关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论
一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。
一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征
随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。
二、协同办公系统的项目管理模块设计
设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。
三、目前协同办公系统存在的主要问题
关键词：计划生育档案 管理现代化 管理制度 资金投入
1、新形势下计划生育档案管理现代化的表现
随着信息技术、计算机技术和扫描技术的广泛应用，再加上管理制度不断完善，管理人员素质提升，档案管理逐渐实现现代化，也为档案管理工作带来深刻变革。具体来说，档案管理现代化表现在以下方面。
1.1管理意识现代化
计划生育档案关系到千家万户，应该确保资料完整和准确，为各项决策活动提供有效参考。管理人员应该注重更新思想观念，树立现代化管理理念，增强法制观念和责任意识，培养良好的职业道德感，扎实做好自己的每一项工作，认真负责完成档案管理各项任务。同时还要重视现代信息技术应用，利用先进技术规范计划生育档案管理工作，采用现场教学、技能竞赛、业务评比等多种形式和途径，培养工作人员现代化管理意识，促进档案管理水平提升。
1.2资源利用现代化
档案资源利用和加工过程中，应该注重信息技术和计算机技术的应用，利用信息加工系统和计算机网络传输系统，进而有效配置计划生育档案资源，科学合理开发和利用相关资料，为计划生育管理和决策提供有效服务。同时还要建立计划生育档案信息资源管理系统，利用数字化和网络化技术手段，构建档案管理标准化、规范化、可共享的数据库，从而有效满足档案管理需要，促进工作水平提升。
1.3管理技能现代化
计划生育档案管理现代化要求提高管理人员综合技能，增强管理人员综合素质，让他们的管理技能实现现代化。因此，要注重现代计算机技术应用，规范计划生育档案起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇总等各个环节，让档案资源形成、运行、转换等各环节与自动化办公结合起来。为顺利实现这个目标，应该采取有效措施，实现档案管理技能现代化。在学习档案管理理论知识的前提下，还要善于把握每个工作要点，努力掌握计算机技术、信息技术和互联网技术的应用技能，进而提升档案管理人员的现代化管理技能。
1.4管理设备现代化
注重设备升级和更新，利用现代化设备有效开展计划生育档案管理各项工作。档案管理内容繁多，流程复杂，管理要求高，劳动强度大。而利用计算机、扫描仪等现代化管理设备，可以有效满足档案管理需要，实现档案管理现代化。
2、新形势下计划生育档案管理现代化的问题
尽管很多单位和领导认识档案管理现代化的作用，但由于资金投入不足，计算机和扫描设备等利用不全面，制约档案管理现代化水平提升，存在的问题表现在以下方面。
2.1重视不够
单位日常运营和发展中，一些领导和工作人员将工作重心放在其它方面，对计划生育档案管理的重视程度不够，未能严格遵循规范要求开展管理工作。此外，相关制度不健全，档案管理人员综合技能偏低，档案管理过程中现代信息技术应用不到位，制约档案管理现代化和工作水平提升。
2.2制度缺失
一些单位没有结合计划生育档案管理需要，制定健全完善的制度措施，难以有效约束档案管理各项工作。即使一些单位建立完善的制度措施，但没有严格执行和落实这些制度措施。例如，管理人员责任制没有严格落实，导致在日常工作中没有严格遵循制度要求和档案管理流程开展各项工作，难以提升档案管理水平。
2.3Y金不足
计划生育档案管理水平的提高，离不开信息技术、计算机和扫描仪的应用。同时，这些设备的使用离不开资金支持。但一些单位在档案管理方面资金投入不足，导致计算机和扫描仪购置、设备升级和更新、管理人员工作热情的激发缺乏资金支持，不利于提升档案现代化管理水平。
3、新形势下计划生育档案管理现代化的对策
为弥补管理工作的不足，实现档案管理现代化，根据存在的不足，可以从以下方面采取完善措施。
3.1变革思想观念
计划生育档案管理人员要注重更新思想观念，顺应时展要求，从制度、资金投入、新技术和新设备利用等方面入手，推拥蛋腹芾硐执化。从而有效规范档案管理流程，努力适应新时期档案管理需要，为各项活动有效开展注入生机与动力，促进档案资源更好发挥作用。
3.2健全管理制度
根据档案现代化管理需要，建立健全完善的管理制度，实现管理工作制度化和规范化，从而顺应时展趋势，努力提升档案管理水平。例如，建立并落实责任制，让每个档案管理人员有效履行职责，在权限范围内开展工作。构建完善的奖惩激励制度，对现代化管理工作到位、工作技能和综合水平强的管理人员，要实行奖励措施。从而激发他们的潜力，让他们有效开展档案管理各项工作。而对现代化管理不到位，没有认真履行职责的单位和个人采取惩罚措施。另外还要建立巡视检查制度、档案管理人员教育培训制度，从而顺应时展趋势，努力提高档案管理工作水平。
3.3加大资金投入
相关单位要增加档案管理资金投入，为计算机、扫描设备购置、工作人员工资等各项开支提供保障。要注重合理安排预算和资金支出，有效满足档案管理工作需要，推动档案管理现代化和信息化。另外还要加强资金使用的监督与管理，防止资金截留或者挪走它用，确保资金被用于档案现代化管理工作当中。
3.4提高人员素质
注重提高工作人员素质，引进专业知识扎实，管理技能强的工作人员，充实档案管理队伍。另外还要完善档案管理人员教育和培训制度，采用课堂授课、讲座、调查研究、参观学习等形式，让管理人员掌握档案现代化管理技能，从而有效适当计划生育档案管理需要。
3.5落实责任制度
明确档案管理人员职责，严格落实责任制，让每位档案管理人员有效履行职责，做好每一项工作。另外还要加强档案管理人员培训，丰富他们的理论知识，提高档案管理工作技能，从而为各项活动开展创造便利，实现计划生育档案管理现代化。
4、结束语
总之，随着信息技术和扫描技术的广泛应用，计划生育档案管理现代化逐渐成为一种趋势。在这样的背景下，应该顺应档案管理现代化趋势，明确存在的不足，结合管理工作需要采取完善措施。从而有效提升档案管理工作水平，确保档案资源得到全面开发和有效利用，为计划生育各项工作开展提供参考和有效服务。
参考文献
1.计量法律法规文件档案（1）法律：《计量法》。（2）行政法规：《中华人民共和国计量法实施细则》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》、《全面推行我国法定计量单位的意见》。（3）公司、工厂下发的有关计量文件：制定的经济责任制和各项计量管理制度、工作标准和计量管理标准等。2.计量器具管理台账档案（1）编号；（2）名称；（3）测量范围；（4）型号规格；（5）准确度等级；（6）检定依据（检定规程等文件）；（7）领用日期；（8）使用地点；（9）检定周期；（10）计划检定日期；（11）完成日期；（12）检定结论；（13）制造厂家；（14）出厂编号；（15）进厂日期；（16）计量器具分类（如力学类、热学类、物理化学类等）；（17）计量器具等级（A、B、C）。3.计量工作资料档案计量工作发展规划、计量器具购置计划、工作总结、汇报资料；计量工作经验交流资料；贯彻上级文件精神的情况纪实或小结；计量工作会议记录；计量工作中成果（经济效益）等。4.计量器具检定计划档案标准器、配套设备及其他工作计量器具的周期检定计划，包括月份和年度计划，应分类装订。
二、计量检定人员的管理档案
1.计量人员培训档案对计量人员年度、月份的培训计划，包括外出培训和公司、工厂及车间组织的培训计划。工厂及车间组织的培训学习记录，参加人员签到记录，每次培训的教案和考试卷；培训小结等。2.计量人员技术档案包括人员姓名、性别、出生年月、学历、职称、现从事专业、持证信息（包括持证类型、证书号及持证参数）、工作经历、培训情况（时间、地点、培训内容及结论）、计量方面发表的论文、著作，以及创造发明等。3.计量人员违规违纪档案根据《计量检定人员管理办法》中规定的对计量检定人员有违反下列行为的进行考核，并建立档案：（1）伪造、篡改数据、报告、证书或技术档案等资料；（2）违反计量检定规程开展计量检定；（3）使用未经考核合格的计量标准开展计量检定；（4）变造、倒卖、出租、出借或者以其他方式非法转让《计量检定员证》或《注册计量师注册证》。
三、计量器具编号资料
计量器具编号要考虑实行计算机管理的需要。计量档案每卷卷盒的卷面均需写明统一规定的卷名和序号，一个卷盒装不下的，可以设立分卷盒，如A-1、A-2……另外，每一卷档案内应有档案目录。
四、结束语
【摘要】幼儿园档案是反映幼儿园因地制宜实施素质教育，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，教育档案管理的目的在于规范幼儿园的教育管理工作，提高保教质量。本文客观分析了我区农村“双语”幼儿园档案管理存在的问题及原因，提出要实现以档案管理促进办园整体水平的提高，应抓住的几个重要环节：①树立规范的幼儿园档案管理意识。②及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭。③掌握一定的档案整理和归档的方法。
【关键词】“双语”幼儿园，档案管理
2011年和2012年连续两年，我曾受邀参加了县学前教育办公室对我县农村“双语”幼儿园办园水平的评估检查。我区农村“双语”幼儿园从2010年始如雨后春笋迅速涌现，到2012年，我县已建立了农村“双语”幼儿园88所。截止测查时园龄最长的园所一年多，最短的仅仅几个月。我们除察看实际的办园条件、教育环境及观看现场教学活动外，档案检查是另一项重要的内容。但几乎所有的农村“双语”幼儿园都存在着档案缺失、条理不清、混乱存放等情况。我想这种情况不仅在我县农村“双语”幼儿园，可能在我州甚至我区农村“双语”幼儿园也是普遍存在的。
“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”幼儿园档案反映幼儿园贯彻党的教育方针，因地制宜实施素质教育，促进幼儿体、智、德、美全面发展的真实记录，是进行幼儿保教、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶。幼儿园档案管理工作是幼儿管理工作中的一项基础工作，它的科学化、制度化、规范化，可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。目前农村“双语”幼儿园师资力量和管理水平都很薄弱，我认为，可以规范档案管理为抓手，推动农村幼儿园明了工作任务，稳步发展。因此根据自己的所见所闻，提出自己的一点看法，以供镜鉴。
在检查中，发现当前农村“双语”幼儿园档案管理乱象如下：
（1）档案内容太少。有的幼儿园几乎没有档案。有的园所档案里仅有教职工名单简历、班级幼儿名单以及幼儿园工作行事历。
（2）档案内容芜杂。园长及兼职档案员不知道幼儿园应建立哪些档案，档案里应收集哪些材料。虽然检查前给参加评估的园所发了通知，并给出了一份评估标准及评估方法的详尽材料，但多数幼儿园仍不得要领，许多资料散堆在一起，不能分门别类归档。把上级文件、工作计划、教学计划、规章制度等混乱地放在一个档案盒里，也不装订。有的幼儿园甚至没用档案盒，归档材料只是捆扎在一起堆放。
（3）档案整理粗糙。字体不一（手写体与打印字体都有），纸张不同，档案没有封面，无标注日期。
（4）缺乏专人负责，统一管理。国家对每所农村“双语”幼儿园配一名管理人员和五名教师，每个教师带一个班。有的乡政府为解决园所人手严重不足的实际困难，配备了1-2名保育员。但还做不到设专职的档案人员。有的园长把所有档案工作揽于一身，但由于事务繁忙，力不从心，无法建立完整规范的档案。
如此乱象，究其原因，我认为有如下几点：
一是园领导是非专业出身，人员配置不够。我区农村“双语”幼儿园是国家为我区培养少数民族“双语”兼通人才，开发大西北，富民强边的一项重要的教育扶持项目。由于这个项目的推进迅猛，而我区又缺乏相应的幼儿教育管理及教学人才储备，就招收了很多非专业教师和管理人员。如我县为完成开园任务，就从各中、小学推荐的懂“双语”、有一定工作经验的教师中选拔了一批聘为园长。虽然她们在原先的工作岗位上个个都比较优秀，但中小学教育毕竟不同于幼儿教育，隔行如隔山，她们中大多数人在相当长的时期内无法适应新的工作。新建的幼儿园就如一张白纸，工作千头万绪，幼儿园日常实际工作已让她们疲于应付，诉诸于文字的档案工作更是没时间、没精力，也欠能力去做。这是造成多数农村幼儿园档案不全、不规范的重要原因之一。而这种状况也极大地阻碍了她们进行教育反思与专业的进步成长。
二是规范档案管理的意识淡薄。没有配置必要的档案保管设备，未安排专、兼职档案员。建议在目前人员编制不足的情况下，园长可根据本园教师特点，给每个教师分配一些必要的档案工作，使其成为兼职的档案人员。材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，统一管理。园领导要重视档案工作的日常指导与检查。应督促兼职的档案分管人平时勤于整理记录，避免检查时慌了手脚，从网上或其它园所胡乱抄材料甚至不加修改应付塞责。园领导对此项工作的要求不能仅停留在“资料有人保管，所需材料有人提供”的层面上，不能满足于“资料收放整齐、不丢不损”的档案管理状况。
三是档案管理制度不健全。有定期归档制度，即学年末上交一次归档材料，而鲜有随时归档制度。对归档材料，在归档范围及内容上，重视收集反映幼儿园整体的资料，而忽视班组及教师个人资料的收集。这导致教师个人教学反思、教养笔记、幼儿观察记录等材料由于未归档而散在教师手中，不能发挥应有的作用。
四是档案收集范围不清，档案管理方法欠缺。特别是教育教学档案内容较完整的少，无论是幼儿园整体教育资料还是班组或教师个人资料，结果性材料多，过程性材料少，极大地降低了教学、教研资料的查考、借鉴等使用价值；资料形式以书面文字居多，图片、音像等形式较少；此外，由于方法欠缺，档案管理中还存在档案整理无序、分类不明确的问题。如日常工作计划与各种会议记录、政治、业务学习记录、工会活动计划等混杂其中。
幼儿园档案管理是幼儿园工作的重要内容之一，但要真正实现以档案管理促进教育教学在内的办园整体水平的提高，应该抓住以下几个重要环节。
1.树立规范的幼儿园档案管理意识
要认识到建立健全档案的必要性和价值。幼儿园档案是在幼儿园管理和教育教研中形成的记录和反映教育过程、教育成果、教育水平的重要史料和证据。幼儿园中很多工作具有常规性和重复性。作为工作或活动记录的档案，具有一定的查考、利用、保存价值。如我园每年开展大型的常规教育活动――亲子运动会，每次活动前，我们会参照历年运动会档案，仔细选择经过检验认为较为合适的运动项目；活动中我们对比赛过程进行拍摄拍照；活动后总结反思：哪些项目既有利于发展孩子的运动体能和技能，简单有趣又安全，且有利于裁判认定、家长轻松把握的就予以保留。在开展运动会活动中产生的所有材料，运动项目的研讨、比赛中的照片、总结等等汇集起来就是这个活动的专题档案。
2.及时收集，确保资料的真实完整，切忌为应付检查弄虚假材料或抄袭
档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料，所以资料收集都是从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起的。首先，在全园教职工中宣传档案的作用，使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次，制定各类档案交存的负责制度，要求各相关责任人将平时的原始资料都要保存好，活动结束或每学期末，必须及时将资料上报档案室存档统一管理，从而确保档案收集的完整性。
3.掌握一定的档案整理和归档的方法
现在农村“双语”幼儿园还不具备设置专职档案管理人员的条件，我们可聘请档案局的专业人员对所有的教师进行基本的档案制作整理、装订等方面的专业培训，还可以向正规示范园所求助，请她们就幼儿园档案整理归类给予专门的培训和指导，掌握主要的档案立卷归档的基本功：①案卷的外观要美。厚薄适当，装订齐整，背脊档案名的书写简明、醒目。②卷内文件材料分班装订，尽量减少卷内文件材料之间的磨损。③为便于查阅、复印，案卷装订时，采用活页拉杆夹。④档案包装材料应尽可能一致。⑤分类归档。为便于查阅，可根据档案的性质和内容采取不同的分类方法。如按时间分类或按专题分类。
4.建立健全档案管理制度
明确归档范围与时间。在园务管理、教育教学及教研活动中，凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料都属于归档范围。可分别采取随时归档与定期归档的方法。全园各班级开展的教育活动记录，如每年的“三八”主题教育活动、故事大王比赛、国庆节庆祝活动、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、教师工作能力考核等都是我园的常规活动，在筹备计划之前，我们都要翻阅档案记录，从往年的计划、总结中取往年之长，同时又避免往年活动的不足，精心策划，精心设计。活动的安排，的海报、家长签到表、发言记录、活动总结等文字资料和所拍照片、录像等图片资料及声像资料，要在活动结束后马上整理，随时归档。而每学期的教养笔记、当班记录、周教育计划、区域活动计划及自主性幼儿记录（如自然角植物生长记录表）等资料在学期结束时上交，归档时间按学年度整理，实行定时归档。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起。同时还要明确归档的文件材料要求：凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰并要注明题目、时间，以有利于长期保存和利用；打印材料用纸应可能统一纸张，同时要保存在U盘上。
建立借阅制度并认真执行。配备借阅登记本，凡是借阅者应按要求填好借阅登记表，要求借阅者不得在所阅材料内圈画、拆页、画线；并规定归还日期，逾期不还要及时催要，以防长时间后因遗忘而丢失。
5.幼儿园档案管理内容可参照教育行政及教育主管部门制定的评估标准，结合本园实际，对全园档案进行有特点的建档分类
可参考下列分类：
上级文件类――（不言自明，不必细说）。
园务管理类――园务产生的会议记录、决定等文书档案。
保教档案类（保教档案是幼儿园最主要也是子类较多的档案）――有全园保教计划、各年级组教育计划、园本教研计划及教研记录、教学反思、教师培养计划、师徒结对协议、保育管理、大型教育活动的计划实施及总结等。
家长工作类――家长委员名单、家长会记录、家长问卷、家庭教育讲座、家访记录等材料。
幼儿卫生保健类――幼儿体检表、计划免疫记录本、学期体检单、消毒、卫生检查记录、每周食谱、幼儿膳食营养测算等材料。
后勤工作类――安全、财产、财务管理、幼儿园基本建设、食品安全、食品采购等。
声像档案类――各类活动的图片、照片及音像资料。
【关键词】学校；档案管理；规范化
每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门，对我校文书档案和人事档案的督导评估检查，每次的检查过程中，我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题，笔者认真地总结、体会和认识后，就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。
一、了解两个概念
（一）文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制，我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录，是学校一切工作的真实体现，是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。
（二）档案整理与积累。档案整理，是指把零散的和有利用价值的材料，进一步梳理的档案资料，进行基本的分类、组卷和编目，使其系统化、科学化，有利于学校工作的保管和使用。
二、对学校档案工作检查的目的意义
每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查，涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，查看材料，开座谈。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。
教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校的管理，改善教学内容和方法，全面提升办学水平和质量，为国家培养人才，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长正确评价学校，关心和支持学校建设；促进教育事业的改革和发展，推进和谐校园。
三、掌握工作标准 扎扎实实工作
根据多年来的工作经验，我认为，无论干什么工作，只有扎扎实实做好平常工作，平时注重常规材料积累，档案资料的收集、整理、立卷、归档，才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。
（一）加强领导，把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名干事兼职档案员，负责本部门日常档案整理。
（二）认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会，学习有关档案管理办法和归档文件整理方法，增强工作人员的档案管理素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出新的要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。
（三）抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注，及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料，并定期地向主管部门做细做实工作汇报，争取得到领导的支持。
（四）克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的联系，把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理装订成册。
（五）注重细节，重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量和使用效果。因此，各处室兼职人员都非常注意各个工作细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。
四、常规档案整理
（一）计划总结类。开学初，学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划，制定了各部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。
（二）教育教学活动类。学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：
1.教学活动类：（1）公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单（或表彰决定）、音像资料、宣传报道等。（2）教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。（3）学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 （下转第68页）（上接第78页）
2.党、团委活动类：（1）学生安全知识竞赛：我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。（2）升旗仪式：我们要收集开学初的安排，记录的每次升旗时间、升旗手、主持人，参加人员、国旗下演讲稿以及相关照片及新闻报道等资料。（3）党、团日活动（我校常利用周六、周日外出活动）：我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。
一、农业科研院所档案管理现状
我国农业科研院所一般在50年代成立，已拥有60年左右发展历程，档案管理涉及范围广，包含科研、财务、文书、人事、基建、音像、实物等相关资料，内容繁杂，传统的档案管理模式和工具，已经难以满足科研院所发展需求，无法适应信息化发展环境。目前，农业科研院所的档案管理仍然存在许多问题。
1.档案管理仍然采用传统管理办法。一些农业科研院所虽然对历年档案进行了归档整理，编目录、按部门或事件分类、编页码、采用线装装订立卷、入盒，摆放整齐。在机构档案资料少的情况下，这种传统归档方法对日后工作利用无可置疑。但随着农业科研事业的日益发展，不断开拓业务范围，业务量逐日逐年增长，应归档资料也大量增加。如果还是采用传统归档方法，已经不适应科研院所不断扩大业务发展的利用需求。档案量大，利用起来不方便，查阅一份文件如大海捞针。
2.各类档案未统一管理。农业科研院所涉及综合办公、人事、财务、科研管理、行政管理、业务一线等部门，涉及档案类别较多，有文书、人事、会计、基建、影像、实物等档案。这些类别的档案在相关部门分散管理，没有由办公室统一管理，文件零散，没有按照档案管理质量标准归档，有些文件到了要用时才发现不知在何处，甚至遗失。这种管理状况不利于档案的日常保管和查阅利用。
3.档案管理库房设备落后。科研院所档案管理部门没有规划专门用于存放保管档案的库房，即使有也是设备落后，没有铁皮柜或密集架，没有安装防盗门、防盗窗、窗帘、空调、温湿度仪等基础设施设备，达不到防火、防盗、防潮、防光、防虫等存放档案最基础的要求。档案管理硬件不到位，不符合档案保管的基础条件，导致档案管理实现不了档案质量控制标准。
4.档案管理员流动性大。科研院所档案管理一般挂靠在综合性办公室，没有安排档案管理人员，一般是由身兼数职的人员兼任档案员。这类人员由于承担了其他工作职能，岗位变换与调整的概率很大。对档案知识刚开始有点熟悉就面临轮岗，新来的接班人因也是半路出家，无法系统、完整管理档案。总之，档案管理员的流动性不利于档案管理工作的稳定性、延续性、科学性与系统性。
5.档案管理员综合素质不高。科研院所档案管理人员一般是由其他专业技术人员兼任，不是档案学专业人员，属半路出家。同时，由于身兼数职，工作繁忙，没法参加档案类专业技术培训，没法及时更新档案专业技术知识。由于档案整理与保管等专业知识的欠缺，导致整理档案流程不规范、不标准，出现文件资料缺失现象，达不到档案归档质量控制标准。由于整理不规范、不标准，使后期档案查阅不方便，或者重新整理，出现恶性循环。
二、农业科研院所档案管理意义
做好文书、会计、科研项目、音像、基建、人事档案的规范管理，对农业科研院所的内部规范管理起到重要作用，对农业科研院所的长远发展具要重要意义。
1.有利于科研业务发展。一是有利于促进农业科研项目的研发力度。由于每一项科研项目的立项、可行性报告、项目进度、验收、鉴定、绩效评价等资料得到了完整归档，为开发新项目提供了借鉴与参考。二是有利于农业科研院所对科研项目的统计与汇总。三是有利于实验室建设，促进基础研发。四是有利于知识产权保护。
2.有利于人力资源管理。由于人事档案的规范管理，有助于农业科研院所厘清本单位各类人员基本情况，如年龄分布、专业情况特点、专业技术水平，及时摸清饱和岗位与急需的欠缺岗位人员，清晰了解人员梯度情况。对本单位人员有一定的清晰了解与认识，有几方面好处：一是有助于职工培训与职业生涯规划，利于干部培养与锻炼；二是有助于合理调整人员岗位，实现人尽其才，使人的潜能发挥到最大化；三是有助于有目的有计划地培训高层管理人员；四是还能更好地定位引进人才的需求设置，招聘到更加适用的专业人才；五是有利于干部队伍建设。
3.有利于内部规范管理。由于各类档案规范管理，一方面，有助于农业科研院所内部流程的控制管理，及时掌握单位内部规章制度运转情况，淘汰不适用的，根据最新情况制订和修订一批适用性强、可行性高、可操作性强的规章制度，使各项运转流程更加规范、合理、顺畅、高效；另一方面，也有助于满足单位因面对各项检查而查阅档案的需求，如巡视、纪检的各项审计检查，本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计，本单位年度财务审计，各类项目审计，其他项目检查、绩效考核检查，等等。
4.有利于品牌建立与宣传。第一，由于档案规范管理，各类资料得到规范管理，档案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，内外信誉度提高，形成高效而内涵丰富的农业科研机构企业文化。第二，音像档案的有效、高质量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于农业科研院所的品牌建设，有利于产品宣传，提升农业科研院所的内外部形象。5.有利于各项业务的顺利开展。农业科研院所各部门开展业务的资料及上级和同级部门的来文通过规范整理后，使单位能够更进一步总结以往年度所开展的各项业务完成情况，找出创新点、亮点以及需要突破的瓶颈项目，列出下一步的主要工作清单，制定未来重点工作任务计划，从而更加有条不紊地推进各项工作。
三、提升农业科研院所档案管理水平的建议
针对农业科研院所档案管理存在的问题，结合农业科研院所的业务职能特点，可从以下几方面提升农业科研院所的档案管理工作水平。
1.增强档案管理意识，重视档案管理工作。农业科研院所领导层要重视档案管理工作，安排具体分管领导，对档案工作统一规划和部署，把档案工作与业务工作放到同等位置，列入每年工作重点，年初制定每年档案工作重点计划，年终做好每年档案工作总结。同时努力强化全员档案管理意识，具体到每个部门、每个岗位、每一位业务经办人都要树立档案整理意识，认识到档案管理的重要性，每经办一项业务就完成该项业务资料的整理，按照事项、时间顺序整理好，摆放到指定位置，到了指定时间移交档案管理部门统一归档。只有这样，才能使人人参与到档案工作中来，提升档案管理工作的整体水平。
2.完善档案管理制度。农业科研院所根据国家《档案法》、档案管理质量控制标准及相关政策文件精神制定和完善适合本单位职能特点的档案管理制度，包括库房管理制度，文书、会计、人事、基建、科研、音像等档案整理标准或整理工作指引、管理细则。有了制度就有了工作指引，使人人知道档案管理的步骤与注意事项。农业科研院所各部门不仅是负责档案工作的综合办公室，其他部门，如人事部门、财务管理部门、科研管理部门及业务部门，都要统一意识，遵从本单位档案管理制度，强化档案管理的意识和基本知识，让人人参与到档案管理工作中，使档案管理融入每个部门每个人员的日常工作中，降低档案综合管理部门开展工作的难度，提高档案管理水平，如资料收集的完整度、规范性，使单位档案管理规范、统一、整齐。
3.设立档案统一管理部门。农业科研院所的业务范围广泛，涉及的资料种类繁多，有文书、会计、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部门管理，各部门之间会因业务不交叉或相互间有隔阂而不会资源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使资料零散，长期下来有可能导致资料丢失，不利于档案利用，办事效率低下，也不利于档案的长期管理。农业科研院所要设立职能部门，如综合办公室，统一管理文书、会计、人事、基建、科研、音像等所有档案，统一规划库房，统一按规范、标准整理，使档案整齐划一。统一管理和利用，包括整理归档、维护、查阅、借阅、复印、扫描等，迎接审计和巡视检查等的查阅，有利于档案的保护，提高利用率，也有利于档案汇编，提高使用效率。
4.使用现代档案管理软件。农业科研院所要结合数字农业发展形势，顺应现代办公软件的使用形势，结合现代化计算机科技，安装和使用现代档案管理软件，运用现代化管理手段，简化档案管理办法，改善档案管理条件。使用现代档案管理软件有几方面的优点：一是简化了档案管理方法，提高了档案整理效率；二是方便档案检索、查阅，提升档案利用率；三是在档案管理系统上直接调取需要的文件扫描件以及相关数据，减少了翻阅纸质档案的几率，纸质档案也因此不易受损，一定程度上保护了纸质档案的完整性；四是有利于推进档案管理数字化建设，迎合数字农业的发展需求，助力农业科研事业发展。
5.完善档案管理设备。农业科研院所要规划一个统一存放档案的库房，按照档案管理标准安装防盗门窗、空调，配备除湿器、温湿度仪、灭火器等，安装具有防潮、防尘、防火、防蛀的密集架或档案柜，使档案存放在安全的环境中，有足够容量的柜子，满足档案长期存放要求。
[关键词]贵州；高效；推进；县级；档案；项目工程建设；
中图分类号：G279.27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）15-0334-01
2009年，国家发改委和国家档案局将中西部地区县级综合档案馆建设纳入中央财政支持的范围，2010年10月29日，以发改投资〔2010〕2588号文件下发了《关于印发中西部地区县级综合档案馆建设规划的通知》（以下简称《规划》），旨在解决中西部地区县级综合档案馆馆舍面积不足等问题。《规划》出台后，贵州省档案局积极谋划，迅速行动，采取多项措施，切实加强规划内县级综合档案馆建设工作，确保项目建设顺利推进。
一、贵州省县级档案馆现状综述
上世纪80年代末90年代初，在省、地两级政府的支持下，全省有86个县（市、区、特区）均先后修建了独立的档案馆馆舍。但是，随着档案事业的发展，原有的档案馆已经远远不能适应实际需要，严重制约了县级档案馆法定职责与社会责任的正常履行。主要反映在于：一是部分档案馆亟须重建或迁建。一些档案馆由于选址、设计以及年代久远等原因，现在已成为危房；一些档案馆由于城市发展规划需进行迁建，大量档案长期存放在临时过渡房中，存在极大安全隐患。二是大部分县级档案馆规模偏小，档案库房严重饱和，不能正常开展到期档案的接收工作，严重制约了贵州省档案资源建设。2009年5月，随着中西部地区县级综合档案馆建设项目规划编制工作的启动，贵州省已有86个县（市、区）纳入国家中西部地区县级综合档案馆建设规划，占全省县级综合档案馆总数（88个）的97%以上。“十二五”期间纳入中央支持的项目有37个县，2010年以来，全省启动的第一批县级档案馆建设正在有序实施，部分县市县级综合档案馆项目已投入使用，尚有部分项目正在如火如荼的建设中。
二、沿河档案馆建设项目基本情况
沿河县级综合档案馆建设项目是中央资金投资项目，是沿河县“十二五”期间的重点建设工程，也是沿河县委、县政府确定的重点文化标志性工程。该项目由贵州省城乡规划设计研究院规划设计、铜仁市广远建筑有限责任公司承建。项目总建筑面积4102.4平方米，其中库房面积为1722平方米，总用地面积9659.35平方米，占地面积3380平方米，设计层数为七层双电梯，抗震等级为六级。2011年底完成地勘报告、初步设计、施工图设计。2012年2月完成招投标， 3月1日开工，10月中旬工程封顶，除前期孔桩基础超深和恰逢雨季以外，项目主体工程历时83天完成任务。沿河县级综合档案馆完全按照规范档案馆“五位一体”功能建设，2012年底至2013年初室外装修和灯饰亮化、绿化工程结束。2013年，县政府投入600多万元，对档案馆进行内部装修和招投标购置密集柜（700m？）、电梯、网络监控和办公设备等，2013年9月，内外装修管库和办公室布置任务全部完成，10月顺利完成搬迁，11月1日入驻新馆办公。
三、沿河档案馆建设项目主要做法
一是当好领导参谋、获得政策倾斜。从开始编制项目、到项目申报、项目组织实施等全过程，每一个环节、每一个细节，局领导班子都及时向县委政府主要领导和分管领导进行了详细汇报，让领导在第一时间内知道工作进展情况、存在问题和下步打算，充分认识实施县级档案馆建设的重要意义，引起领导的高度重视，让领导帮助拿决策、定方案，从而获得政策上、资金上的倾斜。在中央资金尚未到位的情况下（中央专项资金于2013年才全部到位），从县财政备用金里提前划拨地方自筹资金150万元，让项目得以提前开工，从而赢得了时间。
二是搞好部门协调、疏通关键环节。档案馆项目指挥部经常保持纵向与省档案局项目办、省发改委、省城乡规划设计院和市档案局汇报沟通；横向与县发改局、财政局等相关部门的联系，努力解决好落实配套资金和建设用地等项目建设各项工作的协调、组织和统筹，为下一步强势推进县级档案馆建设铺平了道路。2010年以来省市档案局领导亲临沿河县视察，关心新馆筹备事宜和开工建设情况，领导们深入基层调研，帮助沿河解决了综合档案馆项目申报、选址、施工过程中遇到的许多具体困难。
三是做好精心安排、组织科学实施。项目工程一开始动工，档案局就以档案馆项目工程指挥部为中心，与施工方、监理方分别出台一系列档案馆建设管理方案和措施，从管理体制、前期工作、建设实施、项目验收、资金管理、监督管理和责任追究等方面，规范和强化项目的科学管理。就建筑功能设计、建设工期、施工安全、工程监理和工程质量等方面做了仔细的规定，确保了项目的科学规范实施和安全廉政管理。
四是敢于先行先试、实现“四个确保”。开工建设之前首先成立了档案馆项目建设指挥部，切实发挥项目指挥部的作用，做到“四个确保”：一是确保工程建设质量。质量是工程建设的生命，务必要抓紧抓好，切实做到科学设计、科学选材、科学施工、科学管理。二是确保项目施工安全。要强化现场安全管理和控制，抓住安全重点和关键环节，深入开展施工安全检查，及时发现和整治施工安全隐患，全力解决影响项目建设施工安全的关键问题，坚决防止发生施工安全事故。三是确保项目建设进度。自开工以来，我们就重拳出击，紧锣密鼓的抓好施工建设，实行指挥部成员每10天一次推进会，化解了“孔桩基础超深、适逢季节性雨季”等诸多难题，创造了“10天1层楼”的好成绩。四是确保项目建设资金。务必将地方匹配资金和中央专项资金落实到位，实行专门管理，严格按照施工合同进度拨款，把廉政工作贯穿到项目实施的每个阶段，特别是二期资金未按时到账，工期又不能停止，及时向县政府汇报，从县财政备用金中借款400万元，保障工程有序推进，确保工程顺利完成。
