商业竞争中，“商业秘密”成为能给经营者带来巨大竞争优势的“秘密武器”，越来越受到人们的重视。随着人才流动的越来越频繁，给用人单位的商业秘密保护带来了极大的挑战，数据显示80%的商业秘密是被职工跳槽时“顺手牵羊”带走的。本文主要探讨商业秘密的界定，它与竞业禁止的关系，相关立法的状况，并就如何避免员工跳槽时泄漏商业秘密提出建议。
在现代商业竞争中，“商业秘密”成为能给经营者带来巨大竞争优势的“秘密武器”。因而，对商业秘密进行保护成为人们的共识。随着人才流动的越来越频繁，给用人单位的商业秘密保护带来了极大的挑战。甚至有人认为，人才流动与商业秘密保护从来就是一对孪生兄弟。商业秘密的外泄，不仅会给造成无法估量的损失，而且会在行业内发生各种各样的“大战”，使同行业间产生不正当的竞争。有关统计数据显示，近年来侵犯商业秘密案急剧增多，此类案件已约占到知识产权案件的15%。其中，80%的商业秘密是被职工跳槽时“顺手牵羊”带走，特别是年底正逢员工准备跳槽的高峰，企业此时特别需要注意对商业秘密保护。广州市一间咨询有限公司的员工林生生在跳槽之后，他带走了该公司的不少客源，被“老东家”视作违反了“游戏规则”，索要赔偿。
目前导致企业商业秘密流失的主要有以下几种形式：一是人员跳槽带走原单位的科技成果、技术信息，利用其带走成果和信息为新单位服务；二是本单位工作人员在职期间私下从事“第二职业”，利用的却是工作单位的技术资源和信息资源；三是掌握单位核心秘密的技术人员或管理人员辞职后利用所知悉的秘密，另起炉灶与原单位展开竞争；四是一些企业人员离退病休离职后，利用原单位的商业秘密从事相同行业，使原单位竞争优势地位受到削弱。
一．什么是商业秘密？
1993年,我国《反不正当竞争法》第10条中规定：所谓“商业秘密是不为公众所知悉,能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息”。通过以上法律可以看出，商业秘密必须同时具备三个要件：
第一，秘密性。秘密性指商业秘密所处的状态应当是秘密的，没有被公开过，这也是商业秘密最本质的特征。同时，又是商业秘密区别于专利的最显著特征。确定商业秘密的私密性。最客观的标准是：“不为公众所知悉”。
第二，价值性。商业秘密的价值性,是指商业秘密通过现在的或者将来使用的,能够给权利人带来现实的或预期的、潜在的经济利益,使得商业秘密的权利人因掌握商业秘密而保持竞争优势。商业秘密的价值性最本质的体现是商业秘密的使用会产生竞争优势。
第三，新颖性。商业秘密的新颖性,是指该信息不为领域的人所普遍知悉。新颖性是将商业秘密与公知信息划开界限的要件。商业秘密的新颖性只是一个不为公众所普遍知悉的否定要件,只要不是应用领域内的人众所周知的普通信息,且与普通信息存在着最低限度的区别或者新意,就可以符合商业秘密的新颖性要件。
以上三个要件，是商业秘密获得法律保护的必要条件，缺少其中任何一个条件，都会丧失商业秘密的所有权利。
我国1993年的《反不正当竞争法》将商业秘密法律保护的范围规定为技术信息和经营信息,与当时国际立法相符,走在了世界的先进行列。①技术信息,是指能够生产或制造新产品或改进产品品质或降低成本或能改进运营管理设计或操作的技术情报、数据和知识等。技术信息主要包括:产品，配方，工艺流程，加工。经营信息,是指具有秘密性质的和经营管理方法及与经营管理方法密切相关的投资、销售、财务、人事、组织等经营活动以及有关的记录、表格、数据、合同、名册、计划等。具体包括:(一)关于经营者自身状况的信息。如经营者的财务状况、资信状况、设备水平、管理人员状况等。(二)经营者对外经营策划信息。经营者对原材料供应前景的资料及研究结论,对市场调研的结果等。(三)经营者业务往来的信息。经营者的原材料来源、地区及渠道、供应商名单、销售手段;对外业务合同,产品和服务的价格,招投标的底数和报价、客户名单、广告策划等。
二．竞业禁止为商业秘密设防
竞业禁止，也称竞业限制：是指负有特定义务的员工在任职期间或者离开岗位后一定期间内不得自营或为他人经营与其所任职的企业同类的经营者。它作为一项法律制度，主要体现在《公司法》和其他规章中。如《公司法》规定：“董事、经理不得自营或者为他人经营与其所任公司同类的营业。国家科委于1997年公布的《关于加强科技人员活动中技术秘密管理的若干意见》规定：“单位可以在劳动聘任合同、知识产权权利归属协议或者技术保密协议中，与对本单位技术权益和经济利益有重大的有关行政管理人员、科技人员和其他相关人员协商，约定竞业限制条款，约定有关人员在离开单位后一定期限内不得在生产同类产品或经营同类业务且具有竞争关系或者其他利害关系的其他单位内任职，或者自己生产、经营与原单位有竞争关系的同类产品或者业务“。
保护商业秘密和采取竞业禁止措施，都是为了保护企业的利益，而且两者关系密切，但由于两者的性质不同，区别还是明显的。商业秘密权的效力，完全取决于商业秘密的保密程度，一旦秘密公开即丧失。换言之，完全取决于权利人的行为，只要商业秘密处于秘密状态，义务人就要永远保密；而竞业禁止的效力，取决于约定的范围以及支付对价款的情况而定。即使协议有效，义务人最长守约期限只有三年。但义务人违反竞业禁止并不必然违反保密条款，反之，义务人解除竞业禁止重新择业，并不影响继续保守商业秘密的义务。
当事人在什么情况下负有对权利人保守商业秘密的义务呢？我国劳动法第2条规定，劳动合同的当事人可以在劳动中约定保守用人单位秘密的有关事项。②再看我国公司法第62条规定，董事、监事、经理除依法律规定或经股东会同意外，不可泄露公司秘密。应该说这里规定了缔约当事人承担保守商业秘密的法定义务。在合法途径知悉商业秘密的情况下，在符合合同法第43条之规定和在当事人双方有合同约定时（不包括公司法的特别规定）的情形时，当事人负有保守商业秘密的义务。
先看一个案例。广东省公布的2006年十大知识产权典型案件，其中一起涉及公司员工“跳槽”侵犯商业秘密的案件。2000年4月14日，路某入职华深达实公司从事销售等工作。路某在双方签订的《保密协议》承诺：其在华深达实公司任职期间,非经同意,不得在与华深达实公司生产同类产品或经营同类业务且具有竞争关系的企业、事业单位、团体(包括以股东、合伙人等方式设立企业)内任职,或者自己生产、经营与华深达实公司有竞争关系的同类产品或者业务。2003年12月26日，路某离职。但是在2003年6月2日,路某为股东并任法定代表人的赛飞公司注册登记成立。赛飞公司在2003年7月以后与鸿富锦精密(深圳)有限公司有业务关系，其业务与华深达实公司和鸿富锦精密工业(深圳)有限公司的业务同类。鸿富锦精密工业(深圳)有限公司是华深达实公司的长期客户,路某参与了华深达实公司与鸿富锦精密工业(深圳)有限公司的业务往来。华深达实公司就此至法院，请求判令赛飞公司、路某立即停止商业秘密侵权、赔偿损失、赔礼道歉等。一审法院判决赛飞公司、路某停止侵犯商业秘密行为，并分别赔偿华深达实公司经济损失等。二审法院维持原判。③
在商业秘密领域，因科技人才“跳槽”带走企业技术秘密的案件日益增多。员工离职后，是否承担保密义务？约定保密义务是有期限的。是期满后，商业秘密如何保护？若此时“商业秘密”仍符合商业秘密保护条件时，司法实践中也往往采用诚信原则来要求员工继续保密。但动辄以处于抽象的补充规定地位的诚信原则作为救济手段，未免是法律的不健全。而且，保密合同违约要件与商业秘密事前救济的要求是不相容的。根据保密合同，只有违约出现时，秘密持有人才成为违约权利人，才能要求员工承担相应的违约责任，但此时商业秘密可能已不复存在，进入了公知领域。实践中也常常出现权利人发现相对人有侵害商业秘密的危险却苦于无从寻求救济的情况。
员工离职后，员工不再负法定竞业禁止义务，而在当前商业秘密在我国还未作为一种知识产权，员工又不负法定保守商业秘密义务的情况下，约定保密协议到期或约定不明确时，权利人的商业秘密的保护此时就只剩下约定禁止这种方式。因为此时员工对合法知悉的商业秘密使用、披露、允许他人使用将不违反《反不正当竞争法》，同时不负法定竞业禁止义务，可自由从事与原雇主相竞争的事业，或受雇与原雇主竞争的单位，这时原雇主的商业秘密利益的保护就只有依赖约定竞业禁止。由此可见，约定竞业禁止之必要性。对于约定竞业禁止，各国均作为保护商业秘密的手段之一，但是约定竞业禁止必满足以下条件：第一，应仅发生于雇主与可能掌握或了解公司、之商业秘密的雇员之间，在雇主与不可能接触或了解商业秘密的雇员之间不允许有竞业禁止约定，否则无效。第二，约定竞业禁止应有限期，第三，由于竞业禁止是以牺牲员工一定时间，地域内的自由择业作为代价的员工离职后，保密协议期满或对期限不明确的，即使企业与员工之间曾有竞业禁止约定，此约定对员工也无拘束力（因当前，商业秘密还不是一种知识产权，义务人不负法定义务，而且保密协议对期限约定不明的，保密义务截至义务人离职时）。总之，只有约定竞业禁止的限制；仅针对必要的人；限制是出于保护权利人商业秘密的需要，且得体、范围特定、期限适当、合理补偿，这才是合法有效的。
三．我国现行立法存在的及新劳动合同法草案
我国加入WTO后,在知识产权法协调方面,我国必须遵守TRIPS协议的所有条款,也就是说,我国加入的国际条约有关商业秘密保护的,对我国国内法的有关内容具有约束作用,相比较而言,我国国内主要法律对商业秘密的保护来看,国内商业秘密立法起步较晚,与国际接轨还明显存在着问题和缺陷。
(一)保护商业秘密的立法过于分散。④我国现行立法对商业秘密的保护散见于各种不同的法律法规中,由于这些不同的法律法规在立法主旨和侧重点上各有不同,因此散见于诸法中的保护商业秘密的法律法规,很难保证其内容上的统一性、协调性和体系的完整性。如《反不正当竞争法》只规范经营者之间的竞争关系,对于企业与其内部职工的保密关系未加以调整;《劳动法》只从规范企业与职工之间劳动合同关系角度,对商业秘密的保护作了原则性的规定,但对商业秘密转让中的法律问题未加以规定等。
(二)承担民事责任和刑事责任的侵权行为主体不一致构成商业秘密民事侵权行为主体范围与承担刑事责任的主体范围相比差别很大,民事侵权行为主体范围明显过窄。侵犯商业秘密的主体为一般主体,其范围很宽。而从《反不正当竞争法》和《合同法》的规定来看,侵犯商业秘密的民事责任主体仅限于经营者和合同当事人,其范围明显过窄。
(三)现有法律对商业秘密的保护不够充分。现有法律法规没有具体明确规定商业秘密的基本问题,如财产性质问题,损害赔偿问题等。关于财产性质缺乏统一的界定,在侵权人未获利润的情况下,即使给权利人造成的损失再大,权利人也得不到任何赔偿,这显然与保护商业秘密的立法宗旨是相违背的。
(四)实践中的欠操作性及现有立法对商业秘密保护缺乏程序性规定等。
今后，掌握本单位商业秘密的劳动者“跳槽”到与本单位有竞争关系的单位将受到限制。3月24日首次提请十届全国人大常委会第十九次会议审议的劳动合同法草案就竞业限制的有关问题作出了明确规定。
草案规定，用人单位可以与知悉其商业秘密的劳动者在劳动合同中约定，在劳动合同终止或者解除后的一定期限内，劳动者不得到生产与本单位同类产品或者经营同类业务的有竞争关系的其他用人单位任职，也不得自己开业生产或者经营与用人单位有竞争关系的同类产品或者业务。草案还规定，竞业限制的范围，应当以能够与用人单位形成实际竞争关系的地域为限。竞业限制期限不得超过2年。⑤
此外，用人单位与劳动者有竞业限制约定的，应当同时与劳动者约定在劳动合同终止或者解除时向劳动者支付的竞业限制补偿，其数额不得少于劳动者在该用人单位的年工资收入。劳动者违反竞业限制约定的，应当向用人单位支付违约金，其数额不得超过用人单位向劳动者支付的竞业限制经济补偿的3倍。草案规定，用人单位未按照约定在劳动合同终止或者解除时向劳动者支付竞业限制经济补偿的，竞业限制条款失效；用人单位依法解除劳动合同的，竞业限制条款仍然有效。草案还规定，用人单位和劳动者对劳动合同的内容理解不一致，应当按照通常理解予以解释，有两种以上解释的，应当采纳最有利于劳动者的解释。
四．如何避免员工跳槽泄漏商业秘密？
为了促进市场经济的,适应入世和全球经济、信息一体化的需要,完善我国商业秘密立法,确立以专门《商业秘密保护法》为中心,由《民法通则》、《反不正当竞争法》、《刑法》、《劳动法》等法律构成商业秘密法律保护体系,已经成为一个非常紧迫的问题,为此,有以下建议:
(一)尽快制定我国《商业秘密保护法》。根据全国人大立法规划,由有关部门起草的《商业秘密保护法(草案)》已经完成了送审稿,但能否通过或何时通过尚不得而知,鉴于我国现有保护商业秘密的法律体系,存在着明确缺陷,不利于入世后对商业秘密保护的实践需要,应尽快出台符合我国国情,并同国际接轨的《商业秘密保护法》。
(二)修改和完善相关法律,确保商业秘密法律保护体系的协调性。在制定《商业秘密保护法》的同时,还必须修改和完善相关法律,确保商业秘密法律保护体系的协调性,如修改《刑事诉讼法》第152条增加对涉及商业秘密的案件,不公开审理的规定。修改《刑法》第219条,在该条中明确规定罚金刑的幅度,“重大损失”和“特别严重后果”的认定标准。
职员“跳槽”引发的侵犯商业秘密的行为，对商业秘密权利人都会造成一定的损失。所以采取有效的保密措施显得尤为重要。采取有针对性的保护措施：
1．防卫性保护。作好保密工作是保护商业秘密最有效、最根本的措施与方法。再没有比由于自己的过失泄密，造成巨大损失更可悲的事情了。
2．综合性保护。应该把商业秘密的保密与现有知识产权的保护结合起来。如药品生产秘密的保护，可依附于其生产工艺和方法的发明专利，还可以与药品的外观设计专利结合起来保护，同时还可附加药品的商标来保护。
3．改进性保护。通过不断提高原有技术秘密，不断增加新的保密内容，从而增加破密的难度，也不失为一种有效的保护措施。同时，为了持续地维系技术秘密的价值，也需要不断更新技术，这样才能使自己在激烈的竞争中始终处于不败之地。
4．半成品保护。在技术合作或经济技术贸易中，只提供用最关键技术制出的半成品给对方，而不告知生产半成品的技术诀窍。
【注释】
①参见《商业秘密法律保护的探讨》魏麟燕《呼伦贝尔学院学报》2005年12月第13卷第6期
②参见《商业秘密保护与竞业禁止》廖耘平/gnwzscqxx/symm/t20050823_52768.asp
③参见《员工跳槽涉商业秘密列粤十大知识产权案》记者杨霞来源:新华社版
一档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。
从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
二绝密档案的管理和保密
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
四档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
五档案情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。；三是保密时限的变化。原馆室所存档案文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
六做好档案密级的调整工作
1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。
2、要建立起法制的新秩序。对档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1建立划定密期制度，以便届满自行解密；2建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；3建立档案接收标准制度，加强档案的规范化建设。
3、要加强档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆室藏档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
二、做好档案利用过程中的保密工作一做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
二正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
一、做好档案保管过程中的保密工作一档案库房管理中的保密工作档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的 科学 管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。二绝密档案的管理和保密绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的 政治 活动、军事活动和 经济 发展 的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的 社会 活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密 问题 ，应及时查明原因，进行补救。三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作确定保管期限的原则是，正确 分析 和鉴别档案 内容 的现实作用和 历史 作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密 法律 、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。四档案管理人员的职责档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 五档案涉密情况的变化档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解
关键词：公文管理；保密工作；措施办法
Abstract: For a modern enterprise to document management and confidential work plays a key role to ensure efficient operation of enterprises information transmission and improve the efficiency of. In this paper, from the perspective of paperwork, and document documents exist separately from the document management problems, several security, document processing and so on to explore how to do archives management and confidential work.
Key words: document management; security; measures
中图分类号： F279.23 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）
公文管理与保密工作是一项重要工作, 企业公文管理是收集、整理、保存企业的原始资料的工作。它的密级性、原则性很强,既要认真执行有关文书档案自身的工作特点和规章制度,又要严格按照保密规章制度进行发展管理。文书工作是各级党政机关．人民团体，企事业单位在进行管理时必不可少的工作。它承载着公文备案、公文传阅、公文归档、公文立卷、公文检索、收发防窃密等诸项工作。文书工作的这种特殊性质和特点，决定了文书工作在机关工作中处于枢纽的地位，它比其它工作更多、更经常地涉及、接触和处理包括政治的、经济的、文化的、军事的方方面面的秘密信息。文书经办最多的是公文，公文具有法定的权威性和行政约束力，公文处理工作是文书工作的重要组成部分。因此，加强公文管理，搞好文件保密是文书工作的一个极为重要的职责和任务。企业公文管理工作者要认识到公文管理的重要性,了解企业公文管理工作中存在的问题,这样才能扬长避短做好企业公文管理工作。 在当今信息时代新形势下做好公文管理与保密,对于促进企业工作、确保公文的有效运转、提高工作效率具有十分重要的意义。
一、公文的特点及公文管理工作中存在的问题
（一）公文的特点及密级的确定
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料，特点主要有：
1.法定性
公文的制作者是依法成立的组织；公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力；公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。
2.工具性
凡是应用文都具有工具性，因为它们都是应用实践活动的需要而产生，对实践活动的进行发挥实际效用的文本，其用途仅限于公务活动。
3.规范性
公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。它的格式、行文程序也必须遵循一定的要求。
4.时效性
公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程。公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。
公文密级的确定：按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。
（二）公文管理过程中存在的问题
公文管理就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。
公文在实际工作中具有十分重要的作用，公文的作用是，明发传令，指挥工作； 联系公务，沟通感情；宣传教育，引起舆论； 记录记载，以为凭证。所以必须加强对公文的管理。但是在实际工作中公文管理还存在各式各样的问题，主要表现在以下几方面：
1.公文办理职责不清
公文在运行办理的过程中，既要承办外来公文，又要起草下发公文，职责不清。在运转期间，环节过多，不便于明确责任，从而影响工作质量和效率。公文管理人员往往重视定稿，忽视底稿的保存，从而造成公文内容缺少可追溯性，无安全保障。
2.公文的归档管理缺少保障制度
公文管理人员对公文管理认识不足，尤其在归档环节，仅将其认定为整理材料和文件收集保管的日常琐事，没有完整的概念。在公文归档过程中完全凭经验做事，不按照相关制度办事。在公文销毁的环节过程中，往往不遵守监销原则，从而造成公文内容没有安全保障。
3.定密工作不完善
定密工作是一个系统工程，涉及多个方面的问题，因此，导致定密存在问题的原因也十分复杂。从目前定密工作实际来看，其中定密主体方面表现得较为突出。定密主体不具体无法建立定密责任制度，无法实现对定密行为的有效监督；定密权责不清无法有效行使定密权，容易出现定密不当；定密能力不强，定密原则和程序把握不准。
二、如何做好公文的有效管理及保密工作
1.严格管理措施、完善管理制度
严格管理措施、完善管理制度是一个企业的主要管理手段，做好公文的管理与保密工作主要在于建立严格的公文管理制度，做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密工作依靠制度执行，通过建章立制规范工作。
2.提高公文管理人员的素质，加强公文管理队伍建设
公文管理人员具有特殊的地位和身份，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，公文档案保密工作好与坏，公文管理人员的素质是关键。公文管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风。由于公文管理人员经常接触党和国家以及单位大量的工作秘密，这就要求公文管理人员无论在什么场合，都应把保守国家和工作秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
强化文件管理人员素质、提高业务综合素质，建立一支高素质的公文管理人员队伍是做好管理工作的重要保障 。
3.加强公文的归档力度
做好公文定期归档工作，凡归档范围内的公文，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何部门及个人都不得以任何借口拒不归档，以保证公文档案收集的齐全和完整。
4.做好公文档案密级的调整工作
公文档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。
建立法制新秩序。对公文档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于公文档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应公文档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案部门，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立公文档案接收标准制度，加强公文档案的规范化建设。
5.正确处理好公文档案开放利用与安全保密工作的关系
5.1公文的利用与保密的关系
日常工作中，档案管理人员十分重视公文档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，公文档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批公文档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的公文档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。密级档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密与开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。
公文档案利用监督就是要做好公文档案利用过程中保密工作的一项重要措施，做好公文档案利用中的监督工作，它能有效地发现并制止纠正公文档案利用过程中不利于公文档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用公文档案，又能保证公文档案的完整与安全。
5.2公文档案利用的有效监督措施
具体说来，公文档案利用监督可以从以下几个方面实施：
加强制度建设。公文档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展公文档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项公文档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。 提高队伍建设。担负利用服务工作的公文档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对公文档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱公文档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的公文档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
严格监督措施。在利用中加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对于查阅档案的利用者，要宣传利用档案的制度与规定，及时检查被利用的案卷，严格落实利用登记制度。还要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告，以便问题得以及时处理。
三、结语
综上所述，公文管理和保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据公司实际特点制定各种公文管理中的保密制度和监督措施，完善公文管理工作。
参考文献：
1、人员保密意识薄弱
高校集中了一大批高层次的科技人才，每年都产生大量先进的科研成果，而教师的第一职责是教书育人，因此校内许多专家、教授保密意识相对薄弱，认为自身承担的只是二三级配套产品，根本不存在内容。甚至有些人员心存侥幸，感觉现在和平时期，哪来那么多秘密可保，认为只要保管好机要室的文件就可以了，这与保密工作的严肃与严谨是相悖的。
2、保密管理体制不够完善
高校的保密管理工作起步较晚，且某些基层单位仅承担少量较低密级的科研项目，甚至在有些学院仅承担一项科研项目，人员包括科研岗和管理岗总共不过3、5人，因此此类基层单位往往不设专职保密员，没有完善的保密管理制度，人员包括单位领导在思想上也无法引起足够的重视，存在严重的失泄密隐患。
3、面临严峻的国内外形势
随着信息技术的迅猛发展,人类社会已进入信息化时代，人们原有的生产、生活方式发生了深刻的变革。先进的通信、计算机广泛应用于高校日常办公、科研生产中，大大提升了工作效率和效能。然而，一些西方国家利用此现象，加紧了对我国的窃密活动，利用植入新型网络木马、病毒、系统漏洞等先进的窃密手段进行网络攻击；另一方面，国内外不法分子不断采取威逼利诱等手段对我人员进行拉拢、策反，造成一些意识薄弱，存在侥幸心理的人员深陷其中，不能自拔，最终走上犯罪道路。
4、其他问题
高校基层管理还存在许多困难，如人员流动较快、科研项目涉及面广、高校教师对外交流活动频繁等也加大了保密管理的难度。
二、结合学院保密管理，制定对策与措施
1、统一思想，认真落实领导责任制
新形势下，学院领导应统一思想、服务大局，能够认清保密工作的重要性，带头抓落实，严格按照国家关于“保密工作实行统一领导，归口管理，分级负责，并与业务工作相结合”的要求，认证落实保密工作责任制，重视和支持保密工作。学院各项工作都分别由相应领导负责，做到工作有领导管、有专人抓，从而提高了学院保密工作的水平，形成了全院上下高度重视、团结一心、齐抓共管的良好局面。
2、建立制度，细化保密管理程序
学院应在在上级保密相关制度的基础上，根据学院人员构成、承担项目情况、保密工作开展情况等方面，制定学院二级保密制度，明确学院领导责任，明确人员自查、保密宣传教育要求，明确人员考核办法，并将人员年度考核结果与其年度绩效考核挂钩，并建立具体的奖惩制度，使学院保密工作科学化、规范化、制度化。
3、加强教育，增强全员保密意识
开展保密宣传教育是增强保密意识的根本措施。学院应按照学校保密法制教育的工作计划，严格保守国家秘密和工作秘密，严格依法行政，在学院范围内扎实推进保密宣传教育，在保密教育中，做到了三个结合，即：保密工作与业务实际工作相结合；日常性教育和重大活动前的教育相结合；正面教育与现实反面案例教育相结合。切实将保密知识纳入学院教职工的日常理论学习内容之中，时刻提醒保密工作的重要性。
4、突出重点，紧抓关键环节管理
抓好学院科研项目管理科研项目是保密工作的源头，是保密工作的核心。学院应充分抓好科研项目管理的“入口”。同时，将项目的保密管理“责任到人”，充分保证了每个项目都始终处于有效的控制之下。抓好人员管理做好人员的保密教育，督促其做事规范，不断提高保密意识，是做好保密工作的基础。人员作为学院保密工作的主体，通过对其岗位审定、人员审查等程序，严格进行管理，建立了人员档案，实施动态管理，并形成了行之有效的管理程序。抓好载体的管理某些学院教师和学生人数多，载体数量大，学院应认真进行台帐整理及设备管理等工作。从设备的台帐着手，将每一个设备载体落实到人。同时学院应坚持“谁使用、谁负责”的长效机制，严格遵守程序，针对不同的情况，采取不同的措施，从而将学院的载体管理落实到细微之处，保证学院的每一个载体在可控范围内。
三、做好学院自查工作，规范保密工作
学院应制定检查计划，按月、按季度组织自查，由学院主管领导带队，基层领导负责，分别到学院的各个部门、实验室进行检查。检查过程应按照保密认证的标准进行，从办公设备的标签张贴规范，到计算机内的信息检查，再到教师档案的建立以及桌面、文件柜中的材料内容，都应逐个检查。检查过后，学院领导应及时召开会议，针对检查中发现的问题，提出整改意见，落实整改责任人，并要求基层领导针对查出的问题进行整改，在限定时间节点内进行基层单位复查，并将结果上报到学院，切实将保密工作落到了实处。
四、结束语
本文先从保密工作管理的各项入手，接着探讨当前保密工作管理的原则，在针对新形势下保密管理的难点问题进行深入剖析，最后针对保密管理中遇到的各种难点问题，提出有建设性的意见与建议：一是要改革当前保密管理的体制，强化保密部门职能；二是要做好全民保密的教育工作；三是要注意对保密管理的审查制度；四是要完善当前保密的法律法规的建设力度，确保办公室保密工作管理的万无一失。
关键词：保密管理难点办公室对策
一办公室与保密管理
保密工作，就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。它包括保密立法、保密宣传教育，建立健全规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密技术，依法进行保密监督检查，追查处理泄密事件，以及开展保密工作的研究等活动。这里涉及一个关键的概念。
加强保密管理，是各单位在新时期面临的极为重要的问题，1997年中共中央下发了《关于加强新形势下保密工作的决定》，明确指出；“新形势下的保密工作直接关系到国家安全、经济发展和社会稳定，关系到建设有中国特色社会主义事业顺利进行。如果对此缺乏认识，就会在综合国力激烈竞争中误大事，吃大亏。”
《中华人民共和国保守国家秘密法》中明确规定：“县级以上国家机关和涉及国家秘密的单位，根据实际情况设置保密工作机构或者指定人员，管理本机关和本单位保守国家秘密的日常工作。”
我国县级以上的国家机关、社会团体、企事业单位都应按照这一规定，根据实际需要开展保密工作。通常在保密工作比较重要的机关或单位都应设立专门的保密工作机构，而较少的机关单位也应指定专人负责保密工作，而不论是单独的保密部门，还是专门的保密人员，都与办公行政部门有直接的关系，事实上，很多机关单位的保密工作是由办公室承担的，保密工作被视为行政事务管理的一项重要内容，因此办公室对整个单位的保密工作负有关键责任。
1．信息管理需要保密工作
办公室承担着单位的信息工作，负责各类信息的收集、整理、保管、提供利用等，因此，掌握着大量来自工作和社会生活中的各类信息，其中必然有很多信息。
2．贴近核心管理层的工作特点需要保密工作
办公室的主要服务对象是单位的领导及整个管理层，在领导工作和管理工作中发挥着不可缺少的作用，因此在工作中必然会接触到大量的管理信息，其中包括各种核心机密。
3．桥梁枢纽地位决定了它是保密的重点部门
办公室承担着承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁枢纽作用，同时也特别容易成为失泄密的渠道。
4．办公室各项工作环节比较多
办公室工作很多业务本身就有机密性质，如文书处理、邮件函电处理、档案保管、安排会议、领导活动安排等，都应该有严格的保密任务，实际上，保密工作渗透在办公室的各项工作及各项工作的各个环节当中。办公室的每一项工作、每一个工作环节都应该有保密要求与规定。
5．办公室的辅职能要求它承担起组织的保密管理工作
从办公室自身工作来说，办公室是各级党政机关、企事业单位和其他各类组织中重要的辅佐性和服务性部门，而做好保密工作正是为组织服务，保持各类组织正常运行的一项重要的辅助工作，因此，它是办公室的一项工作职责。总之，办公室不仅是单位中重要的岗位，而且从它的工作内容及在组织地位来看，也应该而且必须承担起组织的保密管理工作，我们对办公室的保密工作应该给予足够的重视。
二、保密工作的原则与基本方针
中国的《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针”。根据这一指导方针，保密工作的原则主要表现在以下方面：
1.积极防范
是指保密工作要把立足点放在预防上，以预防为主，防患于未然，制定和完善保密法规、规章，加强保密监督，落实必要的技术和行政措施，开展广泛深入的保密教育，表彰在保密工作中做出显著成绩的单位和个人等。
2.突出重点
密工作的重点应放在秘密较集中的地区、部门和单位，应重点确保那些一旦泄露会对国家安全和利益带来严重损害的事项。保密工作的重点是：
①从秘密的等级来说，绝密是重点。
②从秘密的层次来说，国家秘密是重点。
③从秘密的产生来说，首脑机关的秘密是重点。
④从秘密的分布来说，秘密集中的地区、部门和人员是重点。
⑤从秘密的内容来说，党务、政务和军事秘密是重点。
⑥从秘密的泄露程度来说，机要工作、外事工作、宣传工作、科技工作是重点。
3.有保有故
该保守的秘密一定要保住、保好；不该保守的一定要放开、公开。在保密工作中，既有保密不严的问题，也有保密过严的问题。为了更好地做到有保有放，要确定密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限，确保国家秘密，特别是核心秘密的安全3要有领导、有控制地放宽对非核心。既确保国家秘密又便利各项工作的开展又要十分注意保密，二者不可偏废，处理好二者关系的标准，是要有利于维护国家的安全和利益，有利于保障改革开放和社会主义建设事业的顺利进行。
《保密法》把我们党关于保密工作的指导思想上升为国家意志，以法律的形式确定了保密工作的基本方针，使这一方针具有更为广泛的社会作用，对我们整个保密工作有根本的指导作用。
三、当前保密工作存在的难点问题
有秘密就会有窃密。获取秘密有多种渠道，如偷窃、唆使、利诱、逼迫、雇请他人为其提供秘密，招聘人才，利用产品展示、参观等机会接近和获取秘密，通过分析统计数据、测算相关事物、利用公开资料获取秘密等。
不仅如此，近些年来，社会的发展、科技的进步，使得保密工作变得更加复杂。我国在20世纪80-90年生了巨大的变化，随着社会主义市场经济的建立和完善，彻底改变了过去计划经济时期人们的思想、意识、价值、道德等世界观和人生观；同时在实现跨越式发展的过程中，信息化和网络化迅速的发展，与世界各国的合作交流活动更频繁，合作方式日益多样化，特别是高新技术的迅猛发展，计算机及其网络技术的日新月异及日益广泛的应用，使保密和窃密的斗争正向高科技抗衡的方向转变，使得现代秘密泄密途径带有更多的高技术成分，更具有机动性，随时性和隐蔽性。
从我国近一段时期的失泄密的实际情况看，主要有以下几个方面：
1．保密意识淡薄
保守秘密是关系到国家的安全和利益的大事。我们党和国家历来十分重视保密工作，1950年新中国成立不久，党中央就做出了《关于加强保守党与国家机密的决定》。1951年，中央人民政府政务院颁布了《保守国家机密暂行条例》，之后，又多次了有关保密工作的法规性文件，对保障党和国家秘密的安全和培养人们的保密意识起到了重要作用。
但是自建国以来，我国经历了较长的和平时期，而且十年，使保密工作遭到了极大的破坏，人们的保密意识普遍淡薄；改革开放以后保密工作逐步得到恢复和加强，《宪法》将保守国家秘密规定为每个公民的基本义务，《刑法》规定了“泄露国家重要机密罪”，其他许多法规也写进了有关保守国家秘密的条款，但是改革、开放、搞活的形势及窃密技术的发展又使一些人产生“无密可保”、“保密无用”等错误认识，还有不少人对于保密及保密工作没有清醒的意识，认为与己无关。因此在实际工作中疏于防范，导致了失泄密事故的出现。
2．违反保密规定
很多人由于保密意识淡薄，只为自己的方便，在工作中违反保密规定，造成了许多失密、窃密情况的发生。例如，在公开场合谈论秘密事项，用非微机处理秘密信息，用微机上互联网及公众网，利用互联网及公众网传输信息，用手机、普通电话谈论事项，用传呼机；普通传真机传送信息等都曾经造成了信息的泄密。因为普通传真机、电话机或手机它们都是靠电信进行传输的，在没有加密的情况下很容易被人接收，国家明令禁止在没有加密的情况下传输国家秘密。
另外，垃圾处理不慎、合作不慎、对秘密事项保护不力、私自复制、留存载体，不按规定保管载体等，也会造成失泄密事故。
3．采用高科技手段获取秘密
窃密途径和窃密手段的多样化也起因于科技的进步，来源于信息存储介质和传输手段的高级化和多样化。在电子计算机诞生之前，信息的载体主要是手写或者机印的文本、胶卷、胶片，传递的手段大多是人工的传送、邮发、电话交流等。计算机出现以后，利用硬盘、软盘等存储介质，借助网络，人们可以互访通信，而现代遥感技术使人们摆脱了时空的限制，了解到遥远地区的信息，因此在高技术条件下，增强保密的防范手段及现代化水平，确保各项秘密的安全，已经成为当务之急。
从现实来看，利用现代科技窃密的事件在今天屡见不鲜，如利用侦察卫星、侦察飞机携带遥感装置，激光、微电子等高新技术设备窃密，通过互联网破解对方的密码，进入对方秘密信息系统窃密，或者实施黑客的攻击，这些都加大了我们应对查处窃密行为的难度。
4．第三方泄密
任何企业都不可避免地要与第三方发生联系，如果在秘密事项上控制不严，或没有同第三方做出事先约定，就会使第三方成为秘密泄露的渠道。秘密事项一旦被任意告知他人，也就不存在秘密了。
5．保密制度不健全
保密工作最终还是要取决于各项制度的保障。我国《保密法》规定，机关、单位应当对工作人员进行保密教育，定期检查保密工作。同时《保密法》中还规定了基本的保密制度，提出了公民的行为规范，这些非常有利于克服保密观念不强，保密纪律松弛的现象。但是在一些单位，还是存在着制度不健全的现象，给那些觊觎机密事项者创造了可乘之机。
四完善办公室保密管理工作的具体措施
1.改革管理体制，强化保密部门职能
对于电子政务保密这一新课题，由于其具有技术含量高、范围广、泄密渠道多、防范难度大等特点，传统的管理体制已难以适应，使电子政务中存在的信息保密问题缺乏有效的管理，造成在网络建设的规模、网络安全保密的技术标准上，都缺乏统一的硬性要求，实际上是各行其是。随着电子政务和互联网技术在党政军机关和单位的普及应用，保密管理的对象、领域、环境、手段发生了深刻变化，泄密渠道不断增多，窃密手段的科技含量越来越高。
因此，只有建立一个统一的专门管理机构，才能有效地协调各部门的网络信息保密工作，才能制定相关的政策，实施重大决策，保证网络信息保密防范工作的开展。这样需要一个较强的统一协调机构，需要一个全面的、部级的、与国家信息化进程相适应的、有明确战略目标的电子政务及其信息保密发展规划，需要一种有效的机制对电子政务中的重大安全问题、重要安全政策、重要安全标准、重大紧急事件及时做出决策和进行协调，因此建议强化保密部门职能，使保密部门成为一个主管机构，可组建国家信息保密管理委员会，全面负责网络信息安全保密工作，组织和协调国家保密、信息化、安全、公安等职能部门，对国家信息保密政策统一步调、统筹规划，形成由保密部门牵头，有关部门配合，整体联动，全方位、全天候、经常性电子政务与计算机网络保密安全检查机制，及时发现和有效消除安全隐患，切实堵塞泄密漏洞。
2.开展保密工作的教育
有关保密工作的教育，包括思想教育和技术教育两个方面。
思想教育的日的在于提高人员的保密意识，进行思想教育要注意四个结合：
①要冲意结合新的历史时期保密战线所面临的新情况和新问题、纠正那种“无密可保”“有密难保”的错误认识。
②要注意结合本机共、本单位保密工作的文际。使教育具有鲜明的针对性。要全员增强保密意识。在信息时代，信息的传播速度快、覆盖面广，接触的人多。随着经济全球化，人员的流动也将更加频繁，只有全员树立保密观念，形成保守秘密人人有责的氛围，才能确保秘密信息的安全。
③要注意结合盈点，突出对涉及机密的重点部门和重点人员进行教育。
④还要注意结合典型例子开展教育工作。典型事例可以处正面的，也可以是反面的。特别是通过对泄密案例的分伤，会使工作人员从中受到很大的教育。
技术教育的重点应放在保密的技术措施上，现在的科技发展迅速，保密工作人员应当要注意有些人运用高技术的工作、手段进行窃密。例如我们要防止电话被窃听，要注意电脑存储设备的保护等。随着互联网络的发展，保密工作成为一个系统工程，无论哪一部门、哪一环节保密措施不落实，都会影响整个网络的信息安全。因此，必须有全局观念，才能做好整个网络系统的保密工作。
3.保密检查
做好保密检查是做好保密工作管理的有效措施之一。
经常开展保密检查，可以及时发现问题，采取措施，堵塞失泄密漏洞。同时也能引起人们的重视，起到督促的作用。基层单位的保密检查，一般包括：在重大节假日前对失泄密的隐患进行全面检查；根据上级的部署和本单位的工作需要对某一方面的保密工作进行专项检查；对要害单位、要害部位、要害人员定期进行检查。强化敌情观念，居安思危，警钟长鸣，切实把保密工作作为一件关系改革发展稳定的大事，高度负责地抓紧抓实抓好。
同时为了确保计算机信息系统保密管理工作的各项规章制度落实到位，经常开展保密检查，以检查促整改，以检查促提高。重点围绕计算机信息系统保密管理工作是否有专人负责，机房和计算机系统是否采取了隔离措施，对计算机是否实行了分类管理，上网信息是否进行了审查等方面开展检查。
4.完善保密的相关法规的建设
当前我国保密法律的纠错机制(或称救济机制)还不完善。依据的原理，对于涉及公民基本权利(生存权、财产权、自由权)的行政处分或者处罚，应当赋予受处分或者受处罚的公民充分的救济权，用以纠正有关部门或单位的错误，弥补或者赔偿公民的损失。我国《保密法实施办法》中规定，对行政处分或者处罚决定持有异议时，只可以要求对做出的行政处分或者处罚进行复议，这是一种行政救济权，缺乏司法救济权的规定。
由于行政权的强大，难以自行纠错，也就难以体现公平。公民没有司法救济权，实务中
档案的库房管理是档案保密的重点。
从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
二绝密档案的管理和保密
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
四档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
五档案情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。；三是保密时限的变化。原馆室所存档案文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
六做好档案密级的调整工作
1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。
2、要建立起法制的新秩序。对档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1建立划定密期制度，以便届满自行解密；2建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；3建立档案接收标准制度，加强档案的规范化建设。
3、要加强档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆室藏档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
二、做好档案利用过程中的保密工作
一做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
3、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
二正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。
3、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：
1提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。
2建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。
