关键词：电子文件；电子档案；风险估测；信息化
1 强化电子档案的风险管理
1.1 电子档案风险管理现状
从电子档案管理现状来看，从电子文件形成之前，即电子文件的生成软件开始，到电子档案利用的各个环节，影响电子档案管理的风险因素是客观存在的。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，还包括保管条件、法规制度等客观因素因素，以及工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，造成了电子档案资源的流失和损毁，严重影响其真实性、完整性、可用性和安全性等。同时，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此建立电子档案风险管理模式是非常必要的。
1.2 电子档案风险管理体系的构建主体
对的电子档案管理实行风险管理，是做好电子档案工作的客观要求和必要内容。党委和政府、各级文件生成和管理参与机构（特别是信息化和电子政务主管部门、有关标准制定和系统开发部门、档案部门）、机构领导、机构相关工作人员都是风险管理体系的构建主体。电子档案风险与多个层次、多个领域的因素有关，构建电子档案风险管理体系需要根据电子文件和电子档案管理工作的实际情况和相关配套工作的实际情况进行统一谋划，需要各相关部门和社会力量的协调配合，进而构筑起全方位的应对体系。
1.3 构建电子档案风险管理体系
应以风险发生为界点，既建立风险发生前的防止或降低风险发生概率的体系，又建立风险发生后的降低风险影响减少风险损失的体系。风险前体系。这是电子档案风险管理体系中最基础的部分，也是工作细致程度和复杂程度最高的部分，其主要包括风险识别、风险估测、风险防范三大内容。风险识别：通过对自然环境条件等客观因素，以及从电子文件的生成之前到电子档案的利用的产生、存储、转移等各个工作环节进行细化和监测，结合电子文件和电子档案的种类、特点、管理要求等，对可能造成风险的因素进行分析提炼，对已存在的和可能出现各种风险进行辨识和总结归类。
2 梳理规范电子文件管理流程
2.1 传统电子文件管理流程弊端
传统的纸质文件从形成到被永久保存或永久销毁的管理流程，是按管理环节进行分工的，即以“归档”为界点，分别由文件生成部门进行归档前的管理，而由档案部门（包括机构内档案部门和档案馆）进行归档后的管理。这种管理环节上的分工在一定程度上破坏了文件运动的连续性。电子文件具有传统纸质文件没有的虚拟性、与载体的可分离性、易更改性等特点。因此，必须要加快推进电子档案统一接收、保管和利用工作，同时在开展这几项工作之前，要结合电子文件的特点和实际，参照外省的做法，对相关管理流程进行优化。
2.2 电子文件管理专业性和规范性
电子文件生命周期理论表明，电子文件从形成到永久保存或永久销毁是一个不可分裂的运动过程，这一过程可以根据电子文件的功能和价值形态的变化划分为若干个阶段，对不同阶段的管理需求应该统筹实现；电子文件生命周期全程的管理和监控措施由电子文件管理系统实现，因此，电子文件管理活动应该向前延伸到电子文件管理系统的设计阶段。文件连续体理论则“进一步强调电子文件运动过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与或介入电子文件管理，要求对电子文件的管理与监控在电子文件生成的同时或之前就开始。”因此，优化电子文件管理过程必须充分利用档案部门的专业性和规范性，“更积极地将文件从生到死、从头到尾的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。”这是符合电子文件运动客观规律的。也就是说，要保障电子档案资源的真实、齐全和完整，必须从对国家档案资源负责任高度出发，切实采取有效措旌，从根本上保障各级档案部门，特别是档案行政管理部门和综合档案馆在电子文件生成之初，甚至是电子文件管理系统设计之初开始，在整个电子文件的运动过程中对电子文件进行有效的控制。
2.3 增强电子文件统一管理试点
建议借鉴外省、市经验，尽快开展电子文件统一管理试点工作。可选择系统运转较好、电子文件管理有一定基础的省直单位作为试点，通过党政专网平台对所选试点单位所归档的电子公文进行统一管理，通过试点积累经验、建好标准、做好网络建设，以逐步实现对电子文件的统一、全程、规范、安全管理。建议稳步推进电子文件中心建设，以省、市（州）、县（市、区）国家综合档案馆为基地，建立起三级互联的电子文件管理中心信息应用系统体系，利用电子政务网相互连通，形成“纵横”型的框架结构。建立互联的电子文件中心信息应用系统体系，就是在整体上实现电子文件的规范生成、流转交换的管理，统一电子文件流通格式。通过建立电子文件前端控制机制，保证电子文件在生成、编辑阶段符合相关规范，使一份完整的电子文件由足以为其提供凭证价值的内容、结构与背景信息组成，从电子文件产生的源头保障其的真实性、完整性与有效性；通过建立电子文件流转交换系统，在综合运用加密、压缩、消息认证、电子水印、数字签名等技术，对电子档案、电子文件的交换、加密、压缩、签署、检索实现综合管理。利用电子政务网络与各机关、企事业单位在办公自动化系统中产生的文件、档案资源，建立一个广域性的电子文件流转交换接口，形成一个共享的综合技术平台。
3 形成协调顺畅的合作共建机制
总体上讲，这主要是指理顺电子文件和电子档案管理主要相关部门之间的关系，明确各自的职责，同时加强关于电子文件和电子档案管理的跨部门沟通与合作，以期消除我国直线职能式行政组织结构在运行中客观存在的“容易因循守旧，各机构横向联系和协同不足”的缺点，进而协调和统一各方力量共同做好电子文件和电子档案管理工作。理顺电子文件和电子档案管理各部门之间的关系，明确各自的职责，既包括各单位内部部门和机构，也包括单位之间。特别是要通过对法规体系的健全，加大对档案部门的制度性授权和事务性授权力度，提高档案部门的工作主动性和积极性，保证档案部门的专业性在电子文件和电子档案管理中得到充分发挥，同时使其责任更加细化和明确，使管理更加方便。在标准方面，要坚持“有章先行、无章缓行”的原则，严格根据国家已经颁布的标准开展相关工作。要根据国家的标准及时制定地方性标准并对具体执行提出要求，但不应有超出国家现有标准规范的地方性标准存在。重点是提高贯彻标准的质量和水平，做到“步步有章可循、件件标准规范”，使的电子文件和电子档案管理更规范，成功率更高。
参考文献
关键词：电子商务 协同教学 教学框架 复合模式
中图分类号：G642 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.04.019
1 引言
协同理论应用到教育教学活动中已有数十年，无论是协同教学的理论研究还是实践探索，国内外高等教育教学各类机构都在积极寻求创新有效的模式，应对从本科到研究生教育各阶段适合的具体方法。到目前为止，国内许多学者和高校教师对协同教学的研究，有的从协同教学方法、协同模式、协同教学环境等方向形成综述，有的从重点学科或精品课程建设的项目研究中探索协同教学的运用，当然，也有一小部分针对单个专业详细建立协同教学模式或框架，讨论专业内的协同教学内容、团队、方法等。电子商务作为新兴的、仍在发展变革中的专业，其协同教学模式还处于模糊探索中，鉴于电子商务领域的跨学科特性和该类企业岗位工作的协同性，构建其适合企业团队协作需求的课程协同体系，是培养面向社会服务应用型人才重要方法之一。
2 电子商务专业协同教学的目标导向
社会各类机构开展工作都是通过不同岗位上的人员协同作业方式达到其目标的，各行业广泛应用的电子商务运作也依靠掌握不同技能的专业人才分工合作得以实施。随着电子商务领域的发展成熟和国内高等教育电子商务专业培养的系统化，我国高校电子商务专业的人才培养大体分为两个方向：一是以计算机信息工程为主，着重培养电子商务基础设施和基础服务需求的技术开发人员；一是以管理工程为主，培养电子商务基础服务和企业运营需求的管理人员。笔者所在院校电子商务专业所属学科及师资研究方向，现阶段“以管理为基础，兼具信息和经济学科，电子商务规划设计与管理技能为核心”的培养框架属于后者，主要向社会输送以服务企业电子商务的管理人员和技能型人才，包括从事企业电子商务前后台管理、电子商务各类解决方案咨询规划和实施、电子商务网站的规划设计与管理等。因此，本专业适合以管理课程体系为主线，以信息、经济、艺术设计等方向的专业为辅线，构建协同教学体系。
3 电子商务专业课程体系和职业技能结构
3.1 电子商务专业课程体系
电子商务专业的课程体系包括通识课、专业基础课程、专业课程、专业拓展课程以及实验实践等环节。通识课程为管理学科大类课程，主要涉及基本素质的培养，包括人文、体能、数学、外语、信息技术等方面的课程。专业基础课、专业课、实验实践环节以电子商务和管理能力为核心的培养体系， 除管理、经济、计算机学科核心专业基础课各2-3门外，其余主要为电子商务专业基础课、专业课和独立实验实践。整个体系以电子商务基本技术、商务管理、法规常识、信息技术和系统规划知识为主体。
3.2 电子商务专业的职业技能构成
企业需求的电子商务专业就业岗位以网站后台运营管理、项目策划与管理、客户关系管理、信息资源管理、网络营销等为主。电子商务专业课程体系中除通识课程外，其它各类课程群都部分涉及了职业技能训练的对应内容，包括中外文语言和商务表达及沟通、企业信息化管理、电子商务运营及管理、电子商务站点规划和管理、电子商务方案设计等能力。
3.3 电子商务专业课程和职业技能的对应关系
将上述课程培养的理论知识和技能与职业能力对应分析，可汇总成表1所示关系。表中各职业能力是通过不同课程群的教学实现。可以看出，电子商务领域是典型的跨学科应用研究类别，电子商务专业的能力培养过程设计到多专业、跨学科的数十门课程和实验实践环节，而职业能力通常是在企业协同工作中个人综合或小组合作体现的。
表1 电子专业职业能力与专业课程的关系
[[职业能力＼&对应的课程群＼&基本素质与能力＼&通识课程：政治、法律、人文＼&通识课程：体育＼&通识课程：高等数学＼&通识课程：大学英语
电子商务专业课：专业英语＼&通识课程：计算机信息基础及语言＼&管理学科理论基础
及应用能力＼&工商管理专业：核心课程2-3门＼&国际贸易专业：核心课程1-2门＼&财务管理专业：核心课程2门＼&电子商务规划设计
与管理能力＼&电子商务专业：专业基础课、专业课、实验实践
市场营销专业：核心课程1-2门＼&专业综合信息
技术能力＼&电子商务专业：专业课、实验实践
计算机科学专业：专业课、实验实践＼&商务交流及策划能力＼&市场营销专业：专业拓展课＼&]]
4 电子商务专业内外课程协同教学的框架
依据协同教学涉及课程所属学科或专业和课程所对应的职业技能关系，电子商务专业协同教学框架可分为三个类别：第一，仅电子商务专业基础课和仅面向电子商务专业的专业课及实验实践环节，该类课程所授知识和技能训练仅限于电子商务行业内的职业需求，这些课程的协同工作可列为专业内协同框架；第二，涉及电子商务、市场营销、工商管理、财务管理、国际贸易、艺术设计、计算机等专业的跨学科（或仅跨专业）的专业基础课、专业拓展课及实习实践环节，该类课程教学目标面向职业需求口径较宽，开展此类协同教学可列为跨学科/跨专业协同框架；第三，周期性开展的大学生实践、竞赛、课题项目、社会服务等活动与课程的协同，此类协同需要根据活动所开展的时间跨度、内容选择性与相应课程关联，其框架较难固定，视实际情况拟选。
4.1 电子商务专业内课程协同教学的框架
专业内协同的课程关系与电子商务企业的各类岗位协同作业关系紧密联系。学生毕业后就职到电子商务企业的后台管理、网络营销、网站编辑、商品管理等工作岗位，这些都是上下游衔接或平行开展的业务，且都在专业内课程的职业培养目标体系中。因此可根据岗位关联构建专业内协同教学框架，如表2所示。框架中的课程都由电子商务专业主讲教师担任授课，主要授课对象除专业基础课外，只针对本专业学生开设。
表2 电子商务专业内协同教学框架
[[序号＼&协同课程＼&涉及的课程协同培养技能＼&协同关系＼&1＼&电子商务企业运营管理＼&电子商务企业产品、信息、订单等管理流程，企业电子商务运营策略＼&内容协同，平行课程
5门课程都是电子商务专业课，因为课时关系，通常分布在第4-7学期，但各课程培养分支领域的知识和技能，是企业电子商务应用全过程必须的组成单元，因此在内容上各课程可进行部分学时的共同授课。＼&电子商务支付与安全＼&电子商务支付系统类别、结构和集成
电子商务安全认证技术的运用＼&电子商务物流管理＼&电子商务物流系统构成（TPL、自营）
配送中心的类型、功能以及作业流程
配送路线的选择及优化
配送合理化分析技能 ＼&客户关系管理＼&CRM主要方法、系统及应用操作技能＼&经济法与电子商务法＼&电子商务法律的基础常识＼&2＼&电子商务解决方案＼&电子商务解决方案的分析、设计
方案选择评价方法＼&前后任务协同
3门课程依次开展，在前一课程任务完成的基础上＼&电子商务解决方案课*＼&电子商务解决方案规划＼&网络应用设计实践*＼&企业内部网络规划和配置、网站开发管理＼&3＼&网络营销＼&网络营销主要方法、网络营销策略＼&前后任务协同
设计电子商务网站包括完成的网络营销方案中的部分内容，例如在线主题调研模块。＼&网络营销课*＼&网络营销方案设计及其运作和评测＼&电子商务网站设计＼&网站规划、设计、维护＼&电子商务网站设计课*＼&设计电子商务网站＼&]]
注：表3中带*号的课程为独立实践环节
4.2 电子商务专业与其它专业间课程协同教学的框架
跨学科或跨专业间协同教学可帮助各专业学生定位掌握的专业技能对应的就业岗位在社会分工合作中的角色，学生本科学习的同时能了解今后企业协同工作的基本轮廓。该类协同是通过整合电子商务专业与其它专业课程或知识单元的课程作业、实践、课设等，建立协同关系，开展协同教学，促进不同专业技能间的融合掌握。表3给出了针对电子商务专业课程的专业外协同教学框架。与专业内协同不同的是，跨专业协同的课程关系是多对多的，一门课程可设计到若干协同关系中，但协同的技能和目标有所区别。
表3 电子商务专业内协同教学框架
[[序号＼&协同课程＼&涉及的课程协同培养技能＼&所属专业＼&协同关系＼&1＼&网络技术基础＼&网络类别、构成、组网，基础配置＼&计算机科学＼&内容协同
前一课程的知识讲授为后一课程实践作理论基础。＼&网络应用设计实践*＼&企业内部网络规划和配置＼&电子商务＼&2＼&多媒体技术＼&音频、图像、动画等多媒体文件的处理和设计技能＼&计算机科学＼&任务协同
网站设计需要的多媒体文件由前一课程中＼&电子商务网站设计＼&网站设计＼&电子商务＼&3＼&电子商务解决方案课*＼&电子商务解决方案规划＼&电子商务＼&内容协同，任务协同
后3门课程是电子商务解决方案规划需要用的技能＼&市场调查课*＼&设计及开展市场调查项目＼&市场营销＼&财务管理＼&财务预算和效益预估＼&财务管理＼&营销战略规划＼&企业电子商务运营战略应用＼&市场营销＼&4＼&市场调查课*＼&网络营销方案设计及其运作评测＼&市场营销＼&内容协同，任务协同
电子商务网站以数据库应用设计实践的DB为后台数据库。市场调查项目设计成表单页，并统计和存储数据。
MIS系统结合网站设计。＼&电子商务网站设计＼&设计电子商务网站＼&电子商务＼&数据库应用设计实践*＼&数据库系统设计技能＼&计算机科学＼&管理信息系统＼&MIS系统规划＼&工商管理＼&]
]
上述协同教学的框架并没有涉及所有专业内和专业外开展的课程，只是根据课程可协同的关系有选择性纳入到框架中，例如，专业基础课（如管理学、经济学、市场营销学等）未纳入到框架中。
此外，若将协同教学的工作扩展到培养计划以外的实践或研究环节，还可将各专业课程与暑期实习、学科竞赛、社会实践、课题研究结合起来，以提高协同教学的实效。
5 总结
电子商务专业培养的协同教学模式是在行业领域的企业用人需求和复合型人才培养的背景下提出，随着行业发展，岗位技能越来越细化，协同教学模式也应适时调整。同时，在协同教学开展的框架下，还可丰富协同学习的模式，提升学生在课程学习中的主体意识，培养其未来在企业协同工作的综合素质。
参考文献：
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从全国范围来看，电子文件的立法源头可追溯至1995年。十五年来，我国已有部分法律法规将电子文件纳入法条，确立了电子文件的法律地位，赋予电子文件相应的法律效力。1995年10月，清华大学档案馆制定的《关于机读(电子)文件归档的暂行规定(试行)》，对电子文件的归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。1999年3月，《合同法》第11条中，“数据电文”显然指的是电子文件。其首次赋予数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)与书面形式同等的法律地位。但该法条仅对合同有效。1999年，国家档案局颁布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》。6月，国家档案局的《中华人民共和国档案法实施办法》第21条规定:“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”为电子文件的法律地位确立提供了良好的开端。8月，《电子文件归档与归档电子文件管理规范》在全国档案工作标准化技术委员会、国家档案局局务会上获得原则通过，并选定了上海市政府、杭州市政府等单位的办公自动化网络系统进行试点。2003年，《电子公文归档管理暂行办法》正式公布，并于2003年9月1日起实行。同年5月1日，《电子文件归档与管理规范》颁布实施。2004年8月28日，第十届全国人大常委会第十一次会议通过了《电子签名法》，2005年4月1日起正式施行，标志着我国第一次从法律层面上给予电子文件法律地位的确认，尽管此法的适用范围主要是商务领域，但是电子签名的法律效力是不容否认的。2006年9月19日，国家档案局局务会议审议通过了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。2010年7月，中共中央办公厅的《电子文件管理暂行办法》明确了电子文件管理办法，电子文件管理机构职责，电子文件形成、归档、移交等工作规范，相关人员奖惩细则，为电子文件的全程管理提供导航。上述相关法律法规的确立，为电子文件法规体系构建搭建了理论基础平台。与此同时，部分省市也制定有关规章、标准等，且取得了良好的效果，为电子文件法规体系构建铺设了实践基石。例如，《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》、《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《安徽省电子文件管理办法》、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》、《江苏省电子文件归档与管理办法》等等。此外，《档案工作基本术语》、《电子公文归档管理与管理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《企业档案工作规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678—1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)的陆续公布施行，也奠定了电子文件的法律效力，提供了相应的管理规范及技术标准。
电子文件法规体系构建的原则
电子文件法律法规从根本上讲仍然是国家法规体系中的一部分，因此，在构建电子文件法规体系过程中必须遵循一般性的立法原则。科学性，只有科学性的法律法规才能令人信服，以规范个体行为。适用性，法律法规的建立必须考虑到时间、地域的适用性。合理性，法律法规虽然具有强制性，但只有合理的法律法规才能让权利主体所遵守。系统性，任何一部完整的法律、法规、规章都需要遵循系统性原则，体系构建则更需系统性做先导。可操作性，法规体系的建立的根本目的是执行，一套不具备可操作性的法规体系便失去了其应有的效力。规范性，法规体系本身要具备规范的特性，才能去规范法律法规所要规范的主体和客体。概括性，构建法律法规要选用高度概括性的语言，方能全面、周到的将宏观与微观协调好，避免粗枝大叶或是繁文缛节。另一方面，电子文件法规体系始终是适应电子文件而产生的，因此，其法规体系构建还必须全面考虑电子文件的特殊性，具体制定原则包括以下六个方面。理论与实践相结合。理论与实践是不可分割的概念，构建电子文件法规体系的主体应包括理论研究者与实践工作者。理论上应自上而下，从整体上把握法规体系建设的方向，夯实立法之根本，实践中鼓励自下而上，提高法律的实用效力。效仿与创新相结合。国际化进程的加快，使得电子文件法规体系的建设应全面考虑国际形势，借鉴发达国家的管理经验及相关法律法规，吸收其合理的、有效的精髓。与此同时，兼顾我国各项事业的发展，立足于我国国情，建立适用于我国的电子文件法规体系。技术与管理相结合。电子文件是技术更新的产物，无论其保存与利用，与载体都是不可分离的，因此，电子文件法规体系建设应重点将技术更新、应用、操作等考虑其中。基于电子文件与技术的依赖性，决定了电子文件管理的安全、保密等特殊性质，建立确保电子文件长期保管、有效存取、方便利用的法规体系保障。约束与指导相结合。法律具有强制性、法规具有规范性、规章则具有指导性，电子文件法规体系的构建要以法为轴心，以法规为直径，以规章为圆周建立覆盖全国范围的法规体系。以指导为主，管制为辅，发挥主体的主观能动性，从根本解决思想僵化的问题，变被动为主动，才是改变责任主体的有效法规，也是法规体系价值的最大化。稳定与动态相结合。法规体系的构建绝对不能朝令夕改，必须以统一、稳定为平台，才能确保电子文件管理的统一与规范。这里所谓的动态是指，构建电子文件法规体系时的动态发展眼光。建立健全一套完整的法规体系需要几年的时间，且法规体系需具备一定的稳定性，因此，要切实考虑未来一段时期内电子文件的动态发展，也就是预知。权、责、利相结合。“在信息社会，权利是多元的，它表现为权利本身的广泛性和权利主体的多元化。涵盖档案资源方、档案管理方和档案用户等多个权利主体。”［1］电子法规体系构建中要正确处理好权利、责任、利益的关系，使三者共存于合理的法规体系中，以保证公平、公正、公开。
电子文件法规体系结构
一、中外电子档案管理理念比较分析
（一）国外电子管理理念
目前，一些信息技术比较发达电子档案管理水平比较高的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理。电子档案前端控制，是基于电子文件生命周期理论（电子文件可以划分为设计、形成和维护三个阶段）提出的，指档案管理工作要再电子档案的形成之前就进行介入，贯穿于整个运行和归档管理过程中，建立起统一标准、相对独立的运行模式，从而保障电子档案真实性和完整性。前端控制理念更加注重文件从孕育到生成的整个动态过程，强调文件跨时空的保管和利用，同时强调电子文件管理过程中各环节责任上的连续，以及电子文件管理中各主体之间的相互协调配合。前端控制理念要求对电子档案的管理要从源头上进行把握，以相互之间关联的视角看待电子档案，在系统设计阶段就要把可能的管理功能纳入其中，以免造成后期的资源大量浪费。该过程对于电子档案管理意义重大，改变过去分环节阶段性管理为协同管理，而协同的关键在于预测后序可能出现的问题使之提前得到解决，尽可能把电子文件各阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑，来实现功能合理的电子文件管理系统；全过程管理理念要求对电子档案从产生到永久保存或者销毁的整个生命周期的全过程都要进行管理，对各个阶段的管理活动进行控制、管理要素进行统筹安排、充分利用各种资源，追求信息资源的最佳效益。
（二）我国电子档案管理理念
我国电子档案管理实践中奉行电子档案与纸质档案整合的管理理念，即针对纸质档案与电子档案各自不同的属性以及特点，将电子档案与纸质档案进行一一对应集中统一管理。电子档案与纸质档案有着各自的优缺点，电子档案具有接收方便、归档及时、信息存储的密度高、存储的方式多样、共享性强等优点，但同时也具有对计算机软硬件环境依赖性强、信息易丢失、易被无痕迹更改等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、保存时间长、内容不易被修改等优势，但具有文件形成的周期长、检索不便、整理难度大、存储密度小、共享性较差等不足。对电子档案与纸质档案进行整合的管理可以扬长避短，形成优势互补的良性发展关系。目前我国实行电子档案归档时将相同内容的纸质档案一并保存，这样既可以保存具有真实性可靠性的纸质档案，又可以充分发挥电子档案在检索、利用等方面的优势。
二、中外电子档案管理模式比较分析
（一）国外电子档案管理模式
国外电子档案的管理模式主要有机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式。采用机构自行分散管理模式有日本，而美国和澳大利亚则采用档案馆集中管理模式进行电子档案的管理。机构自行分散管理建立在文件连续体理念的基础上，是指电子档案存放在档案形成部门。部分机构设置档案室来负责接收、管理各部门档案，或者只负责管理机构历史档案等。这种管理模式有助于避免文件管理和档案管理相互分离，把文件管理与档案管理整合到一个连续的过程中；档案馆集中保管模式，即将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。根据文件的生命周期对文件进行管理，对于处于现行使用阶段的文件由文件形成机构进行保管。而对于失去现行使用价值的文件交由档案馆进行保管来避免文件生成机构因为其失去暂时的使用价值而对其疏于保管造成的资源破坏，也不利于档案的综合利用。美国于1998年开始启动美国电子文件档案馆项目（ERA），该项目是由美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电子文件的持续采集和长久保存而开发。电子文件档案馆将作为集中永久保管文件的专门机构，在电子档案管理链上占据至关重要的位置，在协调全国电子档案管理系统方面发挥着枢纽的作用。2005年文件属与著名的军工企业洛克希德?马丁公司合作，于2011年完成了ERA基本的系统建设和数据准备，2011年9月与IBM建立合作，标志着ERA开发阶段的结束进入操作与运营阶段，文件属还制定了《ERA运营与维护工作草案》对开发商在该阶段的任务进行了部署，还要求大部分美国联邦机构工作人员使用该系统对文件和档案进行管理与移交，公众则可以OPA检索系统对收录的电子文件进行检索。
（二）我国电子档案管理模式
我国对于电子档案的管理模式还处于不断探索中，目前的情况是大多数企业采用机构自行分散管理模式，政府部门和事业单位大多采用档案馆集中管理模式。电子档案管理方式主要采用双套制，即将具有重要凭证作用和长远保存价值的档案采用电子和纸质两种载体同时存储和管理。国家档案局、中央档案馆的《电子文件归档及电子档案管理办法（征求意见稿）》中规定，具有保存价值的电子档案必须适时生成纸质档案等硬拷贝，进行归档时也必须将电子档案以相应的纸质档案等硬拷贝一并归档。
三、中外电子档案管理法律法规比较分析
（一）国外电子档案管理相关法律法规
美国等信息化程度较高的国家的电子档案管理水平处于领先地位，电子档案管理方面的相关法律法规体系也比较健全，因此，选其作为样本进行研究。美国法律法规对政府、组织和个人的电子档案信息都做了相关规定。美国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表1）。
（二）我国电子档案管理相关法律法规
经过党和政府以及档案工作者不断的努力已经逐步将电子档案管理纳入法制化进程。我国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表2）。而后还相继出台了一系列相关的法律法规包括：《电子签名法》、《电子认证服务管理办法》等。
关键词：电子档案；档案管理；
电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。
1、电子档案的基本要求
1.1 完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2 原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.3 真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.4 安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
参考文献：
[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者，2011（11）.
一、电子商务合同规范化建设的意义
首先，是市场经济发展的内在要求。随着市场经济机制的发展和完善，传统的合同管理已经不能适应企业快速发展的经营需要，而电子商务合同在节约交易成本、提高工作效率、降低经营风险等方面成效显著，所以，广泛应用并且使之规范化，这是企业市场经济发展的要求。
其次，是企业规范化建设的需要。企业持续稳定地发展，在很大程度上归功于企业管理的科学性和规范性，所以，企业管理的规范化建设体现在方方面面，作为企业管理的一部分，电子商务必须规范化建设必须与企业的规范化建设保持高度一致，才不会拖后腿。
第三，是企业增强竞争力的需要。有市场就有竞争，企业在经营过程中时刻都存在竞争，提高竞争力是企业发展壮大的根本。加强企业电子商务合同的规范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企业的综合竞争力，促进企业健康有序地发展。
二、电子商务合同规范化建设的途径
（一）规范文本
一是签订有效合同。切实掌握住缔约资格、履行能力、缔约要件缺失等环节，避免在根本不具备条件的情况下签订合同，如无权人订立的合同、单位内部不具备签约资格的职能部门对外订立的合同、不具有独立享有民事权利和承担民事责任主体订立的合同等等。二是严谨合同文字。严谨是合同的命脉，不严谨就是不准确，就容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意愿。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。三是清晰明确地表述合同条款。如果合同内容不全面、不完整，不明确，有缺陷、有漏洞、前后矛盾等，就会造成具体执行时的困难。故而要形成统一标准、达成共识，避免纠纷。同时要对其进行周密的预计和详细的规定，同时在条款里真实、明晰而准确地表述。
（二）规范制度
一是加强企业内部合同管理。建立以合同管理为核心的组织机构，明确合同管理的工作流程，在管理过程中抓住“四个环节”，将合同管理融入项目管理全过程，提高经济和社会效益，增加企业的实力，实现生产经营的良性运行。二是重视合同文本分析及合同变更管理
合同文本分析着重两个部分，第一是合同的合法性。包括：当事人是否具备相应资格；合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。第二是合同的完备性分析。包括合同涉及的问题是否全面、合同用词是否准确等等。三是建立电子合同管理信息系统。信息化管理给工程项目管理提供了一种先进的管理手段。合同在签订、履行乃至终结过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源既是现有合同的总结，又为今后的合同管理提供宝贵的经验资料。
（三）规范流程
操作程序是执行的依据，程序科学合理，工作才会有条有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能够顺利实现。故而要在合同签署、合同履行、合同关闭三个环节制定详尽周密的工作流程，才可以保证在操作和执行过程中不出偏差和纰漏。
1、合同签署阶段
一是加强资信审查。首先要对合作单位进行资信调查，对重大合同可委托中介机构或律师进行，确保合同主体具有民事行为能力和民事行为能力。其次要对合同主体方提供的资信资料要进行核实，向对方当地工商部门进行咨询，必须要时可亲自到对方进行调查。再次要求对方提供的资信复印件必须加盖单位公章，有法人签字，身份证复印件必须有本人签字。二是严守合同签署流程。严格按照合同签订流程进行签署，必须做到先签合同后施工。对于重要重大合同，可咨询外聘律师，力求合同条款约定严密。对于违约、争议解决、质量保证、法院管辖等重要条款要约定清晰，明确责任。规定合同会签部门必须写清会签者意见、会签日期，否则退回主办单位。
2、合同履行阶段
一是实行动态管理。为防止合同签署后，束之高阁的现象，在实践过程，洪荆处采用动态管理的办法，采取定期不定期对合同履行情况进行检查，一般合同管理部门对合同一个月检查一次，要求合同主办部门两周进行一次检查。二是严把结算环节。为杜绝合同履行过程中不按合同约定进度付款甚至付款随意的现象，在实践过程中，合同管理部门严格审查，不按合同约定结算，坚决不予签字放行。三是加强资料管理。严格执行工程资料保证金条款，工程资料不交齐，一律不予签字确认，各项资料在规定期限内必须归档保存。四是加强督促检查。经常加强合同履行检查，对于合同履行过程中内容变动较大的，如超标的20%以上，要及时履行合同变更手续，避免合同漏洞。
3、合同关闭阶段
一是加强教育力度及时提醒。在合同关闭流程中，个别合同主办单位对合同关闭重视不够，主要是对合同关闭的意义认识不清，没有意识到合同关闭是合同管理流程控制中，最后一次弥补过失、拾遗补阙的机会，关键要加强教育，提高合同管理部门和人员的素质。二是与质量保证条款挂钩。在实践过程中，有些合同主办单位，合同关闭不及时，导致合同长期无法形成闭环管理，不利于提高合同管理和控制的水平，可以与质量保修条款挂钩，合同管理部门可以要求，合同主办部门在合同未闭时不能办理质保金结算手续。三是及时归档，加强考核。合同关闭后，要及时归档，对不能按时关闭合同的单位和负责人进行考核，将其与经济责任制考核挂钩，严格奖惩兑现。
1、高效电子文件以及过程中存在的问题
1.1观念意识存在偏差
电子文件在传输过程中经常发生变化，特别不稳定，很容易受到外界的干扰，导致了电子文件的真实性一直备受争议。相对于纸质的文件，不管是在法律保护力度上还是制度上都存于不利地位，则就使得高校的档案管理人员不重视电子文件的移交工作甚至是不加强对电子文件的管理工作，更不愿意投入人力和物力对其进行管理。同时，学校的档案管理人员对电子文件的移交工作认识不足，对文件中的一些数据认识不清楚，相关概念理解错误，文件移交过程中经常会出现很多错误。由于工作人员的专业知识不足，导致学校的档案管理部门在接收电子文件时，说明只接收扫描文件。
1.2移交的电子文件存在不规范现象
今年来，虽然国家对电子文件管理方面的标准和规范进行了一定程度的关注，但是很多制度和措施都比较灵笼统，缺少对移交范围、文件大小、格式以及移交方式的关注，这就导致了电子文件移交过程中出现很多不符合移交要求的电子文件。文件中出现很多原始数据的排版方式和编辑数据不清晰以及数据不完整的情况，这就使得电子文件的额真实性受到了严重的影响。此外，在工作过程中，学校对于电子文件格式的规定多种多样，导致移交的电子文件的格式多种多样，给后期的格式转换以及后期的处理工作造成很大的影响，增加了工作人员的工作量，同时降低了工作的效率，这种不规范性影响电子文件后续一系列工作的开展，包括文件的整理、管理以及安全使用等。
1.3管理权责不明确
在对大学校园电子文件管理机构的调查中我们发现，大多数的学校都没有建立明确的电子文件管理部门，缺乏合理的管理机制，权责分配存在明显漏洞。电子文件移交工作涉及到档案管理部门、管理部门以及行政部门等，这就很容易造成各个部门对于移交工作的权责不分，部门之间的协调不清楚、管理过程中存在无序管理的现象，对电子文件管理者的积极性造成了很大的影响，从而导致了应该移交的电子文件得不到及时的、规范的、有效的处理，影响了整个移交工作的进程。电子文件在其前期的准备工作尚未完成的情况之下仓促的交给档案管理部门大大增加了以后档案管理工作者的工作量。
2、电子文件规范化移交的建议
2.1纠正偏差观念
电子文件是随着社会信息技术的发展而产生的，并不断地应用于不同的领域，是政治、经济以及各种活动的真是记录，是社会信息资源的重要组成部分，未来档案管理的重要发展趋势，应该受到全方位的重视。电子文件在校园中应该企业履行其应有的作用和职责。学校的档案管理部门是永久性保存档案的重要机构，具有保存档案和开发信息资源的重要任务和责任，因此做好电子文件的接收与管理工作是其责任范围内的首要工作，所以校园的档案管理机构必须提高对电子文件接收工作的重视，增强接收电子文件的工作能力。移交电子文件既有利于降低各个部门的保管压力，又能对电子文件在移交过程中存在的问题更好的进行解决。
2.2规范电子文件
电子文件移交部门和学校档案的管理部门在开展电子文件移交工作时，必须对电子文件的准确性、完整性、安全性以及可行性进行仔细的检查和判断，对于不合格的电子文件要要求相关部门对其进行完善和改正，包括调整文件的格式、备注相关信息、补充其中不完善的数据等等。由于国家标准和行业标准对电子文件移交工作指导的不明确性和笼统性，学校应该针对学校的实际情况制定相应的规范和制度，以便适应学校电子文件移交工作的管理，规范电子文件的移交工作。
2.3明确管理机制
电子文件的移交与接收，不仅仅是档案是实体和信息的移交，更是档案管理责任主体的变更。电子文件在移交过程中，必须明确电子文件移交和接受双方的权利和义务，同时，文件在移交前后由谁来负责等问题都需要在第一时间明确。电子文件的移交单位应该文件完成之前就制定出相应的规范，明确单位内相关部门的管理责任和义务，协调好各部门之间的关系，建立有效的合作机制。电子文件移交前主要有生成单位管理，移交之后有学校的档案管理部门对其进行管理，同时文件在移交过程中还需要有单位的监督人员在场监督移交工作是否符合相关规范。
