关键词：高校信息化管理；大数据技术；现代网络技术
一、新形势下高等学校信息化管理的意义和存在的问题
高等学校将现代信息化技术与科学管理方式相结合，通过构建办公管理、财务管理、学生管理、教学管理等多个功能不同的管理信息系统，以进行自动化的信息管理。通过管理信息系统不但能够优化管理流程，提高管理效率，还能使各职能部门间共享数据、对信息快速响应，提升管理水平[1]。在有限的教育资源中，通过高校信息化建设整合优秀教育与人力资源，并对其最大限度的调配与利用，有利于提高资源利用率，减少资源浪费。这样便捷、高效的管理水平及优秀的资源配置能够让高等学校更专注于学生的培养与科研工作中，进而增强教学实力和人才培养水平，提高高等学校核心竞争力，实现高等教育的可持续发展。然而目前高校信息化建设仍存在一些问题[2]：1.部分高校管理层对信息化的理解未达成共识；2.信息化建设重点在硬件上，缺乏对技术的重视；3.对信息化专业人员的重视程度不够；4.信息化管理体系仍处于起步阶段，未形成完整的体系。
二、新形势下高等学校信息化管理的研究
1.运用大数据技术进行高等学校信息化管理
随着信息化的不断发展，信息数据的数量不断增长，大数据技术应运而生。在高校信息化发展的过程中也积累了大量数据，而现行管理信息系统中能够涉及到的不过九牛一毛，一方面造成了信息资源浪费，另一方面数据的深度挖掘不足。在大数据时代若放任这些数据的囤积，就是无形中浪费了巨大的信息价值，因此要将大数据技术应用于高等学校信息化管理中来。运用大数据技术进行高校信息化管理，需要建立专门的信息化部门提供技术保障[3]，设计管理信息系统架构，实现系统内数据的传输、共享与采集；同时，对数据，特别是非结构化数据，进行挖掘与分析；最后，做好数据安全保障工作，维护好个人隐私[4]。也需要广大教职工与管理人员提高大数据意识。能够从多角度、多因素对学生状况进行分析，能够提供精准服务，提出针对性建议与对策以指导学生的成长。提升管理效率，利用大数据分析技术使评价更加科学、使决策更加科学。
2.运用现代互联网技术进行高等学校信息化管理
以云计算、大数据及实时协同分工网络等互联网技术为核心，最大限度地整合、使用与共享资源，构建“互联网＋”校园。借助互联网技术，信息与数据不仅能够通过网络连接的方式传播，同时能够在云端进行存储、传输与处理，更充分、有效地发挥信息的价值。同时，借助现代互联网技术，打破校园的传统界限，实现信息的校内外互相连通。学校既是信息的供给方也是信息的接收方，通过信息传播扩大信息的价值，通过信息接受吸纳优秀资源使自身受益。
3.运用现代视频音频技术进行高等学校信息化管理
相较于文字，视频音频更加的形象与直观。而音视频技术的不断发展，信息网络传输技术的不断进步，以及云存储技术的出现更是为音视频文件的存储与传播提供了更加便利的空间。目前我国高校内的多媒体建设与校园网络覆盖较为完善，这为运用音视频技术进行信息化管理提供了基础；而个人电脑与移动终端的普及更是为其提供了更加便捷的途径。MOOC等开放式网络课程网站与视频直播技术的兴起，更是为高校的学生管理、教学管理提供了更加灵活的方式。
4.大力增加对信息化建设的资源投入
我国高校信息化建设已经初见成效，无论在硬件还是在软件配置上都已具备相应的规模。但面对着信息化技术的飞速革新，一方面要购置、更新设备，如数据存储设备、数据传输设备及校园内多媒体等硬件资源；另一方面更要加大相关人力资源的投入，建设出一支拥有技术能力、熟知管理流程的信息化人才队伍，增强自身的“软实力”。
三、结语
高等学校的信息化管理能够实现高效管理及资源的充分利用，从而提升高校的人才培养水平。而在新形势下，信息化技术不断发展，我国高校管理信息化建设还处在不断的探索过程中，也面临着诸多挑战。但构建完善的高校信息化管理体系仍是未来一段时间内各大高校的重要工作内容。本文提出了在高校信息化管理中应用大数据等现代网络技术、音视频技术，加大信息化管理资源的投入等方法，以克服高校信息化管理现存的问题。
参考文献：
[1]孙海玲.我国高校信息化管理体制革新探析[J].中国管理信息化,2014(17)．
[2]孙幸成.高校信息化管理问题分析与对策研究[J].科技风,2010．
[3]李勇军,彭琳,等.大数据治理在高校信息化管理中的探究[J].中国管理信息化．
论文关键词:学校 信息 管理
信息化社会和社会信息化以超过人类想象的速度发展。对社会各界、各领域的挑战和冲击都是颠覆性的。作为国家行政，在处理相关的事务中根本无法回避这些现实问题。信息成为生活的一部分。
1学校信息化道路的选择
实用主义哲学家、教育家杜威经典地判断:“学校即社会”，“教育即生活”。今天，信息和生活、工作、学习不可分离的一部分。我们就生活在信息穿梭的时空中。
1.1信息化理论
哈佛大学教授丹尼尔·贝尔在其“后工业社会”理论中，把“后工业社会”的基本属性界定为“服务”—“人的服务，职业和技术服务”。他认为，“后工业社会”则是“一种人际活动”。这种交往就是信息的表达和理解后工业社会又可以称为信息社会或知识经济社会，社会发展中信息正代替资本成为重要的社会财富，信息流就是物质流、能量流。信息作为资源的价值已经被人们普遍认识。各国在很多领域都加强了信息化建设和步伐像印度这样的发展中国家，信息产业水平仅次于美国。
1.2信息化实践
联合国教科文组织200年对60多个国家的调查显示:98%的国家都在建设电子政府电子政府不仅意味着现有政府业务的电子化更重要的是政府行政行为和方式的变革。其基本目的在于提高政府业务的有效性、效率和监管能力;建立更勤政、廉政、精简和有竟争力的政府。更好地为居民和企业服务，促进经济社会发展;建立政府与企业和居民新的伙伴关系。
2信息及其特征、分类
2.1信息及特征
信息是指对事物的特征和变化的客观描述。从本质上说，信息是一种非物质，但客观上却普遍地存在于自然界、人类社会和思维领域。信息的要素有实体(非物质)和载体(物质外壳)两方面，具有共享性、潜在性、变换性(语言文字图象)、依赖性、可传递性和倍增性。
2.2信息的类型
正式信息与非正式信息。正式信息指通过正式渠道进行交流的信息，如组织间的公函往来，内在的命令、决议和请示汇报、刊物等。非正式的信息指非正式组织或个人之间的信息交流。单向信息和双向信息。由一方发送信息，另一方接受信息但不做反馈如做报告、发指示。单向的信息传递没有交流，容易引起接受者的抗拒心理。双向信息是双方有信息的反复。
学校信息是反映学校教育教学活动和管理对象的特征及其发展、变化情况的各种消息、情报、资料、数据、图表等。在信息化时代(以信息手段的普及、信息网络的建立、信息意识的强化为主要标志)里，教育行政的一个新的职能就是对教育及其管理信息的有效管理和使用，提高工作效率和针对性，教育行政部门要有定期或不定期的信息制度，自觉接受社会监督，吸收社会参与。信息往往具有深刻而丰富的价值内涵。
3学校信息处理的基本程序
3.1采集与判识
采集信息是信息行政的基础。随着信息革命的推进，社会最常见的就是纷至杳来的各类各样信息。其中有的有价值，有的价值不大，有的没有价值甚至是千扰信息、错误信息等垃圾信息。这就要求对其进行理性判断和价值选择。收集信息要注意信息的真实性和完整性，平时要作好信息收集和统计工作。一项统计或调查信息工作，这就要确立信息的分布区域，选择有综合价值和生命力的信息。
3.2整理与编译
信息的存在形式往往是无序、散乱的，不利于直接的利用和管理、传递，对于特定的决策目标来说，价值是隐藏的。为了便于使用，实现快速有效地传递和增值。因此，要有对信息的适当整理使之系统化、条理化。一方面，要在分层、组合基础上，对现存信息进行重新编码、破译;另一方面，在信息处置时，能分离、综合出异质性信息，或者能获得“意会型”信息。在这个层面看，信息整理工作具有原创性。
3.3储存信息
由于考试的杠杆作用，记忆性考试就使学生习惯于臣服外在“专家系统”，满足于眼前的教学内容和对它们的记忆，失去内在的表达意识和创新欲望，直至导致教学活动及其管理的僵化和教条，学生主体参与积极性消退。考试制度改革对教师的学识和品质都是很大的挑战。
3.4信息传递
信息具有易逝性，其价值的实现也在于与需要者共享。信息的传递是信息的消费(不是消耗)形式之一，信息处理的关键环节是传递。传递信息要作到准确、无误、及时，就要选择适当的方式。我们的学习就是信息的选择和吸收的过程，信息消费能力就是学习能力的体现和表征，信息消费是持续的学习。需要指出的是，在信息传递中，应尽量遵循合理的多余性原则，在需要的情况下，可以同时开启多个信息渠道。
3.5信息
为了使人们了解教育行政的基本情况和教育发展与改革阶段，有时教育行政部门需要选择一定时机和方式公布掌握的成熟的教育信息。同时，也是为了研究的需要。定期的信息是教育行政民主化、法制化、现代化的标志之一。实践中有人认为，这会影响正常的行政秩序，实际，这样更有利于减轻行政工作人员的各种负担，也是对自己工作的宣传。
3.6信息反馈
为了保证信息的质量和利用效益，需要从使用者那里得到有关信息的反馈信息，以不断改进信息的呈现形式、传递形式，并对已有的信息进行再处理。很多网站都希望“过客”填写调查表，知道它提供信息哪些更符合消费者的口味。
4学校信息处理的基本要求
4.1明快
表达的信息要明了，不能模棱两可甚至出现歧义，容易带来选择性接收、记忆和理解。另一层意识是，保证信息是新鲜的;保证信息使用者需要的满足。特别是行政公文、报表等都有时限要求。否则就会影响决策或失效。
4.2准确
方向性性是信息资源共享的必要约束，防止信息垃圾(电子邮件)的泛滥，非法信息(病毒)的干扰。信息传递时，一般不节外生枝，不相干的对象不必要知道应当不知道的信息。这跟信息公布是不矛盾的。
4.3真实
真实是信息的生命，不真实的信息都是非法的存在。作为国家行为的教育行政管理更是如此。这里要强调的是，要克服在信息传递过程中信息的流失或失真(有意与无意之分)。比较实用的做法是减少中间环节。而对教育来说，这种真实性有可能因人而异，因为其中往往会有思想和价值因素，而对这些因素，人们的理解可能是不同的、有差距的。
4.4规范
主要是信息传递渠道与方式的选择，要遵守一定的程序。看来是形式，实际是信息合法性的保证。有时形式同内容一样重要，甚至过了内容本身。
论文关键词:学校 信息 管理
信息化社会和社会信息化以超过人类想象的速度发展。对社会各界、各领域的挑战和冲击都是颠覆性的。作为国家行政，在处理相关的事务中根本无法回避这些现实问题。信息成为生活的一部分。
1学校信息化道路的选择
实用主义哲学家、教育家杜威经典地判断:“学校即社会”，“教育即生活”。今天，信息和生活、工作、学习不可分离的一部分。我们就生活在信息穿梭的时空中。
1.1信息化理论
哈佛大学教授丹尼尔·贝尔在其“后工业社会”理论中，把“后工业社会”的基本属性界定为“服务”—“人的服务，职业和技术服务”。他认为，“后工业社会”则是“一种人际活动”。这种交往就是信息的表达和理解后工业社会又可以称为信息社会或知识经济社会，社会发展中信息正代替资本成为重要的社会财富，信息流就是物质流、能量流。信息作为资源的价值已经被人们普遍认识。各国在很多领域都加强了信息化建设和步伐像印度这样的发展中国家，信息产业水平仅次于美国。
1.2信息化实践
联合国教科文组织200年对60多个国家的调查显示:98%的国家都在建设电子政府电子政府不仅意味着现有政府业务的电子化更重要的是政府行政行为和方式的变革。其基本目的在于提高政府业务的有效性、效率和监管能力;建立更勤政、廉政、精简和有竟争力的政府。更好地为居民和企业服务，促进经济社会发展;建立政府与企业和居民新的伙伴关系。
2信息及其特征、分类
2.1信息及特征
信息是指对事物的特征和变化的客观描述。从本质上说，信息是一种非物质，但客观上却普遍地存在于自然界、人类社会和思维领域。信息的要素有实体(非物质)和载体(物质外壳)两方面，具有共享性、潜在性、变换性(语言文字图象)、依赖性、可传递性和倍增性。
2.2信息的类型
正式信息与非正式信息。正式信息指通过正式渠道进行交流的信息，如组织间的公函往来，内在的命令、决议和请示汇报、刊物等。非正式的信息指非正式组织或个人之间的信息交流。单向信息和双向信息。由一方发送信息，另一方接受信息但不做反馈如做报告、发指示。单向的信息传递没有交流，容易引起接受者的抗拒心理。双向信息是双方有信息的反复。
学校信息是反映学校教育教学活动和管理对象的特征及其发展、变化情况的各种消息、情报、资料、数据、图表等。在信息化时代(以信息手段的普及、信息网络的建立、信息意识的强化为主要标志)里，教育行政的一个新的职能就是对教育及其管理信息的有效管理和使用，提高工作效率和针对性，教育行政部门要有定期或不定期的信息制度，自觉接受社会监督，吸收社会参与。信息往往具有深刻而丰富的价值内涵。
3学校信息处理的基本程序
3.1采集与判识
采集信息是信息行政的基础。随着信息革命的推进，社会最常见的就是纷至杳来的各类各样信息。其中有的有价值，有的价值不大，有的没有价值甚至是千扰信息、错误信息等垃圾信息。这就要求对其进行理性判断和价值选择。收集信息要注意信息的真实性和完整性，平时要作好信息收集和统计工作。一项统计或调查信息工作，这就要确立信息的分布区域，选择有综合价值和生命力的信息。
3.2整理与编译
信息的存在形式往往是无序、散乱的，不利于直接的利用和管理、传递，对于特定的决策目标来说，价值是隐藏的。为了便于使用，实现快速有效地传递和增值。因此，要有对信息的适当整理使之系统化、条理化。一方面，要在分层、组合基础上，对现存信息进行重新编码、破译;另一方面，在信息处置时，能分离、综合出异质性信息，或者能获得“意会型”信息。在这个层面看，信息整理工作具有原创性。
3.3储存信息
由于考试的杠杆作用，记忆性考试就使学生习惯于臣服外在“专家系统”，满足于眼前的教学内容和对它们的记忆，失去内在的表达意识和创新欲望，直至导致教学活动及其管理的僵化和教条，学生主体参与积极性消退。考试制度改革对教师的学识和品质都是很大的挑战。
3.4信息传递
信息具有易逝性，其价值的实现也在于与需要者共享。信息的传递是信息的消费(不是消耗)形式之一，信息处理的关键环节是传递。传递信息要作到准确、无误、及时，就要选择适当的方式。我们的学习就是信息的选择和吸收的过程，信息消费能力就是学习能力的体现和表征，信息消费是持续的学习。需要指出的是，在信息传递中，应尽量遵循合理的多余性原则，在需要的情况下，可以同时开启多个信息渠道。
3.5信息
为了使人们了解教育行政的基本情况和教育发展与改革阶段，有时教育行政部门需要选择一定时机和方式公布掌握的成熟的教育信息。同时，也是为了研究的需要。定期的信息是教育行政民主化、法制化、现代化的标志之一。实践中有人认为，这会影响正常的行政秩序，实际，这样更有利于减轻行政工作人员的各种负担，也是对自己工作的宣传。
3.6信息反馈
为了保证信息的质量和利用效益，需要从使用者那里得到有关信息的反馈信息，以不断改进信息的呈现形式、传递形式，并对已有的信息进行再处理。很多网站都希望“过客”填写调查表，知道它提供信息哪些更符合消费者的口味。
4学校信息处理的基本要求
4.1明快
表达的信息要明了，不能模棱两可甚至出现歧义，容易带来选择性接收、记忆和理解。另一层意识是，保证信息是新鲜的;保证信息使用者需要的满足。特别是行政公文、报表等都有时限要求。否则就会影响决策或失效。
4.2准确
方向性性是信息资源共享的必要约束，防止信息垃圾(电子邮件)的泛滥，非法信息(病毒)的干扰。信息传递时，一般不节外生枝，不相干的对象不必要知道应当不知道的信息。这跟信息公布是不矛盾的。
4.3真实
真实是信息的生命，不真实的信息都是非法的存在。作为国家行为的教育行政管理更是如此。这里要强调的是，要克服在信息传递过程中信息的流失或失真(有意与无意之分)。比较实用的做法是减少中间环节。而对教育来说，这种真实性有可能因人而异，因为其中往往会有思想和价值因素，而对这些因素，人们的理解可能是不同的、有差距的。
4.4规范
主要是信息传递渠道与方式的选择，要遵守一定的程序。看来是形式，实际是信息合法性的保证。有时形式同内容一样重要，甚至过了内容本身。
科学技术的日新月异给社会生活带来丰厚的回报。计算机自应用以来，在各个领域都发挥出积极的作用。计算机引领了信息化社会的发展，信息化进步丰富了计算机的使用功能。档案管理是学校日常管理中的主要工作，档案管理对于学校的发展建设具有重要意义。信息化的档案管理是档案工作今后的发展方向。
二、学校档案实现信息化管理的优势
（一）档案信息化有利于学校档案信息的全面记录。学校档案受教学活动的影响，档案管理中，需要处理很多文字资料、图片资料和视频影响等材料。信息化管理中将纸质材料与电子版材料统一起来，使查阅者在寻找资料时，能够第一时间找到所需的资料。信息化系统存储范围大、处理迅速、保存时间长，这样就会给档案资料更加稳定的保存状态。
（二）档案信息化有利于培养学校档案管理的专业性人才。学校档案工作在当前的很多学校中，都是由教师或者职工来担任，档案工作实际上是一项专业性质很强的工作。但是，在实际工作中，管理的不到位、不均衡，影响了档案管理的质量。档案信息化管理模式的实施，使学校档案管理人员必须要进行一定的学习，才能够掌握档案管理的方法，这就会从专业学习方面硬性的加强档案管理人员的素质，提高学校档案管理的整体水平。
（三）档案管理信息化有利于学校快速建立档案服务“绿色窗口”。学校档案管理的传统方法就是运用信息检索的方式，进行资料查询，这样不仅不准确，而且经常会耽误查阅者和工作者大量的时间，查阅效率很低。信息化管理能够运用计算机技术，建立档案查询系统，通过输入一定的提示字母，就能够按照系统中设置的专业分类，迅速找到所要查找的信息。根据系统化的档案管理，可以建立档案查阅的绿色窗口，使学校内部和学校外部，都能够实现信息的共享。
三、学校实现档案信息化管理的方式
（一）增加基础设备，提供信息化管理的硬件配备。学校档案管理引入信息化管理理念，是档案管理的升级，也是学校管理方式的发展。实现信息化管理要从基础做起，要以客观和主观条件的双重进步作为衡量标准。信息化管理不是单纯的计算机管理，而是将学校档案管理纳入到现代化的管理模式中，从根本上更新档案管理的方式和手段。档案管理信息化是以计算机设备为基础条件，以计算机系统为操作平台。这样就要学校要实现档案管理的现实，要投入必要的基础设备，增加计算机设备的规模和层次，引进先进的管理系统。设计管理系统要以学校的实际工作为蓝本，建立学校档案管理的特殊化要求。
（二）建立规范的管理体制，强化档案管理体系。信息化管理的管理机制尤为重要，学校要根据自身教学管理模式，建立符合需要的档案管理办法，制定档案管理制度，完善档案管理的流程和技术规范，制定一定的安全措施，对档案的浏览权限要有明确的规定，防止档案信息泄露，避免档案工作方式不当带来的损害。档案管理体系需要学校的各个部门都能给予协助，在档案的使用过程和归档工作上，严格执行规定，按照统一的标准进行操作，保障档案管理工作的程序，提高管理效率。档案管理要实现规范化、专业化、科学化管理体系，规章制度的完整是重要条件。
（三）提高档案人员管理技能，加强专业性培训。档案工作是为学校建设服务的，因此，档案信息化管理的标准就是能够为学校提供更直接、更简捷的服务。信息化档案管理依托于现代化的技术，而档案管理工作中，人为操作还是占据主导地位。提高档案人员的管理技能，对于档案管理工作非常重要。学校要定期或者不定期对档案管理人员加强培训，加强管理人员的档案知识和计算机知识水平，同时，提高档案管理人员的责任心，保证档案管理工作能够维持在规范运行的模式中。
四、结语
关键词：档案管理 学校档案管理 档案信息化 档案信息化建设
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）05（c）-0111-01
1 档案信息化和档案信息化建设的内涵
档案信息化在档案学里并没有一个既定的概念，具体来讲，档案信息化是指将档案信息的采集、传递、查询等网络化，存储数字化，管理标准化，将档案信息的采集、传递、储存和查询一体化，四者合一。档案信息化建设是指利用先进的信息技术建设档案的信息库，方便档案信息的管理和查询。学校档案信息化建设并不是依靠某一个部门或者在某一阶段就可以完成的事，需要学校各个部门全方位的配合，不断对档案信息资源，档案信息网络，档案信息数据库，档案信息管理制度等各个方面进行提升、完善，特别是档案管理工作人员的学习不能间断，一定要加强档案管理人员的现代化信息技术水平。
2 档案信息化和档案信息化建设的意义
2.1 档案信息化和档案信息化建设的必要性
信息化是一场新的技术革命，对社会生活方式与管理方式造成了深度影响和改变，在全社会信息化的环境下，国家档案局提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，学校档案管理必须顺应时展的潮流，进行档案信息化建设。
学校是接收新事物、运用新科技的前沿阵地，学校的教学活动、科研活动中形成大量的以音频、视频等新媒介为载体的文件，要保存好学校教学、科研的信息资料，做好档案工作，势必要有储存这些新载体的设备，因此，学校档案信息化建设不容推迟。
2.2 档案信息化建设可改变学校档案管理模式
传统的档案管理大多是一种简单的保管工作，极少为公众提供主动的服务。学校档案信息化建设可使档案管理的工作从单纯地保管向综合管理发展，自动、有效、全方位的为学校工作服务，使档案变为为可供学校利用的文献资料。
2.3 档案信息化可以提高学校档案的使用率，使档案更大限度的为学校工作服务
学校档案信息化的建设，使档案手工管理向自动化、网络化、数字化方向发展，形成整体、系统、主动的服务模式，档案内容更加丰富、全面，档案查询更加方便，无论是学校的教学工作者、科研工作者、行政工作者、抑或是学生，只要有档案管理的访问权限，即可不受地点和时间的限制，查询所需资料，更大限度的为学校各项工作服务。
3 如何做好档案信息化和档案信息化建设工作
3.1 引起领导重视，取得领导支持
档案信息化建设是一项复杂的工作，需要引起学校领导的重视和支持，在校领导的带动下，学校各方面配合，档案信息化建设才能顺利开展。
3.2 做好档案信息化建设中的基础设施建设
档案信息化建设必须有基础设施建设做基础，档案信息化基础设施建设包括硬件和软件两大部分，硬件设备需要服务器、计算机、摄像机、扫描器等，档案数字化过程中离不开各种软件，办公软件、影像处理软件、格式转换软件必须具备。另外档案信息化建设离不开网络，学校应充分利用网络环境、根据学校的要求构建档案管理的局域网或者INETERNET基础网络。
3.3 档案信息化建设的人才建设
（1）对既有档案工作者的人才培养。
档案管理工作的信息化和手工管理时有着较大的区别，档案工作者需认清这一转变，尽快进入新的工作环境，努力提高自身工作能力，主动学习计算机技术、办公自动化软件工具等，定期对工作人员进行计算机基础、数据处理、办公软件等基础知识的考核，建立奖惩制度，以激励工作人员对新知识新技术的学习，学习先进的档案专业知识和档案信息技术，有效应对档案信息化工作中的采集、转化、保存等环节上的问题。
（2）引进专业技术人才。
档案信息化建设需要精深的专业技术人员，学校可从校外引进既具有计算机专业技术又具有档案管理知识的人员，有效进行档案信息化建设。在技术人才引进时要慎重选择、严格把关，不但要考虑技术水平的因素还要考虑个人道德素养问题，建设完善的现代化档案管理队伍。
4 制定档案信息化建设的制度
学校档案信息化建设普遍存在资金有限、设备配置不够、人才不足等问题，所以应当制定合理、完善的制度，充分考虑学校的需求和现状，以在扩大资金、配置设备、人才培养等各方面的工作时按照规定制度来进行，杜绝工作中出现盲目性、落后性。档案信息化建设工作是复杂且繁复的过程，各项基础业务工作只有实行标准化、规范化的工作程序和方法才能确保工作顺利。
5 做好档案管理工作中采集、录入、存储工作
采集和存储是档案管理中极为重要的两个环节，是以后档案工作进行的前提和基础。档案信息化建设中的档案采集工作应当全面取材、取其精华、去其糟粕。力求档案采集的内容既全面无遗漏又有较高的使用价值。
学校档案信息化建设的一个重要目的就是提高档案被学校使用的效率和有效性。所以档案在存储时应分层次、分类别，按关键词、主题等录入，既提高录入效率，又有利于以后对档案资料的检索查询。
档案管理人员应确保档案信息存储的安全性和规范性，加强对重要珍贵的档案资料的保护，按照一定的规律、制度存储资料，确保用户查询时能准确地查到先关资料。
6 档案信息化建设的安全性
档案信息化建设的数字化，将资料转化成电子档案供学校人员查阅会涉及到著作权益问题，所以在档案信息化建设的过程中应提高对著作权、发表权、网络传播权的维权意识，保护好档案信息的权益。
档案信息化建设的数字化和网络化也存在安全隐患，要减少网络化带来的危险应做好以下几个方面：
（1）上传文件时，确保文件的安全性，没有被病毒感染。
（2）做好访问控制策略，严格控制管理人员的访问资格和操作权限，避免人为的信息泄密和资料破坏。
（3）网络防火墙建设。严格做好服务器、数据库的安全保护，定期更新防护体系，防止病毒侵袭和黑客侵入。
（4）档案资料备份保护。应定期对档案资料进行备份，包括本地备份和异地备份。
（5）一定要确保工作人员的专业技术水平，以避免操作不当对文件资料、计算机或者数据库系统造成的破坏。
（6）保证硬件运行在合适的物理环境下，比如温湿度合适，避免电磁强烈干扰，定期对硬件进行检查，发现问题立即处理，避免硬件损坏造成的数据丢失。
总之，学校档案信息化建设是学校档案管理的发展趋势，需要在学校各个方面的配合下才能不断发展、完善，在学校的发展中发挥应有的作用。
参考文献
[1] 秦美峰.加强信息化建设 整合档案资源[J].兰台世界，2008（15）：35.
一、规划先行，强化教育管理信息化校级整体设计
各校应制定学校教育管理信息化中长期规划。深入了解学校管理信息化环境实际情况，开展实地调研，从广大师生实际需求出发，按照长期规划逐步实施、资源整合，适用实用的建设目标，按照适度超前和以应用为导向的原则，积极规划学校管理信息化环境。
中职学校管理信息化建设应在国家、省级统一部署下，重点围绕各数据子集相关业务，包括学生管理数据子集、招生管理数据子集、教职工管理数据子集等业务开展，以服务师生为中心、以数据为抓手、以科学机制为保障，促进管理业务全面协同与科学决策，促进管理信息化可持续发展。需要注意的是，为避免学校特色业务系统“独立为政”,应做好应用系统的顶层设计，在系统部署上线同时，实现数据管理平台统一和系统内数据交换的可能。
二、制度保障，健全管理运行机制
1.建立教育管理信息化领导机制。组建学校管理信息化领导小组，由学校一把手担任小组组长，负责教育管理信息化规划性、方向性把握。成立专门教育管理信息化机构，委派校级领导担任主管，管理信息化机构具体教育管理信息化工作推进和落实。
2.建立稳定的人才进出机制。通过设置专职技术服务肉位、外聘人才等形式建立一支业务熟练的教育管理信息化队伍。制定年度培训计划，确保管理人员整体素质跟得上时展。设置专职技术服务岗位上升渠道，纳入信息技术等学科的职称评聘序列，并制定相应的考核评聘和奖惩办法，确保人才进得来，留得住。
3.建立多渠道、可持续的信息化建设经费投入机制。积极申请国家、省级配套专项。校级预算中设置教育管理信息化专项经费，同时通过合作单位投资，对社会开展增值服务等形式，形成了多渠道、健康的经费补充机制。
4.建立网络安全保障制度。安全是基础，学校在建设教育管理信息化基础设施、业务系统时要时刻关注网络安全、信息安全这条“高压线”，高度重视安全工作。学校管理信息化领导小组全权负责，统筹管理。按照国家及教育部相关要求，建立健全安全管理制度、技术防护制度与安全预警等制度，严格按照制度执行，配备专职人员进行日常检查，时刻保持安全高压态势，并建立常态化、日常化的安全运行机制。
三、循序渐进，稳步促进信息化建设工作
1.夯实基础、加强校园网络建设。校园网络应配备网络带宽、服务器、安全网关、防火墙等基础设备，并在现有校园网的基础上，探索在区域内和学校之间共享基础设施，探索以购买服务的方式解决基础设施问题。
2.做好核心业务系统管理，适当开发特色业务。中等职业学校核心业务包括学生的基础信息管理、招生等，依靠国家核心系统建设；通用业务包括学生的学业管理、缴费管理等，其信息化管理主要通过地方通用系统实现，以云服务模式提供给学校使用。学校要做好核心业务、通用业务在校园的对接，认真管好用好这些系统，按照上级管理系统的数据标准回传数据，并可核心业务系统和通用业务系统上进行功能拓展。
四、大力提升队伍信息化素养，提升建设及应用
随着信息技术的迅速发展，教育管理信息化在教育教学、学生管理等方面越来越发挥不可替代的作用。客观事实是教工队伍信息素养程度不齐，影响了教育管理信息化应用的推进、使用和管理。
强化管理人员信息化素养的培养。大力提升学校领导层、中级管理层、基础操作管理层等三个层面的教育管理信息化素养，就是要提升全院对教育管理信息化重要程度的认识，认识到教育管理信息化在学校信息化建设中的地位与作用。在使用和推广中，带头参加培训、带头推广使用、带头参与研发等工作，自觉提升校园教育管理信息化的能力。
五、有效利用数据、协同推进科学决策
关键词：教学管理；信息化；特点
教育信息化不仅是国家信息化的重要组成部分，也是教育发展全局中的关键环节。国家在教育信息化方面的投入比例逐年增加，现代教育技术支持下的网络化、个性化教学模式逐渐得到认可和推广，区域化教育技术协作与教育资源共享活动也成为一种发展趋势。
随着近年来的信息化建设，院校信息化水平得到了很大程度的提升，院校教学信息化向教育资源整合、统一数据平台、统一身份认证、院校信息门户等方向快速发展，基础设施建设逐步向应用系统建设转移。信息化水平的提升伴随而来的管理问题也就越来越突出，如何加强院校教学管理信息化已经是摆在基层教育工作者面前的非常现实的问题。
一、院校教学管理信息化的特点
院校教学管理信息化就是依托信息技术，对教育资源进行数字化处理，依据高等教育思想，对教学活动进行高效地计划、组织、指挥、协调、控制等职能活动，以促进院校教学活动高效发展的过程。教学管理信息化主要有以下方面的特点：
（一）信息数字化。
将声音、文本、图像、动画、视频等教学资源通过技术手段由模拟信号转换为数字信号，便于存储与共享，且性能可靠、标准统一。
（二）传输网络化。
基于现代网络技术将在教学系统中的各个计算机终端联接起来，从而使得用户可以在该网络上的任何一个计算机终端上获取自己需要的信息。
（三）显示多媒体化。
根据教学需要灵活地将文字、声音、图像、视频等各种媒体信息综合呈现，以求得教学效果和效率的提高。
（四）教学过程智能化。
利用各种基于信息技术的互动平台及时收集学员反馈信息，并根据这些信息合理选择教学资源。
二、院校教学管理信息化存在的问题
（一）观念滞后，管理机制不健全。
高校教学管理信息化虽已开展多年，但在具体实施过程中，许多高校还是把主要的精力投入到硬件和平台的建设，而忽视了教学管理观念的现代化、高效化、智能化，教学管理人员对教学管理职能的认识也严重滞后，依然习惯于传统的管理观念、理论和方法，停留于经验型的教学管理模式和方法。高校决策部门不重视学校信息化组织结构和管理制度的建设和完善，既没有成立信息化领导小组，也没有建立信息主管制度。
（二）投入不够，信息资源不完善。
教学管理信息化的基础是信息资源建设，但目前高校的信息资源建设严重滞后。一是宏观上教育行政部门缺乏有力的指导和协调推动力度不够。二是信息资源建设缺乏相对统一的标准，各个高校之间缺乏协调与合作。三是学校内部各部门之间缺少沟通和协调。各管理岗位彼此孤立，没有实现教学管理数据的充分共享，造成了大量不必要的重复工作，同时也降低了数据的准确性；各部门从自己的角度开发了相应的管理信息系统，增加了数据采集的重复性，也给使用人员带来不便，学校整体工作效率没有明显提高。
（三）教学管理队伍的建设问题。
教学管理信息化对教学管理队伍的综合素质提出了更高的要求。教学管理人员必须懂得现代教育教学思想，掌握管理科学和信息科学，具有丰富管理经验和创新能力，熟练掌握基于网络的教学管理信息系统，成为技术型、复合型、创新型的高素质教学管理人员。为此，高校不但要重视硬件和软件管理人员的配备，更应该重视各级各类教学管理人员的培训，对于各级教学管理人员的使用，应重在培养，提高他们的信息素养与信息技术的应用能力。同时，建立科学的、规范的信息管理制度，实施教学管理考核制、奖惩制。只有这样，才能构建设一支素质较高的、具有创新思维能力和丰富实践经验的信息化教学管理队伍。
三、院校教学管理信息化的解决办法
（一）创新教学管理理念。
推进教学管理的信息化，必须以“理念先导"为原则，以现代教育管理理论为指导，创新教学管理理念，进一步解放思想，以变革传统的教育思想为先导和动力，实现管理创新。信息化和科学化的教学管理创新，要求教学管理主体对传统的教务教学管理理念、管理模式、管理方法和手段进行客观分析和取舍，充分吸收借鉴国内外教务教学管理改革和实践的有益经验，探索与知识经济时代教育改革发展相适应的教务教学管理新路子。
（二）健全教学管理信息化的相关规章制度。
要根据高校自身实际，系统研究制定规范、严密、可操作性强、适应信息化需要的教学管理规章制度，真正实现教学管理的标准化、程序化。要及时根据高校改革发展的需要，适时修订、完善、充实规章制度，保证制度制定的合理性与教学信息化管理系统严谨性的统一。充分利用现有资源搞好数据中心和应用软件建设，建设良好的教育信息化硬件环境，建立起以院系管理为主的教学管理体制，下放管理权，扩大院系办学和管理的自，成立教学指挥中心、教学信息中心、注册中心、教学质量评价中心等机构，出台相应的教务教学管理制度，加强信息反馈功能，提高对日常教务教学活动的信息监控和反应能力，实现信息管理的分流。通过体制的改革，实现教学管理职能的转变，教学管理职能部门从原来的全方位、全程式的计划管理转变到宏观调控和增强服务上来，从而使教务教学管理部门有更多的时间和精力从事教学管理信息化工作。
（三）着眼长远，加大投入。
教育管理信息化是一项长期的、复杂的系统工程。首先应对其进行立项，作为一项重点课题来进行研究；其次规划教学管理信息化时，不仅要研究国内高校这方面的成果，还要借鉴国外高校的成功经验；既要考虑到它当前的实际情况，又要考虑高等教育改革发展的趋势。组织、集合各方面的专家，包括教育管理、教务管理、计算机、网络等方面的专家和各个层面的教学管理人员，参与总体规划与具体设计，这样才能保证教学管理信息系统功能，实现“便捷性、及时性、安全性、实用性”的要求。同时也能使系统的后期改进和扩充具有“独立性、广延性’’等优势，不至于使设计出来的系统表现出明显的滞后性。学校领导应高度重视教学管理信息化，建立适合学校自身特点的长远规划，着眼于全局，加大投入，从宏观上对教学管理信息化建设给以指导和协调。
（四）做好教学管理的规划设计。
教学管理信息系统的建设涉及信息技术和信息资源两个方面的问题，是信息技术与信息资源两大要素的有机结合。在规划整个信息系统时，不仅要学习和研究国内高校在这方面的成果，还要借鉴国外高校在这方面的成功经验。要以现代教育思想为指导，合理规划、统筹安排，做好管理软件的开发和教学信息的采集。发挥高校自身内部的知识和技术资源优势，结合企业开发平台，组织专门的管理技术人员与企业合作，开发本校个性化的教学管理系统软件。软件的应用必须方便、快捷、高效，具有较好的交互性和可操作性。
（五）整合和共享教学管理信息资源。
高校各部门的信息资源要有效进行整合，实现数据共享。建立学校、院(系)各级资源数据库，通过教学管理信息系统实现规范化管理，开放各种信息资源供老师、学生查询。加强查询权限的设置和保护，采取各种激励措施，鼓励教师和管理人员、技术人员开发和制作标准、规范的信息资源，建设集电子教材、课件、学术文献数据库、管理数据库等为一体的信息资源库，建设一批媒体素材库、专题学习网站、专业资源库。信息资源的开发建设要遵循统一的标准，以便信息共享
和利用，增加信息的利用率。
四、结束语
高校教学管理信息化是一个庞大的系统工程，也是一个发展变化的过程。随着时代的发展，特别是新技术的进步和新理论的产生，定会出现新的问题，需要不断研究新问题、找出新矛盾，进一步创新管理理念，探索能适应时代需要的教学管理信息化新方式。
参考文献：
【1】段伟.院校信息化教学管理建设实践的思考[J].科技传播，2009,（10）:105-106.
