【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤archives.gov/。
当今社会现代信息技术的快速发展和不断完善，使文件的形成电子化，存储形式数字化，传递网络化，管理动态化已经成为普遍的趋势。纸质文件的比重呈逐渐下降态势，而电子文件的数量持续上升，电子文件和数字档案将日益成为馆藏的主要档案信息资源。档案工作的内容和重心发生了转变，档案管理方式也必然随着发生变化。国家档案局经科司副司长王岚博士在2006年中国档案信息化年会上曾经说过“档案信息化是档案部门无法绕过的障碍，也是必须要跨过的颠峰”。档案信息化其实就是档案管理的一次变革，采用信息化技术来提高档案管理效率。杭州钢铁集团公司作为中国企业500强之一，办公自动化系统、ERP系统已成功建成运行，在企业信息化建设上已经处于行业前列。经过50年的发展，杭钢集团公司已经形成和积累了比较丰富的档案，截止2013年12月，杭钢档案馆馆藏档案52067卷，以件为单位的档案51202件，照片2692张，磁性载体档案153盘；底图14.92万张，资料2233册。列入年报统计范围的杭钢集团公司（含杭钢档案馆）馆室藏档案142595卷，以件为单位的档案60779件，照片7794张，磁性载体档案176盘；底图22.68万张，资料23646册。但是，杭钢的档案工作就其整体水平和发展进度来看，对照国家档案行政管理部门的规范要求，还有许多薄弱环节、甚至是致命弱点。一是档案信息资源的集中管理，特别是集团公司、股份公司机关的会计档案、基建技改项目前期文件材料和决算档案、股份公司董事会及证券部有关档案等重要档案资料至今没有向档案馆完整移交。二是档案信息化建设，与企业信息化建设（OA、ERP等）比较，没有同步考虑和推进。尤其是在业务档案规范、高效管理和利用方面，各种问题逐渐凸显出来：主要表现为1．1杭钢集团各二级单位各类档案数量多，日常档案管理工作强度日益加大。1．2尽管杭钢集团在用档案管理系统，但主要是针对条目进行管理。实体档案与电子档案大都仍然采用传统的管理方式，导致档案的利用效率低、利用及时性、全面性、完整性均存在问题。1．3杭钢集团各二级单位较多、区域分布较散，跨区域、跨单位间的业务档案信息利用成为一大难题，无法实现整个杭钢集团统一的业务档案数据共享中心。1．4杭钢集团形成的档案中，深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来，对集团相关单位提供准确、安全、快捷的信息，提高集团整体经济生产力起到的支持力不够。1．5杭钢集团总部档案部门无法实时监控各二级单位各类档案收集、管理情况，并很难对各二级单位档案业务进行实时督导和监控；
2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容
对此，公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目，到目前为止，杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备，2011年1月正式启动，2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是：按照总体规划、分步实施的要求，逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2．1阶段目标，2．1．1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化，包括现有馆（室）藏档案有重点地逐步进行数字化处理，杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统，电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交；档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理；合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2．1．2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．1．3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．2档案信息化建设的内容2．2．1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备，基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如：工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪（3台）、打印机（2台，其中网络打印机1台）、光盘刻录机（2台）、数码照相机（1台）。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器（2台）、存储器（1台）承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台：其中档案馆工作人员计算机2台，用于借阅利用和其他管理工作；档案馆用户查询计算机2台（独立连接国际互联网）、终端4台，装载应用软件系统，通过网络连接服务器群，提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台，为用户提供档案信息载体。2．2．2钢铁主业二级单位档案室管理：一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作：杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改，以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求，抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料；加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作；职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时，要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求，其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2．2．3电子档案信息的管理和利用目前，杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理，使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月，杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条，文件级19.31万条，集团公司（含杭钢档案馆）机读目录案卷级5.58万条，文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件，集团公司文书档案13046件；钢铁业二级单位科技档案12233件，文书档案馆619件。同时，根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表，系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词，完成标引任务。此外，根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案，进行分类后按不同要求自动编目，提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。
3杭钢档案信息化建设的改进建议
首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展，要求高校要加强与创新高校管理体制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式，即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息，便于高校对人力资源的优化配置，而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台；其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理，便于及时的了解高校人力资源的个人信息，比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息，而不再需要进行大面积的搜索，大大提高工作效率；最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在，这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案，人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏，而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少，从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。
2高校人事档案管理信息化建设存在的问题
2.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重视程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。
2.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。
3高校人事档案信息化建设的具体对策
3.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。
3.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。
3.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。
3.4提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才，因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度，鼓励档案管理人员进行深层次的学习，通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识，以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才，提升整个高校档案管理工作水平。
随着社会的不断发展，社会对于医疗体制改革的呼声愈加强烈，医院档案信息化管理作为医院现代化管理的重要组成部分，也必须加强其广度和深度。为了顺应医疗改革的深化，医院档案管理必须打破传统管理模式的桎梏，创新工作思路，充分发挥和拓展信息技术的潜能，建立起高效、完整、科学的信息化管理体系。医院档案信息化管理可以有效完成信息资料间的数字化转换，建立起方便高效的检索工具，从而缩短信息资源二次加工时间，提高信息时效性；促进档案信息化管理与最新科技技术接轨，实现办公自动化；可以备份和拷贝多份信息资料，方便资料在各个部门间的传输，提高信息的使用率。这些对于医院完善临床、科研、教学资料，拓宽医院服务范围，提升医院社会影响力具有明显的促进作用。目前，随着计算机技术的日益普及，医院在其日常行政工作及医疗事务中产生出数量庞大的电子文件，社会及病患对医院档案信息化管理的需要越来越大。就大部分医院而言，病患自进入医院开始挂号起就被纳入到计算机管理模式中，建立起电子病历档案，这从根本上改变了医院的管理模式，让患者体会到更多的实惠和便利。医院提供电子病历档案，可以免除病患及其家属往返医院办理业务的不便，节约了他们的时间、精力和金钱。这种利用网络即可办理病患病历档案业务的创举，大大造福了路途遥远或行动不便的病患及其家属。因此，推动医院档案信息化管理可以帮助医院在民众中树立起良好的社会形象，顺应民众对于医院服务的需求。
二、医院档案信息化管理中存在的不足
（一）对档案信息化管理认识不足众所周知，医院档案包括了病历、财务、人事、基建等各个方面的医院管理内容，其重要性不言而喻。然而，部分医院由于受重视医疗这一观念的束缚，忽视了档案管理工作。主要表现在对其意义认识不足、重视不足。虽然信息化技术已经应用到医院医疗和管理工作之中，然而由于医院决策者没有充分意识到信息化建设的紧迫性和重要性，往往在医院档案信息化管理的建设工作中缺乏前瞻性，不利于其进一步发展和完善。
（二）档案管理方式及技术落后很多医院虽然较为重视档案管理信息化建设工作，做到了对档案系统化处理、采用标准的管理软件、实现统一归档、制定和实施统一规范和管理制度等，但往往这些工作都浮在表面上，仅仅做到了对档案的管理，而没有真正的充分利用档案信息资源。目前，医院在其档案管理工作中普遍存在多部门管理的局面，各科室分别管理属于自己业务范畴的档案。而各部门由于工作方式及管理方式的不同，导致其在管理职责上分工模糊、管理及政策多元化，从而导致难以形成规范统一的标准。除此之外，档案管理软件的开发和利用明显滞后，专门的医院档案管理软件更是尤为欠缺，很多管理软件已经不适应社会的发展，兼容性和扩张性较差，无法做到与医院信息系统有效对接，更无法满足处理快速增长的档案及充分高效利用信息的需求，急需更新升级。
（三）档案信息利用率较低由于受技术限制，有些档案信息无法实现联网，这就大大限制了医院信息共享。与此同时，部分档案资料存放时间过长，产生了大量的数据和文件，增加了查找、更新和维护的难度，大大浪费了人力物力。在档案信息化管理过程中，往往存在档案利用不充分、信息采集不全面的情况。比方说，某些档案只包含某一时间点或是某一特定时间段之间的信息，缺乏全面性。而且在信息采集的过程当中容易出现重复采集的现象，产生不必要的浪费。
（四）档案管理人员素质不高对多数医院而言，专业的档案信息化管理人员较为匮乏，档案管理相关专业的人才少之又少，很多管理人员是半路出家或是从其他部门调入，这导致大部分从业人员没有接受过专门的档案管理培训，缺乏过硬的理论知识及计算机应用能力。他们对于档案信息化管理可以说是一知半解，其业务水平参差不齐，不够科学规范，容易导致人为错误。此外，部分管理人员责任心不强，缺乏较强的管理意识，没有按照规定对于某些文件资料进行适当的归档及移交等，对于重要档案资料没有做到专人专管，从而导致资料的遗失，降低了保存价值。
三、医院档案信息化管理发展趋势
（一）医院提高对档案信息化管理重视程度要想将医院档案信息化管理建设落到实处，就必须获得医院领导的鼎力支持和广大医护工作人员的积极参与。只有医院不断更新自身对于档案信息化管理的理念，才能确保这项工作更快更好的向前推进。医院应当结合自身实际，选拔并指派具有专门知识的领导重点负责档案信息化管理这项工作，做到在业务上有重点。同时作为医院的管理者应当不断创新管理理念，提高档案信息化管理的质量和效率，完善信息化管理制度，并着力将此项工作纳入到日常工作考核和检查当中。医院各级人员也应当仔细学习和了解《医药卫生档案管理办法》等法律法规，加强对档案管理工作重要性的认识，提高此项工作的积极性，从而让档案信息化管理更好的服务医院工作。
（二）转变服务方式医院档案信息化管理的目的是通过利用信息来服务整个医院建设，因此优化档案管理和服务方式，将原先封闭的信息资源对外开放，促进医院各部门间的沟通联系，构建一个高效的交流平台，从而最大程度的开发和利用档案资源。由此可见，医院必须转变档案信息化管理服务方式，加强对信息深层次的开发和加工，提高自身竞争力和应变能力。
（三）加强设施建设和系统开发医院档案信息化管理的核心是"信息电子整理"，即运用信息技术完成对档案的分类、编目、排序、检索和归档保存等，从而使信息的查询和应用更为便利。加强医档案信息化管理建设首先要从夯实基础设施软硬件建设做起，在硬件设施方面要做到合理配置、存放保养得当，做好温度、湿度及防火防盗方面的有效控制。在软件设施方面应选用国家鉴定的正版软件，通过二次开发建立适合本医院使用的管理软件，同时可以实现档案管理软件与医院办公软件之间的联通，将档案管理纳入到医院整体信息化工作体系之中，形成一体化的共享资源库。
潜在的人才信息
经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争，是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量，对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用，还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制，因此，加强企业的档案管理的人才信息档案的培养，例如：整体的企业发展中的专长、教育背景等。
在企业的技术创新中，企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理，针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制，这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息，这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制，这样在调控中从而提升管理层面的控制，提高企业的现代化的管理水平。
企业技术创新中的档案信息服务的发展方向
档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设，在档案信息化服务当中，不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设，还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理，这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道，还能充分整合信息资源渠道，调控信息资源建设，增强服务手段，并进而开拓服务领域，增强服务水平，提高整体的服务质量，为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑，把握档案管理的信息化服务方向。
1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中，档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源，还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整，这样建立有系统、完整的专题的数据库，在信息资源建设中设立一定的平台，为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理，这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制，更重要的是企业的信息提供一个平台，能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。
2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式，还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控，这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况，进行不同层次的进行研究与开发，对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等，提出相应的对策，参与到企业管理队伍里来。
3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力，作为企业整体的档案服务部门，不仅可以定期的举行一定的培训工作，还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作，进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控，还能掌握一定的社会地位、作用以及影响，这样利用档案管理进行科学性的研究，保证资源的合理利用，从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制，保证整体的档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施品牌的传略服务。
4提供人才交流信息。企业的档案信息化部门的调控中加强档案管理的学习，这样在整体的企业管理流程中，将自身的建设融入到信息化调控中去，这样使得资源的调控性建设能够有效地运作，并把整体的档案管路信息化进行调控，完善企业的档案管理自动化系统，并积极主动的进行资源的规范化建设，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。
国家相关部门应当建立健全相关法律法规制度，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力的法律保障。目前，我国已了《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《电子计算机系统安全工作规范（试行草案）》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治办法》、《计算机软件保护条例》、《中国互联网络域名管理办法》等法律法规。这些法律法规我国是保护网络信息安全、打击网络违法犯罪行为的有力依据和基础，但目前，随着信息技术的不断发展，相关法律法规仍需要进一步健全和完善。首先，国家应当加大对保护电子档案信息安全的宣传力度，深入宣传《档案法》，增强社会的档案意识，将电子档案法制观念渗透到人们的思想理念当中。
其次，相关执法部门应当加大执法力度，做到违法必究，依法治党，有效保障档案信息化中电子文件的信息安全。再次，我国相关立法部门应当深入了解目前国内档案信息化中电子文件的信息安全问题，加大对相关法律法规的理论研究力度，更好地修订完善法律法规。最后，我国应当建立健全与档案信息化中电子文件的信息安全相关的法律体系，找出目前法律有待完善的地方，修改不适时宜的法律条款，增强对电子档案信息安全的保护与执法力度，制定专门的电子档案信息安全法。
二、采用先进的现代信息技术
我们应当采用先进的网络安全技术、数据安全技术等先进信息技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。首先，我们应当采用先进的网络安全技术，对网络资源进行访问控制，避免不法分子非法访问和非法使用网络资源。访问控制技术包括入网访问控制技术和网络权限控制技术。其中，入网访问控制技术应当在内部网与互联网之间建立防火墙，防止电脑遭到黑客攻击或病毒入侵，同时，访问者需要接受身份鉴别，经过电脑系统验证身份之后，才能进入网络。网络权限控制技术则应当给予特定的用户和用户组一定的访问和操作权限，使用户在自身权限范围内进行访问操作。其次，我们应当采用先进的安全检测技术，检测与监控网络入侵，阻止内部网络和外部黑客的攻击与入侵。安全检测应当做到实时监测和全面检测，为档案信息化中电子文件的信息安全提供有力保障。再次，我们应当采用先进的数据安全技术，它是保障档案信息化中电子文件信息安全的关键技术。我们应当选择合适的加密算法，如单匙加密算法和飞对称加密算法等，对关键电子档案采用加密技术，防止档案信息被他人窃取或篡改。同时，我们应当采用备份技术，有效落实灾难恢复策略，直接提高电子档案文件信息的安全系数，采用仿真技术、迁移技术、再生性技术，长期保存电子档案。除此之外，我们应当灵活运用真实保障技术，保护档案信息化中电子文件的信息安全。电子文件作者应当运用电子签署技术，在计算机屏幕上签名，并由收文方对档案信息进行信息认证，并在电子文件中嵌入文字、序列号等水印，有效保障电子文件作者的合法权益。
