[关键词]档案管理；资源信息；新时期；就业局
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0145-01
一、新时期就业服务局档案管理工作的意义
档案管理是对历史负责，也是为未来服务的一向重要工作，它体现了某个机构的建成、发展等一步步的脚印，这对于构建和谐社会以及全面建设小康社会都有着重要意义，它的工作渗透到了社会的方方面面。如今做好档案管理工作不仅是某个机构资料的保存，也是彻底贯彻党的精神，提高党执政能力的具体体现。档案是社会精神文化的载体，档案是一种精神文明物质化的产物，它作为一种凝固的载体将人类的思想活动进行记录并良好地传播下来，在今后的文化传播、交流中都是功不可没的。
就业局的档案管理同样体现了为人民负责的态度，作为具有社会共享性质的档案它的管理工作室顺应社会发展的，是符合人民所需的。人民只有通过档案的查阅，才能够更好地了解过去、把握现在以及相信未来。做好档案的管理工作，是对这个机构工作负责的态度，人们要通过档案的记录去了解过去发生在这个机构的事件，目前的存在情况以及在未来会有什么样的作用。所以，这就要求我们必须重视档案管理工作，必须认真贯彻落实党的十精神，去完善自身的档案管理，这是对自身的发展负责的体现。
二、目前就业服务局档案管理存在的问题
1.重视程度不够
许多机构在对于档案管理工作中，都是不把它看重的，认为它是幕后工作，相对于前线的工作者来说，比较不容易受到领导的重视，所以工作人员也不怎么上心。具体在档案工作中的重视体现在三个方面：第一是工作人员本身对工作的懈怠，整理档案时没有经过正规的培训，摆放没有科学依据；第二是单位领导不重视，没有加大对档案管理的力度；第三就是资金投入不足，导致档案的人力、设备都存在着一定的缺陷。目前就业局的档案保管空间存在着面积小、容量小、饱和度高的特点，所以在收集上难免会出现不完整或遗漏的情况，文件材料的把关力度也不够，材料受损厉害。总之，档案管理工作在目前的就业服务局中是不受重视的。
2.工作人员安排流动性较大
档案管理工作在就业局本身就不受到重视，所以在人员安排上就存在着各种各样的问题。例如档案管理的人员流动性较大，并不存在固定的档案管理人员，许多人都是身兼数职。具体表现在许多单位的二级机构档案人员变换频繁，这就导致新接手档案管理工作的人需要重新去适应档案管理工作，这对档案管理工作的深入发展是十分不利的。在档案管理工作的交换时期，容易对档案资料的稳定性和完整性造成破坏，由于档案管理人员身兼数职，对档案管理工作的深入发展，工作的创新都是没有帮助的。同时档案管理人员的素质没有严格的把关，管理程序并不严谨，这就导致档案工作存在着严重的缺陷。
3.档案管理工作质量较低
档案管理工作质量和利用效率都较低时当今就业局档案管理档案的普遍特点。档案管理的质量高是为了更好地提升档案的利用效率。但经过这些年的调查发现，档案管理质量和利用效率上有着差距。具体表现在档案管理分类不够合理，档案的期限划分不准确，有的更注重文件的归档，但有些相关资料却没有放在一起。这对于查阅以及资料的保存都是十分不利的。
三、档案管理工作的整理建议
档案管理工作在当今已经成为一个重要课题。所以我们需要不断加强自身的管理经验去完善档案管理，就目前存在的大多问题，我们需要一步步去发现问题，解决问题。
1.加强重视程度
无论什么单位，只有领导充分重视，这个机构才会有更多发展的可能。档案管理工作做得好坏需要由领导来带动，首先笔者提倡的是对档案管理工作简历责任制，要充分明确主管领导和相关领导，其次要建立机构网络，形成以档案工作室为中心的档案工作，各个部门都积极配合资料的搜集和递送，最后要充分建立以领导为核心，分类保存，逐级负责校对，让档案管理工作井井有条地进行。
2.把握管理规范重点
档案管理也要分清管理重点，文件材料的归纳是档案工作的重中之重，所以做好档案归纳工作是档案工作的中心。文件的归纳和管理要把好几个关卡，首先要做好材料的收集，确保文件的完整性。其次要保证文件归档的分类标准化，让档案归纳规范，便于查找。接着要做好文件资料的管理工作，确保文件在档案管理室的安全性。最后要将文件的保密工作做好，保证文件档案的材料内容不泄露。
3.加强档案管理人才建设
任何职务都需要有专业的人才，稳定的人才去维护才有深度开发的可能。档案的管理工作者要保证自身管理的科学性和高素质，笔者认为档案管理队伍需要着力去建设作风精良、充满活力、高效高质的品格。这需要各级领导不断加强对档案管理工作的培训力度，组织开展一些档案管理的培训，营造出人才成长的良好环境。对于档案管理工作人才，要要求他们具有高度的专业技能、知识水平、工作热情以及良好地导读素养。着力建设复合型档案管理人才。与此同时要不断地加强档案管理工作人员的再学习再教育，这样能够保证工作质量的不断攀升，可以通过培训或者指派到各级地方去进行档案管理工作的学习。
档案管理工作人员不仅要积极参加机构组织的培训，还需要不断注重自身职业道德的保守。注重自学，注重创新能力的培养，大力弘扬“勤奋、创新、奉献”的精神，做到踏实、务实、注重实践的要求。解决新问题在档案业务上有所创新有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。档案管理工作人员需要不断地拓宽自身视野，丰富知识技能，在当今快速发展时期，要把握新行业和档案业务管理的要求，这需要工作人员不断自我充电，对档案管理工作引发新的思考，进行工作内容的创新。
4.健全网络管理系统
新时期档案管理工作不能缺少网络管理，所以笔者认为，需要着重对文件档案资料进行电子化办公。首先要将已经保存的纸质档案通过拍照、扫描等方式进行信息化处理制作成对应的电子档案。接着建立健全纸质档案与电子档案融合管理机制。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。与此同时要加强档案分类管理，减少资源浪费。对于照片、影像等资料的存储，要充分利用电子档案的优势性，减少不必要的资源和空间浪费。最后要建立健全档案安全保密制度。根据国家法律法规要求，结合本单位具体情况，来制定切实有效的电子档案和纸质档案文件安全保密制度。
在采取措施时，要注重技术的安全，软件的安全，具有高度的专业性和保密性。在选择档案管理软件时要充分地对其应用性、安全性、维护性以及开发性进行考量，甚至要对软件开发者和设计者都身份进行确认，这样才有使用的安全保证。
总结：档案管理工作需要不断地加强自身的内涵，需要结合新时代的要求创新工作内容，这样才能够有效地保证档案管理工作的生机与活力，实现档案管理工作向更高的层面发展。档案管理工作不仅要在资金和技术上加大投入，还需要从上层建筑中的管理制度入手，让上层建筑与经济基础有效结合，才能够实现档案管理工作的突破。
参考文献
[1]郭靖.就业服务局档案管理之我见[J].学周刊，2015，28：240.
【关键词】劳动就业；社会保险；档案；管理
劳动就业档案作为社会保险工作的基础和前提，其档案凭证的重要性不言而喻，劳动就业档案同社保档案一样都是“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的惠民工程。临朐县面积1834平方公里，人口89.71万人，作为一个人口大县，如何认真抓好劳动就业和社会保险以及有关档案管理工作事关该县经济和社会发展全局问题。该县高度重视劳动就业档案管理工作，2011.12晋升省二级单位，同年，被潍坊市档案局评为“潍坊市档案工作优秀集体”称号。2012.10被山东省档案局评为“晋升省一级先进单位”。2013.12档案管理工作被潍坊市人社局、档案局评为“潍坊市档案管理工作先进集体”。临朐县的做法有一定的借鉴指导意义。
一、临朐县劳动就业档案管理更全面、更规范
临朐县高度重视劳动就业档案管理工作，1996年底该县劳动就业档案管理晋升为省二级先进单位。随着全县劳动事务业务的开展，失业下岗人员档案托管工作量加大，2002年成立临朐县金桥劳务开发中心，负责全县集中管理人员、失业、劳动事务人员档案管理工作，使全县的劳动就业档案管理更全面、更规范化。2015年，共接收整理各类档案9514份，完成全年任务目标的123%。其中集中管理档案4865份，失业职工档案3172份，人员档案1477份。目前实有各类档案65136份，其中集中管理档案38758份，失业职工档案9395份，人员档案16983份。
同时，认真做好其它与就业档案管理的有关工作：一是做好档案转借、回收工作。办理失业、二次就业、退休或补交保险转移借出档案7645份，完成全年任务目标的120%。其中集中管理3708份，人员2359份，失业职工1578份。提取并收回人员补交养老金档案701份，重新核对后装盒存档。二是充分发挥档案管理的社会效能。接收整理装订人员退休档案1156份。充分利用档案内部管理网络平台，为各类人员查阅档案8827人次，较好发挥了档案服务功效。
（一）加强档案管理组织建设
建立健全档案工作组织机构。成立了以分管领导为组长，办公室主任、档案科科长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组。档案管理科作为专门的档案管理机构，配备了3名专职档案员，同时，每个科室都配备1名兼职档案员。形成了由领导分管、档案科主管、专兼职档案员齐抓共管的档案管理网络。
（二）加强档案管理队伍建设
作为档案管理队伍，不论是专职还是兼职档案员，他们都具有大专以上学历，部分同志具有中级档案管理专业职称，都具备良好的政治觉悟和业务素质。同时，建立了档案管理人员岗位责任制，把搞好档案工作作为内控管理和年度岗位目标考核的重要内容，严格落实奖惩制度，牢固树立服务意识，力争为各项业务工作提供优质的服务。
（三）加强档案管理制度建设
制定了各类档案的《归档制度》，《保密、借阅制度》和《现代化设备管理制度》等九项制度，并装裱上墙。拟定了合理的保管期限表。尤其是建立了完备的档案管理制度，各种档案实行集中统一管理，按归档要求定期档案收集整理，做好归档立卷工作；各门类档案收集齐全并符合标准要求。为了解档案的整体情况，建立了内容详实的全宗卷；严格库房管理，做好温湿度记录，定期进行档案情况统计填报，对到期档案及时进行鉴定，并监督销毁；按保管年限及时向档案局移交、报送档案资料；编制了全引目录、案卷目录、文号索引、专题目录等检索工具，同时，利用计算机档案管理软件，实现了微机检索。
（四）加强档案管理设施建设
县金桥劳务开发中心前些年投资改造建设了150平方米综合档案管理机构，下设了档案库房、档案阅览室和档案办公室，同时投资二十几万元用于档案库房基础设施建设，配备有录像机、录音机、照相机、微机、复印机等档案自动化、现代化设备；年初，安装了潍坊市劳动事务管理系统软件，形成人员档案管理数据库，实现了劳动事务中心、失业保险科与档案科信息资源共享平台，提高了档案借阅、查询效率，档案的现代化管理水平上了一个新台阶。
二、撑起城乡居民社会养老保险档案保护伞
临朐县在做好劳动就业档案管理工作的同时，把社会保险档案管理也作为规范化建设重点，以争创全省新型农村和城镇居民社会养老保险经办服务示范县为契机，为全县50.3万参保人员撑起了城乡居民社会养老保险档案“保障伞”。2012.4被潍坊市社保中心评为“全市社会保险业务档案工作先进单位”2014.12档案管理工作被潍坊市社保中心评为“潍坊市档案管理工作先进集体”。
（一）点面结合，推动档案整理工作
该县社保中心联合档案局采取“以点带面”的方式强力推进档案整理工作开展，工作人员先行在五井镇、东城镇社保服务平台进行了档案整理试点。为进一步提高档案整理人员能力水平，连续举办档案整理培训班5期，培养专兼职档案管理人员600余名，为档案整理工作的开展打下了坚定的基础。
（二）完善制度，加强检查督导
在健全完善《临朐县城乡居民养老保险实施办法》的基础上，临朐县社保中心完善出台了《城乡居民社会养老保险档案整理考核责任制》，定期对全县各镇（街）城乡居民社会养老保险档案整理工作进行全面督查指导，确保了档案整理的规范化、标准化、专业化。
（三）为档案管理工作提供人、财、物支持
在城乡居民社会养老保险档案整理过程中，临朐县社保中心克服时间紧、任务重的现状，积极抽调档案整理人员、配备档案整理设备、筹集所需资金，在短短两个月的时间内，共整理⒈5羌抢唷⒔煞牙唷⒎⒎爬嗪屯吮＠嗟蛋31000余卷，真正兑现了对参保群众“记录一生、管理一生、服务一生”的承诺。
（一）积累经验教训。
高速公路档案局档案管理的时候会有着一定的经验吸取，这样对于日后的高速公路发展有着积极的作用，对高速公路技术的创新也产生积极的影响。
（二）产生间接的经济效益。
高速公路档案局档案的管理一般是不会产生一定的经济效益，但是却可以把其利用成技术指导，这样就会产生不可估量的经济间接经济效益。由于高速公路档案管理是高速公路发展的重要部分之一，所以发展高速公路档案局档案管理工作是时代的要求。
二、高速公路档案局档案管理中存在的问题
（一）高速公路档案局档案管理收集方式不统一。
高速公路档案局在收集档案的时候没有同一的收集方式制度，这样就导致收集资料不完整。尤其是建设工程方面的档案收集情况，收集工作者对于这些档案的重要性没有认识到，因此，对于建设工程档案的记载不全面，造成数据的遗失。
（二）高速公路档案局档案管理制度不完善。
在某些建筑施工企业，由于他们的工作量非常大，工作地点的地点也就流动性大，这样就会给档案局收集档案的时候造成一定的困难。因此，高速公路档案局档案管理制度的不完善，就会造成监督力度下降，使档案不能够及时整理，最终使档案遗失。所以，高速公路档案局档案管理制度的不完善也是高速公路档案局档案管理中较为突出严重问题之一。
（三）高速公路档案局档案管理方式不合格。
高速公路的各个施工单位由于行政标准都不同，所以各个企业在收集档案的时候所使用的方法也就不同。某些资料在收集的时候就会很容易产生混乱的情况，甚至还会因为人为的原因造成一些档案的遗失，最终由假资料进行填补，这样就会是档案失去其真实性，
（四）高速公路档案局档案管理信息化落后。
目前各个企业正在朝着信息化时代前进，但是高速公路档案局档案信息化的管理水平程度却是没有提高，这样就会在很大的程度上制约了档案利用率。某些高速公路企业档案管理的硬件设施没有达到变准，这样九十信息化档案管理更加的难落实。虽然有些企业已经建立了信息化系统，但是对于信息化管理的认识程度不够，这样就会使档案管理的程度还是停留在低水平。
（五）高速公路档案局档案管理队伍素质低下。
高速公路档案局档案管理的工作人员是需要一定的专业知识与素养的，但是针对现在高速公路档案局的工作人员来说，他们的专业知识素养低下，甚至是一些较为基层的工作人员没有专业知识素养同时也没有较强的责任心，这样就会使他们在收集档案的时候蒙混，严重降低档案收集的质量。
三、加强高速公路档案局档案管理的措施
（一）提高对高速公路档案管理的认识。
高速公路的管理组应该要加强对档案管理的认识，对于相关政策要给予支持，加强管理部门的硬件设施的建设，把监督制度落实到实处，并且要经常组织档案管理的工作人员进行学习交流，提高工作人员的专业素养。
（二）做好高速公路档案收集工作。
高速公路的档案收集有着其独特的特点，对于一些工作地点流动性大的工作，应该派专门的工作人员进行档案整理收集，若是出现一些技术上问题，就可以通过查询档案查明原因。
（三）完善档案管理制度。
高速公路档案管理是不能离开制度的制约，因此，对于制度的完善在很大的程度上有利于档案管理的顺利进行。高速公路档案管理的制度在制度的时候要考虑多方面问题，这样就会是制度发挥最大的程度。
（四）加强档案信息化管理。
现代企业内部都在加强信息化管理。档案管理的查询、分析等方面都是涉及都档案管理的信息化软件建设。因此，若是想要提高档案管理的信息化水平，就应该要加强档案管理的信息软件的应用，这样才会在一定的程度上加强档案管理的实用性，提高档案管理的工作效率。
（五）提高工作人员的专业素养。
若是想要提高档案管理共组质量，就应该要提高工作人员的专业素养。高速企业管理者应该要派工作人员到现成进行实践，进行实践培训，这样才会使档案管理工作的效率不断的提高。
四、总结
关键词：公路管理局档案局档案；管理；效率
1 引言
随着科技的不断进步，经济的持续发展，公路管理局档案局档案管理越来越标准化、科学化和现代化，其效率也在不断提升，其在社会各个领域中均发挥着重要作用，管理内容方式不断改进，促进了公路管理局档案局档案价值的有效发挥。
2 提升公路管理局档案局档案管理效率的意义
一方面，我国对公路管理局档案局档案的要求越来越高，公路管理局档案局档案管理效率的提升是我国现阶段政府机关、事业单位、企业等的迫切需求；另一方面，公路管理局档案局档案类型和数量的不断增加也急需通过管理效率的提升来应对。因此公路管理局档案局档案管理效率的提升对我国公路管理局档案局档案的管理工作具有重要意义
3 当前公路管理局档案局档案管理中存在的问题
3.1 公路管理局档案局档案存在损失丢失的情况
一些公路管理局档案局档案的保存还在采用纸质的方式，时间一长容易损坏，而且在保存期间很少对档案进行检查，一旦要用到档案或档案进行移交时，给档案者造成严重的影响；还有一些档案管理人员，由于专业水平和个人素质的原因，对档案随意摆放，最终导致档案丢失。档案记载着人员多年的情况，一旦丢失很难补回来。
3.2 公路管理局档案局档案管理手段相对落后
一方面，有些公路管理局档案局档案管理工作者有很多都是教师的亲属或退休员工，没用受过专门的档案管理培训，缺乏相关的管理经验和技能；另一方面还受制于软硬件条件和资金限制，公路管理局档案局档案管理的配套设施跟不上。所有这些因素加起来就导致了公路管理局档案局档案管理手段的相对落后的现状。
3.3 对档案材料收集不及时
公路管理局档案局档案管理人员在收集档案材料时不积极，例如在移交档案时存在收不齐的情况，一旦漏交，档案的审核工作就会出现问题，以后再补交，其流程更加繁琐。这种现象很大程度上是公路管理局档案局档案管理人员的督促不到位造成的。因此，档案管理人员应该尽职尽责，积极收集相关人员的档案材料。
3.4 对公路管理局档案局档案管理的重视程度不够
许多部门认为公路管理局档案局档案管理工作没有实质上的意义，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到档案资料就可以了。对公路管理局档案局档案管理工作觉悟性差，忽视了它在部门资源管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。
3.5 公路管理局档案局档案管理方式单一
在公路管理局档案局档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的公路管理局档案局档案管理系统，很多中小型企业部门还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易导致档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。
3.6 缺乏公路管理局档案局档案管理专业人才
我国公路管理局档案局档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，公路管理局档案局管理人员编制不够充足，相关部门对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的企业公路管理局档案局档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、毫无一丝技术含量可言。
3.7 档案材料利用不充分
公路管理局档案局档案材料存在着利用范围狭窄的问题，大多数的部门只是利用档案资料去了解人员以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，公路管理局档案局档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展、改革的深入，对公路管理局档案局档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大公路管理局档案局档案资料的利用率。
3.8 信息数据库与安全建设落后
在公路管理局档案局档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致公路管理局档案局档案信息数据库不完整，这就造成了日后对公路管理局档案局档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致公路管理局档案局档案的一系列问题。信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。
4 提升公路管理局档案局档案管理效率的途径
4.1 健全公路管理局档案局档案管理制度
公路管理局档案局档案是员工真实信息的主要来源。关乎员工的个人前程，目前我国公路管理局档案局档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。
4.2 公路管理局档案局档案管理工作的规范化
公路管理局档案局档案的规范化要努力做到四个方面，一是档案提交的程序化，既在档案提交时一定要按照规定的流程走，例如有关部门的盖章一定不可缺少；二是档案鉴别的规范化，既对档案的真实性、完整性要做认证的鉴定，档案信息不完整的不给予归档；三是档案基础设施的标准化，例如配套电脑的落实，档案管理软件的日常维护等；四是档案管理工作的制度化，例如档案管理的上下班时间，市场档案维护事项的规范等，只有工作的制度化才能确保管理工作的有序进行。
4.3 加强公路管理局档案局档案信息化建设
目前我国大多数企业仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高公路管理局档案局档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。
4.4 加强公路管理局档案局档案人员队伍建设
目前我国的公路管理局档案局档案管理人员大都是兼职人员，我们要培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理。
传统的公路管理局档案局档案管理方法不能适应新形式下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，避免违法乱纪等行为的发生。
4.5 加强软硬件的投入
在硬件方面，计算机相比传统公路管理局档案局档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于公路管理局档案局档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于公路管理局档案局档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现公路管理局档案局档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。
参考文献
关键字：档案局；档案；管理；探析
1 引言
随着社会经济的发展、改革的深入，档案局档案管理工作面临着很多的问题。档案局档案工作，对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用。它是公司、机关选拔人才、任用人才的重要依据。也是了解档案人员的重要信息的来源。目前，档案局档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下的发展需要。产生了一些擅自建档、扣档等不正常现象，严重影响了档案管理工作。
2 我国档案局档案管理存在的问题
2.1 理解性差，认识达不到一定的高度
目前，许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类额工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到员工的个人资料就可以了。对档案局档案管理工作觉悟性差，忽视了它在企业人力资源管理中的重要作用，造成人员、经费等情况没有足够的保障。
2.2 档案管理工作方式单一落后
在档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的档案管理软件，很多档案局还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。
2.3 多头管理影响档案局档案的完整性
档案局人员受到多头的领导，由于人员在政府或企业不同工作岗位的流动，致使档案局档案的多头管理跟不上员工移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，档案局档案管理的信息未随着员工的流动而跟进记录，影响档案局档案管理工作的进程。此外，随着企业的破产、内部裁员、员工失业、再就业导致劳动管理部门、社会保险部门等无法及时的跟进信息，造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了档案局档案管理的完整性。
2.4 管理档案工作的人员紧张
我国档案局档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，档案局管理人员编制不够充足，政府对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，大多数的档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。
2.5 档案管理传递方式不规范
目前我国档案局档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。人员的辞职、解除合同的时候，档案局档案资料并没有随着人员的移动而流入新的企业或工作单位。人员调动自己的档案局档案，不填转递单、不经过密封就让员工自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重的影响了我国档案局档案管理工作的规范性。
2.6 档案材料的利用率比较低
档案材料明显存在着利用范围狭窄的问题，大多数只是利用档案资料去了解人员以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展、档案局改革的深入，对档案局档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大档案资料的利用率，为企业提供人才创造良好的条件。
3 我国档案局档案管理的现状
我国的档案管理起源于革命时期，我党和军队为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智美为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善，这其中不只包括干部的选拔标准，还包括企业职工的档案管理制度。其中国有企业档案管理包括干部档案管理和员工档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工做。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。
到了21世纪，档案局档案面临着两个极端。第一个就是人们对于档案资料有种神秘的认识，把它看得非常的重要，比如里面的政审材料就对个人档案起着很关键的作用，其中有一点抹黑，就会对个人的发展有一定的影响，人们几乎想要把材料弄得近乎完美。第二个极端就是很多企业的员工对自己的档案不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性，“弃档族”也大有人在，他们对自己的档案去处一无所知，漠不关心，把档案材料放到存档机构就不闻不问，也不缴纳存档的费用。档案管理部门对收集起来的材料未经严格的审查就保存起来，致使影响到材料的真实性和完整性。
随着时间的推进，原有的一些管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重的影响到了我国档案局档案管理工作的进程。
4 国外档案局档案管理对我国的启示
4.1 档案管理的集中性
以美国为例子来说，美国档案局档案管理实行的是集中性的档案管理体制，下放两个管理机构全权处理档案的管理，主要是档案局管理总署和国家档案与文件管理总署两个部门。其中档案局管理总署主要负责的是档案管理制度的建立、档案战略决策、档案调整，对下放的档案局管理部门进行统筹管理。国家档案与文件管理总署的工作就是对各级政府档案局档案管理部门的监督与指导。对于我国来说，目前我国仍处于档案局改革的阶段，要时刻以人为本，吸收和借鉴外国的经验，采取集中管理的手段去管理档案管理部门，并提高档案管理工作的效率。
4.2 档案局档案管理制度的开放性
在美国，档案局档案资料不仅对本人开放，而且还对个人、企业和被授权的机构开放。但是这些开放是有一定的条件的，必须向法院申请，待法院审核批准以后才可以以被授权人的身份进行查阅。并不是对所有人都开放的。美国公民非常重视自己的知情权，他们有权对自己的档案资料进行查询，如果发现错误的地方，可以提出质疑，可以向主管部门提出核实的请求，如果请求属实，可以根据错误的地方提交一份澄清事实的备忘录。对于我国来说，任何公民都是有知情权的，我们要合法保障公民的利益，原来模式的封闭性档案管理显然已经不适应新形式下的发展，所以我们的档案管理工作要切实为人民服务，提供相对开放性以供人民查询。
5 我国档案局档案管理的建设与对策
5.1 健全档案管理制度，规范化统一管理
档案局档案是员工真实信息的主要来源。关乎人员的个人前程，目前我国档案局档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。
5.2 加强人员队伍建设，实行专业化管理
培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理
5.3 加强档案局档案的信息化建设
充分的利用大数据给我们带来的快捷，档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高档案局档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。
参考文献
[1]赵小兰.浅析档案局档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究.2011
[2]黄雅君.档案局档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报.2014.13（1）
关键词：档案管理 现状 问题 路径
一、县级烟草专卖局档案管理现状
县级烟草专卖局的经营权、人事权和财权全部上交给了市级烟草公司，在文书档案管理方面，县级烟草专卖局的文书档案管理资料包括行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件、行政机关公文等。县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度不高，档案管理的硬件设施不到位，在文书档案的管理上缺乏科学有效的工作方法。具体说来，以当涂县烟草专卖局的档案管理工作现状为例，该局尚未配有档案室，无专门存放文书档案资料的场所。对于县烟草局的文书档案的归档和管理工作分别由县烟草局的各职能部门自行开展。且该烟草局的工作人员数量有限，目前未配置专门的档案管理员。在文书资料档案的管理上目前只能做到文书资料的保存归档，却无具体的档案案卷编号。对于档案的查询功能缺失，难以使县级烟草局的档案资源得以有效利用，发挥应有的作用。和县烟草局虽然有专门的档案室，但档案管理人员是兼职人员，且档案的管理仍然停留在人工管理上，没有很好地利用信息化资源进行管理。
二、县级烟草专卖局档案管理中存在的问题
1.较多的工作人员现代化的档案管理意识不强
档案管理尤其是文档一体化管理能够为企业的发展带来潜在的价值，而目前某些县级烟草专卖局对现代化档案管理的意识不强，对于档案管理的作用认识不足，甚至无法准确把握档案管理的真正含义。在县级烟草专卖局的档案管理工作上，仅满足于对文档资料的妥善保存，能够保证所有的文档资料及时归档保存便认为是完成了档案管理工作。县级烟草专卖局的管理人员大部分无法认知清楚文书档案的归档、编号、密级是一体化的档案管理工作，无法认知档案管理的查询利用功能能够为企业的经营决策提供智力支撑。因为无现代化的档案管理意识，也就无法实现文档一体化的档案管理工作。
2.档案管理人员的业务水平不高
因为大部分的县级烟草专卖局没有配置专门的档案管理员，因此，企业内的文书资料的档案管理工作交由相应职能部门的工作人员来完成。有些县级烟草专卖局虽然有配置专门的档案管理人员，但是却未有接受过专业化的档案管理专业相关知识的培训。由此可以看出，县级烟草专卖局的档案管理人员只能够完成文书资料的及时归档和保存，对于档案管理的理论知识和实际操作能力却难以实现。在档案工作的信息化上更是缺乏，难以适应信息化档案管理工作的需要，不能够运用现代化的信息技术实现文档一体化的档案管理。
3.缺乏应有的硬件和软件配置
县级烟草专卖局因为其财政权全部上交于市级烟草公司，很多经费开支都要列明到年度和月度的预算当中，对于档案管理工作硬件与软件的配置更需得到市级烟草公司的认可。在缺乏现代化的档案管理意识的情况下，有很多县级烟草专卖局在硬件上无法配置专门用于存放文书资料的档案室，或者有配置专门用于存放文书资料的档案室，但县级烟草专卖局却无法配置专门的档案管理人员，人力、财力的资源投入是有限的。
4.缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度
县级烟草专卖局的各职能部门负责具体文书资料的归档整理，各职能部门依据年份、月份、文档资料所属种类将文档资料相应保存。因为缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度，因此，在文书档案的归档期限上缺乏具体的归档，不能保证所有文档资料归档的及时性。同时，因为文档资料的保存期限和密级上缺乏具体的档案管理制度说明，因为大部分文档资料的归档都没有相对应的保存期限和密级。再次，县级烟草专卖局文档一体化管理制度的缺失，使得文档资料的借阅随意性比较强，这容易导致企业内部管理的重要信息泄露，不利于企业的发展。
5.文书档案的利用率低
县级烟草专卖局对文书档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询某些文档资料在目前的状况下只能询问相应职能部门的保管人员，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。目前县级烟草专卖局在档案管理上几乎没有现代化的信息技术支撑，不能够实现通过信息化查询平台及时查询到某类文档资料的归档地点、保存期限、密级和主要内容等相关信息。而现代化的文档一体化管理正是要求企业能够将所有文档资料保存于档案卷宗当中，并结合数据库信息化管理，实现即时查询利用文档资料。就目前的条件看，这些技术要求都是目前县级烟草专卖局难以实现的。
三、县级烟草专卖局档案管理现代化的构建路径
随着信息化时代的不断发展，企业的经营管理等工作也与信息化技术密不可分。加之县级烟草专卖局目前有很多文档资料是电子文档材料，电子文档材料如何妥善保存，如何有效利用等问题就摆在了县级烟草专卖局面前。如何实现档案管理工作的现代化，我认为可以从以下几个方面着手.
1.树立文档一体化的档案管理意识
任何一项工作的开展都离不开企业管理层的重视，要有效地推进县级烟草专卖局现代化的档案管理工作，就需要县级烟草专卖局的管理层高度重视档案管理，对县级烟草专卖局的管理层进行《档案法》和文档一体化相关知识的培训，使县级烟草专卖局的管理层充分认识到档案管理工作的重要性以及档案管理工作的意义。同时，也要加强对县级烟草专卖局每一位职工档案管理相关工作的知识培训，使县级烟草专卖局的全体员工都能树立起文档一体化的档案管理意识。
2.配置符合现代化档案管理需求的硬件设施和专门的档案管理人员
县级烟草专卖局在重视档案管理工作的基础上，将配置档案室列入企业的正常预算当中，未配置档案室的县级烟草专卖局要及时地配置档案室，同时，要在档案室中配置计算机，引入档案信息查询平台，方便文档资料的信息化查询。此外，县级烟草专卖局优化人力资源配置，配备专门的档案管理人员，专门的档案管理人员最好由县级烟草专卖局的办公室人员担任，实现专人归档、专人保管、专人专用。
3.提升档案管理人员的业务技能
在配置专门的档案管理人员方面，县级烟草专卖局应当选用学历相对较高且具备一定计算机操作能力的人员来担任。同时，安排专门的档案管理人员进行档案管理业务知识的系统化培训，充分掌握企业档案管理业务的知识和各项业务技能。档案管理人员要能熟练运用现代化的档案信息查询平台，及时查询到企业所需的各项文书档案资料。此外，也可以通过与其他大型国有企业或高等学校的档案管理人员的交流学习来提升档案管理人员业务技能的提升。
4.建立健全适应现代化档案管理工作需求的档案管理制度
在信息化时代的背景下，企业的档案管理工作要适应信息化的需求，改变传统的档案管理工作模式，建立现代化档案管理制度。根据县级烟草专卖局的具体工作职能，依据不同的工作内容将文档资料予以编号归档，例如，行政执法类文档资料可以根据行政许可和行政处罚的不同，将其档案编号为“ZMXK”和“ZMCF”，在种类编号之后，编入归档年限，然后编入保存年限，永久保存的可以标注为“Y”，年限后面标注密级。将这些具体化的档案编号方式纳入到档案管理制度当中。此外，档案管理制度中应包含规范化档案管理、查询借阅、档案信息化管理等方面的内容，增加对电子化文档资料的档案管理方面的具体内容，确保电子化文档资料的安全、保密，防范损坏、遗失或意外泄露。
5.提升档案的利用效率
在实现文书档案基础管理的前提下，运用信息技术，建立档案资源的数据库，该数据库中应当包括县级烟草专卖局的所有文档资料的存放位置，名称编号、保存期限、密级等全部信息，也可以在数据库中加入归档文档资料的核心内容提要。建立数据库就是为了使归档的文档资料信息存储到计算机当中，并且运用数据库技术和网络技术，使县级烟草专卖局的每一位员工在需要查询某文档资料时可以通过企业内部的网络平台第一时间准确查询到所需文档资料的核心内容和该文档资料的具体存放位置。建立档案目录中心，引入查询平台，使企业的每一位职工可以通过认证、授权，输入年份、文件所属部门、标题名称等必要信息查询到具体的文档资料。这就是要县级烟草专卖局实现档案管理的信息化，同时，对于电子文档资料的查询也可依据网络查询平台得以实现。
综上所述，县级烟草专卖局的档案管理的现代化应当从以上五个方面予以建立和完善，建立符合信息化时代需求的档案管理，不断提升企业的档案管理水平，增强档案管理人员的业务能力，实现档案资源的有效利用，为企业发展和经营决策提供智力支持，也更好地满足相关个人的合理需求。
参考文献
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[2] 李文琦.中小企业的信息化档案管理[J].企业导报，2012（5）
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档案行政管理体制是对档案机构、档案行政制度、各种档案行政管理关系的合体，对档案事业发展具有重要的影响意义。历史上，我国档案行政管理模式出现了三次变革，现阶段的档案行政管理体制是“局馆合一”。但是“局馆合一”的档案行政管理模式在实行以来一直存在争议，需要有关人员进一步对这种档案行政管理模式进行分析和完善。
现阶段档案行政管理模式的争议
我国现阶段对于档案行政管理模式（局馆合一）的应用从1993年以来，一直存在很多的争议，基本上形成了两种不同的观点，一种认为局馆合一的档案行政管理模式的形成受到我国社会主义市场经济体制的影响，在应用的过程中也体现了我国性质特点和优势。档案行政管理模式受这种工作体制的影响实现了档案失业的发展。局馆合一的实行能够实现两种职能综合发展，从而形成一种统一、科学的行政档案管理体制。另外一种观点则是认为，局馆合一档案行政管理体制是对原有档案管理体制的简化，是政事合一的体现。理论界对档案行政管理模式认识的对立和各自一方所处的立场存在关联。
现阶段“局馆合一”档案行政管理模式存在的问题
“局馆合一”档案行政管理模式的实行在某种程度上加强了档案行政管理的工作效率，促进了档案工作的发展。但是其在运行的过程中也出现了一些共性和趋势性的问题，具体表现如下：
“局馆合一”企业档案行政管理运行模式设置依据不合理.。我国企业档案行政管理体制进行了三次变革，“局馆合一”档案行政管理模式是第三次变革，对于这次变革的态度，有关人员的态度不一致。
“局馆合一”档案行政管理模式将精简结构作为基本改革目标，企业档案部门的工作较为被动，对档案工作管理带来了一些不利的影响。
“局馆合一”档案行政管理模式容易带来职责不明确。企业档案行政管理要具有明确的职责和性质，否则就会出现政企不分的情况。“局馆合一”档案行政管理模式是将企业档案局和企业档案馆职能合并到一个机构来行驶相关的权利。但是在实际中，“局馆合一”档案行政管理模式仍有同一批人员组成，由此出现了同一个企业的同一批人，在同一种场合以不同的身份出现，还需要履行两种不同的职能。这种职能的划分和实现在实践中难以进行严格的区分，一旦出现差错就难以有效解决纠纷。
“局馆合一”档案行政管理模式和行政改革发展目标不一致。现阶段我国事业单位存在行政化发展的倾向，事业单位的自身职能被弱化，无法实现自身发展。
“局馆合一”档案行政管理模式实现了政事统一管理，但是在实际运作中常会出现政事不分的情况，尤其涉及到员工员工待遇，企业档案局和档案馆人员会采用一切手段争取公务员的身份，和行政改革发展目标发生冲突。
完善我国档案行政管理体制的策略
加强对企业档案行政管理的双重领导。在“局馆合一”档案行政管理模式下，地方各级党委政府部门，可以对档案局、档案馆进行双重领导，将“局馆合一”档案行政管理模式融入到党委和政府的管理 工作中。
实现企业档案行政管理和业务管理的分开管理。针对现阶段企业档案局、档案馆发展的行政化，档案行政管理主体弱化的情况，要实现对企业行政档案局、档案馆的分开管理，让不同部门完成不同的工作，从而更好地促进企业档案行政管理发展。档案局作为政府部门负责管理行政事务的工作机构，需要有效行使自己的职能。档案馆则是需要发挥出自己对企业行政档案的安全保管、开发、利用，并要在工作上得到相关档案局领导的业务指导。
实现“局馆合一”档案行政管理模式的多样化。在社会主义市场经济的不断发展下，档案的应用不仅局限在国家机关和一些事业单位，而是被人们更广泛地应用早社会组织中，企业档案管理所有权实现了多元化的发展，也对档案行政管理体制提出了多样化的发展要求。“局馆合一”档案行政管理模式的多样化发展能够满足企业不同主体对档案管理应用的需求。在社会民营企业、外资企业、股份制企业、混合所有制企业的大量出现下，企业档案行政管理部门需要加强对社会主体档案有效利用和监督管理工作中，加强对有价值档案信息的充分利用。
提升档案行政管理效率，允许档案行政管理模式差异化的存在.。我国行政机构的内部机构安排是一种上下对应的模式，下级机关的设置需要和上级机关的设置协调统一，内部机构的设置需要保持一致。但是在实际发展中，市区、县城政府内部设置的机构和省级设置的机构之间存在一差异。针对这种差别，档案行政管理也要适当进行调整，因地制宜，从而建立一种适合当地发展的档案行政管理模式。
实现对档案行政管理职能的调整。现阶段的企业档案局单一负责管理档案事务，没有对企业档案文件进行有区分的管理，不利于现行档案行政管理工作的顺利进行。加强对档案行政文件管理的原因是档案大多由文件转换发展而来，如果不对档案文件进行控制就无法保证档案的质量。同时，文档合一发展成为一种必然的趋势，因此需要加强对文件的管控，实现对文件的统一管理科。最后，在电子政务的快速发展，面对大量出现的电子文件管理问题，需要加强对相关档案文件的分析。
