关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1．1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。
1．2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
1．3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2．1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。
3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3．5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
一、项目背景及调研情况分析
近年来，我公司工程建设项目硕果累累，取得了前所未有的成就，大宗物资供应招标作为工程建设的重要管理内容，起到了重要作用，实施多年来越来越规范，节约了大量的资金。但是，由于工程建设的复杂性，零星物资采购在物资供应中占了10%左右的比重，因程序采购量小、种类庞杂、采购频率高、达不到招标数额（多是万元以下），无法组织招标，基本上是供应部人员在市场询质、询价采购。物资采购人员个人自由裁量的空间较大，零星采购制度在各项目部的执行存在差异性，价格也不尽相同，难以有效监督，容易引发违规违纪问题，一直是监管的难点。
因此，通过分析和调研，结合公司点多面广的特点，为了加强物资零星采购的监管力度，防止物资供应人员，减少漏洞，促进各级干部和供应人员廉洁自律廉洁从业、“干事干净”，我们认为有必要开展零星物资采购效能监察。通过开展效能监察，达到完善制度，规范程序，强化过程控制，保证质量，降低采购成本，堵塞经济漏洞，防止违法违纪问题的发生。
二、实施计划
1、1—3月份，进行项目的前期调研和相关工作论证，提出可行性报告并做好立项和上报工作，督促供应部门修订零星物资采购办法；
2、4月—6月份，纪检监察室、物资供应部深入各施工项目点对零星物资采购情况进行抽查、巡检；
3、要求各项目点的纪检监察员认真履行监督职责，对零星物资采购供应商的选择、招标、价格的确定、验收、入库、领用等环节进行严格监督。
4、6月份，根据巡检情况，对各单位存在的问题进行分析汇总，下发监察建议书或通知书；
5、6月—7月，对供应部门和项目部进行回访，检查是否整改到位，对未完成整改任务的单位责任人给予批评教育，限期完成。
6、对违反有关制度的人和事，进行责任追究，由公司纪检监察部门和物资供应部门提出处理意见。
7、8—9月，对零星物资采购效能监察进行总结评估和上报。
三、预期得到的效果
主要是通过纪检监察部门的效能监察工作，达到以下效果。
1、促进公司物资采购招标管理规定和零星物资采购管理办法的全面执行；开展效能监察工作是提升企业管理水平的重要途径，是维护企业效益最大化的重要保证，是加强惩防体系建设，强化源头预防和治理腐败的重要举措。根据省公司年效能监察工作总体部署，为了进一步加强公司物资零星采购管理，优化招标工作流程，规范操作程序，确保各级干部和供应人员廉洁从业，切实履行“一岗双责”，现将公司物资零星采购效能监察可行性报告如下：
一、项目背景及调研情况分析
近年来，我公司工程建设项目硕果累累，取得了前所未有的成就，大宗物资供应招标作为工程建设的重要管理内容，起到了重要作用，实施多年来越来越规范，节约了大量的资金。但是，由于工程建设的复杂性，零星物资采购在物资供应中占了10%左右的比重，因程序采购量小、种类庞杂、采购频率高、达不到招标数额（多是万元以下），无法组织招标，基本上是供应部人员在市场询质、询价采购。物资采购人员个人自由裁量的空间较大，零星采购制度在各项目部的执行存在差异性，价格也不尽相同，难以有效监督，容易引发违规违纪问题，一直是监管的难点。
因此，通过分析和调研，结合公司点多面广的特点，为了加强物资零星采购的监管力度，防止物资供应人员，减少漏洞，促进各级干部和供应人员廉洁自律廉洁从业、“干事干净”，我们认为有必要开展零星物资采购效能监察。通过开展效能监察，达到完善制度，规范程序，强化过程控制，保证质量，降低采购成本，堵塞经济漏洞，防止违法违纪问题的发生。
二、实施计划
1、1—3月份，进行项目的前期调研和相关工作论证，提出可行性报告并做好立项和上报工作，督促供应部门修订零星物资采购办法；
2、4月—6月份，纪检监察室、物资供应部深入各施工项目点对零星物资采购情况进行抽查、巡检；
3、要求各项目点的纪检监察员认真履行监督职责，对零星物资采购供应商的选择、招标、价格的确定、验收、入库、领用等环节进行严格监督。
4、6月份，根据巡检情况，对各单位存在的问题进行分析汇总，下发监察建议书或通知书；
5、6月—7月，对供应部门和项目部进行回访，检查是否整改到位，对未完成整改任务的单位责任人给予批评教育，限期完成。
煤矿的安全生产不仅需要大型的设备，材料等物资，还需要很多的零星配件、材料、低值易耗品、日杂用品等物资进行采购。采购的零星配件品种多，价值低，金额小，组织招标采购，一是供应商因数额小不乐意参加，二是组织人员市场联合采购，工作量大、浪费人力物力，经济上不合算；三是品牌、质量档次参次不齐，不同价位差距很大，参与采购的人员不可能对所采购物资都懂行，所以组织招标采购或组织联合采购均难以做到质优价廉。鉴于上述情况按照“把繁琐的事情简单条理化、把重复的事情做仔细”的思路，让各部门报需求计划，按照市场及供应商经营范围打包招标“战略供应商”，这样既轻松的解决了采购资金周转困难问题，又减少了浪费、有效地堵塞了采购过程的漏洞，甚至可以零库存，“战略供应商”就是我们的临时仓库。
一、采购的零星物资范围
对我们集团下属企业而言，是指授权自购金额较小的物资及矿管零星物资，包括工具、配件、零星材料、日杂用品和低值易耗品等经常使用的金额较小的物品。
二、招标“战略供应商”采购零星物资管理模式的具体操作
1.将零星采购的物资根据供应商的经营范围分门别类进行打包，所打包的物资品种尽量不要超出供应商的经营范围，但也不可范围太小，因为太小势必导致需要招标的供应商多，不便于日后的管理。
2.考察拟投标的供应商以及主要招标物资的品牌、质量档次、价位，在市场考察的基础上确定打包范围，认真制定招标文件，为招标做好准备工作。
3.开标过程中，评标时一是侧重供应商所经营的品牌、质量档次，然后比价位；二是注重供应商的信誉、实力及售后承诺。招标时要向投标供应商阐明所招标的只是目前急需的主要物资品种，一旦中标类似物资仍有其供应，而且品牌、档次不得低于招标要求；关于价格问题：招标范围的物资市场价格发生大的变化（包括降价）或让其供应招标范围外的类似物品，可以按采购计划先供货以不高于市场价格为原则报价，若甲方经市场考察认为偏高时以双方共同考察为准确定；若合作过程中发生欺诈行为，甲方随时有最终合同的权力。
4.合同签订后的履约监督管理：一是监督所供物资的品牌、质量档次是否低于招标时的要求；二是经常组织有关部门参加了解市场行情，监督供应商所报价格是否弱低于市场价格。发现问题及时沟通协商，协商不成时终至合同，另行招标。
5.合同签订后的采购管理：需求计划按照管理程序审批后，供应或物资管理归口部门通知供应商供货；货到后按程序组织验收，若发现价格问题及时上报“物资招标领导小组”请求进行市场考察，若价格没有问题或经考察协商确定价格后办理入库及付款手续。
6.对战略供应商进行考察，财务状况是一个企业实力的体现，战略供应商财务状况好，能够及时供货，指标系统性强，指标科学性发展快，指标的实用性，指标的可比性，定量指标与定性指标都较好，那么就可以确定“战略供应商”。
7.确定了“战略供应商”,建立“战略供应商”供应商库,分门别类把供应商的相关信息存档,需要时调出档案,进行联系对其所供应物资的质量档次、价格进行市场考察，发现问题及时沟通协调解决,可以防止供应商的欺诈行为；需要物资时由物资归口管理部门通知供货，既方便了需求方又为“战略供应商”企业“薄利多销”创造了稳定的利润。
三、招标“战略供应商”采购零星物资管理模式的优点
存在的优点：
1.把繁琐的零星物资采购简单条理化，既提高了采购的工作效率，又提高了物资采购管控水平。
2.能有效防止奸商欺诈行为，便于达到所购物资“物美价廉”目的。建立长期合作关系，符合供应商薄利多销的心里，要保持长期业务关系，必须在供货质量上下功夫而且价格又要合理。
3.物资采购人员只负责通知按照采购计划通知供货，按程序规定确定的价格办理结算手续，没有决定供货价格的权力，有效防范了采购过程的廉洁问题。
4.先供货后结算既掌握了物资采购的主动权又能缓解资金暂时紧缺及零星物资结算的困难。
四、招标“战略供应商”采购零星物资管理模式的缺点
存在的缺点：
1.履约能力是供应商按所要求的时间和地点，以及按规定的数量和质量交货的能力，也即供应商的合同执行能力，如果供应商不按时履约，准时把指定的产品送到指定的地点，必定会影响生产计划，从而会引起大量的浪费和供应链传递的障碍。
2.供应商是否能按所要求的规格、数量、质量和略低于市场价格及时供货，一旦发生履约能力差而又没有及时招标新的供应商时，必定会影响正常供应。
五、招标“战略供应商”采购零星物资管理模式的应用及推广
关键词:零星物资;战略采购;采购管理
中图分类号:F253.4文献标识码:A
一、引言
对待不同的物资,要制定不同的管理方式,采取不同的采购方式。这样可以节省企业的人力、物力,合理配置企业的采购资源。石油石化企业生产过程中涉及的物资种类繁多,从大类看,可以分为设备、金属材料(石油专用管材、普钢)及非金属材料、电器仪表、阀门及备品备件等,这些物资在保障油田或炼化企业日常生产活动中起着至关重要的作用,每年的采购规模都很大,采购的厂家也比较固定,非常适宜集中采购。从中石油、中石化各地分公司物资采购部门了解到,由于石油石化企业的大批量物资采购均由集团总公司负责,因此各地分公司基本上只负责零星、小批量物资采购。
二、战略采购的主要模式
国内外很多企业已充分认识到战略采购的重要性,并实施战略采购,主要方式有:
1、集中采购。现代企业均可以通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。许多国内企业纷纷建立集中采购部门或货源事业部,对集团的生产性原料或非生产性物品进行集中采购规划和管理,一定程度上减少了采购物品的差异性,提高了采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。
2、扩大供应商基础,优选关键合作伙伴。通过扩大供应商选择范围,引入更多的竞争,降低采购成本。跨国企业纷纷涉足中国,将中国作为原料采购中心和制造中心,就是一个例证。但对于某些核心生产和服务机构的原料/产品企业来说,往往会与少数战略合作伙伴建立长久关系,在保护核心技术的专有性的同时,也便于共同进行新产品的开发和改良。
3、优化采购流程和方式。在将“采购量”和“供应商”数量这两个硬的客观影响采购成本因素进行优化之后,进一步降低成本空间转向管理优化方面。例如:通过招投标方式引入竞争,充分发挥公开招标中供应商之间的博弈机制,科学公正地选择最符合自身成本和利益需求的供应商;通过电子化采购方式降低采购处理费用;通过科学的经济批量计算合理安排采购频率和批量,降低采购费用和仓储直接和间接成本等。
4、原料/产品的标准化。现代企业在工程项目立项阶段或在产品设计阶段就充分考虑未来采购、制造、储运等环节的运作成本,提高原料、工艺的标准化程度,减少差异性带来的后续成本。这是技术含量更高的一种战略采购,是整体供应链优化的充分体现。但需要生产和技术部门的充分配合。
三、石油企业零星物资概述
按物资的分类,对战略物品、重要物品、一般物品和瓶颈物品采取不同管理策略。其中战略物品采购策略是采购管理的重点。石油物资从大类看,可以分为设备、金属材料(石油专用管材、普钢)及非金属材料、电器仪表、阀门及备品备件等,其中6大类非常适宜集中采购:
1、石油专用管材。石油专用管材是油田勘探开发所需最重要的战略物资,包括套管、油管、钻杆、钻铤、方钻杆等五大类。
2、普通钢材。普通钢材在油田和炼化企业的需求量巨大,以管线钢、容器板、普板、无缝钢为主。
3、通用设备(各种车辆)。通用设备主要指为保障油田、炼化企业生产服务的各种辅助车辆,主要担负油田、炼厂生产重要物资的运输、生产指挥、工程施工等任务,包括载重汽车、乘用车、消防车以及施工机械等。
4、炼化设备。炼化设备中适宜集中采购的品种应是技术较成熟、需求量大、已定型化的物资,如压缩机、电动机、变压器等。
5、勘探开发设备。油田企业对勘探开发设备的需求量相对稳定,生产厂家也相对集中,适于集中采购。
6、配件。按石油物资分类管理的原则,对生产安全起关键作用的物资都在配件管理的范畴之内,如钻头、井口工具、井下工具、高压才气井口等。
石油物资60大类中除了这6大类之外基本上都可归入零星物资的范畴。零星物资又可分为一般零星物资和瓶颈零星物资。一般零星物资的特点是采购品种繁多,但占用资金比重小,市场上容易获得。如固井附件、吊卡、套管扶正器、接头毛坯,因此对于这类资源比较丰富的物资,利用买方市场的优势,采取以降低管理和物流复杂性为目标的管理成本最小策略;瓶颈零星物资的特点是专用性强、价格低、用量小,但供应市场风险大,对油田生产构成了威胁,其采购策略应该集中于保障供应的连续性。
四、零星物资采购中遇到的常见问题
1、最小订货量问题。无论是标准件还是定制件都有最小订货量的要求。这是因为供货商要生产够一定的数量才能覆盖其为生产出这一原材料所投入的成本,这一数量通常被称为平衡点产量。比如,某种印刷电路板,生产过程中需要投入制图、制版、开模具及人工等费用,供货商为承担这些费用,往往要求采购方购买一个最小批量。如果达不到这一批量,生产厂家将会出现亏损而不愿接单。
2、最小包装问题。这类问题常见于标准元器件。由于标准元器件的生产大多数自动化程度较高,包装工序也采用全自动或半自动的设备完成,产能很大。供货商为满足自动化设备的生产效率及节约包装材料和运输成本,往往在一个包装中纳入上千甚至上万个元器件。对于需求量相对较小的采购厂家,比如计划需求为几千个成品的企业,采购一盘10K的元器件意味着要产生大量的库存积压甚至浪费。
3、价格问题。由于采购批量较小,采购方往往要付出比通常高很多的价格购买所需的产品,从而在竞争中处于不利地位。
采购零部件时,最值得注意的是零部件的质量问题,因为生产线上的任何缺陷都会导致生产延误和生产损失。零部件是用来组成最终产品的部件,它们可以是标准的,也可以是非标准的。零部件通常是为连续生产采购的,其质量决定着成品的质量。因此,需要对零部件采购的质量问题给予特别的重视。
在不断改善零部件采购质量的过程中,可以采取这样的预防措施:首先对其现有的质量体系和生产流程进行检查。当认为供应商能够按照要求的质量提品之后,再将其列在“许可的供应商”名单上。而那些经常不能够满足质量标准的供应商将被淘汰。在评估之后,双方将共同达成质量协议,确定质量改善的目标。如果满足了这些目标,来料检查和交货时的质量检查就可以取消了,或者检查的频率将明显下降。
五、零星物资采购的战略采购方式
1、一般零星物资的战略采购方式。对于一般零星物资,成本和风险都比较低,成本的控制更应侧重在交易成本的节约,尽量简化其采购流程,侧重采购系统成本的下降,节省对这些项目的采购、送货、储存、支付等方面耗费的时间。另外,还可以与供应商进行多种方式的合作,如物品品种的标准化、电子数据交换、供应商条形码、电子存款转账等,可以采取供应商管理库存(VMI)、经济批量(EOQ)。具体有:
(1)寻找零散的多余库存。从商或生产厂家手上寻找一些零散的多余库存也是一种可行的好办法,而且往往能以较低的价格获得需要的原材料。但其缺点是无法保证供货的稳定性和花费时间会较长。
(2)成套采购。现在有很多企业采取成套采购的方式来尽可能减少不必要的库存,这种方法在小批量采购的情况下也非常适用。成套采购是指将原材料按最终产品项目分类,由采购方指定某一供货商根据某最终产品原料清单指明的原材料,按用量一一配齐并送至采购方。这种方法也就是大家目前提到较多的第三方物流服务的一种,其特点是最大限度地减少了库存并转嫁了采购成本与采购风险。但需注意的是,企业应计算这种服务的成本并确定哪种情况下采用才更合适。
2、瓶颈零星物资的战略采购方式。对瓶颈零星物资的管理思路是:一是降低其供应风险程度,对独家产品,应积极地寻找替代供应商,使其向一般物品转换;二是在不能降低供应风险的情况下,对常用物资,采取战略物品的采购策略,与供应商建立合作伙伴关系,以达到保障供应的目的;对不常用的物资,增加额外的费用,建立保险储备。具体有:
(1)寻找固定供货商。尽可能寻找固定的合作伙伴,选择供货商时应尽量挑选那些规模及经营方式与本企业要求相匹配的厂家,而不要一味地求大、求全。一旦找到合适的厂商,尽可能与之结成合作伙伴,签订长期的供货协议,以取得对方的信任与支持。这种方式比较适用于那些涉及产品核心技术或成本所占比重较大的关键原材料的采购。其风险在于对该类供货商的依赖程度较大,同时好的合作伙伴不容易找到。
(2)集中采购。在某些情况下,采购方可以把零散的需求集中起来统一进行采购。采购人员可将原材料清单进行整合,按照共享件与独用件分类,在需求可以预见的情况下,进行集中采购。这里有两层含义:一是集中需求量:将不同产品共享原材料在一定时间内的需求量进行整合,力求达到供货商的最小批量要求;或将较小批量整合成较大批量,以求争取到更优惠的价格。这种方法的缺点是可能会在一定时间内增大库存量;二是集中向某个供货商采购:这种方案更适用于标准品的采购或面向产品较齐全的分销商采购。由于分销商的经营模式较生产厂家更为灵活,他们往往较多的产品线,而其要求的最小订货量也较生产厂家更低,因此在很多时候向1～2家产品线较全的商集中采购是小批量采购的一种上佳选择。当然,商或经销商通常会在原厂报价的基础上收取一定比例的费用。
六、结论
随着经济的全球化发展,公司的核心竞争力始终是成败的关键。很多企业的最高管理部门已经认识到把长远采购工作纳入到公司整体长远战略计划规律中去的必要性;越来越多的公司以战略高度来考虑采购和供应职能,以战略管理思维取代传统的买卖交易行为。战略采购的应用必将提高企业的核心竞争力,推进企业的发展。
(作者单位:长江大学管理学院;指导老师唐立新)
主要参考文献:
[1]零星物资巧采购.石油石化物资采购,2008.12.
[2]刘双占,战略采购之“方法论”.石油石化物资采购,2008.5.
[3]设备采购-“大盘”在手,高枕无忧.石油石化物资采购,2008.4.
一、批量采购计划成为物资计划的主导
只有计划批量化，才能实现采购规模化，批量采购凭借其标准化、集中化优势，在优化供应商结构、增加直采率和节约采购成本等各个方面的优势日益凸显。一方面节约了采购资源，提高了采购效率，另一方面发挥了规模化采购优势。为做好此项工作，提出了“三步走”的思路，第一步政策宣传，向用户单位指出传统的“按需上报”，“随时需要随时报计划”中存在的少报、漏报、重复上报等问题，尤其是没有合理采购周期，人为造成供货紧张的局面，而批量计划的特点和优势则体现在这里，一次采购管用一年，平时只要及时补库存就可以避免因采购周期长而影响供货的情况出现。第二步认真执行，要求用户单位将所需物资计划分类型集中批量上报，类型分为年度计划，季度计划和月度计划，年度计划以本年度常用大宗物资为主，如化工材料、金属材料，以及电缆、配件等，签订年度采购协议，分批到货，分批结算；季度计划为年度计划的补充和细化，将年度计划中没有预计到的物资及时上报采购；月度计划主要是将日常零星用料汇总整理后上报，形成批量计划。对于各单位均有需求的物资，如劳保、油品、金属管材等，在认真分析上一年度消耗情况和本年度需求情况的基础上，将各单位用量汇总合并后自编为年度或季度计划批量采购。第三步是严格考核。采购单位对各用户单位的批量计划上报率和执行率进行考核，奖惩并举。处内对各科室的批量采购进行考核，对于原来为零星临时物资计划的，现在经过调研自编批量物资计划，签订代储代销或框架协议的供应员，由科室在业绩考核中予以奖励。
批量物资计划实施后，对于采购业务影响大。例如相关单位委托采购的物资计划，一直以来存在数量小，委托频率高，物资编码不准确、交货时间短等问题。现在通过上报年度物资计划一次性签订全年用量，形成框架、代储代销协议，一次性就将问题全部解决。
二、准确规范、预见性强成为物资计划的基本要求
计划是采购的基础，因此采购的物资是否符合用户要求，关键就看物资计划是否准确无误，能够完全反映用户的需求。无论是批量物资计划，还是临时零星计划都必须准确、规范，才能够提高计划的可操作性。对于用户单位，首先是提前催缴，通过网上通知、函电、质量回访、电话等多种形式，要求各单位严格按规定提前上报年度、季度、月度等各类批量需求计划，和零星采购计划，批量计划以书面和电子版两种形式报送采购单位，书面报表须经本单位主管领导审查签字并加盖单位公章，然后再在半月之内从ERP系统中上报，以此保证所报计划的预见性和规范行。其次是严格审查，对未在季度计划范围内的计划或逾期上报的季度计划均按临时计划处理。除了计划的类别，到货地点、到货时间、计划级别、技术指标及要求、是否可抵税等项目都要求计划员反复落实，不准确、不规范的计划原则上都应退回，待修改后重新上报。尤其是技术指标及要求，相关单位联合下发了《关于进一步明确物资采购计划中质量填报规范的通知》，对于国家标准、行业标准和企业标准产品的使用做出了具体规定，要求各单位认真执行。对于物资计划中执行标准过期，或技术指标不规范，不完全，与物料描述不一致，套用编码的，一经发现，坚决退回。
三、三级物资计划处理简便快捷易操作
一、二级物资按照有关规定严格执行，规范操作，批量采购，实现优质优价的采购目标。对于品种繁多、低值易耗三级物资，所占金额不大，但计划量却不少，为有效解决三级物资的采购难题，以简便快捷易操作为出发点，对三级物资计划实行分类处理。第一类是批量、常用的三级物资，在汇总各单位用量的基础上自编批量计划上报，采购结果执行单位上载至网上交易平台，需要时只需在网上超市点击认购，由各用户单位在ERP系统中上报，按照带量集中采购方式实施采购。
四、物资编码申请准确迅速
物资计划要上报的及时准确，首先物料编码要申请得及时准确。为有效解决编码问题，计划岗位坚决做到对于每一项申请的编码认真核对，反复落实，确保大类、中类、小类和品名准确无误，各项参数描述准确、齐全，确保申请一次通过，最大程度上减少停留时间。工作效率的提高，有效解决了以往用户单位因申请编码而导致上报计划延迟的现象。
一 、项目背景及调研情况分析
近年来，我公司工程建设项目硕果累累，取得了前所未有的成就，大宗物资供应招标作为工程建设的重要管理内容，起到了重要作用，实施多年来越来越规范，节约了大量的资金。但是，由于工程建设的复杂性，零星物资采购在物资供应中占了10%左右的比重，因程序采购量小、种类庞杂、采购频率高、达不到招标数额（多是万元以下），无法组织招标，基本上是供应部人员在市场询质、询价采购。物资采购人员个人自由裁量的空间较大，零星采购制度在各项目部的执行存在差异性，价格也不尽相同，难以有效监督，容易引发违规违纪问题，一直是监管的难点。
因此，通过分析和调研，结合公司点多面广的特点，为了加强物资零星采购的监管力度，防止物资供应人员，减少漏洞，促进各级干部和供应人员廉洁自律廉洁从业、“干事干净”，我们认为有必要开展零星物资采购效能监察。通过开展效能监察，达到完善制度，规范程序，强化过程控制，保证质量，降低采购成本，堵塞经济漏洞，防止违法违纪问题的发生。
二、实施计划
1、1—3月份，进行项目的前期调研和相关工作论证，提出可行性报告并做好立项和上报工作，督促供应部门修订零星物资采购办法；
2、4月—6月份，纪检监察室、物资供应部深入各施工项目点对零星物资采购情况进行抽查、巡检；
3、要求各项目点的纪检监察员认真履行监督职责，对零星物资采购供应商的选择、招标、价格的确定、验收、入库、领用等环节进行严格监督。
4、6月份，根据巡检情况，对各单位存在的问题进行分析汇总，下发监察建议书或通知书；
5、6月—7月，对供应部门和项目部进行回访，检查是否整改到位，对未完成整改任务的单位责任人给予批评教育，限期完成。
6、对违反有关制度的人和事，进行责任追究，由公司纪检监察部门和物资供应部门提出处理意见。
7、8—9月，对零星物资采购效能监察进行总结评估和上报。
三、预期得到的效果
主要是通过纪检监察部门的效能监察工作，达到以下效果。
1、促进公司物资采购招标管理规定和零星物资采购管理办法的全面执行；
2、规范零星物资采购流程，细化询价、比价、采购、验收等程序，提高零星物资采购的透明度；
3、明确各个环节的监督管理职责，做到程序和环节的制约和制衡；
4、加强监督，防止将采购物资化整为零和规避招标的行为，或采购不合格、质次价高及伪劣假冒产品，预防违法违纪案件发生；
5、节约工程成本、确保采购的产品质量，减少漏洞，避免经济损失；
1成本管理实现量价双控
1.1价格的控制
原有模式(材料使用前通过比价临时出具控制价)出具的材料，这里所说的材料，通常指苗木。其控制价一般有两种，一种是投标时询价即投标成本分析时所采用的材料成本价格，一种是市场价(其他无预算的项目，或是新增合同外部分)。第二种控制价，无法明显的对比出物资采购与预算成本之间的差异。而随着企业对成本管理需求的不断扩大，企业期望能够实时地监控项目成本的波动，以期及时调整成本计划规避风险。显然，第二种控制价不能满足动态监控的需要。
目前，通过实践，摸索一种新的思路。项目开工前，做总成本预算及项目目标毛利指标。材料(苗木，如法桐)的采购价格应以预算的价格为指导，这样才能保证材料的成本是在预算的可控范围内的。在实施过程中，材料的采购价格应小于或等于预算价格。若发生个别材料市场价格波动较大时，也应寻求其他途径降低其他材料价格，以期达到总的材料价格不超出预算的目标。采购部门和项目部都应该对材料采购成本负相应的责任，同时对材料支出低于预算的部门进行奖励。材料的品质同样重要，若因品质不达标而发生整改，其相应成本计入材料成本中。
材料控制价为总成本预算内材料价格，实际采购价格不得高于此价格。施工一线和采购部门对工程材料的采购负100%的责任，确保每一个核算期内材料总价不超总成本预算材料总价。工程结算完后进行成本核算，核对材料总价与预算材料总价的差异，进行相应的纠偏。
1.2量的控制量的控制主要包括苗木、材料、机械、劳务4个方面。
就材料方面来说，在房建、市政等工程领域一般都配备单独的仓库、料场，施工时严格按照定额消耗量领料，在量的控制方面做的比较好。在园林工程中，对于大批量单一材料可以集中采购，既降低材料成本又可以降低运输的费用。像市政园林的铺装类材料、砂石料等用量较大，就可以集中采购，按定额消耗量发料(前提要有成本计划)。而房产园林工程施工内容较杂，涉及的材料类别较多、量较少，一般都是施工时直接采购到场使用。尤其是像苗木类，一般都是施工前采购，到场即用。在这种情况下，施工人员收料后立即用于生产，缺乏材料员的把控，数量和质量无法保障。如果施工员在施工前未进行成本计划的话，材料极易发生超量或者损耗较大，如混凝土、碎石垫层过厚，砂浆使用过多，工料不匹配造成的窝工。就材料、苗木的量的控制措施。
1.2.1施工人员从纵向和横向两个方面做好成本计划(采购计划仅为其中一部分)。纵向是指施工前的总计划、过程中的阶段计划、月计划、周计划;横向是指每个时段的材料计划、人工计划、机械计划及管理费用的计划。做到人材机相匹配，减少窝工、材料浪费等现象。
1.2.2做好材料验收。质量的保障可以减少数量的发生，验收从数量和质量两个方面进行。严格按照规格要求进行验收。任何低于规格要求的数据都应该反馈到收料单上面。若规格达不到规格要求，但是能满足项目需求，项目可以收料，但是要将实际情况反馈到收料单上面，成本部将就实际规格进行价格的扣减。若项目收下达不到规格要求的苗木或材料，因此造成返工或损耗，项目将对增加的成本负全部责任。成控将在今后参与较大项目的收料，不定时抽查其他项目的收料。施工员收料时应对应规格进行拍照上传钉钉验收流程。未经验收的材料不予审核入账。
1.2.3各项成本发生时，在采购审批时，成本与招采都要对数量进行比对，对超出预算的进行控制，如无特殊原因进行的采购审批招采与成本审核人负有责任。
1.2.4成本数据统计表格的完善。每月发生的材料成本与预算成本、发生的进度相对应，及时分析出各项成本是否在可控范围内，并在生产会进行汇报。项目与成本都进行分析，并对比差异。
机械在园林工程中的使用也较广泛，尤其是大型市政园林项目中树木挖坑、吊装、塑造地形、整理绿化用地的机械使用量较大。机械的使用考验现场施工管理人员的施工水平，合理地组织施工机械有利于降低此项成本。
1.2.5施工人员从纵向和横向两个方面做好成本计划，做好机械与进度及人工、材料的配合。若出现机械到场而无工作面或等待材料的情况，相应产生的机械费用由责任人承担。
1.2.6机械收料单及汇总表的记录要清晰明确地体现机械的型号、工作时间段、工作内容、完工工程量。如:挖机(220型)、8:30-12:00、挖树坑100个;挖机(150型),9:00-11:00、整理绿化用地5001112 n
园林工程中的劳务一般分为两种:一种是以工程量的形式分包(如铺贴、栽植)，一种是零星用工的形式。按工程量分包的形式发生的劳务进度，按量计价，容易控制。以零星用工的形式发生的劳务成本，以计口工的形式计价，较难控制。就我司目前项目情况来看，铺贴劳务、栽植劳务、养护劳务已渐渐转入按量计价模式，结构施工、水电安装施工、老项目绿化养护等较零星劳务依然为计口工。在今后的项目开展中，应减少计口工，尽量按量计价，控制零星用工比例不超过劳务总额的10%。
1.2.7对于按量计价的劳务，项目要按月上报劳务进度。成控会不定时去项目抽检劳务进度是否属实。
1.2.8对于计口工劳务，项目在上报劳务考勤时，应附带劳务口志，记录每一天的工作内容及完工工程量。如:2018年3月20口，劳务10工口，打混凝土垫层。2完善产值成本统计制度
通过完善相应的制度，督促各项目及时上报项目成本产值情况，确保公司了解最真实的项目生产情况。
2.1成本(报销单、材料货单及汇总表、劳务进度、零星用工、机械货单及汇总等成本数据)报账时间节点为每个月26口，上报上月26口至本月25口的全部成本数据。成本数据反应的是项目最真实的成本情况，成控部将对全部数据进行现场核查，若发现与实际不符的情况，每偏差2%，进行研究和纠偏。产值上报时间节点为每个月28口。每个月，记录各项目上报数据的时间节点，按时上报。
2.2劳务进度应与材料货单、报销单同时上报。报销单、材料货单及汇总表、劳务进度、零星用工、机械货单及汇总等成本数据应一次性报给成本部，且不应发生调整替换。每个报账人员应上报本项目的成本汇总表，与其他资料同时上报。
