【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
[论文摘要]档案资源是国家信息资源的重要组成部分，档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门合作，多环节配套的系统工程。在文化创意产业的历史新时期，档案信息管理的创新是十分必要的。
我国已进入文化创意历史时期，档案信息管理创新对于文化创意有着重要的基础作用和助推作用。
档案资源是国家信息资源的重要组成部分，如何利用现代信息技术，特别是数字化网络技术，实现文化创意实现深层次开发，是国家信息化建设给档案行业所提出的新课题。因此，加快档案信息系统化建设和管理就成为摆在我们面前的当务之急。
一、档案信息化是文化创意的基础
信息化包括六大要素，即信息资源、信息网络、信息技术应用、信息产业、人才培养及信息政策法规。从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，即在档案收集、整理、编目、检索和利用等各方面通过广泛应用现代信息技术，全面开发档案信息资源，加快实现档案管理现代化的进程。承担着人类“记忆”功能的各类档案，是政治、经济、文化等各项社会活动的原始记录，是知识的积淀、智慧的结晶的阶梯。它根植于人类社会的方方面面，产生于政府行政、军事指挥、经济筹划、生产建设、社会治理、科技文教等各项活动。无论文化创意多么富有含金量和创新性，没有这些学习资源的积累，再有能力创意与策划者都是无源之水、无本之木。所谓长期积累，偶然得之，就是如此。
档案信息内容的广泛、多样、丰富和本源性、回溯性和连续性等特征，在文化创意的思维活动中有着独到的作用。档案翔实地记录着不同的历史时期对社会具有保存价值的事实或数据、经验或教训、科技发明或理论构想，构成信息社会政治、经济、科技、文教等活动赖以继承、发展和创新的知识背景。它,与电台、电视台、报社、出版社、情报所、图书馆等各种信息生产、贮存、传播的单位一样，是知识经济时代不可缺少的、十分重要的信息源单位，具有特殊的战略价值。
我国即将迎来文化创意产业的高潮期，加快档案信息系统化建设和管理，对于文化创意不仅具有基础性的支撑作用，同时，还具有创新意义。
二、档案信息资源管理创新是文化创新的需要
总书记在党的十七大报告中，提出了推动文化大发展、大繁荣的崭新课题，意义重大，令全国人民振奋，令世界华人鼓舞。十七大政治报告用了相当的篇幅论述文化发展问题。“文化软实力”、“文化创造活力”、“文化生产力”、“文化产业群”等新名词频频闪现。报告提出，弘扬中华文化，建设中华民族共有精神家园是当今社会的一大主题。世界已经进入文化产业时代。以十七大为标志，我国已进入了文化创意产业这一新的历史时期。文化创意产业已经成为我国支柱性产业之一，为了使文化创意产业更好的发展，迫切需要相应的理论跟进和指导，文化创意的特征和规律的研究具有理论价值和实践价值。为了更好地为文化创意产业服务，我们有必要加强文化创意产业的基础理论建设，也就是说，作为文化创意基础建设的重要组成部分的档案信息创新，也将有提到议事日程。
创意产业是以文化发展经济为理念的，依靠的是文化资源优势，使人文资源和文化优势成为新的经济增长点。文化是发展创意产业的灵魂。离开文化，创意产业如同没有灵魂的躯壳。文化创意是对文化资源创造性的开发和利用，是文化对经济社会发展渗透力、影响力的挖掘和拓展。高校既是培养高素质人才的重要基地，也是先进文化的创新基地和重要辐射源。高校作为社会文化、科学的中心，既是人类文化集中传播的地方，也是新文化的诞生地。图书馆、档案馆等均为创意活动提供了良好的基础平台。
另外，文化创意产业历史时期，历史地把包括档案信息资源在内的与信息业相关的行业、部门置于基础的战略地位，为带动行业素质的提高和行业整体水平的全面进步，必然赋予档案行政管理工作创新的任务和职责，档案工作由于在文化创意历史时期的新的使命，档案信息工作的创新任务就凸现出来了。
三、为文化创意产业提供优质的信息资源的对策
现代社会在信息资源开发的广度和深度、时间与空间上带来规模化效益。因此,文化创意，无疑给传统的信息行业带来了全新的视角，档案、图书及其他文献的存在形式和传播方式,导致信息行业必须为文化创意提供准确、新颖的优质信息资源。
从目前的情况看，网上信息是档案行政部门管理、指导、监督工作的“盲区”和“真空地带”。从档案信息资源为文化创意产业服务的要求出发，档案行政部门应尽快行使对网上档案信息管理的职能，加快建立档案信息资源网,实施对网上信息资源的创新，用以适应时代的需要。
要加快实现档案信息自动化系统和标准化、规范化建设。目前，主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。随着文化创意产业的蓬勃发展，档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。并且一定要创新。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设的创新，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
创意产业是科技与文化相结合的新兴产业。它迎合了一个重要的全球趋势，即经济与科技、文化的一体化。进一步说，经济的、文化的、知识的、信息的、科技的乃至心理的因素在创意产业发展中越来越具有主导性、决定性的作用。它需要文化创意的碰撞、科学方法的推动、高新技术的支撑和数字文化的融会。所以，档案信息工作必须为之提供优质的信息资源。
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤archives.gov/。
[论文摘要]档案资源是国家信息资源的重要组成部分，档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门合作，多环节配套的系统工程。在文化创意产业的历史新时期，档案信息管理的创新是十分必要的。
我国已进入文化创意历史时期，档案信息管理创新对于文化创意有着重要的基础作用和助推作用。
档案资源是国家信息资源的重要组成部分，如何利用现代信息技术，特别是数字化网络技术，实现文化创意实现深层次开发，是国家信息化建设给档案行业所提出的新课题。因此，加快档案信息系统化建设和管理就成为摆在我们面前的当务之急。
一、档案信息化是文化创意的基础
信息化包括六大要素，即信息资源、信息网络、信息技术应用、信息产业、人才培养及信息政策法规。从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，即在档案收集、整理、编目、检索和利用等各方面通过广泛应用现代信息技术，全面开发档案信息资源，加快实现档案管理现代化的进程。承担着人类“记忆”功能的各类档案，是政治、经济、文化等各项社会活动的原始记录，是知识的积淀、智慧的结晶的阶梯。它根植于人类社会的方方面面，产生于政府行政、军事指挥、经济筹划、生产建设、社会治理、科技文教等各项活动。无论文化创意多么富有含金量和创新性，没有这些学习资源的积累，再有能力创意与策划者都是无源之水、无本之木。所谓长期积累，偶然得之，就是如此。
档案信息内容的广泛、多样、丰富和本源性、回溯性和连续性等特征，在文化创意的思维活动中有着独到的作用。档案翔实地记录着不同的历史时期对社会具有保存价值的事实或数据、经验或教训、科技发明或理论构想，构成信息社会政治、经济、科技、文教等活动赖以继承、发展和创新的知识背景。它,与电台、电视台、报社、出版社、情报所、图书馆等各种信息生产、贮存、传播的单位一样，是知识经济时代不可缺少的、十分重要的信息源单位，具有特殊的战略价值。
我国即将迎来文化创意产业的高潮期，加快档案信息系统化建设和管理，对于文化创意不仅具有基础性的支撑作用，同时，还具有创新意义。
二、档案信息资源管理创新是文化创新的需要
总书记在党的十七大报告中，提出了推动文化大发展、大繁荣的崭新课题，意义重大，令全国人民振奋，令世界华人鼓舞。十七大政治报告用了相当的篇幅论述文化发展问题。“文化软实力”、“文化创造活力”、“文化生产力”、“文化产业群”等新名词频频闪现。报告提出，弘扬中华文化，建设中华民族共有精神家园是当今社会的一大主题。世界已经进入文化产业时代。以十七大为标志，我国已进入了文化创意产业这一新的历史时期。文化创意产业已经成为我国支柱性产业之一，为了使文化创意产业更好的发展，迫切需要相应的理论跟进和指导，文化创意的特征和规律的研究具有理论价值和实践价值。为了更好地为文化创意产业服务，我们有必要加强文化创意产业的基础理论建设，也就是说，作为文化创意基础建设的重要组成部分的档案信息创新，也将有提到议事日程。
创意产业是以文化发展经济为理念的，依靠的是文化资源优势，使人文资源和文化优势成为新的经济增长点。文化是发展创意产业的灵魂。离开文化，创意产业如同没有灵魂的躯壳。文化创意是对文化资源创造性的开发和利用，是文化对经济社会发展渗透力、影响力的挖掘和拓展。高校既是培养高素质人才的重要基地，也是先进文化的创新基地和重要辐射源。高校作为社会文化、科学的中心，既是人类文化集中传播的地方，也是新文化的诞生地。图书馆、档案馆等均为创意活动提供了良好的基础平台。
另外，文化创意产业历史时期，历史地把包括档案信息资源在内的与信息业相关的行业、部门置于基础的战略地位，为带动行业素质的提高和行业整体水平的全面进步，必然赋予档案行政管理工作创新的任务和职责，档案工作由于在文化创意历史时期的新的使命，档案信息工作的创新任务就凸现出来了。
三、为文化创意产业提供优质的信息资源的对策
现代社会在信息资源开发的广度和深度、时间与空间上带来规模化效益。因此,文化创意，无疑给传统的信息行业带来了全新的视角，档案、图书及其他文献的存在形式和传播方式,导致信息行业必须为文化创意提供准确、新颖的优质信息资源。
从目前的情况看，网上信息是档案行政部门管理、指导、监督工作的“盲区”和“真空地带”。从档案信息资源为文化创意产业服务的要求出发，档案行政部门应尽快行使对网上档案信息管理的职能，加快建立档案信息资源网,实施对网上信息资源的创新，用以适应时代的需要。
要加快实现档案信息自动化系统和标准化、规范化建设。目前，主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。随着文化创意产业的蓬勃发展，档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。并且一定要创新。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设的创新，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
创意产业是科技与文化相结合的新兴产业。它迎合了一个重要的全球趋势，即经济与科技、文化的一体化。进一步说，经济的、文化的、知识的、信息的、科技的乃至心理的因素在创意产业发展中越来越具有主导性、决定性的作用。它需要文化创意的碰撞、科学方法的推动、高新技术的支撑和数字文化的融会。所以，档案信息工作必须为之提供优质的信息资源。
人类正进入信息化社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。它的迅速发展和广泛应用，正深刻地改变人类工作方式和生活方式。如今，一个没有自己的高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，就根本谈不上是一个现代化大学。校园网是旨在将一所学校内的各种PC机、工作站和终端，通过高性能网络，连接到各种服务器上，组成分布式的计算环境，使其成为提高教学、科研和管理水平的重要基础设施。国内一些一流大学的档案馆如南京大学、上海交通大学、复旦大学、清华大学等校档案馆也陆续在校园网上开通自己的主页。他们充分利用Internet提供的万维网WWW、3W或Web技术，宣传高校档案工作，树立新形象，建立高校档案工作新模式。
一、几所大学档案馆上网内容简介及网址
清华大学档案馆提供上网的信息有“档案馆概况、馆藏情况、档案利用效益、档案自动化管理、对外交往等”。
南京大学档案馆提供上网的信息有档案馆简介，其主要内容有“南京大学档案馆的职能、档案馆机构设置、档案馆学术研究成果、可供网上查询的数据库使用介绍”。档案信息检索的主要内容有“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”，1979－1997年南京大学文科成果包括专著、论文、获奖情况统计，江苏省高校档案信息通过南大档案馆提供的江苏高校名录链接点可直接访问该校档案部门，网上档案馆主页信息站点等。
复旦大学档案馆提供上网的信息有“多媒体档案编研、学校历届获奖科研成果、研究生论文摘要、档案工作基本情况”。
上海交通大学档案馆提供上网的信息有“档案馆简介、校史博物馆简介、截至一九九六年馆藏案卷总数、校档案馆和校史博物馆人员结构表、校友人物信息”。上述内容分别在不同的页面上。
河海大学档案馆提供上网的信息有“档案法规、制度建设、校史陈列、陈列展、档案馆简介、组织机构沿革、河海大学大事记、国家二级升级达标材料”，档案信息查询的主页内容有“科研、硕士业务、文书、专利、博士生、获奖成果”。
各大学档案馆网址分别为：
南京大学档案馆
http／／dawww．nju．edu．cn／nju／nd．htm或
http／／202．119．41．30／nju／nd．htm
http／／dawww．nju．edu．cn／service．htm档案信息检索或
http／／202．119．41．30／service．htm
清华大学档案馆
http／／www．tsinghua．edu．cn／docsn／dag．htm
复旦大学档案馆
http／／www．fudan．edu．cn／FudanIntrodex．html
上海交通大学档案馆
http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／index．html或
http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／dagjj．html
东南大学档案馆
http／／www．seu．edu．cn／seu／dag．htm
哈尔滨工业大学档案馆
http／／www．hit．edu．cn／general／13／newpage2．htm
天津大学档案馆
http／／www．tju．edu．cn／docc／archive．htm
华东师范大学档案馆
http／／www．ecnu．edu．cn／chapter5／dangang．htm
河海大学
http／／202．119．114．137／websql．dag／indexhtm
二、上网高校档案馆的突出特点及笔者个人感触
1走向社会，宣传自己。
高校档案部门把自己的有关信息存入某一WWW服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，几乎所有上网学校的档案馆都在其页面辟出相当大篇幅介绍自己，宣传档案工作的重要性。以南大档案馆为例仅1997年10月至12月，就吸引5000个网上用户来访。①而且档案馆网上的信息随时更新，始终保持了信息的新颖与准确，费用也较低。
目前，高校档案馆的文化色彩相对来讲比较淡薄，但这不是有的同志所认为的是学校投入太少造成的，而是它自身的“官档”色彩多于它的文化色彩。它存在的主要问题就是服务面很窄，主要面向学校的党政机构。文化需要传播，传播是成就文化的一个重要动力。通过计算机网络进行信息共享与信息交换，从传播的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。高校档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质，就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。而当今及未来的社会最有影响的传播媒体莫过于计算机网络，高校计算机的普及率和计算机网络化程度都远高于社会其他部门，师生普遍利用校园网作为获取与传递信息的重要手段，早已是不争的事实，可以说这是高校与社会其他部门重要的不同之处。以清华为例，全校已有7000多台计算机与校园网相连，近2000名教师开通Email。因此说，借助于计算机网络摆脱自我封闭，走向社会，贴民百姓，应该是高校档案馆的一种最佳选择。值得庆幸的是我们一些高校档案部门已经将自己的计算机管理系统纳入到互联网中，他们做出了有益的尝试，值得档案界同行广泛的学习。但是他们的数量实在是太少，以教育部所属的高校档案馆室为例，仅有四分之一有自己的URL，如此多的院校档案部门游离于校园网之外，这不能不说是一种遗憾。
2以自己的特色去吸引利用者
清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的THDAMIS多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用，上海交大档案馆则突出总书记回母校视察过的校史博物馆，而复旦大学档案馆则以多媒体档案编研见长。
值得推崇的是南京大学档案馆，它不仅在网上推出丰富的档案信息资源，其主页也设计得非常出色，提供的“链接”点特别多，这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录，而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起，使利用者网上浏览南大档案馆的同时，也能搭便车访问国内外各类的档案馆，很能吸引利用者。这说明南大档案工作在高校中始终处于一种领先地位。与南大档案馆主页相类似的还有河海大学档案馆，其主页面的设计称得上一流水准。到目前为止，笔者只发现这两所学校档案馆能向网上用户提供档案数据库检索服务功能。
有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页，最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。
3可利用的档案信息资源太少
浏览网上大学档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少，除了南大档案馆、河海大学档案馆与复旦大学档案馆外，其他学校档案馆主页都给人一种门脸好看，但难以进入之感。有的在主页设计上有欠缺，只有内容单调的介绍与规划，或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”，来访者找不到“嵌入式链接”点，只能“望门兴叹”。按理说从80年代中期开始，一些高校档案部门已开始使用了计算机，数据的积累应该有一定基础，为何到用的时候，却拿不出东西，这恐怕跟高校档案部门长期以来“闷头造车”有着很大关系，而且相当多的档案工作者依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”观念，不考虑社会的需要。比如说“某系某专业某届张三等毕业生学籍表”这个案卷题名在我们档案部门司空见惯，可是上网却不行，人家要核对李四的学籍表，看他是不是贵校学生，那这个案卷题名则发挥不了任何作用。因为人家是要看你的信息内容，而不管你载体如何。档案馆的WWW服务应是脚踏实地围绕着社会的实际需要去吸引利用者，不能仅追求有一个好看的“门脸”，而没有“真货”。因此要非常注重支持WWW服务技术的档案数据库应用系统的建设，不要再搞那些高投入仅为自己服务的条目型小数据库了。
4不搞争论积极上网。
确保档案信息安全是档案工作中最基本、最核心的任务之一。档案信息安全关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承，关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在切实保障档案实体和档案信息绝对安全的前提下，档案事业才能健康顺利地发展。档案信息安全观是档案工作者在工作实践中形成的对档案信息安全本质的认识和看法。随着形势任务的发展变化，档案信息安全管理的内涵在不断丰富，外延在不断拓展，形式在不断更新，必须以全面的、开放的、发展的、多维的眼光来审视档案信息安全工作，摒弃那些陈旧的、狭隘的、落后的思想观念，确立新的档案信息安全观。与传统的档案信息安全观不同，新的档案信息安全观强调档案信息安全是一个全面的、动态的、均衡的防护整体。所谓全面的，即档案信息安全观要由过去单一的、传统的档案保管、保护观念向全面的档案信息安全保障体系建设战略转变。所谓动态的，就是要居安思危，提高风险意识，开展风险评估，根据存在的问题，动态调整档案信息安全保障体系。所谓均衡的，就是避免档案信息安全保障体系出现任何环节的短缺而对整个档案信息安全系统构成的威胁。
二、完善档案建立信息安全设施，夯实基础，强化机制
为了确保档案信息安全，必须首先将建立档案信息安全体系作为第一要务，以科学、合理、完善的档案信息安全管理体制机制达到保障档案信息安全的目的。诸如建立档案信息安全危机预防与危机管理机制；实施重要档案信息备份制度，提高抵御各种突发事件影响的能力；处理好档案信息利用与保护的关系，提高档案利用过程中档案实体与信息安全的保障能力；完善受损档案抢救制度，采取抢救和保护措施，把损失降到最低等各项制度措施，认真做好档案信息化建设过程中的档案信息安全保障工作。
三、健全档案建立信息安全制度，明确责任，形成常态
对档案信息安全构成威胁的因素来自各个层面和各个领域。因此，需要构建一个全面的法规制度体系，即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案信息安全法律法规体系，来保障档案的绝对安全。当前，档案信息安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》、《档案法实施办法》和档案工作的各项条例条令等规范之中，尚未形成专门的档案信息安全管理制度或法律体系，需要我们依据国家的有关法规、结合档案信息安全保障的具体实际，建立一整套具体可行的档案信息安全管理制度，明确规定档案信息安全的管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等，依法实施组织管理，并形成常态化的趋势。有了科学完善的档案信息安全管理的法规，关键就在于具体、有效落实。必须在建立健全各项规章制度的基础上抓好落实，要加强对档案资源监测，严格档案的管理和利用活动，依法管理，按章办事，科学有效地实现档案的管理与保护。依法严厉查处破坏档案、危害档案信息安全的行为，对污染环境、盗窃档案、破坏档案的重大事件要严肃查处，坚决打击。同时还应当注意到：档案信息安全是档案工作的中心内容，不但要确保档案在收集、整理、保管、编研中的信息安全问题，还要进一步强调责任意识，通过各级档案部门和业务人员的分层包干、分层负责，消除档案业务管理工作中可能出现的各种档案信息安全隐患，确保档案信息安全，努力做到万无一失。
四、建立档案建立信息安全队伍，注重科研，培育人擦
档案信息作为一种资源在当今社会具有广泛的来源。随着计算机网络技术、数字技术、多媒体技术的广泛应用，电子档案应运而生。档案信息资源的来源日趋多样化，信息服务多元化。其来源有传统的纸质档案、文本文档、图片资料、影音资料，以及在网站上注册会员、求职等所填写的个人信息等。那么如何对这些大量的信息资源进行开发、管理和利用，就是我们今天必须要面对的问题。我们必须采用专业的计算机技术如:B/S多层应用技术，JOA、J2EE等网络技术对档案信息的应用系统进行开发和维护，以确保信息资源的安全。采用数据挖掘、文字识别技术、建立档案管理信息平台以提高档案的利用效率，充分发挥档案的使用价值。
2、档案信息资源管理中面对的问题
并不是所有的档案信息都可以成为资源，只有其积蓄到一定程度蕴含着极大的使用价值和开发价值的时候才能构成资源。从这个意义上说，我们在档案信息管理中必须面对许多管理上、客观上、技术上存在的许多困难和问题。首先必须正确处理好几个层面的关系。一是正确处理信息化进城中的速度与效果的关系。档案信息化是以信息技术的广泛应用为基础，以信息网络手段，人才为依托，档案信息资源建设为核心，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。二是正确处理档案实体管理与档案信息资源管理的关系，二者既有区别又有联系。三是正确处理人文管理与技术管理的关系，应以技术管理为手段，以人文管理为核心。其次要确保档案信息的安全，并尽量避免其价值的减少和消失。要明确档案信息资源不足与档案信息资源过剩并存。这是由于档案信息价值的相对性与绝对性所决定的。同时由于21世纪是个知识信息高度共享的时代，电子档案已经普及。在电子档案的采集、整理、归档利用中不可避免的存在泄露。加上一些涉及国家机密，行政单位、企业的一些保密性材料，对这些档案安全的要求更高。因此，档案信息共享与信息安全并存。此外，由于信息来源的广泛性与信息需求的多元化，使得现在的档案信息开发和维护技术明显不够。信息技术带来的档案安全问题凸显。要想完美无缺的对档案信息资源进行管理必须面对这些问题。
3、实现档案信息资源化管理的途径
加快推进档案信息化建设。2002年国家档案局了《全国档案信息化建设实施纲要》，至此全国的档案信息化建设全面推进。档案信息化建设对档案事业的发展有十分重要的意义。档案信息化建设是指作用信息技术提高档案工作的现代化水平，对档案管理的新情况、新原则与新理论重新思考，确定网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务水平。其基本任务包括:档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设。重点做到健全档案管理信息库数量，加快电子文档的归档与管理工作，提高档案管理人员的专业技能和政治修养，培养高素质的复合型人才。做好档案信息化的规划和组织管理工作，建立档案信息化的保障体系。做好档案信息资源的风险管理。
由于网络技术的普遍应用，信息共享与信息安全的矛盾一直存在。同时，对档案信息安全的研究也由来已久。对信息资源的风险管理分为四个阶段。避免风险阶段，评估风险阶段，缓解风险阶段和分散风险阶段。凡事要做到提前预防，未雨绸缪。其主要措施有积极引进新技术，指定相关法律法规，培养复合型人才。当风险来临以后，必须由专业人员进行风险评估，评估的目的是为了能够更加有计划更有科学的去解决风险带来的后果，以达到缓解风险甚至是分散风险的目的。与时俱进的推进档案法制化建设。自从《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》颁布以来，我国的档案管理工作走向了法制化道路，各地的档案工作基本可以做到有法可依，有章可循。
