一、 甲方受乙方委托，将其聘用的__________人事档案存入甲方。
二、 甲方管理责任
1．负责办理人事档案接收手续，保留存档人员原工作身份，人事档案调出甲方时按原工作身份介绍到新的档案接收单位（存档人员为非北京户籍人员的，与乙方解除聘用关系后，档案不得在北京市内调转，其档案须转回原籍人才服务机构或变更新的委托单位，重新签订存档合同）。
2．保管人事档案，负责向有关组织、单位出具档案中已记载的材料。
3．负责按档案记载以及国家和北京市有关规定为乙方提供相关人事服务和管理。
4．甲方在未得到乙方的书面通知时，不得应存档个人要求改变存档合同、调转人事档案或出具有关人事证明。
5．甲方不负责其它管理及保险责任。
三、 乙方管理责任
1．应按国家有关规定为存档人员办理各项社会保险。
2．负责收集存档人员在乙方工作期间形成的档案材料，及时交甲方归档。
3．乙方对聘用的应届大中专毕业生在见习期（一年）满后应及时到甲方领取转正定级表，做出考核鉴定意见后，送交甲方办理转正定级手续。
4．存档个人到甲方办理各种手续时，乙方应为其向甲方出具介绍信。
5．乙方应按甲乙双方协议规定支付人事费。如发生欠费，须在甲方提供相关服务或档案要求转出时补齐费用。
6．乙方与存档个人解除聘用关系后，乙方应在一个月内，按甲方规定的书面格式通知甲方，同时出具存档人员聘用期间的工作鉴定，交回此合同并注明存档人员存档费缴纳截至时间。
四、 本合同自双方签字之日起生效。
五、 本合同一式两份，双方各执一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（签字盖章）
乙方：_________________
（签字盖章）
_______年_____月_____日
乙方（委托方）：_________
身份证号：_________
经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方提供保管人事档案服务，达成以下协议：
一、甲方责任：
1．甲方根据《档案法》和中组部、人事部有关规定，为乙方接收，保管当事人的人事档案。
2．经乙方申请，甲方按国家有关规定，可为乙方提供下列有偿服务：出具以档案为依据的各种证明，出国政审、整理档案、社会保险、代办职称、技术等级评定、报考。因乙方未将人事关系转入甲方，如申请档案转出，甲方只开具《转递干部档案材料通知单》，而不开具《干部调动行政介绍信》。
二、乙方责任：
1．乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育有关管理规定。
2．乙方申请上述服务时，需根据服务的需要和甲方的规定提供相关的证明材料，并确认其真实性，不得弄虚作假。
3．乙方的工作，工资福利等均自理。
三、其他：
1．协议期限_________年，即自_________年_________月_________日至_________年_________月_________日。协议期满，若甲乙双方无异议，本协议期限将自动逐年延续。若乙方需解除本协议，则应持书面意见到甲方处办理解除协议手续并将人事档案转出。
2．根据省物价部门的规定，乙方同意按下列_________项方式向甲方支付费用：
（1）以整体服务方式支付服务费_________元／年，于每年_________月_________日前支付。申办上述第一款第2条各项服务时，不需另行付费；
（2）以单项服务方式支付保存人事档案_________元／年，于每年_________月_________日前支付。申办上述第一款第2条各项服务时，按物价部门规定的标准另行支付代办费用。
3．乙方未能按约定向甲方支付相关费用，且未办理人事档案调出手续的，甲方可拒绝为乙方提供人事服务；针对甲方仍在管理乙方人事档案的事实，甲方将依规定按上述第三款第2条所约定的标准向乙方计收费用；同时自欠费的第_________个月起，计收每月_________元的滞纳金。
4．本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签字后生效，由甲、乙双方各执一份。
5．本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。
甲方（签字）：_________
乙方（盖章）：_________
关键词：电力工程 项目委托管理 工程档案管理
中图分类号：C271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2011）01-217-01
随着项目管理变得越来越普及，为探索提高企业管理水平和经济效益的途径，提高企业在全行业的竞争力，中电投电力工程有限公司率先在电力行业实行项目委托管理制试点，取得了令行业瞩目的成果。其中，在工程档案管理方面实现了其管理目标，从确定目标到实现目标，涉及项目立项、可研、初步设计、核准、采购、施工安装、监理、调试、性能验收和竣工达标环节等复杂的各个系统交叉管理的过程记录文件。为整个项目目标的实现提供了软管理的保障。在国家规定质量终身制，谁建的谁负责，工程档案的可追溯性和可鉴定性在竣工验收时所起到的定论作用不言而喻。工程档案管理工作与工程建设是如此的一致性和相辅相成，促使项目管理者把追逐管理的目标定格在了管理好工程档案这个软管理环节。
电力工程参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，要确保项目工程档案的完整、准确、系统就要特别重视档案的过程收集与集累，将项目档案管理从末端前移，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全过程控制的记录体系，将项目档案工作和项目建设一样纳入项目管理程序，与项目建设的各阶段同步进行，从项目开工前就应筹划档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。实践证明，抓好工程项目档案管理与工程建设管理的“三同步”，就可以实现工程档案完整、准确、系统化。
以河南某两个大型电力基建项目为例，实践中，为了实现电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理工作统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理，安全保管和有效利用的目标，作为项目建设阶段的管理方从项目开始就着手对工程档案管理进行了策划，组建了有效的管理团队，机构编制隶属工程部，借鉴国际国内先进的管理经验，根据项目的具体特点编制了相应的工程档案管理实施细则，对档案管理人员进行了相关的培训。实践证明，这些举措从机构、人员配备和管理制度上为实现项目工程档案管理目标做了充分准备。
实践中，项目管理方与项目参建方实施了项目合同制。例如，与项目公司（两大发电有限公司）签订了项目委托管理合同，与设计、安装、监理、调试等单位签订了相关的委托合同。以合同制来约束各方的职责和利益关系，其中，就约定了合同主体与相对方在工程档案管理方面的职责和相互关系，明确合同各方的职责。例如，委托管理合同中约定，项目公司职责：（1）负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。（2）负责工程竣工验收交接文件收集、整理及其归档工作。（3）负责考核期运行资料的收集整理及归档工作。委托管理合同中还约定工程管理公司职责：（1）认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作；（2）负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一标准的档案装具和管理设施；（3）负责工程管理性文件（包括招投标文件、合同、协议、来往文件、会议纪要）、工程未完工项目文件的收集整理归档工作；4、负责按管理合同的要求向项目公司移交竣工档案资料。设计合同中约定设计单位的职责：（1）负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册；（2）负责按设计合同要求提供设计文件的归档资料；（3）负责对汇总的设计变更文件进行最终审核。保证其完整、准确编制竣工图；施工合同中约定施工单位职责：（1）建立单位工程总清册，并按细则要求编制单位工程竣工档案；（2）负责自购材料的资料收集整理工作；（3）每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一周内提交工程管理公司项目工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图；设备材料代管理方职责：负责设备技术文件的收集整理工作。
实践中，项目管理方制定了一整套科学、合理、适用和操作性强完善的工程档案管理细则，从机构、人员、培训措施到领导管理体系、职责分工等行政职能层面和对档案的收集整理、分类组卷等等业务职能层面进行了分项规范。实践证明，制定完善的项目档案管理制度，是实现项目档案管理目标的保障，使各参建单位在收集和编制竣工档案时做到有章可循、标准统一、职责分明。
实践中，项目管理方的档案主管编制了管理方内部各有关部门的归档范围、归档时间以及归档的质量要求，定期对文件的产生和收集、档案编制工作进行检查、指导。项目管理方通过这种内部的职责分工和过程控制，首先做出了表率作用，各个职能部门在实施作业的过程中把好了每一个重要的文件收集、编制和归档节点，形成了能够起表率作用和行为标准的工程档案卷册，完成了既定目标。以此为标准，约束和引导整个项目参建单位过程文件的收集归档管理。实践证明，项目管理与引导作用是项目参与单位档案管理规范化的保证。
实践中，项目管理方的档案主管加强了与各参建单位的沟通协调力度和检查过程管理，对参建单位的档案主管进行业务培训，统一思想、统一认识、统一标准。两个项目成立由发电有限公司（项目公司）、项目管理方（工程公司）及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组，负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。项目管理方（工程公司）工程部具体负责竣工档案工作，建立项目档案管理网络，不定期地组织监理公司及工程公司的技术人员对各参建单位的过程资料进行了检查评比，保证了档案的真实性、完整性和及时性，做到了移交精品工程的同时移交高标准的工程档案。在项目所有参建方的档案管理过程统一采用了PAP工程管理系统软件并多次对各参建单位的档案管理人员进行了档案专业知识及PAP档案资料管理模块使用的培训，既减少了协调的频率，又提高了管理效率。规范化的电子文档提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在参建单位之间资源共享，也对档案编研工作起到了快速整合作用。管理过程中还严把案卷质量关，按照对原件、抄件、供应商资质报审附件、质量验评文件、工程技术记录表式等的归档要求，对施工、监理、设计、调试等单位的档案组卷情况进行了严格的过程检查，实践证明，采用先进的管理模式、有效控制案卷质量、遵循合理化的组卷原则，大大强化了项目管理各方的档案管理，其结果使得工程档案更加标准化、规范化，统一化。
通过以上的行政和业务管理环节，项目管理方组织各个参建方完成了约定的168小时后三个月期限内的基建工程档案的整体移交，实现了项目工程档案全方位的管理和既定目标（完整、准确、系统、规范）的实现。以此为契机，管理方将此两个项目管理中的档案控制经验经过系统的梳理总结，形成完整的理论与实践相结合的项目委托管理工程档案管理手册并在项目实施过程中与企业内部的各个在建项目交流完善，不断扩大应用项目范围，造就了企业各个参建项目管理的档案控制风险，最终实现了企业项目管理和经济效益的双赢。
调查后得出的结论
2004年年初，滕州市档案局为更好地贯彻落实《档案法》，进一步加强组织人事档案管理工作，组成了专门的调研组，深入到组织、人事、劳动、教育、卫生、市社、商业等干部人事档案相对集中的单位和部门，逐一进行调查研究。通过调查了解到，全市干部人事档案管理工作，由于历史的原因，过去长期处于一种封闭状态，因而造成基础设施落后，管理工作滞后现象。虽然近几年有较大改观，但与新时期干部人事工作和经济社会发展的需要还很不相适应。主要问题：
一是档案员职数不落实。《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)第七条规定：“每管理一千卷的档案需配备一名专职干部”。但从调查统计看，全市大多数单位都没有按《条例》规定配备档案管理人员，况且所调查的32名档案管理人员，其中专职人员只占25％，75％以上的档案人员都是身兼数职，重点工作没放在档案工作上。
二是档案专(兼)职人员中大专以上学历的人员占档案人员总数的50％，但其中受过档案专业国民教育的却很少。据了解，全国正规大学中的档案专业，把干部人事档案管理纳入教学内容的还很少。所以，组织人事档案管理专业人才奇缺。
三是档案管理基础设施差，保管条件落后。据对全市30个管理干部人事档案单位的调查统计，有60％的单位没有专用库房，配备空调、去湿机、防磁柜设备的只占12．5％；实行计算机输入、管理、检索、利用的单位仅有3个，占调查总数30个的1％；配备消毒杀菌机、温湿度自动记录仪的单位一个没有。
四是档案干部队伍不稳定，培训跟不上人员的变动，造成一些档案员业务生疏，管理水平不高，工作质量较差。
面对调研结果，档案局领导一致认为：随着干部人事制度改革的纵深发展，干部人事档案的利用率越来越大、透明度越来越高、流动也越来越频繁，原已形成的管理体制已不适应形势发展的需要，必须进行改革。于
托管的实践
为了把设想变成现实，滕州市档案局馆的领导同志多方争取，几经周折，通过不辞辛苦的努力，取得了社会各界，特别是组织人事部门的大力支持和关心。他们主要做了以下四项工作：
1．经过详细研究，周密考虑，拟就了一份托管干部人事档案的实施方案，为市委、市政府分管领导决策提供了依据。这份方案包括指导思想、托管范围、机构设置、人员配备、资金来源、权限和职责、库房标准、移交办法及托管制度建设等。于2004年7月初向市委、市政府进行了专题汇报。并详细地介绍了全市干部人事档案管理工作中存在的主要问题及其原因和干部人事档案实行托管的必然性和可行性，得到了市委、市政府领导的高度重视。7月16日市委、市政府分管档案工作的书记和市长就此项工作，专门召开了有市委组织部、人事局、财政局、物价局、档案局等5个部门领导参加的现场办公会，一起研究讨论，取得了一致的意见：由以上5家单位联合下发(关于干部人事档案委托管理工作的意见》(以下简称《意见》)并贯彻执行。
2．根据《意见》的要求，创造符合要求的软、硬件条件。档案馆设立了干部人事档案管理科，配备了三名本科大学生(其中档案文秘专业1人，计算机专业2人)为专职档案员；腾出房屋5间，其中库房3间，使用面积126平方米；筹措资金25万余元，购置密集架150组，库房内安装了空调、去湿机、消毒杀菌机、自动报警器、温湿度自动记录仪等先进管理设备；建立健全了收文、退文、查借阅、转递、销毁、死亡人员登记及保密等各项管理制度，并悬挂上墙。随后，首先托管了市委组织部、市人事局管理的一般干部(含工勤人员)档案和各类专业技术干部档案，使此项工作有了良好的开端。
3．完善相关制度。针对所托管干部人事档案中存在的材料不全、整理不规范等问题，成立了干部人事档案审理工作领导小组，按照《条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，对每册档案中的《干部年度考核登记表》、《工资变动审批表》、《大中专毕业生定级审批表》、《专业技术职称审批表》等材料逐一进行审核，并对档案材料进行鉴别、登记，并与所在单位登记名单核对。在审核中发现漏缺的材料，立即落实有关人员收集补充，并把所有不规范的档案重新分类、排序、编目，重新整理装订、装盒，使之达到规范化、标准化的要求，为实现干部人事档案的现代化管理奠定了基础。根据核对结果，并依据《意见》规定标准(向干部所在单位按每人每月1元收取托管费)，目前已收取托管费12万余元，为干部人事档案托管服务工作的正常开展提供了经费保证。
4．实现信息化管理。在市委组织部和市人事局的支持、帮助下，使用GPMS3．1档案管理软件，依据“一般干部(含工勤人员)信息采集表”的有关内容，建立了人事(人才)信息数据库。数据库信息涵盖干部基本情况及学历与学位、行政与党派职务、流动情况、工资、干部调动与交流、专业技术职务、岗位变化、个人简历等30多项，顺应了干部人事档案管理现代化的大趋势，促进了人才资源的优化配置和开发利用。
托管服务的好处
1．从分散式管理转变为集约式管理，使干部档案工作在组织形式上有了保证。档案馆托管干部人事档案后，负责管理所有委托单位形成的全部干部人事档案资料，把收集、整理、鉴定、立卷、归档、统计、保管、利用等各个环节紧密联系在一起。减少了中间环节，强化了对档案工作的监督、检查和指导，改变了过去那种“家家有档案员，户户有档案室”，多头管、小而全，在工作上摆不上位挂不上号的被动局面，符合“精简、统一、效能”的原则。
2．既改善了档案保管条件，又为委托单位节约了大量的保管经费。干部人事档案委托档案馆集中管理后，所用库房和装具都基本达到了国家有关规定和标准，档案保管和保护的设施齐备，并且实行计算机管理，从根本上保证了档案的完整与安全。过去，按照档案保管的要求，各单位都得分别配备人力、场地、设施、设备等，现在有档案馆配备一套就可以了。这样，由于规模效应，节省了大量的资金，符合“高效、
精简、节约”的原则。
3．有利于加强人才资源建设，提高档案服务社会的水平。传统的干部人事档案管理模式在一定程度上是一种封闭式的自我管理，为社会服务的职能难以得到充分发挥。委托档案馆集中统一管理后，为干部人事档案资源的共建共享创造了良好的物质基础，把各委托单位的个体优势化作资源整合后的整体优势，促进人才资源建设的统一协调发展，并进一步探索人才资源如何更好、更直接地面向社会，服务社会。
4．有利于档案干部的培养，提高档案管理专业化水平。干部人事档案的统一集中管理，并非简单的档案堆砌和罗列，而是具有一定科技含量的集约化管理。过去，各单位的档案员大多数都是身兼多职，且流动性较大，他们没有长远的工作打算。档案馆统一管理后，设了专职人员，他们掌握国家档案工作政策、熟悉档案管理各种法规、标准，有较高的专业知识水平和技能，且他们业务单一，便于统筹考虑自身的工作，认真学习和钻研业务，不断提高档案管理专业化水平。
5．有利于实现干部人事档案信息资源共享。干部人事档案是干部活动的历史记录，贮存着于部个人的文化程度、专业技能特长等诸多方面的信息，是一种重要的人才信息资源。干部人事档案委托档案馆集中统一管理有利于建立人才数据库和计算机网络，通过网络及时人才信息，开展咨询，以供党政机关、事业单位、高新技术产业、知识密集型服务部门择优录用所需的各类专门人才；同时能为加强人才交流与合作创造条件。
6．提高了档案的利用效率。干部人事档案委托档案馆集中管理后，方便了社会各界人士的利用。原来查找一个问题，得跑好几个部门，现在涉及组织、人事、劳动等多家的相关问题，到档案馆一次即可查到。
7．提高了档案部门的社会地位。干部人事档案委托档案馆集中管理后，有利于档案行政管理部门依法对干部人事档案工作进行宏观管理和监督、指导，也有利于干部档案工作纳入全国档案工作管理体系，同时提升了档案人员的社会价值，为档案馆事业的发展注入了生机和活力。
要研究的问题
档案馆托管干部人事档案作为一个新生事物，是档案馆业务的有效拓展。但也正因为它是一个新生事物，因此仍有许多问题需要进行认真的研究和探讨。从目前滕州市档案馆托管干部人事档案的运作来看，今后需认真研究的问题主要有两个方面：
1．如何科学有效地解决档案库房紧张问题。地方综合档案馆是科学保管和提供利用党和政府档案的基础，这一职能的中心地位是不能动摇的。托管干部人事档案只是档案馆拓宽服务领域的一种有益做法，是档案馆业务的补充，它的开展有一个不可或缺的重要条件就是档案馆必须有闲置的库房。随着档案馆正常接收进馆档案的不断增多，档案库房势必将日益紧张，这将是我们必须加以解决的重要问题。是对正常接收进馆的档案进行严格鉴定，控制进馆数量，优化馆藏结构，还是对托管的档案制定一个标准，符合一定标准的才同意进馆托管?还是通过其他途径进行解决?总之，这个问题将关系到托管工作的进一步开展。
委托整理中值得注意的问题
1． 以为通过项目档案委托就可替代建设项目全过程档案工作。某些建设单位在工程开工初始即对项目档案整理进行委托。殊不知项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整与项目各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。经常出现在项目档案中的原始资料质量、原件散失、签认不全等问题，不可能仅仅通过中介整理机构的参与和努力就能够实现的。由于工程档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，并决定了项目文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。因而，项目档案整理的委托不能取替工程项目建设全过程的档案管理工作活动。
2． 认为通过项目档案委托整理即可保证档案验收工作的顺利通过。个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，寄托于通过档案委托整理来通过档案专项验收工作。殊不知公路工程档案的验收有其标准和要求，项目档案的质量包括两方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。对工程建设全过程档案管理工作极不重视和放任自流所产生的档案，即使有最好的整理形式，内在质量一团糟时，也不可能通过档案验收关。
某些建设项目平时档案意识不强，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全和质量缺陷时，采取临时查找、拼凑补救的办法。个别项目在工程交（竣）工阶段或档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假情况，由此带来的项目档案后期返工、完善补缺工作十分繁重，并造成工程档案的严重失实问题，项目档案真实性、准确性更无从谈起，贻害无穷。
3． 档案委托整理的技术标准、质量要求不明确。个别工程项目在签订委托整理合同时往往忽略了公路工程档案的行业标准和质量要求，所形成的档案极易倾向于文书档案形式特点，与公路工程档案的行业标准有一定差距。
公路工程项目档案的委托整理新形式是公路工程引入市场经济，利用市场机制的必然发展趋势。公路工程建设走向市场化后的档案管理是一项艰巨、复杂的系统工程，需要上下左右联动，正确处理公路工程建设内部与外部环境的关系，值得即时探讨的重要问题。
公路工程项目档案工作必须实行全过程管理
1．明确工程项目档案整理的主体。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中”；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。”在当前公路建设任务繁重，建设项目档案专业力量严重不足的现实情况下，存在难以如期完成项目档案整理的实际情况，通过项目档案的委托整理应是一条可取的、积极的途径，但档案管理环节和措施控制是项目档案质量的根本保证，公路工程项目档案的质量及完整齐全性取决于工程建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作扎实与否，对此项目档案的基础工作只能加强不能削弱。
2． 加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量。公路工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。
3． 项目档案工作须有领导重视支持，并有完善的档案管理体制和制度，相应的专（兼）职人员网络组织落实工程建设全过程各环节文件资料的把关和档案管理制度的执行到位，才是最终档案质量的保证。而项目档案的整理立卷只是项目档案工作中的一个环节，也只是项目档案管理中的一部分。因此，项目档案委托整理并不能取代项目建设全程档案管理工作。
一、集团公司档案工作的管理体制
档案的管理模式受制于档案的管理体制。现代企业制度下集团公司档案工作指的应该是集团公司档案系统建设工作和档案业务管理工作。其管理体制有两个层面：一是对集团公司档案工作的宏观管理体制，一是档案业务部门的内部微观管理体制。两者之间是相互统一的，相辅相成、相互促进的一个问题的两个层面。探讨集团公司档案工作的管理体制要从上述两个层面上运作。 集团公司是一个建立健全母子公司产权关系和公司法人治理结构的战略联盟组织。有若干个被控股、参股或契约关系的具有层次性稳定的企业组成。目前我国大型集团公司既有国有企业，也有国有控股企业，还有中外合资企业和国有参股的民营企业。各企业间所有制形式、管理形态、经营模式、产业规模也不尽相同，再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制，一定无法满足企业个性化的要求，各子公司不仅难以接受，还有可能出现抵触情绪，不利于集团公司档案管理工作的开展。在宏观上要树立管理模式多元化的观念，建立以资产为纽带的档案管理模式，对子公司档案业务部门要放权，给予自主的管理权。放权不是丧权，放权是以集团公司档案主管部门对国家、社会与集团公司有保存价值的档案不失控为界。集团公司要强调档案管理体制的宏观性，在管理时以引导、服务、咨询为主，旨在推动各子公司档案工作依法自主运行。
具体做法：一是推行国家、地方档案法律法规的执行，建立集团公司内的档案法规和制度。二是在集团公司内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团公司档案主管部门对全集团公司档案工作的宏观领导。“分级集中”指以法人为单位实行档案集中统一管理。“形式多样”指“集中统一”管理的形式要多样化。由于法人单位的所有制、规模、管理形态及所处地理区域的不同，可以设置自己的档案编制，建立自己的档案管理机构，也可以委托集团公司档案主管部门授权的档案管理机构实行全宗号档案集中统一管理。三是成立集团公司档案工作委员会，由档案工作委员会向全集团公司提供档案技术咨询服务。工作委员会隶属于集团公司档案主管部门。
在集团公司档案主管部门宏观指导下，建立健全档案业务部门的微观体制。过去由于公司所有制形式的单一，各档案业务部门只是个体大小的差异，没有质的差别，形成了一种宏观不宏观、微观不微观的管理模式，各档案机构很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对各子公司的企业形态的变化，要引导各档案部门创新各自档案工作的体制，以适应企业的需要。档案微观管理创新要以满足企业自身需要和上级主管部门对档案的要求为限，防止由于档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益，而意识不到在企业长远利益中的作用而忽视档案工作的现象发生。
二、集团公司档案工作的运行机制
管理体制一旦确定之后，需进一步建立推动管理体制运行的管理机制。集团公司档案主管部门首先从宏观层面上建立起相应的运行机制。作为国家、地方档案法律、法规在集团公司执行的推动者，公司档案制度、管理措施的制定者，要在公司档案系统建立法制体系。现代企业制度下靠传统的文件式、指令式管理方法，无法满足管理形态多样化的众多子公司对档案管理的要求，只能以法归档、以法管档。在集团公司这种混合性经济体制、多种所有制子公司并存下，推动公司档案工作运行的主要手段，是执法建章――执行国家、地方档案行政法，建立公司系统档案规章制度。
具体做法：贯章贯法――档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的自由行为，是强制性的工作标准或工作原则。需要有一个宣传贯彻的程序，要经过由认识――理解――执行的认知过程。通过贯章贯法使集团公司档案系统工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作，实现集团公司档案工作质的统一。 执法检查――档案法规强制性的表现之一就是执法检查。执法检查要程序化、规范化和体系化。其重点：一是加强对国家、社会和公司有保存价值的档案的监控，二是各子公司档案集中统一管理原则的落实，三是对具备委托功能档案馆的控制，确保档案委托业务良性发展。
指导服务――由于档案工作最终落脚点在档案业务的具体工作部门，是各子公司的企业行为。公司档案主管部门不宜对具体业务插手过深，要通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、技术服务等公共服务，指导各子公司档案工作。中介服务指公司档案主管部门在公司内部搭建档案委托业务平台，为不便设置档案管理机构的子公司提供档案集中统一管理的场所。从宏观上把公司档案工作引导到依法自主、科学规范的运行轨道上来。
三、集团公司档案管理模式
集团公司档案管理体制和运行机制确定之后，档案管理模式也基本成型，即集团公司档案管理系统与集团公司档案管理业务部门两个层面相互协调的管理模式。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、业务指导者、执行监督者。主要从事集团公司档案管理的政策研究、发展战略研究、业务建设研究。不从事档案具体业务工作，即不从事档案的实物管理、信息管理和知识管理。档案系统管理成立档案工作委员会，由工作委员会具体落实档案管理职能，工作委员会类似协会性组织，接受集团公司档案主管部门的领导，但不占主管部门的人员编制，不受机构限制的影响。档案业务部门指档案实物管理者，即各级档案管理机构。各级档案管理机构是平等的，不受馆藏多少与级别高低的影响，各自在集团公司档案主管部门监督下独立自主、依法有效地开展适合本企业特点的档案管理工作。
档案业务工作部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档案集中统一管理。随着企业的发展，新型的企业管理方式出现，传统的归档范围无法全面涵盖企业所产生的新型档案。集中统一管理便于对新型档案研究、收集、加工整理。同时，也有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式，以利于档案的收集与利用，有效克服各自为政的混乱归档现象。
开办委托管理业务的档案业务部门，在“集中统一”管理原则下，要强调全宗名下的“集中统一”，要建立集中统一管理体系并非表面上把一个单位的全部档案集中在一起，保管在一处库房里，而是质的统一，要具有委托单位的档案管理个性，目的在于委托企业档案的有效利用。
总之，集团公司档案管理模式是“大放小集”。集团化大公司，不仅规模大，而且子公司众多，性质各异，区域分散，采用“大放”的方法，适应公司多元化的经济结构，抓住灵魂、提纲挈领。“小集”是以子公司为单位实行集中管理，从档案源头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，便于档案的收集与利用。
四、集团公司的档案委托管理
集团公司的“总部+附属企业”模式，给予了各子公司内部管理体制及运行机制的自主性和灵活性。各子公司会按照自己的需要设置组织机构，将档案管理工作按照传统惯例提交集团公司，而集团公司又不可能像过去一样解决集团内庞大的档案管理业务。为解决这一矛盾，集团公司可在集团内培育发展一至若干个具有档案委托管理功能的档案管理机构，为不具备设立档案管理机构的子公司提供优质档案委托管理服务。
档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托具备相应功能的档案馆管理，受托档案馆从委托企业的归档材料收集开始直到调阅利用、鉴定注销提供全方位全过程的优质服务。受托档案馆成为委托企业的编外档案管理机构，委托企业是受托档案馆的业主，二者之间是一种商业关系，受合同的制约。它优越于目前通行的档案寄存模式。档案寄存模式是企业的归档材料经过企业加工为档案成品后，寄存于其他档案馆。它与委托管理质的差别在于企业要设立专门的档案业务管理机构，配置专职档案管理人员。
【摘要】本文从婚姻档案查询中的困惑入手，继而提出关于完善婚姻档案查询的几点建议，希望能为维护婚姻档案当事人合法权益、维护社会稳定，贡献一份力量。
关键词 婚姻登记档案；查询；困惑
对婚姻档案查询工作不满意的群众，不是因为我们的服务态度不好、工作不认真、不尽责，而是因为普通群众对婚姻档案查询工作的非正确认识。婚姻档案虽然没有被国家机关认定为秘密文件，但也不是完全开放的文档，不是任何人或者机关可以随意查询的，这点是婚姻档案与其他普通文书、科技档案相区别的地方，也是大多数婚姻档案查询群众不满意我们工作的根本原因。
一、婚姻档案查询中的困惑
民政部和国家档案局联合的《婚姻登记档案管理办法》，明确规定了婚姻档案查询利用方面的内容。但是各民政部门对于该法律文件的理解和贯彻不同，造成了不同地方标准不同，给查询者造成了不好的印象。在多年的实践工作中，这些问题一直困扰着笔者，本文就下面几个方面问题和大家一起探讨。
（一）婚姻当事人授权委托他人代为查询婚姻档案。在日常生活中，婚姻当事人因故或者嫌麻烦，本人不亲自去民政机关查询婚姻档案，常常授权委托他人代为查询。这种情况下，被委托人通常为律师事务所律师，律师持婚姻当事人的授权委托书到民政机关查询或者利用婚姻档案。这几年的接待中存在这样一种现象：只要被委托人是律师，且他们持律师证和当事人的授权委托书，他们就认为民政机关就理所应当地为他们提供婚姻档案的查询或服务。通常情况下，他们的授权委托书都是没有经过公证的，但是查询的权利意识很强。《婚姻登记管理办法》对于这种情况既没有明确规定，也没有特别授权。但是根据该部法律第十五条相关规定，本文认为，婚姻当事人给律师出具的授权委托书只要是未经过公证机关公证，那么其就是无效的委托。
（二）案件尚未立案，婚姻当事人一方作为被告，原告方律师要求查阅被告方婚姻档案。根据《婚姻登记管理办法》第十五条相关规定，人民法院、人民检察院等国家公权力机关，因案件需要，须确认当事人婚姻关系的，持单位介绍信可以到民政部门查询婚姻档案；在诉讼过程中，律师等案件诉讼人持相关法院的证明材料及其本人相关有效证件可到民政部门查询与诉讼有关的婚姻登记档案。故案件尚未立案，无相关法院的证明材料且未在诉讼过程中，为了保护婚姻当事人的合法权益，原告方律师持起诉书和律师证查询被告方婚姻档案的，民政部门不提供查询服务。
（三）婚姻当事人一方为原告，向法院起诉离婚，委托律师查询婚姻档案。这种情况下，原告方委托的律师通常持起诉状、原告方的书面授权委托书、律师证、身份证，要求民政部门提供婚姻档案查询服务。此时，如果原告方的书面授权委托书是经过公证的，那么民政部门应该提供查询服务。如果没有经过公证，则按照《婚姻登记管理办法》第十五条第四项规定，不提供相关查询工作。如律师能够提供委托人的身份证原件，再加上其他必备证件和委托书，我们在实践中可以间接认定该份委托的真实性，为该律师提供婚姻档案的查询服务。
（四）婚姻当事人要求民政部门提供特定时间段的婚姻状况证明。在给当事人进行财产继承、财产确认公证时，公证机关通常需要当事人提供特定时间段内的婚姻状况的证明。本文认为，此种情况下，不应提供该证明。因为，有些婚姻档案资料因为历史原因，收集不完整，并未全部归档。有的群众，即使结婚了，也没有建立婚姻档案。不能因为没有婚姻档案的存档，就简单认为当事人没有结婚。
二、完善婚姻登记档案查询的建议
由于大家对《婚姻登记管理办法》的理解有差异，部分地区的民政部门对于上文提及的几种情况提供了查询服务或者相关证明。当遇到不给这些群众提供相关服务时，就会发生冲突。为保护婚姻档案当事人的合法权益，维护社会稳定，本文认为，相关领导机关应对如何贯彻执行好《婚姻登记管理办法》进行认真研究，制定一个在全市内可操作的、统一的实施办法。这样民政部门才能更好地为人民服务。
（一）统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项规定。在全市范围内，各民政部门统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项的操作标准并严格执行。对于被委托人的书面委托书没有经过公证但其持有委托人身份证原件的情形，明确其是否可以是婚姻档案查询的合法手续。
