关键词：高校；档案；管理
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2012年5月7日
各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法，一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。保管期限分为短期、长期、永久三种。其中，长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。但在现实工作中，这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理。
一、高校档案管理的重要性
高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。
二、高校档案管理存在的问题
（一）制度不严，缺少保障制度或措施。学校每年用于档案的专项费用很少或没有，保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。面对如此多且又复杂的材料，收集就需格外地细心和专业，但档案部门由于任务重，收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员，业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个材料构成不很了解，容易造成材料的缺失。同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，很少会到部门去指导档案管理工作。以上种种现象都会影响高校档案的规范归档。再加上部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种现象。档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题，因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证。才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。
（二）档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低下。知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的高校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今档案工作的开展，其整体综合素质低下，严重影响档案管理工作的水平，如在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉，等等。因此，这样的档案人员队伍，必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象，在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量极少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏，如现今计算机的使用已深入到各行各业，档案工作的国际间交流也日渐频繁，但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见，精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角。在职称结构方面，档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少，比率偏低。
三、高校档案管理对策
（一）进一步增强档案部门的服务意识。广泛宣传，创造良好的外部环境，除了在学校内部加强学习、提高认识，明确建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠部门是不够的。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立档案工作的重要地位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。例如，J学院每年都召开全校档案工作会议，参加的人员有学院领导、部门和分院领导和各部门学院的兼职档案管理员。会议得到了学校领导的大力支持，领导们每次都参加并加以指示。校档案工作会议的主要内容是宣传档案工作的重要性、向各部门了解是否有新的常规性材料、布置新一年的档案归档工作任务和对归档工作的有关操作程序培训等。档案的利用原理和其他的类别是一样的，要加大宣传力度，取得领导的支持，改变全校师生的观念，使他们能主动配合工作，才能取得高校档案管理的良性循环。
【关键词】档案管理；政治素质；业务素质
同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率[1]。为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：
一、首先提高对档案工作重要性的认识
必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展[2]。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持。
二、提高高校档案管理水平必须建章、立制，依法治档
建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量。
三、努力加强档案管理人员的自身建设
1.要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。当前我国高校档案部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。由于身处高校，近水楼台先得月，高校档案人员通过在高校内部进修取得较高学历比其他单位的档案工作人员要容易得多。从整体上看，档案管理工作人员平均学历不低，但现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，通常不足四分之一。大多数人对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足。我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。同时，档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。
2.加强高校档案工作人员的职业道德教育。职业道德是指人们从事社会职业、履行职责过程中，在思想和行为上应遵循的原则和规范。它是依靠社会舆论和人们内心信念以及传统习惯来维持的。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。
四、实施科技兴档，提高档案工作的整体水平，是新时期档案工作者需要注重解决的新课题
档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的校档案馆。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。
五、加强档案馆的安全管理，杜绝事故隐患的发生
1.提高档案人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。安全使用这些设备也是档案馆管理工作的一项重要任务。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣。，建立严格的规章制度,领导人分工主管，保卫科具体落实安全保卫工作。各科室设一名安全员，负责日常安全工作。严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控。
2.杜绝火灾隐患。每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。全馆禁止吸烟。做到人走断电，切断库内电源。定期检查电气设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转。加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对原有的消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力。在库房内设有烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力。要采用气体灭火的形式，以免因采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用。
六、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化
科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。
综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。
【参考文献】
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
关键词：高校档案管理；电子档案管理；应用措施
基金项目：2016年度广西壮族自治区中青年教师基础能力提升项目，项目编号：KY2016LX248
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
4 结语
在高校档案管理电子档案技术实际应用的过程中，相关管理人员必须要重视网络信息技术的应用，保证可以制定完善的管理制度，根据高校电子档案管理需求，逐步优化电子档案管理体系。
参考文献
[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）：69-71.
档案收集的工作虽然专业性相对不强，但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平，决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下，档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术，进行网上电子文件的传输，提高了档案收集的便利性与广泛性。
二、高校进行网络化档案管理的对策分析
（一）转变观念，建立现代档案管理理念目前，大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台，可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看，那是远远不够的。另外，部分高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外，拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等，各自为政，学院与学院之间缺少沟通与共享，没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以，对于高校而言，要实现网络化的档案管理，就必须从观念上出发，随着信息时代的更新，转变观念，不断吸收新时代带来的技术成果，将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合，积极探索，不断创新，不断发展新业务，全面树立现代化的档案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特点的档案管理信息平台
现阶段，很多的高校在档案管理信息平台的重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的高校是与软件公司共同开发的，虽然软件公司会根据高校的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的，很多高校具体的要求是没办法达到的。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据高校的实际情况，与知名度高的软件公司合作，设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外，高校也要加强对专业人员的培养力度，可以根据高校自身的特点，有针对性地进行自主开发，打造符合高校实际的数字化信息平台。
（三）更新档案管理的业务知识，全面提高档案工作者的综合素质
部分高校由于人力资源的限制，很多的档案管理者并非是科班出身，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性，随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，档案管理的设备不管是数量上，还是种类上与形式上都有了很大的不同，这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以，高校实行网络化档案管理，就要加大对档案管理工作者的培训力度，让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平，多学习，优化自身的知识结构，树立良好的档案信息管理意识，积极奉献，从思想重视档案管理工作，不断创新，探索更好的信息化建设方法，提高专业的业务知识水平，增加业务能力，加强与外部的联系与合作，积极引入新的方法，为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证，尽快实现档案管理的现代化。
三、结语
【关键词】高校档案；档案建设；档案管理
一、高校档案建设
高校档案是伴随着高校产生而逐渐积累形成的，高校档案也有悠久的历史。但在我国古代，档案主要是用作为统治阶级服务的，高等学府所产生的档案记录统一归作国家档案的形式进行保存，所以并不存在单独的高校档案记录。自近代以来，才形成了不少面向社会大众的高校，如北京大学、清华大学等，这些高校的发展产生了很多珍贵的档案材料。但是当时无论是北洋政府时期还是南京国民政府时期并没有建立管理高校档案的制度，都是由高校自身进行档案管理，此时国内局势不稳，战争多发，抗日战争时期很多高校又相继内迁，严重影响档案工作的开展，高校档案损坏严重。
高校档案建设真正走上正轨是在新中国成立以后。新中国成立后，着手对包括高校档案在内的国家档案建设事业进行了统一部署，于1954年建立了国家档案局，1956年国务院了《关于加强国家档案工作的决定》，在这里规定了国家档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案。自此之后各高校相继加强了对高校档案工作的领导，成立了文书档案室或科技档案室，增加了专、兼职档案管理人员，形成了档案管理规范化的局面。在之后的时期，高校档案工作又收到极大的影响，造成了不少档案材料的损失和破坏，高校档案工作停滞发展。为扭转这一局面，重新规范高校档案工作，1989年教育部制定了《普通高校档案管理办法》，第一次对高校档案工作制定了单独的管理办法，同时这一文件的和实施标志着我国高校档案统一管理的内部管理体制初步确立。在此之后我国高校档案建设迎来大发展时期，各高校按照要求合并了文书档案时和科技档案室，建立了档案馆、档案室，加强了学校对档案工作的领导，规范了档案工作的流程，加快了我国高校档案事业的发展。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》根据时代的发展和要求对高校档案工作进行了新的规定，明确了高校档案工作的管理体制，延伸了高校档案的管理范围，指明了高校档案服务的方向，促进高校档案工作更快的发展。
根据《高等学校档案管理办法》的规定，目前我国高校档案工作形成了由国务院教育行政部门和地方教育行政部门主管、国家档案行政部门和地方档案行政部门进行业务指导、监督和检查的体制。依此规定，全国形成了自上而下的统一管理的高校档案工作体制，即国务院教育行政部门负责主管全国高校档案管理工作，各地方教育行政部门主管各地高校档案管理工作，同时接受国家和地方档案行政部门的业务指导、监督和检查。在每所高校内部，建立以高校校长为领导的高校档案工作机制，通过设置档案馆、档案室来开展全校的档案管理工作。我国高校档案工作机制和我国档案工作规定的统一领导，分级集中的总体要求是一致的。
高校档案工作经过多年建设发展，已经取得了一定的成效。2007年底教育部对直属72所高校的档案工作情况进行调查，情况如下：“教育部直属高校档案馆（室）共有72个，其中档案馆61个，档案室11个；共有档案工作人员1129人，其中，专职人员750人，兼职人员379人；共藏有档案4841129卷，其中，建国前档案案卷为66761卷。调查还显示，随着直属高校的跨越式发展，招生规模逐步扩大，高校的重要活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，直属高校档案馆（室）的馆藏量以平均每年9.49%的速度递增”。
二、上海A高校档案管理现状
上海A高校是上海市属公办本科普通高校，其前身是1950年建校的中央税务学校华东分校。经过多年发展，学校从过去的干部培训学校逐步发展成为全日制高等职业院校，并于2004年获批升格为二本院校。现已有全日制在校学生11000多名，就读于23个本科专业和24个专科专业。该校成立了综合档案室对全校党群、行政、教学、科研、学生、基建、财会、外事、出版、设备、声像、实物等各类档案及相关资料实行集中统一管理，建设有档案库房、办公室、阅览室各一间，面积共计400平方米，存有自1956年产生的档案一万多卷，同时还成立了校史馆。在学校校长的领导下，以校长办公室主任为直接负责人，按照《高等学校档案管理办法》的要求开展全校档案管理工作，目前已形成一支包括2名专职档案管理人员和28名兼职档案管理人员构成的档案管理队伍。
（一）形成校长领导的档案管理体制
上海A高校是从历史上的干部培训学校、高等职业院校直到现在的本科高校逐步发展起来的，由于在学校成立开始并没有定位为高等院校，所以在档案管理方面长期以来和一般的高校档案管理建设是不一样的。从成为高等职业院校开始，该校逐步按照高校档案工作要求开始规范档案管理。尤其是自2004年升格为二本院校以来，该校迎来大发展时期，档案工作量也成倍增加。为了更好地开展全校档案工作，使档案工作为全校的发展起到支撑作用，根据《高等学校档案管理办法》的要求，该校成立了以校长为领导，校长办公室主任为负责人，各二级学院、职能部门负责人共同组成的档案管理体制。通过这一领导体制，确保了档案工作在全校工作的重要性，有力地促进了档案工作的开展。
（二）制定和实施了学校的档案管理相关文件
上海A高校综合档案室未成立之前，在档案管理方面的规章制度一直是以国家颁布的《档案法》和《普通高校档案管理办法》等法规为操作依据。但是在面对学校日常档案管理工作时，又有着针对性不强、落实不完善等问题，遇到具体问题时会面临无从下手无据可依的情况，对档案管理工作带来一定的影响。综合档案室成立之后，通过整理档案工作中遇到的问题，按照国家档案方面法律法规的要求，同时参考兄弟高校制定的高校档案工作办法，并经过学校领导、各相关二级学院和职能部门的讨论，相继制定了本校一系列的档案工作办法。这里面包括有对全校档案工作总体要求的《上海A高校档案管理办法》，涉及档案和工作中产生文件的《上海A高校文件处理办法》，《上海A高校重大活动、重要项目档案管理规定》，《上海A高校档案室档案库房管理规定》，《上海A高校档案借阅利用规定》等涉及档案管理方面的操作方法规定共计13条。这些操作方法覆盖了档案管理中收集、整理、归档、鉴定、服务、利用等方面，涉及到党群、行政、教学、科研、学生、基建、财会等方向，形成了一套档案工作实施方法，为该校档案工作的开展提供了制度保障。
（三）做好日常的档案管理工作
上海A高校在制定了适合本校自身的档案规定之后，档案管理工作开始步入正轨。首先做到的就是根据高校档案工作的规律，严格落实高校档案的收集制度，确定每年5月底是全校这一学年产生的档案向学校综合档案室移交归档的时间。第二，对各二级学院、职能部门开展档案工作指导，包括归档范围、档案整理方法，案卷编写规范等，使各二级学院、职能部门兼职档案人员掌握基本的档案工作方法。第三，开展了档案统计工作，将过去该校历史上形成的档案材料进行分类、清点、统计，对这部分档案的清理核对工作为该校校史馆的建立打下了良好的基础。第四，对该校的档案工作进行有效监督，通过日常档案工作的深入进行和监督，保证了重要文件的及时归档，保护了档案资源。第五，开展学校档案编研工作，根据学校活动产生的各项成果，先后编制了《教学成果汇编》、《科研成果汇编》、《规章制度汇编》等，并为年鉴工作提供档案材料支撑依据。
（四）积极开展档案利用服务工作
档案具备凭证价值和参考价值。档案的价值只有在利用的时候才会更好的体现出来。上海A高校综合档案室自成立开始，便将档案的利用和服务工作作为重心之一，提供如学籍学历证明、学位鉴定、档案查阅、档案借阅、档案证明等服务，服务对象主要包括本校各二级学院和职能部门工作需要、教职工及学生个人需要以及社会上其他需要等。据统计，该校综合档案室在2001～2011年期间，共接待查档人员4630人次，查阅档案11670卷次。其中，校内人员查档3115人次，占查档人员总人次的67.27%，查阅档案8793卷次，占总查阅档案的75.3%；提供社会查档服务1515人次，占查档人员总人次的32.73%，查阅档案2877卷次，占总查阅档案的24.7%。
（五）实施了校内档案信息化建设
近年来，档案信息化建设是档案管理的发展趋势，高校档案信息化建设也同样列入到高校档案发展的关键点。通过档案的信息化建设，可以更好地方便使用者从网络上就能查阅到需要的档案材料，极大地提高了档案的利用率。上海A高校在此方面做了大量工作，首先是在硬件设施方面，完整地配齐了计算机、扫描仪、复印机、服务器等设施，保障了传统档案纸质文件转化为电子文件工作的开展。另外还通过向档案中介机构招标方式开展馆藏档案的扫描工作，完成了学校利用频率高的档案数字化扫描。其次，在软件方面，使用“南大之星”档案管理系统对校内档案进行管理，并与学校OA系统进行衔接，在OA系统里操作的日常公文、汇报请示等数据都可以导入到档案管理系统，方便了归档工作。最后，通过在学校网站上对学校的档案工作进行展示，包括档案宣传教育和校史展览等工作，取得了一定的效果，但是在网上直接查阅档案方面还需要继续完善。
参考文献：
[1]韩狄黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010
[2]王芝兰.高校档案规范化管理[M].长沙：湖南师范大学出版社，2012
[3]蔺海波.待加快发展步伐提高管理水平――关于高校档案工作的调查与思考[N].中国教育报，2008618（12）
【关键词】 后勤档案 创新 管理
十八届五中全会强调，实现“十三五”时期发展目标，破解发展难题，厚植发展优势，必须牢固树立并切实贯彻“创新、协调、绿色、开放、共享”“五大”发展理念。作为先进文化前进方向的高校，是创新工作的试验田。高校后勤档案管理保持与时俱进，开拓创新，以创新思维应用于档案管理工作实践，更好地适应新时期办好中国特色社会主义大学根本目标的需要。
1 高校后勤档案管理的重要性
高校后勤档案既是高校档案的重要组成部分，又是后勤一项重要的基础管理工作。随着高校现代化、信息化建设进程的加快推进，后勤档案管理需要向信息、科技一体化管理机制转型升级，档案资源成为科技创新的重要动力源，档案管理潜能深度挖掘，重要性愈加凸显。
（1）高校后勤档案是后勤管理、服务、基础设施建设及后勤活动的直接记录和信息资料来源。后勤档案管理，既是学校的基础管理工作之一，又是学校教学科研及师生正常学习生活的保证，也是对高校综合管理水平的直接反映。
（2）信息时代对档案管理提出了“档案信息化”“数字档案”等新要求。运用档案管理软件系统，把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，实现检索快捷方便，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率，是智慧高校建设的需要。
（3）教学评估、申博、更名需要大量的档案材料来支撑，为高校教学科研顺利进行起到积极的辅助作用。
2 后勤档案管理的现状
高校后勤档案管理功能重要，内容复杂，理应得到重视和强有力的发展，但是大部分依然停留在传统的管理模式，存在以下方面的现状：
（1）对高校档案管理不够重视。管理层对高校档案管理的功能和地位认识不完整，往往认为档案管理是后勤部门的事情，导致高校档案管理工作往往处于学校发展的边缘化位置。同时，从事高校档案管理工作的人员在观念上保存着很多传统观念，对信息化时代创新档案管理的认识不到位。对档案管理的相关规定，档案法制意识认识不到位，直接影响了高校档案管理的现代转型。
（2）后勤档案的存放仍然停留在过去传统保存方式。档案管理投入力度不大，导致软件硬件设施建设落后，管理人员对现代技术技能掌握与运用能力低，材料保存和利用低。目前要求存档的后勤档案材料主要是存放纸质材料，没有要求对已经完成的后勤项目、科技文件等递交电子档案，存放的电子档案相对数量少。
（3）后勤项目档案材料缺失和质量问题突出。因学校作为科学科研单位，对后勤项目的管理不够精细，绝大部分完成后勤项目没有归档，即使是代表学校实力的重点、重大后勤项目，后勤档案材料严重缺失；在归档的后勤档案材料中，也出现材料收集不完整，残缺不全的状况。
3 创新档案管理的举措
高校是进入信息时代的前沿阵地，后勤档案管理工作的创新势在必然。结合高校档案管理的多重功能，创新思路，加大高校档案管理信息化改革与发展力度，积极探索档案管理在观念上、机制上、功能上的创新，服务于高校发展和学校人才的培养。
3.1 观念创新，提高档案管理现代化水平
树立后勤档案是高校重要资产、独有的信息和知识的观念。从观念和认识上，强化学校领导层、全校教师以及档案管理人员对后勤档案管理的地位和功能的认知和重视。从教学、科研、学校发展、学生管理、档案管理本身等方面，宣传加强高校后勤档案管理重要性，引起学校领导层面对高校档案管理信息化建设的重视。同时，引导高校档案管理从业人员务必要主动抛弃传统的教育手段和观念，积极吸收、学习和使用信息化的管理理念和技术，提高自身档案管理的现代化水平。
3.2 体制创新，使档案管理适应科技发展的需要
（1）从制度和机构上，加大对高校后勤档案管理管理的支撑。建立专门的高校档案管理管理的统筹机构，促使校内各大部门之间的信息整合与共享，建立起长期、持久的协作共享共赢与协同创新的发展机制。
（2）建立科学的管理制度，理顺后勤档案的归档程序。督促适合高校实际情况的《后勤档案管理实施办法》的制定和有效实施，使档案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善学校档案管理信息化发展所需的软件设备，包括提高互联网的建设、管理软件的提升、电脑系统本身的更换。学校在人员、经费、库房、设备各方面给予保证，完善综合档案室的基本设施，配齐各种档案设施设备，改善工作条件。
（4）建立合理的归档程序，适当实行课题组立卷归档，并从行政上给予大力支持。学校在相应的《科技奖励实施办法》中更加突出表明：对于完成的后勤项目、申请的专利、成果奖项等，严格把关，凡在后勤过程中产生的技术和成果材料必须立卷递交归档，否则不予奖励。
3.3 管理创新，全面提升档案管理水平
（1）当前高校管理已经率先进入信息时代，切实做好档案信息资源的开发利用工作。学校综合档案室要依托软件系统，建立现代化的档案管理程序，提升“科技管档”水平。在确保科技机密和档案安全的情况下，实行网上档案信息资源共享、网上提交必要的电子档案，网上查阅相关文件或资料，同时充分利用已有设备和资源，充分利用校务信息网，提高工作效率。
（2）对档案文件要全面梳理检查，规范档案分类和排列，对重要文件和需要归档的案卷目录全部录入计算机，实现电脑微机化管理。
