关键词：电子档案；纸质档案；整合管理
随着信息化的日益发展，各个行业都步入信息化的时代，实施数字化管理策略。那么档案管理事业也一样，将信息技术引进到档案管理之中，产生了电子档案，实现电子档案的管理，同时，纸质档案和电子档案一起存在。为促进档案管理的统一性，就要将纸质档案和电子档案有机整合，保障档案管理事业更好的向前发展。
1 电子档案与纸质档案整合管理的观点
不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。
要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。
无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。
2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。
2.1 同步归档工作
在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。
2.2 同步整理工作
要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
2.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
2.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
3 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
综合来看，上面所讲述的对电子档案和纸质档案之间的观点和具体要求，我们清楚了解电子档案和纸质档案两者有一定的关系，两者各取所长，补己之短，要实现档案管理的共同发展，就要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，在管理时，不光要同步两种档案的归档工作，还要对两种档案同步坚定、利用和整理中作，使电子档案和纸质档案从根本上达到共同发展的局面。这样的管理，不光能弥补各自的不足，还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好，更能促进档案管理事业的长足发展。
参考文献
[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.
合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。
一、合同档案建立的必要性
外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。
二、油田企业合同档案管理存在的问题
（一）难以收集合同档案资料
合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。
（二）企业对合同档案管理缺少重视
在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收集档案后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作呈现混乱局面。
（三）合同档案管理缺乏规范性
在油田企业合同管理中，缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失，工作中易出现数字，格式、地址等的人为错误。在合同管理中，管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。
三、合同档案管理的改进措施探讨
（一）增强合同管理的规范性
企业需要根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性，合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则，以便合同档案的收集工作。另外，提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用档案。
（二）专业化培训档案管理工作
关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展
1 引言
档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。
根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。
2 电子档案与纸质档案的整合利用
目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：
2.1 同步归档
无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。
2.2 同步整理
电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。
2.3 同步利用
针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。
3 电子档案与纸质档案的并存发展
电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：
3.1 完善电子档案管理体系
为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。
3.2 建设档案保管设施
无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。
3.3 深入学习档案管理理论
电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。
3.4 健全档案管理制度
在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。
4 结语
21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。
参考文献
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【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式
一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性
纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。
二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。
（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。
（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
三、电子档案与纸质档案并存的管理模式
纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。
四、结束语
在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。
参考文献
[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.19.
关键词：医疗设备 合同档案 管理
中图分类号：C939 文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
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关键词：纸质档案;电子档案;集成化管理
中图分类号：G27文献标识码：A
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服务就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、结语
电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
关键词：事业单位；档案管理；存档
随着社会的不断进步，我国事业单位对档案的管理也应该符合新时期的要求，保证档案管理工作的信息化。档案的存档是事业单位管理档案的基础，现阶段我国事业单位在存档方面仍然存在不少缺陷。这不仅会降低档案的使用率，也会阻碍事业单位的长期发展。因此应该重视事业单位中的档案存档工作。本文主要针对事业单位档案存档工作展开讨论，具体内容如下。
1 现阶段事业单位档案存档工作的作用
在现代化社会，事业单位中对于档案的管理实际上在管理人力资源。因此档案的存档工作会涉及到事业单位中的所有人员。而且事业单位中的档案管理质量会直接体现出工作人员的工作能力与水平。事业单位在升调工作人员时，应该根据个人的档案做出判断。因此，人事档案属于一种非常关键的信息资料。现阶段，随着信息化程度的不断加深，档案资料发挥的作用越来越重要。事业单位中的领导人员能够查看某一位工作人员的档案信息，以此为根据判断是否聘用。个人的档案包括个人不同阶段的经历以及奖励情况，对于事业单位来说，发挥的作用是很大的。因此，完善对人事档案的管理可以有效地分配人力资源。总而言之，事业单位完善档案存档工作非常有意义。
2 事业单位档案管理工作的特点
2.1 不合理的配置管理人员
现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员，与想长时间从事这方面工作的新人。很多刚进入事业单位档案管理工作的人员经常更换，直接对事业单位的档案理与记录产生了不利的影响，使档案管理工作变得很混乱，有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视，配置优秀的工作人员。
2.2 缺乏统一的管理制度
一些事业单位的档案管理工作只是一种形式，也没有明确的管理制度。一些事业单位的领导干部也不注重日常工作的记录，甚至认为档案管理只是一个象征性的部门，没有必要花费很多人力与物力进行管理。很多的事业单位更没有制定明确的管理档案资料的规章制度，缺乏统一的管理。
2.3 管理系统不完善
计算机科学技术的快速发展进步，使事业单位的档案管理向现代化的方向发展。但是有些事业单位不能深刻意识到形势的变化，没有将计算机合理地应用档案管理工作中，依然使用纸质保存文档。而有些事业单位虽然在档案管理工作中采用了计算机，但是档案管理工作人员为了方便，只是将相关的信息文件输入到计算机中对其进行简单的保存，计算机资源没有得到充分的利用。
3 事业单位中完善档案存档工作的对策
3.1 全社会应该树立档案完善，健全有关的制度与设施
第一，应该加强宣传力度，扩大宣传范围，使社会各界人士都能够遗失到事业单位存档工作的重要性，树立档案存档意识。第二，各级部门的责任人也应该加强档案存档的意识，保证在事业单位中建立完善的管理存档系统，以此满足事业单位内部发展的需要，同时应该按照档案的类型与特殊性来明确与归档有关的规定或者制度，以及原则等，合理分工，明确职责，保证操作的可行性，确保每份档案中的信息完整，并且能够及时归档。工作人员在检查资料的过程中，应该严格、认真，发现不规范的资料应该及时修改，并且实行个人管理责任制度，并且将其与其他工作流程结合起来，共同进入检查与监督环节，进行评比。并且，还需要采取有效措施，为档案部门提供足够的资金，对于已经归档的资料，还需要进行反复的检查，保证信息的可靠性。
3.2 建立健全的档案登记、整理、保存以及使用制度
应该按照相关的规定和标准，进行对档案的存档工作，同时还需要事业单位做好存档管理中保密工作。在此过程中应该确保办公室、整理室、阅览室与库房相分离，不相关的人员不能进入库房，在库房中也不能储存与档案无关的物品，严禁明火。同时管理人员还应该加强对档案管理技术的研究，不断更新管理方法、保密技术等，个人不能擅自取走档案，如果发现违法使用的现象，应该根据相关的法律进行处理。并且，还需要制定档案使用时间、流程等，以此提高档案存档的水平。
3.3 增强档案存档工作的数字化
在保存档案的过程中，运用数字化的方式是一种关键的方法。事业单位应该运用新型的信息技术，将各类资料信息转化成数字化的资料，进行保存，以供使用。同时应该形成档案目录数据系统，方便每名工作人员的日常使用。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。
3.4 提高工作人员的综合能力
新时期的事业单位档案管理工作的顺利进行，首先要拥有优秀的档案管理工作人员，一方面事业单位要招收高素质的工作人员，另一方面要对新的工作人员进行必要的专业培训与道德素质培训，提高他们的专业素质与技能，这样才能促进档案管理工作人员队伍的合理发展。
3.5 改善工作条件
档案管理工作人员处于比较好的工作条件中，能够提高他们的工作积极性与主动性，因此要改善他们的工作环境。而且好的档案管理环境，也有利对档案进行整理与保存，因此事业单位要有长远与发展的眼光，对档案的保持环境投入一定的经费，日后会产生较大的经济效益与社会价值，使事业单位的发展具有历史的沉淀。
3.6 完善对档案的整理
通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。
结束语
综上所述，在新的社会背景下，事业单位应该认真思考如何高效地展开档案存档工作。
每个事业单位的实际情况都有所差异。档案工作人员应该充分把握单位的工作情况，了解档案的构成特点，系统地整理档案，以此确保档案管理工作的规范性与合理性。在现代化社会中，档案工作人员应该具有创新精神，更新工作观念，意识到档案工作的意义，并且建立健全的有关的制度，运用新型的技术与方法，形成有效的当那管理模式，努力符合时展的要求。
参考文献
[1]刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].中国职工教育，2012（12）.
