一、指导思想
为了有效控制动物疫病的发生、传播和扩散，从根本上切断动物疫病传播途径。动物标识及疫病可追溯体系致力于建立一个现代化的防疫、检疫、监督网络平台，利用现代信息技术工具，在动物生命周期过程中，采集免疫、产地检疫、道路监督、屠宰检疫四大业务环节的信息，信息通过无线数据通信平台汇集到中央数据中心。遵循“加强领导、密切协作，统筹规划、突出重点，分步实施、确保质量，明确任务、落实责任”的工作方针。尽而达到疫病监控和防治的目的。
二、组织机构
为切实搞好动物标识及疫病可追溯体系建设工作，有效预防和控制动物疫病，县畜牧兽医局成立了动物标识及疫病可追溯体系建设工作领导小组，组成人员如下：
略
领导小组下设办公室在县动物卫生监督所，由张玉光兼任办公室主任，负责处理日常工作。
三、方法和措施：
2009年根据畜牧兽医局统一部署，在总结2008年田园、温泉、卡斯、柯街4个乡(镇)共8个村，32个合作社试点的基础上，结合春、秋两防同步在全县开展二维码耳标佩带及识读工作，完成生猪佩带率达100%，牛、羊任务数100%。
(一)县动物卫生监督所：负责具体实施动物标识及溯源体系建设，确定信息员。负责县、乡、村人员培训;负责检查指导乡(镇)二维码耳标佩带及识读工作的实施，发现问题及时向上级汇报。
(二)各乡(镇)畜牧兽医工作站，确定专人负责设备的管理和规范使用溯源设备。做好二维码耳标佩带、防疫、检疫等相关工作信息的录入和传送。
(三)08年非试点的乡(镇)，要采取试点，形成以点带面开展此项工作。
(四)在年末完成任务数100%。各乡(镇)畜牧兽医工作站要确定一名信息管理员，确定后报县动物卫生监督所。
四、保障措施
动物标识及疫病可追溯体系建设工作是一项崭新的系统工程，又是一项工作涉及面广、法规性强、技术含量高的繁琐工程，我县被列为全省29个试点县之一，因此各乡镇畜牧兽医工作站要高度重视，要认真按照畜牧兽医局的统一部署和要求，有计划、有步骤的开展工作。
(一)组织保障
各乡(镇)畜牧兽医站站长是溯源试点工作的具体责任人，要具体组织实施。为确保溯源工作有组织、有计划、有步骤地实施，各乡镇要成立动物标识及疫病可追溯体系建设试点工作领导机构，制定各乡镇的工作方案，认真组织实施。
(二)制度保障
一、指导思想
为了有效控制动物疫病的发生、传播和扩散，从根本上切断动物疫病传播途径。动物标识及疫病可追溯体系致力于建立一个现代化的防疫、检疫、监督网络平台，利用现代信息技术工具，在动物生命周期过程中，采集免疫、产地检疫、道路监督、屠宰检疫四大业务环节的信息，信息通过无线数据通信平台汇集到中央数据中心。遵循“加强领导、密切协作，统筹规划、突出重点，分步实施、确保质量，明确任务、落实责任”的工作方针。尽而达到疫病监控和防治的目的。
二、组织机构
为切实搞好动物标识及疫病可追溯体系建设工作，有效预防和控制动物疫病，县畜牧兽医局成立了动物标识及疫病可追溯体系建设工作领导小组，组成人员如下：
略
领导小组下设办公室在县动物卫生监督所，由张玉光兼任办公室主任，负责处理日常工作。
三、方法和措施：
2009年根据畜牧兽医局统一部署，在总结2008年田园、温泉、卡斯、柯街4个乡(镇)共8个村，32个合作社试点的基础上，结合春、秋两防同步在全县开展二维码耳标佩带及识读工作，完成生猪佩带率达100%，牛、羊任务数100%。
(一)县动物卫生监督所：负责具体实施动物标识及溯源体系建设，确定信息员。负责县、乡、村人员培训;负责检查指导乡(镇)二维码耳标佩带及识读工作的实施，发现问题及时向上级汇报。
(二)各乡(镇)畜牧兽医工作站，确定专人负责设备的管理和规范使用溯源设备。做好二维码耳标佩带、防疫、检疫等相关工作信息的录入和传送。
(三)08年非试点的乡(镇)，要采取试点，形成以点带面开展此项工作。
(四)在年末完成任务数100%。各乡(镇)畜牧兽医工作站要确定一名信息管理员，确定后报县动物卫生监督所。
四、保障措施
动物标识及疫病可追溯体系建设工作是一项崭新的系统工程，又是一项工作涉及面广、法规性强、技术含量高的繁琐工程，我县被列为全省29个试点县之一，因此各乡镇畜牧兽医工作站要高度重视，要认真按照畜牧兽医局的统一部署和要求，有计划、有步骤的开展工作。
(一)组织保障
各乡(镇)畜牧兽医站站长是溯源试点工作的具体责任人，要具体组织实施。为确保溯源工作有组织、有计划、有步骤地实施，各乡镇要成立动物标识及疫病可追溯体系建设试点工作领导机构，制定各乡镇的工作方案，认真组织实施。
(二)制度保障
通过深入开展食品标签标识专项整治，全面排查整治食品标签标示隐患和问题，严厉打击在食品标签标识上标注虚假、夸大内容或涉及疾病预防、治疗功能的违法违规行为，督促企业依法、依规、按食品安全标准做到如实标注、规范标注，切实履行质量安全主体责任，消除食品质量安全隐患。
二、工作内容
（一）企业自查整改。全县获证食品生产企业要严格对照食品标签标识相关法律法规、部门规章及食品安全标准，对标签标识逐一进行自查，确保所有使用的食品标签标识内容真实、合法，如实反映产品属性、原辅料使用情况等，标注形式规范、符合要求。在自查过程中，发现所用的标签标识存在问题的，要立即停止使用，彻底清理库存的不符合要求的标签和包装材料，防止继续投入生产使用；对已经流入市场的产品，要立即主动开展召回工作，积极整改，采取有效措施，及时消除安全隐患。企业自查情况和发现问题、整改情况要及时汇总，填写《食品标签专项整治企业自查汇总表》（附件2），并书面报告企业所在地质监局。
（二）严格监督检查。在日常监管、执法检查、企业年度自查报告审查过程中，要以食品标签标识真实性、规范性为重点内容、以食品标签标识屡次被投诉举报及抽检不合格企业为重点对象、以法律法规、部门规章、食品安全标准等为监管依据，严格按照《省食品生产加工企业落实质量安全主体责任监督检查项目表》要求，加大监督检查频次和力度，及时发现问题，切实消除隐患。
三、工作安排
（一）部署自查阶段（即日起至7月31日）。企业积极开展自查自纠，对发现的问题采取有效措施进行整改，召回问题产品，并主动提交书面自查报告。
关键词:企业投标方案;知识产权;侵权案例;管理流程再造;组织机构优化
中图分类号:D922文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)20-0094-03
近年来,企业招标投标中的知识产权纠纷不断,相关侵权案件频频见诸于报端。这一系列侵权事件的发生,破坏了招投标公平有序的运作规则,背离了招投标良性竞争的初衷,同时也折射出隐藏于案件背后的企业招标投标过程中的知识产权管理问题。
一、企业投标方案知识产权流失问题揭示
为深入探究企业招投标过程中的知识产权管理问题,笔者通过多种渠道的查找和搜集,共获取五个企业招标投标知识产权侵权案例,这些案例集中发生于2002年至2006年间,基本涵盖了工程招标、货物采购招标和服务招标等招投标主要类型,包括两个工程设计招标案例、一个工程施工招标案例、一个货物采购招标案例、一个创作方案招标案例。
通过表1的对比分析可以发现,在选取的五个招投标典型案例中,只有一个案例反映的是招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题,其余四个案例所反映的问题最终都可归结为企业的投标方案被招标方和中标方侵占或盗用,致使方案中含有的知识产权流失。这从一定程度上说明,企业投标方案的知识产权流失问题较之招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题来说更为普遍,是目前企业招投标实践中发生频率较高的问题。因此,本文重点讨论企业投标方案的知识产权流失问题。
投标方案是投标文件的核心组成部分,其中涉及投标企业的多项知识产权,不论中标与否,投标方案的版权以及方案中所运用的投标企业自身拥有的专利和技术秘密等都应归投标企业所有。如果招标方需要全部或部分使用失标方案,须征得失标企业的书面同意,并给予其一定的经济补偿。
结合笔者搜集的典型案例来看,企业投标方案的知识产权流失主要发生在工程建设招标(包括工程设计招标和工程施工招标等)和服务项目招标(包括创作方案招标和项目咨询招标等)领域,大致表现为以下几种情形:其一,投标企业的设计方案没有中标,但招标方却在中标方案中抄袭或照搬未中标人的设计方案;其二,投标企业在某项目的一期招标中成功中标,并运用自己拥有的技术完成项目施工,但是他在随后的二期招标中失标,二期中标人却在项目施工中使用一期中标人的技术;其三,两个以上企业组成一个联合体参与投标,投标方案完全由其中一方独立设计完成,该联合体中标之后,未参与投标方案设计的一方与招标方私下串通侵占盗用设计方案,撇开了方案的设计者。
二、企业投标方案知识产权流失的应对策略
导致企业投标方案的知识产权频频流失的原因是多方面的,既受到全社会知识产权意识较薄弱、知识产权信用环境恶化的影响,又与我国招投标法律体系缺失知识产权保护规则的制度缺陷紧密相关,同时“僧多粥少”的招投标买方市场所引发的双方地位失衡现状,也使存有侵犯投标方知识产权动机的招标方有机可乘。
不过,投标企业自身的知识产权管理缺陷是其遭遇知识产权侵权的关键原因所在。因此,投标企业应当苦练内功,以最大限度地保护、管理和运用企业的知识产权资源为指导方针,进行企业内部管理的全方位创新,在招投标全过程中融入知识产权管理内涵及管理要素,从系统的角度来配置知识产权资源,实现企业知识产权管理与招投标操作规程质的融合。
(一)组织机构优化
投标企业知识产权管理的组织机构优化,首先是对企业招投标知识产权管理职能进行重新定位;其次,为企业内部投标工作机构的各岗位人员设定相应的知识产权管理职责;再次,以设定的职责为评判依据,考核各类人员在投标工作中的知识产权管理绩效。
1.知识产权管理职能的全过程定位。目前大多数投标企业对于招投标中的知识产权管理仅仅限于侵权纠纷发生后的协商和诉讼,在此之前的知识产权管理事项并未纳入企业招投标管理职能之列。这种事后补救虽然有可能挽回损失,但存在着因为举证不力而败诉的风险,且牵扯企业过多的时间和精力。
据此,投标企业应当首先调整原先的知识产权管理职能定位,将事后维权的管理职能转变为招投标全过程的知识产权管理职能,把知识产权管理工作的关口前移,使工作重心从事后补救措施转移到事前、事中的侵权预防措施上来,最大限度地降低被侵权的可能性,减少侵权纠纷的发生。
按照企业招投标的流程顺序,投标企业知识产权管理职能的具体定位应调整为:在招标至投标阶段,明确界定己方的知识产权权属;在投标至评标阶段,防止投标方案中核心技术和内容的流失;在定标阶段,对未中标方案进行后续管理。
2.知识产权管理职责的多元化设置。从大多数企业的实际情况出发,配置专人负责招投标过程中的知识产权管理工作在短期内难以实现,因为不论是企业领导,还是各级管理人员,抑或是专业技术人员,大都缺乏招投标知识产权管理经验。所以,较为现实的优化途径是,在企业的投标工作机构的现有管理层级和岗位职责的基础上,分别细化各类人员在投标工作中的知识产权职责,使其把好各自的知识产权关口,相互配合、相互衔接,将知识产权的流失风险降至最小。(1)领导层的职责设置。领导层主要指企业投标工作机构的负责人。设定其为企业投标工作全过程的知识产权管理总责任人,监控招投标各环节中己方拥有的知识产权保护状态,对投标项目的知识产权保护和管理担负监督和指导职责。与此同时,落实招投标知识产权管理责任制,即如果发生因忽视知识产权保护和管理而给本企业造成重大损失的情况,无论该负责人是否是直接责任人,都应当承担失察责任,并视情节轻重给予相应处罚。(2)管理层的职责设置。管理层在企业招投标知识产权管理中发挥着协调作用,主要包括企业投标工作机构的合同管理人员、市场分析人员和估算人员。1)合同管理人员,设定其在投标准备阶段负责分析审查招标文件中的知识产权条款是否存在不利于己方的合同条件,在获知企业未中标后及时向招标方索回投标方案并将其整理归档;2)市场分析人员和估算人员,设定其负责投标过程中企业商业秘密和经营信息的保密,特别是确保企业拟定的投标策略和投标报价不对外泄漏。(3)技术层的职责设置。技术层是指企业投标机构中负责设计构思、方案布置、数据处理、图纸绘制、模型创建、软件程序编写等技术性工作的专业人员。由于技术人员比其他岗位人员更易于接触到设计方案中的核心技术,特别是尚未公之于众处于保密状态的技术秘密,故设定其在编写技术方案时负责标注版权声明、专利声明和技术秘密的书面保密要求,同时避免将技术方案编制得过于详尽,做好关键技术的保密防护措施,防止技术外泄。
3.知识产权管理绩效的分层级考核。以企业各个层级、不同岗位人员的知识产权职责为依据,设定相应的绩效考核指标,衡量其在投标工作中履行相应职责的准确度和实施效率。(1)领导层绩效考核。企业投标工作机构负责人的知识产权管理绩效考核指标设定为投标方案的知识产权发生流失事件的数量及造成的经济损失数额,也就是将企业投标过程中的知识产权保护和管理绩效作为该负责人任期目标责任制的重要考核内容,由企业最高领导层来实施具体考核措施,以衡量其对招投标知识产权管理工作的重视程度及其领导能力和管理水平。(2)管理层绩效考核。根据管理层级中合同管理人员、市场分析人员和估算人员在企业投标中承担的不同职责,分别创建知识产权管理考核指标。合同管理人员的考核指标为其审查出的招标文件中不利于己方的知识产权条款个数、投标方案索回率和索回存档时间;市场分析人员和估算人员的考核指标为投标报价、投标策略的泄露次数。通过对管理层知识产权管理绩效的考核,使组织运行更有效,管理流程更顺畅。(3)技术层绩效考核。将技术人员的知识产权管理考核指标设定为设计方案中技术秘密泄露次数和由此造成的经济损失额度。通过对技术层知识产权管理绩效的考核,提升技术人员保护企业知识产权的意识,防止企业核心技术流失。
(二)管理流程再造
在知识产权容易流失的招投标重要节点,融入知识产权管理要素,建立一套与招标投标基本程序相对应的知识产权管理流程,达到善用企业知识产权资源、预防知识产权侵权的管理目的。该管理流程主要包括以下重要节点,如图1所示:
1.招标环节:严格审查招标文件的知识产权条款。投标企业获取招标文件后,应认真查看和分析其中合同条件部分的知识产权条款是否明晰、公平、合理。具体来说,分析招标方对于双方编制的文件特别是投标方案的版权归属、使用及补偿方案,投标方案中拟使用的专利技术和技术秘密的权属和许可使用,商业秘密和技术秘密的保密义务划分和保密责任设定,以及项目执行过程中新生成的知识产权的申请权和所有权的约定等是否合法,双方的知识产权权利和义务是否对等,有无显失公平的条款,是否对未中标方的经济补偿、未中标方案的退回及未中标方案的使用和费用支付等问题作出约定。
投标企业如果发现招标文件中存在违反现行法律或者显失公平的知识产权条款,应当在招标方组织的投标预备会或答疑会前规定的时间内,以书面形式向其提出质疑,要求其予以解答和说明。
2.投标环节:编制投标文件时提出知识产权书面保护要求。投标企业在编制计算书、设计图纸、模型、技术方案、投标报价和经营信息等涉及己方版权、专利、技术秘密和商业秘密的文件时,应当在投标文件的显著位置以醒目的字体注明“版权所有,未经书面许可严禁复制或传递给任何第三方”和“投标文件涉及的技术秘密和商业秘密,未经书面同意,不得披露和提供给任意第三方使用”等类似的以文字或图示形式出现的知识产权声明信息,并可附上“技术秘密”和“商业秘密”的标识。
3.开标环节:避免过度公开投标方案的核心技术。在公开宣读标书或当众阐述投标方案的过程中,投标企业应当注意不要过度公开己方的核心技术。投标企业可以简要介绍投标文件的主要内容,包括投标方案布置、主要功能指标、项目总投资匡算、期限、费用报价等不涉及关键技术成果的非内容,但对于投标方案中涉及的关键技术和技术秘诀不要过于详尽地介绍,以免方案中的专有技术丧失其新颖性或被他人不正当利用。
4.评标环节:切勿毫无保留地阐述内容。投标企业在答复评标委员会提出的需进一步澄清的问题时,不应毫无保留地对设计方案的构思细节、具体落实方法等内容进行细致的阐述和说明。
5.定标环节:重视未中标方案的后续管理。失标企业应在收到招标方的中标结果通知后,尽快索回未中标方案,并交与企业的档案部门整理归档。档案管理部门对于涉及企业知识产权的档案应作为特殊档案予以妥善保管,未经许可任何人不得私自保留或向外扩散。
投标企业发现招标方未经许可擅自使用己方享有专利权或专有技术权的工艺、材料、产品、设备,或者盗用、侵占己方的设计方案和设计构思时,应当及时收集对方侵权的确切证据,直接向侵权人发出信函要求其停止侵权,并说明侵权的后果。可先就赔偿等问题与侵权方协商,若协商不成,在法定时效内诉诸司法机关。
三、结语
企业招投标知识产权侵权案件的相继发生,反映出的不仅仅是法律层面的问题,揭开双方利益纷争的这层面纱,显露出的更深层的问题是企业招投标过程中知识产权管理的缺失。在知识产权日渐成为竞争利器和关键资源的今天,这一管理缺陷足以引起各方的关注和重视。
参考文献
[1]魏小毛.招投标中的建筑设计方案到底属于谁[N].中国知识产权报,2006-03-29.
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[3]林善谋.招标投标法适用与案例评析[M].北京:机械工业出版社,2004.
[4]夏金彪.“冶金智囊团”遭遇诉讼专利纠纷困扰钢铁[N].中国经济时报,2004-10-25.
档案管理工作的标准化旨在对档案工作中重复性的事物和概念做出科学合理的界定来使在经济、技术、管理以及科学领域的档案管理能够具有统一规范化的标准，从而能够保证社会实践和管理的有序进行。因此，档案管理的标准化是保证档案管理工作稳定和发展的重要因素，是实现档案管理工作能够与现代化的科学管理技术向结合的重要基石。
1 我国档案管理工作标准化问题中存在的问题
1.1 档案工作的标准化意识较为薄弱
一些档案管理人员并没有真正认识到档案工作标准化的重要意义，往往在工作中忽视档案管理标准化问题。这导致档案馆中所执行的标准与档案执行部门的其他标准有所偏差。尤其是在基层的档案管理部门，一些工作人员认为档案工作标准化只是推荐实行的标准而不是强制执行的标准，其价值和意义不大，所以没有严格执行的必要。所以，在档案的处理、保存和管理等细节上，仅是执行标准化管理的一部分规定，管理过程粗糙不细致。
1.2 对档案工作标准化的投入不够
要在全国范围内有效地推行档案工作标准化的执行，必须具有强有力的资金和其他资源的支持。而在实际的档案工作标准化的实行过程中，对档案工作标准化的投入不能够满足要求，这导致档案管理机构对全面实施档案工作标准化变得有心无力。
1.3 不能够充分借鉴国际档案管理标准
我国的档案工作标准化的起步较晚，发展较为缓慢，而西方一些发达国家大档案管理标注化的工作已经基本成熟。我国的档案工作标准化的实践中可以通过借鉴国外的有效标准来规范我国的档案管理工作。但是，目前我国在这一点上仍有欠缺。我国在制定自身的档案工作标准时，不能够充分借鉴国际档案管理标准，例如在《国际标准―档案著录规则（总则）》中根据档案的特点采用了多级著录的规则，使档案管理更加标准化，而我国在编订档案管理工作标准时，却没有借鉴这项标准。
1.4 档案工作标准体系还未建立
由国家档案局的《档案工作标准体系表》中所包含的30项标准中，主要包含的是档案的处理、编号、检索和保护等一系列的标准，但是这几项标准中很少能够涉及档案管理的其他方面的规定，从而导致我国的档案管理工作很难形成一系列的档案工作标准体系。而在国家档案局和国家其他的一些档案管理工作机构，并没有设置专门的组织部门来管理和实施档案工作标准化问题。导致档案工作标准化的问题成为了书面上的内容而没有被真正的实施。
2 我国档案工作标准化问题产生的原因
2.1 忽视了档案工作标准化问题的价值和意义
在档案工作标准化的实施过程中，实施人员和机构往往忽视了档案工作标准化的价值和意义所在，把实施的过程作为执行上级任务的过程。这样在实施的过程中人员没有执行的积极性。最终导致档案工作的标准化的实施在法律、经济和行政方面都得不到保证，具体的实施单位不能够对档案工作的标准化进行充分的宣传和解释工作，导致了实施的困难。
2.2 对档案工作标准化的研究较为薄弱
在现阶段我国仍缺乏对档案工作标准化问题的理论和概念研究，从而导致我国目前还没有形成一套较为完善和科学的档案工作标准化体系。目前针对档案工作标准化问题所研究的书籍或者文献中多是在讨论档案工作的理论原理，或者是针对档案管理工作标准化的某一项具体标准的研究，而对档案工作标准化的认识和应用还停留在对理论的简单借鉴和理解上。
2.3 没有实施档案工作标准化的人才队伍
要有效科学的实施档案工作标准化，必须要有队伍的支撑。实施档案工作标准化的人员不仅应熟练掌握档案工作标准化的具体流程和操作规范，还能够清楚地认识到档案工作标准化实施的价值和意义。然而在现阶段我国的档案管理工作人员中，档案工作标准化的人员稀缺，工作人员的专业知识匮乏，阻碍了档案工作标准化实施。
3 解决档案工作标准化问题的具体措施
3.1 档案部门领导要重视标准化的实施
标准化程度如何是衡量档案工作现代化水平的标志。实施标准化，档案工作可以由“人治”变为“法治”，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作质量和社会效益。因此，档案部门领导必须高度重视标准化的实施。标准化实施的形式有采用、选用、补充、配套、提高五种，各单位应根据具体情况，总体规划，选择标准，制定细则，有计划，有步骤地实施。
3.2 在标准化实施过程中，要注意协商一致
档案部门在档案标准化实施过程中要有整体观念，要服从大局，要用标准去统一行动，用标准去规范各项工作，以建立正常的秩序和相对平衡。标准化的实施，除档案部门外，还必须与有关方面协商。众所周知，档案是由文件转化而来的，档案工作标准化的某些方面必须从文件材料的形成部门做起。如果档案工作标准化能从档案形成部门做起，就容易收到事半功倍的效果。
3.3 实施标准化要进行经常性的检查与监督
要保证档案工作实施的标准化的质量，必须加强对档案标准化实施的监督。监督可以由档案行政管理部门或档案学会组织负责，以及时纠正标准化实施过程中背离标准的做法，这样不仅能够促进标准化活动正常有序的开展，而且能够有效规范档案工作人员的工作态度，提升对档案工作标准化的认识。
3.4 加强标准化人才培养
档案工作标准化的实施需要有专业化的人才作为支撑。为适应档案事业发展的需要，档案行政管理部门要采用多种形式（专业培训、短训班等）培训标准化人才，培养同档案管理现代化相适应的高素质的复合型人才。他们不仅要具有文书方面的专业知识、较强的标准意识、规范的标准化研究行为和工作行为，还要具有综合分析和高度概括的信息组织能力，能对国内档案工作发展动态和国外主要国家的标准和有关资料进行分析、调整，及时提供高价值的档案信息，能熟练地运用计算机来管理档案等。
关键词： 高校档案管理 标准化 规范化
随着现代化社会信息技术的飞速发展，高校的各项管理已走向现代化，档案管理也面临着新的发展方向。档案工作规范化、标准化是实现管理现代化的重要环节，高校档案管理作为档案事业与为教学服务工作的一部分，更应加快现代化进程。高校档案管理工作多年来由于没有一个统一的归档标准，导致档案整理过程比较混乱。《高校档案实体分类法》给高校档案管理注入了生机和活力，解决了长期以来没有一个适合高校档案工作特点的科学分类标准问题，打破了传统档案管理工作的模式，提出了科学、规范、标准的操作方式。国家教委办公厅编著的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》自推行以来，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。实践证明，它具有明显的可操作性，使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，促进了高校档案的科学管理。
一、实行高校档案工作标准化、规范化的目的和意义
以实施《高校学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》为主要内容的高等学校档案标准化、规范化的主要目的是：
（一）为了适应高等学校档案工作发展的需要。多年来，特别是改革开放以来，高等学校档案工作有了很大的发展，档案工作规范化、标准化也越来越为档案界所认识和重视，档案门类由单一发展到多门类，数量越来越多，档案干部队伍素质越来越高，工作范围越来越大，越来越复杂。总之，无论在速度规模方面，还是在档案工作内涵、质量、效益、方法、管理的科学程度等方面都上了新台阶。但是，由于没有一个统一的标准和规范，在高等学校档案工作的概念、原则、技术方法、工程、程序、操作模式、档号编制标识等方面基本上还是各行其是，各搞一套。
（二）为了适用科学管理和档案工作现代化的需要。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分。没有标准化，就没有专业化，就没有现代化，就没有高质量，搞速度。”
高校档案工作的发展，组织由分散到综合，结构由单一向多重，由封闭向开放，功能由保管向利用转变，检索由收购向计算机过渡，要实现现代办公自动化，就必须有相应的基础。没有标准、规范化的实施，就不能实现现代化和自动化，也难以实现真正的科学管理。
(三)为了便于对档案部门进行监督，提高档案干部队伍素质的需要。过去，高校档案工作在培训、指导、检查监督方面没有一个统一的要求，大都按照国家地方或者其他行业的要求去做，要么比较原则，要么主要从地方机关、企事业单位的实际出发所拟定，不完全符合高校的实际情况，而实行“高等学校档案工作规范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一个客观的可供使用和操作性较强的统一标准规范，从而不断提高档案干部队伍的素质。
二、标准化、规范化是实现档案工作现代化的前提
建立完善的档案管理工作制度，是档案管理的有力措施和可靠保证，我校根据学校的现状和需要，建立了档案管理制度，完善了档案管理规章制度，制定了《档案管理人员守则》、《档案保密制度》、《借阅档案守则》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案室安全制度》，此外还编制了档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了档案的质量。
在标准化与规范化的管理过程中，档案管理要有目标、有程序、有措施，资料要完整，档案要落实，档案工作现代化就必须建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上。档案的形成必须由收集、整理、归档、登记、移交、传递等一系列环节组成。如果检索工具各搞一套，符号、代码混乱，标引著录方法格式不一，内容平行重复，使用计算机联网是无法实现的，那么计算机也好，缩微设备也好，其优越性就难以发挥出来，所以，现代化必须以标准化、规范化为基础。现代化程度越高，越要标准化、规范化，反过来又会促进档案管理的现代化。
（一）标准化和规范化是提高高校档案工作科学管理水平的重要手段。科学管理包括档案机构的高效化、管理工作计划性、管理方法科学化、管理技术现代化，而这些都是以标准化、规范化为基础的。为使学校档案工作在共同语言、衡量准则、比较的基础、评估依据等方面有一个统一的要求，避免无规可循，克服各行其是的弊端，国家教委制定了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，从而结束了长期以来高校在档案实体分类和业务建设诸环节不规范、不标准、各行其是的局面。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》一书把高校档案划分成党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、产品、外事、出版十大门类，拟定了永久、长期和短期等，解决了很长时间没有一个适合高校工作特点的科学分类标准和业务建设规范的问题，促进了高校档案工作特点的科学分类标准和业务建设规范，促进了高校档案工作的科学管理，加强了整体业务建设的深化。
（二）标准化和规范化还要求档案管理人员的业务素质的提高。面对二十一世纪档案工作的未来，为适当档案岗位发展的需要，就必须拓宽知识面。传统的档案管理对档案人员素质的要求是掌握档案学基础理论和档案工作技能为主，掌握扎实的理论知识。随着科学技术的迅猛发展，传统档案管理人员还必须不断更新观念，更新知识，掌握现代管理水平和现代化技术，不断提高自身的综合素质，以适应新的信息环境。我校专职档案员有综合档案两名、人事档案一名、学术档案一名、财会档案一名、基建档案一名等，另外，我校每个系、处、室还有二十几名兼职档案员。高校档案现代化管理需要学校领导的重视，在改善档案管理条件和工作的同时，我们更应强化业务，提高能力。为此，应培养一专多能的人才，要有计算机应用能力及网络知识，同时还应掌握相应的建设知识及信息存储技术。标准化、规范化对档案人员的素质要求要比传统档案管理高得多，因此，目前，就应有目的、有计划地培养复合型人才，使其既有管理知识，也有科学知识。随着社会的进步，科技的创新，每一个档案管理人员都必须努力培养自身具有更深层次、更改的综合素质，这也是信息时代标准化、规范化的要求赋予档案人员的历史使命。
为了充分了解和掌握当前企业知识产权档案的状况，中国船舶重工集团公司组织人员对北京航空特种工艺研究所、北京航空航天大学、中国船舶重工集团公司平阳重工机械有限责任公司、成都晨光化工研究院、北京钢铁研究总院、中船重工昆明分公司等部分单位知识产权档案管理的现状进行了调研。
当前企业知识产权档案管理已是普遍现象
开展知识产权档案管理是与我国社会发展进步、企业经营管理模式变化、市场竞争环境需要多方面密切相关的。
1 知识产权档案已经是普遍现象而不是个别现象
通过调研我们发现，知识产权档案已经在很多企业中频频亮相，已成为企业档案普遍出现的管理内容。我们在参与调研的各单位中看到，这些单位都已收集、保存了包括专利、注册商标、商业秘密等方面的一定数量的知识产权档案，并且在企业经营管理中发挥了重要作用。
2 制定知识产权档案管理制度已是一个趋势
我们看到，北京航空特种工艺研究所、平阳重工机械有限责任公司等单位都已制定了有关知识产权档案管理方面的制度和工作流程，以协调、规范本单位知识产权文件收集归档和整理组卷工作。更多的单位表示，准备在适当时候(最好是有上级部门规范性文件指导前提下)着手制定知识产权档案管理制度。
3 市场经济环境有利于开展知识产权档案规范化管理
在市场经济环境下，知识产权档案已经在商标侵权、专利维护等维护企业合法权益、强化企业市场竞争能力方面发挥了作用，由此企业各级领导和有关部门都比较重视对知识产权档案的管理，重视本单位的知识产权档案的归档和管理，这就为推动知识产权档案规范化管理提供了良好的外部环境。
实行企业知识产权档案规范化管理恰逢其时
通过调查，我们认为，针对企业知识产权活动特点，提出完整的知识产权档案规范化管理实施方案很有必要。
1 科学发展观是指导我国档案事业持续发展的理论基础，开展知识产权档案规范化管理体现了档案事业在科学发展观的指导下不断探索和创新，通过实现知识产权档案规范化管理，可以为我国实现建设创新型国家战略、推进自主知识产权建设和国际化品牌建设提供强有力的信息支持，为我国实现“制造大国”向“创新强国”的国家发展战略转型提供档案信息的有力保障。
2 当前企业档案工作的发展与实践，已经提出了对知识产权档案规范化管理的实际需求。大量事实表明，企业中的知识产权档案管理已经不是一个尚处于理论探讨、有待开展的工作，而已经成为目前企业档案管理的一个普遍内容。虽然目前知识产权档案规范化管理在大多数企业处于“整装待发”状态，但是不存在难以解决的理论和实践障碍，特别是近年来我国档案标准化工作突飞猛进所取得的一系列成果，为知识产权档案规范化管理打下了坚实的基础。
做好知识产权档案管理工作，不仅具有我们通常所理解的为工作查考保存历史证据、服务于知识产权日常管理的意义，而且具有直接参与知识产权管理活动、推动企业档案工作与社会同步发展的重大现实意义。贯彻“建设创新型国家”战略，就必须关注知识产权档案管理，以适应我国社会主义市场环境和国际经济一体化市场环境发展对档案工作发展的新要求。
知识产权档案规范化管理需要解决的具体问题
在调研工作基础上，我们认为，知识产权档案规范化管理的一些具体问题急需解决。
1 知识产权档案管理不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合。因此在研究、开展知识产权档案管理工作时，要让“尊重文件形成规律、保持文件形成特点、维护归档文件的原始记录性”以及“实行档案的集中统一管理、维护档案的完整与安全、积极提供利用”的档案管理原则在知识产权档案管理中也得到充分体现。
要想把知识产权管理和档案管理纳入同一管理体系中，就必须把知识产权管理和档案管理两方面的内容有机地融合在一起。所以我们认为，完全有必要把已经被档案管理实践证明是行之有效的管理方法有机地纳入知识产权档案管理中。
2 根据档案事业发展和档案工作需求，把“知识产权档案”列为一个新的一级类目。国家档案局的《工业企业档案分类试行规则》第四条规定：“工业企业档案分类设置十个一级类目……有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目”。所以，我们认为根据《工业企业档案分类试行规则》相关规定和工业科技知识产权活动的特点，应当把知识产权档案作为一个新的企业档案一级类目；在此一级类目下，把知识产权档案管理内容划分为专利档案、商标档案、著作权档案以及商业秘密档案4个二级类目进行分类管理。就是说把知识产权档案作为企业档案中和会计档案、审计档案等相似的、独立门类的专业档案来对待。
3 知识产权档案档号编制形式。档号在档案规范化管理中具有重要作用，而知识产权档案的档号管理有其特殊性，赋予知识产权档案档号时一定要注意体现知识产权活动的特点。为此，可以把档案整理中涉及档号的标准如《档号编制规则》(DA／T13)、《归档文件整理规则》(DA／T22)等融合进去。例如，考虑到企业可能会依照《国际专利合作条约》(即PCT条约)的规定，向国外或者其他地区申请专利、利用《商标国际注册马德里协定》(商标马德里协定)进行国际商标注册，以及需要区分普通专利和国防专利的需要，在向知识产权档案案卷赋予档号时，在档号中规定了一些专门的特别代码来加以识别，如国防专利档案以“G”、提交了国际专利合作条约《(PCT)》的专利档案以“P”、按照《国际商标注册马德里协定》提交国际商标注册的商标档案以“M”予以标识等等。毫无疑问，这种情况在一般的档案档号管理中是十分罕见的，但也是必须的。
