司法会计鉴定书
文号
（鉴定专用章）
委托单位：
委托日期：
送 检 人：
送检材料：×年×月至×年×月，某银行所提供的储户活期历史明细对账单和乙公司、丙公司、丁站有关记录工资发放信息等涉案会计资料复印件及相关证明。经整理分类，编号如下：
鉴定要求：A某某，男，×岁，系甲站原站长。任职期间，自×年×月至×年×月止，A某某利用职务便利，从同时掌管的乙公司、丙公司和丁站三家企业中，以“C某某”的名义先后共领取挂名工资×万元人民币，由其个人支配使用。委托要求本鉴定对以上三家企业这部分支出的真实性予以证明。
检验：
一、划入存折部分的情况
1.×年×月至×年×月，乙公司先后三十七次向“C某某”储蓄户支付工资，共计×元。其中，八次计×元，记增加应付工资、减少银行存款；其余×元记增加营业成本、减少银行存款（详见附表一、附表三、C001至C005、C 008至C013、C015、C017至 C041）。
同时，乙公司先后二十六次向 “D某某”储蓄户支付工资，共计×元，均记增加营业成本、减少银行存款（详见附表一、附表三、C015、C017至C041）。
2.×年×月至×年×月，丙公司先后八次向“C某某”储蓄户支付工资，共计×元。其中，三次计×元，记增加应付工资、减少银行存款；其余×元记增加营业成本、减少银行存款（详见附表一、附表三、C006、C007、C010至C014、C016）。
3.×年×月至×年×月，丁站先后十四次向“C某某”储蓄户支付工资，共计×元，均记增加应付工资、减少银行存款。另有一次支付现金1 800元，记增加应付工资、减少现金（详见附表一、附表三、C042至C056）。
同时，丁站亦先后十四次向“D某某”储蓄户支付工资，共计×元，均记增加应付工资、减少银行存款（详见附表一、附表三、C 042至C055）。
4.以上第一至第三项涉案会计事实中所涉及的“D某某”储蓄户数额均并入“C某某”储蓄户计算（详见2002）。
5.以上第一至第三项涉案会计事实时间跨度为×年×月至×年×月，三家企业先后共五十六次向“C某某”储蓄尸支付工资×元。其中，乙公司支付了×元，丙公司支付了×元，丁站支付了×元（详见附表一、附表三）。以上五十六笔工资中，三笔未储入“C某某”户，即×年×月至×年×月和×年×月，共计3 400元；另一笔×年×月×元系直接领取现金，有“C某某”签字。其余五十二笔计×元，与银行“C某某”户储蓄记录吻合（详见附表一、Z001）
二、领取现金部分的情况
6.×年×月至×年×月，丙公司向“C某某”支付工资，计现金×元。计入应付工资（详见附表二、附表三、X019）。
7.同期，丁站先后四十七次向“C某某”支付工资，共计现金×元。其中，二十三笔计×元计入应付工资，其余×元计入营业成本（详见附表二、附表三、X001至X009、X010、X011至X017、X018、X020至X048）。
8.×年×月起，丁站在支付“C某某”每月×元的工资中代扣个人调节税×元，实际发放现金×元（详见X020至X048）。
9.除×年×月份外，每份现金报销单均有“C某某”签字（详见X001至X048）。
论证：
1.本鉴定所依据的检材均由委托方向案发单位收集取得，并由提供方盖章，因此，检材符合证据证明能力假定。
2.按照会计核算原理，一项经济业务的发生，必然引起两个方面或两个以上方面的会计记录。本鉴定均由两份或两份以上检材证明同一涉案会计事实，即存入银行和领取现金的部分分别由银行存折记录与有“C某某”签字的现金报销单印证；不仅如此，每一次付出均由传票、应付工资或营业成本、银行存款日记账或现金日记账等记录相互印证，体现了会计勾稽关系，所以，检材符合证据证明力假定。
3.根据第二项论证所述原理，本鉴定对以上第一部分第五项检验和第二部分第九项检验中的那些或缺乏银行存折记录、或无“C某某”签字、或无现金报销单的涉案会计事实将不予认定，显然是合理和谨慎的。
4.同理，根据第二项论证所述原理，以上第一部分第四项检验所提及的存入“D某某”户工资实际上也是存入“C某某”户的涉案会计事实，也应由相关检材印证。因此，在缺乏银行及其结算凭证、但合并计算又符合银行记录的情况下，采信乙公司和丁站所出具的书面证明并以此修补检材断层，仍符合检材的证据证明力假定。
5.自×年×月起，检测站每月发放“C某某”工资时均代扣了个人调节税，使“C某某”每月确实少领了×元现金，累计×元，似乎应从其领取总额中予以扣除。然而，此类代扣是基于前一工资数额而发生的代缴，仍应视为是从这一工资数额中发生的支出，因此，本鉴定仍然将这一部分金额计入“C某某”工资总额中，方法也是合理的。
结论：
×年×月至×年×月期间，乙公司、丙公司和丁站三家企业先后向“C某某”支付工资，累计×元。其中，四次计×元（大写）不能肯定是否客观存在，其余一百次计×元（大写）事实客观存在。
鉴定人：（签名）
鉴定人：（签名）
复核人：（签名）
日期：
第二部分文证审查意见
司法会计文证审查意见书
文号
一、基本情况
×年×月×日，公诉人某某某提出委托，要求对案件中的司法会计鉴定结论文书进行审查。
该鉴定结论称，乙公司、丙公司和丁站三家企业先后向“C某某”支付工资一百次计×元。
二、审查情况
该鉴定文书检验与论证合理、周密、严谨，前后呼应，所以，鉴定结论依据充分。
三、审查结论
可以作为鉴定结论使用。
关键词：水利；设计档案；管理
1概述
水利工程项目设计档案，是水利工程设计单位的核心档案，是基本建设和生产管理的重要依据和凭证，是水利建设事业中的一项巨大资源。认识并掌握水利工程项目设计档案的特点，对水利工程项目设计档案进行科学地管理，主动、多形式、多方位、多层次地向水利部门和有关部门提供利用，是实现档案自身价值的体现。因此，做好水利工程项目设计档案管理，具有十分重要的意义。水利工程项目设计档案的形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程，能够真实地反映设计人员的科技思想、科技方法，它的形成是设计单位智力劳动的结晶，其中蕴涵诸多科技配套成果以及多学科、多专业联合集体创作的智慧，在一定程度上也体现出设计单位集体的设计能力。可见，管理好水利工程项目设计档案，是发挥工程设计档案社会使用价值、让工程设计档案产生经济效益的基础性工作。笔者结合江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司实际工作，将管理工作与自主创新相结合，进行如下思考。
2水利工程项目设计档案的特点
水利工程项目设计档案有文书档案、工程档案、会计档案的共性，但也有水利工程项目独特的自身属性。水利工程项目设计不是一般的土建工程项目设计，与土建工程相比较，其除了工程量多，投入资金多，工期时间跨度大之外，还要考虑工作条件的复杂程度，施工难度多大且会受到哪些自然条件制约，有多少社会效益，对环境有多大影响，如果出现事故会产生那些严重后果，以及对国民经济影响程度。可想而知，水利工程项目设计形成的档案资料是多么重要和宝贵，充分认识水利工程项目设计档案的特点完全有必要。
（1）复杂性。每个水利工程项目设计档案的内容都包括计划立项、勘察、设计全过程中所形成的全部技术文件、设计图纸和有关工程文件材料。比如：新沟河延伸拓浚工程是《太湖流域水环境综合治理总体方案》确定的六项调水引流工程之一，也是《太湖流域防洪规划》确定的流域洪水北排长江重点工程，工程北起长江，沿老河道拓浚至石堰，分成东、西两支，东支沿着漕河、五牧河拓浚，西支沿着三山港拓浚至京杭运河，利用武进港入太湖。主要工程内容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河桥梁、口门控制建筑物、水系调整及影响处理工程、征地拆迁等。仅这项水利工程内容就如此之多，故伴随每个工程的进展，将逐步形成繁杂的档案资料。设计档案的内容主要是设计过程中的报告、方案、各专业的计算书等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸。不仅有设计形成的材料和载体的多样，同时还有大量的专业计算书等电子文件，这些都是设计过程中形成的，是施工的重要依据，应加以长期保存，作为其他设计和施工工作的重要参考。另外，项目设计周期长、专业多、产生的文件材料种类多、数量大、整编量大等特点充分表现了水利工程项目档案的复杂性，其给收集、整理、保管、利用带来的困难和工作量也是不能忽视的。
（2）系统性。每个水利工程项目设计档案的内容都必须完整、齐全、系统。比如：常州市采菱港枢纽工程，工程包括20m3/s排涝泵站（竖井式灌流泵）一座，共设两台机组，单机流量10m3/s，12m净宽节制闸（升卧式平面钢闸门）一座。由于在收集档案资料时，采菱港枢纽防洪、排涝、改善城市水环境档案资料做到了齐全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召开的常州市运北片防洪控制节点工程—采菱港枢纽工程完工验收会议上，工程相关资料顺利通过验收专家组查阅，为采菱港枢纽完成全部设计内容、工程施工质量优良、工程完工验收做出了应有的努力。实践证明，每个水利工程项目的可行性研究、初步设计、招标设计和施工图设计四个阶段的勘察设计工作，设计文件审查、施工招标、施工、竣工验收等各阶段的服务工作，及相应的勘察设计文件及有关技术资料等，必须是一个齐全完整的系统，具有系统性。
（3）独立性。每个水利工程项目设计档案的内容都具有很强的独立性。比如：太仓市十八港南枢纽工程，其由净宽28m橡胶坝和20m3/s双向泵站组成。工程选址于十八港大桥以北的老套闸区段，距浏河河口约200m，需拆除报废的老套闸，新建十八港南枢纽工程。在收集整理档案时，十八港南枢纽清晰地独立于太仓市城区水环境综合整治工程之中，为后期工程查档利用打下了基础。每个水利工程项目的设计独立性还表现在其具有专业方面的特点，设计中需要测量、地质、钻探、规划、水工、施工、机电、建筑、科研、试验等许多专业和学科共同承担完成，形成的档案体现出较强的专业性。如：设计中需要的工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样品说明，地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等，这些资料均需要外部系统提供。
（4）时序性。每个工程项目设计都有时序。如：走马塘拓浚延伸江边枢纽工程位于张家港市七干河入江口门处，江边枢纽工程是走马塘与长江交汇口的重要口门控制建筑物，由节制闸、船闸和鱼道三部分组成，这些工程都是按时序进行设计完成的。一个较大的、周期性长的水利工程项目设计可分为一期、二期甚至多期，一般水利工程都会有初步设计、招投标、施工图设计三大阶段。各个时序点的工作内容都会有所不同，产生的文件资料也会不一样，甚至收集归档的载体也会千差万别，故档案的管理也要体现出时序性的特点。水利工程项目设计有时需要分成多次设计，有的还会出现长达数年时间跨度，周期长、工程设计量大，形成的归档材料既多又杂，档案室要收集归档的不仅是纸质资料文件、电子文件，还有样品实物类的特殊载体材料，最终整理收集材料，成为档案员需要做的难度最大的工程。要弄清楚水利工程项目设计档案的特点，找到其中规律性，以形成管理工作的对策，档案员一定要根据设计工作的实践，在一线与设计人员沟通，最终实现水利工程项目设计档案完整、准确、系统的目的。
3水利工程项目设计档案的管理
面对水利工程项目设计档案种类复杂、数量大的实际情况，如何搞好档案的管理，保证其完整、系统、准确、安全，是摆在档案工作者面前的一项艰巨任务，也是整个工程项目设计不可忽视的一项重要工作。故做好水利工程项目设计档案的管理工作，规范管理流程就显得意义重大。
3.1重视档案的源头
抓水利工程项目设计档案源头就是抓档案最初的形成。档案形成的过程必须有一个标准，要明确归档要求，要根据本单位的实际，拟定出清晰的可操作的归档范围。要让每个人都明白，在每个设计项目中，哪些文件材料应该归档。水利设计项目档案资料一般有依据性资料、基础性资料、设计资料、施工资料、竣工使用资料、财务管理资料等。
（1）依据性资料。主要是设计项目申请报告及批复、可行性报告、设计任务书等；选址意见、定点图、建设用地规划许可证、征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等；工程概算及资金来源资料等，这些资料有的是本单位产生的，也有的则需要外部提供原件。
（2）基础性资料。主要是工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样说明等；地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等。这些资料专业性较强，在形成时要对载体和格式提出要求。
（3）设计资料。主要是设计任务书、合同、协议；工程设计的全套图纸；设计计算书、工程预算、说明书；设计评价、鉴定及评审材料，图纸会审记录；工程变更联系单，设计修改通知单，设计鉴定及审批文件等。
（4）施工资料。虽然不是设计单位主要的档案资料，但设计时作为参考，施工资料在设计单位也经常会出现。主要是工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书；施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明；开工报告、施工计划、安全措施等；工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录；隐蔽工程验收记录（地基、基础、打桩、钢筋、结构、水电等记录）、建材质保书及试验报告（钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等）。
（5）招投标资料。主要是设计单位的中标人的业绩和资信；勘察总工程师、设计总工程师的经历；人力资源配备；技术方案和技术创新；质量标准及质量管理措施；技术支持与保障；投标价格和评标价格；财务状况；组织实施方案及进度安排。
（6）财务管理资料。主要是设计过程中发生的财务凭证、报表、账簿、其他类会计资料。
3.2保障渠道畅通
要保障收集档案的渠道畅通，凡是对水利工程项目设计有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。任何人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交有价值的档案资料。档案资料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。
（1）定期送交制度。形成档案资料的各科室，应在文件资料办理完毕后，及时归档移交。档案工作人员要经常了解和掌握形成档案资料的信息，及时向形成资料的各科室催收应归档的资料。收集进档案室的资料必须是办理完毕的原始资料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。不符合归档要求的档案资料，应责成档案材料形成的相关科室按要求完成。载体纸张应统一规格用纸，载体字迹要求用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写，禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。现代化设备形成的材料要求：禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止像传真纸热敏材料类资料归档；每个项目设计形成的成套材料必须配齐，以保持文件材料之间的逻辑联系。
（2）联系催要制度。根据工程设计进度表，有计划地对各科室项目及时开展专业跟踪管理。档案人员要主动到各科室查询和了解工程的设计进展情况，摸清各专业档案材料的形成和变更情况，解决档案材料形成过程中所出现的问题，及时指导各科室项目做好文件材料的收集和预立卷工作。实行分阶段跟踪管理。档案人员要保持与各科室项目负责人的联系，及时掌握工程设计进展情况，按照归档工作时间要求，加强催收，实行各科室项目负责人和项目分管人对归档清单签名负责制度，通过实施填写设计产品文件、资料归档清单等一系列手段，最大限度地避免原始资料的散失，保证归档文件资料的连续性、完整性和及时归档。对归档资料的质量实施监控。各科室负责对本科室的归档文件、资料进行核查，项目分管人对该项目归档的文件、资料进行总审查，确保归档文件、资料的完整、准确、系统。档案人员在接收归档资料后，必须及时检查核实，对不符合归档要求的文件资料，迅速退回返工，以保证归档资料的质量。
3.3规范整理流程
档案整理涵盖了档案实体整理和档案内容整理，一方面要对档案文件内容的真伪进行鉴别，对档案内容的客观性进行考证；另一方面还要将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行基本的分类、组合、排列、编目。在工作实践中归纳总结并采用如下工作流程：收集分类案卷组合卷内文件排列案卷编目案卷排列编制案卷目录。
（1）收集。每年12月由公司档案室通知各科室做好前阶段文件材料的收集工作，档案室做好接收文件材料的登记汇总工作，对各科室移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；档案室依据归档范围，检查各科室移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。
（2）分类。根据公司档案整编规则拟定分类方案，将一个设计项目根据实际情况划分大类和小类。
（3）案卷组合。将分类后的资料装入卷盒。装盒前一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；将文件的订口对齐，并在文件的左上角或左侧用不锈钢钉或线装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌，以有利于保管利用。
（4）卷内文件排列。按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列。
（5）案卷编目。编件、页号，填写卷内文件目录、备考表，录入专用的档案管理系统，形成卷内文件目录数据库。
（6）案卷排列。按每个设计项目的保管期限、案卷流水号从小到大排列。
（7）编制案卷目录，制作检索工具。录入专用的档案管理系统，形成案卷目录数据库。打印目录，装订成册，形成检索工具。
3.4明确档案的方向
水利工程项目档案的收集、编目、检索、利用、统计全过程，如果能够融入计算机技术，必将大大加快档案信息的存储、处理能力，迅速实现水利设计工程项目档案管理的自动化，有效地提高档案人员的工作效率和服务质量，这是今后档案工作的方向。要充分认识到工程设计是动态的，设计形成的图纸文件是设计人员用科学技术构思出来的精神产品，其仅仅是对拟建工程的技术上和经济方面的规划，而不是实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象，如设计变更、设计文件补充、设计文件修改等，都是客观现象。对于频繁的设计变更，如果将计算机技术融入后，档案工作必将进入一个全新境界。比如：太仓市十八港南枢纽工程在2015年2月5日顺利通过通水验收，期间形成的设计图纸就有480张，档案有25卷，有的修改、补充，甚至作废、推倒重来，在应用计算机进行工程设计档案管理后，档案人员可以及时了解设计变更情况，避免了对外提供已经作废的或已经修改过的错误图纸，为工程设计发挥出了重要作用，较好地解决了设计变更资料与工程设计技术文件资料的配套整理，使工程设计档案做到了准确、完整。
4结语
一、把握好审计档案收集这一关
审计档案的收集过程应把握好“三原则”，一是要确保资料的完整性。严格执行审计档案“谁审计，谁立卷，边收集，边整理，审结卷成”的要求，及时将归档所需的工程资料统一归纳至档案袋中，保证一个项目一个档案袋，不可随处零散存放，资料尽量提前留存加盖红章复印件，原件可归还给原单位。二是要确保资料的有效性。要严格按照规程，审查有关资料的真理性、合理性、合法性，不能有遗漏和缺失。比如工程签证上要有建设方、施工方、监理方负责人签证盖章，三方造价确认表要有建设方、施工方、审计方负责人盖章签证，相关批示要有相关负责人签字确认等，确保资料的法定效力。三是要确保资料的顺序性。每笔资料都有先后顺序和内在联系，每个证据笔录后都要附上相对应的资料，资料不能混淆，取证不能颠倒，保存文件材料之间的有机联系。
二、细甄别，把握好审计档案整理这一关
1.审计档案整理要遵守“三原则”：要坚守既定原则。在实际工作中，多数审计人员将业务审计作为工作的重点，只尽力于各种的账目审查，往往把档案收集工作放在审计工作之后，对每步审计工作形成的文件材料不能及时收集并整理，特别是较为大型的审计项目，容易造成部分材料散失在不同工作人员手中，导致部分审计档案收集不全。在实际工作中，应当将审计业务与档案整理相结合，严格执行审计档案“谁审计，谁立卷，边收集，边整理”的原则，保证档案的完整性。要提高责任意识。在审计材料的收集过程中，一些工作人员档案意识不强，存有应付工作的思想，在审计实践中，对部分档案材料把关不严格，审计档案中往往存在文字错误、证明材料不全、鉴章缺失的问题；部分人整理工作不细致，文件材料不按照归档要求，存放无序问题时有发生。其次，档案资料还存在内容不真实的问题。部分审计人员为了应付立卷归档，只将自己认为内容完整的文件进行归档，丢弃了部分反映审计活动的原始材料，因此，一些归档文件无法真实、直接地反映整个审计活动。对此，审计部门应提高认识，加强对审计人员的教育培训，把审计档案材料的收集整理工作定位在审计工作的重要位置，认真负责，为开发利用审计档案打下坚实的基础。要注重整理方法。严格按照《审计文件材料立卷归档工作程序》中对审计档案材料的收集范围、方法的规定，加强对审计人员档案业务的培训和教育。第一，抓好广泛收集和重点收集等工作，按照指定的接收任务计划，安排1~2名人员负责审计档案接收工作。此外，要及时对撤、并机构的档案开展重点收集。第二，做好平时收集和事中收集等工作。因为审计工作涉及范围较大，内容十分繁杂，很多档案资料无法第一时间归档，或者是很难跟踪收集，导致档案出现残缺、遗失等情况。2.审计档案整理做到“三分类”：一是按职能分类。在立卷过程中，要将行政管理、审计监督活动中形成的文件资料的界限划分清楚，并根据各自要求分别进行立卷。二是按项目立卷。主要内容包括定期审计、离任经济责任审计、行业审计、财务收支审计、审计调查以及承包经营责任审计等。每个审计项目都可以分为一个卷或者多个卷，而在多卷项目分卷过程中，要保证不影响卷内文件资料的联系性，通常来说，多个审计项目文件资料不能被合并成一个卷。三是按单元排列。通常有结论性文件材料、证明性文件材料和立项性文件材料等。其中，结论性文件材料要根据文件材料的重要程度，并按照具体审计流程进行排列。立项性文件材料主要根据文件资料形成的顺序，同时根据文件资料的重要程度进行排列。卷内文件主要按照先正件后附件、先汇总性文件后原始性文件等顺序进行排列。分类后要将项目文件资料规范、整齐地装在案卷中，并认真填写好备考表，将案卷目录编制好，同时还要对档案保管期限做出正确的划分。
随着国家经济政策调整和区域一体化的发展，国家在基础设施方面的投资增长迅速，该契机促使大型企业经营发展模式由传统单一的以项目为主逐步拓展为以投资业务发挥引领作用的新型商业模式——投资项目。投资项目涉及交通、基建、水利、航道、城市建设等众多领域，这类项目权力与义务关系复杂、风险因素多、风险系数大。投资项目档案反映了项目建设的真实历史面貌，是项目建设、验收、运营及移交的重要凭证和参考性资料，对于企业规避风险、防御或处理纠纷具有佐证作用。本文结合工作实践，研究投资项目档案管控的原则与方法，旨在更好地发挥投资项目档案的价值。
一、投资项目档案管理现状及问题分析
投资项目档案验收是项目竣工验收的前提和必要条件，也是项目竣工验收的先行官，做好投资项目档案管理工作的重要性和必要性显而易见。(一)投资项目档案管理现状投资项目档案从形成、收集、归档到发挥作用，需要参建方包括投资主体、设计、施工、监理、竣工验收等单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。尽管各参建单位都了解投资项目档案的重要性，但是限于投资项目档案的特点、传统管理方式以及各参建单位的主观因素，投资项目档案管理现状不容乐观。1.投资项目数额大、周期长、参建方多、资金来源广，导致档案易遗失或散失。在较长的建设周期里，投资项目档案工作一直处于动态和持续补充状态，而且由于承建方众多，使得投资项目档案文件材料难以做到及时归档，齐全完整很难保证。2.投资项目建设管理人员档案意识薄弱，往往只重视红头文件和结论性文件材料的管理，对项目建设过程中产生的一些过程性与随机性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料归档完整率、准确率不高。3.文件材料收集归档难。投资项目建设周期较长，项目人员流动性较大，文件材料管理经手人多，极易造成管理断档或断层现象，增加了文件材料收集难度。4.档案完整性、系统性欠缺。投资项目档案的形成具有分散性和阶段性特征，由于投资项目建设管理人员对档案工作认识上存在偏差，因此很难确保档案文件材料的系统、齐全和完整。(二)存在问题分析1.传统观念中，档案管理部门注重档案整理和保存环节，而忽视档案收集过程的管理。究其根源在于档案人员无法对投资项目建设全过程进行有效跟踪，收集过程被孤立，不能与后续档案管理环节进行无缝衔接。2.投资项目档案一般在项目建设完成后才移交到企业档案部门，但是在项目建设过程中，项目建设与管理部门对文件材料的收集把关不严，而企业档案管理部门未参与项目建设过程，档案管理环节缺失，对档案的完整性、系统性无法掌控。3.传统的企业档案部门仅有对投资项目档案文件材料的业务指导权和监督权，没有过程监控权，致使项目档案质量的审核是在归档之后，存在监管滞后的缺陷。针对上述问题，本文认真研究了针对投资项目管理的有效应对策略，提出建立科学、合理的档案管控模型，跟踪投资项目建设流程，以达到对项目文件材料进行全程管控的目的。
二、理清投资项目档案管理职责
投资项目档案质量是企业实现投资目的的基本保证之一，而且关系到投资项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。因此档案管理过程应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》《建设项目(工程)档案验收办法》《建设工程文件归档规范》执行。
(一)投资项目的特点决定了档案管理具有责任重、数量多、难度大、要求高、涉及广的特点，投资项目文件材料收集归档周期长且较复杂，易造成遗漏，因此理清投资项目参建方的权属关系是做好投资项目档案管理工作的基础。参建单位具体情况见表1。
(二)明确投资项目参建方的立卷归档职责是做好档案管理工作的保障。投资项目档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，投资主体或受其委托的项目公司对投资项目文件材料的完整、准确和系统负责。1.投资主体档案工作职责投资主体对项目档案管理统筹规划，负责制定档案工作方案，对档案工作提出总体要求，明确双方在投资项目文件材料归档工作中的权利和义务，为投资项目文件材料归档工作提供支持和保障。2.项目公司档案工作职责项目公司根据投资单位和档案行政管理部门对投资项目文件材料归档工作的要求，结合项目实际情况，设立与项目建设相适应的档案管理机构、库房，配备满足投资项目档案管理需要的档案人员，负责所辖范围文件材料归档移交工作。3.参建单位档案工作职责参建单位包括设计单位、施工单位、监理单位及总承包单位，应遵照项目公司关于项目文件材料归档工作相关条款的约定，分别负责所承建工程或任务文件材料的收集、整理、归档、监督、检查、审核、汇总工作。
三、明确投资项目档案主要内容
投资项目档案是项目在投资立项、审批(核准、备案)、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收、运营、回购或移交等全过程中形成的具有保存利用价值，经鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。为了确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，降低投资风险，根据《中央企业档案工作规定》，投资项目参建方应按照“谁形成，谁负责”的原则，对项目建设过程中产生的项目档案的形成、积累、整理和归档各负其责；投资主体对项目投资、建设、运营、回购或移交等阶段及各阶段衔接产生的管理文件归档工作负责。1.投资单位收集投资筹划、尽职调查、专项评估、可行性研究、审查、出资、后评价、资产处置及成立项目公司进行建设管理产生的批准文件或会议纪要、特许经营协议等内容。2.项目公司收集项目资金筹措、建设实施、交(竣)工验收、运营管理、养护维修、债务偿还、资产管理以及移交过程中产生的项目文件。3.设计单位收集内容包括项目进行勘察后经综合分析、论证编制的地质勘察资料、初步设计、方案设计、总体规划设计、施工图设计等文件。4.施工单位收集内容包括编制施工组织设计和施工计划，在组织工程施工过程中形成的技术、材料、设备等文件。5.监理单位收集对项目质量、进度和建设资金使用等进行监控形成的文件。6.总承包单位收集内容包括项目总承包范围内管理文件及汇总整理各分包单位编制的全部项目文件。
四、建立投资项目档案管理模型图
投资项目建设实施过程有其计划性和组织性，是人工、材料、机械、施工组织方法及建设环境条件等有机结合的过程。参照系统工程中的霍尔三维结构方法，根据上述参建方管理职责及收集内容构建投资项目档案管理模型如图1。该图的水平面横轴表示投资项目档案管理阶段，包括7个环节，纵轴表示投资项目参建方，空间轴表示项目建设阶段。该图清楚地反映了投资项目档案管理与项目建设的关系，投资项目档案产生于项目建设各个阶段，不同的建设阶段有不同的责任主体，形成不同的投资项目档案。投资项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案管理阶段的工作。按上述思路构建了一个顺畅、有序、可追溯的文件管控模型，生动系统地体现了投资项目档案的全程管理思想，对企业投资项目档案管理具有指导性、针对性和实用性。
五、科学制定投资项目档案管控原则与方法
(一)管控原则
将档案管理思想融入整个投资项目管理的生命周期，在投资项目档案管控中运用全程管理原则，即事前介入、事中控制、事后审核、验收归档，该原则要求把档案管理纳入项目建设计划中，实现全程有效控制。档案管理人员在投资项目伊始即提出档案管理要求；建设过程中进行有效跟踪，检查指导项目文件材料管理工作；竣工档案验收前进行初审，为投资项目档案验收严格把关；实现投资项目档案的科学管理和利用。
(二)管控方法
本文将全程管理原则贯穿于基本方法中，以期实现对投资项目档案的管控，通过制度建设、合同控制、岗位职责、环节控制具体落实执行全程管理原则，有利于提高投资项目档案管理水平。1.通过制度进行前端控制传统管理模式下档案管理人员一般不参与投资项目的调研、立项、评估等前期工作及实施环节。档案部门一般是中途介入或事后介入，由此造成投资项目档案管理难以规范化。全程管理原则要求档案管理人员实施前端控制，即在投资项目启动时从顶层框架上设计出一种符合投资项目建设的档案管理制度，将档案管理工作基本要求与工程管理相关要求有机结合，抓住管控源头。档案制度建设与贯彻落实是管控的核心，是实施投资项目档案全过程控制的保证。2.通过合同进行法律控制合同约束具有法律效力。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及其整理、归档责任。”采取明文规定的方式，将项目档案的收集归档责任纳入合同中实施管理，明确规定参建单位的档案收集义务、归档要求、档案工作进度及奖惩措施等，运用法律手段约束参建单位，最大限度地防止档案的流失，实现档案管控的主动权和法律保障。3.通过职责进行人员控制人员控制主要是明确相关人员岗位职责中有关档案工作的义务。项目伊始，明确档案机构对口的部门与单位，形成档案管理网络，明确项目负责人、档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任，分别负有全局督促、具体档案业务与协调、整理项目文件、清点检查随机文件等职责。通过专、兼职档案人员的分工和协作，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。4.通过考评完善过程控制投资项目建设每个阶段都有严格的节点要求，根据建设节点设定档案完成移交节点，要求投资项目档案管理人员及时、动态地掌握投资项目文件的流转状况，协调各方收集归档；将考评机制引入档案工作中，结合档案节点制定工作计划，考评结果通报档案工作完成情况，确保投资项目档案文件材料的形成归档与项目建设同步，最终实现整个投资项目档案管理的全程控制。
参考文献：
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[2]范越，秦晓宇.国有企业投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术，2009(3)：40-43
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面对日益激烈的市场竞争，我国勘察设计咨询业迫切需要增强自身知识产权保护意识，同时承认并尊重他人的知识产权及合法权益。为了保护与管理勘察设计咨询企业的知识产权，鼓励技术创新和发明创造，丰富与发展原创性智力成果，增加企业自主知识产权的数量并提高其质量，增强企业自主创新能力和市场竞争力，同时尊重并合法利用他人的知识产权，为此，对勘察设计文件档案管理具有极其重要的作用。本文通过明确勘察设计文件档案管理的对象及特点，探讨了其管理的方法及程序，并针对目前勘察设计文件档案管理工作中出现的问题提出了相应的对策，为进一步完善我国勘察设计文件档案管理提供了有益的参考。
2档案管理的对象及特点
勘察设计的文件档案主要包括勘察、设计、咨询活动和科研活动中形成的，以各种载体所表现的文字作品、图形作品、模型作品、建筑作品等勘察设计咨询作品。勘察设计文件档案包括以下内容：
1)工程勘察投标方案，专业工程设计投标方案，建筑工程设计投标方案。工程咨询投标方案等；
2)工程勘察和工程设计阶段的原始资料、计算书、工程设计图及说明书、技术文件和工程总结报告等；
3)工程咨询的项目建议书、可行性研究报告、专业性评价报告、工程评估书、监理大纲等；
4)科研活动的原始数据、设计图及说明书、技术总结和科研报告等；
5)企业自行编制的计算机软件、企业标准、导则、手册、标准设计等。
勘察设计文件档案管理有如下特点：
1)成套性。一个勘察设计项目所形成的若干相关文件材料，这些文件材料既以不同工作阶段相区别，又与总体科技程序和科技内容相联系，构成了一个反映该项目勘察设计活动的材料整体，是一个密切联系、有机结合的整体。
2)专业技术强。我院是广西自治区唯一的公路工程专业勘察设计甲级院，其专业技术档案又具有专业性强、科技含量高、分类细致等特点。勘亲设计类档案具有较强的专业性，不同的专业又有着不同的技术内容和方法，在哪一个专业技术领域形成的档案，就集中地反映哪一个专业技术领域的科技内容及相关的技术方法和手段。
3)利用率高。近年来，随着科学技术的不断发展和专业技术普及率的提高，档案的查询和使用的机率越来越高，有些项目可以大量地、重复多次地运用于新的勘察设计项目，特别是记述和反映新技术、新工艺的档案，其利用率更高。
3方法及程序
为确保归档的勘察设计文件完整、准确，便于档案资料的查阅使用、质量问题的追溯、落实质量终身责任制，根据目前国内勘察设计文件档案管理的发展状况、经验和趋势，结合质量管理体系GB／T19001—2008一IS09001：2008标准和我院的成功经验，对各阶段勘察设计成果文件、记录和资料归档的种类、归档文件的装订要求、归档交接方法、责任等提出以下管理方法和程序：
3．1按不同阶段项目归档文件的种类要求
l、预可行性研究、可行性研究、方案设计、初步设计阶段：a)在向顾客提交成果文件的同时，归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘；b)在接到主管部门批文时追加归档有关的批复文件。装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿，分类装订的勘察原始记录、做为依据的的数据资料、各类技术报告、技术工作总结，质量记录等保存在承担项目部门，保存期三年。
2、施工图设计阶段：a)在向顾客提交成果文件的同时，归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘；b)上述成果提交后一个月内，提交下列文件归档：勘察设计成果的蓝晒底图清样、装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿分类装订的勘察原始记录、做为依据的数据资料、各类技术报告、技术工作总结装订成册的质量管理记录，包括：产品要求评审记录及各种附件、项目工作计划、勘察大纲、勘察成品检验记录、技术及安全交底记录、外业验收记录、设计输入登记表、假定输入单、技术指令、互提资料单、互提资料单、设计评审记录、设计确认情况表、勘察、设计、测量成品批准放行单c)设计过程中与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。
3、工程竣工(交工)验收后一个月内，提交下列文件归档：a)有常驻工地设计代表的：工地日记及相关附件、设计修改通知书、现场照片b)无常驻工地设计代表的：服务验证表、设计修改通知书、现场照片、后期服务期间，与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。
4、竣工(交工)验收后如发生与项目有关的记录要随时归档。
5、工程地质勘察项目：工程地质勘察报告及有关附件、内容完全一致的电子光盘、勘察大纲、校审记录及校审的原稿、成果清样、外业验收记录、勘察成品批准放行单、技术总结。
3．2归档手续
1、项目负责人将符合本规定要求的归档文件整理、装订好，填写《勘察设计项目文件归档交接表》一式2份；
2、将归档文件和《勘察设计项目文件归档交接表》一起送档案室归档；
3、档案员按本规定的内容对《勘察设计项目文件归档交接表》中的归档文件及数量一一核对，确认无误后签收。一份《勘察设计项目文件归档交接表》退归档人作为存档依据，另一份留档案室备查；
4、档案员对不符合规定要求的归档文件有权拒收。
关键词：工程项目档案 工程项目建设 施工 无损检测 监理
工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息，凝结着工程管理人员、技术人员、质检人员和资料人员的劳动和智慧，是一种重要的信息资源，是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存和传播的手段之一，对于提高工程项目建设的技术水平，促进管理的科学化、规范化和法制化有着重要的意义。
一、工程项目档案的概念
工程项目档案俗称竣工资料，是记录建设项目从建设的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及生产准备到建成投产的全过程活动的资料，这些资料必须按照一定的要求对建设活动进行记录，也就是我们通常说的应归档保存的文件以及各类相关电子文件和其它载体的声像文件。而这些文件的整理也必须是按照相应的要求进行分类和排序，以便查找和使用。
二、工程项目档案涵盖的内容
1.项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件
1.1项目启动文件
项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证；环境影响评价报告书及批准文件、劳动安全卫生评价报告书及批准文件、水土保持方案报告书及批复文件、地震安全评价报告书、地质灾害危险性评价报告及批复文件；设计任务书、计划任务书及其报批文件；有关前期工作的文件、纪要等。
1.2勘察设计资料
1.2.1设计基础资料
工程地质，水文地质，勘察设计，勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土样、岩样及说明；地形、地貌，控制点，建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。
1.2.2设计文件
设计委托书，总体规划设计；方案设计；初步设计（含概算）批准、调整文件；施工图设计；技术秘密材料、专利文件；工程设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及审批文件；其他设计有关文件、纪要等。
1.3征地、移民文件
征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿标准文件、协议书、土地使用证、特殊地区施工许可证；建设前原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照。
1.4计划、投资、统计等工程管理文件
有关投资、进度、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；项目管理机构资质报批文件；概算、预算管理文件，差价管理文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定；投资、进度、质量、安全文件、合同控制文件。
1.5招标投标、承发包合同协议文件
招标文件审查、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等；开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更、索赔、控制管理文件；专项申请、批复文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件；原料、材料、燃料供应等来源文件。
1.6生产准备、试运及考核资料
生产运行管理方案；生产准备及试运投产执行计划；试运投产期间的置换、升压方案、全线联调方案及维修抢修预案；有关试运行的标准、规定；全线试运投产前的验收记录；各站场、阀室的设备单体试车、验收记录；系统调试、验收记录；SCADA系统调试、验收记录；各类报表、维修记录等资料。
1.7财务、计划及资产管理资料
财务计划及执行、年度计划及执行；年度投资统计；工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产、无形资产清册等。
1.8科研项目资料
开题报告、任务书、批准书；合同书（协议书）、委托书；研究方案、计划、考察报告、调查研究报告；试验记录、图表、照片；实验分析、计算、整理数据；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；实验操作规程、安全措施、事故分析；阶段报告、科研报告、技术鉴定；成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料；重要课题研究报告。
1.9工艺设备文件
1.10涉外文件
1.11消防文件
1.12器材管理文件
2.施工文件
2.1施工管理资料
开工报告、工程完工证书、工程交工证书、工程竣工报告、企业资质、人员资质、施工组织设计、施工方案
2.2施工质量验收资料
建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的检验批
2.3施工技术资料
建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的技术施工记录
2.4质量控制资料
材料设备质量证明资料、各类设备材料及管阀配件的检测试验报告、理化试验类资料
2.5竣工图
竣工图包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制。
2.6经济资料
经济签证、施工合同、结算书等
3.无损检测交工技术文件
实行第三方无损检测的工程（项目），无损检测竣工文件由无损检测单位单独组卷，内容包括委托无损检测的合同、无损检测计划、无损检测工艺规程、无损检测工作总结以及无损检测完工交接证书、无损检测人员登记表、无损检测焊口布置图、无损检测报告等。
4.监理交工技术文件
主要包括按照监理项目管理、监理指令、监理内业、审核签认文件、工程检验记录五个部分。
三、石油工程项目档案编制收集整理的主要依据
1.通用部分
《石油天然气建设工程质量验收规范》SY4200-2007系列标准
《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）》
《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28-2002）
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 -2001）
《中国石油天然气股份有限公司建设项目管理规定》
《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》
《中国石油长庆油田分公司基本建设项目档案管理办法》
2.石油建设工程
SY4200-2007系列标准
中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册
石油天然气建设工程施工质量验收规范（宣贯教材）
3.土建工程
陕西省建设厅颁布：
陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南
陕西省建设工程质量安全监督总站：
陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定
陕西省建筑工程施工资料表格（填写范例）
GB50300系列标准
四、工程项目档案的编制要求
1.单项（单位）工程划分及编号
由建设单位或委托监理单位组织施工单位在工程开工前，按照石油天然气行业标准《石油天然气建设工程施工质量验收规范通则》（SY4200-2007）的有关规定进行划分及统一编号。
2.工程项目档案的编制要求
工程项目档案是伴随着工程项目的建设过程产生的，它真实、准确地记述和反映了项目在整个建设过程中的实际状况和历史过程，是各种建设活动的直接和原始记录。因此，工程项目档案应按完整化、规范化、标准化的要求整理编制，必须做到及时、准确、系统、科学。
及时，就是在施工过程中，对各种要求的数据、现象及时进行记录；竣工验收时，施工单位要及时做好工程技术档案的整理、归档及移交工作。
准确，就是要求施工过程中形成的技术文件材料，应如实地反映工程施工的客观情况，严格按施工图和现行材料质量标准、质量检验标准、施工验收规范施工，做到变更有手续、有根据，施工各部位有记录。严禁出现擅自修改、伪造和事后补做记录等情况。
系统，就是要求按照施工程序和施工顺序，对形成的技术文件材料进行系统的整理，系统的反映施工的全过程。
科学，就是以科学的态度对待施工中的每一个数据，应做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试验、化验有报告，预制构件、材料有证件，修改图样有手续，工程竣工有结论。
五、工程项目档案的编制收集整理分工及顺序
1.建设单位资料
1.1可行性研究、任务书
1.2设计基础资料
1.3设计文件
1.4项目管理文件
1.5涉外文件
1.6生产技术准备、试生产资料
1.7财务、器材管理资料
1.8工艺设备文件
1.9环境保护、职业卫生、消防、安全设施、档案等专项验收文件
1.10项目竣工验收文件
2.施工文件
2.1施工管理文件
2.2技术管理资料
2.3质量保证资料
2.4施工日志
2.5竣工图
3.无损检测文件
3.1管理类文件
3.2无损检测报告
4.监理文件
4.1监理项目管理
4.2监理指令
4.3监理内业
4.4审核签认文件
4.5工程检验记录
六、工程项目档案的编制收集整理质量要求
1.根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001），工程项目档案应满足下述要求：
2.归档的工程文件应为原件。
3.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
5.工程文件应采用耐久性强的材料书写，如：碳黑墨水、纯蓝墨水等。
6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。
7.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜 为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。
8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
9.不同幅面的工程图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图示栏露在外面。
七、工程项目档案的验收和移交
工程项目档案是在工程建设中，逐渐积累起来的大量的文字、文件、图样资料和来往批件，经过整理、编目而形成的反映有关工程建设的技术经济文件和资料。它是记录工程建设的永久性技术文件，也是建设项目进行复查、维修、改建、扩建的重要依据。因此，重视并搞好工程项目档案资料的收集、整理、归档、验收和移交工作十分重要。
竣工验收合格后，由施工单位的工程技术人员，按要求把竣工验收阶段的工程项目档案资料和施工阶段的工程项目档案资料一起整理好，编目建档，并于工程竣工后一个月内交施工单位主管技术档案部门，按规定检查验收，审查合格即可送工程质量监督机构评定认证后，移交给建设单位。
建设单位把施工单位移交上来的档案资料和施工前期由建设单位办理的工程项目档案资料重新整理，编目建档，形成全套的工程项目档案，并根据工程的重要程度来决定是否上交给有关主管部门或技术档案部门长期保管。
工程文件的归档，是建设程序和工程文件形成过程的一个具体的必要的环节。在工程项目的建设活动中，工程文件材料的形成、积累是建设活动的一个不可缺少的、必然的组成部分，建设活动的全过程，就是工程文件材料形成的全过程。因此，对工程文件材料加以系统整理，向档案管理部门归档是顺理成章的，应引起各施工单位的高度重视。
1、当前，我国科学技术的发展日新月异，科研项目逐年增多，科研手段越来越先进，形成的科技档案的数量、内容都比以前复杂，档案的载体、形式、记录方式也出现多样化的趋势。即便是小型科技档案室，也同样面临这样的问题。如果应用计算机管理科技档案，就能改进档案检索和管理方式，大大提高档案检索效率，更好地为科研服务。因此，小型科技档案室有必要尽快实现计算机管理。
2、小型科技档案室实现计算机化管理后，将会使工作的流程由手工劳动变成自动化过程，提高工作效率和质量，降低档案管理成本，大大地减轻科技档案管理人员的工作量。采用计算机管理科技档案,能更好、更快、更准确地为科研技术人员服务。利用计算机进行档案管理，完全可以取代传统管理的手工工作环节，只要档案管理人员掌握了档案资料的计算机管理方法，就能通过电脑轻松地查询科研人员所需的资料，不需要用很长的时间去翻阅、查找繁琐的档案资料。
3、用计算机检索档案资料，能够实现多种形式的检索。科研人员可以从更多的角度来查阅资料，如档案号、课题完成时间、项目名称、编写单位、工作区域等等，甚至可以利用某些关键词进行模糊查询。这就简化了检索过程，大大提高档案资料的可利用性，既能提高工作效率、改善服务质量，同时又可以广泛满足科研人员的不同需要。
二、怎样实现小型科技档案室计算机管理
1、做好实现计算机管理的准备工作第一，做好科技档案室现存档案资料情况的调查分析。首先，要对用户需求进行调查，了解他们对科技档案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好现存档案资料的统计工作，对馆藏内容进行分析、统计，包括种类、数量等，估算出数据存贮容量，尽最大可能方便利用。再次，要考虑到科技档案室未来发展的需要，制定好建库计划。第二，走出本单位去取经。首先，要做好外部调研工作，了解一下是否有已建成的实用系统，是否能为我所用。对现有的条件和将需有的条件进行分析，避免走别人经过的弯路。调查的结果，可以作为编写系统方案的依据。其次，在了解其他单位计算机管理科技档案的情况之后，找计算机方面的专家咨询一下，看看本单位科技档案室实现计算机管理需要什么样的硬件和软件条件，根据本单位的具体情况操作。
2、做好建立科技档案数据库的准备工作第一，准备好计算机管理的物质基础。选择好合适的硬件设备和软件是一项重要工作，关系到计算机应用的成败。在采购计算机等设备时，应选择具有兼容性强、当时较为先进的计算机。要选择比较通用的机型，要求主机有较高的运算速度，内存、外存要有一定的容量。在选择科技档案管理系统方面，应根据本单位科技档案的特点、估算的容量及用户的使用要求，来选择合适的计算机系统。可能的话，最好能引进一套现成的系统软件，或引进后根据自己的特点加以简单的改造。这样，可以避免浪费时间和财力，去做别人已经完成的重复性的劳动。第二，科技档案管理人员应参与管理软件的设计。设计管理软件的专家虽然对软件的功能、编制程序的方法和技巧都轻车熟路，但毕竟对档案管理方面的各项业务和工作流程不熟悉。这就需要科技档案管理人员及时与软件工程师沟通，提出适合本单位科技档案管理的合理化建议。第三，对科技档案管理人员要进行培训。要实现科技档案室计算机管理，只有先进的技术设备是远远不够的。必须对档案资料管理人员进行培训，使科技档案管理人员尽快熟练使用新软件，为下一步实现科技档案的计算机管理做好充分的准备。
