【关键词】新形势；电子档案管理；规章制度；安全管理
新形势下，随着计算机和信息技术的发展与进步，电子档案出现并得到越来越广泛的应用。通过电子档案的应用，不仅可以方便档案资料查阅和检索，还能减少档案的占用面积，方便携带，更好满足使用者的需要。同时，为促进其作用有效发挥，应该加强管理工作，促进电子档案管理水平的提高。但目前电子档案管理工作中，一些人员素质偏低，制度不健全，导致管理仍然存在不足，应该采取优化策略和完善措施。
一、新形势下电子档案管理面临的问题与挑战
新形势下，虽然电子档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，当前电子档案管理仍然面临以下几个方面的问题与挑战：
（一）原稿的管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视电子文件的管理工作。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非，失去归档保管的作用，需要采取改进措施。
（二）归档管理不被重视。传统的纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员进行管理。纸质档案的使用时间较长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度也比较成熟，有利于提升档案管理水平。而电子档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于电子档案的生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案的方式进行，电子档案的归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。
（三）档案安全管理不足。电子档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施也没有被严格执行，制约电子档案管理水平提升。
二、新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施
为弥补电子档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化策略和改进措施。
（一）加强原稿管理，重视电子文件收集。电子档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重电子文件收集，与纸质档案完全不同的是，电子文件的收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免电子档案丢失。
（二）完善规章制度，加强归档管理工作。完善电子档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员的职责和权限，让他们有效适应电子档案管理需要，严格落实各项制度措施。重视电子档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。电子档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。
（三）重视安全管理，健全安全管理制度。加强电子档案安全管理工作，注重安全防范工作。要综合采用加密、签署、信息认证、身份验证、防篡改等措施，实现对电子档案的有效管理。还可以将其修改为只读性文件，防止被任意修改，保护电子文件的原始结构，增强其安全性与可靠性。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对电子档案的有效管理，确保其安全可靠。
（四）注重管理培训，提高管理人员素质。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对电子档案的有效管理。完善管理培训制度，学习相关理论和前沿知识，促进电子档案管理效率的提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，提升爱岗敬业精神，增强动手操作能力，有效提升电子档案管理水平。
三、结语
新形势下，随着信息技术和计算机的广泛应用，电子档案的应用也越来越广泛。为促进电子档案管理水平的提高，实际工作中应该认识存在的不足，结合电子档案管理需要，综合采取优化策略和有效措施。从而促进电子档案管理水平的提高，使其更好地运营和发挥作用。
【参考文献】
[1]文一博.新形势下加强电子档案管理的策略[J].黑龙江档案，2015（1）：99.
电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作，可以进行多次复制，没有次数的限制，在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加，不留任何修改痕迹，其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复，例如档案因为时间的久远，上面的字迹或者图像不清晰，可以通过软件进行修复，使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存，档案经过修复后，保存就不再受到时间的限制了。
而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。
二、电子文档的储存
电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。
但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。
三、电子文档的安全与保密
在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。
所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。
关键词：企业档案管理工作 技术创新企业文化
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知识经济时代，档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今现代的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高企业整体的工作效率。企业档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。现代化企业档案管理制度的本身，应使企业档案管理工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。
档案管理应用信息化技术的优点：与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。档案电子文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的企业档案记录的更加完整。电子载体，例如VCD、DVD光碟、硬盘等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，具有很强的稳定性。一般在监理单位的工程档案都只停留在一张纸上，如果想看查阅其监理单位或某个工程的单位业绩、工程奖项，只能靠翻阅这些纸质档案或一些实物奖状等资料，可如果我们加入多媒体影像的文件档案后，档案管理人员就可在电脑上检索出想要查阅的资料了。
档案管理应用信息化技术需要注意的问题：要保证档案管理系统的网络安全性。电子化档案信息通过计算机网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，需要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止病毒的入侵。档案信息在传输的过程中，要确保重要信息不漏泄或被篡改。采用严格的身份证和权限管理，信息传输加密，安装防病毒系统、备份与恢复系统等安全措施。
提高档案管理人员的综合素质：档案管理人员要通过不断地培训学习获取知识来提高自身素质，多学习和运用现代化的网络、通讯等高科技技术手段，提高档案管理人员的业务技能。做为新时代的档案管理工作人员要创新思路，与时俱进，开拓电子化、数字化档案管理的各项功能。
关键词：电子档案；纸质档案；整合；利用；共存发展
档案管理工作主要包含档案的收集、整理、鉴定、检索、编辑和开发利用等内容，在档案管理工作中，电子档案和纸质档案都是档案管理中的重要部分，各自具备一定优势和不足，为推进档案事业的现代化发展，应当尊重事物的两面性，准确把握电子档案与纸质档案的实际特点，加强整合利用，实现优势互补，真正实现电子档案与纸质档案的共存发展。
1 电子档案与纸质档案整合利用的必要性
现代社会经济发展形势下，科学技术不断进步，电子档案得以产生和应用，一定程度上拉动了纸质档案的发展。可以说，电子档案的产生和应用，打破了档案管理工作中纸质档案的传统模式，通过对信息技术的有效运用，节约了人力物力资源，实现了档案管理一体化，档案管理工作效率明显提升。因此在档案事业发展过程中，若能够准确把握电子档案与纸质档案的具体特点，加强整合利用，能够实现电子档案与纸质档案之间的有序转化，对纸质档案进行妥善保存与管理，并确保电子档案的信息化优势得到有效发挥，通过双向联系，推进电子档案与纸质档案的协调发展，对于档案事业建设与发展具有重要意义。
2 电子档案与纸质档案各自优势与不足
2.1 电子档案的优势与不足
现代社会科学技术的发展，推进了档案事业的进步，人类社会生活呈现出多元化特征，社会各项经济活动的开展，离不开信息技术的支持。此种形势下，档案管理工作逐渐迈入新的时代，电子档案逐渐产生并得到广泛应用。
电子档案具有良好的应用价值，其存储量较大，不会占用实际空间，便于管理和应用。在档案管理工作中，电子档案模式能够实现档案之间的互相传输，具备资源共享的优势。电子档案在计算机系统内的保存时间较长，且档案资源的查阅更具便捷性、高效性，有助于提升档案管理工作效率。
电子档案也存在一定不足，尤其是信息存储方面，其安全性较低，部分不法分子利用技术手段获取保密的档案信息，导致档案管理工作存在严重的安全隐患。电子档案运行过程中主要依靠设备，缺乏独立性，此种情况下，一旦设备出现故障，极易导致电子档案信息资源丢失，此种情况下，电子档案信息存在严重的安全隐患。
2.2 纸质档案的优势与不足
自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。
纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。
3 电子档案与纸质档案在利用方面的比较
纸质档案的载体是文本实体，具有相对的稳定性，文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，对它的利用途径是通过提供档案原件、档案副本或复制品、档案信息加工品等满足用户的需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式.使档案信息在利用上不受时间和空间的限制，可以随时随地利用进入网络的开放档案，网络不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，还可以形成档案汇编或其它形式的编研成果以提供利用。
然而，由于信息的易更改性和共享性.在电脑应用上要具有限读功能，即具有反删改、反复制、反销毁功能，才能防止泄密。通过电子档案和纸质档案整合和利用活动的比较，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致。其区别也就显而易见。尽管电子档案和纸质档案存在诸多不同。然而从档案的开发利用方面讲，二者却具有异曲同工之妙。
4 电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展的具体策略
4.1 坚持扬长避短
档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自优势与不足的基础上，应当坚持趋利避害，对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用，并采取有效措施去除档案管理中的缺点，推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面，应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势，在纸质档案方面，应当保持器印章和签字生效凭证优势不变，在此基础上将二者优势进行有机融合，全面提高档案管理工作效率。
电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足，为实现二者之间的整合利用与共存发展，应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点，并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足，转变视角，坚持具体问题具体分析的原则，实现电子档案与纸质档案的协调共存发展，为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。
4.2 遵循“双套制”原则
在档案事业发展过程中，所谓“双套制”原则，就是指将电子档案与纸质档案同时提交并保存归档，以保证档案的准确性和可靠性。当前社会经济发展形势下，数字技术和网络技术不断完善，“双套制”原则的有效应用，有助于推进档案管理工作的顺利开展，这就要求档案管理工作人员在准确把握电子档案与纸质档案实际优势与不足的基础上，不断学习新知识，掌握新技术，明确“双套制”的适用范围，依据档案管理的具体情况选择“双套制”档案，最大程度上实现资源的优化配置和利用，全面提高档案管理效率。
结束语
电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展，需要投入大量的人力、物力和财力资源，对档案管理人员的综合素质和岗位能力都有着严格的要求，为推进档案事业的稳定持续发展，应当准确把握电子档案与纸质档案的优点与不足，遵循“双套制”原则，扬长避短，实现科学化、信息化、高效化档案管理，从而为社会群体提供更加优质高效的档案服务。
参考文献
[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015（1）.
关键词：档案管理；电子档案；档案室
1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。
针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。
当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足
虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
3.2.1电子档案硬件管理及保管
电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
3.2.2做好数据备份恢复工作
数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
3.2.3加强档案室网络安全管理
首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质
电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。
一、两者各自存在的优势和不足
（一）电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展，带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在，人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来，中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上，但拥有很大的存储量，而且不占用实际的空间，也保护环境，在日常的档案管理过程中，将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案，发挥共享他人的资源的优势；电子档案可以长时间的保存信息，可以快速的查阅自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证，光和暗都是一起出现的，网络的发展创造了许多黑客，这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案；其次，电子档案几乎全部依赖设备来运行，没有独立性；最后，电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证，这牵扯到大部分人自身利益问题，没有可靠性。
（二）纸质档案的优势和不足。自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。
二、两者之间的整合利用和共同发展
（一）必要性。发展是相互的，电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限，创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费，简化了纸质档案管理；信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化，可以更有效的保存纸质档案，另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时，将电子档案和纸质档案整合利用，建立双向联系，当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心，只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字，便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中，例如图书馆，效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。
（二）共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确，所以在进行档案管理的工作过程中，要形成扬长避短的心理，优势必须做到整合利用，缺点也要尽力的去除，成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案，保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证；对于电子档案，也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势，将两者优势进行结合，是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充；纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明，两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点，或者非得揪住一件错误不再放手，其实，有时候换个角度去思考问题，往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子，其前景是值得期待和发掘的。2.“双套制”的原则。“双套制”，即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天，只有接受并实施“双套制”的原则，双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里，技术方面的挑战是人类必须克服的，将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高，作为档案人员，必须快速掌握现代技术，做好档案管理工作。具体问题具体分析，“双套制”有自己适用范围，技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案，不要造成不必要的浪费。
三、结语
