管所领导审批，审批同意后，由档案库房管理员在后台档案利用模块，根据申请的相关信息及审批情况，调用《光盘档案借阅审批表》，进行下载打印并作借阅处理。
会议（现场）档案调阅流程化：由申请人输入相应的查询条件，检索到需要的档案条目，点击“会议（现场）档案调阅”，填写调阅用途，发起调阅申请，系统自动依次提交给申请人所在科室（即组织单位）领导、科技信息档案室领导进行审批，审批同意后，档案库房管理员即可在后台档案利用模块，根据申请信息与审批情况，调用《会议（现场）调阅档案申请表》，进行下载打印并作调阅处理。
三、前景展望
科技档案管理的信息化建设是一个系统工程，它是科技档案管理工作方式随着社会进步不断创新的过程，不可能一蹴而就。我们要不断总结信息化建设过程中的经验，不断推进信息化项目建设向前发展。
信息化建设过程中也将产生更多的问题，需要我们去解决与克服。比如：数据长期保存和可用、信息安全、数字资源标准化、凭证问题、著作权、知识产权保护、技术设备过时更新、管理理念与方法等。同时，科技档案管理工作应在信息化的基础上与知识管理、项目管理工作进入深度融合，使科技档案管理更好地与业务流程相结合，并为知识积累，技术创新而服务，促进企业的产业升级、结构调整，从“中国制造”走向“中国智造”。
