【学校办公室2019年全年工作计划一】本年度办公室将在校长室的领导下以学校总体工作目标为中心，在广大教职工的支持和配合下有目的、有条理、高效益地开展工作，充分发挥办公室的职能，当好校长行政助手，认真协调好各处室关系，做好人事服务、档案服务、行政服务等工作，本年度将努力做好以下几个方面的工作。
一、行政工作：
1、加强政务工作。努力做好学校日常行政管理工作，及时准确地做好上传下达、沟通协调工作，保证学校政令畅通，使学校各项工作快捷高效。
2、加强教职工严格考勤管理，认真统计，落实奖惩，调动广大教职工工作积极性，把出勤与有效工作相结合。
3、树立服务意识，公正公平地做好各项人事工作，配合校长室做好教职工绩效考核、、继续教育、日常考核、教职工工资增加、职评等工作。
4、做好档案的收集、整理和使用工作，科学管理档案，提高档案利用率。进一步完善档案、人事、劳资工作的管理。
5、做好文秘工作，规范来往文件的接收、发放、传阅及立卷、归档等一系列管理工作。并按校领导要求做好文件起草及总结、汇报和计划等撰写工作。
6、做好各种会议和活动的通知和组织和记录等工作。
7、认真做好学校XX年大事记整理工作。
8、保管和使用好学校印章、介绍信和证明等管理工作。
9、做好来信、来访、外调及校领导交办的各项临时性工作，做好各类统计报表工作。
10、拓展渠道，加强对学校的宣传工作。充分利用淮上教育和报刊、杂志、网络宣传学校，努力扩大学校在社会上的影响，提高学校知名度，促进社会和家长对学校的了解，增强办学的信誉度。
11、当好校长的行政助手。协调各处室、年级组工作，及时向校长反馈;重视加强对外联系与接待工作，搞做好校务公开工作;搞好信访工作及时处理家长群众来信;关心离退休教师，做好相应工作。
12、与各部门协调做好其它各项工作。
二、党务工作：
1.加强学习，协助学校党支部开展党员思想教育学习活动，进一步强化教职工思想政治工作，加强师德师风建设，加强党风廉政建设。
2.协助党支部做好党员管理与党费收缴工作，做好XX年党员发展工作。
3.继续做好校务公开工作，并坚持做好公示制度。
三、具体工作安排：
元月份：
1.教师年度考核及结果上报。
2.收齐学校各部门工作总结。
3.文档及材料整理。
4、制定结束工作安排。
5、增加薪级工资、教龄进档办理。
6、召开师德主题教育活动动员会。
7、召开新年茶话会。
2月份：
1.拟定工作计划。
2.行政值周安排。
3.教师基本情况信息收集、整理，输入电脑。
4.督促、收齐学校各部门工作计划。
5.工资变动办理，教职工工资档案填写。
6、开展师德教育主题活动，收缴资料。
7、制定、公布XX年度学校工作计划。
8、制定落实各部门目标责任书。
3月份：
1.教职工通讯录打印。
2.建立教职工专项人事档案。
3、师德教育活动评比。
4、制定读书计划。
4月份：
1、开展系列读书活动。
2、学校档案材料系统整理
3、法人年审。
5月份：
1、读书活动评比总结。
2、劳动年审。
3、制定结束工作安排。
4、师生意见反馈及测评工作。
6月份：
1、上半年出勤统计。
2、本年度职评教师统计。
3、编写上半年大事记。
4、配合做好中考工作。
5、督促、收缴各部门工作总结。
6、撰写上半年工作总结及下半年谋划。
7、收缴、审验校本培训报告册。
7-8月份：
1、送
审校本培训报告册。
2、教师半年度绩效考核。
3、文档及材料整理。
4、安排继续教育工作。
5.督促、收齐学校各部门工作计划
9月份：
1.制定工作计划
2.行政值周安排。
3.教师基本情况信息收集、整理，输入电脑。
4.组织开学相关工作。
5、教职工调入、调出手续办理。
1.整理各项资料。
2.教师职称材料学校初审。
3、职评材料上交。
11月份：
1.人事年报准备工作
2.工资年报准备工作
3、学校档案材料系统整理
12月份：
1.人事材料，工资信息材料处理上报。
2.师生意见反馈及测评工作。
3、督促各部门撰写XX年工作总结及XX年工作计划。
4、撰写XX年度学校工作总结和XX年度工作计划。
5、做好年终考核工作。
6、做好教职工增加薪级工资、教龄进档、填写工资档案等工作。
7、编写学校大事记。
【学校办公室2019年全年工作计划二】办公室工作在校长的正确领导下，根据学校工作总体要求，坚持“以人为本、服务育人”的宗旨，以为学校、为教师、为学生服务为己任，加强学习，立足本职工作，以人为本，服务一线，当好参谋助手，服务师生，完善管理，充分发挥办公室的职能作用，全面做好学校办公室的各项工作，为确保办公室工作再上新台阶，特制定20xx-20xx学年度办公室工作计划如下：
一、工作目标
1、强化、细化内部管理运行机制，规范办公室管理，营造团结、合作、和谐的工作氛围。
2、重点协助学校领导抓好制度建设及学校工作程序运行等工作，督察工作落实情况。
3、协助学校领导做好宣传、人事等工作。
4、协助各部门完成学校安排的其他工作。
5、重点抓好内部文件制发、通知、文件管理、上报材料把关等规范管理工作。
6、完成领导交办的其他事务。
7、迎接各项检查，包括目标管理、精神文明、综合治理，平安校园等各项检查，做好准备工作。
二、重点工作
(一)严格按照档案管理制度，认真做好档案管理工作
1、加强对教职工人事档案的管理。积极做好档案材料的收集、分类整理、归档工作，力争档案规范完备。做好教职工的调入调出、离退休、转正定级、晋级、职称评定、职务聘任、考核、考勤和奖惩等工作。
2、加强对文书档案的管理。做好上级文件、学校文书资料的收集、分类、编号归档及卷案整理工作。
3、根据《档案法》的具体要求，负责管理各类文件资料，按规定把文件资料及时整理、分类、装订、保管，发挥档案的作用，力求做到档案管理规范化，科学化。根据工作需要，即使向校长及有关部门提供需查阅的文档资料。进一步规范文书档案，提高档案的查阅效率，努力为学校工作服务、为师生服务;要及时做好各类材料的准备和归档工作;要认真仔细正确地做好各类报表数字的统计、核对工作，及时报送，统一存档。
(二)加强学校精神文明创建活动
进一步提高广大师生员工的思想道德素质为核心，以构建社会主义和谐社会为目标，巩固和提高创建精神文明、计划生育、环境卫生、绿化、综合治理等各项工作力度，积极开展群众性精神文明创建活动，做好精神文明创建活动的各项资料的收集、整理、归档工作。
(三)安排会议，作好记录
在学校领导的指示下，认真做好行政例会和教职工大会的组织工作，做好学校行政会议、教师会议和其它重要会议的记录工作，做好重大节日庆祝活动以及承办各项活动的准备工作和组织工作，及时出好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知,记好考勤，作好总结。
(四)做好文件的各种登记处理工作
1、做好接受、传送、催办及文件管理工作，信息采集、上报、保密和档案管理工作，对来文的阅批、领导批示的督办、重要文件的核稿、接听电话、收发文件、打印文件、会议记录等日常工作，做到严谨有序，不出差错。及时收发书面和网上文件，并交校领导审阅，根据审阅意见，及时转达给相关职能部门办理或通知相关教师。各项文件材料，力求及时、准确、高效。
2、负责学校文字材料的起草工作，通知、计划、总结、汇报等，按照上级要求和工作需要，编写有关行政文件、表格，同时把好保密关。作好文件的登记、编号、收发等相关工作，文件及时上报，按规定作好文件的上报保存等工作。
(五)做好教职工考勤工作
1、严格执行考勤制度，做好签到、早操考勤和政治学习会议的考勤工作，考勤情况做到每周一公示、每月一汇总。
2、严格请假制度。务必持假条请假，半天以上必须得到校领导的批准。
三、常规工作
(一)深入开展校务公开工作
1、进一步完善“校务公开宣传栏”，对涉及教职工及学生切身利益的事项及时予以公示。
2、积极参与学校的各种会议，采集教职工宝贵意见，并及时上报校领导，加强学校与职工之间的思想沟通。
3、积极利用校园广播、宣传栏等媒体，加大宣传和监督力度。
(二)严格按照上级政策做好人事、劳资管理工作
1、学校人事工作包括教职工调动、教职工的退休、职称评审、聘任、年度考核等工作，这些工作政策性强，牵涉面广，科目烦琐，直接关系教职工的切身利益，样样都很重要，一点也不能马虎，我们必须学好政策，熟悉业务，一丝不苟地做好人事工作的每一个环节。
2、一年一度的职称评聘是教师们关注的大事，办公室要一如既往地做好职称评聘的各项组织工作，为教师职评服好务。继续做好教职工年度考核、年终总结、评选先进等组织工作。
3、根据州编委有关文件精神，严格按照文件规定的机构编制方案管理编制册，按时办理新入编、退休人员的手续。
(三)法制工作
做好“六五”普法工作。坚持“两个转变，两个提高”，以“建设法治蒙小，构建和谐校园”为主题，进一步加大我校法制建设的步伐。以宣传新《义务教育法》为切入点，以“六五”普法宣传为契机，深入研究普法工作，推动普法、依法治教工作的新发展。完善各项规章制度，强化校园法制建设，依法管理各项事务;充分发挥校园广播站、橱窗、学校网站等宣传舆论工具的作用，大力宣传法律法规，继续办好法制宣传橱窗、专栏、板报、墙报、图展，搞好法律宣传活动;通过开展“法制讲座”、“法律知识竞赛”等具体措施和活动，深化法制安全宣传月、周、日的成效，督促全体师生学习法律知识，提高法律素质，逐步养成人人学法、懂法、守法、用法的良好校园氛围。
(四)做好宣传及信息反馈工作
1、进一步做好各部门的统筹协调工作。上情下达，下情上达及时、准确;做各部门之间沟通的桥梁，维护好学校班子的团结，提高工作效率。
2、建立重要的来信来电来件的登记制度。及时将学校的教育动态、典型人事、重要成绩向上级进行汇报。对于上级布置的各专项工作要以文字形式及时向上级反馈，根据信息来源和内容恰当及时地进行处理，及时与相关部门进行沟通，准确掌握实际情况，合理地做好反馈工作。
(五)完成好学校领导交办的其他工作，完成好上级布置的急办任务和各项临时性工作。
1、负责协调学校党政各职能部门共同办理的综合性工作，经常了解各部门的工作情况，协调关系，做上情下达，下情上达。
2、注意调查研究，掌握校内外信息，主动了解与学校有关的情况和问题，积极为学校领导决策提供参考意见。
关键词：高校 教学档案 改进措施
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）04（a）-0209-01
1 对教学档案的认识
（1）教学档案是高校档案的重要组成部分，是高等学校在组织教学活动和教学管理过程中形成的、对日后教学工作具有参考利用价值的、需要归档保存和开发利用的一切文件、资料、图表、声像、数据等信息资源的总合。它是学校教学活动的原始记录和历史凭证，是学校发展的缩影，也是学校组织开展各项教学活动的重要基础和详实的参考，是用之不竭的宝贵资源和历史财富。
（2）教学档案在教学管理和学院发展实际作用：①它是衡量教学水平高低、教学质量好坏的曲线图。通过对教师的讲稿、教案、CAI课件、课堂记录、学生考卷、考试成绩等反映了教师的讲课水平、整体素质、教学质量；通过学生实习、实践能力考评、学生考取国家资格比例、毕业生跟踪调查反馈报告，反映学校整体教学质量的评价；通过专业设置、教学计划、课程安排、实用教材反映学校的整体教学思路，和对国家教育整体规划的执行情况。为了适应社会需要，国家对高职院校的教学方向不断改革，教学内容不断调整，教学活动中诞生的各种规章制度又是教学管理水平的标志。②它还为国家对高校办学水平评估提供最基础资料。国家对各高校的全面评估，最重要的是教学质量的关注，教学档案资料就成了必备内容，专家正是通过对评估单位提供的大量的教学档案进行系统的分析、对其做出合理评定，给国家对高校的监管提供可靠的依据。
2 教学档案收集整理中存在的问题
2.1 档案意识薄弱，领导重视不够
教学档案对历史是记载，对现在是借鉴参考，所以在高校以教学为主的大背景下，很难进入前台被人们所关注。经费不足，设施不全，人员配备不合理是普遍现象，对档案员不重视培训，对档案室不重视监察，该升级进馆的不及时升级，造成宝贵的教学档案的浪费。
2.2 规范化管理不到位使得收集整理困难
由于教学规模的扩大，专业面越来越广，档案形成涉及的范围也越来越大。许多材料分散在各系中，一般人们把教学作为重点，对档案意识淡化，而且系里一般不配备兼职档案员，只有教务管理处才有，且工作量大，再加之档案收集范围内容不细化，让人理解不透也势必造成有价值的教学档案的丢失或漏收，影响收集的质量。整理困难：教学档案本应由档案形成部门按文件材料形成规律和特点，保持文件间的有机联系，便于保管和利用的原则进行整理，即谁形成谁立卷，然后交由档案管理部门监查验收、上架。但在实际工作中，兼职档案员都身兼数职，加之有些教师不配合，在造成材料零乱、不完整、不连续的基础上，要求其按档案标准化整理，势必积极性不高和整理质量难以符合标准，档案部门还得进行二次整理，造成人力物力的巨大浪费。
3 加强教学档案管理的改进措施
3.1 加强领导，强化意识
人们普遍认为只有档案管理人员才需要提高档案意识，增强档案法制观念，其实，我们每个社会人（包括领导、教师、学生）都是档案形成的主体，每个人都需要了解档案知识，了解档案的相关法律常识。比如与教师相关的科研材料、教案、课件等，都应按相关制度存档。
3.2 范围明确，方法得当，内容具体
由于与形成档案有关的所有人，都不可能达到专业档案人员应达到的专业水平，对收集档案材料的认识也不一致，对应归档的文件很可能理解为不需要而放弃收集，所以，我们只有把归档范围尽可能细化到具体材料或文件，落实到人员头上，再由兼职或专职人员进行全面管理从而避免文件的丢失。其实现在大部分工作都在计算机上完成，如果在形成定稿后步骤化的将其通过电子邮箱直接发送到档案管理部门进行保存更是可取之法。以下是教学档案收集的具体内容：
（1）综合类：主要有上级主管部门下达的有关文件、学院规划实施计划、教学要点、教学工作记录、简报等；学院制定的教学制度、规定、办法、条例及教学工作的文件、教改项目的立项报告、教学工作的数据统计、分析资料、每学期评教、评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
（2）教学管理类：教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料、教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建议规划、实施情况、教师进修培训材料、学籍管理材料、学籍变更材料、课程安排表、学年校历。
（3）教学业务类：重点课程、精辟课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料；培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关材料；教材建设、教材自编或主编及使用教材的目录、教师制作的CIA课件等材料；优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本，青年教师教学比武材料、教学实习的有关材料、各种考试试卷与试卷分析材料，学生毕业论文及评审意见、学生在校期间发表的论文和获奖有关材料；教研相关资料、教师业务档案、教学仪器设备材料。
（4）教学研究与教学改革类：系教学工作特色相关材料、教学管理干部及教师发表的教学研究论文目录及论文复印件（按年度汇总）、开展教育思想学习与讨论的有关材料（文件论文集、报告会记要）、各级教改项目总表及附件（含申报、任务书、结项报告、鉴定表、成果）、教学内容、方法和手段改革及考试内容等相关材料。
3.3 健全制度，规范管理
依照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案管理规范》等法律法规，制定符合本校实际，利于教学管理的切实可行的各项教学档案管理制度，对管理人实行一系列的考核制度与办法，大力加强教学档案的管理体制，从而进行规范化管理。
3.4 开发资源，提高利用
不论教学档案收集的多完整、整理的多科学、管理的多先进，没有利用的档案就是死档，就是对前期工作的否定，就是对人力物力的极大浪费。档案的利用是体现其价值的最终目的，要充分利用现有技术手段及设备，将优秀教师的风采、事迹、成果，典型的教案、课件、模型，科研内容、图片，先进的教学技术和先进的教学设备等信息通过网络、多媒体、大型展览等进行宣传，最大化的开发利用档案资源。加强与教学管理部门的有机联系，让教学管理者及时了解掌握教学档案的动态，及时进行教学资源的整和与共享，借鉴历史，把握现在，不断调整和改进教学管理思路，最终达到提高教学水平和教学质量的目的。
总之，教学档案管理是一项复杂艰巨的工程，也是高校档案工作的重中之重。我们要珍惜教学档案这一宝贵历史资源，从领导到每一位教师都要树立档案意识，树立档案的法制观念，注意身边档案资料的收集与整理，让教学档案最大化的发挥其作用。
参考文献
关键词： 学校档案工作 档案资料 工作效能
档案资料是一个单位事业发展过程和主要工作情况的重要记录，具有非常重要的历史价值、文献价值和实践指导意义。从这一角度看，档案工作不是简单的记录历史和保存资料，而是总结以往规律、指导当前工作、规划未来发展的可靠信息来源和事实依据。所以，档案工作水映出一个单位的管理水平，研究档案就是研究规律，掌握规律就能改进工作，推动学校科学发展。
在实际工作中，我们经常可以看到，由于管理者档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案工作存在着一些不尽如人意的地方，并不能全部反映一个单位各方面的工作。有些学校的档案只能简单地反映人事变动、重要活动和审批事项等，而直接反映师生活动、学生情况，特别是教学过程中产生的资料缺失比较严重，甚至没有记录，无处查找。比如，学校档案室保管着比较完备的文书档案、会计档案、科技档案（主要是基建档案）和人事档案。文书档案依靠文书处理程序办理，会计档案有严格的会计制度作保证，科技档案中的基建档案，有严格规范建筑审批程序，人事档案有清晰的归档范围，办理规范，材料完整。但是，比较而言，教学档案、学生档案、音像档案存在很多不足，难以全面直接反映学校的教育教学等情况。这样，虽然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就这样随着时间的推移再也没有音讯。这种现象是档案管理体制不健全、整理收集不到位造成的，对一个单位来说是很大的损失。下面对学校档案资料缺失的具体表现、主要原因进行探讨，并提出提高档案工作水平、发挥档案管理效能、促进学校科学发展的可行性建议。
一、档案资料缺失的具体表现
档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，又有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在以下几点。
1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。
在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。
2.文字处理不规范。
从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写不规范。教研组长、教师在制订年度各类教学计划、进行年度总结、各类活动记录、填写学生成绩册、学生学籍档案时使用圆珠笔、纯蓝墨水等，不利于档案的长久保存。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是原材料书写格式不统一，不规范。如题目、姓名等文字写在装订线以外，或干脆不写，材料无形成日期，等等。四是有些材料不齐全，造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。五是有些材料语法欠妥、随意简称，使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。
3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。
教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据，为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中起到重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。
4.书面文件信息安排工作的作用没有充分发挥。
使用正式文件形式是学校管理的重要形式，印发文件有规范的程序和文字表述要求，是比较规范的文本，便于执行和查询。但是目前许多学校正式行文存档资料以上级请示文件、上级活动汇报文件及奖惩文件为主，很少涉及校内各级 各类管理制度设立及校内活动内容。成文文件除办公室、会计室工作内容外几乎很少涉及其他行政科室工作内容。这使得学校文书档案记录内容不够完整，收录方式杂乱，无法实现程序化系统管理。给未来查阅资料及借鉴以往工作经验造成了不便。
二、档案资料缺失的主要原因
档案意识的高低、档案管理员工作质量的优劣、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因。
1.学校管理者对档案不重视。
在学校管理中，档案工作与教学质量没有直接的对应，档案工作对于学校教学质量及其他工作的重要影响和作用在短期内不容易看得出来，所以档案工作的重要性往往被忽视。有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，对档案资料的收集、整理、归档、管理、调阅等程序没有具体要求，档案室只是作为档案资料保存的仓库，档案管理就成了仓库管理。在人员安排上，经常使用人员兼职，缺乏专人管理，工作比较被动。
2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。
一是对常规工作的规律把握不够。及时总结、归纳常规工作，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员的文字能力不高，对文字工作认识不到位。只是把文件作为向上请示或对外交流的工具，而没有发挥其制定政策、信息、指导工作、落实责任的作用。
3.档案管理程序不规范。
缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。
三、发挥档案工作效能的建议
推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，需要从以下几方面加以改进。
1.以重新定位档案工作为契机，提高档案管理水平。
增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化对保证教学档案质量的重要意义，充分重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。
2.以规范教学档案为关键，丰富教学实践经验，提高学校教学管理效率。
教学档案体现了学校管理的核心内容，内容多，涉及面广，需要多个部门紧密合作才能完成。其一，要确定归入教学档案的材料内容，比如教研组、年级组、教师教学学期计划、期末总结，教学活动安排，学校组织的各类考试试卷、学生评教结果，教学研讨会材料，班主任工作研讨会材料，等等；其二，要确定收集教学档案资料的方式，每个部门确定一名兼职档案员负责平时材料的收集，定期整理；其三，制定管理教学档案材料的办法，规范收集整理程序，提炼归纳总结教学的相关数据和基本经验教训；其四，建立教师业务档案，完善教师业务考评制度。教师工作具有相对独立性，评价难，只有建立详细的教师业务档案，才能够客观评价教师工作，指导教师的业务开展。业务档案的内容包括教师的基本情况、各学期的工作岗位、职责范围、学期评教结果、任教班级考试成绩、奖惩材料、个人计划总结、学校评价、考核结果等。
3.以提高办文质量为抓手，发挥文字处理在管理中的作用。
引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。学校制发公文的目的在于通过行文有效的落实学校要求，实现学校意图。公文也是最有效的档案留存方式，它所记录的内容将会成为一个单位制度化管理的依据、常规工作延续的参照和开拓性工作开展的经验基石。为充分发挥公文在学校管理中的作用，一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”活动、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性重要事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。
4.加强档案管理，规范档案工作程序。
档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。
5.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。
通过专业培训，一方面了解档案形成过程、整理办法等业务知识，另一方面增强档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。
6.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。
一、学院档案的内容
1.学校行政管理方面。校史及学校平面图、建筑图纸；上级的文件、通知及有关批复；工作计划、总结 及大事记；各种规章制度、会议纪录及有关决定；固定财产登记表、统计报表及财务资料；受各级各部门表彰 情况及证件；历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。
2.教育教学管理方面。教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结；每学期教师任课情况安排表；每 学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册；不同版本的教 材、教参；历年所订主要报纸、杂志；图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施（含自制软件）的登记册； 学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的（含广播、电视）报道本校事迹的新闻、通 讯、经验材料；完整的义务教育档案资料等。
3.教师管理方面。逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表；逐月逐日教职员工的考勤原始记载；教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记 录、指导意见及结论；教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料；每学期教师的学科教学计划及 班主任工作计划；教职员工的年度工作总结及考核评定材料；学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合 格教师的继续教育资料；逐学期填写的《教师业务档案》等。
4.学生管理方面。每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表；学籍登记表（学籍卡或借读卡）；转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记；学生体检登记表及体育达标成绩 测查表；学生奖惩情况登记表；小学升初中的学生去向及初中毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业 生去向等。
5.其他方面。学校出现的一些重大事件的记录、一些突发事件的记录等。
二、档案管理的优越性
1.实行档案管理，能增强对学校检查评估的真实性和准确性。档案是督查、评估和指导学校工作的可 靠依据。有的学校，平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查资料证据不足，有的 已经失落，有的一时找不到，而评估“重证据，不轻信口供”，积分自然受到影响。有了档案资料，就是真凭 实据，督查评估就能做到公平合理。
2.实行档案管理，能调动教师的工作积极性，激励教师的竞争意识。比如《教师业务档案》，每学期根 据各人的工作实绩填写一次，内容和本人见面，学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数 教师的上进心、自尊心很强，这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞，增强其事业心和责任感，对全面 贯彻教育方针，面向全体学生，全面提高教育教学质量，都有极大的促进作用。评优秀、评职称、民办教师转公 办等，就能避免凭印象、走后门、耍权力。“模范不模范，翻开档案看”，按工作实绩排队上，这几个过去的“老大难”，就会变成再也不难。
3.实行档案管理，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物（包括录音、录像等），对学生 进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。
4.实行档案管理，能进一步加强和完善学校的科学管理体制，使每所学校都能从本校的实际出发，摸索 经验，按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学，有其本身的规律，但这个规律并不是任何人随便 都可以掌握的，只有在工作实践中，不断总结成功的经验，汲取失败的教训，得而不骄，失而不馁，才能从中 找出规律，指导自己的工作，在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件，使学校管理从随意性、 经验型向自觉型、科学型发展。
5. 实行档案管理，可以推动学校改革、创新、发展。近几年来，特别是进入新世纪后，我国的高等教育飞跃发展，高等院校也必须适应发展要求不断改革和创新。管理人员不仅按管理进步的要求完善学院资料的整理归档工作，学院的发展离不开改革和创新，改革和创新更离不开档案的管理和健全。在学院工作中，改革方针运用了历年资料进行分析比较；创新思路运用了历年资料研究筛选，学员从历年资料中寻找经验，从失误中接受教训。
三、档案管理的具体措施
1.档案资料要收集齐全。传统档案管理方法即手工操作法是当前学校档案管理的一种主要方法，它要求档案管理部门（人员）必须坚持实行《档案法》等所规定的统一标准，收集学校资料要齐全，立卷次序要规范。档案管理人员在收集整理学校档案资料时要认真审核，按照具体审计项目的内容进行筛选归类，如基建类，行政管理类，学生奖处类等，切忌“一锅煮”和“打捆式”归类。
2.审计档案微机管理法。运用微机管理档案不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，节省存放空间，保护档案原件，还有利于保密和提高档案工作质量。并且可以将传统的档案经过数码设备转化成电子设备，这样既可以节约占地，又可以很好地调用。
3.人工、微机相结合操作法。 学院档案的立卷，就是要把学院工作程序中形成的有参考和保存价值的文书资料，进行收集整理、装订成卷，存放在指定位置。这一整套操作程序不仅手续繁杂，尤其过去手工抄写审计档案目录，费时费力，有时还易出错，出了错更改非常困难。实行人工和微机相结合后，档案管理人员只要将应立卷档案资料收集拢，实践证明，通过人工和微机相结合处理的学院档案，案卷既整齐规范，查找时一目了然，也为利用者提供了迅速、准确、快捷的查找方式。
档案资料是一个单位事业发展过程和主要工作情况的重要记录，具有非常重要的历史价值、文献价值和实践指导意义。从这一角度看，档案工作不是简单的记录历史和保存资料，而是总结以往规律、指导当前工作、规划未来发展的可靠信息来源和事实依据。所以，档案工作水映出一个单位的管理水平，研究档案就是研究规律，掌握规律就能改进工作，推动学校科学发展。在实际工作中，我们经常可以看到，由于管理者档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案工作存在着一些不尽如人意的地方，并不能全部反映一个单位各方面的工作。 有些学校的档案只能简单地反映人事变动、重要活动和审批事项等，而直接反映师生活动、学生情况，特别是教学过程中产生的资料缺失比较严重，甚至没有记录，无处查找。 比如，学校档案室保管着比较完备的文书档案、会计档案、科技档案（主要是基建档案）和人事档案。 文书档案依靠文书处理程序办理，会计档案有严格的会计制度作保证，科技档案中的基建档案，有严格规范建筑审批程序，人事档案有清晰的归档范围，办理规范，材料完整。但是，比较而言，教学档案、学生档案、音像档案存在很多不足，难以全面直接反映学校的教育教学等情况。这样，虽然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就这样随着时间的推移再也没有音讯。这种现象是档案管理体制不健全、整理收集不到位造成的，对一个单位来说是很大的损失。下面对学校档案资料缺失的具体表现、主要原因进行探讨，并提出提高档案工作水平、发挥档案管理效能、促进学校科学发展的可行性建议。 一、档案资料缺失的具体表现 档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，又有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在以下几点。 1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。 在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。 2.文字处理不规范。 从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写不规范。教研组长、教师在制订年度各类教学计划、进行年度总结、各类活动记录、填写学生成绩册、学生学籍档案时使用圆珠笔、纯蓝墨水等，不利于档案的长久保存。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是原材料书写格式不统一，不规范。如题目、姓名等文字写在装订线以外，或干脆不写，材料无形成日期，等等。四是有些材料不齐全，造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。五是有些材料语法欠妥、随意简称，使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。 3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。 教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。 教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据，为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中起到重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。 4.书面文件信息安排工作的作用没有充分发挥。 使用正式文件形式是学校管理的重要形式，印发文件有规范的程序和文字表述要求，是比较规范的文本，便于执行和查询。但是目前许多学校正式行文存档资料以上级请示文件、上级活动汇报文件及奖惩文件为主，很少涉及校内各级各类管理制度设立及校内活动内容。成文文件除办公室、会计室工作内容外几乎很少涉及其他行政科室工作内容。这使得学校文书档案记录内容不够完整，收录方式杂乱，无法实现程序化系统管理。给未来查阅资料及借鉴以往工作经验造成了不便。 二、档案资料缺失的主要原因 档案意识的高低、档案管理员工作质量的优劣、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因。 1.学校管理者对档案不重视。 在学校管理中，档案工作与教学质量没有直接的对应，档案工作对于学校教学质量及其他工作的重要影响和作用在短期内不容易看得出来，所以档案工作的重要性往往被忽视。 有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，对档案资料的收集、整理、归档、管理、调阅等程序没有具体要求，档案室只是作为档案资料保存的仓库，档案管理就成了仓库管理。在人员安排上，经常使用人员兼职，缺乏专人管理，工作比较被动。 2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。 一是对常规工作的规律把握不够。及时总结、归纳常规工作，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员的文字能力不高，对文字工作认识不到位。只是把文件作为向上请示或对外交流的工具，而没有发挥其制定政策、信息、指导工作、落实责任的作用。#p#分页标题#e# 3.档案管理程序不规范。 缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。 三、发挥档案工作效能的建议 推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，需要从以下几方面加以改进。 1.以重新定位档案工作为契机，提高档案管理水平。 增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化对保证教学档案质量的重要意义，充分重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。 2.以规范教学档案为关键，丰富教学实践经验，提高学校教学管理效率。 教学档案体现了学校管理的核心内容，内容多，涉及面广，需要多个部门紧密合作才能完成。其一，要确定归入教学档案的材料内容，比如教研组、年级组、教师教学学期计划、期末总结，教学活动安排，学校组织的各类考试试卷、学生评教结果，教学研讨会材料，班主任工作研讨会材料，等等；其二，要确定收集教学档案资料的方式，每个部门确定一名兼职档案员负责平时材料的收集，定期整理；其三，制定管理教学档案材料的办法，规范收集整理程序，提炼归纳总结教学的相关数据和基本经验教训；其四，建立教师业务档案，完善教师业务考评制度。教师工作具有相对独立性，评价难，只有建立详细的教师业务档案，才能够客观评价教师工作，指导教师的业务开展。业务档案的内容包括教师的基本情况、各学期的工作岗位、职责范围、学期评教结果、任教班级考试成绩、奖惩材料、个人计划总结、学校评价、考核结果等。 3.以提高办文质量为抓手，发挥文字处理在管理中的作用。 引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。学校制发公文的目的在于通过行文有效的落实学校要求，实现学校意图。公文也是最有效的档案留存方式，它所记录的内容将会成为一个单位制度化管理的依据、常规工作延续的参照和开拓性工作开展的经验基石。为充分发挥公文在学校管理中的作用，一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”活动、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性重要事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。 4.加强档案管理，规范档案工作程序。档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。 5.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。 通过专业培训，一方面了解档案形成过程、整理办法等业务知识，另一方面增强档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。 6.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。 根据学校实际情况，选择适用于计算机档案管理系统软件，实现规范化科学化管理，保证档案质量，实现纸质材料和电子文本同时存档。档案管理不是一蹴而就的，而是一个不断发展、不断完善的过程。 因此，档案的规范管理过程也是学校各项工作的规范管理过程，两者是相互促进、相互影响的。 充分利用本单位以往经验，有效发挥档案工作效能，规避工作风险，关系到对档案工作在学校管理中的地位和作用的深刻认识，关系到学校的质量提高和科学发展。只有提高档案意识，规范档案管理，挖掘档案资源，研究档案信息，才能进一步发挥档案工作在学校管理中的重要作用。
1教学档案管理遵循的基本原则
教学档案是教学活动的产物，是教学科学化和进行教学研究与改革的基础。在此过程中，有很多环节都产生了大量的材料，需要及时的收集并进行整理和归类，形成完整的档案。因此，在教学档案管理过程中应遵循以下基本原则。及时收集素材。凡在教学管理和教学实践活动中产生的和直接形成的文字、图像、表格、音像材料等均属教学档案中的内容和素材。除了上级所发文件、教研室教学材料等直接材料外，对于所进行的各项教学活动，及时用文字及图像予以记录和保留，形成间接材料，可以丰富教学档案的素材。力求准确完整。教学档案材料每年都有更新，需要按学年归档。每年上级下发的各类文件和教研室组织实施教学过程中产生的各种教学材料等均要求有原始材料和数据，保证准确有效。全部已经归档的材料应要求格式规范，保证内容完整可靠。建立严格的保管制度，原则上不外借，可允许材料复制后传阅，以保证教学档案的连续性和完整性。科学完善管理。教学档案要实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，既能够如实而全面地反映出临床教学工作实践的全貌，同时也便于教研室进行教学研究，以及在各教研室之间和本教研室各教员之间进行教学经验的总结交流，提高教学水平。教学档案必须如实反映各个时期的教学实践活动情况、教学研究成果情况和教学管理工作的经验教训等。必须遵循教学档案的现实性、集中性和动态性的特点，使教学档案能够在教学研究和管理中发挥重要作用。
2教学档案的有效管理
及时收集资料。在教学档案的管理工作中，教学档案的资料收集工作是确保档案完整的关键环节。没有高质量的资料，就不可能有高质量的教学档案。由于教学档案主要产生于教学管理和教学业务活动的各个部门和各个环节，其来源是分散的，下发文件的渠道也是多方面的，只有及时广泛地收集教学文件和各种教学材料，才能拥有丰富的档案资料，保证教学档案的完整准确。因此，教学管理需要有专人负责，管理人员也要有强烈的资料收集意识，对每日的工作、每个阶段的工作，带着收集资料的意识去进行计划和安排时间完成，及时收集资料。资料完整准确。教学档案真实地记录了各个时期上级教学部门的教学管理活动情况、本教研室教学经过、教学研究成果和教学管理工作中的经验教训，应定期收集文件材料并按照归类目录进行整理，科学分类和系统地归档，全面、客观、准确地反映出整体教学工作过程和水平。所收集的资料要包括以下方面:①上级教育主管部门下发的有关教育的条例、法规和指导性教学文件;②学校制定的各项教学文件和教学规章制度，教学和实纲;③教学实施过程中的计划安排，如教研室教学实施计划、见习学员的见习时间安排、实习学员的科室轮换安排;④教学活动记录，包括课堂听课记录、集体备课记录、教学活动记录、课程设计、课堂设计、使用教材、自编教材(或讲义)、教学参考资料、教案和多媒体课件等;⑤教学工作总结资料，包括实习指导、实习报告、考试成绩统计、试卷分析报告、考试规则及监考情况登记表、各阶段的教学工作总结;⑥教师业务档案，包括教师教学质量评议表、见习带教评议表、教师考核资料、教师授课统计表、论文论著、教学成果、获奖资料等。有些资料是文字文件，例如各种教学规章制度和教学计划等，而有些教学活动，如师生见面会、开展第二课堂等，还需要保留图像资料，以丰富教学档案的素材。
科学分类归档。整理分类是按照档案内容、来源和时间的不同，把档案分成若干个类别，为教学档案保管利用提供方便。根据不同教学材料的来源和功能，教学档案的材料主要包括如下七大类:①教学管理文件:国家和上级业务主管部门有关教育的管理文件，包括法规、条例和各项规定;②教学规划文件，包括课程建设规划、教材建设规划、人才建设规划、学科建设规划等;③教学安排文件，包括教学的课程标准、教学实施计划、见习实习安排等;④教学实施文件，包括课程设计、课堂设计、教案和课件等;⑤教学考核文件，包括试卷、标准答案、阅卷方法、考试成绩统计和试卷分析报告等;⑥教学总结文件，包括课堂总结、中期总结、年终总结和教学工作总结等;⑦教学队伍文件，主要是讲课和带教教员的业务档案材料，包括他们进行临床、教学和科研工作所发表的论文专著以及获奖成果等。按照教学档案形成的特点和规律进行整理，使整理出的档案真实而又系统地反映了教学实践工作的全貌，便于保管和利用。由于教学档案是教学管理活动各种散在文件转化而形成的，同时也是教研室教学活动的客观反映，因此需要特别注意保持档案文件之间的时间联系，特别是保持档案中文件之间的时间沿革联系和内容相关联系，这样保留完整的教学档案才具有重要的研究价值。专人严格管理。建立严格的教学档案的管理制度，能够确保教学档案资料的完整和教师利用方便。指定由教学秘书负责整理资料和归档，对教学档案进行科学系统地分类和编排，及时发现缺漏资料及时查找和补充，并制定严格的教学档案借阅制度。定期整理临床教学档案，提高教学档案的系统性和完整性，保证教学档案的质量。
3教学档案在临床教学中的作用
有助于提高教学水平。教学档案是教学实践活动的最原始记载。完整的教学档案当中，记录了一次次教学的客观实施过程。按照教学规律进行教学活动，需要在每学年的开课前，进行本课程的教学设计，在完成文字资料的过程中，会产生新的思想火花，改进以往教学的不足。任课教员在备课的过程当中，可以参考其他教员以往的教学资料，补充和完善自己的教案和课件，以及不断完善课堂教学设计，在吸收他人精华的基础上，整理出具有教员个人风格和特点的教案，使教员在逐年的教学活动中不断提高教学水平。有助于研究教学规律。教学档案中积累了不同阶段、不同专业、不同层次、不同教员的教学材料，包含了大量的教学活动反馈信息。有了完整的教学材料，就可以利用这些素材研究分析临床教学不同阶段师生教与学的积极性和主动性，对不同教学任务的特点进行定量和定性分析，总结分析不同教员的教学方法，找出教学中普遍性和规律性的特点，最大限度的研究和总结教学规律，提高教学质量。
一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
