山西省留学归国人员商会就接到了很多关于档案存放的咨询。
其实很多留学及归国人员都不知道,中国教育部留学服务中心就有专门的留学人员档案室。作为教育部留学服务中心在山西省的唯一分中心,山西省出国留学人员服务中心的出国人员档案管理办公室可为广大留学生办理档案存入、转递及出具各种人事证明。
在此,商会也提醒大家,下列人员不受地域和户口限制,均可委托留学人员档案室代管档案:
公派本科生和研究生以及和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员;
自费出国留学的高校在校生、研究生和已经毕业但未参加就业的高校毕业生、毕业研究生;
自费出国留学的在校高中生、高中毕业生;
自费出国留学的单位自动离职人员、辞职人员;
自费赴中国香港、澳门地区就读的人员;
出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员;
尚未在国内落实工作单位的留学回国人员;
虽已落实工作单位,但因无就业手续和当地户口,或档案需跨地区调动,工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。
档案存放在留学人员档案室与存放在其他人才交流服务中心或街道办事处相比,优势在于:留学人员档案室的服务对象是留学人员这一特定群体,不同于其他人才交流服务中心和街道办事处服务特色。主要体现在:教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的部级留学服务专业机构,是国家唯一提供全方位留学服务的单位;留学存档作为留学服务工作的一部分,与中心的其他服务形成了完善的一条龙服务的配套机制,留学存档人员不必到处奔波即可“一站式”办理出国留学和留学回国工作等手续,其具体服务内容包括:办理自费出国留学手续;办理境外学历学位证书的认证;办理留学人员回国工作就业报到证、落户手续;办理出国留学或留学回国人员集体户口的存放和落户;为留学存档人员开具各种人事证明;负责出国留学存档人员中的中共党员的组织关系接转;负责记录在国外留学和在香港、澳门地区就读的经历,填补在境外学习阶段人事档案材料的空白,完善存档人员的档案。
对于留学存档常见问题,有关负责人也进行了解答:
个人能否保管档案?
根据中共中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案,严禁个人保管他人人事档案。
申请存档者已经出国学习,还能否在留学人员档案室办理存档手续?
申请存档者如果已经出境,仍可把档案存放在留学人员档案室,并可委托他人代办存档手续。
赴香港、澳门地区学习的学生档案能否存放在留学人员档案室?
可以存放。
档案现存放在街道办事处,能否转往留学人员档案室?
只要申请存档者系自费出国留学,其存放在街道办事处的档案可以转往留学人员档案室。
存档手续需要出具哪些材料?
(1)本人护照(香港、澳门地区提交港、澳通行证)的原件、复印件;
(2)签证(香港、澳门地区提交签注)的原件、复印件;
(3)国外教育机构(香港、澳门地区教育机构)的入学证明原件、复印件;
(4)档案管理费(20元/月,240元/年,办理存档手续时交纳,如超过存档期限,仍决定继续放存,需办理续费手续)。
能否办理中共党员的组织关系接转?能否为预备党员办理转正手续?
可以办理出国留学人员的党员组织关系接转,但不能为预备党员办理预备党员转正手续,不能接转留学回国人员的党员组织关系。
留学期间党费如何缴纳?
在境外和港、澳地区学习期间,中共党员暂时不交纳党费,待学成回国或从港、澳地区完成学业回内地工作后,党员组织关系转出时再补交党费。
留学经历如何记录到档案中?
(1)需提供经“中心”学历认证机构认证的国外学历学位认证书副本;
(2)在国外(或港、澳地区)教育机构取得多个学历,但只认证了最高学历的,其他未经过“中心”学历认证机构认证的学历,如要记录到档案中,需提供国外教育机构的毕业证书原件及翻译件原件,成绩单原件和中国驻外使(领)馆教育处(组)开具的《留学回国人员证明》原件;
(3)填写《出国留学人员登记表》。(不在教育部留学服务中心存档,留学经历无法完整记录)
存档期间能否为存档人员计算工龄?
存档人员在国外或港、澳地区学习期间,暂不计算工龄,待学成回国(或回内地)后,应首先办理国外学历、学位认证,并找到接收单位,办理完工作派遣手续后,“中心”档案室或其他档案接收单位方可按照国家有关规定为存档人员定级并计算工龄。
留学存档人员在国外(或港、澳地区)学习,但尚未完成学业,其人事档案如何处理?
留学存档人员未完成学业,不能办理国外(或港、澳地区)的学历、学位认证和工作派遣手续者,如出国前系本(专)科毕业生,并有国内毕业院校发放的派遣证,其人事档案可转往本人户籍所在地的人才服务中心。如果没有派遣证的,可与原毕业院校有关部门联系补办派遣证事宜,不能补办者,其人事档案只能转往户籍所在地的街道办事处。
留学(或赴港、澳地区学习)前档案没有存放在留学人员档案室,回国(或回内地)后,是否还能将档案转存留学人员档案室?
符合留学人员回国工作派遣条件的回国人员,其人事档案可以转存留学人员档案室。
回国(或回内地)后,留学存档人员如何办理调档手续?
档案存放不当后患无穷
刚刚回国的张某最近遇上些麻烦事，由于出国前，自己把档案没做存放，到现在找工作时，没有地方接收他这样的“口袋档案”人员。目前有越来越多的人自费出国留学，但当人们忙着办这样或那样的出国手续时，有一件事情却常常被忽视，那就是自己的档案存放事宜。有的人不是忘记存放在哪里，就是直接把档案放在自己家里。于是很多人“镀金”归来时，却发现由于人事档案存放不当，为回国后工作带来很多不便，受到档案问题困扰的“海归”也是越来越多。
据教育部留学服务中心留学人员档案室主管梁淑莲介绍，按国家的相关规定，自费出国留学人员的档案管理属于流动人员人事档案管理一类。而对于毕业后就直接出国的人来讲，学校的一般做法是:将在北京就读的外地学生的档案转往原籍，将本市人员的档案转往街道办事处。正是由于这种程序，很多人在出国留学后，档案被存放到街道即纳入无业人员范围，回国后不管取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续。如果转到街道没有干部身份，他的就业面很窄，按照工人的身份就业，有些岗位就不能承担，比如国家机关公务员等干部岗位。
还有一种情况是在职人员出国留学后，原单位就不保留他的档案了，要求他转出，有的就按辞职或者离职处理，没有保留他的干部身份，这对他今后就业也是一个麻烦。还有一些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以致发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。
找专业机构存放档案享受专业服务
随着我国自费出国留学人数和留学回国人数的不断增加，留学人员档案的存放和管理已成为社会关注的问题之一。高校在校生、应届毕业生等自费出国留学人员，在出国前能否存档、回国后能否直接将档案转给接收单位呢？
据梁淑莲介绍，首先，教育部留学服务中心留学人员档案室是专门为出国留学和留学回国人员办理存档手续的，它有特定的人群；第二，中心有一条非常完善的“一站式”、“一条龙”的配套机制，从出国开始有自费出国留学机构，回国之后有档案室办理存档手续，回国处办理派遣落户手续，还可以存放集体户口，认证中心可以认证学历学位，档案室还可以为学生做国外留学经历，将在国外学习的一段经历详细地记录在案。留学服务中心这项服务填补了学生在国外情况的空白，对留学人员今后回国就业工作很有利。“我们的优势总的来说，就是方便留学人员，也免除了他们往返原籍的麻烦。有些留学人员档案放在我们这里，到了生育年龄，我们可以办理生育服务证，如果长期存档可以办理转正定级，管理他的档案工资。目前档案室有些服务项目还不十分完善，比如现在还没有社会保险，这也是我们今年要做的工作。”
人事档案的重要性
在中国，人事档案在个人的生活和工作中是非常重要的，升学、就业都需要档案；出国留学，工作、旅游、探亲、移民以及回国工作、结婚、生育等都需要档案所在单位出具相关证明1现在自费留学人员越来越多，许多人学成归国后成为国家的栋梁之才，没有档案其留学经历则无法记录，直接影响回国就业。为了解除留学人员的后顾之忧，教育部留学服务中心于 1997年成立了留学人员档案管理办公室（以下称“留学人员档案室”人 专门从事留学人员档案的管理工作。
自费留学人员的档案管理存在的问题
谈到自费留学人员档案的管理问题时，中国留学服务中心档案室负责人说：目前主要有两个问题，其一，有些自费留学人员尚不能选择自己的档案管理机构，致使他们在档案转递和充分享受国家政策方面遇到了很多麻烦件如在京有些学校、单位坚持把自费出国留学人员作为无业人员，将北京籍人员的档案转往街道办事处，将京外籍人员的档案转往原籍，使他们在办理出国留学手续和留学回国工作就业手续时遇到很多困难。如果本人坚持将档案调出街道办事处，即使本人还在国外学习，也必须先办理求职证并凭招工证明办理就业手续，人为地造成了档案材料的不实；回国后，不管他们取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续，影响了他们正常的在全国范围内的就业派遣，也挫伤了留学人员回国工作的热情。其二，有些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以至发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。”
国家关于自费留学人员档案管理问题有关规定
中共中央组织部、人事部1996年12月颁布的“流动人员人事档案管理暂行规定”指出：“待业的大中专毕业生的人事档案”、“自费出国留学人员的人事档案”均属流动人员档案。流动人员所在单位在收到人才服务机构、档案管理机构的调档通知单15天内，应将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才服务机构或档案管理机构。
留学人员档案管理的特点
留学人员档案室与教育部留学服务中心的其他服务形成了“一站式”全程服务机制，免除了留学人员因档案问题的奔波之苦。
一站式服务的具体内容如下：（1）开具各种人事证明；2）办理出国留学手续； 3）办理留学人员所获得国外学历学位的认证；4）记录留学经历，完善留学期间档案并办理档案转递5）办理回国工作派遣，落户手续（注：教育部留学服务中心受权在全国范围内解决学成归国人员的工作派遣和落户问题人
哪些人可在留学人员档案室办理档案存放手续
1、国家公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派留学人员；
2、自费出国留学人员，包括在校高中生。高中毕业生。高等学校在校大学生。研究生、高校毕业生、毕业研究生、辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等转变为自费留学的人员：
3、赴中国香港和澳门学习的本科生、研究生以及其他已和原单位脱离关系的在上述地区的研修人员；
4、暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；
5。虽已落实工作单位，但因无就业身份和当地户口工作单位尚不能接收其档案的人员。
办理存档的具体操作程序
l、申请存档人员需持本人身份证或护照、国外教育机构的人学证明（上述文件均出示原，递交复印件＊原单位介绍信及存档费办理存档手续；
2、申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具申请人的委托书、护照复印件和代办人的有效证件办理；
3、暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”和所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
怎样办理档案调出手续
存档人员因故未能出国留学，或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（继续在国内读书的）或工作单位落实后可办理档案调出手续。届时存档人员需持“委托管理人事档案合同书”（赴新加坡和港、澳等国家和地区学习的项目生免）、录用单位接收证明（继续在国内学校学习的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及原交费收据到本室结清档案管理费并办理调档手续。委托他人办理的，除上述材料外，还需携带本人的书面委托书和人的有效证件如身份证、工作证等。
档案管理收费标准及联系方式
1、 每份档案月收费20元：
2、为减少存档人员频繁交费的麻烦，长期存档人员需一次交清三年的档案管理费，三年内调出档案者，多交部分予以退还，三年后继续存档者，需按规定续交管理费；
3、短期存档人员按协议交纳档案管理费；
4、通讯地址：北京海淀区学院路15号教育部留学服务中心留学人员档案管理
办公室；
邮政编码：100083
电话：010一82301015（直拨）
0l0－82301006转327
传真：010-82303958
据有关方面统计，从1978年到2003年间，我国的各类留学人员达到70余万人。在他们当中，自费留学生人数增长迅速，1998年仅为1.1万，到2003年达到11.7万人，增加了10倍多，2002、2003两年，自费留学人员的比例均占到出国留学人员的93%，成为中国留学生的主流。他们中的很多人对留学期间自己的档案应当如何存放以及由此会给将来回国就业所带来的麻烦不甚清楚。也有不少出国留学生对档案管理意识淡薄，出现了许多自己保管档案、档案遗失甚至档案记录失实等情况，对于留学人员在国内就业发展造成很多影响。
我国的人事制度规定，自费出国留学人员是流动人员中的特殊群体。国家对于留学人员回国就业有着特殊待遇，只要他们获得国家认可的国外大学本科以上学位或者出国前具有本科以上学历并在国外留学一年以上，不论是否是应届毕业生，只要经双向选择落实国内接受单位，既可被派遣他们落户当地，落户地点不受限制。
据了解，自费留学生出国前的情况不尽相同，他们或为各类学校的在校生，或为尚未就业的高中以上毕业生，或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道即纳入无业人员范畴，又会为出国留学和日后回国工作带来很多麻烦和困难，国家对留学人员的优惠政策难以落实。
为此，经国家主管部门批准，中国（教育部）留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事出国留学人员和赴香港、澳门地区就读人员人事档案的管理工作，并可为他们提供各种相关服务。
下列人员（不受地域限制）是留学服务中心人事档案管理服务的对象：公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；自费出国留学人员和自费赴香港、澳门地区的就读人员；公派赴港澳就读、研修已和原单位脱离关系的人员；出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员；尚未在国内落实工作单位的留学回国人员和虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。
中国留学服务中心留学人员档案室可以为出国留学人员提供的服务包括：
第一，可以使服务对象免受社会无业人员办理出国留学手续的诸多不便，回国后不必作为无业人员去街道办事处办理求职证和招工就业登记手续，而是根据“双向选择”的原则在全国范围内择业，最终由留学服务中心为他们办理工作派遣和落户手续。
第二，能使服务对象充分享受教育部留学服务中心的“一站式”服务。如办理出国留学手续（教育部留学服务中心所属北京嘉华世达国际教育交流有限公司可提供出国留学中介服务），办理档案存入、转递，开具各种人事证明，办理国外学历学位认证，办理回国工作派遣和落户手续等等。
第三，中国（教育部）留学服务中心是政府所属的面向全国的人才服务机构，具有对留学人员的人事派遣、调配职能，可为存档人员办理跨地区的档案转递。留学人员回国后无论在哪儿就业，档案转递均无障碍。
上述职能和特色，是其它人才服务机构、街道办事处、职介中心、用人单位和学校都不具备的。这种“一站式”、全方位服务，方便了留学人员，也得到了学校、用人单位和社会的普遍欢迎。
[关键词] 人事档案 滞留档案 档案管理 学生档案
在计划经济体制下，毕业生由国家统包统配，毕业时一次性全部离校，毕业生档案一贯遵循档随人走的原则。然而随着招生就业制度的改革和新形势的发展，特别是人事制度改革和大学生就业观念的变化。加之2002年国家教育部、人事部等联合出台规定，将毕业生的择业期延长为两年，两年内学校可代管其户口和档案。随之，学生滞留档案逐年大量增加，这种现象逐渐引起了众多高等院校档案管理人员和管理部门的注意，但这方面的研究开展得还很不充分。在高校学生档案管理的实践基础上，本文就此问题作以简单的探讨。
学生滞留档案的概念和特点
所谓高校学生滞留档案，是指学生离校后其档案没及时随本人到所就业单位、人才机构、原籍归口部门保管，存放在其就读学校两年以上的，保管权限不归学校而又遗留在学校的学生档案。学生滞留档案一般具有以下特点：
1.滞留时间长。此类档案往往长达两年之久，有甚者20年无人问津，更谈不上开发利用。
2.滞留数量多。此类档案随着用人政策灵活性以及毕业生数量扩大而不断增加。
3.滞留原因复杂。这类档案产生往往具有较一般档案更为复杂的原因和背景。
学生档案滞留形成的原因
从1999年开始，我国高等院校连年扩招，致使高校毕业生规模持续大幅度增长。高校毕业生从1998年的66万，到2011年的640万，十来年增幅近10倍。因此就业难的现象也不期而至，如此必然会导致大批学生档案滞留在其就读学校。其主要原因有以下几种：
1.由于招生就业制度的改革和新形势的发展，以及人事制度的改革和大学生就业观念的变化。大部分学生选择延期就业，学校只能将其档案保留在学校。
2.用人单位为降低用人成本，只签劳动协议不解决档案及户口问题，学生又弃之不理，致使其档案滞留学校。
3.机要局对机要的寄发规定导致部分档案滞留或退回学校。
4.学生档案意识薄弱、档案知识缺乏，形成了“档案无用论”的观念，毕业时不正常办理档案离校手续，使其滞留校。
5.档案机构制度不够健全，工作不规范，管理过程差别较大，加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同，档案归属不明确，造成部分毕业生档案暂留学校。
6.为了缓解就业压力，“考研族”越来越多，大批毕业生就业后又辞职考研，其档案被退回就读学校。
7.出国留学生大量出现，其档案也会滞留于原就读学校。
8.被退学的学生在离校时，不办理档案离校手续，档案滞留于学校。
9.学生录取了但未报到形成了部分滞留档案。
10.学生在上学期间死亡，其档案无人办理，档案滞留在校。
高校学生滞留档案管理中存在的问题
毕业生档案虽然是人生工作中一项相当重要的内容，但是由于上述缘由，使越来越多的毕业生档案滞留在其就读高校，其管理已经成为高校学生档案管理工作中的不可忽视重要内容之一。同时它给学生档案管理工作带来许多不便，从而一定程度上影响了学生档案的管理和利用。其问题主要表现在以下几个方面：
1.加大了人事档案的库存量。许多高校自1999年以来，学校不断扩大招生规模，学生人数大量增加，档案数量自然不断增加，但是档案库房面积不变，致使学生档案借地存放。毕业生滞留档案也只能借地存放。
2.加大了档案管理人员的工作量。1998年以前普通二本高校在校学生不超过6千人，1999年扩招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滞留档案也在不断地增加，无形中加大了管理人员的工作量。
3.影响了主要工作。学生档案的管理虽然都是兼职管理，但是在这块工作中管理人员却要付出大量的时间和精力，这些时间主要用在滞留档案的管理中，管理人员每年都要对学生滞留档案进行仔细认真管理，并负责再次寄发。因此管理人员整天忙于学生滞留档案问题的查询、办理之中，这势必会影响她的主要工作。
4.档案教育宣传力度不够。学校对毕业生有关档案重要性的教育、宣传不够。
5.管理不规范。目前，我国还没有成文的高校学生档案管理办法及规定，学校档案管理人员一般是参照中组部规定的人事档案管理办法来管理高校学生档案，对学生滞留档案基本上作为正常档案管理中的例外情况看待，因此滞留档案就处于四无阶段，即无专门管理人员，无专门管理空间，无专门管理制度，无专门管理机构。
学生滞留档案管理的思考
我国“档案法”明确规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，《高等学校档案管理办法》也强调各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中，从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围，2008教育部的《高等学校档案管理办法》第27号令中，把学生档案列入高校档案归档范畴，体现了高校档案工作的重要性和社会性。而学生滞留档案的增多，势必会影响到学校档案的正常管理工作。减少滞留档案是许多院校的迫切要求，除了宣传工作和管理工作要跟上改革的要求，还要采取一些更有效的措施。面对学生档案滞留问题的现状，笔者认为：
1.管理人员应深入学习贯彻《档案法》，制订高校学生档案管理办法，以加强高校学生档案管理工作。
2.以宣传为导向，增强高校师生档案意识。通过宣传教育，提高师生对档案重要性的认识，增强学生的档案意识，并且了解档案在转递过程中的一些注意事项，及时查询落实自己档案去向，有问题及时与学校联系。
3.增加存放设备，增加管理人员，要有相对稳定的学生档案管理人员。
4.对于正常毕业的学生滞留档案，档案管理部门可通过学生老师，联系到学生本人来解决此类档案。
5.对于非正常毕业的学生的滞留档案，如中途退学、开除等，办理离校手续时不要忘记办理档案转移手续。
6.妥善保存机要转递单和档案转递回执，以便查询。
7.档案管理部门要建立毕业生滞留档案检索工具。在毕业生档案管理中，必须既要有全面的各种信息，又要能迅速而方便的进行查询。
8.学校对毕业生遗留档案还可根据不同滞留原因收取相应的保管费。这样可促使学生及早提取、索取自己的档案，减少毕业生档案的滞留数。
我校在高校学生档案管理方面做了大量工作，特别是毕业生滞留档案的管理方面作了许多探讨和研究，并从实践工作中取得了许多有效的管理经验。在管理滞留档案我们严格按照国家、省教育厅以及学校的相关规定，结合我们的工作经验，参照上述思考，对我校学生滞留档案进行了有效的管理，并取得了良好的效果。
参考文献：
[1]王庆玉.大学生档案管理工作刍议[J].陕西档案，1999（增刊）.
[2]王广昌.试论高校学生档案管理[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），1997.6.
一、来华留学生档案的内容
从档案载体来看，来华留学生档案包括纸质档案和电子档案。其中纸质档案主要包括入学申请表、身份证件（护照）复印件、外国来华人员来华签证申请表（JW202表）、汉语水平考试（HSK）成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料等。电子档案主要是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学生的基本信息、分班信息、证照信息、住宿信息、奖惩信息、奖学金信息、保险信息、健康信息、选课信息、活动信息、突发事件、离校信息等数据库信息。［3］
从形成主体来看，来华留学生档案包括教育及相关部门形成的档案和留学生形成的档案。前者包括教育部门在招生、教学、管理等活动中形成的档案；后者包括留学生在学习、工作、生活中形成的学籍档案、实习档案、健康档案等等。
从学习阶段来看，来华留学生档案包括入学申请、在校学习、毕业离校三个阶段的档案。入学申请阶段的档案包括外国留学人员来华签证申请表（JW202表）、入学申请材料、录取通知书、护照复印件、签证复印件、留学生的居住信息和联系方式、健康证明材料、居留许可复印件。在校学习阶段的档案包括进修生的课程设置资料、教学安排资料、考试成绩、学习证明、学历生的培养方案、必修和选修课的具体信息以及相应的学分、学历和学位证书复印件，以及在校学习、生活期间形成的其它的材料，如获奖证书、参加某项活动后的证书、纪念品等。［4］留学生毕业档案包括毕业生就业档案、留学生校友档案等等。
二、来华留学生档案的作用
1.对留学生个人的作用。来华留学生档案是留学生在高校学习、生活、工作的最原始记录，可以起到证明其学习经历的作用。对于留学生个人来说，在其毕业离校后，无论是继续求学深造或者求职，其档案都会成为证明其资历的重要凭证。查询和认证是目前留学生档案最为频繁的一种利用方式。留学生在校表现、成绩查询、学位认证都需要通过档案这种原始的真实记录来完成。［5］
2.对高等学校的作用。一是提高留学生管理水平，通过及时收集、整理留学生档案，有利于全面掌握留学生的学习、生活和居留情况，根据留学生个人情况因材施教，实现人性化和科学化的管理。二是通过对留学生毕业档案、校友档案的管理，了解离校留学生的动态。通过建立来华留学生毕业生就业状况档案，了解毕业生就业状况，一方面能够完整地了解毕业生走向社会的反馈情况，另一方面又能够为学校提供专业需求状况，及时修正人才培养工作的偏差，也为学校及时调整专业起导向作用。详细的留学生档案可以为高校在留学生教学、科研计划，师资、留管干部培训计划，招生计划以及学校制定短期目标、长期规划、地区留学生管理政策、国际交流方面等提供有力的信息支持。［6］
3.对社会其他机构的作用。社会上其他机构也需要利用留学生档案，如驻外使馆、国外学校、公司经常通过电话、电子邮件要求确认某学生身份。［7］在经济全球化日益成为历史潮流的今天，国际交流合作在社会各领域凸显出越来越重要的作用。国际交流指标成为衡量全球化水平的重要指标之一，而外国来华留学生的规模及发展状况也成为国际交流指标的重要内容。因此，在各高等院校和相关单位的发展规划纲要中常常涉及外国来华留学生的数量、分类、国别等信息，来华留学生档案可以满足这一要求。［8］此外，这些档案也是进行其他研究的重要参考资料，如，研究留学生教育对输入国、输出国以及第三国经济发展的作用，就要以留学生档案作为重要资料。［9］
三、来华留学生档案管理的现状
1.留学生档案管理制度。我国早在1989年就颁布了6号令《普通高等学校档案管理办法》，但是该办法规定的外事类档案主要包括“学校有关人员出席国际学校会议（含在国内举办的），出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。”并没有明确提及留学生档案该如何管理。直到1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》，留学生档案才有一个专门的类目代号WS15，作为一级类目“外事档案”的第五个二级类目。2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》确定外事类档案包含“学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。在这些制度的指导下，我国的留学生档案管理工作开始走入正轨。
2.留学生档案管理机构。由于各高校留学生规模不同，每个学校都会根据各自的实际情况指定一些机构管理留学生档案。有的高校由专门的留学生部负责留学生的招生和所有管理工作；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生和主要管理工作，把学历教育的具体工作放到相应的院系；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生，教务处或留学生部负责教学等等。可以看出在有的学校，不同类型的留学生档案由不同部门形成和保管。于是留学生档案出现了多头管理的现象。
3.留学生档案保存与利用。从保存机构来看，大多数高校均规定整理后的留学生档案要移交综合档案馆（室）统一保存，而综合档案馆（室）需要监督、指导、检查相关部门作好留学生文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收留学生档案是否完整、准确和系统。从保存期限来看，很多高校比较谨慎，大部分档案都是永久保存。例如，广东商学院的留学生档案就分成9小类，除了3类材料长期保存外，其余全是永久保存：录取审批材料（永久）；学籍登记表、学籍卡片（永久）；留学生学籍管理规定（永久）；学习情况、成绩及评语（永久）；学生名册（永久）；留学生奖惩材料（永久）；教学计划、大纲、安排（长期）；学位论文及学位证书复印件（长期）；学生去向及有关材料（长期）。然而大多数学校没有制定出切实可行的提供利用的措施。这说明档案工作中普遍存在的“重保存、轻利用”的现象在留学生档案这一领域依然存在。
四、加强来华留学生档案管理的对策
1.完善来华留学生档案管理制度。首先，根据国家的相关制度，结合本单位的实际情况，制定切实可行的留学生档案管理制度；其次，建立留学生档案分类体系，明确归档范围。可以参照高等学校档案实体分类方法，在原有二级类目WS15下面增设三级类目，并在每个三级类目下面列出归档范围，这样既具体又简洁，在整理文件材料时，一目了然。例如江南大学就增设了四个WS15的三级类目，综合类、博士和硕士生材料、本科生材料、进修性材料。［10］再次，要建立相关部门之间的协调机制。由于多头管理的关系，留学生档案来源相对分散，涉及较多的部门，需要协调各形成机构之间的关系，包括留学生处、外事办公室、院系留学生管理办公室、教研室等相关部门。通过高校档案馆（室）统筹规划分工合作，实现留学生档案的全面、全程管理。
2.对相关工作人员进行培训。高校留学生档案管理工作的实际情况大都是由档案馆（室）进行业务指导，而由相关的职能部门进行档案的收集、整理工作，留学生毕业之后再将整理好的档案移交档案馆（室）。所以留学生档案工作的质量取决于具体业务部门的工作人员。而这些人员大多属于兼职行使档案管理的职责。因此，为了提高相关职能部门的档案意识和工作水平，需要对负责留学生档案管理工作的人员进行培训。
3.加强来华留学生电子档案管理。自从教育部2004年9月1日起在全国各省级教育行政部门、各接受来华留学生的高等学校正式启用“全国来华留学生管理信息系统”以来，越来越多的留学生档案将以电子档案的形式存在，这为网络环境下开展留学生档案的利用工作奠定了基础。该系统涵盖了来华留学工作中招生、教学、生活服务和管理、留华毕业生工作等四个基础环节，具备日常管理、教育质量评估、留学生数据库、留华毕业生档案、留学生数据统计等功能。为适应网络环境下档案信息管理、利用的需要，还有必要开展留学生纸质档案的数子化工作。在数字化过程中，需要制定著录标准，建立高素质的著录队伍，加强著录组织工作，提高著录质量。
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［8］黄廷义.做好留学生档案管理促进留学生教育发展.兰台世界2007（9）.
关键词：高校；留学生；学籍管理
中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。
一、外国留学生学籍材料的特点
外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：
1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。
2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。
3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。
4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。
二、外国留学生学籍档案管理现状
（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整
高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用
1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。
近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。
（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用
教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。
三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策
（一）全程管理，加强收集
收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。
（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围
针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。
（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用
目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。
（四）拓展外国留学生学籍档案的信息化管理，积极探索网络化服务
