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建设单位档案管理(合集7篇)

时间:2023-06-06 15:45:35
建设单位档案管理

建设单位档案管理第1篇

1.网络硬件的发展。90年代以来,我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看,90年已有许多单位开始使用计算机制图,到2000年以后许多单位已普遍使用计算机,并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为建设单位档案馆(室)网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆(室)的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆(室)网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因,建设单位档案馆(室)自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆(室)根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力,建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中,人是最关键的因素,网络化的实现和管理都离不开人,各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设,对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化网络化技术,成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,馆(室)内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以,人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆(室)网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构,从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别应该制定出网络化发展各阶段的规划,既有近期又有远期的目标,以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导,统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家,共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范,并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源,加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏档案信息资源的优势,建立有自己特色的数据库,改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展,迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员,为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员,加强对在职人员的继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪,面对信息技术的挑战,建设单位档案馆必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,并与互连网接轨,全面实现资源共享,为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务,使档案馆的服务走向全方位现代化。

摘要:建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆(室)网络化的条件已经成熟,但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题,勾画出建设单位档案网络化建设的架构,并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词:建设单位档案管理网络化

参考文献:

建设单位档案管理第2篇

1.没有合理开发档案信息资源

目前我国的事业单位没有有效地开发利用档案信息资源,采集档案信息资源的内容较少,信息资源的重复加工比较严重,档案信息化资源的质量也有待提高。到目前为止,我国档案资料开放的比重还是处于低水平的。据不完全统计,2009年全国各级综合性档案资料馆开放档案资料共为4521万卷,只占馆藏档案资料总数的22.7%左右。而我国现在已经建设了3000多个信息化的数据库,而且这些信息化的数据库取得了良好的成绩,但目前这些数据库中大部分数据资源还没有得到充分的开发利用。

2.缺乏必要的档案信息内容安全的措施

事业单位中的有些档案资料是与普通的档案资料是不一样的,可能会涉及到很多的国家机密信息,因此在进行信息化处理时要注意文件资料的安全。各个事业单位在进行信息化建设时,要首先切实保证资料的安全。但是在日常工作时,有些事业单位很容易的忽视这个问题,从而威胁了资料的信息安全。主要表现在事业单位可能对公开的信息资料审查程序不严,甚至在计算机上使用外网浏览网页等,这些很容易导致黑客等窃密到机密文件资料。因此事业单位要严格按照有关规定对事业单位的档案进行管理与公开,做到确保机密资料的安全。

3.档案管理工作人员素质低下

在社会主义市场经济条件下,人们可以自由选择职业,因此都向往工作有活力的企业单位,而那些平淡无奇的工作,很难招到留得住大学毕业生,事业单位的档案管理工作就属于这样的工作,所以造成现在事业单位的档案管理工作缺少实践经验丰富的人员与想长时间从事这个方面工作的新人。由于很多刚进入事业单位档案管理工作的工作人员的经常更换,直接对事业单位的档案整理与记录产生了不利的影响,使档案管理工作变得很混乱,有时甚至丢失事业单位重要的档案文件等。因此事业单位要对档案管理工作有足够的重视,配置优秀的工作人员,充实档案管理工作的队伍。

4.档案检索效率比较低

档案检索方式按照检索方式可分为计算机检索与手工检索,其效率和档案硬件设施有很大的联系,而检索效率依赖于检索工具,随着现代科技的发展,计算机是目前检索速度最快的检索工具,但还是有很多基层事业单位坚持手工检索。也有很多部门为了提高档案检索效率,对多种检索工具研发投入了很大人力物力,错误的认为检索工具越多检索速率就越快,但实际上并不是这样的,档案检索效率在于检索设备是否精益求精而不是数量的多少,而且检索工具设置过于细密或者过于繁琐,不但不能提高档案检索速度,还可能造成档案重叠出现的情况发生。

二、事业单位档案管理工作信息化建设的途径

1.制定规范的档案管理工作的制度

在我国的基本国情下,事业单位是比较特殊的单位,而事业单位的档案管理部门是一个处于边缘化的机构。法律法规对事业单位的档案管理工作有着明确的规定,因此档案管理工作的信息化要在法律法规的允许下进行,也就是档案管理的信息化在一定程度上受到了法律法规的约束,从而事业单位档案管理信息化可以有章可循,有法可依。而不同的事业单位要根据自身的实际情况,制定本事业单位自己的档案资料管理制度,对工作人员进行不间断的培训与内部约束。

2.合理规划事业单位档案管理的信息化

事业单位要结合自身的经济发展目标制定合理的档案管理信息化的进程。在新的历史时期,虽然档案管理工作信息化是必然的发展趋势,但是不能盲目跟风。在进行事业单位的档案管理信息化的建设之前,必须要深入地进行科学规划,有条理的推进。规划要充分结合实际情况,制定档案管理信息化的近期目标与远期目标,这样才能使档案管理信息化得到顺利推进,使档案档案管理工作得到可持续的发展。

3.完善对事业单位的档案信息化的监督制度

强有力的监督制度可以确保事业单位档案管理信息化的过程得到制约与监督,保证其过程是在法律法规规定的范围之内。完善的监督制度可以促进档案管理工作人员的工作积极性、主动性以及创新意识,也可以进一步保障档案资料的信息安全。事业单位要充分利用单位内部的监督与单位外部的监督,使两者相互结合,相互补充,相互合作,及时准确地发现档案管理信息化过程中存在隐患的做法,然后纠正错误的做法,这样可以确保建设一个高效、安全的档案管理信息化的系统。

4.要全面提高档案管理工作人员的素质

随着信息时代的到来,事业单位的档案管理工作要实现信息化,首先是使档案管理工作人员掌握信息化的档案管理方法与技能,因此要注意培养档案管理方面的人才,提高他们的综合素质与能力,档案管理工作要以服务事业单位的工作人员为主要内容,提高事业单位档案管理人员队伍的综合能力。事业单位要加强对档案管理工作人员的培训,改变传统的档案管理方式与知识结构,全面提高档案管理工作人员的综合素质。

5.建设实用的档案管理信息化网站

档案管理信息化网站是事业单位的档案部门以网页的形式建立的站点,给相关人员提供相应的档案信息服务,实现档案管理资料的网上查找等信息化的使用。网页式的服务是档案管理工作信息化的重要的方式与模式,这种模式有利于信息资源的传递,因此这种模式将成为以后档案管理信息化的主流模式。实用的档案管理信息化网站应该具有升级更新的能力、再次开发的能力等,能适应这个快速发展的社会,可以充分的利用计算机的强大的资源。

6.加强建设档案管理工作的信息化

事业单位的档案管理工作也要跟随信息化的发展潮流,在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术,提高档案管理工作的效率与质量。事业单位档案管理工作人员在计算机的辅助下,要及时更新档案内容,准确保存各类档案信息,充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料,这样也可以实现档案资料保存的无纸化,节省档案资料管理的资金与保存的空间。

7.逐渐实现档案管理工作的数字化

档案信息资源的数字化是对档案原文件保存的重要方式,事业单位应该充分利用先进的信息手段与科学技术把各种物质化信息资源进行数字化的保存工作,并且建立起档案全文数据库和档案目录数据库,为事业单位的每个工作人员提供必要的服务。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法,使两者相互补充,相互共存,共同发展。

三、总结

建设单位档案管理第3篇

关键词:档案信息化 建设 工程档案 档案管理

中图分类号:TV2 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)01(c)-0239-01

所谓档案信息化,就是将室藏档案作为基本依据,在不改变档案原来信息内容的原则下,对档案的存在形式做一改变,即用信息手段对档案进行规整,同时又保证档案本身的完整性与统一性,使档案信息社会化、自动化,实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段,将传统介质文件(纸质文件、声音文件、视频文件)和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称;是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键,也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验,现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。

1 在档案信息化过程中应遵守以下原则

1.1 规范性原则

档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准,这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆(室)藏档案信息化的过程中,有两种形式:一方面是指将馆(室)藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中,形成数字化信息;另一方面是指馆(室)中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式,都要遵照规范性原则进行,因此,要制定相应的标准和规范,促进数字化档案的良性发展,保证数字化档案的标准化和规范化。

1.2 安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。

1.3 效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,要根据自身的能力、馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 调整档案管理人员的知识结构,提高员工素质

为了适应档案信息化建设的需要,档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识,还应具备扎实的档案学理论知识,以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面,档案信息是一种载体,档案工作者要发挥档案信息的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识;另一方面,档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中,始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识,在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。

2.2 提高档案信息化水平技术

对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作;档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程;对上网信息进行密级界定。

2.3 提高档案信息管理水平

加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平;加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录;加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。

3 推行档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立,提出以下几点建议。

(1)加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系,为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上,采取统一的数据格式,统一的软件程序,统一的技术标准,统一的工作规程,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。

(2)加强协作,确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则,加强与各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

(3)档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中。

(4)加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时,应把档案信息安全放在突出位置,确保管理系统和数据的安全、可靠,防止档案信息失密、泄密和丢失。

总之,随着科技的进步,信息化已不可避免地进入了档案管理的领域,因此,新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问,做好档案工作是无止境的,档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展,还能推进我国档案事业的不断进步,为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

参考文献

[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3).

[2] 赵鹏,李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案,2005(5).

建设单位档案管理第4篇

1、缺乏完善的档案管理信息化制度

我国事业单位档案管理信息化建设起步比较晚,档案管理信息化建设的制度并不完善,导致事业单位档案管理工作不能得到有效地开展,事业单位领导不明确档案资源的对于事业单位发展建设的重要作用,档案资源没有得到完整有效的管理,导致档案资料的价值得不到充分的发挥,事业单位的档案管理信息化建设无法顺利的进行。

2、档案管理人员的素质能力不高

档案管理工作是由档案管理人员进行的,要实现档案管理信息化建设就需要进一步促进档案管理人员素质能力的提升,档案管理人员需要具有较高的专业化业务知识和素质,然而在实际的档案管理工作中,档案管理人员的素质能力还有待提高。事业单位也缺少对档案管理人员的教育培训,导致档案管理人员的专业性不强,不能有效地利用信息化技术进行事业单位的档案管理工作,档案资源以及信息的收集管理没有信息技术手段作支持,档案管理的信息化建设无法顺利的进行。此外,档案管理人员还缺乏一定的职业道德与素质,也不利于档案管理信息化建设的实现。

二、事业单位档案管理信息化建设的有效对策

1、正确认识档案管理信息化建设

事业单位要实现档案管理信息化建设就必须正确认识档案管理信息化建设的重要作用,将档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中的重要位置上,认识到信息化档案管理对于促进事业单位健康发展的重要意义。认识到档案的保密性,将事业单位的档案室建在一个安全性高、保密性的位置,保证档案的安全。并由专门的工作人员进行档案室的看管,禁止无关人员进行档案室,保证档案管理的质量和效果[2]。

2、完善档案信息化管理制度的建立

事业单位档案管理的信息化建设离不开完善的档案管理制度,因此事业单位应建立完善的档案信息化管理制度,促进档案管理信息化建设的顺利进行,使事业单位档案管理信息化工作的开展有据可依,严格规范档案管理人员的行为,不同事业单位根据自身发展的实际情况,建立符合自身档案管理信息化建设的管理制度,使事业单位的档案管理实现信息化建设。

3、加强档案管理人员的教育培训

档案管理人员的素质能力在一定程度上影响着档案管理效果的实现,事业单位应加强档案管理人员的教育培训工作,促进档案管理人员信息化管理意识的提升,明确档案管理信息化建设的重要意义,强化档案管理人员的计算机技能,档案信息能够得到系统、准确的评价,促进档案管理工作的正常进行,促进档案作用的发挥。档案管理人员也应强化自身的责任意识和职业道德,能够全心全意的、以饱满的热情投入到事业单位的档案管理工作中,促进档案管理信息化建设,为事业单位今后的发展提供科学的依据。

4、加强档案管理硬件建设

档案管理信息化建设离不开档案管理硬件的建设,因此加强档案管理硬件建设是十分必要的,事业单位的档案管理部门应保证计算机、网络、数据库以及数字化存储设备支持,因此要加强硬件设备的投入,保证档案管理信息化建设的顺利进行。事业单位的档案资料数量比较大,也比较复杂,需要有足够大的光盘对档案资料进行储存和管理,因此要选择不容易受到外界破坏的硬件设备,使档案资料得到有效地保管[3]。事业单位的档案主要是纸质形式存在的,要实现档案的有效便利管理,应实现档案资源的信息化转变,利用数字转化对档案资源进行保管,在档案转换中应保证档案资料的连续性,实现完整的档案资料库。在事业单位的档案管理过程中,应积极创新管理方式,实现高效的管理模式,促进档案管理效果以及质量的提升,实现事业单位的良好、快速发展。

三、结束语

建设单位档案管理第5篇

关键词:建设工程档案;收集;整理;保管;利用服务

中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。

一、建设工程档案及其管理的含义

建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。

笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。

收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。

建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。

单位建设工程档案收集应当注意以下问题:

第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。

第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。

第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。

第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。

第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。

第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。

第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。

总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。

因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。

第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。

第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。

第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。

单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。

参考文献:

[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.

[2] 陈玉燕. 谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.

[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.

[4] 谢爱芹. 档案收集是档案工作的重要基础[J].山东电力高等专科学校学报,2006,(2):92-94.

建设单位档案管理第6篇

1.1没有认识到档案管理信息化的重要性。档案管理的信息化建设关键在于抓住以信息化形式向社会提供服务的重点。目前事业单位的档案保管还集中在实体档案保管上,还没有主动实现档案重审信息化建设。首先,没有对档案资料进行必要的分类提取加工,电子档案的使用效益较低,无法满足现代社会对事业单位档案资料提出的需要。其次,没有认识到信息化建设对降低档案管理成本,提高档案查询速度的作用,档案管理还停留在守护“死档案”的方式上。第三,档案管理还依然依靠手工操作,受制于技术条件,无纸化档案阅读还只停留在概念阶段,传统管理模式制约了档案管理工作发展。1.2缺乏档案管理信息化建设的总体规划。首先,事业单位档案管理信息化建设总体规划与事业单位的发展战略不符,没能根据事业单位的总体发展规划进行科学设计,导致档案管理信息化建设规划不切实际。其次,没能进行深入的调研和科学的论证,有的事业单位档案管理信息化建设规划过于超前,缺乏实施信息化建设的必要和前提条件。第三,没能注重档案管理信息化建设的实际效果,不具备相关计划的扩展性和灵活性,没有给档案管理信息化建设留出足够的发展空间。1.3没能建立档案管理信息化建设的网站。信息化是依靠互联网发展起来的。实现档案管理的信息化建设目标必然依靠网站作为信息输送的结点。但是,目前事业单位档案管理网站还处在设计阶段。首先,事业单位档案管理信息化建设没能借助网站形式开展网上档案查询、电子文件传输,电子文档归档等具体工作。其次,无法借助网站形式为全社会提供电子档案服务,严重降低了事业单位档案的使用效率。第三,没能把事业单位档案管理系统纳入事业单位统一的信息系统,无法全面统一进行网络维护,无法实现相关数据资源共享,没能发挥出档案的综合效率,更不具备当前以及今后一段时间的主流硬件设备。

2档案管理信息化的基本价值

2.1全面提升档案管理效率。事业单位完善档案管理信息化建设可以全面提高档案管理工作的效率,进一步压缩档案管理成本,实现事业单位档案资料的充分有效利用。首先,传统档案管理媒介主要是纸张,需要专业的工作人员收集数据信息资料,档案管理成本较高,档案安全性较低,档案错误情况较多。采用信息化的管理方式,全面借助网站平台进行档案信息的管理,不仅极大的降低了档案管理难度,而且提高了档案管理的效率。首先,档案管理主要借助硬盘和云存储方式,提升了数据信息存储的容量,可以全面提高档案信息量。其次,采用计算机进行文字等资料编辑和录入,不仅降低了档案管理难度,而且提高了档案整理效率,拓展了档案数据存储方式。第三,进一步突破了时空对档案的限制,管理人员可以随时进行管理,可以更好为用户服务,全面提高了档案管理实用价值。2.2进一步加强信息化水平。促进档案管理工作信息化建设可以进一步加强事业单位的信息化建设水平。事业单位在信息技术飞速发展的今天,必须把信息技术引入到科教文卫事业当中,实现档案管理的信息化,可以间接的提高事业单位工作效率。首先,信息的传播主要依靠网络进行的,以电子文档为主进行存储,要求事业单位日常办公也必须使用电子文档,这样不仅提高了事业单位的日常办事效率,而且也极大的提高了事业单位的信息化水平。其次,信息化的关键点在于共享,实现了档案数据资料的共享,也就意味着信息的实时传递,这样更有利于信息和数据的交换,可以全面提高事业单位的工作水平,进一步提高事业单位工作人员的素质,促进事业单位取长补短。第三,依靠信息系统进行档案存储,更方便事业单位内部使用档案数据资料,使相关人员在查阅档案时更加方便,从而极大的提高了事业单位档案管理人员和工作人员办事效率。

3档案管理信息化的主要措施

3.1提高档案管理人员的信息素质。提高档案管理人员的信息化素质和知识水平,对于档案管理工作而言,有着不可估量的重要价值。提高档案管理人员的信息化素质应当从以下几方面做起:首先,为档案管理人员树立信息化发展的主流意识,更新档案管理工作观念,促进档案管理人员主动的提高信息技术的应用能力。其次,加强对档案管理人员的信息技术培训,提高档案管理人员的信息技术水平,有计划的为档案管理人员进行信息技术知识和实际能力的培训。第三,注重对档案管理人员的信息技术水平进行考核,制订档案管理的信息技术标准,要求档案管理人员努力达到与岗位适应的操作水平。第四,建立必要的奖惩机制,鼓励档案管理人员形成信息技术创新的动力,引导档案管理人员围绕工作实践钻研信息技术。3.2加强档案管理信息化硬件建设。必要的是硬件设施是事业档案开展信息化管理的基础,随着现代云计算和大数据的应用,必要的硬件设备是实现档案管理信息化的基础。首先,为了保证档案数据资料在网络环境的高效使用,必须加强硬件设备的建设,为事业单位档案管理配备性能较为良好的服务器系统,实现中央控制和各终端的有效连接。其次,加强大对事业单位档案管理工作的资金投入,按照相关的发展规划,在保证资金到位的前提下,加快实现档案管理的信息化进程,推进档案管理信息化的建设速度。第三,逐步的将高水平的电子计算机设备渗透到事业单位档案管理日常工作中,实现档案管理录入存储的信息化操作,依靠信息设备实现档案管理信息化的新常态。第四,围绕当前的移动互联网的快速发展趋势,在取得事业单位的行业大系统开发前提下,尽可能的实现事业单位档案数据的移动客户端传播,逐渐丰富事业单位档案的信息化发展传播渠道。3.3加强档案管理信息化软件建设。开展符合事业单位档案管理实际需要,以及符合行业发展总体进程的事业单位档案管理软件系统,对于事业单位档案管理信息化建设有着更为重要的意义和价值。首先,应当根据事业单位的业务工作实现需要,建立可以互联互通,共享信息服务,无障碍进行数据传播的信息系统。其次,建立事业单位档案管理信息化建设的综合网站,进一步提升事业单位档案管理信息化建设的服务水平,围绕有效综合性平台,拓展事业单位档案管理信息化的网站建设。第三,加强事业单位数据信息保护系统的开发和升级工作,不断提升数据档案抵抗病毒和恶意攻击的能力,保证档案数据资料在网络的安全传递,做好档案数据资料的备份工作,在保证档案数据安全前提下,做好档案信息的服务工作。

4结论

实现事业单位档案管理的信息化建设,不仅符合档案管理工作要求,而且也符合我国经济社会发展趋势。为了做好档案管理的信息化建设,就必须提前做好规划,抓住有利时机,沉着应对信息技术带来的挑战,结合事业单位传统档案管理方式,做好事业单位档案管理的转型升级工作。

作者:周丽君 单位:通河县清河镇中心小学

参考文献

建设单位档案管理第7篇

关键词:建设工程档案;收集;整理

一、建设工程档案及管理

笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。

建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提 。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。单位建设工程档案收集应当注意以下问题:

第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。

第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。

第三,建立单位内部建设档案归档程序。单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。

第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五,建设工程档案收集应当有所侧重。建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。

第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一。难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。

第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。

第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。

总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。

因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等

基本资料,以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。

第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。