1加强档案管理人员的专业素质
由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
二结束语
（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
关键词：办公室；档案管理；信息化
办公室作为一个单位的核心组成部分，它犹如人类的大脑，起着处理日常业务和信息处理，协调沟通的作用，是各部门之间沟通联系的桥梁。办公室文书档案工作是单位的档案管理中的不可或缺的部分，文书档案的收集与归档从属一项具有保密性、专业性、规范性的工作。只有对文书档案进行科学管理， 确保档案资料的质量和完整， 实现文书档案管理工作的规范与标准， 才能提高办公室文书档案的利用率，才能提高单位的工作效率，通过真实的信息数据与资料， 为单位的发展提供信息的支撑，为社会提供更好的服务。
1 档案管理的现状
1.1 档案管理信息化不全面
目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。
1.2 档案查阅易造成污损
文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅， 而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。
1.3 档案检索效率不高
在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。
2 档案管理信息化的必要性
2.1 档案管理信息化能提高工作效率
档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。
2.2 档案管理信息化能优化资源配置
大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。
2.3 档案信息化管理能提升检索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。
3 信息化档案管理应用
3.1 建立档案信息库，实现档案信息化
档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。
本单位利用OA办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。
3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率
传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。
在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用OA办公系统传输给查阅者，同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。
4 结束语
总而言之，在社会新常态下，对办公室档案管理工作提出了更高的要求。这就需要与时俱时的档案管理工作，建立档案信息化管理体系，着实提升档案管理人员的素质，才能跟上时展的步伐，确保文档能得到完善快速的保存和利用，促进档案管理工作的发展。
参考文献
[l] 谢俊霞.新时期加强档案工作的几点体会[J].档案天地，2010，（8）：45一46.
[2] 牟丹宇.略谈信息时代的文书档案工作[J].陕西档案， 2010（6）：26一27.
1 档案管理的现状
1.1 档案管理信息化不全面
目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。
1.2 档案查阅易造成污损
文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅， 而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。
1.3 档案检索效率不高
在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。
2 档案管理信息化的必要性
2.1 档案管理信息化能提高工作效率
档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。
2.2 档案管理信息化能优化资源配置
大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。
2.3 档案信息化管理能提升检索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。
3 信息化档案管理应用
3.1 建立档案信息库，实现档案信息化
档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。
本单位利用OA办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。
3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率
传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。
在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用OA办公系统传输给查阅者，同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。
关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；
文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01
办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要.
一、规范办公室档案管理工作的主要内容
（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。
（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。
（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。
二、办公室档案工作的发展方向
（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理
（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。
三、规范办公室档案管理工作的意义
如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。
四、结束语
现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。
参考文献：
承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000
[摘要]现阶段，我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理，加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来，我国的计算机技术得到了迅速的发展，利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨，并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。
[
关键词 ]新形势；办公室档案；档案管理；意义；措施
引言
对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。
一、新时期办公室档案管理工作的重要意义
在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以从档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。
二、新时期办公室档案管理存在的问题
第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。
第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。
第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。
第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。
三、新时期加强办公室档案高效管理的措施
通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。
第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。
第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。
第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。
第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。
结语
二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。
参考文献
[ 1] 熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[ J ] .办公室业务,2013,17:107.
[ 2 ] 陈玲玲,关亮.新时期办公室档案管理规范化[ J ] .办公室业务,2013,21:98.
[ 3 ] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[ J ] .办公室业务,2014,11:85.
[4]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.
一、增强办公室档案意识，完善档案日常管理制度
首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。
二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平
首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。
其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享
首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次，加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时，办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点，探索在单位区域内实现档案信息资源的共享，遵循先重点后一般、先易后难的原则，以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录，注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心，利用单位的局域网实现电子信息的网上传输，一体化管理各种办公室档案信息资源，真正实现信息资源的共享，加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
