管理中的柔性管理的提出和应用是相对于刚性管理而产生的。刚性管理是沿用的泰勒管理模式，柔性管理和刚性管理两者代表两种不同的管理模式，刚性管理模式主要是以规章制度为依据来对人们的行为进行约束和规范。刚性管理模式在很大程度上比较冰冷，已经不适应现代化管理需要，因此，一种柔性管理模式在刚性管理模式极度不适应的情况下营运而生。柔性管理和刚性管理相比，主要是以人为本，从人心理和行为表现，采用非强制性的管理方法，这种管理模式在人们思想中具有一种说服力量，能够很大程度上把整个团队的意识变为人们的行为方式。由此可见，这种方式充分体现出了在管理中的一种理性化和人性化。柔性管理模式在注重以人为本的基础上，对人产生的价值更加重视，能够根据人们的心理活动制定出对企业较快发展的管理模式。
二、办公室行政管理中柔性管理职能
（一）教育职能
柔性管理中教育职能是根据人的行为所决定的，它是柔性管理中的终极目标，也就是把整个团队的意识变为人们的行为方式。对于团队中的奋斗目标和所规定的规章制度是用一种强制性的手段还是用一种自动执行和维护的方式来进行，其中的效果是大不相同的。如果想让人的行为由被动变为主动，一个有效的措施就是，对管理对象进行必要有关教育，使之从思想上深刻的理解问题的所在。
（二）协调职能
柔性管理中有协调职能，柔性管理中的协调和普通管理中的协调在很大程度上有所不同。普通管理中的协调职能是对人一致性的强调，但是具体协调的手段主要是对人的控制和约束，对思想和道德的协调如果只靠命令是不行的。柔性管理中的协调职能主要是对人思想和道德的协调，柔性管理在这方面管理中发挥了非常大的作用。
（三）激励职能
柔性管理利用激励职能表现出了它的主动性。在现代的行政管理中，柔性管理无处不在，它能在人们生活的各个方面和工作中各个环节中增加一种积极的力量，比如，如表扬、奖励、升职等，从各方面能感染人的思想，牵动着人的思绪，然后对这种思绪进行控制，激励人们对目标前进。
三、办公室行政管理工作中柔性管理
（一）加强服务意识
在行政管理中运用柔性管理对工作中的一些问题有解决的头脑，认真对待手中的工作，乐于吃苦，严格要求规范自己的行为，在自己工作的基础上要具有服务意识，尽自己最大的努力助人为乐。
（二）提高能力
在日常工作通过各种学习来提高自身的工作能力，不但要适应办公室行政管理工作，而且还要对管理工作中新的要求进行突破。由于办公室行政管理工作具有工作面广和综合性强的特点，在工作中要认真处理好日常事物，对事物中新的工作要求进行学习，提高能力。在工作中要保持一个良好的心态，以被动为主动，积极探索行政事物中新的方法，对出现的新问题进行研究学习，让一些变为主动。
（三）团队观念
在行政管理工作中还要处理好和同事之间的关系，虽然，办公室行政管理工作中有非常明确的分工，但是有很多时候靠自己的力量是不能完成的，需要和同事有好的合作，所以，内心必须要有一个好的团队观念，保证管理中的整体力量，发挥办公室行政管理工作智能。
四、结束语
【关键词】高校;办公室;行政管理
在高校行政管理中，办公室起着中介联络、上传下达的作用，是连接学校、学院、学生三者关系的枢纽，关系到学校的发展和学生利益。学校制定的方针政策通过办公室行政工作才能迅速传达到学院，学院再传达到每位学生耳中，但当前我国高校办公室行政管理工作仍存在诸多问题，随着国家教育政策的不断改革，对高校行政管理工作有了新的要求，本文从以下几个方面探讨如何提高高校办公室的行政管理水平，为高校办公行政工作提供借鉴。
一、高校办公室行政管理工作的概述
行政管理是指运用国家权力对社会事务的一种管理活动，是指国家各级政府部门在执行法定职能及其具体运作的过程中，对所经历的程序、环节，以及所处理的事项和解决问题等一系列的管理活动。我国高等学校教育改革最紧迫的任务是提高质量，随着高校的不断扩招，办公室行政管理工作越来越多，高校办公室是行政管理工作开展的运行体系，是高校的主要管理部门，决定着高校管理水平的高低，高校办公室为全校师生服务，传达学校最新信息，负责学校信息的与汇总，组织、协调各部门的职能和工作，将学校各部门按不同比例进行划分，每个部门设置自己的目标与任务，在办公室协调下各部门发挥各自的作用，为了适应当前教育改革的需要，提升高校办公室管理水平十分必要，为高校实现办学的目标奠定坚实基础。
二、高校办公室行政管理工作现状
目前，高校办公室处于改革阶段，虽然行政管理工作开展得较为顺利，但由于各方面的原因，仍然存在着一些问题。
1、缺乏科学的管理方法
高校办公室行政管理工作事情较多，操作较为繁琐，比如学生的档案管理、教学管理、学籍管理等，需要办公室人员耐心细致的去完成，但由于在日常工作中，工作人员注重于对系统的管理，分不清主次，职责不明，使得办公室各个方面无据可循，以至行政工作不能适应新时期的发展要求；工作人员忽视人本管理，不能树立大局意识，认清当前学校的发展趋势；不能从全局思考，定位办公室的行政管理工作，缺乏科学的管理方法，导致高校办公室行政管理工作质量有待提高。
2、对高校办公室行政管理工作认识不足
高校办公室行政管理工作是否到位对高校各项活动能否有序进行有直接影响，然而个别办公室工作人员对自己所负责的办公室工作却认识不足，错误的认为高校的目的就是培养更多的优秀人才，只有提升教学质量才是高校唯一该关注的问题。长期以来，高校办公室工作人员对行政管理工作认识缺乏，在行政管理工作中惧怕协调各方面的关系，阻碍了学校各方面工作的顺利开展，导致办公室行政管理工作的重要性不能充分发挥，也丧失了高校办公室行政管理工作的真正意义。
3、办公室工作人员业务水平偏低，主动性不足
高校办公室行政管理工作需要协调多方面的关系，涉及到的部门较多，具有灵活性、随机性、偶然性等特点。因此，尚未形成固定的方法与模式，需要花费更多的精力与时间，再加上很多办公室行政管理人员都是从其他部门抽调的，还停留在“经验型”，不具备专业的行政管理业务水平。在处理办公室工作时常常会感觉到千头万绪、难以胜任，长此下去，工作人员失去了对办公室工作的主动性。总体来讲，办公室行政管理人员业务素质偏低，不能井井有条地处理繁琐的办公室工作，这是造成高校办公室行政管理工作停滞不前的重要原因之一。
4、高校办公室制度规范欠缺
高校办公室的工作不但要及时更新和购置硬件设备以便提高工作效率，还需要完善相关的制度规范，正所谓无规矩不成方圆。在日常的办公室工作中，办公室主要负责接待、传递、会议、通知、宣传等工作，由于工作人员职责不明、职能相互交叉，一旦出现问题，工作人员就相互推脱，以至不能快速解决问题，降低了高校办公行政管理的工作效率。
5、领导忽视办公室行政管理工作的重要性
办公室行政管理工作需要完成领导临时交办的任务。领导在布置工作时，一般不能为办公室行政管理工作提供便利条件，往往根据事情临时指派，没有考虑知识管理的涵义，即是否增加了办公室管理工作的负担或是否属于其职责范围。这种现象普遍存在一些高校的管理中，导致办公室行政管理工作开展过程中经常面临尴尬的境地，究其根本原因就是领导对办公室行政管理工作的不重视，临时交办任务随意性强，导致很多办公室行政管理工作得不到落实。
三、改善高校办公室行政管理工作的措施
1、创新办公室管理方法
当今时代是信息化时代，互联网办公已成为办公室工作模式，传输信息量大，传播速度快。办公室工作人员要与时俱进，激发自身的创造能力，多研究问题、思考问题；总结行政管理工作的规律，转变管理观念，发挥创造性，充分利用新科技时代的产物；总结出科学有效的管理方法，结合办公室功能，开发出相适应的软件；节约工作时间，实现办公自动化和智能化，提高工作效率，适应新时代的要求。
2、建设高素质办公室队伍
提高办公室行政管理的工作效率，关键在于提高办公室工作人员的综合素质。高校办公室工作人员扮演着领导参谋的角色，完成了许多政策的制定和执行，传达的信息也涉及到教师自身的利益，只有掌握学校的政策制度，了解了党的方针政策和教育的法律法规，才能根据这些情况及时调整方案，把握师生的思想动态。掌握计算机、公共关系、经济法律知识不仅可以提高办公室工作的日常事务，还能进一步了解所负责分支的专业知识，为领导的决策提供所需信息，扮演好助手的角色，以达到合理计划，思路清晰，分清主次，公平公正的处理问题。对此应该建设一支具有敏锐观察能力的办公室工作人员队伍，总结出办公室工作的基本规律，摸索出相应的科学方法，处理好各种关系，不断提高办公室工作人员的协调能力，避免各部门冲突，化解双方矛盾。
3、加强办公室工作人员综合素质
3.1加强政治理论的学习
高校办公室是学校的党政核心部门，负责向全校宣传党中央文件内容。办公室人员务必保证其思想上、政治上、行动上与学校发展要求一致，与党中央教育观念一致；不断学习邓小平理论和三个代表等重要思想，认真学习党的理论、政策；提高自身的政治觉悟水平，自觉维护学校权威，为学校的发展贡献自己的力量。
3.2定期培训办公室工作人员
高校办公室人员一般是由辅导员、机关干部、教师或者留校的毕业生组成，缺乏专业的训练。要想充分发挥办公室的作用，需要投入人力、物力和精力有计划的培养工作人员的专业知识、职业素养及管理水平，以达做好办公行政工作，促进学校发展。此外，可以实行定期考核制，采取定性和定量相结合的方式，来衡量办公室人员的工作质量；组织工作人员分批外出学习、开阔视野，促进工作人员的工作、学习热情，提高行政管理工作水平。
3.3强化全局思考的观念
高校办公室常常协助领导参与决策，这就必须要求高校办公室工作人员站在以大局为重的角度上分析每一件事，提高对突发事件的反应能力，从全局的观念出发，提高工作人员的政治敏感度，提升政治理论水平，保证办公室行政管理工作的正常进行。
4、健全高校办公室规章制度
目前高校办公室行政管理制度并不规范，为了促进高校行政管理工作的进行，必须健全各项规章制度。建立一套科学、详细、完善、明确的岗位职责和规章制度，将办公流程以规章制度的形式确定下来，做到万事有理可循，统一各项工作的要求。细分职责到每个工作岗位，明确办公事务的先后次序、具体执行步骤等；确定岗位工作规范，避免出现重复杂乱的现象，针对办公室工作人员的工作表现，奖罚分明；对做事认真负责严谨的人员进行奖励，对工作态度消极、工作散漫的员工进行处罚。高校行政管理制度应秉着公开、公平、公正的原则，从全局出发，保证多方利益，争取做到制度齐全、职责明确、纪律严明、无差别对待，保证办公室行政工作人员坚守岗位、努力工作，促进办公室行政管理人员提高工作水平。
5、培养团队意识
高校办公室工作人员可以通过不定期的活动增进同事之间的情感，培养团队意识，办公室日常工作虽然简单，但不能单纯依靠一个人的力量，需要工作人员同心协力。因此，工作人员在完成自身工作任务的前提下，经常与同事进行沟通，克服所面临的困难，不断探索，学习他人的长处，建立良好的工作关系，提高工作效率。
综上所述，办公室工作人员只有不断努力营造良好的办公环境，提高自身素质，保持良好的工作心态，才能充分发挥办公室的工作职能，更好的服务于师生，保证学校工作顺利进行。
作者:解靖 单位:对外经济贸易大学公共管理学院
参考文献:
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[3]谢玉华,刘云峰,刘立献.敬业爱岗淡泊名利——高校院系办公室行政工作者必备素质研究[J].湘潭师范学院学报(社会科学版).2007(01)
1转变管理方式，提高服务意识
随着高职院校对自身管理体制的改革不断深入，改革的目的就是不断加强对教师与学生的服务，这种转变充分体现在服务对象、服务内容以及要求上。这种转变也使得高职院校管理与教学逐渐走上专家治校、双师型教师等发展方向，而因学者、教授等人员成为了办公室的领导岗位，这也充分体现了办公室要为学校党政领导提供服务的功能。除此之外，办公室行政管理工作还必须全面考虑到教师与学生的要求，以满足教师和学生的需求为原则，才能更高效地完成管理工作。办公室行政管理工作本身就是一个涉及面多、长期、繁琐的工作，要做好高职院校的办公室行政管理工作，就必须有明确的工作思路，明确轻重缓急，合理地规划与安排，做到紧张但有序。在实际工作中，要求要积极思考，要求工作人员必须有强烈的责任心与意识，以此来提高办公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修养
高职院校办公室行政管理工作效率的提高，要求管理人员必须拥有精湛的业务能力与实际管理经验。但就当前的形势来看，我国各高职院校从事办公室行政管理工作的人员情况大多都是来自机关干部、辅导员兼任或者教师兼任等，这些人员虽然拥有管理学生的经验，但缺乏专业训练与服务意识。因此，想要提高办公室行政管理水平，就必须要求从事办公室行政管理人员提高自身的修养。提高自我修养的方式有很多，通过加强理论学习，提高自身素质是最直接，也是最简单的方法。一方面，加强管理人员对办公室政策性文件内容的学习，熟悉办公室上传与下达文件、内外事务的处理以及各关系方面的细条等等工作内容，根据国家以及学校的相关方针与规定，把握精神实质，进一步提高自身的决策能力。另一方面，加强与教学相关的理论知识学习，系统地掌握管理知识。明确高职院校办公室行政管理工作是为教师与学生服务的目标，不断提高自我修养，以提高行政管理水平。
3进一步创新管理理念
所谓创新管理理念，不仅是要创新管理方式，更要针对管理理念与过程进行创新。创新管理理念就是将传统的经验式管理转变为现代化科学管理，运用理论知识与宽阔的事业，以运营的方式来进行办公室管理工作。知识管理其实就是说通过对新知识与新经验的学习，并通过合理的手段表现出来，在实际管理工作中反映出来，培养和加强个人的知识与及办公室行政管理工作的价值。还可以通过对知识的共享，运用智慧进一步提高组织管理的应变与创新能力。
4注重团队合作观念
办公室设有办公室主任、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书和工勤人员，每个岗位的工作内容和工作要求都不一样，需要经过培训或者具备一定经验的人才来担任。对办公室的岗位，应当明确职责，合理划分岗位的职责范围和工作内容，以求保证办公室的管理工作顺利运行。办公室的管理工作要想做到良好的运行，办公室的管理人员应当遵循办公室管理的工作流程和基本规范。具体要做到以下三点：首先是分工不分家，每个不同的岗位都有各自的特点，首先要明确岗位职责，与此同时，要明确办公室的工作是整体性的，在分工同时要注意工作不分家，工作中要注意共享资源，学院的办公用品公用等等。其次是到位却不越位，工作人员的实际工作要落实到位，管理人员对自己的责任和工作应当精益求精并且及时反馈，办公室的工作环环相扣，体现了一种执行力度反馈是工作素养，不越位指的是不越权的进行管理工作。三是补台而不拆台，办公室的工作最终是服务于学院的人才培养、学科建设和后勤保障的，这是一个相当庞大的系统，工作中难免会有不足和疏忽，这就需要办公室的其他工作人员要及时的提醒和帮助，不能因为同事的工作失误而觉得沾沾自喜。同时，应当树立补台意识，不能因为某个工作人员的出差或者外出学习而造成工作的失误。
二、提升办公室行政管理的工作品质
办公室是学院工作的中心枢纽，管理人员应当具备一定的文字功底、组织协调能力，精于业务工作并具有创新意识，为此，要提升办公室新政管理效能，各个岗位的管理人员应该不断提升自己的形象和素质，全面推进办公室行政管理工作的良好运行。
1、树立责任意识
办公室承担着学院的各项重要工作，这些工作的原则性比较强，办公人员在工作中要树立责任意识，精确与到位的进行工作。为此应当做好以下几点，首先，树立时间观念，确保工作的及时到位，及时领会学院的各项规定和各类文件，并及时将精神要领汇报给学院，其次，关心师生评奖等工作的运行，及时将奖励工作做到位，再次，及时将要回报上级的资料传达到位。树立责任意识，要求每个工作人员认真对待工作中大大小小的问题，及时办公不拖延，并且将不能完成的工作和遇到的问题及时汇报给上级领导。
2、树立服务意识
学院办公室的最终目的是服务于学院的人才培养和学科建设，服务于学院的全体师生员工。服务是管理理念，奉献是职业精神。办公室的行政管理工作应该将服务师生当做根本理念，在细微之处体现服务真谛。只有这样，才能保证学院办公室工作的万无一失。
3、树立团队合作意识
学院是一个有机的整体，办公室的管理工作人员之间应当要密切配合和相互协作。首先是相互信任，这是合作的前提和基础，对于其他同事的工作，要相信同事的能力。其次是相互勉励，同事之间经常会相互倾诉，讨论工作的难处，这时适当的鼓励就显得格外重要，可以有效的激励同事的工作。三是要相互坦诚，这时合作的保障，如果工作的同事之间没有真诚，那就不能谈合作，当遇到不同的意见时，同事之间应当进行适当的沟通，达成共识。
4、树立节约意识
首先是树立绿色管理理念，节约管理成本，办公室应当贯彻低碳节能与环保的管理理念，尽量节约工作的成本。其次是简化管理的环节，提高工作的效率。在保证工作规范运行的同时，应当注意管理工作不能太过于死板和僵硬。规范管理固然重要，还应当结合学院的实际情况，在不违背工作原则的前提下，尽量的简化办事的流程和环节，节约工作的人员需求，减少不必要的环节。第三是建立盒子工程，及时整理办公材料，各个经办人员应当及时总结经验，合理整理分类经办文档，建立盒子档案。
5、树立危机意识
随着社会的不断发展进步和体制的不断改革，办公室人员应当加强学习，创新管理方法。只有这样，办公室的行政管理才能跟上时代的步伐，与时俱进。作为高校的干部，应当树立终身学习的理念。首先是要积极学习政治理论，不断提升自己的思想觉悟，及时运用科学的理论指导工作的进行。其次是要积极学习新事物，只有善于学习，才能不断的应对工作中出现的新问题，才能跟上形势的发展，才能运用新思路和新方式推动办公室的行政管理工作适应时代的发展。
办公室作为单位的综合管理部门，其职能是办公室的职责和权力的综合表现，它渗透到单位的各个部门之中。办公室担负着协调单位各部之间关系的任务，处理事务，进而提供支持，以保障各部门的灵活高效运转。办公室行政管理工作的综合性强，接触面广，既要承上，又要启下，还有横向联系。工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。其次是服务面宽，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。对内对外、对上对下的协调很重要，不论是上报还是下发，需要办公室一一切沟通，协商并组织落实。由此可以看出，办公室工作人员必须有较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。
一、办公室管理中的人事方法
通常，确定要做的工作和如何做，是管理工作中最简单的任务，而最重要的则是管理的主观或人事方面。由于办公室工作的各个方面都是有着职责的人在负责，行政管理中的共性问题，首要就是职责人的问题。因此，信任、公正、耐心和常识是对解决人的问题的人的基本要求。成功的办公室管理者要博得下属的尊敬和忠心以确保部门的最高工作效率，必须具有一定的个人品质。那就是把下属作为朋友对待、使自己成为单位一员而又丝毫无损于管理职位的尊严。管理者对人不能过于亲近，因为过于亲近往往导致过于宽厚，而过于宽厚又会导致失去尊重和信任。当然冷淡和采取过分严格的纪律同样也是不成功的。因为这样管理者要求服从以牺牲合作为代价。一种能使管理员成为一个领导人而不是一个工头的态度应是介于这两个极端之间，这种态度能赢得最大的合作。办公室管理者在处理有时会破坏其部门工作高效运行的日常问题时，必须做到公正、坦率。必须要有思想准备，乐于了解问题的双方，并公平合理地解决问题。在接近下属时，必须善于听取忠告，在处理下属个人的、私人的问题时，必须有耐心、宽容，最后还必须信守诺言。
二、对办公室工作进行有效计划。
办公管理不当，没有计划的人经常被日常的文书工作搞得晕头转向。如果努力使办公室有一个良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中的通病就是事必躬亲。适当的委派，把某项任务还同完成任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分得锻炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。
三、改善办公室时间运筹方法
用尽可能少的时间办尽可能多的事。具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪费时间，没有效果。如果有些事不能，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽理合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。
四、办公室工作量化管理
办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动劳动两者的比重，定性、定量相结合的分析方法可以避免机构臃肿、“人浮于事”、浪费时间的现象。定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定。定性分析带有较强的主观性。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。同时，办公室工作量化管理也需进行测量与评定工作效率。对于办公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。再其次，就是掌握好动静结合的原则。具体可通过制定工作标准，制订工作定额的要求，办公室工作分类。
五、权责相称适当授权
授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须授予足够的权力才能保证工作的完 成，工作要出成果就必须互相了解。从上到下，权责关系必须清楚，这样才能贯彻全部职能，有交进行管理，尽可能减少任务的重复和交错现象。有些从来就不去学习授权，却坚持要自己去处理琐碎的工作。有些是把许多职责交给下级，却很少给予或根本不给权力。然而，办公室要想管理好，就非适当的授权不可，至少给予足够的权力，使工作完成，得以让骨干工作人员发挥主动性，并保证工作能够正常的进行。当然，这得看被授权力和职责的人必须愿意承担义务，必须胜任所负责的工作的情况下。但不幸的是，许多管理者不会授权，因为他们不能充分理解自己的作用，或者说他们不相信下属的工作才能，以为工作非他们自己是不能做好的。也还有一些管理员，对工作只喜欢自己动手做，而不愿让别人碰一下。管理员也有由于心理上的动机而不肯授权于人的，他们怕竟争，怕失去信誉和赏识，怕自己的短处会暴露出来。这种惧怕心理往往会导致工作不好、生产率低下，并使部门中工作人员的士气严重低落。
六、有效的办公室人际沟通
（一）较强的大局意识
不管是给领导拟写各类发言稿还是为单位写各类综合性材料，办公室秘书都要站在领导的高度上去审时度势。亦或是组织本单位开展活动，代表本单位对外联络，都要时刻树立大局意识，时时刻刻在大局中定位，在大局下行动。吃透上级精神，维护集体利益，为领导当好参谋，为集体保驾护航。
（二）坚决的服从意识
人们都说军人以服从命令为天职，其实办公室秘书在工作中也应该有强烈的服从意识。无论在工作安排上还是在任务分配上，尊重领导的决定。只要不是特别离谱的决定，只要符合大政方针，符合发展要求，要坚决服从领导决定。努力建立良好的上下级关系，促进集体的和谐发展。
（三）较强的学习意识
身处知识经济时代，知识、理念不断更新。办公室秘书只有不断学习，更新观念，树立自觉学习，不断学习的理念，把学习当成一种责任，做到“在工作中学习，在学习中工作”，敢于突破老观念，老方法，创新工作方式，才能提升自身的素质，从容面对各种新的要求，新的挑战。
二、办公室秘书应具备的基本技能
办公室秘书作为办公室工作的重要人员，其能力的高低，一定程度上决定着办公室工作是否能顺利开展。有人说“能说会写，能吃会喝，能吹会侃”是办公室秘书必备的技能。虽然有戏说成分，但是，一定程度上注重培养办公室秘书基本技能，是办公室工作顺利开展的基础。办公室秘书应注重以下几种能力培养：
（一）扎实的文字写作功底
文字写作工作是办公室秘书综合能力的主要方面。无论是起草文书，修改文稿还是撰写各种综合性材料，都需要良好的驾驭文字能力，这就需要办公室秘书具有扎实的文字功底，只有功底扎实，才能适应各种各样的文字材料，从而使办公室工作更加自然顺畅。
（二）良好的口头表达能力
口头表达能力是办公室秘书同单位内部、个单位间日常交际的基本能力。优秀的秘书要有好的口才，要能说会道，善于表达自己的观点，可以用最简洁的语言表达最丰富的内容，还要富有幽默感，善于与人沟通交往。只有做到三言两语把复杂的问题讲透彻，才能激发调动单位成员情绪，使单位成员和谐相处。
（三）较强的协调组织能力
办公室是组织协调本单位工作的枢纽，所以协调组织能力是办公室秘书必备基本功。办公室秘书工作大部分是安排领导活动，组织召开会议，办理接待来信来访，对外联系以及购置、保管本单位日常办公用品等。这都要求办公室秘书具有较强的协调组织能力和干事办事能力。只有具备这种能力，才能把办公室琐碎工作系统化，复杂问题简单化。
三、办公室秘书应具备的专业知识
办公室秘书这一岗位尤其专门的职业要求和条件，在不同时代背景下，虽然要求各不相同，但是对于专业知识的这一要求从未改变。新时期对办公室秘书的专业知识要求更高，不仅要有深度还应该有广度。在办公室专业知识的要求上，应注意以下方面：
（一）岗位业务专业知识
办公室作为一个单位的综合办公部门，职能几乎涉及了各个领域，其职能的特殊性决定了办公室秘书应具备其扎实的专业知识，不仅熟识理论知识，还应在工作中完备自身的专业实践知识，了解办公室秘书的一系列性质和职责等熟悉其常规做法和应急措施，做用理论武装头脑的专业办公室秘书。
（二）相关学科专业知识
很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。
2行政管理人员的现状
近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。2.1“边缘化”高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。2.2压力、职业地位行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。2.3管理队伍青黄不接高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。
3如何实现学院办公室行政管理队伍建设
3.1按需设岗，按岗择人
高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。
3.2树立“以人为本”的观念
树立“以人为本”的观念，重要是从思想上重视管理工作，要把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓，贯彻“人本管理”的思想，引导行政管理人员调整心态，明确工作目标，认识管理的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是“超前服务”的观念[4]，只有这样的管理队伍才能充分发挥主动性和创造性。
3.3提高自身素质
