[关键词]高校 综合办公室 工作效率
[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)06-0087-01
高校综合办公室在保证高校正常运转中的作用举足轻重,起到上下沟通、内外联系等作用。综合办公室的作用和特点,决定了综合办公室每天会遇到各种琐事连成一片、大事难事接连不断、急事新事此起彼伏的现象。因此,确保综合办公室工作井井有条,是提高其效率的必要前提。本文从4个方面提出建议以期提高高校综合办公室工作效率。
一、综合办公室的重要作用
(一)综合办公室的信息中心作用。综合办公室是各种信息的集散地和交汇点,国家和教育部新的政策方针,学校的重要决定、各种会议的文件、目标管理、总体规划及各种活动的通知,下属各单位实施学校决策的情况汇报及各种情况的反馈资料都将汇集到综合办公室,因此,综合办公室起着非常重要的传递信息的作用。
(二)综合办公室的中枢作用。综合办公室正是由于其工作内容的广泛,导致其处于比较特殊的位置,需要上与领导联系,下与各单位师生联系,外与社会联系等等。综合办公室的工作事无巨细,虽然繁琐,但是却关系着高校工作的顺利展开,因为没有综合办公室的联系,科研、教学、行政各部门将不能有效地协调起来。因此,它在高校正常运转中起着非常重要的中枢作用。
(三)综合办公室是学校的“窗口”。任何与学校需要联系的单位或个人,除非有明确的目的,并且熟知应该到哪个部门联系,否则初次与学校联系的单位或个人都会首先找到综合办公室。因此,综合办公室是学校对外的“窗口”,工作人员处理事情的能力及态度将代表学校的面貌。
综上所述,综合办公室具有不可替代的重要作用,对于充分发挥领导的指挥作用,促进学校各项事业圆满完成具有重要意义。
二、如何提高高校综合办公室工作效率
(一)营造和谐的办公环境。温馨、舒适的办公环境可以怡人性情,会给办公人员带来轻松、舒适的感觉,是工作高效率的环境保障。综合办公室的办公设备比较多,包括电脑、电话、传真机、扫描仪等等一系列的电子仪器,这些仪器的使用,会带来噪声污染、电子污染、空气污染等等。因此,综合办公室空间一定要宽敞明亮,将办公仪器合理布局,同时要多摆放绿色植物,以净化空气,给人一种积极向上的氛围。
(二)建立和谐的办公关系。综合办公室的工作特点决定办公室内工作人员要互相配合,积极合作共同完成任务,每个人虽然有分工侧重点,但是很多工作涉及到方方面面,需要大家共同配合。同时,综合办公室的工作人员需要经常与教职员工沟通。所以,要求综合办公室的工作人员要处理好人际关系,不仅是办公室内部之间的关系,还包括与各位教职员工的关系,建立和谐的办公关系,是保证工作快速、有效、高质量完成的基本因素。
(三)强化工作人员的服务意识。综合办公室工作人员一定要树立正确的工作观念,从一定意义上讲,综合办公室就是为全校师生服务的机构,每个工作人员心中都要有服务意识,积极配合学校工作的展开,做好分内工作,保证学校教学、科研、行政工作的顺利展开。
同时,综合办公室工作人员也要树立主体意识,不能因为是高校“干杂活”的部门,就对自己放松要求,综合办公室在高校具有“中枢”的作用,因此,做事情应该严格要求,同时也要严格要求各个配合部门,以达到提高工作效率的目的。
(四)提高工作人员的工作能力。综合办公室工作人员的自身素质、业务能力,对提高工作效率起着决定性的作用。举办各种培训,加强工作人员的业务能力,包括利用各种技术手段的能力、分配工作的能力、合理利用时间的能力、沟通的能力。同时,也要加大工作考核力度,完善工作业绩激励奖惩机制,用制度约束人、用考核激励人、用培训强化人。
(五)利用各种先进技术手段。随着科技的发展,在办公室涌现出了大量的先进办公设备,学校应该加大对综合办公室硬件设施的投入,“工欲善其事,必先利其器”,利用先进的办公设备可以节省时间、节约人力,是一项节本增效的举措。
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关键词：农林高校二级学院；综合办公室；业务绩效；对策
中图分类号：G640文献标识码：A文章编号：1671—1580（2013）08—0064—04
高等院校肩负着人才培养、科学研究、服务社会的重任。伴随着我国高校改革的实施，较大规模的高校一般实行二级学院管理制度、院长负责制。二级学院普遍采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式，承担着教学、科研、学生管理、教辅工作、行政管理等各项任务[1]。学院综合办公室作为学院的综合管理机构和办事枢纽，是学院领导决策和实施决策服务的综合部门，担负着承上启下、协调左右、沟通内外的任务，对于执行领导决策，推动学院工作落实，促进学院稳步持续发展，对外树立良好形象等都起着重要作用。同时，高校各个职能处室的很多工作都下移到二级学院，使得学院的规划、计划、决策，以及与上、下级各单位贯彻实施情况，都由综合办公室来汇集、掌握、分析和处理，这使学院综合办公室的任务更加繁重，成为学院综合管理、协调发展的重要部门[2]。学院综合办公室作为学院工作顺畅有序运行的关键环节，在高校整个结构体制中也越来越突显其重要性。
纵观现有研究，许多学者对此问题已经展开了研究，并取得了一定的成果。如曹红珍等从办公室的工作职能与特点出发，分析了影响二级学院办公室管理工作效能的因素，并提出了相应的对策[1]。李桂娥从高校二级学院办公室工作的定位、管理制度、激励制度、人员配备要求、“微笑服务”宗旨、有效利用科学设备等六个方面为实现二级学院办公室科学化管理提出了建议[2]。杜梅指出，二级学院目前存在着工作人员业务素质不高、规章制度不完善、工作任务繁重，但价值认同度低等问题，并提出了提高二级学院办公室工作质量和效率的有效途径[3]。郭文飞指出，当前的二级学院办公室的建设工作中无论是在体制建设、硬件设施建设、人员素质提高等方面均存在较多的不足，并提出了改进对策[4]。以上研究在一些方面（如加强规章制度建设，提高办公室人员素质等等）已经达到了一定的共识，但是，不同学校存在不同的特点，其二级学院办公室的业务也有所不同。基于此，本文以西北农林科技大学农学院综合办公室为研究对象，专门对其业务绩效展开研究，以供其他农林高校二级学院综合办公室改革提供参考和借鉴。
一、高校二级学院综合办公室现存问题分析
西北农林科技大学农学院是学校办学历史最悠久的学院之一，1936年开始招收本科生，1960年开始招收研究生。学院现设农学系、植物科学系、种子科学系；有农学、植物科学与技术、种子科学与工程3个本科专业；作物栽培学与耕作学、作物遗传育种、植物资源学等7个硕士学位授权点，作物栽培学与耕作学、作物遗传育种、植物资源学、种子工程4个博士学位授权点，设有作物学博士后流动站。作物遗传育种是国家重点（培育）学科，作物栽培学与耕作学是陕西省重点学科。学院拥有国家杨凌生物技术育种中心、国家小麦改良中心杨凌分中心、小麦育种教育部工程研究中心等20个国家、省部及校级科技创新研究平台，1个校内实践教学基地、12个校外实践教学基地，主办《西北农业学报》《麦类作物学报》学术刊物。学院现有教职工231人，学生1283人，其中本科生928人，硕士研究生267人，博士研究生88人。学院积极围绕国家和地区战略需求进行科技创新和技术推广工作，取得了重要进展。黄淮麦区四次换代更新的6大品种中学院培育了4个，在我国黄淮麦区小麦品种更新换代中起了主导作用。由此可见，学院综合办公室业务繁杂，包括了教学、科研、日常管理等方面的组织、协调、服务、管理工作。结合本人工作实践，当前存在的主要问题有：
1.工作任务重，但价值认同度低
当前，二级学院综合办公室对内主要针对本院教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等方面进行组织、协调、服务、管理；对外主要负责与本校平行院系及学校各职能部门的沟通和协调等具体工作[4]，担负着衔接上下、协调左右、沟通内外的重要任务。随着农林高校办学事业的日益发展，二级学院的办学规模也越来越大。二级学院综合办公室的人员并没有相应的增加，使得学院综合办公室呈现“事务多，人员少”的格局。此外，长期以来人们所形成的观念是“办公室人员就是跑跑腿、打打杂”，其待遇和地位低于专业教师，致使一些办公室人员心理存在不平衡，不安心本职工作，对工作被动应付，对办公室的各项事务顺利开展造成一定影响。
2.管理规章制度不健全
具体表现在：（1）综合办公室工作制度建设缺乏系统性和完整性，制度体系没有及时修订，不能适应学校和学院发展需要的客观要求；（2）工作人员工作任务不明确，有时“一人兼数职”，职责有待进一步明晰化，互相推诿现象频发，经常处理日常繁琐事务；（3）综合办公室工作与上下级沟通机制不健全，不能充分发挥参与政务、参谋助手的作用，使得其枢纽作用有所减损；（4）激励机制不健全，导致办公室工作人员存在着“干多干少一个样，不求有功但求无过”的错误想法，对待工作逐渐形成消极情绪，严重影响了其工作的积极性和主动性的发挥。
3.人员管理难度大，业务素质有待提高
在人员管理方面，办公室岗位人员流动性大，人员队伍不稳定，年轻人留不住，后备队伍建设缺乏；办公室人员在生活待遇、社会地位往往低于教师、科研人员，很难调动他们的工作积极性，导致其处于一种得过且过，被动应付的状态[2]；人员招聘难，工作过程中的人员流动造成的工作任务加重，但待遇不变，致使其对工作抱怨不断。
二级学院综合办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风等方面。在政治素质方面，二级学院综合办公室的工作经常会遇到一些政治性较强的工作，要求工作人员具有高度的政治敏感性，以保证所从事工作和国家政策以及党的思想相一致。由于人员紧张，办公室人员整天忙于处理各类事务，政治素质不能及时有效地提高。在业务素质方面，二级学院综合办公室人员不仅需要学习专业知识，还需要不断培养专业素养，养成好的工作和生活习惯。但是，现实中综合办公室人员总体上缺乏教育学、管理学、心理学、文秘以及服务专业等方面的知识，专业训练和培训少，不具备高校管理岗位的合理知识结构；人员素质参差不齐，工作的协调性差，兄弟院系横向之间的办公室人员互相交流有限，共同参与研讨会、培训会的机会很少。在工作作风方面，由于综合办公室工作错综复杂，这就要求坚持认真负责的工作态度，头脑敏捷，做事有条不紊，做到不错办、不漏办、不误办，出色完成本职工作[5]。
4.理论研究不够，个人发展缓慢
由于综合办公室工作繁杂，使得工作人员长期处于应对工作状态，从而没有时间和精力进行专业技术理论研究，加之外出进修、学习的机会少，造成其职称评聘难，无论文、无课题，工资待遇上不去。
二、二级学院综合办公室职能定位
农林院校二级学院综合办公室是协调院系领导，处理教研学等日常事务，同时又是协调好学院与学校、学生间关系的枢纽，不仅要承上启下，同时还要担负横向联系的责任，因此，做好二级学院综合办公室的职能定位对于学校、学院各项事务的顺利开展至关重要。在借鉴现有研究的基础上，本文认为，要实现二级学院综合办公室各项事务的健康有序发展，办公室工作人员应“强化五种理念、具备三个意识、坚持三个工作创新、处理好三个关系、实现三个转变和三个满意”。具体如下：
（1）强化五种理念。即法治理念、民主理念、全局理念、服务理念和创新理念。
（2）具备三个意识。即重点意识、时效意识和质量意识。
（3）坚持三工作创新。即思路创新、机制创新和方法创新。
（4）处理好三个关系。即对上和对下的关系；被动与主动的关系；大事与小事的关系；质量与效率的关系。
（5）实现三个转变。即由过去被动服务向主动服务转变；由办理具体的繁杂事务向既办理具体事务又为领导决策服务转变；由注重对领导服务向注重对领导、相关部门以及师生群众服务转变。
（6）实现三个满意。即领导满意、部门满意和师生群众满意。
三、提升高校二级学院综合办公室职能的对策
1.重视制度建设
“没有规矩，不成方圆。”综合办公室的工作要做到有序、科学、高效，必须要有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。具体包括：
（1）明确岗位职责。岗位责任的实质是在明确办公室人员职责权限的基础上，划分每个岗位的权责。使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务，从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象，所以办公室工作人员要明确自己的岗位职责。
（2）正确处理公文。处理公文是一项政策性强且细致复杂的工作，如没有一定的章法很容易出差错。所以，办公室人员必须要学会正确处理公文。具体来说，可以考虑做好如下几点：一是了解公文种类。目前我国行政机关的公文种类主要有命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、调查报告、请示、批复、函、会议纪要等14种。这些不同的公文种类各有一定的含义和应用范围，体现了发文机关的一定身份和机关之间的相互关系，学院接触更多的是通知、报告、请示、会议纪要等，希望办公室工作人员查阅学习，注意不能乱用、混用。二是学习公文格式和固定行文关系。对公文的标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文日期、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等一定要明白，要学会按照自己的隶属关系、职权范围、固定的行文关系等行文，一般情况下不得越级行文请示。三是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。
（3）按程序办事。程序是办事的先后次序，指按照一定的规定有秩序、有准备、有步骤、有条不紊地办事。综合办公室工作人员一般都有分管领导，分管领导对分管的工作、事项负有领导责任，是分管工作的责任人，所以，办公室工作人员在办理重要事务时，一定要跟分管领导多请示，多沟通，做到按程序办事。
2.加强业务学习
业务学习是办公室人员的必修课。不但要学习教育行政管理知识，熟练运用现代化办公室设施和软件，具备信息筛选能力和敏锐的思维能力，还要保持旺盛的学习热情，不断接受新的管理理念，学习新的工作理念，掌握办公室工作的基本规律，努力提高自身的业务水平。要在四个方面做到提高：
（1）提高政策水平。把岗位各项政策及日常事务中相关文件弄懂弄透，在工作中自觉贯彻执行，增加工作的系统性、科学性和预见性。
（2）提高管理水平。围绕学院中心工作和年度重点工作，学会从全局分析、处理各类问题。办公室工作人员是学院工作的管理者，是学院决策的执行者、推动者，跟学院领导的共同任务是为学院师生员工服务，但与学院领导的区别是没有决策权。所以，提高管理水平，实际上就是积极执行学院的决策，努力推动学院工作。
（3）提高综合水平。增强综合协调能力，既具有承办专项具体工作和实施管理能力，又具有特殊环境下的协调及组织能力。努力使自己在业务上有新进步，在做人上有新境界，在做事上有新成就，做一名人格好、素质好、形象好，具有亲和力、感召力、影响力、凝聚力的学习型、思考型、创新型、民主型、实干型办公室工作人员。
（4）提高口头表达和书面表达能力。口才和文字水平是综合办公室工作的基本功，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室工作人员的最基本要求。办公室工作人员要勤学苦练，虚心学习媒体、校园网刊登的文章，学习政治理论，学习写作知识，学习摄影技能，提高自己口头表达、写作水平以及处理图片图像等能力，以适应学院宣传工作的需要。
3.强化服务意识
高校办公室工作的特殊性，要求办公室工作人员必须具备以服务为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业道德。从体制上说，办公室是接受学院领导指挥的，要为学院领导服务，从根本上说，办公室是为师生服务的。向上是对学院领导及学校各职能部门服务，向下是对全院教职员工和学生服务，所以服务是办公室工作的核心。学院在大学里是一个教学、科研推广、社会服务、管理学生的基本组织，没有多少发号施令的权力，因此办公室工作更多的是把各方面交办的任务完成好，这就要求办公室工作人员一定要树立全心全意的服务意识和服务精神。
（1）对学院领导要做好服务。综合办公室的工作不能仅仅停留在办文、办事、办会的“交办型”事务上。不能领导交办了就办，领导没交代就不办，综合办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作，做好协调督查工作以及反馈工作，为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息，提供参谋服务。在领导决策前和决策中，办公室要在调查研究的基础上，及时提出具有价值的信息、意见和建议，凡事想在前、做在前、服务在前，真正成为领导称心的参谋助手。要做到 “六不”，即不让学院领导布置的工作在你手里延误，不让传递的批件在你手里中断，不让办理的文件在你手里积压，不让各种差错在你手里发生，不让前来办事的职工因你而受到冷落，不让学院形象因你而受到影响。
（2）加强综合协调能力，确保政令畅通。综合协调能力是办公室工作人员综合素质的重要体现，综合协调贯穿于办公室工作的各个方面，这个作用发挥得好不好，关系到工作能否高效运转。办公室工作是承上启下的桥梁和纽带，要按照学院领导的意图和要求思考、筹划、安排和处理问题，积极协调各方面关系，要协助学院领导克服工作中的困难，积极推动工作，落实工作，同主管领导保持一致，确保政令畅通。
（3）对系、实验室、研究所要做好服务。对系、实验室、研究所服务既坚持原则，又注意工作的灵活性。坚持把握严、细、实、高、勤，“严”就是要严谨、严格、严密，坚持原则；“细”就是要周到细致，不能粗枝大意，马马虎虎；“实”就是要树立实事求是的精神，反对华而不实和哗众取宠的形式主义；“高”就是要高标准、高效率、高质量，不能得过且过，更不能随便应付；“勤”就是在工作中做到手勤、眼勤、腿勤、嘴勤、脑勤，不松懈，不怠慢，不将就，不懒惰。
（4）对师生做好日常服务。师生日常工作、学习方面的服务是办公室的日常性工作，具有繁琐、重复、细致等特点，比如接听电话、通知会议、编发信息、印章使用等，这些工作看起来是小事，但耽误了就是大事。所以办公室工作人员要有工作无小事，小事不小，大事更大的意识，细心为师生做好日常服务。
（5）增强应急能力。办公室经常会遇到各种类型的突发事件，所以办公室人员要在增强应急能力上多学习。遇事要做到快速反应、急事急办、特事特办，既要善于把握和领会领导意图，又要注意按程序合法合理地处理突发事件。
4.提高决策执行力
提高综合办公室的决策执行力就是把领导交办的、对口部门托办的、职工要求办的事放在心上，快办办好；做到不敷衍、不应付、不推诿；言必行、行必果，让领导放心，让师生满意。具体包括：
（1）开阔视野。开阔视野是提高决策执行力的前提，视野开阔了，思想才能解放，思路才能拓展，执行才能有力有效。开阔视野，既要立足办公室，又要跳出办公室。办公室自身的地位和职能要求办公室人员“立足办公室”脚踏实地干工作，如果没有宽阔的视野、开放的意识，办公室人员就不能正确把握有关政策，难以保证有很好的执行力。
（2）创建良好的办公室氛围。提高办公室执行力离不开良好的办公室工作氛围。牢固树立乐于奉献、乐观进取的工作理念，牢记谦虚谨慎，保持健康心理和阳光心态，快乐执行，让办公室始终保持团结、友好、互助、和谐的氛围，就有利于提高办公室的执行力。
（3）抓好落实的措施。抓好落实，就是主动地执行而不是被动地执行，要想领导之所想，急领导之所急，不折不扣地执行学院领导的意志。办公室工作的职责是把领导交办的事情办好，这是办公室执行力的体现。要说办公室工作创新，我的理解是把学院领导交办的难办的事情办好，办正确，这就是更强的办公执行力的体现。
（4）注意执行中的细节。细节决定执行成败，办公室工作的成败可能会取决于一个小小的细节，细小工作疏忽，可能导致整项工作的失败。因此，办公室人员必须防微杜渐，高度重视影响办公室工作的各种细节，必须练就“于细微处见功夫”的过硬本领。提高办公室人员的执行力，就是要牢固树立严谨细致的工作作风，改变浅尝辄止的毛病。要以精益求精的精神，不折不扣地执行好各项工作任务，把小事做细，把细节做精，力求做到尽善尽美。
（5）养成反馈决策执行情况的习惯。信息回馈是执行的延续。态度忠诚和责任心是办公室工作人员的第一要务，完成了领导交办的工作任务并不意味着执行的终结，还需要将执行的情况、效果等信息及时反馈给领导。
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苏 励(女)中共北京市纪律检查委员会办公厅
档案室正处级纪律检查员
郑志佩(女)天津市人民检察院办公室档案科科长
孔宪霞(女,满族) 河北省围场满族蒙古族自治县人民法院
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李秀文(女)秦皇岛发电有限责任公司档案中心主任
王志强 河北省沧州市公安局办公室档案室科员
王丽萍(女)中共山西省直属机关工作委员会档案室主任
史润堂 山西省大同煤矿集团有限责任公司
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王海秀(女)内蒙古自治区公安厅档案馆馆长
贺丽华(女)北方联合电力有限责任公司总经理
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邓春友 辽宁省人民检察院档案科科长
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张桂芳(女)吉林省公安厅公安档案室主任
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多守鸾(女,傣族) 云南省陇川县人民检察院档案室副主任科员
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李文艳(女)西北农林科技大学档案馆馆长
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李新武(女)新疆维吾尔自治区地震局科技信息中心馆员
蔡士云 中央军事委员会办公厅保密局参谋
宫露雯(女)中国人民总参办公厅保密档案局《解
宫 岩 中国人民空军档案馆副馆长
杨 东 中国人民第二炮兵司令部办公室保
密档案处工程师
张 红(女)中国人民国防大学训练部办公室机
要保密档案处馆员
董文君 中国人民司令部办公室保
密档案处档案助理员
杨柳青 中国人民司令部办公室
保密档案处处长
张 平(女)中国人民司令部办公室保
密档案处助理员
程可军(女)中国人民武装警察部队档案馆馆员
陈云良 中国人民武装警察部队上海市总队司令部
办公室秘书
刘世波 中国人民武装警察部队浙江省总队司令部
办公室保密档案员
倪 玲(女)中国兵器工业档案馆馆长助理
王洪年 中国储备粮管理总公司综合部文档处处长
李燕杰(女)中国广东核电集团有限公司办公厅秘书处
档案室主任
张为月(女)中国建筑材料集团公司档案室档案主管
赵建华(女)中国普天信息产业股份有限公司综合管理
部档案室档案主管
周秀阁(女)中国交通建设集团有限公司办公厅综合处
副处长
毛永芳 中国远洋运输（集团）总公司总裁办公室档
案室高级文员
付 郁 中粮集团有限公司集团办公室秘书部档案
室档案员
沈 伟 武汉钢铁（集团）公司办公室档案馆副研究馆员
杜 克 中国第一汽车集团公司办公室档案馆馆长
安华云(女)中国南方电网有限责任公司办公厅文档处
副研究馆员
马 健(女)中国水利电力对外公司总经理办公室副研
究馆员
李京萍(女)北京有色金属研究总院院务部档案室
副研究馆员
郭鸿琳(女)中国中轻国际工程有限公司图书档案处
副研究馆员
王 红(女)中国航天科技集团公司第七研究院
档案馆主任
吕 剑 中国航空工业第一集团公司第六一一研究
所档案馆馆长
杜素凤(女)内蒙古北方重工业集团有限公司档案处处长
戴志军(满族) 中国石油天然气股份有限公司吉林石化分
公司档案馆馆长
葛庆海 中国石化集团胜利石油管理局档案馆调研员
李南生 秦山核电公司信息文档部档案科科长
薜小进(女)中国移动通信集团江苏有限公司综合部副
研究馆员
吴 红(女)武汉中原电子集团有限公司人力资源部人
事档案管理员
金 静(女)中国机械进出口（集团）有限公司档案室科长
王黎平(女)北京国华电力有限责任公司总经理工作部
（一）市政府全体会议、常务会议由市政府办公室综合秘书科负责拟制会议方案；其他会议由市政府办公室业务科室或承办单位拟制会议方案。建议方案主要包括：会议时间、会议地点、会议内容、主持人、参会人员、会议议程、会务分工、是否需要市委宣传部安排宣传报道、纪要整理及信息公开等。
（二）各单位单项性工作或非全市性工作会议，应在本单位会议室或其他地方的会议室召开。确需以市政府名义召开的，应于会前3天与市政府办公室综合秘书科联系，落实好会议室，并拟制会议建议方案送审。
（三）部门拟制的会议建议方案送市政府办公室联系的业务科室初核，经秘书长或联系副秘书长审核后，报出席会议的最高领导审定。
（四）经领导审定后的会议方案，承办单位打印清样，并附领导签审稿提前1天抄送市政府办综合秘书科和市政府总值班室。
二、会议通知
（一）经领导审定后的会议方案，如通知内容不够清晰，承办单位应另起草会议通知。会议通知主要包括：会议时间、会议地点、会议内容、参会人员、相关事项（报名报到方式、联系人姓名及联系方式、会议要求）等。会议通知经市政府办公室综合秘书科审核后，由市政府总值班室按要求并及时收集参会人员名单。
（二）国务院、省政府召开的电视电话会议，属综合性会议的，由市政府办综合秘书科按照会议要求拟制会议通知，经秘书长同意后；属业务性工作的，由业务科室按照会议要求拟制会议通知，明确是否向区市县继续召开会议等，经秘书长及联系副秘书长同意后。
三、会前准备
（一）市政府办综合秘书科在会前半小时负责做好市政府会议室的音响调试、灯光效果，督促物业公司在会前1小时前做好清洁卫生，指导承办单位做好会场布置、茶水服务、摄录等会务工作。市政府主要领导组织召开的会议，综合秘书科要在会前提供请假人员名单或区市县参会人员名单。
（二）联系科室或承办单位负责在会前提前主动协调有关方面做好会议材料准备，印制会议议程、座次表等材料，制作会标和座牌。会标一般为红底白字，按规范样式和字体制作。会议使用统一制式座牌。除领导特别要求，一般市长、副市长、秘书长、副秘书长用人名座牌，其他参会人员用单位名称座牌。
（三）承办单位要根据对参会人员的要求，提前做好会议签到等工作，逐一核对到会人员，并将到会情况在会议召开前报会议主持人。
（四）国务院、省政府召开的电视电话会议，由市政府办公室综合秘书科联系市委办或中国电信分公司等单位确定会议地点。承办部门具体做好会场布置、茶水供应、会议签到等会务工作。
四、会场服务
（一）承办单位要明确具体工作人员，全程负责会务工作。会议签到一般应提前1小时就位，签到人员负责引领参会人员就座，茶水服务可由市政府办公室综合秘书科安排会务人员协助。需要使用多媒体等设备的，承办单位应于会议召开前1小时调试完毕。
（二）承办单位要提醒和督促参会人员保持会议室的清洁卫生，爱护会议室内的设施和公共财物，若有损坏照价赔偿。
（三）会议结束后，承办单位应及时对会场进行整理，收集座牌，整理完毕后与市政府办公室综合秘书科及时办好交接手续。
五、会议记录
（一）市政府全体会议和市政府常务会议由综合秘书科负责记录和录音工作，其他会议由联系科室或承办单位做好记录和录音工作。
（二）会议结束后，责任科室或承办单位要及时起草会议纪要、通报送审。
（三）承办单位要对会议材料、会议记录（录音）、会议纪要、会议通知、签到表等资料进行整理并归档保存。
六、信息公开
凡需主动公开的会议信息材料、宣传报道脚本，由会议承办单位或宣传媒体草拟，经市政府办公室联系的业务科室把关，送领导审定后公开或宣传报道。
七、会议纪律
（一）各类会议方案必须按程序送审，不得直送领导个人审签。
（二）承办单位为会议承办主体，会前、会中、会后各环节必须落实专人负责。
（三）参会人员必须按会议通知要求参加会议，因特殊情况不能到会的，要事先向会议主持人请假，明确代替出席会议人员，并书面向市政府办公室请假备案。已按程序履行请假手续的，需提前将已审批同意的报批单、请假条等复印至市政府办综合秘书科备案。
一、健全组织
根据综合治税工作需要，国税局成立综合治税办公室，刘东升调研员任办公室主任，综合业务科科长王树林、办税服务厅主任霍斌任办公室副主任，办公室设在综合业务科，办公室成员有北园分局局长刘英明、大桥分局局长张宏彦、综合业务科科员于凡、办税服务厅科员原刚。
二、明确职责
（一）综合治税办公室职责
1.承接区综合治税办公室及其他成员单位发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
2.定期向区综合治税办公室汇报工作开展情况、存在的问题。
3.向综合治税办公室其他成员单位发起工作任务，提出工作要求和反馈日期。
4.按季办镇税收收入完成情况。
5.按照《市区人民政府关于调整区街财政体制的意见》文件要求认定有关事项。
6.每年两次发起税务与办镇拉网式税源普查活动或不定期的局域税源普查活动。
7.定期搞好对非专业税收部门的人员培训和业务指导，重点培训涉税信息的采集、整理和报送，代扣等业务的操作规范，确保综合治税工作达到专业化的水平。
8.综合治税其他工作事项。
（二）街道办事处（镇）综合治税机构职责
1.负责本辖区内综合治税全面工作，督促企业缴纳各项税款；督促从事生产经营活动未纳税的企业和个人办理税务登记，缴纳各项税款。
2.承接国税局综合治税办公室发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
五、明确职责，紧密配合
3.提供辖区内无证业户户籍信息，纳税人开业以及关、停、并、转信息和异地纳税业户等信息。
4.向国税局综合治税办公室按季通报工作开展情况、存在的问题。
5.摸清辖区内企业用地、房屋出租具体情况；协助税务部门征税。提供经济普查信息。
6.参与税务部门发起的税源普查和调查。
7.综合治税其他工作事项。
三、工作要求
（一）国税局综合治税办公室要主动与办事处（镇）综合治税办公室建立联系制度，规范工作流程，不断提高综合治税工作效率，扩大综合治税工作成果。
一、健全组织
根据综合治税工作需要，国税局成立综合治税办公室，调研员任办公室主任，综合业务科科长、办税服务厅主任任办公室副主任，办公室设在综合业务科，办公室成员有分局局长、分局局长、综合业务科科员、办税服务厅科员原刚。
二、明确职责
（一）综合治税办公室职责
1.承接区综合治税办公室及其他成员单位发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
2.定期向区综合治税办公室汇报工作开展情况、存在的问题。
3.向综合治税办公室其他成员单位发起工作任务，提出工作要求和反馈日期。
4.按季办镇税收收入完成情况。
5.按照《市区人民政府关于调整区街财政体制的意见》文件要求认定有关事项。
6.每年两次发起税务与办镇拉网式税源普查活动或不定期的局域税源普查活动。
7.定期搞好对非专业税收部门的人员培训和业务指导，重点培训涉税信息的采集、整理和报送，代扣等业务的操作规范，确保综合治税工作达到专业化的水平。
8.综合治税其他工作事项。
（二）街道办事处（镇）综合治税机构职责
1.负责本辖区内综合治税全面工作，督促企业缴纳各项税款；督促从事生产经营活动未纳税的企业和个人办理税务登记，缴纳各项税款。
2.承接国税局综合治税办公室发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
三、明确职责，紧密配合
3.提供辖区内无证业户户籍信息，纳税人开业以及关、停、并、转信息和异地纳税业户等信息。
4.向国税局综合治税办公室按季通报工作开展情况、存在的问题。
5.摸清辖区内企业用地、房屋出租具体情况；协助税务部门征税。提供经济普查信息。
6.参与税务部门发起的税源普查和调查。
7.综合治税其他工作事项。
四、工作要求
（一）国税局综合治税办公室要主动与办事处（镇）综合治税办公室建立联系制度，规范工作流程，不断提高综合治税工作效率，扩大综合治税工作成果。
一、健全组织
根据综合治税工作需要，国税局成立综合治税办公室，调研员任办公室主任，综合业务科科长、办税服务厅主任任办公室副主任，办公室设在综合业务科，办公室成员有北园分局局长、分局局长、综合业务科科员、办税服务厅科员原刚。
二、明确职责
（一）综合治税办公室职责
1.承接区综合治税办公室及其他成员单位发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
2.定期向区综合治税办公室汇报工作开展情况、存在的问题。
3.向综合治税办公室其他成员单位发起工作任务，提出工作要求和反馈日期。
4.按季办镇税收收入完成情况。
5.按照《市区人民政府关于调整区街财政体制的意见》文件要求认定有关事项。
6.每年两次发起税务与办镇拉网式税源普查活动或不定期的局域税源普查活动。
7.定期搞好对非专业税收部门的人员培训和业务指导，重点培训涉税信息的采集、整理和报送，代扣等业务的操作规范，确保综合治税工作达到专业化的水平。
8.综合治税其他工作事项。
（二）街道办事处（镇）综合治税机构职责
1.负责本辖区内综合治税全面工作，督促企业缴纳各项税款；督促从事生产经营活动未纳税的企业和个人办理税务登记，缴纳各项税款。
2.承接国税局综合治税办公室发起的各项任务，按照要求组织实施对任务的调查，按期反馈任务的落实情况。
明确职责，紧密配合
3.提供辖区内无证业户户籍信息，纳税人开业以及关、停、并、转信息和异地纳税业户等信息。
4.向国税局综合治税办公室按季通报工作开展情况、存在的问题。
5.摸清辖区内企业用地、房屋出租具体情况；协助税务部门征税。提供经济普查信息。
6.参与税务部门发起的税源普查和调查。
7.综合治税其他工作事项。
三、工作要求
（一）国税局综合治税办公室要主动与办事处（镇）综合治税办公室建立联系制度，规范工作流程，不断提高综合治税工作效率，扩大综合治税工作成果。
