关键词:数字档案馆 馆藏 信息空间
进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digital Archives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。
一、概念的对比
近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronic archives）、虚拟档案馆（virtual archives）、数字档案馆（digital archives）、全球档案馆（global archives）等。
但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：
“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①
数字档案馆（Digital Archives）实际上就是电子档案馆（Electronic Archives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②
虚拟档案馆（Virtual Archives）,又可称为无墙档案馆（No Wall Archives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③
从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：
1. 无墙档案馆
无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。
2. 虚拟档案馆
在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（Virtual Reality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。
3. 电子档案馆
电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。
4. 数字档案馆
人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。
二、数字档案馆含义的界定
数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。
所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。
在图1中反映了数字档案馆的概念构成。
图1
与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：
1. 数字档案馆的文化性质没有改变
同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。
2. 馆藏内涵发生变化
数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。
馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。
3. 服务方式的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
4. 业务工作内容的变化
尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。
5. 社会角色的变动
档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。
注释:
① 冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.
② 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
③ 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
“二元档案实践”理论
在对“数字档案馆”的概念进行设计之前,有一些观点要事先向大家阐明,以确保我们能站在相同的视角审视数字档案馆。
档案是档案实践得以存在的物质基础，档案理论与实践都随其变化而变化。在2003年，天津师范大学档案学系刘新安教授提出了“档案物质实体双重构成”的思想，他认为“档案物质实体双重构成是档案物质实体构成的一种形态，是一种由‘文件实体集合’和‘档案历史联系的记录’两种物质构成的形态”。②而档案实践的对象是档案，当档案物质实体出现了双重构成的形态后，“档案的形成”也相应地被分解为两项实践，一项是形成“文件实体的集合”，另一项是形成“档案历史联系的记录”，而只有形成了这两种物质，我们才能将它们整合为档案。
虽然这两项档案实践的目的都是为了形成构成档案的物质，但就实践的对象和性质而言，“文件实体的集合”与“档案历史联系的记录”的形成是两类不同性质的档案实践。“文件实体集合”的形成属于以“文件实体”为对象的档案实践，而“档案历史联系的记录”的形成则属于以“档案历史联系的信息”为对象的档案实践。“文件实体集合”的形成属于“档案实体管理”，而“档案历史联系的记录”的形成属于“档案信息整理”。这样在“档案物质实体双重构成”出现之后，档案实践就从传统的一元档案实践，演变为“档案实体管理”和“档案信息整理”二元构成的档案实践。③
基于“二元档案实践”理论的形成，我们可以站在现代档案学理论的角度重新审视和设计数字档案馆的概念。
数字档案馆的概念设计
业内人士在讨论数字档案馆概念的时候，大多是关注传统档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、数字化档案馆等概念的比较和区别。笔者认为，在建设数字档案馆之前，很有必要对数字档案馆内部结构进行细致和深入的分析，以便清晰、准确地把握概念本身的内涵，有效地开展工作。
“概念设计”是一个在现代设计领域使用颇多的词语，被广泛地用于产品设计、建筑设计甚至城市规划设计之中。“概念设计”，可以归纳为一种以形象进行设计描述，设计构想不拘泥于具体的设计形式；它企图凭借新观念和新构想，进行一种理想化的设计描述，以求在其中诞生新的设计类型。“概念设计”对未来的科技发展和人们的生活方式进行合理预测，最终形成概念产品。概念产品的存在形式可以是三维实物，也可以是虚拟的电子模型或其他形式。 “概念设计”被看做是实施全新设计之前的理论思考和理论形态的设计，尽管也许会有技术实现上的难度或者缺陷，但其本身已经是一个完整的设计形态了。④
（一）数字档案馆概念设计图
如图所示，数字档案馆首先是一个实体档案馆，也就是说数字档案馆是以单个档案馆为概念主体和行为主体，它是档案馆实体的一种新形态。⑤数字档案馆是由两个实体子系统构成的，即文件实体集合系统和档案历史联系的记录系统。
（二）文件实体集合系统
此系统由两种不同载体形式的文件实体集合系统组成，即纸质文件实体集合子系统和电子文件实体集合子系统。
1. 纸质文件实体集合子系统
它是指传统档案馆中原有馆藏的纸质档案。这些纸质档案保持着进馆时的整理顺序和库房保存位置,保存这些纸质文件的根本目的是为了保证档案的凭证作用。在计算机技术普遍应用的条件下，为了提高档案用户利用档案信息的几率，档案工作人员会对这些纸质文件进行数字化。而这一过程生成的数字化文件不是当时社会实践下生成并遗留的真正文件，因此不能作为当时社会实践的实物凭证，尤其是在数字档案目前还不具备法律凭证效率的情况下，保留纸质文件的实体集合显得尤为重要。
2. 电子文件实体集合子系统
随着信息技术的发展，各单位为提高工作效率产生了大量的电子文件。在计算机条件下，可以采用多种方式将电子文件集合在一起，比如存放在硬盘、软盘、光盘等载体上，形成电子文件实体集合子系统。
在电子文件实体集合子系统中，电子文件“实体”在硬盘上的物理存储方式遵循着计算机自身固定的逻辑和算法。具体地说，计算机在确定电子文件“实体”存储位置时，会考虑到文件的存取速度、存储空间的有效利用等问题，因此人们很难判断一份电子文件“实体”在计算机中的物理存储位置，相应地也就失去了对电子文件“实体”进行排列的权力。此时的“电子文件实体集合”如同一堆未经过整理的散乱的纸质文件，显然人们很难从这样的“文件实体集合”中解读出电子文件之间的历史联系。而文件之间一旦失去了这种内在联系，将不能称之为档案，为了体现档案学基础理论中最为重要的历史联系，必须建立一个“档案历史联系的记录系统”来专门固化、记录电子文件之间的历史联系，从而使档案用户通过一份份有序的电子文件解读出他想要了解的那段历史。
(三) 档案历史联系的记录系统
档案历史联系的记录系统是专门记录电子文件之间历史联系的系统，它是由无数“档案历史联系的记录”组成的。“档案历史联系的记录”也是一个电子文件，在这个电子文件中记载着一组具有历史联系的电子文件的代码。打开“档案历史联系的记录”，我们看不到电子文件的具体内容，只能通过这组代码获悉哪些电子文件是具有关联的，这就像我们不可能从“档案目录”中看见文件的具体内容一样。当档案用户提出查询档案信息的需求时，档案工作者将首先通过“档案历史联系的记录系统”从历史的角度检索出具有关联的文件代码，再通过“文件实体集合系统”去查找档案的具体内容。
档案历史联系记录系统的出现，是数字档案馆系统的一次变革。它首先解决了档案人员不能对电子文件进行实体排列的问题，而且它的出现可以使我们独立地发展记录档案历史联系的原理和技术，使记录档案历史联系的方法由传统的“一维”发展到“多维”。这样，我们可以把目光转向纸质档案领域，纸质档案是利用文件实体的一维排列来固化档案之间的历史联系，即我们只能选取档案历史联系中的一个要素（如来源）对其进行整理。这样形成的纸质档案只能从一维的角度记录历史。“档案历史联系的记录系统”出现后，纸质档案整理时不再受传统档案整理方法的制约，可以运用虚拟整理技术记录纸质档案的历史联系，这时形成的纸质档案就具有了与电子档案一样的多维历史联系。这样，“档案历史联系记录系统”出现后，可以运用统一的技术方法来同时记录纸质档案和电子档案的历史联系，形成多维的历史联系的记录，从而更加客观、完整地记录社会历史。
结束语
1． 数字档案馆的本质
数字档案馆，顾名思义，它是在计算机及其技术高度发展的条件下发展起来的一种新型档案馆。它并不仅仅指数字档案馆馆藏信息的全部数字化，它是能同时融合纸质档案和电子档案的一种高度整合的技术形态，其实质是档案历史联系的数字化，即当计算机技术发展到一定程度，能用同一技术标准将纸质档案和电子档案历史联系数字化时，数字档案馆随即形成或应运而生。
2． 数字档案馆的发展趋势
数字档案馆是实体档案馆，而将多个数字档案馆中的信息利用虚拟技术与网络技术，连接在一起形成一个虚拟的信息空间，就是我们平常所说的虚拟档案馆。⑥虚拟档案馆是一种虚拟的、无形的网络空间，强调的是利用电子网络远程获取档案文献信息的一种方式。它的建立是以数字档案馆中的信息为基础和支持的，是数字档案馆建设的必然发展趋势。
当前，档案界同仁的首要任务是要认清数字档案馆的本质，加快数字档案馆的建设，最大限度地为社会提供档案信息资源。
参考文献
[1][5]于丽娟.再论数字档案馆[M]，21世纪的社会记忆，北京:中国人民大学出版社,2001
[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J]，档案学通讯,2003（5）
[3]刘新安.二元档案实践及其体系[J]，档案学通讯,2004（1）
[4]彭圣芳.概念设计探议[J]，美与时代,2005（12）
二、档案学专业硕士研究生的研究方向、研究内容：
（一）档案学基础理论
档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。
（二）电子文件管理
本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。
（三）企业档案管理
本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。
（四）历史档案与史学研究
档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。
（五）档案保护技术
档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。
那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.
第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.
第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.
第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.
二,档案学热点问题举要
(一)与电子文件管理有关的基础理论问题
1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.
2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:
(1)档案管理的前端控制思想;
(2)档案鉴定中的前端控制;
(3)档案集中过程中的前端控制;
(4)档案保护的前端控制;
(5)档案编目的前端控制;
(6)档案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;
(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;
(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.
3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗
4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."
5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:
(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]
(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]
(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]
(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]
(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]
6.数字档案馆的建设与发展问题.
7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.
8.电子文件的运动周期的划分问题.
(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考
1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.
2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.
3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."
4."实物档案","口述档案"概念之争.
5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.
6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.
7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.
8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.
9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".
10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".
11.档案管理体制的变革问题.
12.档案工作原则与规则的关系问题.
13.档案种类划分问题.
14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.
15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.
16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.
17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.
18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义
(三)档案学自身的基础理论问题
1.档案学研究对象的表述问题.
2.档案学的学科性质问题.
3.档案学与文书学的关系问题.
4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.
5.现代管理理论对档案学研究的影响.
(四)档案管理信息化问题
1.档案网络建设中的信息管理问题.
2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.
3.文档信息化与文档有效管理问题.
4.文档核心信息资源的开发利用问题.
5.网上档案信息的法律地位问题.
6.档案信息网络安全问题.
7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.
8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.
9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.
(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点
1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.
2.关于保管期限的标时与否的争论.
3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗
4.电子文件的集中与捕获问题.
5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.
6.归档制度的建立与完善问题.
7.档案实体分类方案的编制与应用问题.
8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.
9.成套性与客体全宗问题.
10.实体分类与信息分类问题.
11.传统著录与电子文件著录的区别问题.
12.信息社会中档案编研工作的特点问题.
(六)档案信息管理应用理论研究热点
1.公民权利与现行文件公开,保密问题.
2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.
3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.
4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战
(七)档案史学研究方面热点问题
1.档案的起源问题.
2."档案"的辞源问题.
3."信息","文件","公文"的辞源问题.
4.甲骨档案中的"贞人"问题.
5.甲骨档案的内容结构问题.
6.文书档案连锁法的重新评价问题.
7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.
8.简牍档案的发现及其史料价值问题.
9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.
(八)专门档案管理领域的热点问题
1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."
2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."
3.人事档案管理问题.
(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.
(2)建立国家人事档案中心问题.
(3)擅自建档,造档问题.
(4)擅自扣档问题.
(5)擅自弃档问题.
(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.
1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题
2.《文书档案保管期限表》的讨论.
3.《档案法》的修订.如档案的开放期问题.有的同志认为:"为了全方位的,系统的开放档案,笔者建议:不设置30年的开放期;而是档案从形成之日起就对社会,公民开放.""同时在开放之时要制定''''安全例外''''与''''一般例外''''."再如,档案的开放原则问题.有的同志认为:"档案开放原则,是指国家一切公民都有权利用国家档案馆的档案文件."而有的同志则认为:"档案的开放原则将发展为:国家一切公民都有权利利用国家档案部门(包括档案馆和档案室)保存的档案文件."
一、国内档案界对电子文件虚拟属性的不同观点
(一)认同电子文件虚拟属性
1.电子文件虚拟属性的提出
对于电子文件虚拟属性的提出背景，丁海斌教授有如下论述：“关于电子文件的‘虚拟’属性，国外档案学者提出得稍早一些，具有代表性的是D・比尔曼先生，他在第十三届国际档案大会上发表的《虚拟档案》一文，被中国档案界常常提起。从现有资料看，国外在这一问题上争论并不很多。这种情况与国内图书馆界比较相似，国内图书馆界在虚拟图书馆的提法上也较少争论，但我国档案界关于这一问题的争论比较多。原因是什么呢?出现这种差异的原因可能有很多，主要的原因是他们在实践上已经比我们先行一步，在实践中已经完全接受了虚拟的空间形态。”
在1996年召开的第十三届国际档案大会上，美国(档案与博物信息)杂志编辑D・比尔曼作的报告《虚拟档案》，提出了与物理档案(Physical archive)和实态档案库(Physical repositories of archives)相对应的虚拟档案(馆)(VirtualArchives)的概念。虚拟和档案这两个词开始越来越多得联系在一起被人们提及。需要注意的是：D・比尔曼的报告中提到的虚拟是英文“Virtual”，其为计算机领域的词汇。随着学术界对档案“虚拟”属性的逐步深入得研究，“虚拟”已不再是简单的计算机领域的词汇。
2.电子文件虚拟属性的论述
认同电子文件虚拟属性的代表还有刘家真教授。刘家真教授认为：“虚拟(virtual)是指一种概念性的感觉或效应，这是非实际的事物。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，虚拟档案将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被人脑理解的文字、数字、图象、图表、符号等，显示出用户所需求的档案实体的真实信息。”。
丁海斌教授在有关文章中对电子文件的虚拟性进行了哲学性质的讨论，充分肯定了“虚拟”的积极意义，并提出：“档案学界应对电子文档的虚拟性进行深入研究，以迎接行将到来的档案管理中的数字化世界。”。
虽然档案界的学者对电子文件“虚拟”的认识程度和表述不尽相同，但都一致认同：电子文件“虚拟”是一种全新的概念，它符合文件与档案的属性，并进一步提升了文件与档案的境界，是档案界学术理论与时俱进的表现。
表一是认同电子文件虚拟属性的代表者及体现其观点的论著列表。由表中可以看到，随着近年来计算机技术和网络技术的广泛普及，档案界逐渐接受了电子文件“虚拟”这一属性。
(二)反对电子文件虚拟属性
本世纪初期，档案界较多的学者认为：“虚拟”不能作为电子文件的一个属性，因为其与档案的物质性和原始性相抵触。这一观点的代表者及其观点主要表现在以下论著中：
麻新纯先生指出：“电子是一种运动着的物质，人眼虽不能直接看到它，但它确实具有物理的形态。而电子文件的形成和再现过程是先将声音、图象、数据、文字等信息转换为电信号记录在硬盘、软盘和光盘上，再现阅读时又将电信号转换成可视、可听的信息。这一过程是一个电子运动的过程，这个过程所形成的电子文件是实实在在的物质形态，而非“虚态”虚拟。由此得出电子文件不是“虚拟文件”的结论，这一结论在20世纪末一经提出就被大量得引用在档案界关于电子文件虚拟属性的论著中。
二、我的认识
通过上文对两种“对立”观点的阐述和研究，我发现他们产生分歧的根源在于“虚拟”这一概念的混淆不清，争论的双方讨论的对象是“虚拟”一词的不同释义，讨论的对象不同当然得出的结论也不尽相同。
‘持反对观点的学者认为“虚拟”是《辞海》中的解释：不符合或不一定符合事实的、假设的、虚构的。在他们看来，这样理解下的“虚拟”与电子文件的原始性和物质性大相径庭，完全不可能成为电子文件的一个属性。
持认同观点的学者没有拘泥于语义学的片面的解释，而是联系实践和社会的发展为“虚拟”赋予了新的含义。刘家真教授为“虚拟”下的定义是：“虚拟(Virtual)是指一种概念性的感觉或效应，这是非实际的事物。”。丁海斌教授把“虚拟”定义为：“虚拟是人类意识及其创造物(外显)的存在形态与表现方式、实践方式。它是我们表现自己的内心世界和自然界的一切所知所见的工具。它也是我们将意识应用于实践、进行创造的工具。”。
下面我从“虚拟”这一概念人手，探讨电子文件的虚拟属性。
(一)虚拟的概念
变化是绝对的，不变是相对的，马克思主义哲学告诉我们要以发展的眼光看问题。同样我们应该以发展的眼光认识“虚拟”这一概念，不能胶柱鼓瑟。近几年来随着计算机技术和网络技术的广泛普及，许多词语在我们熟悉的意思之上被赋予了新的含义。例如，“山寨”这个词，我们熟知的含义是：在山中险要处设有防守的栅栏的据点，而现在它被我们赋予了“仿造”的新含义。这就告诉我们，“客观形势发展了，主观认识也应跟着发展。认识新形势中的新矛盾与新联结。”。
在《辞海》中，“虚拟”的解释是：不符合或不一定符合事实的、假设的、虚构的。这一释义只是虚拟的语义学解释，更倾向于应用在计算机网络领域，例如今天我们经常提及的“虚拟社区”、“虚拟商店”，在这里虚拟是一个抽象的概念，与真实相对。然而在我们档案界所涉及的虚拟则与之截然不同。“虚拟，是人对世界、对象、活动、意义等的人化形式的构建，这些人化形式主要是语言、符号、规则、数字等。”。让我们回到上古时期，那个时候语言、文字、数字还没有发明，人们向他人表达自己的思想(主观意识)是困难的。这时为了表述头脑中的思想(主观意识)，人们假设某一特定图形、声音来代表头脑中试图表达的事物，并把这一假设规定下来成为一个范围内的共识，这样被假设的图形、声音和要表述的主观意识之间就形成了一对一的关系固定下来，也就形成了最初的文字和语言。打个比方来说，我们的祖先想表达“山”这个事物，他们假设用“”来表示它，并把这一假设告知一定范围的人，这一范围的人都应用这一假设。这时最初的文字就产生了，而这样一个“意识一假设一共识一文字(符号)”的过程就是上述“虚拟”，也正是虚拟的不同于语义学的哲学层面的含义。
从更深层次上讲，“意识是人脑对外部客观存在的反映，但这种反映不是客
观对象直接进入人脑，只是客观对象在人脑中的观念映象，因而它是虚拟的。这种虚拟不是一种单一的反映形式，而是各种反映形式的总和。这种虚拟首先是通过感觉、知觉、表象等感性的反映形式获得对客观现实的感性经验，然后通过概念、判断、推理等理性的反映形式，形成思想、观念、理论、计划、方案等等，反映事物的本质与规律。这种反映是能动的虚拟。”。
据此，我把“虚拟”定义为：人类意识及其外在表现和实现它们的过程。
(二)电子文件的存在形式
在论述电子文件的载体之前首先要明确电子档案的概念。电子文件的定义有很多，本文采用的是：“以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。”。
《电子文件归档与管理规范GB／T18894―2002》中电子文件的定义是：“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”其中提到的磁带、磁盘、光盘等是电子文件的存储载体，并非我正探寻的电子文件的存在形式。在纸质档案时代，文件、档案以纸张的形式存在。那么，电子文件的存在形式是什么呢?
把电子文件和纸质档案作对比分析：纸质档案的信息载体是文字、图形、数字等符号；电子文件的信息载体除了文字、图形、数字等符号外还包括视频、图像、语音等。纸质档案要保存在档案袋、档案夹、档案盒等里面；电子文件要保存在磁带、磁盘、光盘等里面。纸质档案要从档案袋、档案夹、档案盒等里面取出查阅时需要一定的方式―手工拆封，取出档案；电子文件要从磁带、磁盘、光盘等里面读取查阅时也需要一定的方式
计算机系统。
在上面的比较中，存放电子文件的磁带、磁盘、光盘等和纸质档案的档案袋、档案夹、档案盒等对应，那谁来和纸质档案的纸张对应呢?我认为是电子文件的数字代码。电子文件的数字代码能够运载各种信息载体收集、归档、整理、保管，并在整个过程中和信息载体(文字、图形、数字、视频、图像、语音等)不可分离，是信息载体承载信息、传递信息的必要介质。
故而，我认为电子文件的存在形式是数字代码，磁带、磁盘、光盘等是存放电子文件数字代码的容器――存储载体。
(三)电子文件之完全虚拟
纸质档案是半虚拟的，因为其承载的信息载体(如：文字、图形、数字等)都是符号，也就是人类意识的外在表现即上文中定义的虚拟，然而纸质档案的载体――纸张既不是人类的意识也不是其外在表现，更不是人类假设的，而是来源于物质的，是一种实体而非虚拟。两者的结合使纸质档案处于半虚拟的状态。
关键词：电子文件 元数据 综述
“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学界新的研究热点，尤其是对电子文件管理元数据的研究。笔者试图通过文献分析法，对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结。
1．数据统计分析
笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库，使用高级检索，在“题名”检索项中填入检索词“元数据”，同时在逻辑“且”条件中选择“关键词”检索项并填入检索词“电子文件”，选择2000至2011作为检索时间，最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇，其中中国期刊原文数据库搜索出132篇，中国优秀硕士学位论文数据库2篇。
通过对年度的统计分析，可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况。依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文，其年度分布情况如表1所示。
由表1可知，从2000年到2011年，有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势，并且自2002年开始，论文数量一直保持在比较稳定的水平，这说明现阶段，电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题，有关此问题的研究也仍在持续进行中。
2．电子文件管理元数据研究的主要内容
2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究
2.1.1电子文件管理元数据的概念
元数据最早出现于计算机技术领域，此后被广泛应用于多个领域。自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来，档案学者开始对其进行研究，而有关元数据概念的研究自然首当其冲。目前为止，我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段。①
初始定义阶段，即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）。但这一概念过于宽泛，可以适用于各种不同领域，并不专门针对电子文件，无法作为电子文件领域的专业术语或概念，不具备专指性和唯一性。同时这个概念也过于抽象，档案工作人员无法正确的认识和理解它，更不知道在实践工作中如何具体的运用它。因此，档案学界继续对元数据的概念进行探索，进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段。
著录元数据阶段。所谓著录元数据，即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据。②其实这里的著录元数据也就是指著录信息，这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等。董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”。著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义，同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识，有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据。但这一观点也受到不少研究者的质疑，一些档案学者认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点，并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。
电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据。” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具备档案学的专业内涵。
2.1.2电子文件管理元数据的功能
我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：
（1）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系。
（2）用比较研究法，建立新的元数据功能认识模型和联系模型。档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标准化组织、国际元数据项目以及国际标准等提出的元数据功能系统进行比较分析，并从行为、能力和功效这三个方面对这些功能加以重新认识和理解，最终建立起基于行为功能、能力功能和功效功能的元数据功能模型及其联系模型。
关键词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析
1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况
档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。
2 档案数字化的概念
国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。
国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]
之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]
对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。
3 数字化档案的概念
国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。
国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]
对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。
4 数字档案的概念
国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。
国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]
何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]
对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。
5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考
5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。
档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。
5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。
5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。
数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。
参考文献：
[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002（3）.
[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012（14）
[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.
[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.
[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.
[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005（6）.
[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.
[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011（5）.
[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994，360-361.
上世纪80年代中期，由中国档案学会、中国人民大学档案学院和上海市档案局牵头，由新中国档案学教育的奠基者吴宝康先生和时任国家档案局局长冯子直领衔，组织全国档案界精兵强将数百人，筚路蓝缕，历时八年，终于编撰完成了新中国第一部《档案学词典》，对提高档案学的科学水平，推动档案术语的规范化、标准化和科学化，普及档案学的基本知识发挥了重要的作用。然而，我们正生活在一个快速发展的时代，一个社会急剧转型的历史时期，在此背景下，档案工作也发生了许多深刻的变化，这是起步编撰于上世纪80年代中期、正式出版于1994年的《档案学词典》无法涉及反映的。因此，有必要对《档案学词典》作些增补修订，以适应档案工作发展的需要。
修订《档案学词典》，一是可以吸纳档案工作的新成果。近年来，国家档案局从档案工作实际出发，制定了一系列档案工作的规章、标准。这些规章、标准是对档案工作经验的提炼深化，对有关档案概念进行了较为科学的界定，对有关业务流程进行了较为科学的规范。有关概念和业务流程吸纳进《档案学词典》后，就能使档案工作的新成果在词典中具有相对固定、规范的释义，从而推进档案业务发展。一旦档案工作的新成果转化为词典中的词目后，其长远影响将超出“红头文件”。
修订《档案学词典》，二是可以建树科学严谨的档案学研究学风。释义，是词典编撰中最重要的部分，词典对释义的基本要求就是准确。科学文化越发达，术语越丰富，术语的规范化问题也就越来越不容忽视。近年来，社会上出现了一种“泛档案”现象，特别是一些媒体别出心裁地以档案来包装自己的栏目和标题，于是便有了明星档案、足球档案、阳光档案、绿色档案、爱心档案等等。“泛档案”现象的出现，折射出了社会档案观念的嬗变，我们可不必担忧。令人担忧的倒是档案圈内的“泛档案”现象。不必讳言，时下档案理论研究中滋生了一种急功近利的浮躁之风，其表现之一就是“与时俱进”地推出许多档案新概念，但对概念的内涵外延却不化功夫去探究，比如和谐社会档案、民生档案等等。这些新的档案概念如要列为词典的词目，则要经过几番深入的研究、严谨的考订。这样，可以减少点心浮气躁，增加些科学严谨，同时，也能使大家在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。
