时间：2023-09-14 17:28:03
序论：在您撰写档案系统管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
【关键词】信息网络；必要性
1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性
干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。
2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用
为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。
使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：
要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。
要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。职工信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到职工管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、职工管理、干部任免、干部档案、干部教育等。
档案信息自动化系统，是一项需要综合的运用多个专业的知识、多个学科的概念，同时结合多个部门的工作进行协调的较为复杂的系统性工程。而系统的建设发展到目前阶段，在管理方面还存在有一些不足之处，诸如档案信息的规范化和标准化仍需进一步的提高，自动化系统的建设没有针对整体的水平进行改进，同时，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入细致的对存在的问题进行研究，并且提出加强系统管理的新思路，将是下一阶段工作当中的重点环节。
1. 推进自动化，提升档案的标准化以及规范化水平
全面的推进档案信息管理系统的自动化水平，首要的一点就是需要针对档案的规范化以及标准化的水平进行提高和改进，此项工作是展开一系列工作的基础性环节。就目前阶段而言，档案信息自动化系统的现状，是标准化和规范化的发展比较的滞后，并且相关的应用软件也比较乱，这些存在的问题都在很大程度之上制约了管理系统的发展和进步。而当前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有关设备的缺乏，而是针对硬件设备的功能，没有进行有效的开发，进而设备也就难以发挥其应有的效应。档案信息自动化，应该包含整个档案管理工作的各个细小的环节，最为重要的，是档案业务的规范化，同时针对档案标准的建立，也需要逐步的完善和落实，达到全面实施的目的和效果。档案规范化和标准化，其本身而言，也是一项系统性的工程，要想全面的推进档案管理的自动化建设发展，就必须要抓好档案标准化和规范化的工作，两者相辅相成、互相促进，进而合理的推动档案自动化系统的不断前进与改进。
2. 提升档案信息管理系统的整体性水平
根据当前阶段系统的思想理论以及集成化的具体需求，档案信息自动化的建设，应该是针对整个系统的水平进行发展，使得整个系统可以得到稳步的提高，并且其中各个组成的系统，横向以及纵向的发展都需要达到一定的标准和水平，以此为基础，通过网络来进行连通，发挥出系统的整体性的优势和效应，提升整个系统的综合运行能力。如果其中某一个节点或者是某一个极为重要的节点，存在有障碍，都可能会对整个系统的运营造成极大的不利影响。所以，还需要对每一个节点的应用能力和装备的水平进行提升，保证系统的稳定持续、健康的发展。在实践的工作当中，可以鼓励并且支持一些先进的单位首先提升自身的水平和能力，并且在一些较为先进的单位，进行水平较高的试点工作，来逐步的取得推广使用的效果和经验，并且对存在的问题进行实时的总结和归纳，得出系统发展的新思路。这样的工作，对于提升系统整体性的水平，有着巨大的帮助。
3. 加强数据库的建设
根据上文的详细阐述和分析，可以对当前阶段档案信息自动化系统管理的新思路有着大致上的了解和掌握。接下来，将针对数据库建设的加强以及人才管理工作的发展，进行全方位的研究，力求更进一步的为相关工作的进步和发展，奠定坚实的理论基础。
有重点、有针对性的对数据库的建设进行加强，是完善相关工作的一个必须的环节。从目前阶段档案信息自动化系统的整体性建设上来进行分析，文件的处理向信息管理过渡的这一个阶段，还存在有一定的问题和不足，而完善这一阶段工作的首要步骤，就是需要针对数据库的建设进行加强和整改。开发并且建设起完善健全的数据库，是国家档案信息工作的核心内容，同时也是一项基础性的工作项目。数据库的含义，是依靠现今发达的信息管理技术，对有关的档案信息资料等，进行科学化的管理，进而更加方便利用。建立其完善的数据库系统，是一项长期性的任务，并且较为复杂，还需要经过一个由低到高、由单个向整体发展的过程。经过相关的试点工作，数据库的检验还需要领导的高度重视，并且统一建设工作当中的相关认识，将计算机科学技术与档案信息管理的工作相互有机结合起来，有关的工作人员密切的配合，保证工作的万无一失。同时，建设的数据库系统，还需要面向应用和开发，使用频率以及数据效率的考核，来逐步的突出数据库系统的活性，突出系统的重点和要点，由单一的数据库系统逐步的向整体性的数据库系统发展。当前，需要将数据库的完善和提升与各个单位的目录库建立起来，并且通过网络的形式，将各个开放式的数据库群连接起来，进而使得系统自动化的效率可以大大的提升和改进。
4. 重视人才管理
最后，人才管理方面的工作，对于档案信息自动化系统的建设和完善，也具有重要的作用和意义。全面的推进档案信息自动化系统的建设，其关键，还是人才的建设。所以，在实践的工作当中，还需要不断的加强对于人才的培训和教育，进而造就一大批有着极强的工作能力、极佳的工作经验以及专业化的技术水平的人才队伍，这一点工作，现阶段也是受到了广泛的关注。档案信息自动化系统的建设，其骨干的力量，是计算机技术的队伍，所以，其专业技能水平的高低以及素质的高低，对于整个自动化系统的建设有着直接的影响。目前阶段部分单位的人才队伍不够稳定，人才流失的现象时有发生。所以，还需要针对这一方面进行必要的改进。同时，针对计算机技术人员的培训和教育，也是一个重要的工作，需要有针对性的对其进行思想政治教育，培养工作人员崇高的事业精神以及奉献精神，有组织、有计划的进行进修，掌握基础的计算机信息管理方面的知识，并且不断的学习新的知识，对知识的结构进行更新。在工作条件以及待遇之上，给予必要的关心和照顾，使得人才可以专注于日常的工作，同时，还需要形成人才成长以及流动的体系，掌握其中的规律，进而形成一套合理科学的人才结构，为自动化信息管理系统的建立和完善，打下坚实的基础。
5. 结束语
综上所述，根据对档案信息自动化系统管理和建设的新思路进行研究和分析，从实际的角度出发，深入并且细致的对存在的问题进行探究，并且对改进的方案对策进行了阐述，力求更进一步的为有关工作的发展和前进，做出积极的贡献。
参考文献
[1]张强.浅议现代化的档案信息自动化管理系统的建设和发展【M】.档案管理资讯，2009.10：45-46.
[2]何必群.试论档案管理工作的加强改进以及管理模式的革新【J】.民营科技，2011.11：223-225.
Abstract: The system management of file information automation is discussed.
关键词:档案;信息自动化;管理
Key words:file;information automation;management
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0098-01
1推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平
目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项,档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理,有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用,这都有待于今后注意改进。
7重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等。
关键词:档案;信息;自动化;数据库
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察事业从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、有重点地抓好数据库建设
目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于与由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一部的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
四、实事求是的改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这一是研究自动化系统管理是必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心结局方便实用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理镁用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。
六、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算仅技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给与关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
1 推进自动化，必须提高计生档案标准化、规范化水平
目前，计生档案信息自动化系统的现状是计生档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。计生档案信息自动化的内涵包括计生档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是计生档案业务要规范，计生档案标准要建立健全和真正实施。计生档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进计生档案自动化建设，必须抓好计生档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 有重点地抓好数据库建设
目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4 实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为计生档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。计生档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国计生档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国计生档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的计生档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将计生档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在计生档案部门这一信息系统之内再组建一个“计生档案信息系统”，就很难提高计生档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
在档案信息自动化系统运行的过程中，没有一个统一的操作标准，同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异，管理的结果也产生了一些误差，在这样的情况下，就会影响到整个系统的管理质量，在系统使用的过程中，硬件本身的质量是没有问题的，但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求，使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥，所以在进行档案管理的过程中，要不断加大自动化技术的推广，有效的对管理工作进行规范，这要求管理人员要提高自身的业务水平，尤其是计算机应用技术，同时也要建立健全管理的机制。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。
3有重点的抓好数据库的建设
在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。
7重视人才管理
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧。
8结语
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如
引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
